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有哪些
公司文书档案管理制度主要包括以下几个方面：
1. 文书分类与编码：所有公司文件应按照其性质和重要性进行分类，如行政文件、财务文件、人力资源文件等，并为每个类别分配唯一的编码，以便于管理和检索。
2. 文书的收发管理：设立专门的文书收发部门，负责接收、登记、分发和存档各类文件，确保信息传递的准确性和及时性。
3. 文书的保存期限：明确各类文件的保存期限，对于不再需要的文件，按照规定进行销毁。
4. 文书的安全保护：采取必要的物理和电子安全措施，防止文件丢失、损坏或未经授权的访问。
5. 文书的利用与借阅：建立借阅流程，规定员工在需要使用或查阅文件时的申请程序。
6. 文书的数字化：逐步推进纸质文件的电子化，提高文档管理效率。
7. 文书的归档与整理：定期对文书进行整理归档，保持档案的整洁有序。
实施细则
1. 文件分类编码：由行政管理部门制定统一的文件分类编码规则，新产生的文件需按照此规则进行编码。
2. 收发管理：所有进出门的文件需在收发登记簿上记录，包括文件名称、发送人/接收人、日期等信息。
3. 保存期限：由档案管理部门根据相关法规和公司实际需求，制定各类文件的保存期限清单。
4. 安全保护：设置防火、防盗设施，对电子文件采取加密存储，定期更新密码，确保信息安全。
5. 借阅流程：员工需填写借阅申请表，经部门负责人审批后，由文书管理人员办理借阅手续。
6. 数字化：采购合适的扫描设备，将旧文件逐步扫描存入电子系统，同时确保电子文件的备份。
7. 归档整理：每季度进行一次文件清理，过期文件标记为待销毁，未过期但不再使用的文件归档。
上墙内容
1. 文书分类编码示例及说明
2. 文书收发流程图
3. 文件保存期限一览表
4. 借阅申请流程图
5. 安全保护提示（如：严禁泄露文件信息，注意文件保密）
6. 文书数字化进度表
7. 文件归档与整理时间表
以上制度旨在规范公司文书管理工作，提升工作效率，保障信息安全。全体员工需严格遵守，共同维护良好的文书管理秩序。
公司文书档案管理制度范文
第1篇 投资公司文书档案管理制度
投资开发公司文书档案管理制度
第一章 总则
第一条 为规范公司文书档案管理,维护档案材料的完整性、系统性和准确性,更好地促进公司各项工作,特制订本制度。
第二条 归档的文书档案应字迹清晰、完整有效。
第三条 本制度适用于公司办公室的文书档案管理工作。
第二章 文书档案管理职责
第四条 综合办公室是文书档案管理的职能部门,办公室派专人负责对文书档案的管理工作。
第五条 文书档案管理岗位职责:负责对文书档案材料的收集、鉴别、分类、装盒、归档和保管。
第三章 文书档案文件材料归档范围
第六条文书档案文件材料的归档范围
1.会议类
1.1公司召开的职工大会、年度工作会议材料;
1.2董事会、股东会会议材料;
1.3总经理办公会议记录、纪要;
1.4党支部会议记录、纪要;
1.5各类项目方面的评审会、专家论证会、协调会、座谈会及听证会等会议纪要、会议照片、录音等;
1.6参加上级及其他单位召开的会议带回的会议材料。
2.上级单位颁发的需公司执行的文件。
3.上级单位领导视察、检查公司工作时的指示、讲话、题词、照片等材料。
4.上级单位发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
5.公司的请示与上级单位的批复文件。
6.公司印发的各类文件与有关单位来往的文书。
7.公司反映主要职能活动的报告、总结。
8.公司的各种工作计划、总结、报告、财务年报、统计报表及简报。
9.本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
10.本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
11.本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
