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集团会议管理制度是企业内部管理的重要组成部分，旨在规范各类会议的组织、召开、记录和后续执行，确保会议高效、有序进行，从而提升集团的整体运营效率。
包括哪些方面
1. 会议筹备：包括会议议题的确定、会议通知的发布、参会人员的邀请和会场的布置等。
2. 会议流程：涵盖会议的开始、讨论、决策、记录和结束等环节。
3. 会议纪律：规定参会人员的行为规范，如准时出席、遵守讨论秩序等。
4. 会议记录与纪要：明确记录内容的要求、格式和分发方式。
5. 会议决议执行：确立决议的跟踪、反馈和评估机制。
6. 电子会议管理：涉及线上会议的安排、技术保障和数据安全。
重要性
集团会议管理制度的重要性体现在以下几个方面：
1. 提高效率：通过规范流程，减少无效沟通，提升会议决策效率。
2. 维护秩序：确保会议的公正、公平，避免混乱和冲突。
3. 信息传递：确保会议信息准确无误地传达给相关人员，促进团队协作。
4. 责任落实：明确会议责任，推动决议的有效执行。
5. 文化建设：体现企业的专业性和管理水平，塑造良好的企业文化。
方案
1. 制定详细的操作手册：包括各类会议的标准流程、角色职责和常见问题解决方案。
2. 培训与指导：定期对员工进行会议管理培训，确保全员了解并遵守制度。
3. 信息化支持：引入先进的会议管理系统，自动化处理会议通知、记录和跟踪任务。
4. 定期评估：对会议管理制度的执行情况进行定期评估，及时调整优化。
5. 激励机制：设立奖励机制，鼓励员工积极参与和执行会议决议。
通过上述方案的实施，集团会议管理制度将更加完善，有助于集团实现高效、有序的管理，推动业务发展。
集团会议管理制度范文
第1篇 后勤集团会议室接待室使用管理规定
后勤集团会议室、接待室使用管理规定
第一条 会议室、接待室是集团举行会议、接待客户的场所,为加强管理,保证集团会议室、接待室的功能合理使用,为集团营造一个良好的工作环境,特制订如下管理规定。
第二条 各单位如需使用会议室,要提前到集团党政办公室申请,在《会议室使用登记薄》上登记,由党政办公室统一安排。
第三条 集团所有单位及员工未经允许或批准,不得随意进入和使用接待室和会议室。
第四条 凡使用接待室的单位,应安排有专人负责引见、接待、接送来客。
第五条 任何单位及员工未经允许不得随意移动会议室、接待室的家具及物品。
第六条 爱护会议室、接待室的设施。任何单位及员工不得随意拿走接待室茶叶、杯子等公用物品。
第七条 会议室、接待室内,严禁吸烟、随地吐痰,不得乱扔纸屑、杂物,墙面等部位不得随意张贴、涂写。
第八条 使用会议室、接待室期间,要遵守办公楼里的秩序,严禁大声喧哗,不得携带与会议不相关的物品进入,要保持和维护好集团办公楼内肃静的气氛。
第九条 会议结束,要整理会场,保持清洁,并将会议相关的物品带走,并去党政办公室办理结交手续。
第十条 以上规定希望各单位及全体员工自觉遵守,损坏公物或违反规定者将酌情给予经济处罚。
第2篇 某大学后勤集团会议管理规定
大学后勤集团会议管理规定
实行会议管理是为了规范集团的各种会议,研究集团工作运行中的重大事宜;对集团人事、劳资、经营策略等,经集体讨论做出决策,形成决议;布置工作,贯彻会议决议;听取集团和各单位工作运行报告;掌握运行方向和进展;为集团健康发展打好基础。
集团会议通常包括:
集团党政联席会
1. 集团党政联席会是集团议事决策的基本形式,主要研究贯彻落实上级和学校布置的重要工作,讨论和决定集团工作中的重大事项。
2. 会议成员包括集团领导和党委委员。总经理助理、党政办主任等列席,根据会议内容和工作需要,可另行研究确定列席人员。
3. 党政联席会议实行例会制度,原则上每周召开一次。如遇特殊情况可提前或延期召开,必要时也可随时召开。
4. 会议根据议题由集团总经理或党委书记主持,原则上行政工作由总经理主持,党务工作由党委书记主持。
5. 会议要求:
(1)会议须有三分之二以上应出席人员到会方可召开,因故不能出席会议的成员应向会议主持人请假。
(2)会议议题应一事一议,各单位需在会议前一天将拟上会讨论的请示提交到党政办公室审核。审核通过后由相关领导提交党政联席会讨论。
(3)党政联席会议实行民主集中制,涉及“三重一大”(集团重大决策、重要干部任免、重大项目安排和大额资金使用)等问题,必须经过党政联席会议集体讨论确定,任何人不得擅自决定。
