文件和资料管理制度(5篇)

文件和资料管理制度是企业运营中的核心组成部分，旨在确保信息的安全、准确和有效利用。它涵盖了文件的创建、审批、存储、检索、更新、废弃等多个环节，同时也涉及电子文档和纸质文档的管理。

包括哪些方面

1. 文件分类与编码：明确各类文件的分类标准，制定统一的编码规则，便于管理和检索。

2. 文件生命周期管理：规定文件从创建到废弃的全过程管理流程，包括审批、存档、更新、废弃等步骤。

3. 权限控制：确定不同层级员工对文件的访问、修改、分享权限，保障信息安全。

4. 存储与备份：设定文件的存储位置、格式和备份频率，防止数据丢失。

5. 审核与审批：规定文件的审核标准和审批流程，确保内容的准确性与合规性。

6. 法规遵从：确保文件管理符合相关法律法规要求，避免法律风险。

7. 培训与执行：定期对员工进行文件管理培训，确保制度的有效执行。

重要性

文件和资料管理制度对企业的重要性不容忽视：

1. 提高效率：通过规范化的文件管理，减少查找、审批等环节的时间消耗。

2. 保障信息安全：防止敏感信息泄露，保护企业知识产权。

3. 保证业务连续性：及时、准确地获取所需文件，确保业务运行顺畅。

4. 遵守法规：符合行业标准和法律法规，避免因文件管理不当引发的法律纠纷。

5. 提升企业形象：有序的文件管理展示企业的专业性和管理水平。

方案

1. 制定详细的操作手册：编写易于理解的文件管理手册，明确各项规定和流程。

2. 引入信息技术：利用文档管理系统，自动化处理文件的创建、审批、存储等流程。

3. 定期审计：设立专门的审计机制，定期检查文件管理制度的执行情况。

4. 建立反馈机制：鼓励员工提出改进意见，持续优化管理制度。

5. 管理层示范：管理层率先遵守制度，形成良好的示范效应。

6. 激励与惩罚：对于遵守制度的员工给予奖励，对违规行为进行适度处罚。

通过上述方案的实施，企业能够建立起高效、安全的文件和资料管理体系，为日常运营提供有力支持。

文件和资料管理制度范文

第1篇 物业公司质量体系文件和资料管理作业规程

物业公司质量体系文件和资料管理标准作业规程

1.0目的

规范质量体系文件和资料的管理,确保质量体系文件和资料使用的有效性。

2.0适用范围

适用与质量体系文件、相关外来文件的管理。

3.0职责

品质拓展部负责质量体系文件和资料的管理。

4.0要点和实施

4.1质量体系文件的编写、审核、批准、发布、发放按《质量体系文件编制标准作业规程》执行。

4.2质量体系文件的使用。

4.2.1品质/拓展部应确保凡授权范围内的人员均能及时得到有效版本的文件。

4.2.2各部门及所有工作人员应确保不持有、不使用作废/失效的文件。

4.2.3文件的持有部门和持有人员不得将持有的文件转借、复印或作非授权的涂改。

4.3质量体系文件的保管。

4.3.1文件的保管环境应适宜于防止文件的丢失、损坏和涂改。

4.3.2文件保管方法应便于存取查阅。

4.3.3应保持文件夹的完整、齐全。

4.3.4文件的持有部门或持有人员应持有经批准的带现行更改状况的有效文件的清单,以便于了解文件变动的情况和检索。

4.4质量体系文件更改的控制。

4.4.1文件的更改必须由文件的原编写部门负责填写相关表格,经文件原审核人和批准人审核、批准后方可进行更改。若原审核人、批准人发生变动,则应由其职务的接任人负责审核、批准。文件更改的内容由文件原编写部门拟定。

4.4.2文件更改应由品质/拓展部通知的形式发布,以使文件夹的持有部门和持有人了解文件的更改内容和更改后的标识。

4.4.3通知仅下达给公司持有该文件受控文本的部门和人员进行更改,但程序文件和质量手册换版时,则应将换版后的文件送达第三方认证机构。

4.4.4问更改的方式。

文件更改的方式在《文件更改申请表》上予以规定,并且由品质/拓展部进行。更改的方式可以采用划改、换页或换版的方式进行,但划改时,应能辨认更改前的内容。

4.4.5文件更改的标识和记录

文件更改后应在文件的版本标识、修改状态标识上予以识别,在文件更改记录上及时予以记录,以便核对、识别。

4.4.6文件的换版。下列情况之一,文件应予以换版:

(1)同一文件多次更改(如同一文件已更改5次以上)时;

(2)同一文件一次更改内容较多时。

4.5作废/失效质量体系文件处置。

4.5.1品质/拓展部应在更换新页或新版的同时,撤回旧页或旧版本文件。

4.5.2撤出的旧页或旧版本文件,品质/拓展部资料管理员应在《作废/失效文件清单》上予以记录,并在每页上加盖蓝色“作废”或“失效”印章。

4.5.3作废/失效文件在适当的时间(如一年)集中销毁的方式应考虑方便、适用、可行。销毁前在《作废/失效文件清单》上予以记录。

4.5.4留作资料以供法律/累计知识需要的作废文件,应经管理者代表同意,并在其每页上加盖蓝色“参考”印章。

4.6外来文件的管理。

4.6.1外来文件包括:

(1)本行业强制执行的法律、法规、条例;

(2)本公司选定执行的国家或行业标准;

(3)业主或其他单位提供的有关物业管理的来文、来函。

4.6.2属于本程序前条的第1、2项的外来文件一律应处于受控状态,既在其封面或首页上加盖蓝色“受控文件”的印章。需分发的,还应编号并办理发放签收。

4.6.3对于外来文件,品质/拓展部资料管理员应建立收/发台帐,以便追溯其来源和分布。

4.7文件的归档。

4.7.1质量体系文件和外来文件一律应归档。

4.7.2归档文件一律为正本且不加盖受控状态标识和编号(外来文件除外)。

4.7.3文件的发布、更改、处理的相关表格应随正本一起归档。

4.7.4文件的更改通知、更改换页、换版的文件一律归档。

4.7.5品质/拓展部应按本规程文件更改条款规定,对归档文件实施更改。但原归档文件不撤出,仅加盖“作废”或“参考”蓝色印章。

4.8文件的补发按《质量体系文件编制标准作业规程》的相关规定执行。

4.9质量体系文件的借阅。

4.9.1公司外部人员需借阅文件时应符合下列条件之一:

(1)是公司的服务对象;

(2)是公司的主管上级;

(3)是公司的承包方;

(4)按法律、法规或合同规定提供借阅的需方。

4.9.2公司可以借阅的文件应不涉及公司人事、商业和技术机密,但上款第4项的除外。

4.10人员离开公司或工作岗位发生变化时,品质/拓展部负责回收所发文件,并在文件发放签收-记录中注明回收原因和时间。

4.11公开文件的控制。

4.11.1凡公开的文件如向业主或住户提交或发布的程序、手册、规定、收费标准等均属受控文件范围。

4.11.2凡公开的文件均应注明文件编码、版本号、生效日期。

4.11.3负责实施公开文件的部门应指定专业人员负责此项工作。

4.11.4凡公开的文件夹发生更改时,应以原公开的形式,在原发放或公布的范围内今年性更改,以便更改的内容为业主或住户所了解。

4.11.5凡张贴于公司内部的程序文件、作业指导书,包括公开张贴文件其中的部分(外来文件除外),均应标明文件编码、版本号并加盖“受控文件”印章。

4.12品质/拓展部负责保存文件和资料管理形成的全套记录,各部门或文件持有人负责保存持有的记录,保存期为3年。

5.0记录

5.1《文件销毁申请表》文件编码:

6.0相关支持文件。

第2篇 物业管理质量体系文件：文件和资料控制程序

物业管理公司质量体系文件:文件和资料控制程序

1.0目的

确保现场所使用的文件和资料都是现行有效的,防止误用失效或作废的文件和资料。

2.0适用范围

适用于质量体系所形成的文件和资料。

3.0职责

3.1行政部是文件和资料的归口管理部门。

3.2各部门(管理处)负责本部门(管理处)所使用文件和资料的管理。

4.0工作程序

4.1文件和资料的分类

4.1.1质量体系文件(质量手册、程序文件、作业文件、质量记录)

4.1.2外来文件(国家有关物业管理行业的法规、条例、通知、来往单位文件等)

4.1.3其它资料(业主档案资料、书刊、声像类、专业性资料等)

4.2文件和资料的编号

按《文件和资料的编号规则》执行。

4.3文件和资料的受控状态

4.3.1质量手册分为受控和非受控两种,受控文件和资料在第一页加盖受控文件印章,注明受控号,非受控文件一般只进行编号。

4.3.2质量体系文件均为受控文件,加盖受控文件印章。

4.3.3质量记录除原版文件应加盖受控章留存外,其它现场使用的可不盖受控章。

4.4文件和资料的编写、审批

质量体系文件由管理者代表组织相关部门编写;质量手册、程序文件由管理者代表或物业管理公司经理审批;作业文件由主管领导组织改编、编写,管理者代表或物业管理公司经理审批。

