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信息传递管理制度是企业管理的核心组成部分，旨在确保企业内部信息的有效、准确、及时地流动，以支撑决策制定、业务运营和团队协作。这一制度涵盖了信息的收集、整理、传递、存储和使用等多个环节，旨在提升组织效率，防止信息失真和延误。
包括哪些方面
1. 信息分类与编码：建立统一的信息分类标准，对各类信息进行编码，便于快速检索和管理。
2. 信息传递流程：明确信息从产生到接收的路径，规定不同层级和部门之间的信息传递方式和时间要求。
3. 信息权限管理：设定不同角色的访问权限，保护敏感信息的安全。
4. 信息质量控制：设立信息审核机制，确保信息的准确性、完整性和时效性。
5. 信息技术应用：利用信息系统和平台，提高信息传递的效率和效果。
6. 培训与指导：定期进行信息管理培训，提升员工的信息素养。
7. 监控与评估：设置监控机制，定期评估信息传递的效果，以便持续改进。
重要性
信息传递管理制度的重要性不言而喻。一方面，它能够保证企业决策基于准确、全面的信息，降低错误风险；另一方面，有效的信息传递可以增强团队间的协作，提升工作效率，减少误解和冲突。此外，良好的信息管理还有助于维护企业声誉，防止信息泄露带来的法律风险。
方案
1. 制定详细的信息管理政策：根据企业的实际情况，制定出详细、实用的信息管理政策，明确各项规定和流程。
2. 引入信息管理系统：投资并实施适合企业需求的信息技术解决方案，如企业资源规划（erp）系统、客户关系管理（crm）系统等。
3. 定期审计与更新：定期审查信息管理制度的执行情况，根据反馈进行必要的调整和优化。
4. 提升员工意识：通过培训和沟通，提高员工对信息管理重要性的认识，培养良好的信息处理习惯。
5. 建立反馈机制：鼓励员工报告信息传递中的问题，及时解决可能出现的障碍。
6. 加强安全防护：强化信息安全措施，如设置防火墙、加密传输、定期备份等，防止信息被非法获取或篡改。
信息传递管理制度的成功实施，需要全员参与和持续改进。只有这样，企业才能在信息时代中保持敏捷、高效，实现可持续发展。
信息传递管理制度案例范文
第1篇 物业文件报批信息传递程序管理规定
物业文件报批和信息传递程序管理规定
1、目的:
为规范文件报批和信息传递流程,减少管理失误,提高效率。
2、适用范围:
____(顾问项目)管理处
3、职责:
信息资料员负责管理处的信息收集、汇总工作。
4、方法和过程控制:
4.1文件报批流程
4.1.1关于报批部门
4.1.1.1各种重要信息的报送部门、电脑采购的审批部门为上级领导审批。
4.1.1.2人事、行政类文件、员工活动的报批部门为综合管理部;
4.1.1.3经营管理类文件的报批部门为管理处经理;
4.1.1.4财务管理类文件及各种收费标准的报批部门为财务部。
4.1.2报批程序
4.1.2.1由单一部门审批的文件,由报批部门直接报相应审批部门审批;
4.1.2.2需由多个部门审批或业务部门不能确定由哪一部门审批的文件报经理审批,由经理综合协调负责转发相关部门(人员)和跟踪。
4.1.2.3报批文件只能使用单一收件人(可抄送相关人员)。
4.1.2.4发件人以收件人为跟踪对象,收件人负责文件的审批跟踪。
4.1.2.5文件须有签署人。
4.1.3各部门在执行过程中可将意见及时反馈给经理。
4.2信息传递管理制度
4.2.1各部门人员应保持开放心态,及时、准确地将信息在内部发布或传递给相应部门。
4.2.2各部门主管是本部门信息工作的第一责任人,全权负责本部门的信息管理工作。
4.2.3各部门之间及部门内部以正常的信息传递方式传递真实、完整的信息,不得传播未经证实的加入个人主观臆测的信息,对以非正常方式传播对公司造成不良影响的信息者将追究其相应责任,严重者将移交司法机关处理。
