- 目录
有哪些
1. 收款准备
- 确认收款信息：核对客户名称、账户信息、金额等关键数据。
- 准备相关单据：开具发票或收据，确保内容准确无误。
- 审核合同条款：确认收款条件是否符合合同约定。
2. 收款执行
- 收款渠道选择：根据客户需求和公司政策，选择银行转账、现金、信用卡支付等方式。
- 实施收款：完成转账操作，记录收款时间及方式。
3. 款项确认
- 跟踪收款状态：监控款项是否到账，及时更新财务系统。
- 对账处理：与银行对账单进行核对，确保无误。
4. 记录与报告
- 建立收款记录：详细记录每笔收款的日期、金额、客户信息等。
- 编制报表：定期汇总收款情况，提交给管理层。
5. 异常处理
- 异常识别：发现未到账、退款、争议等情况，立即上报。
- 解决方案制定：与相关部门协作，制定并执行解决方案。
6. 财务管理
- 资金入账：将收款记入公司账户，确保资金安全。
- 财务分析：分析收款数据，为经营决策提供依据。
模板
1. 收款前：
- (1) 核实客户信息。
- (2) 准备相关单据和合同。
2. 收款过程中：
- (3) 选择合适的收款方式。
- (4) 执行收款操作，并记录。
3. 收款后：
- (5) 监控收款进度，与银行对账。
- (6) 录入收款信息，编制报表。
4. 异常情况：
- (7) 发现问题，及时上报。
- (8) 制定并实施解决策略。
5. 资金管理：
- (9) 将款项安全存入公司账户。
- (10) 进行财务分析，辅助决策。
标准
1. 准确性：所有收款信息需精确无误，避免因错误导致的资金流失。
2. 及时性：收款操作应迅速完成，保证资金流动性。
3. 完整性：完整记录每笔交易，便于后期对账和审计。
4. 法规合规：遵守财务法规，确保收款流程合法。
5. 透明度：确保收款过程公开透明，增强客户信任。
6. 反应速度：对异常情况快速响应，减少潜在损失。
7. 效率：优化流程，提高收款效率，降低运营成本。
8. 安全性：保障资金安全，防止欺诈和盗窃。
9. 数据分析：利用收款数据，为公司战略提供有价值的信息。
通过上述规程，某管理处的收款工作将更加规范、高效，确保公司的财务健康运行。
某管理处收款工作规程范文
1 工作目标
1.1规范收款文员的收费工作,确保对用户服务的高质量。
1.2各类报表报出及时,数据准确,准确率100%。
1.3收取管理费按时准确,不低于98%。
1.4追缴主动有效,不低于33%。
2 工作职责
2.1负责管理处各种费用的收支工作,以及相关报表的上报工作。
2.2熟悉管理处辖区内业户的户数及面积,以及管理费、水费、车位费,其他收费的标准和计算方法。
2.3负责收取各种款项,按规定做到款项、单据、账目一致,并及时将现金送存银行。
2.4负责及时将所收款项向公司报缴,做到单据、账目一致,清楚无误,与财务部出纳对好帐,并做好一切交接手续。
2.5负责保管好备用金、收据、发票、一切有关单据及印鉴,做到不挪用,不遗失。
2.6负责管理处停车场及各经营项目款项的收取,严格按公司财务及公司的有关规章制度办,并给予严密监管,不使公司的经济蒙受损失。
2.7负责与业户签订委托银行转账协议,及时输入业主帐号,做到不漏输、不错输。
2.8负责在每月划账后,查对车位交费情况,及时通知管理员做好欠费车辆进出入工作。
3 工作指引
3.1日常规工作
3.1.1临时费、其它费用的收取:根据管理员开具的收款通知单收取费用。并留下财务联交财务部核查,部门存查联盖上现金收讫后交回管理员保管。
3.1.2维修服务费的收取:根据服务单和管理员开具的收款通知单收取费用,并且留下财务联交财务部核查,其它两联盖上现金收讫后交回工程维修存查。
