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包括哪些
工程项目资料管理制度是对项目从策划到实施，再到完成整个过程中产生的各种文件、数据和信息进行有效管理的体系。它涵盖了以下几个核心部分：
1. 项目启动阶段的资料：包括项目建议书、可行性研究报告、初步设计文件等。
2. 项目执行阶段的资料：如施工图、合同文件、工程变更通知单、进度报告、质量检查记录等。
3. 项目监控阶段的资料：包括监理日志、安全检查记录、验收报告等。
4. 项目收尾阶段的资料：竣工图、结算报告、项目总结报告等。
5. 法规与标准文件：与项目相关的法律法规、行业标准、规范等。
流程
1. 资料收集：在项目各阶段，由相关部门或人员负责收集相关资料，并确保其完整性和准确性。
2. 资料分类：根据资料性质和内容，将其分类归档，便于后期检索和使用。
3. 资料审核：由指定的资料管理员对收集的资料进行审核，确保符合规范和标准。
4. 资料存储：将审核后的资料存入专门的档案管理系统，实行电子化管理和物理备份。
5. 资料更新：随着项目的推进，及时更新和补充新的资料，保持资料的时效性。
6. 资料利用：在需要时，按照规定程序调阅和使用资料。
7. 资料归档：项目完成后，对所有资料进行整理，永久保存重要文件，销毁不再需要的敏感或临时性资料。
8. 资料审计：定期进行资料管理的内部审计，检查制度执行情况，发现问题及时整改。
重要性和意义
工程项目资料管理制度的建立与执行，对于企业的运营管理和项目成功至关重要：
1. 保障项目质量：通过严格的资料管理，确保工程设计、施工、验收等环节的合规性和质量。
2. 提高效率：规范化的资料管理流程，使得信息查找、传递更加迅速，减少因信息滞后或混乱导致的工作延误。
3. 风险控制：完整的资料记录有助于预防和解决潜在的法律纠纷，保护企业利益。
4. 知识传承：积累的项目资料成为企业知识库的一部分，为后续项目提供参考和借鉴，推动企业持续改进。
5. 合规性要求：满足政府监管机构、业主和合作伙伴对项目文档的审查需求，确保项目合法性。
6. 提升企业形象：良好的资料管理展示了企业的专业性和责任感，增强合作伙伴和客户的信任。
工程项目资料管理制度的建立健全，不仅关乎项目的顺利进行，也是企业长远发展的基石。各层级管理者应高度重视，确保制度的有效执行，以实现项目管理的高效、规范和可持续。
工程项目资料管理制度范文
第1篇 市档案馆工程项目资料管理制度
市档案馆工程项目资料管理制度
为加强本项目施工技术管理,完善工程质量技术资料的收集、存档工作,保证工程竣工结算及工程交工验收的顺利进行,根据《××市建设工程文件材料整理和档案移交工作办法》,及公司有关文件资料档案工作的有关规定,特制定本办法。望项目各有关人员密切配合,共同遵照执行。
一、工程技术资料填写的要求
1、相关文件
《建筑工程竣工验收统一用表填表说明》(××市档案馆)
《建筑工程文件归档整理规范》(gb/t50328-2001)
2、资料填写内容必须真实可靠、数据准确、资料的形成与工程形象进度同步。资料所记载的内容必须与实际图物相符,并按规定已通过了一定的审批、检查、验收程序,负有责任的各方在资料指定位置上签署意见,签名或盖章并注明时间。
3、作为工程档案,必须用黑色签字笔或碳素钢笔及单面黑色复写纸书写,要求字体端正、清晰易辨、严禁涂改。
二、主要工程技术资料填写要求及责任人
1、工程基线复核单、单位工程座标定位测量记录、垂直度观测记录、建筑物沉降观测记录,由测量人员按单位工程分层数填写,交项目总工核定。要求所填数字准确无误,所绘简图上各测点应编号,表中应有测量者、校核者签名。由测量员交项目资料员一式四份(含原件二份)。
2、质量、安全整改通知单由质量安全组填写,令工长限期整改,复检无误后,将结果记录在上。由质量员、安全员交项目资料员一式三份(含原件一份)。
