企业公文管理制度汇编(4篇)

包括哪些

企业公文管理制度是确保组织内部沟通有效、高效进行的重要组成部分，它涵盖了公文的起草、审批、发布、存档和销毁等一系列环节。主要包括以下几个方面：

1. 公文格式规范：定义各类公文的标题、正文、附件、签署等格式标准。

2. 公文分类与编号：为便于管理和检索，制定统一的公文分类体系和编号规则。

3. 起草与审批流程：明确公文起草者的职责，设定审批权限和流程。

4. 发布与传达：规定公文的发布方式、时间、范围以及接收者的处理责任。

5. 存档管理：设立公文存档标准，包括保存期限、存储介质、检索机制等。

6. 保密与安全：规定敏感信息的处理方式，确保公文信息安全。

7. 销毁规定：明确过期或无保留价值公文的销毁程序。

体系框架

企业公文管理制度的体系框架如下：

1. 制度总则：阐述制度的目的、适用范围和基本原则。

2. 公文分类与编号：详细列出各类公文的分类依据和编号规则。

3. 起草与审批：详细说明公文起草的步骤、审批权限和时间要求。

4. 发布与传达：规定公文的发布渠道、接收确认和反馈机制。

5. 公文管理：涵盖公文的接收、登记、分发、保管和借阅等环节。

6. 保密与安全：设定保密等级，明确保密协议和违规处理措施。

7. 存档与销毁：规定存档期限、销毁条件和程序。

8. 监督与考核：设立公文管理的监督机制，对执行情况进行定期评估和考核。

9. 附则：包含制度修订、解释权归属等相关事项。

重要性

企业公文管理制度的重要性体现在以下几个方面：

1. 提升效率：标准化的公文处理流程可以减少沟通成本，提高工作效率。

2. 维护秩序：明确的权限划分和流程规定有助于防止混乱，保持组织运行有序。

3. 保障信息准确：统一的格式和审批机制确保信息传递的准确性和权威性。

4. 遵守法规：合规的公文管理有助于企业遵守相关法律法规，降低法律风险。

5. 历史记录：完善的存档系统为企业决策提供历史参考，便于追溯和审计。

6. 保护机密：严格的保密制度保护企业核心信息，防止信息泄露。

企业公文管理制度是企业内部管理的基础，它确保了信息的有效流通，维护了组织的正常运作，同时也是企业文化和专业精神的体现。通过不断优化和完善，企业公文管理制度将更好地服务于企业的长期发展。

企业公文管理制度范文

第1篇 房地产企业公文管理制度

房地产企业公文管理制度

公文是公司在管理过程中形成的具有法律效率,规范体式的文书,公文管理是加强公司管理的重要内容。为使公司公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高文件使用效率,促进公司各项经营管理的运转,特制定本办法。

1、公司办公室是公司公文处理的职能部门,负责公文的办理、管理、归档等工作。公文处理要遵循实事求是、精简、高效的原则,做到及时准确、安全。同时必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定,确保国家、公司秘密的安全。

2、公文的种类

(1)、决定:适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关部门和人员。

(2)、通知:传达公司的决定和需要有关部门周知或者执行的事项,任免人员。

(3)、通报:适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况。

(4)、报告:适用于向上级汇报工作,反映情况,答复上级的询问。

(5)、请示:适用于向上级请求指示、批准。

(6)、批复:适用于答复下级的请示事项。

(7)、意见:适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(8)、函:适用于不相隶属单位之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

(9)、会议纪要:适用于记载、传达会议情况及会议议定事项。

3、公文格式

公文一般由秘密等级、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位等部分组成。具体处理方式是:

