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第1篇 档案管理实施细则范本
档案管理是人事管理的一小部分,下面企业管理网就为大家整理了档案管理实施细则,大家可以阅读下文。
第一章总则
为规范公司内部档案管理工作并保证档案完整性及保密性,合理有效利用档案资料,特制定本细则。
第二章公司管理档案的范围及管理权限划分
第一条公司级档案管理范围,由公司行政部专人管理并负责一切借阅、复制、传递相关事宜。公司级档案包括以下文件:
1.司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料;
2.公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料;
3.财务管理、资金借贷、业务往来方面的文件材料(含合同、重要报表、银企联系函件等);
4.政府、项目批文、合同;
5.公司制度体系、会议纪要、内部发文(包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等);
6.工程进度计划控制文件(含各业务单位往来函件等)、工程初设、修改、竣工图纸;
7.公司及各部门月度、年中、年度工作计划及资金计划;
8.公司签定的各类合同(含商品房买卖合同);
9.公司有效证件、印章;
10.具有法律效力及保存价值的文件;
11.公司重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
12.本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
第二条部门档案管理范围,由各部门指定专(兼)职文书管理,于每季度末交档案清单至公司备案留底。如工作完成后,原件移交公司管理。部门级档案文件如下:
1.各部门报请总经理批复的工作联系单、工作计划、总结、统计报表、简报;
2.部门例会会议纪要;
3.各部门与其相关业务单位函件管理;
4.招投标文件管理;
5.人事劳资档案及信息管理;(人力资源部统一管理人事档案)
6.仪器、设备维修保养资料;
7.客户、特约商家资料及信息管理;
8.公司的媒体宣传资料、销售报表;
9.财务会计凭证、帐册、月度、年度财务报表。
第三章公司档案管理体制
第三条公司档案工作,要实行集中与分散管理相结合的体制。由行政部负责主体档案的管理,并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。行政部设立专门档案室,配备专人分管公司主体档案工作。
第四条根据有关档案法规规定精神,各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档,并定期向公司档案部门移交保管。
第五条公司应有库房或场地和必要的设施及保护设备保管档案,确保档案的安全。
第六条档案管理部门及负责人
1.公司档案管理部门为行政部;
2.公司立档单位为各部门;
3.档案管理责任人:各部门负责人与专(兼)职文书。
4.各部门均应指定专(兼)职文书,负责管理本部门的文件材料,并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。
第七条各部门专(兼)职文书的职责
1.了解本部门的工作业务,掌握本部门文件材料的归档范围,收集管理本部门的文件材料。
2.认真执行平时归档制度,对本部门承办的文件材料及时收集归卷,每季度末前应将归档文件材料归档完毕,并向档案室办好交接签收手续。
3.承办人员需借用文件材料时,应积极地提供利用,做好服务工作,并办理临时借用文件材。
第四章档案管理、归档文件整理
第八条各部门以公司名义或中心名义制作的规划、规定、通知、通告、会议记录、会议纪要、决议、决定、委任书、项目方案、函等文件均应由部门文员制作副本发文、登记、原件存档,抄送行政部档案室备案。
第九条各部门都要建立健全平时归卷制度。公文承办人对处理完毕或批存的文件材料,收集齐全并加以整理后,送交专(兼)职文书集中统一归卷。
第十条一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的文件材料,由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。
第十一条归档时限
各部门专(兼)职文书就文件归档工作应做到每日进行。做归档前将资料分类,分组放置在待办卷宗内。应做到及时处理,切忌拖拉积压。
第十二条归档文件的整理
1.归档材料必须是办理完毕的正式材料。
2.归档材料应完整、齐全。归档入卷文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起。
3.归档文件整理以件为单位。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,附件为两件以上并可单独成文的可分别计算件数,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册、会议记录等一册(本)为一件,来文与复文可为一件,重要文件的草稿各为一件。
4.不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年,其它文件的立卷按照有关规定执行。
5.卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
6.整理文件时应遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。
7.归档材料的文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水书写。不得使用圆珠笔、铅笔、泡沫笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。一般不得用复印件代替原件存档。
8.案卷整理的幅面应以a4纸为准(210mm×297mm),材料过窄或小于a4幅面的粘贴在a4的幅面并留出左侧装订线;材料过宽应按a4的幅面折叠整齐,折叠时尽量减少折叠次数,同时折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外;字迹难辨认的,应附抄件。
9.归档文件一律不得打孔或使用金属订书机装订。应在归档文件左侧预留出宽度为1cm的装订区域。
10.归档材料必须文字清楚,严禁作涂改、贴补或其他任何技术处理。
11.存档文档为易褪色的材料(如热感纸传真文件),必须复印一份后将复印件与原件一并存档。
12.文件材料破损、局部残缺、装订边狭小的,要在修补或托裱后再归档,修裱时应注意尽量保持文件的原貌。
第十三条归档文件的移交
1.档案室对于日常抄送副件进行登记,并依据登记情况于每季度末定期与部门文员办理文件档案的交接手续。接收档案必须履行手续,填写移交清册,一式两份,写明案卷标题,卷内文件页数,案卷数量,移交时间,交接双方要签名。移交清单由移交部门与档案室各自存档。
2.移交档案时,应同时移交相关文件的电子文档。行政部档案室逐一核对后,对电子文档进行整理保存。存档后,电子文档之文件名,更改为“档案号+文件标题”。同一档案中有多个电子文档的,电子文档装入以档案号命名的电子文件夹内。
第十四条档案的保管
1.防止档案的损坏,延长档案的寿命,维护档案的安全;
2.公司应有场地和必要的设施及保护设备保管档案,确保档案的安全。档案管理人员应定期清洁并检查档案案卷状态。保持档案存放室良好的通风,做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作,门窗应结实牢固。
3.每年须定期对档案进行一次清理,清除不必要保存的材料;对破损和褪色的材料进行修补和复制。
第五章档案名称、编号
第十五条档案各级分类应赋予统一名称,其名称应简明扼要,以充分表示档案内容性质为原则,并且要有一定范畴,不能笼统含糊。
第十六条档案分类各级名称经确定后,应编制“档案分类编号表”,将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。
第十七条档案分类各级名称及其代表数字一经确定,不宜任意修改,如确有修改必要,应事先审查讨论,并拟定新旧档案分类编号对照表,以免混淆。
第十八条档案编号原则
1.公司内归档文件的档号结构为“全宗号—类别号—年度—保管期限—文件类型--盒号—件号”。
2.每一归档文件首页前附上《归档文件封面》。
3.每一档案盒内首页应设“文件存档目录”,文件归档时依序编号、登录。
4.档号的表示方式如下:商管公司abcccc-de-f(g)-00-00
1)“商管公司”表示文档归属公司名称,即全宗号
2)“ab”表示文档归属部门名称,即类别号。如:行政类、营运类、策划类等等。
3)“cccc”表示文档的归属年份,指文件中所指问题所在年度,以4位阿拉伯数字标注公元纪年,如:2005。
