社团档案管理制度

有哪些

社团档案管理制度主要包括以下几个核心部分：档案分类与编码、档案收集与整理、档案保管与利用、档案安全与保密、档案数字化以及档案的鉴定与销毁。

实施细则

1. 档案分类与编码：社团活动产生的各种文件材料应按照活动性质、时间、重要程度进行科学分类。每类档案应设立统一的编码体系，便于检索和管理。编码应包括类别代码、年度代码、顺序代码，如“sjt2021-001”表示2021年社团活动的第一份文件。

2. 档案收集与整理：社团成员需定期将活动记录、会议纪要、财务报告等重要文件提交给档案管理员。档案管理员负责检查文件的完整性和准确性，按照分类编码规则进行整理，并及时录入电子目录。

3. 档案保管与利用：档案应妥善存放在防火、防潮、防虫的环境中，确保其物理安全。社团成员需填写借阅申请，经负责人批准后方可查阅档案，查阅完毕应及时归还。

4. 档案安全与保密：对于涉及社团机密或个人隐私的档案，应设置访问权限，防止非法获取。档案管理员需定期备份电子档案，以防数据丢失。

5. 档案数字化：鼓励将纸质档案转化为电子形式，便于快速检索和长期保存。数字化过程中，应保证图像清晰，文件格式统一。

6. 档案的鉴定与销毁：每年进行一次档案鉴定，过期、无保存价值的档案应按照规定程序销毁。销毁前需填写销毁清单，由负责人签字确认。

上墙内容

1. “社团档案管理，关乎我们的历史和未来，每一位成员都有责任参与其中。”

2. “档案分类清晰，编码有序，是高效管理的基础。”

3. “保密是档案管理的生命线，保护社团机密，人人有责。”

4. “档案是我们的宝贵财富，借阅需谨慎，归还要及时。”

5. “档案数字化，让过去触手可及，让未来更加便捷。”

6. “定期鉴定，合理销毁，保持档案库的活力。”

以上就是社团档案管理制度的基本内容和实施要点，旨在规范社团文件管理，保障信息的安全与有效利用，促进社团工作的顺利进行。

社团档案管理制度范文

第1篇 学生社团档案管理制度(范本)

第一条 社团联合会档案是社团联合会历史延革、工作开展情况的真实记录,是社团联合会决策、开展工作的重要参考。

第二条 社团联合会档案由相应部门管理,实施档案登记管理制度,定期进行整理、归档和编目。

第三条 对于上级文件、外校来函及相关图文资料等有保存价值的材料均作为档案保存。

第四条 社团联各部的部门工作计划、工作总结、活动情况及时以书面形式上交办公室,并由办公室(社团资料档案由秘书处管理,下同)整理后存档。办公室作好每一次会议记录,整理后存档作为社团联合会会议记录。

第五条 加强与各社团及其管理机构的联系,并对他们的工作计划、活动开展情况、任务执行情况等建立专门档案。

第六条 加强对各社团的档案管理,各社团的工作计划、工作总结、活动开展情况,以书面或表格形式及时上交各分管常任理事,并由各类别社团工作委员会整理后交秘书处档案人员存档。

第七条 社团联合会各部人事、各社团人事及社团负责人推荐表,社团负责人任命表,社团负责人档案表,社团干部考查表,社团干部考查考核表,社团干事考核表,社团理事会登记表,社团会员登记表等一并整理,单独存档作为社团联合会系统人事档案档。

第八条 社团联合会各部、各社团每月必须及时上交每月帐目开支表,由经费审查部核实并存档作为社团联合会系统财务档案。

第九条 各部门须认真整理并妥善保管档案,借用相关档案的须经得相应部门同意,办理手续后方可借用。

第十条 其它各部、社团及个人必须妥善保管并及时归还所借档案资料,档案借阅期不得超过一周。

第十一条 主席团有权对档案管理工作不定期进行检查。

第十二条 本制度解释权归___学生社团联合会,自通过之日起生效。