(1)、涉及公司秘密的公文应当标明秘密等级和保密期限。

(2)、发文单位标识应当使用发文单位全称或规范化简称。

(3)、发文字号应当包括单位代字、年份、序号。

(4)、给上级单位的行文要注明签发人、会签人姓名。请示应当在附注处注明联系人姓名和电话。

(5)、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并表明公文种类。

(6)、主送单位应当使用全称或规范化简称、统称。

(7)、公文如有附件,应当注明附件顺序和名称。

(8)、公文除会议纪要或以电报形式发出的以外,应当加盖印章。

(9)、成文日期以签发人签发的日期为准。

4、行文规则

(1)、符合国家法律、法规及方针、政策有关规定。

(2)、行文应当确有必要,注重效用。

(3)、行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。

(3)、公文要用国家法定计量单位。

(4)、公司对外正式行文,由公司相关业务主管部门起草,部门经理审核,主管副理审查,公司总经理批准,办公室最后核定盖章。

5、公文办理

(1)、发文办理程序:拟稿、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁。

(2)、收文办理程序:签收、登记、传递、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁。

6、公文的归档和管理

(1)、归档:公文办理完毕后,要根据其相互联系、特征和保存价值等整理归档,归档公文要保证公文的齐全、完整,便于保管和使用。

(2)、管理:公文由办公室统一收发、审核、用印、归档和销毁。同时对公文的贯彻落实情况进行督促检查。

第2篇 煤矿企业公文管理规定

某某煤矿公文管理规定

某某煤矿公文管理规定

一、发文管理

(一)行文格式

公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄报抄送机关等部分组成。

1、发文机关应当写全称或者规范化简称。

2、机要公文分“绝密”、“机密”、“秘密”三种,紧急文件分“特急”、“加急”、“平急”三种。

3、发文字号由机关代字、年份、序号组成。

4、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容,一般应当标明发文机关、公文种类。除发布和转发政府规章性文件外,标题一般不加书名号,也不用其他标点符号。如转发上级党政或部门的文件和批转下级文件,原标题文字过长,可重新概括确定标题。

5、公文如有附件,应在正文之后,成文时间之前注明附件顺序和名称。

6、公文成文时间以领导签发的日期为准,联合行文以最后签发领导的签发日期为准。

7、公文主题词标注在文件末页下部,抄报抄送范围上方。使用公文主题词以省委、省政府颁发的主题词表为准。

8、矿行政及矿党政(行政)办公室发文格式,主送单位为:基层各单位、机关各部室,抄送单位为:矿领导、副总、井领导;矿党委及党政(党委)办公室发文格式,主送单位为:各党(总)支部,抄送单位为:矿领导、副总、井领导、机关各部室。主送单位为部分单位的,应限定发文范围,抄送可直接写明单位或部门。

(二)行文规则

1、_某某煤矿委员会、徐州矿务集团有限公司某某煤矿、某某煤矿党政办公室、_某某煤矿纪律检查委员会、某某煤矿工会、共青团某某煤矿委员会、某某煤矿张小楼井、_某某煤矿张小楼井总支委员会、某某煤矿东城井、_某某煤矿东城井总支委员会可以单独行文,矿(井)党政也可以联合行文,联合行文须经矿(井)党政主要领导签发。党政联合行文的编党委(党总支)文号。党委、行政、党政办公室文件由党政办公室履行审批、核稿、签发、存档程序,纪委、工会、团委文件由各部门起草,履行审批、核稿、签发程序,统一归矿党政办公室建档管理。两井文件由各井自行管理。

2、基层单位及机关部室上报的报告、请示按文种分别处理。“请示”应当一文一事,“报告”中不得夹带请示事项。如涉及多个部门、多个事项,原则上应退回原单位重新行文。

3、原则上不越级行文,如需越级行文,应视内容抄送被越级的机关。

4、“报告”或“请示”只能写一个主送机关,如涉及有关部门可以抄送,但不得同时抄送下级机关。除领导直接交办的事项外,“请示”不得直接送领导者个人,必须交矿党政办公室按程序办理。上级机关对下级机关请示的问题必须在规定期限内给予批复。

5、凡矿职能部门和党群办事机构的一般性工作安排,可以以某某煤矿党政办公室文件向基层行文,纪委、工会、团委可以单独行文,由矿分管领导签发,重要事宜需经矿主要领导签发。

(三)公文形成

发文办理程序为:起草人拟稿→部门主管审核签字→党政办公室秘书核稿→主管领导签发(视情况有时先由分管领导会签)或分管领导签发→机要文书登记编号→打字室根据领导审核意见修改文稿→起草人校核定稿→排版印刷→盖印装订。