4.2.4员工应树立高度的保密意识,严格控制信息传递的范围,不得将受控的信息向无关人员泄露。
4.2.5各部门须在每月月末最后一天下班前(遇节假日向前顺延)将本部门《月度工作计划表》和《月度工作完成情况表》上交经理审核、顾问审批及打印张贴;各部门须在每周五前将本部门的《周信息报》上交经理审核、顾问审批及打印张贴;如入伙、装修、各类公司定义的专项工作负责人需每天填报《专项工作日报》,并于每日下班前提交经理审核、顾问审批后交信息管理员收档;各部门应及时将本部门各类管理信息、突发事件、顾客投诉、重要会议或活动信息,按规定要求发送给相关领导或总公司相关部门,其中重大、突发事件,在事发生后1小时内上报经理或有关领导,所采取措施应在三天之内上报。
4.2.6各部门人员向其他部门发送邮件或文件必需抄送本部门主管,否则将视为重大的违反公司规定处理。
4.2.7各部门对上网帐号及密码要严格管理,部门及职员的上网密码应每月更换一次,如本部门有人员离职,应立即更换其在职期间所掌握的所有密码,以确保信息安全。
4.2.8不得利用internet及e-ml信箱从事危害国家安全,泄露国家秘密等犯罪活动。
4.2.9不得利用互联网泄露公司机密,查阅、复制和传播非法言论、淫秽黄色信息,对违反此规定的行为,公司将做严肃处理。
4.2.10操作时,应遵守internet国际惯例,不得向他人发送恶意的、挑衅的邮件,不得随意向不认识的企业或机构的信箱发送商业广告。
4.2.11不得利用internet从事私人工作,综合管理部将定期对各帐号使用情况进行监控、检查。
第2篇 顾问物业项目信息传递管理规定
物业顾问项目信息传递管理规定
1.目的
为规范管理处信息收集、分析及反馈流程,提高信息对管理处经营管理应用水平。
2.范围
____物业管理处
3.职责
3.1综合管理部:负责管理处信息管理工作的整体规划及指导、监督及信息流程的制定,所有管理处相关经营和管理信息的整合、收集、传递、跟踪及监督工作;
3.2部门主管:负责部门内业务信息的流转、管理和处理,根据职能指定专人对信息进行分析、反馈工作;
3.3全体员工:对个人涉及到的管理处相关信息均有收集、传递、反馈和按规定保密的义务,对信息在流程中出现任何问题,有权及时反映或提出合理化建议。
4.方法及过程控制
4.1各部门应保持开放心态,及时、准确地将信息传递给管理处相应部门和人员;
4.2各部门之间及部门内部应以正常的信息传递方式传递真实、完整的信息,不得传播未经证实地加入个人主观臆测的信息,对以非正常方式传播信息对管理处造成不良影响的人员,管理处将追究其相应责任;
4.3管理处员工应树立高度的保密意识,严格控制信息传递的范围,不得将受控信息向无关人员泄露;
4.4综合管理部负责通过各种媒体收集、发布有关物业管理行业信息及管理处的内部管理信息,并有针对性地进行深入分析;
4.5综合管理部负责接收、转发与地产及其他外部往来的信息和文件,及时传递给相关领导及责任部门(人),并负责有关工作的落实、反馈;
4.6管理处各部门负责收集来自客户的投诉、建议、需求等信息,负责本部门日常管理过程中的经验、举措等管理信息的搜集、报送;
4.7各部门各类管理信息、突发事件、顾客投诉、重要会议或活动信息,按规定要求及时报送给管理处相关领导或职能部门;
4.8各部门对发生的重大、突发事件信息,在事发后半小时内上报综合管理部或经理,所采取措施及处理情况应在三天之内汇报;
4.9各部门须在每月30日前汇总本部门当月工作完成情况和下月工作计划,报管理处综合管理部。综合管理部须在每月30日前制定管理处下月工作计划;
4.10综合管理部负责对各部门反映的问题,及各部门需要管理处或其他部门协调解决的问题的处理情况进行跟踪,并将结果及时反馈给相关领导及部门;