3、隐蔽工程验收记录,由负责所办隐蔽工程内容的工长在下一道工序施工前办理。隐蔽记录上应有施工部位及隐蔽项目,重点写出施工及修改依据、质量情况,必要时绘出简图。并须报质检员验收签字、经项目自检合格后,由各相关工长向监理公司工地代表签字及盖章认可。资料填报及所有签字盖章完毕后交项目资料员一式四份(含原件二份)。
4、检验批验收记录,由各主管工长负责填写,要求填写规范,签字盖章齐全,由各主管工长向监理公司工地代表签字及盖章认可。资料填报及所有签字盖章完毕后交项目资料员一式四份(含原件二份)。
5、各分项工程施工安全质量技术交底卡,由负责施工的工长填写。主要是对施工工艺、质量标准、技术安全措施、施工规范要求、对新结构、新规范、新技术以及图纸会审提出的有关问题,解决方法等进行详细且有针对性的技术交底,填写要具体,交接手续应及时且要齐全,所有交底必须要有交底人、接受交底人(接受交底人必须是经各分包或民建队书面指定的各班组长)的签名及交接时间,以明确责任,班组所有人员必须逐一签字,不得找人代签。本交底一式四份,交项目资料员二份。
6、工程质量自检、互检、交接检记录,由工长及班组长负责填写,并有交接双方及有关检查人员签字,质量检查评语,并经质检员及工程技术负责人签字核实,由质检员交项目资料员一式三份(含原件一份)。
7、材料合格证:主要包括钢材、水泥、砂石、砌体、外墙砖、楼梯砖、防水材料、半成品(如栏杆)、涂料等材料,由负责提供材料的供应商随进场材料同时供应,由项目材料员负责收集。一般应提供一式二份原件,若提供复印件或抄件,必须注明原件存放处并加盖供应商公章,项目材料员必须在材质或检查报告上加盖材料方章,注明工程名称、材料名称、规格、进场数量、使用部位、经办人等内容,资料内容必须齐全。由材料员交项目资料员一式四份(含原件二份)。
8、钢筋原材、焊接试验报告,砼、砂浆试块强度报告(包括同条件养护试块及拆模强度试块强度报告),砂浆、砼配合比设计报告,水泥、砂石检验报告及其它材料复检报告均由试验员提供,各施工工长负责提供使用部位,设计要求,构件名称等有关数据,试件组数应符合施工验收规范的有关规定(注:实行100%有见证送检,其中另加5%的质监站监督抽检)。钢筋焊接试验报告还必须加盖方章(注明焊接人员姓名及操作证号),由试验员交项目资料员一式四份(含原件二份,如果有)。
9、钢材力学、工艺性能试验报告,钢筋进场应按直径分批检验,检验内容包括查对标志.外观并按现行国家有关标准规定抽取试件,作力学、工艺性能试验(必须见证取样),合格后才可用于工程上。钢材力学、工艺性能试验报告,要求使用部位要填写清楚,按试验结果判定钢材等级,如须降级用或改变使用部位应注明.由试验员交项目资料员一式四份(含原件二份,如果有)。
10、水泥物理性能检验报告:水泥性能指标必须符合gb75-92及其它规范标准.进场的水泥须做到检验合格后使用,杜绝使用无试验和伪劣水泥,防止发生工程质量事故.水泥物理性能检验报告,由试验员交项目资料员一式四份(含原件二份,如果有)。
11、砼质量搅拌记录,由试验员按砼申请报告单向搅拌站索取,由试验员交项目资料员一式四份(含原件二份)。
12、施工日记:必须以单位工程逐日填写,并应填写如下内容:天气情况,工程进展情况及施工部位,因设计与现场不符,由设计单位或建设单位在现场解决的设计问题和对施工图修改记录,劳动力调配.材料设备供应情况,质量安全技术管理情况及各种事故情况及原因分析,处理记录,停水停电待料等意外情况记录及所采取的措施,与本工程有关的其他情况。工程完工交项目资料员存档。项目的施工日志由项目总工填写。
13、各分项工程、分部工程验收记录由项目总工根据检验批如实填写,向监理公司工地代表签字盖章齐全后交项目资料员一式四份原件。
14、图纸、设计变更发放由项目资料员统一进行发放,并作好记录,所有图纸、设计变更、来函必须发放项目副经理以便指导施工,项目相关管理人员领取图纸、设计变更后要对图纸及时进行标注并妥善保管,不得遗失,要确保图纸、变更的完整性。
15、资料的交接必须办理好交接签字手续,以备查验。
; 三、外部文件的处理
1、原则上,外部文件的收发工作由项目资料员统一负责。
