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项目文件管理制度是指一套系统性的规则和流程，用于规范项目执行过程中产生的各类文档的管理，包括但不限于项目计划书、进度报告、会议记录、需求分析、设计图纸、测试报告等。这套制度旨在确保文件的安全、完整、有效，以便于团队协作、决策制定和项目审计。
包括哪些方面
1. 文件分类与编码：明确各类文件的分类标准，为每个文件分配唯一的编码，便于检索和管理。
2. 文件创建与审批：规定文件的创建流程，包括内容编写、审核、批准和版本控制。
3. 存储与备份：设定文件存储的位置、格式和备份策略，确保文件安全。
4. 访问权限：设定不同角色对文件的访问权限，保护敏感信息。
5. 文件更新与版本控制：规定文件修订的程序，追踪文件变更历史。
6. 文件分发与分享：规范文件的内部和外部分发，确保信息准确无误。
7. 文件归档与销毁：明确文件的保存期限和销毁标准，符合法规要求。
重要性
项目文件管理制度的重要性不言而喻：
1. 提高效率：有序的文件管理能减少查找文件的时间，提高团队协作效率。
2. 保障质量：严格的审批流程确保文件内容的质量和准确性。
3. 风险控制：防止信息泄露，保护公司知识产权。
4. 法规遵从：符合行业标准和法规要求，避免法律风险。
5. 项目审计：完整的文件记录为项目审计和评估提供依据。
方案
1. 制定详细文件管理政策：明确文件管理的目标、原则和责任部门。
2. 建立电子化管理系统：利用现代技术，实现文件的数字化管理和在线协作。
3. 培训与宣导：定期对员工进行文件管理培训，强化制度意识。
4. 定期审查与改进：定期评估制度执行情况，及时调整和完善。
5. 设立监督机制：设立专门的监督小组，确保制度的执行和遵守。
通过上述方案，我们可以构建一个高效、安全的项目文件管理体系，提升项目执行的规范性和效率，为公司的长期发展奠定坚实基础。
项目文件管理制度范文
第1篇 某物业项目文件收发管理规定
物业项目文件收发管理规定
1.0目的
规范文件收发管理工作,确保文件传递的安全性,避免文件丢失,使文件经办责任能安全及时收到文件。
2.0适用范围
__集团下属各物业公司。
3.0职责
3.1公司总部负责确定意见征询频率,一般情况下每月征询一次,特殊情况另行书面通知。
3.2服务中心、管理处或项目物业部负责人负责意见征询工作的组织与实施。
3.3品质部负责意见征询结果的审核、统计、总结与通报,并报公司领导审阅。
3.4被征询对象包括有项目负责人、负责人助理、行政部、人事部、营销部、策划部、机电部、绿化部、园建、机电、土建、财务等部门及因工作需要征询的其他单位或个人。
4.0概念
4.1征询意见设为五个等级,分别为很满意、满意、一般、不满意和很不满意,评价为很满意、满意视为满意;评价为一般、不满意及很不满意视为不满意。
4.2在《意见征询表统计结果表》内,用数字作为评标注,分别为:5-很满意;4-满意;3-一般;2-不满意;1-很不满意;0-未作评价。
4.3单项满意率=评价为满意的单位数量/被征询单位总数。
4.4项目物业负责人是指主管项目的物业公司副总监督/经理、服务中心经理/主任或项目物业部主管负责人。
4.5意见征询表编号:项目拼音第一个字母缩写+年号+两位数月份+三位数流水号,如yw,表示__银湾六月份序号为001的意见征询表,序号不能重复。
4.6综合满意率=单项满意率加权平均值。
5.0操作规程
5.1每月10号前发出《意见征询表》,在《意见征询表发放记录》表上做好发放登记工作;发放前填写好《意见征询表发放记录》表的项目、征询表编号、部门、被征询人和《意见征询表》表的编号、项目、被征询部门和被征询人和预计收回日期项;发放时填写好送达人姓名和送达日期,并请被征询部门签收及注明签收日期。