1、公文起草

矿党政和党政办公室下发或上报的所有公文由矿职能部门、党群办事机构代拟或由矿党政办公室负责组织起草。拟写公文应遵守以下几点:

(1)拟写公文必须符合国家法律、法规,符合党和政府的文件、政策及有关规定。如提出新的政策规定,应加以说明。

(2)内容真实,观点鲜明,条理清楚,层次分明,文字精练、通顺,标点准确,篇幅力求简短。

(3)用词准确、规范,人名、地点、专用术语、数字、事物名称准确无误,使用简称应规范,并加以说明,日期应写具体的年月日。

(4)公文中的数字,除成文时间、部分结构层次序号和词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩的语句中作为词素的数字必须使用汉字书写外,应使用阿拉伯数码书写。

(5)引用材料应核对原件,做到准确无误。引用公文还应注明所引用公文的发文日期、机关、标题和发文字号。日期应写具体的年月日。

(6)正文部分如需使用序数符号标明层次时,一般排列顺序是:第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1、”,第四层为“(1)”。

(7)必须使用国家法定计量单位。

(8)根据公文的内容和行文规则,准确使用文种,标明主题词。根据需要标明紧急程序和密级。

(9)所有文稿一律使用计算机打印。

2、公文核稿及签发

(1)草拟好的公文,应先由党政办公室秘书进行核稿,填写发文标签。拟稿人、主办部门负责人和核稿人要分别在发文标签上签字,并注明日期,不得违反程序越级直接送矿领导签发文稿。核稿的重点是:是否需要发文,以什么名义发文;是否符合国家的法律、法规及有关规定,提出的意见和办法是否切实可行;需要同有关部门协商的事项是否已协商一致;内容是否准确属实;文字表述、文种使用、公文格式、密级标引和处理程序等是否符合有关规定。对内容杂乱、主题不清或修改较乱的文稿,矿党政办公室一律退还拟稿人重新起草。

(2)公文从起草到签发所使用的笔、墨要符合存档要求(用钢笔或毛笔及蓝黑、炭素墨水、墨汁书写)。对不符合要求的文稿,应按要求重新处理。

(3)矿党政上报集团公司党委、行政及上级有关部门的请示、报告,由党政办公室秘书审核后,根据具体情况报送有关矿领导审签。

(4)矿党委、行政下发的政策性、综合性文件,干部任免文件,奖惩决定,全矿性工作意见,重大事件、项目、工程批复等,经党政办公室秘书核稿后,由矿党委书记或矿长签发,或由党委书记、矿长委托的副矿级领导审核、签发。

(5)以党政办公室名义下发的一般性文件或批转部门工作意见,经党政办公室秘书核稿后,根据文件内容,由业务对口副矿级领导签发。

(6)公文签发后,由矿党政办公室机要文书根据文稿内容,核对文种、签发人、发放范围等项。符合发文要求的,进行登记编号。公文编号一文一号,按年依次编注,不得重复编号或空号。

(7)以矿党政或党政办公室印发的专业会议纪要,由办公室秘书核稿,会议主持人签发;涉及重要内容的,报请党委书记、矿长或其他副矿级领导签发。

(8)矿党政办公室下发的会议通知,由办公室主任签发。需要基层各单位党政主要领导、机关负责人出席会议的,事前要报请党委书记或矿长审批;需要基层各单位和机关部门副职干部参加会议的,事前要报请分管矿领导审批。

(9)付印前的公文,由拟稿人负责校对。校稿人要按照公文处理规范格式认真细致校对文稿,经确认无误、签字后,交付打字室工作人员印刷。

(10)公文要严格按规定格式打印。机要公文密级和紧急字样分别标在公文眉首的右上角,字体为3号黑体,紧急字样列秘密字样之上。公文标题字体为2号小标宋体,正文为3号仿宋体。“主题词”用3号黑体字,词目用3号宋体字。正文一般每页排22行,每行排28个字,字体行距符合规范要求,公文用纸用us型纸(条件具备后逐步过渡到规定的a4格式打印),付印的文头纸与发文机关应相符。公文页数超过两页的,必须编印页码。涉密文件应指定专人打印,所使用的计算机软盘专用并加密,必要时要做消除处理。