12.公司成立、合并、变更、启用印章等文件材料。
13.反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
14.公司制定的章程、规章制度、业务管理规程等文件材料。
第四章 文书档案归档整理
第七条 归档文件是应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
第八条 归档文件整理是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、装盒,使之有序化的过程。
第九条 归档文件整理的要求
1.归档文件要齐全完整,按年度―组织机构进行分类。
2.对跨年度文件的处理:年度计划、规划、总结、预决算、统计报表等放在针对年度;跨年度或多年度的的计划,放在针对的第一年;跨年度的规划放在针对的第一年整理;跨年度或多年度的总结,放在针对的最后一年;跨年度的请示与批复,放在复文年,没有复文的放在请示年;跨年度的会议文件放在会议开幕年,也可放在会议执行年。
3.归档文件整理工作由形成归档文件的业务部门负责。
3.1以公司名义发出的文件,归入公司机构类。由综合办公室档案管理员负责整理工作;
3.2以业务部门名义发出的文件材料,归入业务部门机构类,由各部门专门人员负责整理工作。
4.归档文件整理时所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
5.归档文件整理应按照文件形成的规律,保持文件之间的有机联系,并按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
6.归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒,与归档文件目录中相应条目顺序相一致,保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体。
7.不同年度形成的归档文件不应放入同一档案盒。
8.应使用规范的归档文件目录、备考表、档案盒。
第十条 归档文件整理程序
1.将归档文件以件为整理单位,进行文件级管理。
1.1每份文件为一件;
1.2文件正文、发文稿纸与底稿为一件,重要文件须保留历次修改稿的,其正文与历次底稿(包括定稿)各为一件;排列顺序为:正文、发文稿纸、底稿;
1.3正文与附件为一件,附件数量较多或者太厚不易装订时,也可各为一件;排列顺序为:正文、附件、发文稿纸、底稿;
1.4原件与复制件为一件;排列顺序为:原件、复制件;
1.5转发文与被转发文为一件;排列顺序为:转发文、被转发文、发文稿纸、底稿;
1.6报表、名册、图册等一册(本)为一件;
1.7来文与复文为一件;排列顺序为:复文、发文稿纸、来文。
2.按归档文件质量要求对破损的文件应予修整,字迹模糊或易退变的文件应予复制。
2.1归档文件材料由于使用不当,产生文件材料破损、局部残缺等现象,应在装订前进行修裱(修补或托裱);
2.2对字迹模糊或易退变的文件,采用复印的方式进行复制,如:传真件字迹耐久性差,须复制后才能归档;
2.3纸张幅面大于a4纸时需要对超大纸张加以折叠,如:报表、图样等。
3.去除易锈蚀的装订用品(订书钉、曲别针、大头针等),以避免对档案潜在的危害。
4.将归档文件按件装订,装订方式采用左上角装订,应将左、上侧对齐;便于翻阅利用。
5.在每件首页上端中间空白位置加盖归档章,按分类、排列次序逐件编号,并填写相关内容。
6.按分类方案和件号顺序填写归档文件目录。归档文件目录设置:件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
7.填写备考表,备考表放在盒内所有归档文件之后,用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。
8.按件号顺序装入统一规定的档案盒。
9.填写档案盒盒脊的项目,包括年度、机构、起止件号和盒号。
第十一条 文书档案整理归档工作应在每年4月底前完成。