5.2公司主张发放《意见征询表》时,及时请被征询人对我司物业工作给予评价和提出具体意见,由征询人填写好后请被征询人签名确认。
5.3 如因各种原因被征询人不能及时提供意见或签收时,被征询人或部门在签收表格时要提醒具体收回日期,一般不超过3个工作日后收回。
5.4收回《意见征询表》时,收表人负责审核记录是否有项缺,无误后连同填写好《意见征询结果跟进记录》表一并递项目物业负责人审阅,一般情况下《意见征询表》发放人、收回人和《意见征询结果跟进记录》的被征询人反馈意见栏的填写人为同一人,便于跟踪和准确的填写被征询人所反馈意见。
5.5对于评价为一般或以下,但被征询人又未提出具体意见的征询表,回收人应主动联系被征询人,了解不满意的原由并在征询表上做好记录。
5.6项目物业负责人根据收回《意见征询表》填写结果,批示相关意见并组织跟进处理。
5.7项目物业行政人员负责收回《意见征询表》的统计工作,填写好《意见征询表统计结果》后递项目物业负责人审阅。
5.8 项目物业负责人确定《意见征询表》跟进责任人,由跟进责任人督促相关部门按项目物业负责人的批示和被征询人所反馈的意见跟进处理,跟进处理结束后回复跟进责任人。跟进责任人根据各部门回复情况填写《意见征询结果跟进记录》的跟进处理情况栏,并在回访时回复被征询人。
5.9 回访形式分面谈交流回访和电话回访两种形式,回访后将《意见征询结果跟进记录》递项目物业负责人批示。
5.10所有《意见征询表》收回后都应填写《意见征询结果跟进记录》跟进征询结果。
5.11 每月25日前,项目物业行政人员负责收集齐《意见征询结果跟进记录》,汇同《意见征询表》和《意见征询表统计结果》复印件递总公司品质部。
5.12品质部在收到《意见征询表》、《意见征询结果跟进记录》和《意见征询表统计结果》后,对收到记录进行审核,对于未达公司要求的给出意见。
5.13品质部负责对被征询项目进行电话回访,了解对所提意见跟进处理情况是否满意,回访率不应低于25%。
5.14每月28日前,将《意见征询结果跟进记录》递公司总经理审阅,并附《意见征询表》和《意见征询表统计结果》。
5.15每月28日前,填写好《项目意见征询报告》递物业公司总经理批示。经批示后递集团总裁审阅,并附《意见征询表统计结果》。
6.0记录文件管理及存档
6.1《意见征询表发放记录》由征询单位存档。
6.2《意见征询表》经品质部审核和公司总经理审阅后返回征询单位存档。
6.3《意见征询结果统计表》原件由意见征询单位存档,并复印送品质部备案。
6.4《意见征询结果跟进记录》经品质部审核和公司总经理审阅后返回征询单位存档。
6.5《项目意见征询报告》经公司总经理批示,集团总裁审阅后由品质部存档。
7.0相关支持文件
7.1《顾客满意的监视和测量控制程序》
7.2《服务质量的监视和测量控制程序》
7.3《意见征询工作流程图》
8.0相关质量记录
8.1意见征询表发放记录wy/qr-wy-011
8.2意见征询表wy/qr-wy-012
8.3意见征询结果统计表wy/qr-wy-013
8.4意见征询结果跟进记录wy/qr-wy-014
8.5项目意见征询报告wy/qr-wy-015
第2篇 工程项目文件管理程序2
工程项目文件管理程序2
对项目经理部质量管理体系、环境管理体系及职业安全卫生管理体系所要求的文件予以有效控制,确保各相关场所都能得到有关文件的现行版本。
1 职责
