- 目录
有哪些
档案管理内容
1. 客户资料档案：包括业主信息、租赁合同、服务协议等。
2. 设施设备档案：涵盖建筑物图纸、设备维修记录、保养计划等。
3. 工程项目档案：记录改造、装修、维修等工程的全过程。
4. 财务档案：包括收费记录、预算报告、审计文件等。
5. 法规政策档案：收集与物业管理相关的法律法规及政策文件。
6. 内部管理档案：员工信息、培训记录、会议纪要等。
模板
档案管理流程
1. 档案收集：各部门定期整理产生的重要文件，提交至档案管理部门。
2. 档案分类：依据档案性质进行科学分类，如客户类、设施类等。
3. 档案编码：制定统一的编码规则，便于检索和管理。
4. 档案登记：详细记录每份档案的基本信息，如名称、日期、来源等。
5. 档案存储：选择适宜的存储环境，确保档案安全、防潮、防火。
6. 档案借阅：设立借阅制度，记录借阅人、时间、归还情况。
7. 档案更新：定期更新过时信息，确保档案时效性。
8. 档案销毁：对不再需要的档案，按规定程序进行销毁。
标准
档案管理规范
1. 标准化命名：文件名应清晰反映文件内容，避免使用模糊或通用名称。
2. 保密原则：对涉及业主隐私和公司机密的档案，实行严格的保密措施。
3. 定期审查：每年至少进行一次全面的档案清查，确认档案完整无损。
4. 档案备份：重要档案应有纸质和电子两种形式，定期进行数据备份。
5. 访问权限：设定不同级别的访问权限，防止未经授权的查阅。
6. 培训要求：对档案管理人员进行专业培训，确保其掌握档案管理知识和技能。
7. 持续改进：定期评估档案管理工作，根据实际情况调整管理策略。
本规程旨在规范某物业服务中心的档案管理工作，提高效率，保障信息安全，为日常运营和服务提供有力支持。各相关部门应严格遵守，确保档案管理的标准化、规范化，以此提升物业服务质量。
某物业服务中心档案管理规程范文
物业服务中心档案管理规程
1目的
对重要资料文件等进行有效保管,以便查阅。
2范围
适用于ee物业服务中心档案管理工作。
3标准作业要求
3.1归档范围包括但不限于下列具有保存价值的各种载体形式的文件:
a)管理文件:各部门在经营活动中产生的质量记录文件。
b)证照文件:经营活动中产生的各类证、照等。
c)合同文件:经营活动中产生的各类合同等。
d)员工人事档案:包括劳动合同、身份证复印件、应聘信息登记表、廉政承诺书(后勤员工)、照片、学历证书复印件、体检报告、职称/技能证书、原单位劳动合同解除证明,包括但不限于在司期间各阶段性考评资料以及违纪行为过失的处罚等;特殊岗位、职务人员档案还应包括家访记录表、政审表、保密协议、竞业限制协议等。
3.2档案的收集整理
3.2.1质量记录文件
3.2.1.1质量记录表单按照规定时限,每月5号前由各部门负责人整理归档,行政人事专员每月检查;
3.2.1.2质量管理文件由行政人事专员归档保存;
3.2.1.3与物业管理相关的外来文件由行政人事专员收集整理,并保存。
3.2.2其他档案文件由行政人事部及时整理归档。
3.3档案保存
3.3.1须做好防火、防潮、防蛀、防盗工作,保证档案完好无缺;一旦出现险情,须立即向部门经理或公司领导报告。
3.3.2严禁无关人员参阅档案,非档案管理人员不得干涉档案管理工作。
3.3.3档案发生损毁、丢失时,根据损失程度追究有关人员责任。
3.3.4离职员工的档案须保存2年以上,关键岗位保存3年以上,并建立《离职员工档案登记表》,以便查询。
3.4档案借阅
3.4.1外部门人员借阅或借出档案原件(包括复印件),须经物业服务中心经理同意后办理登记手续;使用完毕须及时、完整地归还档案,不得私自留存;使用过程中注意不遗漏、不丢失原件,否则须承担相应责任。
3.4.2任何人借阅档案原件,原则上不准拆散案卷、折页、摘抄、复制;不准在档案上作记号、涂改、污损;确因工作确需摘抄、复制,须经借出部门的负责人同意方可。
3.4.3借阅档案者须严守公司机密,绝不可外泄档案内容;由于泄密而给公司造成损失的,公司将追究其有关责任。
3.4.4短期使用档案借阅期不得超过7天,长期使用档案借阅期不得超过15天,如确需延期须提前办理续借手续。
3.5档案移交
3.5.1如档案需向其他部门移交,须经物业服务中心经理批准,并建立《档案移交签收表》,由经办人签字,以明确责任。
3.5.2员工进行公司间调动后,由调入公司人力资源部在员工办理调动手续后一周内向调出公司人力资源部取回调动人员的人事档案,调出公司人力资源部建立《档案移交签收单》,由双方经办人当场签字,以便查询。
3.6档案检查
3.6.1检查内容:档案是否齐全,档案有无存放错误。
3.6.2检查时间:每月自行检查一次。
3.7档案销毁
档案销毁需经物业服务中心经理批准。
4质量要求
4.1行政人事专员管理档案需进行编号排序,方便能够快捷地查阅文件。
5记录表单
5.1《档案借阅登记表》aw-qr-om-13
5.2《档案移交签收单》aw-qr-om-14