4)“de”表示保管期限。如:长期、二年。
5)“fg”表示类型名称(大类/小类)。例如:营运部月报,招商进度表,会议记录等等。
6)“00–00”表示文件档号。即盒号、件号。
5.新档案应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别、编号顺序,以此来编列档号。
6.档案如何归属前案,应查明前案的档号并予以同号编列。
7.档号以一案一号为原则,遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者,应先确定其主要类别,再编列档号。
第六章档案的编目与装盒
第十九条归档文件应逐件编目。归档文件目录设置档案件号、文件题名、文号、主要内容发、页数、日期、经办人、存档地点等项目。
第二十条档案目录以手工填写和以打印两种方式。目录填写须使用碳素墨水书写,。请将卷内目录放在卷首。
第二十一条装盒,将归档文件按件号顺序装入档案盒。一盒内的文件数量无限制,以装满一盒为准。
第二十二条装盒完毕后,填写《档案盒封面》、《档案盒盒脊》。填写时须使用碳素墨水书写,字迹工整、要素齐全。
第二十三条不同保管期限的文件应分开装盒,不得混装。
第二十四条档案盒的封面与背脊由档案室统一填写,并标明档案盒内所含案件的分类编号及名称,以便查档。
第七章档案的鉴定与保管期限
第二十五条档案的鉴定。从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面来鉴别档案的价值。
第二十六条档案的保管期限。
文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者之外,一般为分二年、长期两种。一般的通知、通告、不涉及经济利益的来往函件、政府文件的保存年限为二年,其余资料原则上均为长期保存。介于两种保管期限的,保管期限从长。
1.长期保存:
1)公司章程;
2)股东名册;
3)组织规程及办事细则;
4)董事会及股东会纪录;
5)财务报表;
6)政府机关核准文件;
7)不动产所有权及其他债权凭证;
8)工程设计图;
9)其他经核定须永久保存的文书。
10)预算、决算书类;
11)会计凭证;
12)事业计划资料;
13)期满或解除之合约;
2.二年保存:
1)结案后无长期保存必要者。
2)一般的通知、通告、不涉及经济利益的来往函件、政府文件
第八章档案密级
第二十七条公司档案文书分绝密、机密、密、普通四个等级,按档案性质、内容不同划分不同密级,并据此界定档案调阅权限。
1.“绝密”文书含:公司之相关政府批文、会计凭证、财务报表、资金合同、相关财务往来文件、与其他经济组织的合作合同、其他经核定为绝密的文书。
2.“机密”文书含:公司各类经济合同、客户档案、设计方案及图纸、预决算书、公司章程、股东会及董事会会议纪要(决议)、不动产所有权及其他债权凭证、重要工作计划、重要会议纪要。
3.“密”文件含:公司有效证件、各项办理资料、单位往来函件。
4.“普通”文件含:部门工作联系单、公司内部发文、公司宣传资料、各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料。
第九章档案借阅、利用工作
第二十八条总监以上管理人员如需借阅一般工作业务相关的资料,可直接在档案管理员处登记后借阅。借阅资料须当天归还;如需再借,应办理续借手续。
第二十九条各部门其它员工因业务需要对本部门档案材料进行借阅或利用的,须一律填写《档案调阅审批单》并经部门负责人和分管总监签字许可后,方可借阅档案。如需借阅非本部门的档案材料的,还应有相关部门负责人和分管总监签字许可。
第三十条如需借阅公司人事、财务、合同等资料必须经总经理批准许可。
第三十一条档案管理员依据《档案调阅审批单》,为借阅人调出所需档案并记录档案借阅信息。
第三十二条借阅的档案原则上在公司内使用。机密文件和绝版文件仅供在存档处查阅,不予借出。
第三十三条借阅档案者应爱护档案,确保档案的完整性,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时,须当面查看清楚,如发现遗失或损坏,应及时报告主管领导。
第三十四条档案管理部门应主动向各部门、员工提供公司档案编研信息服务,主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。
第三十五条档案主管应接受公司有关部门、人员定题咨询要求。
第三十六条依据国家档案、统计法律法规,做好企业档案统计工作。
第三十七条政府有关部门依法执行公务,需要查阅公司档案,公司予以配合、协助。
第十章档案的销毁
第三十八条对已失效的档案,认真鉴定,编制销毁清册,销毁清册经相关负责人批准,方能销毁。该清册永久保存;销毁时要有二人以上监销,关在清册上签字。销毁时请使用碎纸机或焚烧的方式。
第三十九条公司终止、解散时,档案应移交控股股东或主管部门或当地国家档案馆。
第四十条公司应采取严密管理措施,防止档案失密和泄密。
第十一章附则
第四十一条档案部门积极采用电脑信息系统对档案进行管理,提高管理效率。
第四十二条本办法由行政部解释、补充,由公司总经理批准颁行。
模板 商业企业人事管理制度
第2篇 职工安全培训档案管理实施细则
为加强职工培训档案管理,根据上级有关规定,制定本细则。
一、凡参加培训的人员,均建立规范的《企业职工安全教育培训档案》,记录安全技术培训考试、考核的相关信息。新招入矿人员只建立电子档案,工作满一年后建立《企业职工安全教育培训档案》。
二、工作标准
1. 培训结束后三天内将培训资料分类汇总、整理、保存。
2. 及时填写《企业职工安全教育培训档案》,并将培训信息录入电子信息管理系统。
3. 做好培训档案的日常管理工作。
三、安全技术培训档案的存档资料
1. 培训考勤成绩签字表
2. 理论考试试卷
3. 《企业职工安全教育培训档案》
四、从业人员的安全技术培训档案分类(或分单位)整理,编号登记实行信息化管理。
五、安全技术培训档案未经有关负责人批准,不得外借,如需外借,必须办理借阅手续。
六、档案资料设专人负责,经常整理,以防丢失。档案室内严禁烟火,并保持清洁、通风。发现问题及时处理。
七、档案的调整
1. 从业人员转岗、变动工作单位,要及时调整分类、归口,并更新电子信息;
2. 从业人员退休、离职、辞退后,及时清理档案。
第3篇 文书档案管理细则范例
文书档案是综合反映各项工作的书面历史材料,建设银行发布了《中国人民建设银行文书档案管理暂行办法》,来看小编为大家带来的文书档案管理细则内容:
文书档案管理细则
文书档案管理规定如下
第一条 为了加强建设银行文书档案的科学管理,充分发挥文书档案的作用,根据国家档案局有关档案工作的制度、规定及《中国人民建设银行档案管理暂行办法》,特制定本办法。
第二条 建设银行文书档案是各级行在各项工作活动中形成的,具有查考利用价值并经过分类整理而保存起来的文件材料。
第三条 建设银行文书档案的收集范围包括:
1.本级行自身形成及本级行与有关部门联合颁发的,反映本行主要工作活动的文件材料;
2.上级行和上级党政机关颁发或转发的针对本行工作或本行须遵循贯彻的文件材料;
3.下级行报送的具有查考利用价值的文件材料;
4.同级机关和非隶属机关颁发的本级行需要执行的文件及与本行联系、协商工作的重要来往文件;
5.本行附属企业和本行投资入股的各类公司的反映其基本面貌和经营状况的重要文件材料。
第四条 各级行党、政、工、青、妇等部门在工作活动中形成的文书档案材料,均应由本行档案部门集中统一管理和保管,任何单位或个人都不得据为己有,以维护建设银行档案的完整与安全。
第五条 各级建设银行应实行由文书部门或职能部门整理立卷的制度,档案部门负责对立卷工作进行业务指导和检查督促。
第六条 各立卷部门应指定人员负责文书立卷归档工作。
承办人员在文件材料处理完毕后,应及时将全部文件材料交文书立卷人员,由文书立卷人员负责整理立卷,并按规定的时间向本行档案部门移交。
移交时,双方根据移交的案卷目录进行清点、核对,并履行移交手续。
第七条 文书立卷工作要遵循文件材料形成的规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。
第八条 立卷归档要求
1.做好文件材料收集工作。
应归档的文件材料的种类、份数及每份文件的底稿、附件和与文件有关的签报、批示等附属材料,均应齐全、完整。
2.按照归档文件材料的保存价值确定保管期限。
不同保管期限的文件材料应分开立卷。
3.行内几个部门共同办理的文件,由主办部门立卷,本行同外单位联合制发的文件,由行内交主部门立卷。
4.不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,可放在复文年立卷;未作批复的,放在请示年立卷;跨年度的规划,放在规划期的第一年立卷;跨年度的总结,放在总结期的最后一年立卷;跨年度的会议文件,放在会议开幕年立卷;各类案件放在结案年立卷。