2、对外来所有文件均需办理收文卡,并报项目领导审批后进行处理。资料员对外来文件进行处理时,需严格保证及时,避免在工程施工中造成不必要的损失。
3、对材料报验及实验报告向监理公司的报验工作,由项目实验员依据监理公司要求进行报验工作。项目质检组负责报验前的检查工作。若材料的报验过程中出现问题,需及时上报项目领导进行处理。
4、对于进场设备、机械的报验,由项目机电工长根据监理公司要求填写报验手续后,交项目资料员统一向监理公司进行报送。
5、对分包文件的处理由项目资料员统一负责。
四、分包资料的管理
1、分包资料的管理由项目资料员在分包进场时,对各分包分别进行交底,明确资料填写要求及资料填写执行标准及统一用语等。
2、项目总包管理人员(暂为项目经理及项目副经理)应协助项目资料员进行分包资料的管理,做到及时准确的收集资料。
3、分包资料的收集整理由分包单位负责,完工时交总包单位汇总后上报。
4、分包单位施工过程中的报审资料,由分包单位进行填写,并加盖红章后报总包单位,总包单位负责向监理公司上报。
5、分包单位完工时,应保证上交总包单位一式五套完整工程资料原件。其原件的要求同前。
五、工程技术资料填写统一用语
1、工程名称:××××××××××
2、设计单位:×××××××建筑设计研究院
3、建设单位:×××××房地产有限公司
4、监理单位:×××××建设监理有限公司
5、施工单位:×××××建设工程有限责任公司
6、工程队别(或施工班组) :填写一线作业班组.如:___班
7、施工部位:必须填写栋号、轴线、标高。
8、单位填写采用国际单位,书写采用英文缩写,如: m2,m3,t,kg等。
9、资料原则上均采用手写,所有签名必须由本人用黑色签字笔签字。
10、施工部位层段位置的填写与设计图纸一致,填写时需按轴线+层数+标高。结构施工中填写的层数是指本自然层底板结构,其余与自然层一致。
11、当同一层结构需分几个检验批验收时,几个验收部位务必闭合。
六、对内资料发放部门
(一)、项目生产会议纪要:
劳务队、会议相关分包单位、项目部内部传阅
(二)、分包协调会议纪要
劳务队、会议相关分包单位、项目部内部传阅
(三)、技术交底会议纪要
劳务队、会议相关分包单位、项目部内部传阅
(四)、设计图纸、变更
劳务队、钢筋翻样、相关工长、预算、测量组、质检组、内业组、经理室、总工室
(五)、项目管理办法
劳务队、相关分包单位、施工组、质检组、内业组、各相关部门、经理室、总工室
(六)、总阶计划、月计划、周计划
劳务队、相关分包单位、施工组、质检组、内业组、各相关部门、经理室、总工室
(七)、发分包商函件
相关分包商、抄送监理、业主、项目留底、施工组、经理室、总工室
(八)、发甲方文件
业主、华西监理、项目留底
七、其它注意事项
1、凡提供资料的部门及责任人,必须按施工工序及时向项目质检员或资料员提供工程上的一切资料,质检人员及时按分工检查资料,收集整理齐全后,移交项目资料员,并向项目总工汇报。
2、凡所提供资料未按要求填写或手续不齐、模糊不清、有缺漏项等,资料员有权拒绝接收,并限期整改。
3、对项目发放的图纸.设计变更.图纸会审等有关工程技术资料,以及项目内部形成的会议纪要.生产计划等资料,各有关人员必须严格按照iso9001要求,装订成册,妥善保管,直至工程完工。
4、施工人员因工作调离本项目,须将其签收的有关工程资料以书面形式移交接收人,并将移交清单交项目资料核实后,方可离场。
5、所有资料的提供者与接收者必须履行交接签字工作,并将收发文登记表装钉成册妥善保管。若因交接不清发生资料遗失,由各相关责任人负责补齐资料并追究相关责任。
6、项目总工将定期或不定期对工程资料进行检查。
第2篇 工程项目资料管理制度
1、 由项目部办公室负责管理性文件的收发、传阅、编制清单归类保存。由项目技术负责人负责施工图、技术核定单、变更通知单的收发,负责编制目录,分发清单,所有施工图的持有人应对图纸的修改,变更及时标识。