4.11各部门须在每年12月30日前汇总部门本年度工作完成情况,制定下年度工作计划,报管理处综合管理部。综合管理部在每年1月20日前制定管理处年度工作计划。
第3篇 物业公司程序文件信息传递管理程序
物业公司程序文件之信息传递管理程序
1.目的
规范公司信息传递流程,加强信息管理,充分发挥信息管理工作在企业经营管理中的作用。
2.范围
适用于公司范围内信息管理工作的全过程。
3.职责
3.1总经理办公室为公司信息管理工作的主管部门,负责公司所有相关信息的收集、整合、传递、跟踪及分析工作。
3.2各部门经理是本部门信息管理工作第一责任人,对本部门信息管理工作的有效性、及时性、准确性负责。
3.3各部门指定专人担任信息员,负责本部门各项日常信息管理工作。
4.方法和过程控制
4.1信息的收集
4.1.1 总经理办公室应充分利用互联网、媒体、政府机关、行业协会、__集团及集团内其它企业等渠道,建立并不断完善公司的信息收集系统。
4.1.2总经理办公室负责收集以下信息:
a.物业管理和企业经营的相关法律、法规;政府、主管部门、行业协会的通知、通告、指令及信息等;
b.房地产、物业管理行业的新闻、动态、信息等;
c.公司内部的管理信息、突发事件、重要会议及活动信息等;
d.新闻媒介对本公司、__地产、集团总部及集团内其它企业的报道;
e.与经营管理相关的信息和资讯,如相关产品和服务信息、先进的管理经验等;
f.__集团总部、__地产公司及集团内其他公司的有关信息。
4.1.3公司各部门负责收集以下信息:
a.公司其他部门发送的各类工作信息;
b.来自顾客的投诉、建议、需求等信息;
c.其他部门的日常管理经验和举措;
d.与本部门相关的政府及行业信息;
e.部门的管理信息、紧急事件、重要会议及活动等。
4.2公司内部信息的传递
4.2.1 每月2日和17日pm17:30前,各部门应将上一期的日常信息,填入《业务(职能)部门信息半月报》并上载到内部信息网(如遇休息日或节假日,报送时限顺延)。半月报的信息区间为每月1日至15日为上半月,每月16日至月底为下半月;
4.2.2 每月1日前制定本部门月工作计划,并将上月工作完成情况在月工作计划表中体现,上载到内部信息网相应栏目;
4.2.3 部门级重要会议应在会议结束后3个工作日内完成《会议纪要》,通过邮件形式发送公司总经理办公室;
4.2.4每季度首月20日前完成上一季度《管理报告》,并在公司内部网页相应栏目内发布;
4.2.5公司及各职能部门现行制度所要求即时报送并处理的各类信息,如突发事件、重大投诉等,由各部门按照相关制度或体系文件要求的格式和时限以邮件形式主报归口部门并抄报总经理办公室;
4.2.6各部门发生突发事件除按上述要求处理外,还应在事发后1小时内知会总经理办公室和相关领导,报送形式不限。同时每隔3-5天将处理过程和结果反馈总经理办公室和相关领导,直至问题处理完毕;
4.2.7信息员若不能确定信息报送部门,重要性较高的信息,工作时间发生的应在发生当日,非工作时间发生的应在事件发生后1个工作日内以《信息快报》的形式上报总经理办公室;
4.2.8各部门《信息半月报》和《信息快报》的内容原则上不应重复;
4.2.9向公司全体发送的信息,可在内部信息网的网上公告栏目发布,原则上此类信息不再用outlook形式发送,以提高工作效率;
4.2.10重要信息必须通过邮件形式按限定级别发送,不得通过信息网络发
4.2.11各部门应定期对本部门网页内容进行更新和维护,强化内部网的使用效率;
4.2.12职能部门在内部信息网发布的需下发到各部门的信息,应注明传送级别,由各部门信息员根据要求采取打印、张贴、传阅或会议等形式传达到部门内相应级别,未附传送级别的信息视为要求传达到全体员工;
4.2.13各部门如需职能部门协助完成某项工作,应同时将邮件抄送对方部门经理或业务主管,否则将视为无效信息。
4.3公司信息的传递