5.卷内文件材料应按下述要求进行排列:批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,审定稿在后;重要法规性文件的历次草稿、修改稿依次排列在审定稿之后;各类案件的案卷,其结论、决定、判决性文件在前,依据性材料在后;其他文件材料应依其形成规律或特点合理组织立卷。
6.卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。
装订的案卷,应在有文字的每页材料的正面的右上角、背面的左上角填写页号;不装订的案卷应在卷内每份文件材料首页的右上方逐件编件号。
7.归档的每一案卷均应填写一式三份卷内文件目录,其中一份置卷首,一份由立卷部门留底,另一份交档案部门作为检索工具。
每一案卷的卷尾均应放置备考表,用以填写本卷需要说明的有关情况及立卷人姓名、立卷完成时间等。
8.案卷封皮应逐项按规定填写清楚。
案卷题名要简明、概括、字迹工整。
案卷封皮一律用毛笔或钢笔书写。
9.卷内文件材料要去掉金属物,对破损的张页应进行托裱,宽大的张页应折叠整齐,装订线外有字迹的张页应加宽边。
案卷采用三点一线的装订方法,并保持右边、底边整齐。
不装订的案卷,其卷内文件应逐件用细线装订。
10.立卷完成后,立卷人员应按照不同的保管期限,分别填制一式两份案卷目录。
其中一份交档案部门留存,另一份经档案部门编填卷号后退立卷部门备查。
第九条 本级行附属企业的文书立卷归档工作,比照本行职能部门办理。
本级行投资入股的各类公司的属于本行文书档案管理范围的各类档案材料,由本行文书部门或本行业务管理部门一并立卷归档。
第十条 文书档案保管期限分为永久、长期、短期三种。
长期为16年至50年,短期为15年以下(含15年)。
对不易判定保管期限的档案材料,应按照宜长不宜短的原则进行保管。
第十一条 凡是反映本级行主要业务活动和基本历史面貌的,对本级行各项工作和经济建设、历史研究具有长远利用价值的档案,列为永久保管。
其主要内容包括:
1.本级行制定的重要的法规性文件;处理重要问题形成的文件材料;召开重要会议的主要文件材料;重要的请示、报告、总结和综合统计报表;机构演变,本级行领导人任免的文件材料等。
2.上级机关颁发的针对本行主要业务工作并需要本行贯彻执行的重要文件材料。
第十二条 凡是反映本级行工作活动,在较长的时间内对本级行具有查考利用价值的档案,列为长期保管。
主要内容包括:
1.本级行处理一般工作问题形成的文件材料,一般会议的主要文件材料,一般的规章制度等。
2.上级机关颁发的属于本行主要业务并需贯彻执行的一般文件材料。
3.下级行报送的重要的总结、报告和统计报表等文件材料。
第十三条 凡是在较短时间内对本行有参考利用价值的档案,列为短期保管。
主要内容包括:
1.本级行一般事务性的文件材料。
2.上级机关颁发的非本行主管业务。
但本行需贯彻执行的文件材料。
3.下级行报送的一般性工作总结、报告和统计报表等文件材料。
4.同级机关和非隶属机关颁发的需要本级行执行的法规性文件及与本行联系、协商工作的重要来往文件。
第十四条 文书档案的保管期限应从档案所属年代的下一年1月1日起计算。
长期规划、计划等文件材料的保管期限则按其有效期满后的下一年1月1日起计算。
第十五条 各级行档案部门对所接收的案卷应进行审核把关,对不符合质量要求的案卷应退立卷部门重新加工整理。
第十六条 各级行档案部门应以便于保管和提供利用为前提,按照本行文件形成的规律和特点,选择年度——组织机构分类法或年度——问题分类法对归档案卷进行分类。
所用的分类方法应保持前后一致,尽量保持固定,不能随意变动。
第十七条 案卷的排列应以档案分类方法为基础,按照不同的保管期限分别排列入库。
案卷排列方法应统一,前后一致。
第十八条 按照案卷的排列顺序编制卷号,以固定案卷位置。
在一册案卷目录内不得出现重复的案卷号。
第十九条 案卷目录应区分不同的保管期限,分年度或混年度编制目录号。
在一个全宗内,案卷目录号不能重复。
第二十条 各级行档案部门应充分利用档案信息资源,积极开展档案编研工作,根据需要编写各种类型的档案资料,主动为机关各项工作服务。
第二十一条 各级行档案部门应努力做好档案利用工作,除编制案卷目录、卷内目录或全引目录外,还应根据利用者借阅档案的规律和特点,编制重要文件目录(卡片)、专题文件目录(卡片)、文号索引等档案检索工具,力求做到查找使用方便,调卷迅速准确。
第二十二条 各级行档案部门应根据本行具体情况,制定档案的借阅制度,严格办理借阅手续和掌握借阅范围,防止密级档案失密、泄密,确保档案安全。
第二十三条 各级行应定期向当地档案馆移交档案。
移交档案的具体时间、范围和进馆要求,按照当地档案局、馆的有关规定执行。
第二十四条 对超过保管期限的文书档案,应由本行档案部门按照《中国人民建设银行档案管理暂行办法》的规定组织鉴定和销毁工作。
第二十五条 本办法适用于各级建设银行。
第二十六条 本办法由总行办公室负责解释。
补充、修改时同。
第二十七条 本办法自颁布之日起执行。
(87)建总办字第20号《关于印发〈中国人民建设银行系统档案管理试行办法〉的通知》同时废止。
第4篇 工程监理档案管理实施细则
一、总则
1.为确保工程档案的齐全、完整、准确、系统，确保档案案卷合格率，使工程档案管理顺利达到《建设工程文件归档整理规范》（gbt/50328-2001）的要求，特制定本规定。
2.各级人员做好文件材料的立卷归档工作是各自的义务和岗位职责，各级人员应对自己负责的项目所形成的、具有保存价值的文件材料，认真做好立卷归档工作，并确保档案的完整性、准确性。
二、 工程档案管理规定
2.1档案资料管理
2.1.1工程档案资料工作是工程建设过程的一部分，应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。档案资料室集中统一管理本工程全过程的技术档案资料，对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查，并负责工程技术档案资料的接收和移交。
2.1.2为了便于各个环节的衔接，监理项目部配备专职信息管理员，为更好地管理好档案资料，应配置必要的档案装具、档案保护设施和办公设备。
三、工程文件的收发及管理规定
3.1 工程文件接收
3.1.1各单位提供给监理项目部的工程文件（工程技术文件、图纸资料）由监理项目部信息管理员统一接收；统一接收国网项目部、集团项目部、电监办以及监理项目部等下发的各项文件，做好接收记录。
3.1.4信息管理员对接收的工程文件资料，必须进行数量和外观质量检查，发现问题应及时通知寄发单位补发。
3.1.5信息管理员应及时建立工程文件收发文记录，并能利用计算机进行各类文件的查询检索。
3.1.6对接收的密级文件资料，要严格按保密规定妥善收存，并认真执行密级文件资料的借阅规定。
3.1.7信息管理员仅对归档的工程文件资料实施整编作业，并建立档案总登记帐和分类登记帐；
3.2 工程文件资料发放
3.2.1上级下发文件、监理工程师通知单、监理工作联系单、通知及会议纪要，由信息管理员按所指定的单位及时传递并建立发放记录。
四、监理项目部档案管理职责
1、负责对各参建单位在工程建设中文件的形成及竣工档案的编制进行监督与审核，特别是对竣工图完整、准确、系统进行监督和审查。负责收集、积累、整理、归档监理文件。建设单位委托监理单位负责监督、检查项目文件的收集、积累和完整、准确、系统情况，并审核、签署。
2、归档范围：
1)负责提交监理过程中形成的有关工程质量，工期、投资监理等方面的全部文件材料。
2)监理各专业负责人对施工单位、调试单位、质量监督部门的归档案卷实施审查，对被监理单位归档文件的完整性、准确性、系统性负责，并在案卷内备考表审核人栏签署。
3)对各单位提供的不符合规定的案卷和案卷内的文件，监理项目部有权退回，相关单位应按档案管理的有关规定进行整改,直至提交符合规定要求的案卷及案卷文件材料。
3、工程档案的鉴定和销毁
1）对归档和发放后多余的工程文件和各部门使用后回收的图纸资料，先由申请销毁的部门登记造册，再由档案部门提出销毁意见，报项目部总工及经理批准后方可销毁。
2）对各单位修改替代后的档案，档案部门应列出销毁档案清册,提出销毁报告,经项目部总工及经理批准后实施,并对被销毁档案目录进行清除。
3）档案销毁必须严格执行保密规定，由保安部门确定销毁地点。销毁档案时，档案部门、保安部门均应指派专人监销，监销人必须在销毁清册一签字，档案销毁清册应存档。
4）在鉴定销毁档案时，处于两种保管期限之间的档案，一律从长处理。
4、其它
（1）工程档案的分类、编目、按国家电网办[2010]250号《关于印发<国家电网项目部电网建设项目档案管理办法（试行）的通知>;》规定执行。
（2）档案、资料、图书的提供利用，按本工程档案、资料、图书借阅规定执行。
（3）工程声像档案的整理编目按本工程声像档案管理办法执行。
五、声像档案管理办法