项目经理部办公室是文件控制活动的主责部门。负责质量/环境及职业安全卫生管理手册、程序文件、企业标准的管理以及施工图纸、设计变更、技术标准、规范、规程等外来技术文件和有关工程施工管理方面的法律法规的收集、识别和管理,负责各职能部门所收集的有关经营管理、质量管理、环境保护、职业安全卫生等法律法规的统一管理和发放;负责外来和内部行政文件的管理。负责建立文件清单。
项目经理部安全监察科负责有关环境保护、职业安全卫生方面的法律法规、标准、规范、规程等文件的拟定、收集和识别。
项目经理部质量保证科负责技术标准、程序文件、规程、规范等文件的拟定、收集和识别。
项目经理部经营科负责有关经营管理方面的法律法规的拟定、收集和识别。
项目经理部工程科负责施工图纸、设计变更等外来技术文件和有关工程施工管理方面的法律法规的收集、识别。
项目经理部各专业分公司负责施工技术措施的编制和管理工作。
2 程序
2.1文件的分类
内部文件:手册、程序文件、管理制度、施工技术措施以及公司内部编制的行政文件等;
一定途径获得的外来文件:上级、业主或其他相关单位提供的文件,包括施工图纸、设计变更等;
公开途径获得的外来文件:法律、法规、技术标准、规范、规程、图集等。
2.2文件的编制、收集、审批和发布
文件发布前应得到审批,以确保文件的充分性与适宜性。编制文件的职能部门保留文件原稿。
质量/环境及职业安全卫生管理手册、程序文件执行公司统一规定。
管理性文件和技术性文件以及一定途径获得的外来文件由项目经理部各职能部门编制、收集,相关部门领导审核,主管领导批准。
施工技术措施由各专业分公司负责编制,工程科、质量保证科、安全监察科进行汇签。
有关工程施工质量管理方面的技术标准、规范、规程、图集以及法律法规等,由质量保证科负责拟定、收集和识别,建立文件清单,经项目总工审批后报项目部办公室,实施动态管理。
有关职业安全卫生方面的法律法规、标准、规范、规程等,由安全监察科负责拟定、收集和识别,经项目总工审批后项目部办公室统一进行购买、管理。
有关经营管理方面的法律法规由经营科负责拟定、收集和识别,建立文件清单,经项目项目副经理审批后项目部办公室统一进行购买、管理。
行政文件的管理,执行《山西电建三公司公文管理规定》。外来行政文件由办公室负责登记接收,经主管领导审批后,进行传阅、转发;内部行政文件,由各职能部门拟定,办公室审核,主管领导批准发布。
有关环境保护方面的法律法规,由安全监察科根据公司生产和服务过程对法律法规的适用性进行识别和确认,并将其有关要求摘录转化,形成文件,由项目总工程师审批后,转发给各有关职能部门及相关场所。
法律法规等文件可从专业报刊、网站和国家有关主管部门等渠道获取。
文件编号:
行政文件编号,由项目经理部办公室按《山西电建三公司公文管理规定》统一进行编号。
手册、程序文件以及各类管理性文件和技术性文件编号:
其中:工程代号用两位数字表示,工程开工前由公司经营管理部通知经理工作部档案室工程开工时间,由经理工作部以文件形式确定和颁布工程代号。
类型代号指文件资料的类型,用两位字母表示。
文件序号指文件资料在同一年度内的顺序流水号。
产生年份指文件产生、年度,用四位数字表示。
文件的登记发放:
行政文件由项目部办公室按照《山西电建三公司公文管理规定》进行登记、传阅和发放。
质量/环境及职业安全卫生管理手册、程序文件、施工技术措施、施工图纸、图集、设计变更以及企业标准等,由工程科负责登记、进行编号、发放,并建立现行有效文件清单,并及时分发到各相关场所。
技术标准、规范、规程等,由质量保证科统一进行登记造册,进行有效标识、发放到各相关场所,以确保其使用场所都能及时使用到现行有效的版本。
各职能部门自行编制、接收与专业有关的管理性文件和技术性文件,由本部门负责登记、发放。