4.5文件和资料的发布

4.5.1受控文件发放由行政部确定分发部门和数量,领用人在《文件和资料领用签收表》上签名,领取注有受控号和加盖受控文件印章的文件和资料。

4.5.2使用部门受控文件如有丢失,可提出书面申请,说明原因和理由,管理者代表批准后,重新发放,注明丢失的原因;破损的以旧换新。

4.6文件和资料的更改

4.6.1文件和资料更改时,由提出部门人员填写《文件和资料更改申请单》,审核批准由原审批人进行,当原审批人不在职时可由接替其岗位的人员审批。文件资料的更改,增删在《文件和资料更改申请单编号与摘要登记表》中要有记载汇总。

4.6.2文件和资料更改审批通过后,由行政部实施,资料管理员按《文件和资料领用签收表》的名单,到领用了需改文件的人员处更改。手写更改文件和资料在更改处签上更改人姓名、日期及更改状态方才有效;若发放换页、换版后的新文件,应同时收回作废的旧文件和资料,并留下记录。

4.7文件和资料的管理

4.7.1文件和资料经编、审、批签名后,原件交管理者代表归档,列入《质量文件清单》受控。

4.7.2各部门保管的文件和资料要求建立《质量文件清单》受控。

4.7.3借阅文件和资料(原件一律不能外借)时,登记在《借阅登记簿》上,按规定的时间归还。

4.7.4其它文件资料的管理参见《文书、档案、资料管理办法》。

4.8文件和资料的换版与作废

4.8.1文件和资料每版更改不超过五次,修改次数号用正字的笔划数表示,一表示第一次更改,t表示二次更改……正表示第五次更改,若1次更改内容较多也可换版。版本号用a、b、c……表示,a表示第1版,以此类推。

4.8.2作废的文件和资料由行政部按《文件和资料领用签收表》及时收回并记录,立即盖上作废印章,统一销毁。为积累知识或涉及法律需要的作废文件和资料,在第一页上盖上保留资料印章方可留用。

5.0支持性文件

5.1 《文件和资料的编号规则》

5.2 《文书、档案、资料管理办法》

6.0相关记录

6.1《文件和资料领用签收表》

6.2《文件和资料更改申请表》

6.3《质量文件清单》

6.4《借阅登记簿》

6.5《文件和资料更改申请单编号与摘要登记表》

编写:审批:

第3篇 建筑公司环境管理文件和资料控制程序

建筑集团公司环境管理程序文件

程序文件名称:文件和资料控制程序

1.目的

对与质量、环境有关的文件和资料进行有效控制,使管理体系运行的所有场所都能得到文件的有效版本,防止使用作废文件。

2.适用范围

适用于集团公司与质量环境有关的所有场所的文件资料的控制。

3.职责

3.1行政部负责编制并监督实施本程序。

3.2各部门的职责详见w_/ems/c_/a/07附表1-3。

4.控制程序

4.1文件和资料的控制方法:包括分类、编制、组织会签、审批、编号、收发、复制、更改、销毁等规定,具体在本程序的附表中说明。

4.1.1体系文件的控制方法(详见w_/ems/c_/a/07附表1)

4.1.2外来及管理性文件的控制方法(详见w_/ems/c_/a/07附表2)

4.1.3工程技术文件资料的控制方法(详见w_/ems/c_/a/07附表3)

4.1.4工程承包合同的控制,执行集团公司的《合同评审控制程序》、《合同管理办法》。

4.2文件的评审

各部门在管理体系运行中,发现需要对文件进行修订时,要及时将文件修订信息传递到企管部,由企管部整理并提交管理评审。

4.3更改形式及归档要求

4.3.1更改形式:管理体系文件的更改,可在原文件上划改(更改数字在

30字以内,用双划线划掉要更改的内容,在更改处加盖更改专用章,更改内容填写在《文件修改记录表》ems/07-5表上)或局部换页更改。换版的管理体系文件发布时,应注名原文件作废。