(4)会议讨论做出决定时,须经应到会人员半数以上成员通过方为有效,未到会成员的书面意见可计入票数。
(5)会议表决可采取口头、举手和无记名投票等方式。意见基本一致时,可以口头表决;分歧较大时可以采取举手或无记名投票的方式表决,并当场宣布结果。
(6)对存在分歧较大的重大问题,一般应暂缓做出决定,待进一步调研、论证并充分交换意见后再行上会讨论,必要时可向学校领导请示。
(7)会议由党政办公室负责记录和存档备查。会议内容经参会成员审定并经总经理或党委书记审批后,以会议纪要形式在一定范围内公布和传阅,并妥善保存。
二、集团干部会议
1.集团干部会议主要是传达、贯彻上级和集团的精神、决议、决定等;根据集团工作运行情况提出意见,布置工作任务,提出工作要求;听取、收集各单位有关人事、财务、经营情况的汇报及建议等。
2.参加集团干部会人员一般为公司副总经理级以上干部。根据会议内容,由会议主持人确定参加人员,集团党政办公室负责通知有关人员到会。
3.干部会一般由总经理或党委书记主持,办公室负责会议记录。
4.干部会议召开时间、地点、参加人等一般由党政办公室列入集团会议安排表。临时召开的干部会议由集团党政办公室负责通知有关人员到会。
三、总经理联席会
1.总经理联席会主要是执行总经理项目分管制的工作会议,负责传达贯彻上级领导的指示、决定、决议;交流各单位发展战略、工作计划;听取和讨论各单位发展情况汇报;通报或决定管理工作中的重大事宜。
2.参加会议人员包括集团总经理、各公司总经理、幼儿园园长、机关各部门主任等,会议可以邀请其他相关集团领导参加。
3.总经理联席会一般每个月召开一次,由集团总经理主持,并由实体单位轮流承办,会议记录人由承办单位委派。
4.会议议题由集团党政办主任和承办单位总经理确定,相关人员应及时做好会议准备。
5.会议记录人员应做好会议记录及相应的会议材料整理工作。会议决定事项不具备强制性,根据需要可以由相关部门上报到集团党政联席会做出决议。
四、党支部书记会议
1.党支部书记会议主要是传达贯彻上级党组织会议精神、决定、决议和集团党委会议决定、决议;布置党委工作计划、工作要求;听取各党支部年度工作计划和工作总结汇报;通报或决定党务工作中的重大事宜。
2.参加会议人员一般为集团党委书记、各党支部书记等。
3.党支部书记会一般由集团党委书记主持,会议由党政办公室组织,集团党务秘书负责会议记录并整理。
五、党员大会
1.党员大会主要是传达贯彻上级党委文件和工作报告;传达贯彻集团党委会议决定、决议和精神;选举产生新一届党委委员;传达贯彻集团其他党务工作。
2.党员大会一般由集团党委书记主持,集团党务秘书负责会议记录并整理。
六、职工代表大会
1.职工代表大会主要议题包括对集团总体工作的指导思想、发展规划、重大改革方案、职工队伍建设及其他有关工作发展的重大问题提出意见和建议等。
2.职工代表大会一般由工会主席或副主席主持,由职工代表大会指定人员负责会议记录并整理。
七、集团或各单位因工作需要召开临时性会议,可由会议主持人根据会议内容确定参加人员,由党政办公室或单位办公室负责通知与会人员。
八、集团党政办公室应根据学校会议安排和集团工作情况制作《北京z大学后勤集团会议安排表》,并在每周一上午发出会议通知。各单位应及时查询会议安排,按时到会。
九、与会人员因特殊情况不能到会时,提前向会议组织单位办公室说明情况,办公室人员应及时向会议主持人报告。
十、集团各种会议记录等文书应由各级办公室负责整理、归档妥善保管。
十一、本规定由后勤集团党政办公室负责解释。
十二、本规定自公布之日起执行。
第3篇 某某集团会议大型活动管理
某集团会议及大型活动管理
会议纪律
第一条集团所有大型会议与活动,除特殊要求外,均须穿着集团统一的管理人员深色西服套装,标准见业务技术管理中心相关文件。
第二条会议实行签到制度,凡不能参加会议或不能准时参加会议者,要向主管领导请假,并通知会议主办方,不请假又不按时到场者,将按旷工处理。
第三条与会人员提前10分钟入场,会议安排休息时间,会议中途如需出入,须提前知会会议主办人员,同意后方能离开会场。
第四条会议期间手机关机或设为振动,不得在会场接打手机,特珠情况由上级审批。
第五条会议期间不许大声喧哗、交头接耳或打瞌睡。