(11)缮印后的公文在用印前,由主办部门相关人员负责与文稿核对准确后方可用印。公文用印要端正、清晰,印章的下部边缘压盖成文日期。公文用印后,不再另署发文机关名称。

(四)公文分发及报送

1、以矿党委、行政、党政办公室名义下发的公文,无论何部门起草,成文后一律交矿党政办公室统一分发;其它各类文件由成文单位负责发放,严禁在各类会议上发放文件。公文发放要建立《文件发放清单》。基层各单位和机关各部室应有专人负责文件领取,如有紧急文件应根据党政办公室通知随时领取。

2、凡主送集团公司党委、行政的请示或报告,只报送一份给集团公司党政办公室机要科,严禁多头报送。抄报、抄送集团公司党委、行政或有关部室的文件,由党政办公室机要文书定期集中报送,紧急情况下须随时报送。

(五)公文归档

1、公文形成后,由矿党政办公室机要文书负责将领导签发原件及3份正式文件暂集中保管,次年3月底前由机要文书向档案室核对交清。归档的公文必须符合存档要求。

2、矿党政及矿党政办公室召开的各类会议所形成的会议文件、材料,由承办部门人员负责收集整理后,及时交档案室归档。

(六)随着无纸化办公的逐步推行,今后纸质文件将逐步取消,改由网上审批、签发、发放,以电子文档传输,相关管理规定届时另行下发。

二、收文管理

(一)矿党政办公室接收的外来各类文件、电报、传真、公函等公文,由党政办公室机要文书负责签收、分类、登记、编号、传阅、办理、保管、存档等工作。所接收公文由党政办公室主任提出拟办意见,送矿有关领导批示后按顺序传阅或办理。

(二)对集团公司通过办公网络下发的各类文件材料,机要文书应及时接收,原则上当日下发的文件必须当日接收,紧急文件随时接收。同时,要根据领导批示的意见,及时转有关领导和部门办理。

(三)公文承办部门(人员)要将公文办理情况及时向领导和党政办公室反馈,并在公文处理单上签字注明。

(四)公文处理必须准确、及时、安全,运转的每一个环节应建立登记、签字制度,避免延误或丢失。未经领导批准,不准对外提供公文,不准随意复印文件。

(五)矿党政领导及职能部室参加国家、省、市及外地区召开的各种会议所发的文件、材料,原则上由随行人员或相关职能部室人员收集后,交矿党政办公室机要文书按收文程序处理,次年初交档案室分类归档,以便调阅和使用。

三、考核规定

(一)矿党政办公室为全矿公文管理的主管部门,负责公文管理制度的制定和日常管理及考核工作。

(二)公文主办部门违反公文审核程序的,每出现一次对所在部门罚款100元。

(三)对手续不完备的公文,党政办公室机要文书不得予以编号,否则每发生一次,对机要文书罚款50元。

(四)公文校稿人要认真对照核稿修改的意见,对付印前的文稿认真细致地校对,并履行签字手续。否则,每出现一次错误没有校对改正,对校对人罚款50元,并责成改正。

(五)公文印刷人员要严格按规范要求进行公文打印。否则,每出现一次不符合规范,对责任人罚款50元。

(六)公文凡发生漏盖、错盖印章或装订不规范的,每次对责任人罚款50元,并责成整改。

(七)党政办公室要加强文件的发放管理,建立健全文件发放台帐,落实专人负责,及时督促机关各部室和基层单位领取文件。否则,凡出现文件漏发或错发的,每次对责任人罚款50元。

(八)党政办公室机要文书要加强收文管理,确保准确、及时、安全。否则,每发生一次延误,对责任人罚款50元。

(九)党政办公室秘书要增强工作责任心,做好全矿各类公文的核稿工作,确保公文处理的质量和效率。否则,每发生一次失误,对责任人罚款50元。

第3篇 a企业公文管理规定

电力公司公文管理规定

1 总则

1.1 为提高公文处理工作的效率和质量,使之规范化、科学化、制度化,结合公司(以下简称公司)实际工作情况,特制定本规定。

1.2 公司综合管理部是公文的归口管理部门,负责建立健全公文工作制度,加强公文的统一协调与管理,按期进行汇总分析,保证公文处理工作高效运转。

1.3 公司综合管理部配备文秘人员负责公文处理工作。文秘人员应忠于职守、廉洁正派、保密观念强且具备有关专业知识。

1.4 公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

1.5 公文处理应坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全、规范。公文由综合管理部统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。