5.1建设工程声像档案主要是指在城市规划、建设、管理活动中直接形成的，具有保存价值的照片、底片(包括反转片)、影片、录像带、光盘及磁性载体，以声像为主，辅以文字说明的历史记录。
5.2照片档案应符合以下要求：
（1）主体明确、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁；
（2）能体现工程竣工后的外观、设计特色、地理位置；
（3）以传统感光材料为载体的照片需报送底片、正片（照片）；
（4）使用数码相机拍摄，其影像不能进行后期加工,光学分辨率不得小于500万有效像素（不允许插值）；
（5）符合国家电网项目部《关于利用数码照片资料加强输变电工程安全质量过程控制的通知》基建安全[2007]25号及《关于强化输变电工程施工过程质量控制数码照片采集与管理与管理的工作要求》国家电网基建质量[2010]322号要求。
第5篇 雅居乐物业档案管理实施细则
雅居物业档案管理实施细则
为了加强公司档案的综合管理,有效地保护和利用档案,充分发挥档案资料的作用,为公司各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》,特制定本实施细则。
一、公司档案的立卷和归档
1、公司接收或下发行政公文、以公司名义签属的合同及协议等文件由综合管理部负责立卷、归档;
2、向各项目下发的各种规范、制度、流程等文件由品质部负责立卷、归档;
3、财务帐册、财务单据及有关文件资料由财务部负责归档;
4、各项目的主体及公共设施、配套设施的竣工图纸,验收材料、批文报件由技术部负责归档;
5、公司下发的各类公文及各项目向业主下发的各类通知等由各项目负责归档。
二、归档文件材料要求
1、文件纸质较好,纸大小规格统一,一般用标准的a4公文纸。
2、字迹端正、清楚。最好用打字油印件,抄写要用碳素墨水写,不能用圆珠笔、铅笔。
3、文件要有明确的标题、文号、主送、抄送、抄报、抄发单位。发文稿纸上各栏内容应填写清楚。领导签发文件要用黑墨水或蓝黑墨水,不能用圆珠笔色墨水,文稿和正文同是存档。
4、材料齐全、准确。每项活动要从开始到结束所形成的全套完整材料,统计数字要准确。
三、案卷质量要求:
遵循文件材料的形成规律,保持彼此之间的有机联系,区别管理和利用。
1、内文件材料必须准确反映公司管理活动的真实内容,手续完善,利于长期保存。
2、管理内容的档案,按问题时间或重要程度排列。要注意密不可分的材料排列顺序:定稿在前,历次修改稿在后,结论性材料在前,依据性材料在后。
3、专题性:成套性档案(包括科研、基建、设备等)按阶段、结构、部分进行归档。
4、确定文件材料的保存价值,分为永久、长期、短期保存。
5、凡反映公司职能活动和基本历史面貌,对公司、国家建设、历史研究有长远利用价值的,列为永久保管。凡反映公司一般工作活动,在长期内对公司有查考利用价值的,列为长期保管,保管期为十五年至五十年。凡在较短时间内对公司工作有查考价值的,列为短期保管,短期保管年限为一至五年。
6、立卷视文件材料数量的多寡进行。当同一问题的文件多时,可采用硬卷或单份装订。问题单一,文件较少,又不便一起归类的,可立薄卷。
7、卷内文件材料按顺序排好后,装订的案卷无论单面或双面,只要是书写的文件材料,应在装订线一侧下角编号,不装订的案卷,应在卷内每份文件材料右上方加盖有单位名称、档号、件数的受控章,并将档号、件数填写清楚。
8、每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录。对文件材料有题名不要随意更改或简化。题目无实质内容或无题的要重新拟定,并在前后加[]。没有责任者、年、月、日的文件,要考正清楚。会议纪要应概括出主要内容。
四、部门档案员工作职责
1、设立兼职档案员,按照公司的档案存放的具体规定履行好本部门档案工作。
2、根据本部门的归档内容,收集、积累、整理本部门应归档的文件材料。
五、归档时间及要求
(一)归档时间
1、各部门档案应在次年四月底前将文件材料整理归类后归档。
2、基建材料和专题性档案,在项目完成通过鉴定验收后两个月按要求进行立卷归档。
3、财会类档案,在会计年度终了后,由财务部门整理,立卷在本部门保管两年顺次年四月份归档。
4、声像类档案,在声像制作,如照片、光碟、录音带、录像带完成后三个月整理好,将档案内容、时间、地点、人物和制作人标明,每张照片附上底片,登记造册后归档。
(二)归档要求
1、归档文件材料由归档部门兼职档案员按要求整理好后立卷,如档案不完整、不齐全、不符合归档要求,档案员有权拒绝签收,并限期改正补交。
2、档案管理人员调离时,应办理移交手续。
六、档案的借阅
1、公司各部门查阅或外借档案,必须履行借阅手续,公司外有关人员要查阅档案,需经分管总经理批准。对于重要、珍贵的档案和资料,一般不提供原件使用。
2、不属于原文件规定的阅读范围人员或查阅不属于本人承办工作范围的档案,须经分管领导批准。
3、档案管理人员应对档案的安全、保密和完整负责,不得随意拆卷、涂改、损毁或转借他人,否则,除负责赔偿损失外,应报请领导和相关部门处理。
七、档案的鉴定
1、为加强对有价值的文件材料的保护和管理,对保管期限已满的各类档案,应进行相应的鉴定工作。
2、档案的鉴定工作,必须坚持全面的、历史的观点,认真估计档案的价值程度,并根据保管期限的规定,对不再有保存价值的过期档案进行处理,原规定欠妥的,经认真研究后延长保存年限。
3、对某些档案材料是否销毁没有充分把握的,应作保存处理,不能仓促销毁。
4、鉴定时,应将处理意见报分管总经理审批,由两人或两人以上在指定地点销毁,并在销毁清册上登记,销毁清册应立卷长期保存。
第6篇 z中学学校学生个人德育档案管理细则
中学学校学生个人德育档案管理细则
为了健全学校德育教育制度、规范班级管理、增强学生德育意识,把学生培养成为具有社会公德、良好文明卫生习惯和遵纪守法的合格中学生,结合我校实际,特制定学生个人德育档案管理细则。
德育档案
学生每人每学期基础分100分。政教处、班主任可根据学生违纪情况,按学校扣分标准给予扣分,每学期总评一次,班主任按所评结果来评定学生操行:(1)85分以上为“a”;(2)75―84分为“b”;(3)60―74分为“c”;(4)60分以下为“d”。
德育管理
操行评定为“d”的学生,本学期德育不合格,记入学籍档案,并由校行政会讨论对其行政处分。
在整个学习阶段(初中、高中)累计两次评定为“d”等的学生,德育操行不合格,不予毕业,只发肄业证,并在升学评语或征兵入伍评语中如实反映。
开学未及时到校注册者每迟到一天扣德育2分,超过15天者注销其学籍。
凡受扣分的学生:
德育分扣满5分,班级通报批评,交5元班费;
以后扣分每增加5分,学生交10元班费,班主任要及时向家长通报;
德育分累计扣满15分者,属于德育警报,由班主任上报政教处,给予学生个人德育警告处分,通告家长,并交50元保证金;
德育分累计扣满25分者,属于德育失误,政教处给予德育记过处分,通告家长,并交保证金100元;
德育分累计扣满41分者,属于德育事故,由校行政会决定,给予学生个人留校察看处分,交保证金200元或开除。
班主任要保管的学生个人德育档案,学期结束交回政教处存档。
德育细则
上课迟到扣1分/次,旷课扣2分/节;
无心向学,在课堂上(包括自习课)讲话、下位,随意进出教室、扰乱课堂秩序者,每件次扣1分,顶撞教师(工作人员)扣2―5分;
3、无故不交作业者扣0.5分,上课睡觉者扣0.5分;
4、考试作弊者,每场次扣2分,未按要求考试,或影响考场秩序者扣1―2分;
5、早操、课间操、眼保健操缺到者,每次扣1分,不做者扣0.5分;
6、无故不上体育课、自习课、班会课,按旷课处理,每人次扣2分,自习课离开教室者扣2分;
7、衣着不整(穿奇装异服、拖鞋、背心等)、佩戴首饰,每次扣1分,男生留长发扣1分,染发、烫发者扣2分,并责令改正;
8、违反寝室管理制度,午休、晚休不守纪律者每人次扣1―3分,夜不归宿者扣15分;
9、打牌每人次扣5分,赌博每人次扣15分;
10、未按要求整理寝室内务者,每次扣1分,值日生未按要求打扫寝室、教室、包干区,每人次扣2分;
11、不爱卫生、乱丢杂物者每次扣2分;
12、违反食堂用膳纪律,故意插队、带饭、倒饭菜者每件次扣2分;
13、损害公物,故意涂污课桌椅、墙面等扣2分,并照价赔偿,贱踏草坪、攀折树木、破坏校园绿化者扣1分,故意涂改黑板报通知、公告或撕毁公告文件者扣2分;
14、未办理请假手续私自离校者扣5分,爬围墙者扣15分,请假条不规范者扣1分;
15、抽烟者每次扣5分,上课时间外出上网者扣15分;
16、侮辱、欺负同学者扣3分,打架、闹事者扣15分,影响恶劣或造成严重后果者扣25分;
17、在校学生不准谈恋爱,违者视情节轻重给予扣德育分10分,或给予停课反省,退学处理;
四、说明:
1、凡违反《__中学关于处分违纪学生条例》者予以警告处分并扣个人德育分15分,记过以上处分扣德育分25―40分,有违法行为者,经公安机关审查扣德育分40分;
2、学生有其他方面违纪,而德育细则上未写明的,由校行政会研究后再给予扣分;