3.1.3清洁服务费的收取:根据清洁服务收款通知单收取费用。并留下财务联交财
务部核查,其它两联盖上现金收讫后交回清洁组存查。
3.1.4停车费的收取
3.1.4.1月租车位停车费的收取:业户办理月租车位租赁时,由管理员负责与业户办理《车辆保管协议》的签订事宜,再根据管理员开具的收款通知单收取当月租车位费用,并通知管理员发放ic卡并进行记录。
3.1.4.2私家车位停车费的收取:业户办理私家车位手续要凭发展商开具的私家车位通知书,管理员核对通知书无误后,按发展商发出通知书之日起计算费用并开具收款通知单,收款文员根据收款通知单收取费用,由管理员发放ic卡并进行记录。
3.1.4.3临时停车费的收取:收款文员应不定期地到停车场检查地库收款员的收费情况,于每个工作日下午收取地库收款员上交的当天的临时停车费;并开具相应金额的收据,经收款员确认签字后,收据的对方联交收款员。及时核销用完的临时停车发票,并认真检查发票存根,是否缺号、换号。将用完的停车发票存根对照领用时登记的号码做好核销手续,并将号码金额填入《汇总凭证》中,将收款方记账联同收据财务联、停车发票存根、相应金额一同交公司财务部出纳。
3.1.5收到款项后开具相应的发票或收据,将发票或收据的对方联交客户。在交财务联及管理员开具收款通知单(一式两联)上盖上现金收讫。然后将发票或收据交财务联与收款通知单财务联贴在一起,发票或收据的金额一定要与收款单的金额相符,交财务部核查。
3.1.6收取现金时要注意点清钞票金额,辨别真伪,做好找零工作。
3.1.7做好每周三的押金退款工作,坚持按照公司财务制度,严格按照登记、审核、请款、退款的程序办理退款。根据管理员办好的退款手续,检查是否有应扣款项,确认无误后,收取应收款项,并开具相应的发票或收据,客户签字确认后,将应退金额、连同发票交给客户。然后将发票交财务联与收款通知单财务联粘在一起,并妥善保管退款手续中的一切附件,及时到公司办理报销。
3.2月常规工作
3.2.1每月在管理处会计人员打印收费通知单之前,根据发展商发出的《中海地产业主管理费豁免权登记证》,确认无误后以转账方式收掉该单元的管理费,并作好记录。
3.2.2每月10日前根据《应收款明细表》做好划账时银行所需的文件,存入电脑软盘中交给银行进行划账。一个工作日后根据银行打印的报表对好帐,及时编制好《银行划账成功明细表》。对于要求索取发票的业户,做好登记,并打印出发票。业户领发票时一定要签字确认。
3.2.3每月按照管理处会计人员提供的当月《应收费明细表》收取业户管理费等费用,尽量采用银行划账方式,特殊情况除外。
3.2.4每月划账后,统计出未缴车位费的业户,通过电话形式通知业户,于通知后的第二周,尚未来缴清车位费的业户,通知管理员给予停卡处理。对补交欠费的业户,及时通知进、出口处并通知管理员恢复车卡。
3.2.5按公司规定于每月月底前3个工作日报送《实际收款汇总表》,每月24日前报送《中海统09表》,每月5日前报送《凭证汇总明细表》。
3.2.6每月要及时将收款资料及有关单据、发票上交公司财务,在交接时与公司出纳员相互签名认可,并将《凭证汇总表》复印一份留存。
3.3定时报送公司领导和财务部要求的其他报表。
4 质量记录
4.1《中海统09表》
4.2《实际收款汇总表》
4.3《领用发票、收据核销表》
4.4《凭证汇总表》
5 参阅文件资料
5.1《发票管理规定》
5.2《质量记录管理程序》
5.3《大厦(小区)管理费收缴办法》
5.4《物业管理处财会管理制度》
5.5《停车场收费管理规程》