1.6 公司各类发文在有效期内均实行受控管理。所谓受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在执行的指导和布置公司工作的文件。有效文件分两类,一是有效的业务指导性文件,二是有效的工作安排性文件。明确文件的有效性并通过受控的方式管理公文,是防止各级机构出现执行无效文件的主要措施。

2 公文种类及使用范围

2.1 公司的公文种类主要有:命令(令)、决定、决议、通告、报告、请示、通知、通报、批复、函、会议纪要等。

2.2 各类公文使用范围

2.2.1 命令(令)。

适用于采取重大或强制性措施嘉奖或惩戒管理权限内的有关人员;撤销分公司不适当的决定等。

2.2.2 决定、决议。

对重要事项或重大行动做出的安排,用“决定”。

经过会议讨论通过,并要求贯彻执行的事项,用“决议”。

2.2.3 通告。

适用于在一定范围内向员工或者往来单位公布应当遵守或者需要知晓的事项。

2.2.4 通知。

适用于发布规章制度(包括规定、办法、章程、规程、细则等)和措施;传达上级有关单位的指示;要求下级单位办理或者需要知晓的事项;转发上级有关单位、同级单位和不相隶属单位的公文;批转下级单位的公文;印发公司领导的讲话;人事任免事项等。

2.2.5 通报。

适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。

2.2.6 报告。

适用于向上级单位汇报工作,反映情况,提出意见或建议,回复上级单位询问或交办事项的处理结果。

2.2.7 请示。

适用于向上级单位请求指示、批准的事项。

2.2.8 批复。

适用于答复下级单位或相关单位的请示事项。

2.2.9 函。

适用于平级单位之间或不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题。

2.2.10 会议纪要。

适用于记载和传达会议情况和议定事项。

2.3 公司的公文类别主要包括:

2.3.1 公司文件(格式一)。

公司的发字文件文种代号为“字[____]___号”。

公司人事劳资配备单独发文字号,发文字号为“字[____]___号”。

2.3.2 公司批件(格式二)。

公司批件文种代号为“字[____]___号”。

2.3.3 公司函件(格式三)。

公司函件文种代号为“函字[____]___号”。

2.3.4 公司传真电报(格式四)。

公司传真电报文种代号为“传字[____]___号”。

2.4 “签报”作为内部文件,是各部门向公司主管领导请示或报告工作的一种形式。“签报”要纳入公文一体管理。“签报”必须由主办部门负责人亲笔签名。“签报”原件只报一份,交综合管理部登记编号后送公司主管领导批示,或由公司主管领导根据情况分送其他领导批示。公司领导批阅的原件由综合管理部登记、复印后将复印件退各部门(综合管理部保留原件,并存档),各部门须妥善保管,并按公司领导批示要求落实有关工作。

3 公文格式和行文规则

3.1 公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、收文单位标识、收文字号、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、文件编号、印章、主题词、抄送单位、印发单位等部分组成。

3.1.1 涉密公文应当根据密级分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。“绝密”、“机密”还应当标明份数序号。公文是否定为密级文件由拟稿部门和综合管理部根据公文内容共同掌握。

3.1.2 紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

3.1.3 发文单位标识应当使用发文单位全称或规范化简称。

3.1.4 发文字号应当包括单位代字、年份、序号。

3.1.5 公文标题应当准确简要地概括公文主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文单位。

3.1.6 主送单位指公文的主要受理单位,应当使用全称或者规范化简称、统称。主送单位置于标题之下、正文之上,顶格排列。有些不便于在首页列出主送单位的公文,如决定、决议、会议纪要、法规性文件等,主送单位可以写在公文末页抄送单位之前。主送、抄送、内部发送单位一律用全称或规范的简称。