3、科任老师可视学生违纪情节,向班主任提出对违纪学生的扣分意见,由班主任按标准扣分;
4、保证金由班主任负责收缴管理;
5、班主任每周汇总一次学生德育扣分情况,政教处每月汇总审查学生德育档案;
6、好人好事及表现良好的同学,由班主任酌情加分。
__中学政教处
第7篇 万科地产档案资料管理细则
蔓科地产档案资料管理细则
1、客户资料管理要求
1.1准确:产权来源清楚,证件手续齐备,符合法律法规政策,记录与实际相符。
1.2完整:各种表册项目无缺项,各种证件、证明材料无遗漏。
1.3及时:客户资料随产权的转移变更,房屋、产权情况要经常进行更新,随时反映发生了的产权情况,使之符合现状。
2、存放与归档操作原则
2.1客户在销售现场签订楼宇认购书后并将其装入档案袋,按房号顺序存放。
2.2签署《房屋买卖合同》及其按揭手续办理完毕后,将其补充协议、客户身份证复印件和首期房款收据复印件,按照房屋栋号顺序存放。
2.3客户合同(房地产买卖合同及按揭合同)在当地房产或国土局办理登记完毕后,公司留一本买卖合同及按揭合同,连同上述资料一起正式归档。
3、文挡存放方式
为了使客户资料更加便于查阅,防止丢失或破损;使出借,返还的管理变得容易;同时也便于保存、保密,营销公司将整理好的档案按照项目和房号的顺序,存放于档案室并建立资料库。
4、档案收存基本要素
一份完整的客户文挡,必须具备以下资料(按顺序装袋存放或创建电脑储存档案):
①认购书或认购登记表
②房屋买卖合同及补充协议
③银行按揭合同
④合同外的补充协议
⑤特殊折扣审批表
⑥客户身份证明文件(复印件)
⑦其他(更名、退换房资料)
5、档案管理制度
5.1建立查阅、借阅登记制度:公司专业管理人员调档查阅,必须由管理员统一进行登记。外单位人员查阅文档,必须出具公、检、法工作人员证件及协助调查通知书。
5.2严格遵守保密制度,档案资料非特殊批准,不允许外借和公开。
5.3确保档案资料安全,档案室除客户文档管理员外,禁止他人入内。
5.4客户文档由营销公司设兼职客户文档管理员一名,实行专人负责制。
第8篇 地产公司会计档案管理细则办法
会计档案管理细则:
1、公司应作为会计档案保存的资料包括:各种会计凭证和账簿、财务收支预算、各种会计报表、与有关单位签订的合同或协议、会计人员交接清单、会计档案销毁清单等。
2、每个会计年度结束,会计人员应将上述会计资料进行系统整理、分类装订成册、编制会计档案保存清单,连同会计档案一并归档,并由专人负责管理。
3、会计档案一律不得外借,切实防止丢失、毁损;内部调借会计档案,应由调借人出具借条,并经总经理同意;公安部门、司法部门等执法部门处理案件需查阅会计档案时,必须持具有县级以上主管部门的正式公文,并经总经理同意;查阅会计档案的介绍信,应由经办人签章,专人妥善保管,并登记“查阅会计档案登记簿”以备查考。
4、按照规定会计档案可以销毁,但必须填制会计档案销毁清单,经有关部门批准,由总经理或指定专人负责监销,严防散失。
5、会计档案保管期限附后。
第9篇 医院仪器设备档案管理细则范例
医院仪器设备档案管理细则
1、目的
为加强对仪器设备档案的管理,妥善收集与管理大型、贵重、精密仪器、设备的相关资料,制定本细则。
2、适用范围
2.1本细则适用于医院对重点仪器设备资料的管理,包括设备说明书、合格证、维修证、图纸等全部随机资料及后续服务资料。
2.2本细则仅针对仪器设备档案的管理,从属于医院《档案管理制度》。
3、管理范围
3.1凡价值在1万元以上的进口和国产的精密、贵重、稀缺仪器设备,必须建立档案。
3.2凡属归档范围内的仪器设备的购置申请报告及批复文件,应存入该仪器设备档案内。
3.3凡属归档范围内的仪器设备,到货后应由药械部的兼职档案人员参加开箱验收,详细填写验收报告(一式两份)并存档备案。
3.4凡属归档范围内的仪器设备的全套随机技术文件、仪器设备说明书、样本、图纸、技术操作规程、合格证及安装调试等材料,均为存档范围。
3.5已建档的仪器设备在管理、使用、维修和改进工作中形成的文件材料应归档,不得随意乱放,以免丢失。
4、工作要求
4.1药械部的兼职档案员负责仪器设备档案的收集、整理、保管、维修和使用统计工作。
4.2仪器设备档案内的文件材料,要按时间顺序排列,用铅笔编写页号,凡有文字的页面,都要编号,正面标在右上角,背面标在左上角,并完整填写卷内目录。
4.3仪器设备档案应一式三份,原件交院办(人事行政部)档案室,一份复印件留在设备使用部门备用,一份复印件在药械部存档。院办(人事行政部)负责监督、检查档案管理情况和设备使用情况。
4.4仪器设备档案应放置在专用的档案柜中,做到完整安全,存放有序,查找方便,不得随意堆放,严防毁坏和散失。
4.5仪器设备档案的原件一般不外借,如因特殊需要必须借用时,应经院办(人事行政部)负责人同意。
4.6办理借阅手续后借出的档案材料,借用人要妥善保管,不得毁坏和遗失,并应按期归还,如有损坏或遗失,由借用人负责赔偿。
第10篇 实物档案管理细则范例
机关实物档案管理规范
1 范围
本规范规定了市直机关在公务活动中产生的,具有保存和参考利用价值实物的收集、整理、归档和实物档案保管、利用和移交进馆的原则和方法。
本规范适用于青岛市市直机关、团体和其他社会组织,市政府直属工作部门所属的独立承担行政管理职能的机构参照执行,各区(市)可依此制定本区域的管理规范。
2 归档
2.1 归档范围
凡是本单位在行使职能活动时,形成、获得或者收集的,对具有长远保存利用价值的实物均属实物档案归档范围,实物档案归档范围如下:
2.1.1 应进馆实物档案归档范围
2.1.1.1 本单位获得的省部级(含)以上涉及综合工作的各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、牌匾等。
2.1.1.2 本单位举办或承办重大活动形成的有保存利用价值的凭证性实物,包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、首日封、纪念邮票、组织机构印章、赠送的礼品等。
2.1.1.3 本单位外事活动中获赠的纪念品、礼品。
2.1.1.4 其它有重要保存利用价值的实物。
2.1.2 非进馆实物档案归档范围
2.1.2.1 本单位获得的(2.1.1.1.1规定范围之外)各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、牌匾等。
2.1.2.2 本单位国内交往中获赠的纪念品、礼品。
2.1.2.3 其它有一般保存利用价值的实物。
2.2 归档要求
2.2.1 实物档案应在形成或获得实物一个月内向本单位档案部门移交,任何单位、部门或个人不得将实物损坏、私存或转送他人。
2.2.2 归档实物没有明确标明主题和时间的,移交单位或个人应在移交时对实物的主题和时间进行说明。
2.2.3 归档的实物档案应保持整洁、无破损。
2.3 移交接收
2.3.1 各单位档案部门对应归档的实物档案进行检查,确保实物档案符合归档要求。
2.3.2 移交实物档案时,应办理移交手续,清点后交接双方在移交清册上签字。
3 整理
3.1 分类
实物档案原则上按实物形状分类,实物形状具体分为平面实物、立体实物等类别。
3.2 编号
3.2.1 实物档案按实物形状结合级别,依其时间先后顺序排列。
3.2.2 实物档案按平面实物、立体实物分别从“1”开始编制流水号。
需进馆与不需进馆的实物档案应分别编号。
3.2.3 实物档案应以“件”为单位按一件一号原则进行编号,并在实物上粘贴归档章(见附图1)。
平面实物将归档章粘贴在实物右下方,立体实物将归档章粘贴在实物底部。
归档章项目包括全宗号、目录号、案卷号。
3.2.3.1 全宗号:同级档案馆给立档单位编制的代号。
3.2.3.2 目录号:全宗内所属目录的编号。
3.2.3.3 案卷号:按分类方案,每件实物档案的流水编号。
3.2.4 归档章项目应用阿拉伯数字填写,书写材料应符合档案管理要求。
3.3 编目
实物档案应按分类编号要求,将目录录入计算机,编制实物档案案卷目录(见附图2)。
实物档案案卷目录包括案卷号、受奖单位、题名、授奖单位、授奖年度、期限、类别、备注等项目。
3.3.1 案卷号:填写实物的件号。
3.3.2 受奖单位:填写立档单位名称。
3.3.3 题名:填写实物名称。
3.3.4 授奖单位:填写实物制作、颁发单位。
3.3.5 授奖年度:填写实物制作、颁发年度。
3.3.6 期限:暂空。
3.3.7 类别:填写实物档案的种类名称,如:证书、奖状、锦旗、奖杯、牌匾、纪念品、宣传品。
3.3.8 备注:填写需要说明的事项。
4 保管
4.1 实物档案一般应专柜保管,对贵重的实物档案,要采取相应措施确保安全,移出档案室必须要履行签字手续。
4.2 对实物档案应定期清点,做到帐物一致,发现问题及时查对清楚。
4.3 实物档案应保持整洁,定期除尘,避免褪色,确保实物档案完好无损。
4.4 存放锦旗、证书等易虫蛀的橱柜,要投放防虫剂;
4.5 实物档案应使用数码相机数字化,并将形成的数码照片按《青岛市机关数码照片档案管理规范(试行)》要求整理。
