物业档案室管理制度

有哪些

物业档案室管理制度主要包括以下几个方面：

1. 档案分类与编码：根据档案性质和内容，制定统一的分类标准和编码规则，确保档案有序存放。

2. 档案收集与整理：明确档案收集的时间节点和程序，保证档案的完整性和时效性。

3. 档案保管：设定适宜的保管条件，如温度、湿度控制，防止档案损坏。

4. 档案利用：制定借阅流程，确保档案安全，同时满足用户需求。

5. 档案安全：设立防火、防盗、防潮等安全措施，预防档案遗失或损坏。

6. 档案更新与销毁：定期审查档案，更新过时信息，对无保留价值的档案进行合规销毁。

7. 档案信息化：推进档案电子化，实现数字化管理，提高检索效率。

实施细则

1. 档案分类与编码： - 按照物业管理活动的不同阶段（如前期筹备、日常运营、维修保养等）进行分类。 - 设计逻辑清晰的编码体系，如年份-部门-项目编号，便于查找。

2. 档案收集与整理： - 定期收集各部门产生的文件资料，确保及时归档。 - 对新收集的档案进行初步整理，去除无关或重复内容。

3. 档案保管： - 设立专门的档案室，保持清洁干燥，避免阳光直射。 - 定期检查档案状况，及时修复破损文件。

4. 档案利用： - 建立借阅登记制度，记录借阅人、借阅时间及归还情况。 - 对敏感或重要档案，需经管理层批准后方可借阅。

5. 档案安全： - 安装监控设备，配备消防设施，确保档案室的安全。 - 建立应急处理预案，应对突发事件。

6. 档案更新与销毁： - 每年进行一次全面的档案审查，更新过期信息。 - 对无保留价值的档案，按照法律法规要求进行销毁，并做好记录。

7. 档案信息化： - 逐步将纸质档案扫描成电子版，建立数据库。 - 提供在线查询系统，方便员工和业主查阅。

上墙内容

1. 档案室管理制度概要

2. 档案分类与编码示例

3. 借阅流程图

4. 档案安全规定

5. 档案更新与销毁流程

6. 档案信息化服务说明

通过以上各项细则的实施，物业档案室将实现高效、安全、有序的管理，为物业管理工作的顺利开展提供有力保障。

物业档案室管理制度范文

第1篇 s物业档案室管理规定

档案室管理规定

一、归档制度

1、归档范围

公司在物业管理服务、内部各项管理工作中形成的各种文字、图表、帐册、模型、样品、实物、照片、影片、录音、录像、磁盘,光盘等材料。

2、归档要求

归档文件应原件(特别情况下可用复印件代替),要完整、准确、系统、各种签证手续完备,字迹清晰。

3、归档时间:输完毕后,应立即归档。

4、归档份数:各类文件材料一般归档一式一份。

5、文件材料的归档,必须办理移交手续,由档案室填写一式二份归档文件登记表,按登记表清点材料,移交双方签字后,各存一份,以备查考。

二、保管制度

1、归档的文件材料,应保持文件材料之间的历史联系,进行科学分类、立卷和编目、编号。

2、存放档案要有专用柜架。档案上架时,应按照类别和保管单位的次序,自左向右,自上而下地排列。

3、定期对库存档案进行清进核对,做到帐物相符。

4、档案室应有防火、防盗、防光、防尘、防有害气体、防有害生物等防护措施。

5、档案室保持适当的温度、湿度,一般温度保持在14~24摄氏度,相对湿度保持45~60%的规定范围内。

6、档案的移出、外借必须履行登记手续,借出的档案查阅后须尽快归还。归还档案应放原处。

7、公司对档案进行定期或不定期的检查,如存在管理混乱、档案破损或遗失现象,可视情况分别对管理人员处以批评、罚款、直至辞退处理。

三、档案借阅、复印程序

提出申请-->有关领导批准-->档案室办理手续-->使用档案-->归还档案室

具体要求:

1、借阅、复印档案应先批准,再办理登记手续;

2、要爱护档案,::不得丢失;

3、借阅、复印人不得将档案随意拆散、涂改、抽调、剪裁档案;

4、借阅、复印人不得将档案随意传看,携带外出(除工作外),以防丢失、泄密;

5、办理完毕,应立即归还,如有差错,应追究当事者责任;

6、调离本公司的员工,必须将所借档案材料还清后,方可办理调离手续。