4.3.2文件和资料的归档:执行集团公司《档案管理办法》。

4.4文件和资料的编号规定

4.4.1集团公司下发的行政、管理性文件的编号依据国家行政机关公文分类规定,每年从01开始顺序编号。

4.4.2体系文件编号规定

4.4.2.1体系文件分类

a.质量体系文件:指依据iso9002:1994版标准编制的文件,分《质量手册》《程序文件》《作业指导书》和《岗位责任制》三层。此层次的文件将在质量体系文件换版(iso9001:2000版)后失效。

b.环境管理体系文件:指依据iso14001:1996版标准编制的文件,分《环境管理手册》、《环境管理程序文件》、《环境管理作业指导书》三层。

4.4.2.2质量体系文件编号

文件编码规定:

a.公司代码:建筑集团公司-_j;

b.文件类别:质量保证手册-qa;

程序文件、作业指导书-qp;

c.文件序号:用两位阿拉伯字母表示,从01开始。

4.4.2.3部门和分公司代码

工程部-gc经营部-jy企管部-qg行政部-_z财务科-cw

试验室-sy开发办-kf材料公司-cl集团一公司-y_

集团二公司-zr集团三公司-sj 集团四公司-sq

集团五公司-wy集团六公司-lc集团七公司-qh

集团八公司-bf集团九公司-jc 集团十公司-zi

集团十一公司-ws集团十二公司-ad直属三公司-js

直属一处-yc 直属二处-rc直属三处-sc 直属四处-zs

4.4.2.4环境管理体系文件编号

a.《环境管理手册》:w_/emsc/a-2001

b.《环境管理程序文件》:w_/ems/c_/a/__-2001

c.集团公司编制的《环境管理作业指导书》w_/ems/zds/a/__-2001

d.各部门和分公司编制的《环境管理作业指导书》w_/ems/ yy /a/__-

e.《岗位责任制》:w_/gwzr/yy/a/__-2001

各代码含义:

emsc:代表环境管理手册

ems:代表环境管理体系

c_:代表环境管理程序文件

zds:代表环境管理作业指导书

__:代表文件序号,从01开始

yy:代表部门代码,部门代码见本程序4.4.2.3条款的规定

2001:代表文件编制时间为2001年

a:代表a版

gwzr:代表岗位责任制度

5.相关文件

w_/emsc/a-2001《环境管理手册》

w_/ems/c_/a/12-2001《记录控制程序》

_j/qp/_z/01-2000《档案管理办法》

_j/qp/02-2000《合同评审控制程序》

_j/qp/jy/04-2000《合同管理办法》

6.标准表格

ems/07-1《文件和资料控制清单》

ems/07-2《文件资料发文审批表》

ems/07-3《文件会签表》

ems/07-4《文件资料收文登记表》

ems/07-5《文件修改记录表》

ems/07-6《文件和资料控制检查记录》

ems/07-7《文件资料销毁记录》

ems/12-1《记录(文件)借阅登记表》

第4篇 总承包施工对工程的文件和资料管理规范

施工总承包对工程的文件和资料管理

总承包文件资料管理包括技术资料、质量保证资料、质量检测资料及项目管理资料的管理。其中技术资料、质量保证资料、质量检测资料由项目总工负责,是保证整个工程保质、按期顺利完成的依据,也是工程竣工验收的必备资料。其中管理资料由项目经理负责,它是整个施工过程中施工管理的依据,施工成果的证据。其所涉及的各种制度、影响施工的各种因素,与业主、监理各分包之间联系函都是关系整个工程极其重要的文件。

1主要内容:

1) 图纸(接收/下发);

2) 业主指令、施工方的复函、图纸会审记录(土建、机电、装饰接收/下发);

3) 工程变更;

4) 重大技术方案的确认;

5) 工程洽谈纪要;

6) 会议纪要;

7) 监理批准的方案审批表。

2施工技术资料的归类

1) 材质证明;

2) 材料试验报告;

3) 施工记录;

4) 预检、隐蔽检查记录;

5) 基础、主体结构验收;

6) 施工组织设计;

7) 技术交底;

8) 质量评定;

9) 竣工验收资料。

3总承包和专业分包按照分级管理的原则进行文件和资料的管理。总承包下设资料室,专职负责文件、资料的收发、整理、管理及归档工作。

4各分包单位必须设专职资料员,专门负责资料的搜集、整理、报送、存档工作。按照合肥市对文件技术资料存档的要求及时整理归档。

5各分包单位必须按总承包规定的程序接收和报送文件、资料,否则,由此造成的一切后果,总承包均不负责。接收和报送程序规定如下:

1) 业主及监理下发的各类文件由总承包资料员进行登记留底后须经项目经理或执行经理审阅后下发各有关单位。

2) 业主及监理直接交给各专业分包的各类文件、资料,各专业分包在收到文件、资料之后的4小时内必须到总承包资料室登记。

3) 各专业分包单位报送业主或监理的各类文件如变更、报告、洽商、申请、签证单等均需要由总承包专业工程师签字并经项目经理审阅后,由总承包资料员登记存档方可报送,否则总承包对此类文件不予承认。