4.6 奖状可卷成筒状保管,锦旗也可卷成筒状保管或折叠后放入档案盒保管。
5 利用
5.1 利用实物档案必须严格履行登记手续。
5.2 利用实物档案原则上只能使用实物照片,如确需使用实物档案原件,须写明利用目的,经本单位分管领导批准方能利用。
5.3 归还实物档案时,档案管理人员应对归还的实物档案仔细检查,核查无误后方可签字注销。
如发现损坏,应立即追究责任。
6 移交进馆
6.1 移交进馆时间
属于进馆范围的实物档案,应随本单位其他门类档案定期向青岛市档案馆移交。
6.2 移交进馆要求
实物档案移交进馆时,一并移交下列材料。
6.2.1 机读实物档案案卷目录。
6.2.2 计算机打印实物档案案卷目录三套。
6.2.3 进馆说明。
第11篇 实验室工作档案管理细则办法
一、实验室工作档案内容
1.实验室的建立、建设的各种文件和资料。
2.实验教学过程中的各种文件和资料:实验教学大纲、实验教学计划、实验教材、实验指导书、各类学生上课情况、学生实验报告、成绩记录、实验项目开发情况记录等。
3.实验室人员在实验教学、科学研究、技术开发等方面的项目数及其工作量。
4.实验教学、科学研究、技术开发等项目的全部技术文件资料,包括论文、专著、鉴定、专利、获奖等情况。
5.仪器设备及低值耐用品的总台件数及金额、固定资产帐卡、随机技术手册;仪器设备的维护保养、维修、报废等原始记录。
6.单价5万元以上大型精密仪器设备(包括国家科委23种仪器设备,单价虽不到5万元但属于精密稀缺设备)的申购报告、领导批复;开箱记录及装箱单、安装调试记录及双方签字移交文件、保修单、验收报告及文件材料、设备说明书及全套随机文件;使用、维修、故障、事故记录等。使用维修记录,随时将运行情况、使用时间、使用人、承担任务及结果、故障过程、定期检修或校验情况等如实记录,并定期归入技术档案。
技术档案的主要内容包括:
(1)原始资料:申报表、论证报告书、审批计划单、订货合同及有关来往信函等。
(2)设备的开箱验收单、说明书、合格证、附件清单、随机图纸、外观照片等。
(3)安装调试记录等。
(4)仪器设备的操作规程、维修保养制度等管理方面的资料和管理操作人员情况登记表等。
(5)使用过程中的所有记录。
(6)降级、报废、处理的报告、批示等。
7.自制设备的任务书、技术总结报告、鉴定材料、设备使用说明书等。
8.实验室用房及环境条件的各种技术资料。
9.实验室工作的各种统计报表。
10.上级主管部门下发的实验室建设与管理文件和本实验室制定的规章制度。
二、实验室工作档案的管理
1.实验室主任负责实验室工作档案的收集整理、登记、分类编号、存档等工作。
2.实验室工作人员及时将自己工作中形成的材料交给实验室主任。
3.实验室工作档案的保管期限分长期、短期和与设备共存三种。
4.学生上课情况、实验报告、成绩记录、实验项目开出情况记录属短期保存资料,一般至少应保存三年。
5.仪器设备的有关资料应与设备共存,即保存至设备报废之日为止。
6.除上述两项资料外,其它资料均应长期保存。
7.实验室工作档案的借阅要严格办理借阅手续。
8.档案管理员的工作要相对稳定,如工作变动应做好交接工作。
9.单价5万元以上的大型精密仪器(包括国家科委23种仪器设备,单价虽不到5万元但属于精密稀缺设备)的设备说明书、装箱单、保修单及全套随机文件原件交学校档案馆长期保存,复印件由使用人保存;由使用人保存的还要包括:论证报告、开箱记录、安装调试记录、验收报告、使用、维修、故障、事故记录等材料。材料科学与工程实验中心
第12篇 _地产公司档案管理实施细则
地产公司档案管理实施细则
第一条 档案文件的日常管理
1.各部门文件资料的日常管理由资料员负责。在各项工作中形成的具有保存价值的文件资料,经办人应及时将原件交资料员登记收存(如提交复印件必须说明原因),并在《文件资料发放、借用记录表》签字确认。如经办人没有签字确认,视同该资料没有收存。
2.外单位来文由部门资料员(或接文人转交资料员)接收,并在《文件资料发放、借用记录表》上做登记。
3.发文由部门资料员填写《文件资料移交记录表》,做好文号、发送单位、文件标题及内容摘要、份数的登记,并及时让接收人签字确认。
4.工程项目档案资料在项目开发过程中由各经办部门自行负责保管,以便于及时查找,待工程完工后移交总经理办公室统一保管。
第二条 档案文件借用及移交规定
1.借用文件必须严格履行借用手续。所借文件仅限于经办业务有关,借用人在借用部门档案时,须经部门资料员在《文件资料发放、借用记录表》上做好登记后,方可借阅。跨部门借阅档案时,须经借用人部门经理同意。
2.所借文件资料须为原件时,出借文件资料的部门资料员必须预留一份复印件或扫描件,以防不时之需。
3.文件资料借出后,出借部门的资料员应根据《文件资料发放、借用记录表》的记录,做好文件借出后的追踪工作,负责按规定时间及时收回,防止遗失。
4.跨部门借用文件资料并不再归还时,则作为移交处理。此时须由出借部门填写《文件资料移交记录表》,双方部门资料员签字确认后,在备注栏内注明移交,则该文件的保管责任人由移交部门资料员转至接收部门资料员。
5.文件资料归还时,必须当面点清,并查看文件资料的是否完整,如有缺损,应由借用人书面写明原因,并经出借部门经理和借阅部门经理双方签字确认。
6.部门资料员应在文件资料借出、移交及收回后,及时填写《文件资料发放、借用记录表》《文件资料移交记录表》,更新文件保存记录。
第三条 文件资料目录定期上交
每月初第一个工作日,部门资料员须将《发文记录表》和《文件资料收存、借用记录表》整理清晰后,填写《部门文件档案目录》并校对,部门经理须确认是否交公司存档、预计存档时间和是否进行电子存档栏,核对签字后由资料员交总经理办公室。
第四条 各部门文件资料归档范围和移交时间
1.各部门文件资料按照《各部门文件资料归档范围和移交时间》进行管理,未涉及到的其它文件资料由部门经理和主管副总确认存档部门及移交时间。
2.档案管理操作细则所指的部门自行保管的文件资料不包括在项目开发中形成的各类合同。除人力资源部的劳动合同外,其他各类合同均须按规定在双方签订后三个工作日内连同《合同审批表》一并交总经理办公室统一保存。
第五条 对于工程各类图纸、文件资料等,按照《工程资料管理指引》执行。
附表1:《文件资料收存、借用记录表》
附表2:《发文记录表》
附表3:《部门文件资料目录》
附表4:《案卷总目录》
附表5:《卷内备考表》
附表6:《卷内文件目录》
附表7:《文件资料移交记录表》
附表8:《文件资料销毁清单》
附录9:《部门文件档案归档范围及移交时间》
第13篇 活动档案管理细则模板
活动档案管理细则一
第一条 为规范全市重大活动档案管理工作,确保重大活动档案的齐全、完整与安全,为全市经济、政治、文化、社会和生态文明建设提供有效服务,根据《中华人民共和国档案法》、《辽宁省档案条例》等档案法律法规,结合本市实际,制定本办法。
第二条 本办法所称重大活动档案,是指全市重大活动过程中直接形成的对国家和社会具有利用、保存价值的各种文字、图表、声像、电子文件、标志性实物等不同形式和载体的历史记录。
第三条 本办法所称重大活动,是指符合下列条件之一的活动:
(一)党和国家领导人在本市的公务活动;
(二)省委、省人大、省政府、省政协主要领导在本市的重要公务活动;
(三)著名外国友人、国内知名人士(包括各民主党派和无党派民主人士、各领域杰出人士、宗教界知名人士等)、 华侨领袖、有名望的外籍华人、港澳台同胞在本市的访问、考察、参观等活动;
(四)本市副市级以上领导的重要公务活动;
(五)本市重大经济、政治、社会、文化、体育、外事活动或者公益性活动;
(六)本市发生的重大自然灾害、事故灾难、突发性卫生和社会安全等事件的处置活动;
(七)本市具有重大影响或者较大规模的其它活动。
第四条 重大活动档案管理遵循统一协调、加强督导、各负其责、完整收集、集中管理、有效利用的原则。
第五条 市、县两级党委、政府应当加强对重大活动档案管理工作的领导,将档案行政管理部门纳入重大活动领导小组,建立健全档案行政管理部门参与重大活动的工作机制,协调解决重大活动档案管理工作中存在的重要问题,切实保障重大活动档案工作所需经费。
第六条 市档案行政管理部门统筹规划全市重大活动档案管理工作,负责监督、指导市本级重大活动档案的形成、积累、整理、归档、移交工作;县级档案行政管理部门负责监督、指导本行政区域内重大活动档案的收集、整理、移交工作。
第七条 组织、承办重大活动的单位(以下简称组织承办单位)负责重大活动文件材料的收集、整理、归档、移交等工作。
组织承办单位在制订重大活动方案或计划时,应当同时制订重大活动档案工作方案或计划,明确重大活动档案管理的责任部门和具体责任人员,制订并落实相应的档案收集、整理、保管、移交等保障措施,并将重大活动及重大活动档案工作方案或计划及时报送同级档案行政管理部门,确保重大活动档案工作与重大活动同部署、同推进。
第八条 组织承办或者组织承办主要工作单位的档案管理人员应当具备良好的档案工作职业素养,认真履行职责,保守工作秘密。