第六条会场内不得随地吐痰,不得乱扔废弃物。
第七条与会人员不要做与会议无关的杂事。
第八条妥善保管会议材料,不向无关人员泄露会议内容。
第九条与会发言人使用普通话,发言人内容要“精、短、实”。
第十条大型活动中,如演讲、体育赛事、出游期间,各相关单位要准备适当的口号,用以提高员工士气。
第十一条大型活动时服从统一指挥,不擅自行动。
第十二条违反会议及活动纪律者,视行为严重程度,酌情通报批评,以及处以50-500元的处罚。处罚标准由会议主办方核定。
第十三条特殊情况另行通知。
总部例会制度
第一条总部例会每月召开两次,每隔一周的周四下午15时召开一次。每次例会约在40分钟左右。
第二条未参加例会人员需提前请假,在oa系统内填写例会请假单(并注明本中心出差人员),开会当天下午14时前,各中心向行政管理中心秘书汇总名单。未请假而未参会人员,扣罚日工资15%。
第三条例会也可不拘泥具体时间安排,每逢重大活动的开始或结束,一定要及时召开例会进行动员或总结。
第四条会议由行政管理中心主持,过一阶段形成模式后各中心轮值主持。
第五条会议期间遵守集团公司会议纪律。
第六条各中心如果需要在会上进行宣讲,请先与行政管理中心沟通,以便于安排议程。
第七条例会大体议程如下;
1、新人秀风采:新入职人员的集体登台每人30秒的自我介绍,并选出新人代表致词2分钟。
2、通过向员工通报公司近期工作计划和工作成果情况,既能满足员工的知情权,又能提高员工参政议政的积极性,充分激发员工工作中的创造热情。因为例会的参与成员是全体员工,所以,会议组织者要认真准备材料,搜集员工关心的问题,将公司近期的经营情况,近期的工作总结、预期的工作计划,员工们关注的问题等等,通过会议传递相关信息给全体员工。
3、司旗下的讲话:各管理中心按指定顺序轮值,在本中心内选取员工,在司旗下做关于工作、理想、生活的讲话。计时8分钟。
4、公司新出台的重大决策、制度、方针思想的集体学习,由发文中心负责讲解。
5、各中心职能培训:各中心需要全体职员知道的事情。
6、共同观看当期《____时间》,学习《____》报评论员文章。
7、集团领导讲话。
第八条例会各项轮值秩序:
行政招聘开发培训财务服务营销企业文化物资人力业务
会议主持正序轮值,司旗下讲话倒序轮值。
会议室、多功能厅管理制度
第一条会议室、多功能厅由行政管理中心负责管理。
第二条使用会议室、多功能厅的部门要提前到办公系统填写《集团公司会议室使用登记表》,说明使用时间、使用事由、规模等情况,由行政管理中心统一安排。
第三条使用会议室、多功能厅期间,组织者应指导参与活动者服从管理人员管理,爱护设施、设备,并保证设施、设备的完好,保持室内清洁,不得随意将会议室、多功能厅内用品带走或挪作他用。损害公物由使用单位赔偿。
第四条使用后桌椅必须恢复原样。开水瓶、茶杯、烟缸放置有序。茶杯必须经过消毒后方能使用。
第五条保持室内安静,严禁大声喧哗。
第六条会议结束后,使用会议室、多功能厅的部门负责室内卫生打扫和物品管理,离开前,按操作程序关闭使用后的仪器的电源,然后关闭电灯、空调或电扇,再切断总电源,关好窗,设置(启用)报警系统,最后关好门。
第七条始终保持室内清洁、整齐,以备随时使用。
第八条加强防火、防盗的安全保卫工作,定期检查防火、防盗设施。
第九条会议室使用遵循先全局性会议后各部门会议、先紧急性会议后一般性会议的原则。
第4篇 z集团会议管理制度
制度是个社会的游戏规则,更规范的讲,它们是为人们的相互关系而人为设定的一些制约。为此,我们一般要求大家共同遵守办事规程或行动准则来提高办事效率,才设定一些制度。下面是我们应届毕业生制度职责大全提供的制度文章供您参考:
__集团会议管理制度
1、 目 的
为规范公司会议管理,提高会议质量,降低会议成本,加强信息沟通,促进公司各部门更好地发挥职能,特制定本制度。
2、 适用范围
本制度适用于__集团会议管理。
3、 管理权责:
3.1 总经办负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。
3.2 会议组织人或主办部门负责会议的组织工作,并有权对违反本制度的行为提出处罚。
3.3 会议的审批权限详见“5.1会议组织与审批”。
4、 会议分类:
序号
会议名称
主题/特点
类 别
主 持 人
参 加 人
1
例 会
固定时间、固定汇报程序,尽量解决即席提出的问题