3.1.7 公文如有附件,应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。

3.1.8 公文除会议纪要外,应当加盖印章。

3.1.9 公文成文日期以负责人签发日期为准。

3.1.10 抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位;应当使用全称或规范化简称。

3.1.11 公文用纸一般采用国际标准a4型(210mm×297mm),左侧装订。

3.2 公文行文要按照隶属关系和职权范围行文。一般不越级行文,因特殊情况,必须越级行文时,应同时抄送越过的机关。

3.3 公司发文行文规则:

3.3.1 凡是对公司外发文;公司发布指令、决定、决议;颁布规章制度、管理办法和操作规程等用__电字或__电函字。

3.4 上行文(报告、请示等),应根据内容写明主送单位,如需同时发送其他单位,还应写明抄送单位。“请示”应坚持一文一事,一般只写一个主送单位;“请示”不得抄送下级单位。

3.5 “报告”中不得夹带请示事项。

3.6 精简公文。对可发可不发的和能用电话、面谈等方式解决问题的事项,不要行文。

4 发文办理

4.1 发文办理是指以公司名义制发公文的过程,包括拟稿、会签、核稿、签发、校对、印制、用印、登记、分发立卷、存档等程序。

4.2 拟稿。拟稿一般按照职能部门分工负责的原则和日常工作程序,谁主管谁主办。涉及两个部门以上的事项,应以一个部门为主,与有关部门协商一致后再办理行文。

4.2.1 草拟公文应当做到:

4.2.1.1 符合党和国家的方针、政策、法律、法规和上级机关的有关规定。

4.2.1.2 情况属实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清晰,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。

4.2.1.3 人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题,后引发文字号。公文中的数字除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的字必须使用汉字外,其它应当使用阿拉伯数字。

4.2.1.4 公文结构层次数,第一层为“一”,第二层为“(一)”,第三层为“1”,第四层为“(1)”。

4.2.1.5 应当使用国家法定计量单位。

4.2.1.6 公文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

4.2.1.7 公文呈批要按照“公司发文稿纸(见附件一)”要求,详细、准确填写有关内容。

4.2.1.8 公文拟稿应采用a4纸型,同时必须提供电子版文件;会签、核稿、签发必须用钢笔、签字笔书写,签名应写清姓名、日期。

4.2.1.9 对公司重大事项或涉及多个部门,又需有关部门配合解决的事项,主办部门应先征求相关部门意见,再签报主办部门的分管领导审阅,分管领导根据情况签署是否发文或提出处理意见。如公司主管领导批示发文,则由主办部门草拟文稿。

4.3 公文审核。

4.3.1 公文审核实行层层负责制。拟文部门负责人要严格把关,对所拟公文进行初审,对发文的必要性、文稿内容、文内数字的真实性、准确性负责,并签名后送综合管理部。

4.3.2 各类发文在送综合管理部后,由综合管理部负责核稿把关。

4.3.2.1 核稿工作要求。审核文稿与已发文件的口径是否一致;审核文稿内容是否需要行文;审核文稿内容是否符合有关政策;审核文稿内容部门间的一致性;审核文稿中所提解决问题的意见、办法、措施是否切实可行;审核文稿格式是否符合有关规定,文字表达是否准确精练,专用术语和人名、地名、引文是否正确,标点使用是否正确,文字书写是否规范;审核公文主送、抄送单位,内部发送范围是否恰当等等。

4.3.2.2 综合管理部预对文稿做大的改动,应征求主办部门的意见;对不合格的文稿,综合管理部有权退回拟稿部门进行修改。

4.3.2.3 发文需会签的,应由拟文部门送有关部门会签后,再交综合管理部核稿。根据来文拟办的文稿,必须把来文原件附在文稿后。

4.4 发文编号、打印、校对、盖章、分发。

4.4.1 公文打印、编号由综合管理部负责。密级公文要指定专人打印,并根据先急后平、先上报后下发、先公文后资料的原则进行安排。急件随到随办。

4.4.2 公文校对由拟稿人或拟稿部门负责。属于密级的公文和上报的各类报表均由经办人亲校,要求做到准确无误;校对人如发现原稿有问题时,应及时与有关人员联系,未经签发人同意不得随意改动。