第五章 文书档案保管
第十二条 档案要分类,保管要有条理,主次分明,存放科学。
第十三条 档案管理人员要熟悉所负责的档案资料,了解利用者的需求,掌握利用规律。
第十四条 经确定需销毁的档案,由档案管理员编造销毁清册,经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
第十五条 严格遵守档
案安全保密制度,做好档案流失的防护工作。
第十六条 凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作,方可办理调动手续。
第六章 档案借阅制度
第十七条 档案属于公司机密,未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
第十八条 借阅档案,必须填写《档案借阅登记表》。借阅时间一律不得超过一周,必要时可以续借,但重要文件必须当天归还。过期由档案管理员催还。需要长期借出的,须经综合办公室主任报总经理批准。
第十九条 严格遵守保密工作条例,档案管理人员和借阅人员均不得泄密,对密级高的档案,要经综合办公室主任批准后方可借阅。
第二十条 借阅档案者必须妥善保管档案,不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件,归还时保证档案材料完整无损。否则,追究当事人责任。
第二十一条 借出档案材料,因保管不慎丢失时,要及时追查,并报告主管部门及时处理。
第七章 其他
第二十二条 本制度自签发之日起执行。
第2篇 装饰公司文书档案管理制度
装饰工程公司文书档案管理制度
一、建档依据
根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》,结合本公司实际制定本制度。
二、建档原则
1、公文承办部门或承办人员应保证所经办文件的系统性、完整性,结案后须及时交专(兼)职文书人员归档。
2、经办人员工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。
三、归档范围
1、重要的会议材料,包括:会议通知、决议、领导人的讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请求、批复、统计报表及简报。
4、本公司与有关单位签定的合同、协议等文件材料。
5、本公司干部任免的文件以及关于职工奖励、处分的文件材料。
6、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
7、本公司历史大记事以及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
四、档案的装订
1、由文档员或经办人负责组卷、编目,卷内文件材料应按排列顺序,依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页码。
2、永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。
3、案卷封面、应逐项按规定用毛笔或钢笔书写,字迹工整、清晰。
4、案卷装订:装订前卷内文件材料要去掉金属物,案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。
5、案卷排列格式:软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表),以案卷号排列次序装入卷盒,置于档案柜内保存。
第3篇 房地产集团公司文书档案管理办法
房地产集团有限公司文书档案管理办法
第一章 总则
第一条 为加强_ 城房地产集团有限公司(以下简称公司)文书档案工作,实现文书档案的科学管理,充分发挥文书档案在公司经营管理中的作用,根据《中华人民共和国国档案法》等有关法律、法规,结合公司实际,特制定本办法。
第二条 本规定中的文书档案,是指公司在经营管理过程中形成的、办理完毕的、具有查考利用价值并按一定的归档制度归档保存起来的各种书面文件材料。
