公司合同档案管理制度

有哪些

公司合同档案管理制度

一、合同分类管理 1. 按照合同性质，分为采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、合作合同等类别。

2. 按照合同金额，设置重大合同和普通合同两类，重大合同需特别关注和跟踪。

二、合同审批流程 1. 合同起草阶段，由相关部门负责人审核合同条款。

2. 法务部门进行合法性审查，确保合同符合法律法规要求。

3. 财务部门审核合同的财务条款，确保符合预算和财务政策。

4. 最终由总经理或授权代表审批，签署生效。

三、合同存档 1. 所有合同原件由档案管理部门统一保管，复印件分发给相关部门。

2. 数字化合同档案，实现电子化管理，便于检索和查阅。

四、合同变更与终止 1. 合同变更需经过原审批流程，确保所有相关方知晓并同意变更内容。

2. 合同提前终止或到期，需书面通知对方，并办理相关手续。

五、合同履行监控 1. 建立合同执行情况定期报告制度，监控合同履行进度。

2. 对于重大合同，设立专门项目组跟进，确保合同目标达成。

六、保密与安全 1. 保护合同信息的机密性，限制无关人员接触。

2. 定期备份合同档案，防止数据丢失。

实施细则

1. 合同档案编码：采用年份 部门代码 合同类型 序号的方式，确保唯一性。

2. 存档期限：一般合同档案保存至少五年，重大合同保存十年以上。

3. 档案借阅：员工需填写借阅申请，经部门主管批准后方可借阅，归还时需检查文件完整性。

4. 档案销毁：超过保存期限的合同，由档案管理部门提出销毁清单，经审批后按规定程序销毁。

上墙内容

1. "合同档案，公司之魂，妥善保管，人人有责。"

2. "审批流程清晰，确保合同合法有效。"

3. "变更与终止，书面为证，保障权益。"

4. "保密工作，重如泰山，不得泄露。"

以上制度旨在规范公司合同管理工作，提高效率，防范风险，确保合同执行的顺利进行。各部门应严格执行，共同维护公司的合法权益。

公司合同档案管理制度范文

第1篇 工程分公司合同档案管理员岗位责任

建筑分公司合同档案管理员岗位责任

一、遵守国家《建筑法》、《合同法》、《招标投标法》等法律法规。认真学习贯彻公司质量、环境、职业健康安全管理体系文件,协助本部门领导搞好贯标工作。

二、建立健全建设工程合同台帐,运用微机实现建设工程合同动态管理。分析汇总各时期合同签订及经济指标完成情况,为领导及相关部门提供及时、准确、真实的数据信息。

三、按照建设工程投标评审程序做好建设工程《合同评审记录》及《合同会签》,及时发送建设工程合同文本到相关部门,并做好发送登记。完成每年度合同文本的装订、立卷、归档,做到建设工程合同台帐与文本档案相统一,完备、整洁、规范。

四、建立分包合同及各类经济合同台帐,整理备案分包合同及各类经济合同文本。

五、严格保守企业经济机密。

六、完成领导交办的其它工作。