文件发放前由部门负责人审批发放范围,填写文件发放审批单和文件发放记录单,履行发放手续,进行发放,确保质量/环境管理体系及职业安全卫生管理体系的关键岗位和相关场所都获得有关文件的现行有效版本。
文件更改、作废和销毁:
文件的更改可采用修改页或换页的方式进行。
文件的更改应由原文件编制部门提出更改意见,说明更改原因。文件更改的审批必须由该文件的原审批部门进行审批,如果指定其他部门审批,必须获得审批所依据的有关资料。
文件的更改经批准后,该文件管理部门负责按原文件发放范围发出文件更改通知单。原文件持有者接到文件更改通知单后,应及时按要求实施修改,并对修改的及时性、正确性负责。要将文件更改通知单附在文件后,作为文件修改的依据,确保文件的更改和现行修订状态得到识别。
法律法规、技术标准、规范、规程等外来文件,各职能部门应及时跟踪掌握其更新信息,进行重新识别和确认。质量管理部要及时发布现行有效文件清单,以防止文件的非预期使用。
文件失效作废时,应由原文件管理部门下发通知,宣布该文件作废。文件持有者接到作废通知后,应及时撒出作废文件并予以销毁。需要保留的作废文件应加盖作废章进行标识,防止作废文件的误用。
文件保管、移交和归档:
各职能部门、专业分公司收到文件后,应注意妥善保管和使用,并将质量/环境及职业安全卫生法律法规等要求传达给全体员工和其他相关方。要做好文件编目,确保文件保持清晰,易于识别和检索。
项目经理部质量保证科组织竣工资料的整理、移交工作,办理移交手续。
需要归档的文件,由文件管理部门按档案管理规定进行分类、编目、归档。
各部门根据职责范围各自保存相应的文件,保存期限按各自文件规定的保存期限执行。
3 记录
文件资料接收审批表
文件发放审批表
文件发放记录单
文件资料回收记录单
表1文
件资料接收审批表
序号文件名称文件编号文件类别来文单数量接收日期接收人
表2文件发放审批表
文件发放范围以√为准 发放份数: 编制
日期
文件名称: 批准
日期
发放范围发放份数发放范围发放份数备注
项目经理项目副经理
项目总工质量保证科
工程科安全监察科
经营科供应科
第3篇 工程项目文件资料管理规定
1、内容
工程项目文件资料管理包括整个项目实施过程中的文书资料、工程技术资料、施工资料、科研项目资料,竣工图等。
2、由资料员负责项目文件资料的统一管理并督促其他各部门对相应的文件资料进行收集、整理。
3、文书与资料处理要点
1) 项目文书处理一般包括登记、分办、批办、承办、催办、拟稿、签发、用印、传递、立卷、归档与销毁等程序。
2) 项目经理部的文件收、发由项目资料员统一登记,视公文内容和性质,准确及时交项目经理、业主、监理和其他有关部门批示或办理。
3) 对于不符合国家有关法令、法规与违反制度的文件,可拒收或不予办理。
4) 按照iso9002标准对项目的文件资料进行管理,做好文件受控管理工作。对于涉及有关项目成本、技术、质量及其它必须保密的公文与技术资料,未经项目经理同意,任何人不准借阅。对于上级有关印有密级的文件,项目不准擅自翻印。
4、文件往来与信息传递
1) 外发出的所有文件,都纳入编号系统并实行分级管理,并将来函的收入文件也纳入编号系统,以便统一管理。
2) 文件签发分三级管理
① 一级文件:必须由项目经理或项目副经理签发,所有经项目经理审阅的施工组织设计;季、月度计划;重要的会议记录[[(必须由参加会议各方对整理后的《会议纪要》签名后有效)。
② 二级文件:备忘录,整改通知;业务联系单;催款通知;技术核定单等。(须由业主和监理部门负责人签字后方有效)
③ 三级文件: 会议通知等。
3) 文件的分发与传递
① 一级文件由项目部办公室分发;二级文件由各部门自行分发。