第三条 文书档案是记录与反映公司发展状况的重要依据和可靠凭证,任何部门与个人不得擅自处理或长期积压文件资料。
第四条 综合管理部为公司文书档案的归口管理部门,负责文书档案的收集归档、整理编号、保管、利用和销毁工作,并指定专人负责文书档案管理工作。
第五条 本办法适用于公司本部,控股项目公司、专业公司遵照执行,参股项目公司、专业公司参照执行。
第二章 文件的收集
第六条 公司文件资料的收集范围
凡是反映公司经营活动、具有查考利用价值的书面文件材料均属归档范围。
(一)政府机关或行业管理部门(简称职能部门)的文书材料
1、职能部门召开的有关房地产工作的会议文件;
2、职能部门下发的涉及经营业务并要求贯彻执行的文件;
3、职能部门领导检查工作、参观或者参加公司活动中的指示、讲话;
4、职能部门对公司各类请示事项的批复;
5、其它相关资料。
(二)公司文书材料
l、公司股东会、董事会、监事会形成的各种决议、决定等文件资料;公司
控股、参股的项目公司、专业公司(以下简称所属公司)的股东会、董事会、监事会形成的各种文件资料;
2、公司总经理办公会议记录、纪要,专题会议纪要以及其它会议的文件材料;
3、公司印发的各种正式文件的底稿(签发稿)、打印稿;
4、公司给上级部门的情况汇报及请示等公司各部门及所属公司的请示与公司的批复文件;
5、公司各部门及所属公司的工作计划、工作总结、报告等;
6、公司各类调研工作形成的文件材料;
7、公司调查处理的违纪、违规事件材料;
8、公司汇总及所属公司报送的资金计划、财务、销售、成本等各类数据资料;
9、公司参展的大型产品展销展示、媒体推介等形成的文件材料;
10、公司领导在经营活动中形成的重要信件、电报、电话记录以及从外单位带回的与本公司业务有关的文件资料;
ll、各类投诉处理材料;
12、公司经济纠纷处理材料;
13、公司的工商登记资料;所属公司报送的工商登记备案资料;
14、公司各类资质、权属证书;所属公司报送的各类资料、权属证书的备案资料;
15、公司重要的各类协议合同;所属公司报送的重要的各类协议合同的备案资料;
16、公司及所属公司开发项目的可行性报告、策划报告书、规划设计、景观设计等文件资料;
17、公司大事记、全宗介绍;
l8、公司《章程》及规章制度等文件资料;所属公司报送的规章制度备案文件; 19、公司重要财产物资登记、档案等的交接凭证、清册;
20、公司固定资产的购置批文、使用说明书、维修卡或保修单等;
21、其它各类相关资料。
(三)非隶属单位的文件资料
非隶属单位与公司联系、协商、处理工作中产生的重要文件资料。
第三章 文件的整理与立卷
第七条 公司实行公司、部门分级立卷的制度,坚持 “谁办文,谁立卷”的原则,并由档案人员负责监督指导。
第八条 公司文书档案立卷整理分为二个层级。第一个层级:综合管理部将办理完毕的公司文件资料和各部门内勤人员将办理完毕的部门文件资料收集齐全,按年代--问题分类法组合立卷。第二层级:综合管理部对公司及各部门已经立卷归档的案卷按照年代――组织机构分类法进行排列、编号以及分类等进行系统化的整理,并用编制案卷目录的方式固定下来。
第九条 归档文书的整理要求
(一)综合管理部一般情况下不接收未立卷的零散文件资料。归档文件资料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
(二)在归档的文件资料中,应当将每份文件的正件与附件、草稿与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开;文电应合一立卷。
(三)归档文件应按其形成年度分别立卷跨年度的请示与批复在批复的年度立卷;跨年度的规划、计划在针对年度的第一年立卷;跨年度的总结、决算、统计资料在针对年度的最后一年立卷;一文两事的上年总结与当年计划、上年决算与本年预算立上年度档案;跨年度的会议文件在会议闭幕年度立卷;合约、协议等文件在签字年度立卷。
(四)归档文件要根据其联系、重要程度、问题或时间顺序进行排列。