2、 所有文件资料由文件批准人决定发放范围和份数,文件发放人应填写《文件和资料发放登记表》,按发放范围和数量发放文件,并做好编号及登记。
3、 文件领用人在收到文件和资料时,应在文件发放的表格上登记签字。
4、 在发放过程中,文件使用部门应及时撤出作废/失效文件。
5、 当文件使用人的文件破损严重,影响使用时,应向文件发放部门办理更换手续,交回破损文件,补发新文件、编号不变,文件发放部门应将原破损文件收回处理。
6、 文件使用人文件丢失后,应向文件发放部门办理补领手续,在补领申请时必须作出书面说明,文件发放部门在补发文件时应重新进行分发编号,并注明作废。
7、 在用有效文件控制清单项目部办公室负责编制管理性《有效文件控制清单》,项目工程部负责编制技术性《有效文件控制清单》,以识别和管理在用有效文件及现行修订状态。
8、 文件和资料的更改
a. 当文件和资料需要更改时,应由文件更改人或更改部门填写《文件和资料更改申请表》,说明更改的理由依据和更改内容,如更改涉及其它部门时,应重新会审。
a. 文件更改原则上应由原审批人审批,当原审批人不在或需指定其它人员审批时,则该人应得到相应的授权书和文件审批所需的有关背景资料。
a. 经更改审批的文件,由审批人填写《文件和资料更改通知单》,并发至有关部门。
d. 文件持有人根据《文件和资料更改通知单》的指令,直接在文件的相应处进行更改,但应确保内容的正确、清晰,并将《文件更改通知单》附于文件后或收回原文件,并做好发放登记。
a. 文件更改后,文件更改部门应将更改内容审批件存档备查。
a. 文件更改应做好记录和标识。
9、 作废的文件应加盖“作盖”印章,已作废、失效的文件应在文件的使用场合中撤出。
10、 文件和资料的保管
a. 文件和资料持有人应妥善保管好所用的文件资料,防止丢失、损坏,若损坏丢失应向主管领导报告,批准后按二.5和二.6办理。
a. 文件资料的存档按公司档案管理办法规定办理。
a. 文件管理人在调离岗位或存档时,必须移交全部文件,并作好文件移交记录。
11、 文件和资料的使用控制
a. 文件和资料需要时,由需要人填写《文件和资料复印审批表》,应经主管部门或部门负责人批准,规定复印的份数、编号,发放应做好记录和登记。
a. 需要临时借阅文件的人员应填写《文件和资料借阅申请单》,经文件管理部门负责人批准后方可借阅,借阅后必须及时归还,文件一般情况下不外借,如确需外借,需经主管领导批准。
第3篇 工程项目资料管理制度图书
文件和资料的管理
1、由项目部办公室负责管理性文件的收发、传阅、编制清单归类保存。
由项目技术负责人负责施工图、技术核定单、变更通知单的收发,负责编制目录,分发清单,所有施工图的持有人应对图纸的修改,变更及时标识。
2、所有文件资料由文件批准人决定发放范围和份数,文件发放人应填写《文件和资料发放登记表》,按发放范围和数量发放文件,并做好编号及登记。
3、文件领用人在收到文件和资料时,应在文件发放的表格上登记签字。
4、在发放过程中,文件使用部门应及时撤出作废/失效文件。
5、当文件使用人的文件破损严重,影响使用时,应向文件发放部门办理更换手续,交回破损文件,补发新文件、编号不变,文件发放部门应将原破损文件收回处理。
6、文件使用人文件丢失后,应向文件发放部门办理补领手续,在补领申请时必须作出书面说明,文件发放部门在补发文件时应重新进行分发编号,并注明作废。
7、在用有效文件控制清单
项目部办公室负责编制管理性《有效文件控制清单》,项目工程部负责编制技术性《有效文件控制清单》,以识别和管理在用有效文件及现行修订状态。
8、文件和资料的更改
a.当文件和资料需要更改时,应由文件更改人或更改部门填写《文件和资料更改申请表》,说明更改的理由依据和更改内容,如更改涉及其它部门时,应重新会审。
b.文件更改原则上应由原审批人审批,当原审批人不在或需指定其它人员审批时,则该人应得到相应的授权书和文件审批所需的有关背景资料。
c.经更改审批的文件,由审批人填写《文件和资料更改通知单》,并发至有关部门。