4.3.1总经理办公室每月3日和18日负责汇总公司半月工作信息,完成公司《物业管理半月报》的编辑和上载,报送集团物业管理部,抄报集团办公室、设计工程部和__地产公司;
4.3.2若公司发生重大事件,总经理办公室应在事件发生后两个工作日内编辑公司《物业信息快报》,报送集团物业管理部及地产公司。且在事件发生后及时将处理情况报送集团相关领导和职能部门,并跟踪事件进展,直至问题妥善处理完毕;
4.3.3公司级会议由总经理办公室在会议结束后三个工作日内完成会议纪要,并传递至相关人员;
4.3.4除在固定时间向集团和地产公司报送固定栏目信息外,总经理办公室还应及时将公司各类重要管理信息、重要人事变动、活动信息等及时报送集团相关部门和地产公司。
4.4 信息的分析和处理
4.4.1各部门上报的信息,由各信息归口的职能部门负责整合、分析、处理或反馈;
4.4.2没有明确信息归口部门的信息,由总经理办公室负责整合、分析、处理或反馈;
4.4.3各负责信息分析处理的部门应视具体信息内容,知会公司领导并及时就相关事件、部门或个人提出适时处理意见。
4.5信息管理制度
4.5.1各部门应严格执行公司有关信息管理的操作流程,以确保公司整个信息系统的正常有效运作。
4.5.2各部门应结合本部门的具体情况,制定包括部门内部收集、传递、发布等工作流程的信息管理制度,明确各相关岗位对本部门信息管理工作应负的责任,确保部门各项信息管理工作的顺利开展。
4.5.3各部门信息员岗位若发生变动,必须及时通报总经理办公室,并完善各项交接手续,前任信息员或总经理办公室应对新信息员进行必要的培训,以保证信息管理工作的连续性。总经理办公室应制作并不断修订完善《内部网网页制作教材》,以帮助各部门信息员掌握信息网的各项操作。
4.5.4各部门应保持开放心态,及时、准确地发布或传递各类信息,公司赋予各部门信息员越过直属上级或部门经理直接向公司信息主管部门报送信息的权力,各部门不得用任何方法限制或阻挠信息员正常的信息报送工作,对因信息报送不及时或漏报造成严重后果的,将追究信息员的责任。
4.5.5各部门信息员须对各类信息及时进行跟踪反馈,信息跟踪反馈工作
应贯穿事件处理的全过程,直至事件处理完成后关闭,以保证所有问题都能够得到实时有效地解决。
4.5.6信息传递专用邮箱及帐号仅供工作使用,不得用于任何私人目的,损害公司利益,不得向他人发送恶意的、挑衅的邮件,不得随意向不认识的企业或机构的信箱发送商业广告。
4.5.7网络使用人员应严格遵守internet国际惯例,遵守国家有关网络使用法律规定和公司网络及邮件使用的相关规定,对于违反上述规定对公司造成损失的将追究相关人员的责任。
5、质量记录表格
第4篇 物业信息传递管理程序文件
物业程序文件:信息传递管理程序
1.目的
建立zz物业统一的信息管理标准,进一步规范衡量物业公司业务体系。
2. 适用范围
本规定适用于公司各部门、各管理处信息传递管理。
3.定义
无
4.职责
各部门经理负责贯彻执行,由办公室负责监督执行。
5.方法及过程控制
5.1公司各部门人员应保持开放心态,及时、准确地将信息传递给公司相应部门。
5.2各部门/管理处经理(负责人)是本部门信息工作的第一责任人,全权负责本部门/管理处的信息管理工作。各部门/管理处设一名信息员(可以兼职)。
5.3公司各部门/管理处之间及部门/管理处内部以正常的信息传递方式传递真实、完整的信息,不得传播未经证实的加入个人主观臆测的信息,对以非正常方式传播对公司造成不良影响的信息者将追究其相应责任,严重者将移交司法机关处理。
5.4公司员工应树立高度的保密意识,严格控制信息传递的范围,不得将受控的信息向无关人员泄露。
5.5定时编制并传递文件时间
5.5.1工作计划:每月26日(遇公休日顺延)由各管理处、各部门自行制定,并经项目、部门负责人审核后,传递办公室汇总,待公司办公室主任审批后知会地产公司相关部门或人员。