批复、批示在前,请示、报告在后;正件在前,附件在后;批转文件在前,被批转文件在后。
第十条 立卷
(一)卷内文件资料应按排列顺序,依次编写页号。一个页面一个页号,
页号位置在每页文件正面的右上角,背面的左上角。
(二)按照要求填写卷内文件目录和备考表。
卷内文件的件数,一般以每份文件单独计算为一件;请示与批复,来文与复文一般应分别计算件数;正件与附件,按一件计算。文件材料没有题名的应拟写题名;文件没有责任者或时间不清楚的,要查清,填入有关项内。
(三)案卷封面逐项按规定填写清楚,字迹工整、清晰,简明扼要,确切地反映卷内文件资料内容,一般包括责任者、内容和名称等,体式一致,保管期限划分准确。
(四)卷内文件资料要去掉金属物,对破损的文件资料应裱糊、复制。案件必须装订整齐,采用三点一线装订法,装订前须经档案室人员复核;文件资料也可根据特殊需要采用卷盒等形式存放。
第四章 案卷的排列、编号、归档
第十一条 归档时间与手续
归档时间是指立卷部门将需要归档的文件向综合管理部移交的时间。
部门归档时间为次年 5 月底以前(重要文件资料应及时归档),各部门须按时向综合管理部移交档案,同时填写案卷移交清单一式两份,由双方经办人签字,一份由部门保存,一份由综合管理部接收。交接双方根据移交目
录清点核对
第十二条 案卷排列编号
案卷排列是指固定各案卷之间的排放顺序,一般按照时间先后依次排列.案卷排放的顺序一经确定,就应对各案卷逐个进行编号,.案卷编号方法只能采用自然数,并严格按照案卷排列顺序依次编号。编号系统可有两种,一种是统编,适用于案卷数量较少的情况;另一种为分编,即按案卷的类别、年度等分别编立从1 号卷开始的号序。
第十三条 案卷目录
(一)案卷目录的编制方法
案卷目录中的条目必须严格按案卷的排列顺序登录,且必须忠实反映案卷号的号序系统,即每本案卷目录必须是一个从1 号卷开始的完整系统。
(二)案卷目录的形式、结构与内容
案卷目录的形式均为书本式(簿册式),最好加硬质封皮。开本尺寸一般采用a4 纸尺寸。
案卷目录的结构及内容:
l、封面和扉页
主要内容为全宗号、目录号、目录名称、编制年月、编制单位、保管期限、件数、页数等。全宗号和目录号一般并列标写于左上角或右上角;目录名称由全宗名称或加全宗内类别(年度、机构、问题)、密级等和“案卷目录”4 字构成,书写于中间位置;编制年月书写于下部中间位置;编制单位的位置一般在编制年月上面。
2、目次
即目录所分类目的索引,专用于全宗内进行了分类但案卷号却未分编的目录中,若案卷号分编的目录则无需设目次。
3、序言或说明
对目录结构、编制方法、立档单位和全宗概况、档案完整程度等情况进行简要说明的文字。
4、案卷目录表(见附件1)
即案卷目录的主体部分,用于逐卷登录案卷封面上的基本信息。每一案卷的登录内容由案卷号、案卷标题(题名)、年度、页数、备注等项目构成。
5、备考表
附于目录最后,用于总结性地记录案卷目录及其所包括案卷基本情况。
案卷目录编制完毕后,应复制或打印一式数份_其中一份或几份供日常使用,其他备用。
第五章 档案的保管
第十四条 档案室系机要重地,非经同意,严禁入内。
第十五条 档案库房物品未经许可,不得挪作他用。经常保持库内清洁卫生,防止尘埃污染档案。档案箱柜排列科学化、规范化,档案存放始终有序。
第十六条 档案库房内严禁火源,禁放易燃易爆品,配备消防器材,定期检
第十七条 做好档案的防火、防盗、防潮、防虫等保护工作,保证档案材料的完整和安全。档案如有破损应及时修补或复制。
第十八条 坚持温、湿度检查和记录,建立并严格执行登记、统计制度,每年对室藏档案进行一次全面的安全检查,并作好记录,发现问题及时向领导汇报。
第十九条 档案室设立全宗卷,以保存公司的立卷说明、分类方案、交接凭证、移交销毁清册、全宗介绍等材料。
第六章 档案的调阅与利用
第二十条 档案管理人员必须熟悉公司的档案情况,主动了解各部门对档案的需求,编制案卷目录、全引目录、收发文档号索引、档案存放示意图等工具资料。