公司例会
主办部门负责人
部门/公司全体
2
动员会
发言固定、没有讨论程序
公司临时行政会议
主办部门负责人
会议组织人提拟
3
研讨会
对某一课题或问题切磋、探讨,不一定有结果
公司临时行政会议
部门负责人
会议组织人提拟
4
鉴定/ 评审会
对某事物的价值、性能,质量鉴别,必须有结论
公司临时行政会议
集团总经理或指定人
会议组织人提拟
5
专题会
为某一专题而开,必须有结论
公司临时行政会议
会议组织人指定
会议组织人提拟
6
评比会
一般在年底或某一重大活动结束后召开
公司例会
人力资源总监
会议组织人提拟
7
总结会
总结前一段工作,研究、部署下阶段工作
公司例会
部门负责人
会议组织人提拟
8
汇报会
下级向上级或有关人员汇报工作情况
公司临时行政会议
会议组织人提拟
会议组织人提拟
9
调度会
任务安排,人员派遣,设备物资情况的调动
公司临时行政会议
会议组织人提拟
会议组织人提拟
10
部门例会
部门固定汇报程序
部门会议
部门负责人
自定
5、 会议管理内容
5.1 会议组织与审批。
5.1 1 公司月度例会无须提拟和审批。
5.1.2 公司临时行政会议、公司年度例会由集团总经理直接组织或由议题涉及业务的主办部门负责人组织、集团总经理批准。
5.1.3 部门会议由各部门自行安排,但会议时间、参加人等,不得与公司会议冲突。其中,部门会议属非例会性质且需另行核给专项费用的,应向上一级主管部门报批同意;属例会性质的,由各部门自行提拟方案呈报集团总经理批准后执行。
5.2 会议计划与统筹。
5.2.1 每月28日前,总经办应与各部门协调确定下月计划召开的临时行政会议,统一报集团总经理审批后,汇同公司月例会编制《月度会议计划》,于月底前发放至各部门负责人。
5.2.2 凡总经办已列入计划的会议,如需改期,或遇特殊情况需安排新的临时行政会议时,会议召集部门应提前2天完成会议提拟和报批手续,并报请总经办调整会议计划。未经总经办同意,任何人不得随意打乱正常会议计划。
5.2.3 会议安排的原则为:小会服从大会,局部服从整体,临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为:公司例会、公司临时行政会议、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。
5.3 会议准备。
5.3.1 会议通知遵照以下规定:
5.3.1.1 已列入月度会议计划表的会议,月中无调整的,不再另行通知,由各部门按计划表直接通知与会人。
5.3.1.2 属下列情况之一者,按“谁组织,谁通知”的原则进行会议通知:
1) 未列入月度会议计划而临时组织的会议。
2) 虽然已列入月度会议计划,但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明。
3) 其它组织人认为应另行通知的情况。
5.3.1.3 会议通知期一般应提前一天以上,通知对象为与会人、会务服务提供部门;如有外来客户参加的会议应至少提前三个工作日送达邀请函。
5.3.1.4 会议通知形式一般为电话通知。但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议,会议通知单以邮件形式发放;涉及多个部门和参加人数众多的大型会议,主办部门还应编制详细的会议计划通知相关部门。
5.3.2 会议的其它准备工作遵照以下规定:
5.3.2.1 会议组织部门应至少提前一天通知与会人会议主题、时间、地点、需准备的文件资料等。
5.3.2.2 会议组织部门应提前做好会议资料(如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交的发言稿及文件资料等)准备的组织工作。
5.3.2.3 有客人参加的大型、正式会议时,会议组织部门应提前确定会务引导人员,负责引导客人入场、介绍领导等工作,由会议主持人指定人员担任。
5.3.2.4 会务服务提供部门应提前做好会务准备工作,如落实会场,布置会场,设置会标横幅、布置饰品鲜花、按会议类型备好座位、设置坐次牌、准备会议器材、摆放礼品、纸、笔、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等。