② 外来文件,必须由项目部办公室统一收文,逐一处理,原则上各部门不直接收文。
③ 有关工程的传真文件统一由项目部办公室收文、编号并分送有关部门。
4) 发文规则
① 所有文件使用统一文稿纸,由办公室印制。
② 文件署名签发必须用钢笔书写,不使用原珠笔或铅笔。
5) 归档时间
施工过程中的各种资料在施工过程中由资料员收集,工程竣工后一个月内由资料员提供竣工资料,归档。
6) 档案的借阅
为充分发挥工程档案作用,因工作需要在工作时间随时可借阅。但需办理借阅手续,档案不得带出本项目。
7) 档案的检查、核对及移交
工程档案定期进行检查核对,做到帐物相符,待工程竣工后,工程评定结束,按有关规定向有关档案管理部门移交。
第4篇 工程项目文件资料管理制度
工程项目文件资料的管理包括公司发文、项目对外收发文、418#文件所覆盖的技术资料、其他质量记录等四个方面的内容。
项目资料员在项目技术负责人的领导下,具体负责文件资料的管理工作。
项目各专业工程师及资料员必须具有资料员上岗证。
管理目标是技术资料真实同步,达到长城杯的资料要求;非技术资料编目清晰,便于查阅。
文件资料的日常管理制度
一、文件资料的归档应做到分类保存、编目清晰、标识明确、装订整齐。资料的填写应做到字迹工整、签字齐全,符合《北京市建筑安装施工技术资料管理规定》的要求。
二、项目技术负责人应定期检查各专业工程师内业资料的收集整理工作,检查资料员的资料归档工作,不定期进行内业工作评比、奖优罚劣。
三、418#文件涵盖的技术资料要求:
1、项目总工组织各专业工程师和资料员学习418#文件。
2、各专业技术资料由本专业工程师负责收集整理。每月月底将本月技术资料移交项目资料员。
3、项目资料员负责技术资料的整理、归档工作,资料归档时应按《北京市建筑安装施工技术资料管理规定》的标准来做。::如果技术资料不符合要求,资料员做以详细记录交给专业工程师,专业工程师应及时补齐。
四、为了加强项目管理,除了418#文件的规定之外,其它质量记录由资料员统一管理。
五、各业务口收集、整理本专业质量记录,定期报送资料员处。资料员进行分类归档。
公司发文管理制度
一、对公司发文进行分类收存,类别为党群类和行政类,行政类分为质量体系文件和非质量体系文件两类。
二、公司发文由项目资料员统一接收,留下分类收文登记。
三、项目资料员在接到文件后,根据文件归属类别是行政文件还是党群文件,附上文件和资料传阅学习单后分别送项目经理或项目书记。项目经理或项目书记学习之后,在文件就资料传阅学习单上签署意见,并决定该文件的学习或传阅的科室及人员范围,由资料员送各相关业务人员学习。各相关业务人员必须认真学习文件内容,并在文件和资料传阅学习单上签名。
四、所要求的人员进行传阅或学习后,项目的文件资料由资料员统一进行归档管理。党群类和行政类文件分别存放,资料盒内应编制文件目录,以便于查阅。
五、作废文件必须进行标识,并单独存放,同时在原收文记录上标明作废存放处或销毁日期。
六、质量体系投入运行后设立的项目经理部,要及时到企管部申请领用《质量手册》、《质量体系文件汇编》和《现行有效的受控的质量体系文件和资料目录清单》,并按该目录清单中所列出的文件和资料找有关部室补发。
七、项目经理部调出人员不允许带走文件和资料,到新的岗位后,需要时再要求配发。《质量手册》、《质量体系文件汇编》的持有人变更后,继任人应及时安排到企管部办理文件执有变更手续。
项目对外收发文管理制度
一、项目对外发文应由室主任审核,项目经理审批签发。对业主发文应该用微机打印,发文格式执行《北京中铁建筑工程公司ci手册vi分册工程项目部分(试行)》的要求。