4.4.3 公文盖章按《公司印章管理暂行办法》办理。

4.4.4 公文分发。公文发放范围由拟稿人提出,公司相关领导审核确定。发放公文时要在《公司文件发放登记表》(见附件一)上登记领用部门,并要求领用部门的经办人签名。凡发出的公文,要严格登记手续并进行编号、注明密级、邮寄地点、单位要书写准确,封闭要严密,绝密文件还要在封口处加盖封章。

4.5 公文的更改。

4.5.1 公文的更改应由文件原起草部门拟定文件修改稿或补充稿,经部门负责人审核,交综合管理部核稿后,报公司主管领导签发。

4.5.2 文件修改稿或补充稿应在原文件受控范围内发放,即保证修改后的文件发放到所有拥有原文件及原文件复印件的各级机构和部门。

5 收文处理

5.1 公文收文一般包括分发、登记、拟办、批办、送阅(传阅)、承办、督办、立卷归档、销毁等程序。

5.2 分发。凡署名公司的正式公文、会议文件、重要资料及信件,由综合管理部负责分发;署名部门的收件,由部门签收和处理;署名领导的收件,送交领导本人收处。

5.3 登记。有关部门、单位的正式公文,领导参加的各种会议的文件,及有关部门的重要资料由综合管理部人员采用“收文登记表”对来文时间、单位、文号、标题、承办单位等进行登记,并填制“文件呈批阅办表”(见附件二)。

5.4 拟办。综合管理部确定专人负责公文拟办工作。由综合管理部人员填制“文件呈批阅办表”后,即送拟办人提出拟办意见,经综合管理部负责人阅审后,由综合人员按拟办意见统一传送。拟办工作从收到公文起,一般不得超过二小时,拟办人不在时,直接送办公室领导阅处。急件和限时办理的公文,应随到随登记、随拟办、随送批、随送办。

5.4.1 传阅卷由拟办人根据公司部门职责提出拟办意见,确定传阅顺序,经综合管理部负责人阅审后,由综合人员按拟办意见先送公司领导传阅,再送有关部门传阅。

5.4.2 涉及两个以上部门处理的请示件公文,由主办部门提出处理意见,协办部门会签办理,再送主办部门公司主管领导批示;涉及公司发展的重大事项请示,由主办部门提出处理意见,协办部门会签后,先送主办部门公司主管领导、再送总经理批示。

5.5 送阅(传阅)和处理。

5.5.1 公文送阅的范围:公司领导、以及其他相关的阅文部门。

5.5.2 公文传阅。综合人员要根据批办、送阅栏中签署的阅文公司领导和阅文部门,用送文方式进行传阅。上级有关重要文件及“绝密”、“机密”文件,应采取保密措施直接送总经理阅示。

5.5.3 领导阅批公文和各部门在阅完公文后,均应在“文件呈批阅办表”有关栏目签上姓名和时间。

5.5.4 公文要求处理的事项由主办部门办理,办完后应在“公文呈批阅办表”中写明处理结果。

5.5.5 请示件公文主办部门必须明确提出处理意见,会签部门明确表示意见后报主办部门公司主管领导批示。

5.6 立卷归档。收处的公文办结后,应将收文、文件呈批阅办表、办理结果的文件底稿立卷归档。

6 公文的处理时限、承办和催办

6.1 公司综合管理部从收到文件到送阅的处理时限为一个工作日;对拟发文稿的处理,包括核稿、审核、公司领导阅批和打印发送,其时限一般为二个工作日。

6.2 各部门的处理时限。对传阅件来文,传阅部门的处理时限一般为一个工作日;请示件来文,主办部门的阅办时限一般不超过二个工作日,会签部门的阅办时限一般不超过一个工作日。对转发的文件,直接转发的公文,主办部门的拟文时限为一个工作日;转发公文需研究相应措施,或结合本公司实际提出贯彻方案的,主办部门的拟文时限为二个工作日。上述公文处理,如有特殊情况可适当延长,但急件要随时处理。