5.5.2物业管理信息周报:每周五由各管理处、各部门按照统一文本格式制作,并经项目、部门负责人审核后,传递行政事务办公室汇总,品质管理部审核,公司总经理最终审核后发送地产公司和物业公司相关人员。
5.5.3物业管理月报:每月1次,每月3日报送;由各管理处、各部门按照统一文本格式制作,并经主管第一负责人审核后,传递办公室,由办公室发送至地产公司总办和集团物业管理部。
5.5.4经营月报表:每月8日前(遇法定节假日,顺延);
5.5.5重大的质量事故、突发事件、顾客投诉须在一个工作日内通报。见《突发事件管理控制程序》、《顾客投诉处理程序》
5.6职能部门人员向其他部门发送邮件,需提前报送本部门经理(负责人)审批,否则将视为无效信息。
5.7关于公司内外文件的收发与网络安全
5.7.1公司对内、对外发文都应有统一格式,公司对外发文需由总经理确认后方可发送。各部门在公司内部发文由部门经理确认后张贴、发送。
5.7.2各部门及各位职员必须采用给定的帐号和密码上公司内部网,并对帐号严格保密,不得泄露给外界(他人)使用,对于因泄露帐号给公司造成损失的,视情节给予相应处理,直至追究相关法律责任。
5.7.3各部门对上网帐号及密码要严格管理,部门及职员的上网密码应定时更换,如本部门有人员离职,应立即更换其在职期间所掌握的所有密码,以确保信息安全。
5.7.4不得利用internet及e-ml信箱从事危害国家安全,泄露国家秘密等犯罪活动。
5.7.5不得利用互联网泄露公司机密,查阅、复制和传播非法言论、淫秽黄色信息,对违反此规定的行为,公司将做严肃处理。
5.7.6操作时,应遵守internet国际惯例,不得向他人发送恶意的、挑衅的邮 件,不得随意向不认识的企业或机构的信箱发送商业广告。
5.7.7不得利用internet从事私人工作,办公室电脑人员将定期对各部门电脑使用情况进行监控、检查。
5.8单据、合同的传递与督促
5.8.1单据、文件、合同的传递
各类单据、文件、合同,经总经理批复后,将批复件转交指定人员取回。
5.8.2审批时限
审批人自接收后不超过2个工作日(物业公司范围内),完成审批。
5.8.3如审批人外出,可通过电话方式授权其他人员代签意见,待审批人员外出归来后补签。
5.9 关于公司内部网平台
5.9.1公司内部网各部门信息由各部门/管理处信息管理员负责维护更新,整体维护由办公室电脑管理员负责。
5.9.2内部网建立了正常的沟通渠道,即内部网论坛.不得利用公司网络进行人身攻击,否则后果自负。
5.9.3内部网各部门/管理处的信息需由各部门/管理让经理确认后方可上传发布。
5.10内部沟通办法
5.10.1公司各项政策、制度、措施一般通过会议或文件的形式进行传达,一般情况每二周召开经营管理业务会,每年年初召开年度工作会议,以及召开一些临时会议。
5.10.2每月第一个整周的周六为总经理接待日,所反映问题由总经理落实有关部门妥善处理。
5.10.3各部门可采取例会、座谈等方式进行内部沟通,传达公司和部门政策,听取各组意见。
5.10.4沟通时应耐心、礼貌倾听员工意见,对员工的意见及困难予以重视并做好回复工作。
5.10.5减少浪费、节约成本。开源与节流,是公司在经营管理中并行不悖的两种手段,公司欢迎员工提出增产节约的方法和节约费用开支的建议。
5.10.6通过公司内部网平台实现信息共享与内部沟通,总经理online板块实现了员工与领导层的直接对话.畅所欲言板块体现了沟通无极限.
5.10.7沟通的信息及内容:
a)正常信息,如工作情况、方针、目标、检验、检测结果、顾客对产品质量投诉、内部审核与管理评审报告及体系运行的其他记录;
b) 不符合信息;
c) 其他内部信息,如员工对于产品质量工作的建议等。
6支持性文件
无
7质量记录表格
tjzzwy5.5.3-z02-f1 《物业信息收集一览表》