第九条 重大活动文件材料归档范围:
(一)关于重大活动的请示、报告、方案、计划、日程安排、领导讲话、题字、题词、简报、总结、通知、信函、请柬、贺信、名册、通讯录、会议纪要、宣传材料、纪念册等各种纸质、电子文件;
(二)关于重大活动的照片、音频、视频、光盘、胶片等材料;
(三)新闻媒体关于重大活动的宣传报道材料;
(四)关于重大活动的凭证性和标志性实物,包括活动标志、证件、证书、奖杯、奖状、奖章、锦旗等;
(五)重大活动形成的其它具有保存价值的文件材料。
第十条 重大活动档案保管期限界定、整理、编目、鉴定等工作,执行国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《归档文件整理规则》(da/t22—2022)、《照片档案管理规范》(gb/t 11821-2002)等标准。
第十一条 重大活动档案的归属与移交:
(一)组织承办单位为一个单位的,重大活动档案归入组织承办单位档案全宗集中统一管理,保管期满后按规定向同级国家综合档案馆移交;
(二)组织承办单位为两个以上单位的,重大活动形成的全部档案归入牵头负责单位档案全宗集中统一管理,保管期满后按规定向同级国家综合档案馆移交;其它承办单位形成的重大活动档案,应在活动结束之日起30个工作日内向牵头负责单位移交,本单位可保存重大活动档案复制件或其他形式的副本;
(三)组织承办单位为临时机构的,重大活动形成的全部档案经同级档案行政管理部门验收合格后,应及时移交同级国家综合档案馆;档案移交进馆前,临时机构档案人员不得撤回原单位。
(四)组织承办单位委托、指定新闻媒体进行录像、录音、拍摄照片的,应责成有关新闻媒体在活动结束之日起30个工作日内向组织承办单位移交一套原素材声像档案。
第十二条 组织承办单位应加强重大活动档案数字化,提高重大活动档案利用水平。
组织承办单位向同级国家综合档案馆移交重大活动档案必须同步移交与纸质档案内容一致的电子档案。
第十三条 其他组织、个人所有的对国家和社会具有保存价值或者应当保密的重大活动档案,是国家档案的重要组成部分,档案所有者应当妥善保管。
鼓励其他组织、个人向国家综合档案馆捐赠、寄存重大活动档案。
第十四条 向国家综合档案馆移交、捐赠重大活动档案的单位和个人,可以对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见,国家综合档案馆应当维护其合法权益。
第十五条 市、县两级国家综合档案馆向利用者提供重大活动档案时,应当逐步用各种形式的复制件代替档案原件。
重大活动档案的复制件由国家综合档案馆法定代表人签字或加盖档案馆印章的,与原件具有同等效力。
第十六条 对重大活动档案收集工作做出突出贡献的单位和个人,由当地人民政府给予表彰和奖励。
第十七条 有下列行为之一的,由县级以上人民政府档案行政管理部门责令限期改正;情节严重的,对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分:
(一)将公务活动中形成的应归档的文件、资料据为己有,拒绝交档案机构、档案工作人员归档的;
(二)拒不按照国家规定向国家综合档案馆移交重大活动档案的;
(三)违反国家规定擅自扩大或者缩小重大活动档案接收范围的;
(四)明知所保存的重大活动档案面临危险而不采取措施,造成档案损失的;
(五)档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守,造成档案损失的。
第十八条 本办法由葫芦岛市档案局负责解释并组织实施。
第十九条 本办法自发布之日起施行。
活动档案管理细则二
第一条 为加强自治区重大活动档案的收集、整理、移交、保管和利用,根据《中华人民共和国档案法》和《内蒙古自治区档案条例》等法律、法规,结合自治区实际,制定本办法。
第二条 本办法适用于自治区行政区域内的重大活动档案管理工作。
第三条 本办法所称重大活动档案,是指在重大活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图表、音像、电子文件、实物等不同形式和载体的历史记录。
第四条 本办法所称重大活动,是指下列活动:
(一)在自治区内召开的国家级重要会议;
(二)党和国家领导人在自治区内的公务活动;
(三)外国元首、政府首脑等高级政界人士和境外知名人士、友好团体在自治区的考察、访问等重要外事活动;
(四)自治区各级党委、人大、政府、政协召开的重要会议;
(五)上级党委、人大、政府、政协主要负责人以及知名学者在本行政区域内参加的重要会议、考察、调查研究和工作指导等活动;
(六)自治区各级党委、人大、政府、政协主要负责人出国访问、考察等外事公务活动;
(七)本行政区域内举办或者承办的重大经济、社会、文化、体育、民族、宗教活动;
(八)本行政区域内严重自然灾害和重大责任事故抢救处置活动;
(九)本行政区域内其他具有重大影响的活动。
第五条 重大活动档案管理遵循统一协调、加强督导、各负其责、集中管理、有效利用的原则。
第六条 旗县级以上人民政府应当协调解决重大活动档案管理工作中的重要问题,建立健全档案行政管理部门参与重大活动的工作机制,保障重大活动档案管理工作所需经费。
第七条 旗县级以上档案行政管理部门负责监督、指导本行政区域内重大活动档案管理工作。
第八条 重大活动的举办、承办单位在制定重大活动实施计划时,应当同时制定重大活动档案管理工作方案,明确重大活动档案管理的责任部门和人员,制定并落实相应的档案管理制度,保证重大活动档案的完整、准确、系统与安全。
第九条 重大活动的举办、承办单位负责重大活动文件材料的收集、整理、归档、移交等工作。
第十条 重大活动的举办、承办单位应当按照国家档案管理有关规定编制重大活动文件材料的归档范围和保管期限表。
重大活动文件材料的归档范围包括:
(一)报告、方案、计划、日程安排、领导讲话、题词、简报、宣传报道、总结、纪念册等各种纸质、电子文件;
(二)录音带、录像带、照片、光盘、胶片等材料;
(三)具有纪念意义的凭证性和标志性实物,包括活动标志、证件、证书、奖杯、奖状、奖章、锦旗等;
(四)其他具有保存价值的材料。
重大活动档案的保管期限按照国家有关规定执行。
第十一条 重大活动由指定的新闻媒体进行录像、录音、拍摄照片的,新闻媒体应当在活动结束之日起三十个工作日内向重大活动的举办、承办单位移交一套原素材音像档案。
第十二条 重大活动档案的归属与移交:
(一)重大活动由一个单位举办、承办的,重大活动档案归入本单位档案全宗,按照规定向同级国家综合档案馆移交;
(二)重大活动由两个以上单位联合举办、承办的,重大活动档案归入牵头单位档案全宗,按照规定向同级国家综合档案馆移交;参加单位应当及时收集、整理本单位在重大活动中形成的文件材料,并在活动结束之日起三十个工作日内向牵头单位移交重大活动档案,将相应的复制件或者其他形式的副本归档;
(三)重大活动设立临时机构的,临时机构负责收集、整理重大活动中形成的文件材料,并在重大活动结束之日起三个月内或者临时机构撤销时向同级国家综合档案馆移交重大活动档案。
第十三条 保管重大活动档案的单位应当采取有效措施,确保档案安全。
第十四条 其他组织和个人,应当妥善保管归其所有的、对国家和社会具有保存价值或者应当保密的重大活动档案,涉及国家秘密的应当按照国家有关保密规定管理。
未经旗县级以上档案行政管理部门批准,不得向国家综合档案馆以外的任何单位或者个人出售、转让、赠送重大活动档案,不得私自携运出境。
上述其他组织和个人因保管条件等其他原因不利于重大活动档案安全保管的,档案行政管理部门可以依法采取代为保管、收购、征购等措施,确保档案完整与安全。
第十五条 鼓励其他组织和个人向国家综合档案馆捐赠、寄存重大活动档案。
捐赠、寄存者对所捐赠、寄存档案拥有优先利用权。
国家综合档案馆提供利用寄存的重大活动档案时,必须征得寄存者的同意。
第十六条 重大活动的举办、承办单位及保存重大活动档案的国家综合档案馆,应当建立重大活动档案专题目录,运用现代化管理技术,做好重大活动档案的开发利用。
第十七条 在重大活动档案收集、整理、移交、保管和提供利用等工作中做出突出贡献的单位和个人,旗县级以上人民政府或者有关部门应当给予奖励。
第十八条 有下列行为之一的,旗县级以上档案行政管理部门应当责令其限期改正;逾期未改正的,给予通报批评,并由有关机关对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员给予处分:
(一)重大活动举办、承办单位不接受档案行政管理部门监督、指导,并造成重大活动档案资料损失的;
(二)重大活动期间未按照规定开展档案收集、整理工作的;
(三)未按照规定移交重大活动档案或者档案移交不完整的;
(四)其他违反本办法规定的行为。
第十九条 有下列行为之一的,旗县级以上档案行政管理部门应当给予通报批评,并由有关机关对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员给予处分,同时根据有关档案的价值和数量,依法对个人处以500元以上5000元以下罚款;造成损失的,依法承担赔偿责任;构成犯罪的,依法追究刑事责任:
(一)涂改、伪造、损毁、丢失属于国家所有的重大活动档案的;
(二)擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的重大活动档案的;
(三)非法买卖重大活动档案的;
(四)携运禁止出境的重大活动档案及其复制件出境的;
(五)有其他违法行为的。
第二十条 本办法自2022年1月1日起施行。
第14篇 工程公司光盘档案管理细则
工程有限公司光盘档案管理细则
一、光盘的整理:
1、光盘档案的管理由信息管理员具体负责。
2、正确标注每份预归文件的日期、流水号、文号、标题、分类、主题词、密级、页数、扫描文件路径、文件名等内容并完成数据库的录入和图像扫描工作。(见附件五)
3、每年3月底前检查和清理上一年的预归文件,完成计算机自动归档、立卷工作,也可自行调整立卷。
4、自动生成案卷数据库,填写数据库内容,包括编写卷名和填制案卷有关内容并打印出案卷封皮、卷内目录和全引目录,系统提供各种报表。
5、按计算机分配的卷号贴制卷皮,按计算机分配的卷内顺序号往卷内插放文件,在案卷首附卷内文件目录。
6、归档后,刻制光盘并填好备份光盘的备考文件
二、光盘的管理和保护:
档案建立初期先保存在硬盘上,便于检查调整和使用,一旦形成规模,检查无误,就应将数据库和图像文件一并刻到光盘上加以保存。光盘上的档案文件不得改动。光盘的使用维护必须遵循以下规则:
1、光盘说明:录制完的光盘应制作相应的盘片标签,内容按规定填写齐全、清楚,贴放在盘片盒正面,(见附件九)。
2、光盘检测:录制完后,应进行外观与载体内容的质量检测,确认无污染、划痕、病毒,保证内容完整。
3、光盘保管:存有档案的光盘要一式两份,一份供查阅,一份封存保管,两份分开保管。
4、光盘保护:录制好的光盘要存放在洁净、安全、避光、防潮防磁的地方,严禁用手摸擦表面,严禁摔、碰、折、划和挤压光盘。
5、数据检查:每年进行质量检查,及时修补、及时复制。
三、光盘档案的密级划分和权限管理:
光盘的密级按光盘中文书档案的最高密级确定。具体划分同文书档案密级划分。
办公室秘书按公司的保密规定事先设置权限管理密码,确保存有档案信息的光盘内容不被非法调用、删除、修改、打印和拷贝。权限设定按光盘内所存最高密级档案确定。
第15篇 基建档案管理细则范例
基建档案是指从建设工程项目酝酿、立项、施工到竣工使用整个过程中直接形成的、必须进行整理立卷的、具有保存价值的文字、图纸、图像、声像等各种载体的文件材料,来看下面小编为大家带来的基建档案管理细则:
基建档案管理细则【1】
为进一步加强基建档案管理,促进基建档案管理规范化、制度化,保证基建档案材料齐全、真实,根据国家有关基建档案资料管理的规定,结合学校实际,特制定本规定。
1、基本建设项目档案资料是指在整个建设项目从酝酿、决策、施工到建成使用的全过程中形成的、应当归档保存的文件,
包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、招投标、勘测、设计、施工、竣工、审计、保修、使用等工作活动中形成的文字、图纸、图表、声像、电子文档等形式与载体的文件材料。
2、项目管理科负责全处基建档案管理工作,校园建设处在项目管理科设立档案管理员岗位。
各科室对业务范围内所形成的各类文件及有关资料的归档工作均应作出明确要求,落实到相关人员,同时要做好基建档案业务的培训和指导工作。
各科室负责人对本科室档案资料的齐全、真实负有责任。
档案管理员按照建设工程文件归档范围,负责收集、整理和保管,并根据金华市城建档案馆和学校档案馆的要求,以基建项目为单位进行预立卷和归档工作。
3、基建项目的档案资料工作要与项目进程同步。
项目建设过程中,现场代表应要求各参建单位在各自的职责范围内做好建设项目文件材料的形成、积累、整理、保管和归档工作,在工程竣工验收时移交给档案管理员。
在签订基建项目合同时应明确规定基建档案资料归档和工程款支付相挂钩。
每月工程资料经监理和现场代表检查认可后方能支付工程款。
4、基建项目档案资料分四个节点进行收集整理:项目前期工作开始至施工许可证办理完毕止;工程开工至竣工验收合格;工程审计结束;保修结束。
相关节点责任人应将原件交给档案管理员存档,今后工作中需要使用该材料,需到档案管理员处办理借用手续。
档案管理员对接收的所有基建项目档案资料应做好清点、签字等书面交接手续,并做好目录清单,
同时负责审核档案资料是否符合归档相关标准和规定,校园建设处其他相关人员应负责审核档案资料是否齐全和真实。
5、档案管理员原则上应在工程竣工两个月内完成档案资料归档工作,并根据工作需要,将重要的和经常使用的文件材料一套按项目做好内部存档工作。
项目管理科应逐步推进信息化管理,创造条件建立基建档案数据库。
6、对由于个人疏忽、失职造成重要档案资料遗失的,应追究当事人的责任。
基建工程档案管理办法【2】
第一条 根据《中华人民共和国档案法》和蚌埠市城建档案管理的有关规定,结合学校基建工作实际,制定本办法。
第二条 基建工程档案是重要的工程技术资料,是工程项目建设情况的历史凭证,是工程项目建成投入使用后,管理、维修、改建、扩建的依据。
第三条 制定本办法是为了加强和规范工程档案管理,提高工程档案的利用率,更好地为教学、科研和基建管理工作服务。
第四条 基建工程档案工作接受学校综合档案室的业务管理和蚌埠市城建档案馆的业务指导,实行统一领导、两级管理、部门立卷的管理体制,由档案资料管理专职人员管理工程档案资料。
第五条 档案资料管理专职人员的职责:
(一)贯彻执行国家档案法规和学校档案工作管理办法,努力学习档案工作专业知识,尽职尽责,认真做好工程档案管理工作。
(二)认真落实档案管理工作的收集、整理、立卷、保管、利用5个环节。
(三)完成工程档案的立卷归档工作,按时做好向学校档案室移交工作。
(四)负责后勤与国有资产管理处工程档案和工程资料的保管、安全、保密和提供利用。
(五)定期检查档案装具及案卷的保管情况,发现问题及时整改。
(六)参加学校档案室和蚌埠市城建档案馆组织的各种检查、评比工作。
第六条 基建工程档案工作是基建管理工作的一部分,纳入基建管理工作计划和工作业绩考核内容。
后勤与国有资产管理处指定1名专职的档案工作责任人,有关科室指定直接负责收集归档材料的工作人员,做好归档材料的收集及相关工作。
第七条 工程档案的收集是工程档案管理工作的基础,必须按国家有关规定,认真收集。
第八条 工程档案归档材料的收集是后勤与国有资产管理处各职能科室和全体职工共同的责任,必须提高档案意识,认识到工程档案的重要性,齐心协力把归档材料收集齐全。
第九条 工程项目立项、投资归档材料的收集工作由综合科负责。
承担年度基建投资计划编制的工作人员,在工作完成后应当立即向档案资料室移交归档材料。
同时,处领导检查、落实。
第十条 认真做好工程项目设计、设计变更及规划报建归档材料的收集工作由工程科负责。
承担设计委托及报建的工作人员在工作完成后应当立即向档案资料室移交归档材料。
同时,处领导检查、落实。
第十一条 认真做好工程项目招标档案的收集、整理、立卷、保管、利用工作由工程科负责。
为了保证工程档案的完整性,工程科必须在每项工程招投标工作完成后10天内,向档案资料室移交3套完整的招标文件。
同时,处领导认真做好协调、落实。
第十二条 工程项目施工及施工报建归档材料的收集工作工程科负责。
同时,处领导认真做好检查、落实。
第十三条 档案资料管理专职员应当及时了解各工程项目的进展情况,督促有关负责收集归档材料的工作人员及时移交归档材料。
第十四条 因工作需要借用已收集好的归档材料时,按档案保管利用的规定,办理借用手续,并限定使用时间,用完后及时归还。
第十五条 工程项目的建设是一个长期的过程,因此收到归档材料后必须随时整理、分类,发现问题及时整改。
第十六条 已整理好的归档材料应使用专用的装具装好,注明工程项目名称,存放在专用的柜子里,建立归档材料检索,取放方便。
第十七条 处工作人员查阅或复印工程档案,须经处领导批准,认真办理查阅登记手续后,在档案资料室内进行;查阅人必须遵守保密制度,不翻阅与所查内容无关的案卷,严禁涂改、毁损、抽拆和改变档案内容。
第十八条 校内单位、个人查阅或复印工程档案,须经处领导批准,按第十七条规定办理。
第十九条 校外单位、个人查阅或复印工程档案,应持有单位介绍信、本人工作证或身份证,按第十七条规定办理,必要时须经学校档案室或校领导同意。
第二十条 工程档案的原件一般不外借,确因工作需要借出的,校内单位、个人要写出书面借条,经过处领导批准后方可借出;校外单位、个人要写出书面借条,经学校档案室或校领导批准后方可借出。
借出时间一般不超过3天,确需延长的,须按上述程序办理续借手续,续借时间最长不超过15天。
第二十一条 档案管理专职人员要坚持每月清理档案借阅情况,到期未还的,及时催还;问题突出的,及时报告处领导,协调解决。