7 公文归档

7.1 公文办结后,综合管理部收集整理文件、文件底稿、附件及有关的签报、批示等附属材料,按规定立卷归档。

7.2 分工立卷的具体方法。

7.2.1 与外单位联合办理的公文,原件由主办单位立卷;

7.2.2 本公司各类发文,以及以公司名义召开的会议文件,部门发文等文件的原稿、定稿、正本由综合管理部立卷。

7.3 部门公文材料立卷程序。

部门公文材料立卷程序包括:案卷类目的编制、文件的平时归卷。

7.3.1 案卷类目的编制

各部门文书管理人员应根据本部门工作情况和任务,按照便于管理、查找、利用的原则制定本部门的案卷类目,对具有保存价值的文件及时收集、归档。

7.3.2 文件的平时归卷

根据案卷类目的条款名称,为每一条款准备一个卷夹。文件处理完毕,立卷人员根据文件所针对的条款,归入有关卷夹内并在文件登记簿上注明文件存入的卷号,以备查找。

8 公文管理

8.1 秘密、机密文件、资料的复印件视同正式文件、资料,阅办后须按规定保管、立卷、归档或清退、销毁。

8.2 公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。

8.3 不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别并经综合管理部负责人批准,可以销毁。销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销,保证不丢失、不漏销。其中,销毁绝密公文应当进行登记。

8.4 工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退,个人不得保存文件。

9 附则

9.1 本规定由公司综合管理部负责解释。

第4篇 q企业公文管理制度

第一条 本公司公文,是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题,指导或商洽工作的重要工具。

第二条 本公司公文,实行统一管理。公文的管理,要做到规范、准确、及时、安全。行文单位,要克服官僚主义和文牍主义。

第三条 各部室、各单位及各有关人员,对公文中涉及国家、政府或本公司应保密的事项,必须严守机密,不准随便向他人泄露。

第四条 公文保密等级分为:绝密、机密、秘密三种,其他为一般文件。绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。绝密文件只能印一份,由起草人送有阅文资格的人员传阅,机密文件按审阅人数打印,阅完后由起草人收回归档。秘密文件由阅文人妥善保管。

文件机密级数,由发文单位的主管领导根据文件内容确定。

第五条 公司发文的程序为:拟搞、审核(部门领导)、签发(公司领导)打印、发文、 催办、立卷、归档、销毁等。

第六条 公司收文的处理程序为:收文、分文、传送、催办、立卷、归档。

草拟公文应注意以下事项:

(一)内容要符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法令及地方性行政规章。

(二)反映情况要客观,实事求是。

(三)文字要准确、精炼,条理要清楚,层次要分明,结构要紧密,用语要规范。

(四)人、地、物名、引文及时间要具体、准确。

第七条 各级领导对送来的公文要及时阅批,急件的,当天批复;一般文件的,三天内批复。

第八条 各级领导阅、批公文应仔细认真,阅完后要签名并注明日期,不得圈阅。需要签署具体意见的,要明确、具体。

第九条 公司所有发文,发文单位应有存档,并将文件原稿(经领导签字)审核稿件连同正本二份送总裁办档案室存档。有领导指示的,还应附批复件。

第十条 收文由总裁办公室统一负责。总裁办收文后,应先做好归类、登记,然后根据文件的内容,分送有关领导阅示。阅示完毕后,由总裁办收回归档。

第十一条 所有文件发放,一定要有登记、签收手续。

第十二条 公司发文,一定要由总裁办统一编号:

(一)以公司名义对外发文,一律×××字(××年)××号;

(二)公司党总支发文,用××党字(××年)××号;

(三)以工会、共青团、妇联名义发文,用××政字(××年)××号;

(四)公司监事会发文,用××监字(××年)××号;

(五)董事局发文,用××董字(××年)××号;

(六)董事局委员会发文,用××董×字(××年××号;

(七)董事局委员会所属机构发文,用××董××字(××年)××号;

(八)其他管理部门的发文,用×××字(××年)××号。

第十三条 董事会机构及经营管理部门除经对方同意,一般不对外发文。

第十四条 红头文件,只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等,其他文件一般用公司信笺印发。