6业主、监理、设计院下发的函件,经总承包审阅后以工程通知单或总承包指令的形式转发给各分包单位;分包单位必须根据通知及函件具体要求处理各项事务。

7总承包对分包单位的管理要求。对上报资料的意见、会议通知、会议记要等,将以工程通知单形式下达给各分包,分包必须根据其要求及时处理,将处理结果及时向总承包汇报。

8分包上报文件资料,必须一式四份,总承包将依据实际需要转报业主、监理审阅及存档。

9分包对工程情况、图纸问题、进度、安全、质量等相关事宜,可以以工作报告形式上报总承包,总承包对该报告的意见将通知单或总承包指令的形式下发分包。

10分包单位需上报的资料包括:承包合同、重要设备的订货合同、材料、构配件、设备报验单,分部、分项工程报验单,施工组织设计、施工方案、施工总进度计划、季度进度计划、月进度计划、周进度计划及依据合肥市有关规定和监理工程师要求上报的有关资料。

11分包单位上报的有关资料应按照合肥市现行标准及文件整理规定执行。

12分包单位自己收集整理有关工程竣工资料,总承包将不定期对资料进行抽查和考证、考评,不合格的资料分包商应及时整改。在工程竣工前根据总承包要求上报,由总承包上交地方监督站及有关部门。

技术资料管理流程见图3.7.11-1。管理资料的管理流程见图3.7.11-2。

第5篇 文件和资料管理程序

文件和资料的管理程序

1.目的

对公司文件和资料进行规范化管理、控制,以满足规定的要求。

2.适用范围

2.1本程序适用控制公司物业管理中如下文件:

a.政府法规、法律、标准等外来文件;

b.程序文件;

c.作业指导书;

d.公开文件;

e.技术资料。

3.引用文件

3.1质量手册4.5文件和资料的管理。

3.2iso9002标准4.5文件和资料的管理。

4.职责

4.1程序文件由iso9000工作小组负责制定,并由相关授权人员批准,作业指导书由各职能部门编制,报经理批准。

4.2iso9000工作小组负责质量手册、程序文件和作业指导书的发放修改和控制。

4.3物管部负责政府法律、法规、标准等外来文件和技术资料的接收和借阅。

5.程序

5.1文件和资料的编制和存档

5.1.1程序文件由iso9000工作小组组织编制,管理者代表审核后,报总经理批准。作业指导书由各职能部门归口编制,部门经理批准,公司质量体系文件原件由iso9000工作小组存档保管。

5.1.2国家法律/法规、专业技术标准等外来文件和技术资料由物管部统一接收存档。

5.1.3公司文件由各职能部门编制,部门经理批准,存档在各职能部门。凡是以物业管理公司名义对外发放的文件,必须填好发文审批单由总经理或副总经理审批并盖章。

5.1.4物管部负责存档文件和资料分类、编目、登记、上柜。

5.2 文件和资料的发放

5.2.1公开文件由各职能部门发放,并填制公开文件发放登记表。

5.2.2 iso9000工作小组负责编制《质量体系文件清单》和《质量体系文件发放登记表》,经管理者代表批准后发放。

5.2.3物管部负责编制法律、法规、标准等外来文件目录清单,经部门负责人审批后发至各部门。

5.2.4工程部编制技术资料目录清单,经部门负责人审批后发放至各部门,并负责借阅管理。

5.3文件和资料的借阅及归还。

5.3.1各部门需借阅文件和资料时,应填用《文件/资料借阅登记表》、经部门经理批准后,方可办理借阅手续。

5.3.2归还借阅资料时,借阅人应如数归还资料,经管理员清点无误后,在《文件/资料借阅登记表》注销。

5.4 文件和资料的更改。

5.4.1 文件需修改时,各相关部门提出修改申请,说明建议修改内容,经原审核批准的人员审核批准,并按照5.2文件和资料的发放程序予以发布,同时收回作废文件集中销毁。

5.4.2作废文件原件加盖“作废”章后,由物管部、iso9000工作小组存放于过期档案柜。

6.支持文件和质量记录。

6.1外来文件清单

6.2公开文件发放登记表

6.3质量体系文件发放登记表

6.4深圳融发物业管理有限公司发文审批单

6.5文件/资料借阅登记

6.6质量体系文件清单

6.7 文件修改申请表