第二十一条 调阅、借离或复印档案时,必须严格履行登记审批手续(见附件 2),由综合管理部负责人同意后方可办理。档案用毕应及时归还,并办理注销手续,不准转借。一般档案借离时间最长不超过 5 个工作日,公司密级档案原则上借离时间最长不超过2 个工作日。查阅密级档案见《保密管理制度》。
第二十二条 借阅档案人员对案卷要妥善保管,防止遗失、泄密和污损,不得抽换、涂改、勾画、拆卷,如造成档案资料损坏的,视情况进行处理。
第二十三条 外单位调阅、借离或复印公司业务档案时,应持有单位介绍信,经综合管理部负责人同意后方可借阅、抄录或复印。(见附件3)
第二十四条 档案人员应加强档案的编研工作,多渠道、多形式地开展利用工作,做好档案利用效果的登记。
第七章 档案的鉴定
第二十五条 公司行政副总经理、综合管理部负责人和有关部门负责人、业务人员及档案管理人员组成档案鉴定小组,每 5 年 1 次对文书档案进行检查鉴定工作,重新确定文件密级;并对失去保存价值的档案提出意见,登记造册,经鉴定小组审核后报公司领导批准销毁(见附件4)。
第二十六条 销毁档案应在指定地点进行。由鉴定小组指定两人监销,并在销毁清册上签字。
第二十七条 任何部门和个人未经批准不得擅自销毁档案。
第八章 附则
第二十八条 本办法由综合管理部负责解释和修订。
第4篇 公司文书档案管理办法(6)
公司文书档案管理办法(六)
1 总则
为进一步加强文书档案的管理,规范文书档案的收集、归档、整理、保管、鉴定、销毁、统计、检查、利用、借阅及立卷归档等工作相关程序,特制定本管理标准。
2 适用范围
本标准适用于公司文书档案管理。
3 术语和定义
文书档案:是指机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的,由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议纪录、计划和总结等。
4 管理职责
4.1文书档案室管理部门为公司办公室,具体由公司办公室文秘科负责,并接受市主管机关业务指导。
4.2.负责公司党政文书,声像档案的保管。为公司生产、经营及各项工作提供文档信息资料。以党政机要文件保管为重点,同时保证文书档案的完整、保密和安全。
4.3负责文档的收集、整理、保管、签定和统计。
5 管理活动、程序及要求
5.1.文书档案收集
5.1.1文书档案收集的范围
5.1.1.1上级来文及资料。
5.1.1.2公司文件。
5.1.1.3公司历史档案。
5.1.1.4已撤消旧机构的档案。
5.1.1.5上级领导来公司检查工作及活动的音像资料。
5.1.1.6公司荣获的各项荣誉称号、奖牌、奖状、奖旗等资料和照片。
5.1.1.7公司发生的重大事件及各项重要活动的音像资料。
5.1.2文书档案的收集
5.1.2.1按照文书档案收集范围,收集与所保管档案有关的资料。
5.1.2.2交接档案的当事人在接收档案时根据移交目录清点核对,并由交接双方在目录上签字或盖章。
5.1.2.3各部门交文书档案室的文档需符合文书档案工作要求,并由各部门主管领导审核、签字后方可交接。不符合归档要求的,文书档案室有权拒收。
5.2.立卷与归档
5.2.1文件的立卷归档工作由公司办文秘科负责,具体工作按文档管理和上级业务规定执行。
5.2.2需归档的音像档案,要认真填写说明,编号登记。每半年对文档重新整理,时间在每年的1月份和7月份。
5.3文书档案的整理和保管
5.3.1文书档案以卷宗为单位进行分类、排列;涉密文件按涉密级别分类,单独保管。
5.3.2文书档案室在收集零散文件时,要认真区分,依照分类进行立卷。
5.3.3文书档案发现文件破损要及时修复或复制。
5.4.文书档案的统计和检查
5.4.1文书档案室要设立文书档案登记簿,档案的借阅、返还及时登记、注销,对档案的收进及提出情况进行数量统计。
5.4.2文书档案室对所保管的档案每年进行一次全面检查,遇到特殊情况及时检查,并及时上报检查结果。
5.4.3负责保管文书档案的人员调动工作时要办理移交手续。
5.5.文书档案的利用和借阅
5.5.1文书档案室所保管的档案,原则上一律在阅文室调阅,需要查阅档案时,由借阅单位提出借阅申请,经公司办公室主任批准后方可将档案借出。
