建设工程档案管理制度

有哪些

建设工程档案管理制度是项目管理的核心组成部分，它涉及到设计文件、施工资料、验收报告等多个环节，旨在确保工程信息的完整性和可追溯性。主要包括以下几个方面：

1. 档案分类与编码：依据国家及行业标准，对建设工程档案进行科学分类，并设定统一的编码规则，便于检索和管理。

2. 档案收集：明确各参与方的责任，规定在工程各个阶段应及时收集、整理相关文件，确保档案的全面性。

3. 档案审核：设立专门的档案审核机制，对收集的档案进行质量检查，确保其真实性和有效性。

4. 档案存储：规定档案的存储方式、期限和地点，保证档案的安全性和长久保存。

5. 档案利用：制定档案借阅、复制和信息公开的流程，保障档案的有效利用。

6. 档案更新与销毁：明确档案更新的条件和程序，以及过期、失效档案的处理办法。

实施细则

1. 档案管理人员应接受专业培训，掌握档案管理知识和技能，负责档案的日常管理工作。

2. 工程设计、施工、监理单位应设立专职或兼职档案员，负责本单位产生的档案收集和初审工作。

3. 档案收集应包括但不限于图纸、合同、检验报告、会议纪要等，每份文件需注明编制日期、版本和编制人。

4. 审核过程中发现的错误或遗漏，应及时反馈给文件编制部门，修正后重新提交。

5. 档案存储宜采用数字化方式，同时保留纸质备份，存储环境应保持适宜的温度、湿度，防止虫蛀、霉变。

6. 借阅档案需填写申请表，经档案管理部门批准后方可办理，借阅期间应妥善保管，不得涂改、损毁。

7. 档案公开需遵守相关法律法规，涉及保密内容的档案应严格限制访问。

8. 档案更新应根据工程变更情况及时进行，销毁过期档案需经专门的鉴定和审批程序。

上墙内容

1. "建设工程档案管理制度"字样，醒目提示全体员工重视档案管理。

2. 档案分类与编码示例，便于快速查找。

3. 档案收集流程图，清晰展示从产生到归档的步骤。

4. 档案利用规定，包括借阅、复制和公开的条件与程序。

5. 注意事项，强调档案安全、真实性的关键点，如严禁篡改、丢失档案。

6. 联系方式，列出档案管理部门的联系人和电话，以便于咨询和求助。

以上制度旨在规范建设工程档案管理，提升工作效率，保障工程质量和安全。全体员工应严格遵守，共同维护良好的档案管理工作秩序。

建设工程档案管理制度范文

第1篇 地产集团建设工程档案管理制度

某地产集团建设工程档案管理制度

为规范公司工程档案管理工作,根据国家、地方工程档案管理有关规定,结合我司的特点,制定本制度。

一、工程档案的归档范围及质量要求

(一)工程档案的归档范围

对于工程建设有关的重要活动,记载工程建设主要过程和现状,具有保存价值的各种载体的文件,均应收集齐全,整理立卷后归档。

(详附件一)

(二)归档文件的要求

1、归档的工程文件应为原件。

2、工程文件的内容必须真实、准确、清晰、幅面整洁。

3、工程文件签字不得用铅笔、圆珠笔等不具耐久性的书写工具。

4、工程文件尺寸统一采用a4规格归档。

二、工程档案的管理机构

各工程部设资料员,主要负责本部门工程项目从工程准备阶段到竣工备案验收过程中工程建设文件的收集、整理、立卷、编目、装订、档案预验收及移交。

三、工程档案的收集、整理、立卷、编目、装订、归档、移交、

索引、保管、统计

(一)工程档案的收集

文件形成后,文件形成责任人(经手人)必须于当天交一份原件给资料员,资料员收到文件后,当天登记入盒。

(二)工程档案的整理

按照单位工程分部、分项工程及文件形成的时间先后顺序进行分类排列。

(三)工程档案的立卷

1、工程文件可划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分。

2、工程准备阶段文件按建设程序组卷。

3、监理文件按单位工程、分部工程组卷。

4、施工文件按单位工程、分部工程组卷。

5、竣工图按专业组卷。

6、竣工验收文件按单位工程组卷。

(四)工程档案的编目

1、每卷单独编号,页号从“1”开始,案卷不宜超过30mm;页号编写在单页右下角,双面书写的,正面在右下角,背面在左下角,折叠后的图纸一律在右下角。

2、卷内目录:“序号”以一份文件为单位,“责任者”填文件的直接形成单位和个人,有多个责任者的,选择两个主要责任者,其余用“等”代替。“文件编号”填写工程文件原有的文号或图号;“文件题名”填写文件标题的名称。“日期”填写文件形成的日期。未按要求编目的,每项扣罚部门资料员5元。

(五)工程档案的装订

案卷可采用装订与不装订两种形式,文字材料必须装订。既有文字材料,又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法。

(六)工程档案的归档

1、单位工程竣工验收完成后30日内,部门资料员要完成该工程档案的归档工作,未按时归档的扣罚部门资料员5元。

(七)工程竣工档案移交

工程竣工验收完成后60日内,部门资料员将完整的工程竣工档案一份移交给城建档案馆,一份移交给工程档案室,未及时办理移交的,扣罚部门资料员5元。

(八)工程档案的索引

工程代号由集团公司统一规定,档号由工程档案中心根据工程代号填写。

案卷号如:第1卷1.1.1-1

专业号如:基建类1为1.1.1

工程代号如zz花园首期为1.1

楼盘代号如zz花园代号为1

(九)工程档案的保管

工程档案管理人员必须确保工程档案的安全和不被流失。保持档案室的干燥和通风,保证工程档案不被腐蚀。

(十)工程档案的统计

工程档案管理人员必须每月对收集、归档、移交、借阅情况进行统计,及时催促借阅到期文件的归还。

四、工程档案保管期限

保管期限分为永久、长期、短期(具体详附件一)

1、永久:是指工程档案需永久保存。

2、长期:是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。

3、短期:是指工程档案保存20年以下。

同一案卷内有不同保管期限的文件,该案卷保管期限应从长。

五、工程档案密级

密级分为机密、秘密两种。同一案卷有不同密级的文件,应以高密级为本卷密级。

工程准备阶段文件为机密级,监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件为秘密级。

六、工程档案的借阅及销毁按照集团公司档案管理制度执行。

本制度由部门经理负责考核部门资料员,工程技术部经理考核工程档案管理室档案员。

七、本制度自发布之日起执行