d.文件持有人根据《文件和资料更改通知单》的指令,直接在文件的相应处进行更改,但应确保内容的正确、清晰,并将《文件更改通知单》附于文件后或收回原文件,并做好发放登记。
e.文件更改后,文件更改部门应将更改内容审批件存档备查。
f.文件更改应做好记录和标识。
9、作废的文件应加盖“作盖”印章,已作废、失效的文件应在文件的使用场合中撤出。
10、文件和资料的保管
a.文件和资料持有人应妥善保管好所用的文件资料,防止丢失、损坏,若损坏丢失应向主管领导报告,批准后按二.5和二.6办理。
b.文件资料的存档按公司档案管理办法规定办理。
c.文件管理人在调离岗位或存档时,必须移交全部文件,并作好文件移交记录。
11、文件和资料的使用控制
a.文件和资料需要时,由需要人填写《文件和资料复印审批表》,应经主管部门或部门负责人批准,规定复印的份数、编号,发放应做好记录和登记。
b.需要临时借阅文件的人员应填写《文件和资料借阅申请单》,经文件管理部门负责人批准后方可借阅,借阅后必须及时归还,文件一般情况下不外借,如确需外借,需经主管领导批准。
12、记录
文件和资料发放登记表
文件和资料收到登记表
文件和资料更改申请表
文件和资料更改通知单
文件和资料复印审批表
文件和资料存档(移交)记录
文件和资料补领审批表
有效文件控制清单
文件和资料借阅申请单
(摘录)
第4篇 g工程项目资料管理制度
1、由项目部办公室负责管理性文件的收发、传阅、编制清单归类保存。
由项目技术负责人负责施工图、技术核定单、变更通知单的收发,负责编制目录,分发清单,所有施工图的持有人应对图纸的修改,变更及时标识。
2、所有文件资料由文件批准人决定发放范围和份数,文件发放人应填写《文件和资料发放登记表》,按发放范围和数量发放文件,并做好编号及登记。
3、文件领用人在收到文件和资料时,应在文件发放的表格上登记签字。
4、在发放过程中,文件使用部门应及时撤出作废/失效文件。
5、当文件使用人的文件破损严重,影响使用时,应向文件发放部门办理更换手续,交回破损文件,补发新文件、编号不变,文件发放部门应将原破损文件收回处理。
6、文件使用人文件丢失后,应向文件发放部门办理补领手续,在补领申请时必须作出书面说明,文件发放部门在补发文件时应重新进行分发编号,并注明作废。
7、在用有效文件控制清单
项目部办公室负责编制管理性《有效文件控制清单》,项目工程部负责编制技术性《有效文件控制清单》,以识别和管理在用有效文件及现行修订状态。
8、文件和资料的更改
a.当文件和资料需要更改时,应由文件更改人或更改部门填写《文件和资料更改申请表》,说明更改的理由依据和更改内容,如更改涉及其它部门时,应重新会审。
b.文件更改原则上应由原审批人审批,当原审批人不在或需指定其它人员审批时,则该人应得到相应的授权书和文件审批所需的有关背景资料。
c.经更改审批的文件,由审批人填写《文件和资料更改通知单》,并发至有关部门。
d.文件持有人根据《文件和资料更改通知单》的指令,直接在文件的相应处进行更改,但应确保内容的正确、清晰,并将《文件更改通知单》附于文件后或收回原文件,并做好发放登记。
e.文件更改后,文件更改部门应将更改内容审批件存档备查。
f.文件更改应做好记录和标识。
9、作废的文件应加盖“作盖”印章,已作废、失效的文件应在文件的使用场合中撤出。
10、文件和资料的保管
a.文件和资料持有人应妥善保管好所用的文件资料,防止丢失、损坏,若损坏丢失应向主管领导报告,批准后按二.5和二.6办理。
b.文件资料的存档按公司档案管理办法规定办理。
c.文件管理人在调离岗位或存档时,必须移交全部文件,并作好文件移交记录。
11、文件和资料的使用控制
a.文件和资料需要时,由需要人填写《文件和资料复印审批表》,应经主管部门或部门负责人批准,规定复印的份数、编号,发放应做好记录和登记。
b.需要临时借阅文件的人员应填写《文件和资料借阅申请单》,经文件管理部门负责人批准后方可借阅,借阅后必须及时归还,文件一般情况下不外借,如确需外借,需经主管领导批准。
