保洁中心文件资料管理规程

有哪些

1. 原始记录：包括保洁工作日志、设备维护记录、客户反馈表等。

2. 操作手册：涵盖各类清洁设备的操作指南、清洁剂使用说明等。

3. 法规文档：相关环保法规、卫生标准、安全规定等。

4. 内部文件：员工手册、培训材料、工作流程图等。

5. 合同与协议：与供应商、客户的合同，合作协议等。

6. 质量控制文件：质量检查报告、改进计划等。

7. 财务文档：发票、预算、成本分析报告等。

模板

1. 文件编码：为每个文件分配唯一的编码，便于检索和归档。

2. 文件分类：依据文件性质分为七大类，如“原始记录”、“操作手册”等。

3. 文件命名：清晰描述文件内容，如“2022-q2-保洁工作日志”。

4. 存储位置：设定统一的文件存储路径，如“服务器/保洁中心/原始记录/”。

5. 文件权限：根据员工职责设置访问权限，确保信息安全。

6. 更新记录：每次修改后记录变更内容及日期，便于追踪。

7. 文件备份：定期进行电子备份，并在异地存储以防数据丢失。

标准

1. 文件创建：新文件需由负责人签字确认，确保内容准确无误。

2. 文件修订：修订应注明原因，由原创建人或指定人员审核。

3. 文件审批：重要文件需经过管理层审批，确保符合公司政策。

4. 文件存档：非实时更新的文件，每年进行一次整理归档。

5. 文件查阅：员工查阅文件需登记，以追踪使用情况。

6. 文件销毁：过期或不再需要的文件，应按照保密规定进行销毁。

7. 文件培训：定期对员工进行文件管理培训，确保规范执行。

8. 文件审计：每季度进行一次文件管理系统审计，检查合规性。

通过上述规程，保洁中心能有效管理文件资料，保证信息的准确、安全和高效利用，同时提升服务质量与内部管理效能。

保洁中心文件资料管理规程范文

1.目的

完善资料留存及合同管理

2.范围

适用于公司各类行文及合同

3.职责

由保洁中心文员负责执行

4.操作规程

工作流程图说明记录

1、由保洁中心文员负责收、发文工作。

2、所有文件分类留存。

3、所有合同进行编号留存,并填写《合同统计表》。

4、年底对本年度的文件及合同进行分类装订。

《合同统计表》

yz-zg/bbj-f01-01