二、建设单位、设计单位、监理单位及其他外部单位对项目的发文,属于技术文件的,由项目技术负责人统一保存。属于合同类文件的,由成本经理统一保存,并根据文件内容组织责任人员进行学习。
公司发文管理制度
一、对公司发文进行分类收存。类别为党群类和行政类,行政类分为质量体系文件和非质量体系文件两类。
二、公司发文由项目资料员统一接收,留下分类收文登记。
三、项目资料员在接到文件后,根据文件归属类别是行政文件还是党群文件,附上文件和资料传阅学习单后分别送项目经理或项目书记。项目经理或项目书记学习之后,在文件就资料传阅学习单上签署意见,并决定该文件的学习或传阅的科室及人员范围,由资料员送各相关业务人员学习。各相关业务人员必须认真学习文件内容,并在文件和资料传阅学习单上签名。
四、所要求的人员进行传阅或学习后,项目的文件资料由资料员统一进行归档管理。党群类和行政类文件分别存放,资料盒内应编制文件目录,以便于查阅。
五、作废文件必须进行标识,并单独存放,同时在原收文记录上标明作废存放处或销毁日期。
六、质量体系投::入运行后设立的项目经理部,要及时到企管部申请领用《质量手册》、《质量体系文件汇编》和《现行有效的受控的质量体系文件和资料目录清单》,并按该目录清单中所列出的文件和资料找有关部室补发。
七、项目经理部调出人员不允许带走文件和资料,到新的岗位后,需要时再要求配发。《质量手册》、《质量体系文件汇编》的持有人变更后,继任人应及时安排到企管部办理文件执有变更手续。
项目对外收发文管理制度
一、项目对外发文应由室主任审核,项目经理审批签发。对业主发文应该用微机打印,发文格式执行《北京中铁建筑工程公司ci手册vi分册工程项目部分(试行)》的要求。
第5篇 万科地产项目文件管理办法
vk地产项目文件管理办法
1.项目经理部文件按照下列分类方式进行存档整理:
第一册:公司管理规范
工程管理规范一套
工程管理指导书
第二册:施工合同
第三册:物资合同
第四册:公司来文
第五册:政府来文
第六册:施工单位来文
第七册:监理公司来文
监理合同
监理人员登记表及资格证书
监理规划
监理细则
监理例会纪要
监理月报及审核意见
其他来文
第八册:施工组织设计
施工方案
第九册:设计变更
建筑设计变更及图纸会审纪要
结构设计变更
水电设计变更
第十册:工程签证
第十一册:限价单/零星工程
第十二册:计划管理
项目发展计划(营销部门编制)
总进度控制计划及评审记录
施工图纸交付计划
分判商进场计划
样板确认计划
甲供材料进场计划
资金使用计划
总进度计划(施工单位)
月计划(施工单位)
周计划(施工单位)
第十三册:工程质量记录
第十四册:材料设备管理
样板登记一览表
收(调)料单
设备调试验收记录
第十五册:交工前楼宇检查记录
第十六册:项目经理部发文
报公司文件
发公司有关部门协办单
发总包、分包、监理
报政府文件
其他发文
第十七册:进度款支付
工程进度款审批单
物资进度款审批单
扣款通知单
奖/罚款通知单
第十八册:会议纪要
公司每月工程例会纪要
公司现场工作协调会纪要
甲方召集专题会议纪要
项目经理部内部会议纪要
第十九册:工程交工资料(甲方)
甲方交工资料目录(档案馆编制)
各种甲方交工资料
如:开竣工报告
中间验收资料
工程报建资料
第二十册:验收报告
材料进场验收报告
工程验收报告(不需政府参与的验收)
履约评定表
2.项目经理部收文严格按照公司的有关规定执行,项目秘书收文后转交项目经理助理,由经理助理判断执行及传阅人员,传阅后须在传阅文件上签字并交项目秘书存档;
3.项目经理部发文需按照发文格式拟稿,由项目秘书统一编号并存档。
4.项目经理部印章由项目秘书统一管理,使用印章必须登记。印章形式见《项目经理部印章》