5.5.2复制档案资料时,需经公司办公室主任批准,方可复制翻印。翻印时应说明翻印的单位、日期、份数和印发范围和用途,并由文书档案室进行复印。
5.6.文书档案的鉴定和销毁
5.6.1文书档案室定期对已过期的档案进行鉴定。根据档案的政治、历史,科学和现实价值确定其是否需要继续保存,并将不需要继续保存的档案剔出销毁。
5.6.2文书档案的鉴定销毁工作由公司办公室负责承办,对已过保管期限的档案提出销毁意见时,要经相关部门和人员具体核查,核查单位由公司办公室、党群工作部和企业发展部组成。
5.6.3文书档案室对予批准销毁的档案要在档案存储目录上注销,编制销毁清单,审查批准后对档案进行销毁,并由两人或两人以上监销。档案销毁后,监销人员在销毁清单上签名盖章,同时标注档案注销的日期,保证不丢失,不漏销。
第5篇 物业公司文书档案资料管理办法
物业公司文书、档案、资料管理办法
1.0目的:
方便资料查阅,完善记录档案。是事件有源可查。
2.0 适用范围
物业公司的各种资料、档案。
3.0 管理内容
3.1 文件和资料的分类
--质量体系文件(质量手册、物业管理方案、程序文件、作业文件、质量记录)
--文书档案(国家有关物业管理行业的法规、条例、通知、来往单位文件等)
--其它资料的分类(业主档案资料、书刊、声像类、专业性资料等)
3.2 文书档案管理
--上级机关、来往单位发来的文件,由行政部在《收文薄》登记,送经理阅转,并送有关部门传阅,阅者签署姓名后送回行政部存档。
--外来信件,写明领导人亲收或写明领导人姓名的由受文领导拆阅后,若需保存再退回行政部登记处理《信函收存登记表》指明存往何处。
--以公司名义的发文,由承办部门起草,行政部核稿,编文号、经理签发,然后安排打印,文件类应登记在《发文簿》,信函类的登记与收据或收件人签名应记录在《信函寄发登记表》上,以便查询。
--电脑资料的存贮和查找参见《电脑资料存贮说明》(附录)。
3.3 其他资料管理
--行政部将需要归档的文件、信件、合同等立卷归档,并登记、整理、编写检索目录,具体办理参见相关细则如《业主档案的管理办法》等。
--定期收集整理档案资料,收留各部门归档的资料、图纸、批文、合同等。任何个人不得自行私藏资料,如确有需要,可随时在行政部进行查阅。
--档案资料一般不借出,若特殊情况需借出须经经理同意,完善登记手续后方可借阅。
--借阅资料档案必须妥善保管,注意保密,不得遗失、拆散、调换、污损。档案资料借阅时间原则上不得超过七天,在规定时间内使用人应及时归还,如因保管不善造成档案资料的遗失,将视情节轻重,处以50-300元罚款。
--公司所订阅的报刊、杂志由行政部统一收取,并摘印当日重要信息供相关部门人员参阅。报刊剪报工作,由公司文员负责,每月完成上月报刊上有关信息、资料的收集、整理及传阅。
--由行政部统一收取专业类杂志并提醒相关部门主管借阅,非专业类杂志,由公司行政部负责及时安排借阅,限定归还日期后按时收回,以便其他人员借阅。
--借阅公司的图书及参考资料应办理登记手续,专业参考类图书由对口专业员工进行借用;非专业类图书借阅数目一般不超过叁册,要求在两个月内归还。
--公司行政部文员应每月就员工所借各种图书、参考资料的书目、数量进行清理,并通知员工应归还的日期,员工应积极配合清理,以便文员及时掌握员工使用情况,确保不遗失又能充分的发挥图书价值。
--所有图书资料均应妥善保管、及时归还,如因借阅人保管不善造成资料遗失,将按定价的二倍予以罚款。无定价的将视资料内容重要程度处以50-200元罚款。
4.0 各职能部门的资料管理
各部门内部日常工作中常用资料需要由部门内部保管的,可在资料室设专柜存放、取用,有必要时应分别建立内部资料管理方法和登记。
5.0相关文件
5.1 《业主档案的管理办法》
6.0相关记录
6.1 《收文薄》
6.2 《发文簿》
6.3 《信函收存登记表》
6.4 《信函寄发登记表》
7.0 附录
7.1 《电脑资料存贮说明》
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