5.3.2.5 公司总部召开的公司级会议会务服务统一归口总经办负责。
5.3.2.6 部门在总部召开的会议需用公共会场的,应向会议室管理部门书面提出,由会议室管理部门统筹安排。
5.3.2.7 有外部客户及分公司同事参加的会议,会议组织部门应提前做好食宿及车辆接送安排。
5.4 会议组织。
5.4.1 会议组织遵照“谁提拟,谁组织”的原则。
5.4.2 会议主持人须遵守以下规定:
5.4.2.1 主持人应不迟于会前10分钟到达会场,检查会务落实情况,做好会前准备。
5.4.2.2 主持人一般应于会议开始后,将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等,进行必要的说明。
5.4.2.3 会议进行中,主持人应根据会议进行中的实际情况,对议程进行适时、必要的控制,引导与会人依次发言并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言,以确保议程顺利推进及会议效率。
5.4.2.4 属讨论、决策性议题的会议,主持人应引导会议做出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述,适时提交与会人表明意见;对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。
5.4.2.5 主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人(部门)、达成标准和时间等会后跟进安排向与会人明确。
5.4.3 与会人须遵守以下规定:
5.4.3.1 应准时到会,并在《会议签到表》(详见附件1)上签到。
5.4.3.2 会议发言应言简意赅,紧扣议题。
5.4.3.3 遵循会议主持人对议程控制的要求。
5.4.3.4 属工作部署性质的会议,原则上不在会上进行讨论性发言。
5.4.3.5 如无特殊要求,会议发言应按职位排列或按座次顺序依次进行。
5.4.3.6 遵守会议纪律,与会期间应按要求关闭(或调至振动)手机等通讯工具,原则上不允许接听电话,如须接听,请离开会场;会议过程中不私下讨论与会议无关的事。
5.4.3.7 做好本人的会议纪录。
5.4.4 多个部门参加的临时行政会议原则上由集团总经理主持,集团总经理另有授权的,从集团总经理授权。
5.4.5 公司月度例会、临时行政会议一般应控制在2小时以内,根据会议进行情况确需延时的,主持人须征得与会人员同意。
5.4.6 主持人为会议考勤的核准人,考勤记录由会议记录员负责。
5.5 会议记录。
5.5.1 公司各类会议均应以专用记录本进行会议记录。
5.5.2 公司各类会议原则上应确定专人负责记录。会议记录员的确定应遵守以下规定:
5.5.2.1 各部门应常设一名会议记录员(名单报总经办备案),负责本部门会议及本部门负责组织的会议的记录工作。
5.5.2.2 会议记录遵照“谁组织,谁记录”的原则,如有必要,主持人可根据本原则及考虑会议议题所涉及业务的需要,临时指定会议记录员。
5.5.2.3 集团总经理主持的公司例会、临时行政会议原则上由集团总经理秘书负责会议记录工作,集团总经理另有指定的,从集团总经理指定。
5.5.3 会议记录员应遵守以下规定:
5.5.3.1 以专用会议记录本作好会议的原始记录及会议考勤记录,根据需要整理会议纪要。
5.5.3.2 会议记录应尽量采用实录风格,确保记录的原始性。
5.5.3.3 对会议已议决事项,应在原始记录中括号注明“议决”字样。
5.5.3.4 会议原始记录应于会议当日、会议纪要最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签名。
5.5.3.5 做好会议原始记录的日常归档、保管工作,及时将经主持人核准的《会议签到表》的考勤记录报考勤人员。
5.5.4 下列情况下,应整理会议纪要:
5.5.4.1 公司各类临时行政会议。
5.5.4.2 须会后对会议精神贯彻落实进行跟进的会议。
5.5.4.3 其它主持人要求整理会议纪要的会议。
5.5.5 会议纪要的发放或传阅范围由主持人确定。公司各类临时行政会议的会议纪要须报行政部一份存档备查。
5.5.6 会议原始记录的备档按以下规定:
5.5.6.1 本部门负责组织的公司各类行政会议的会议记录,由本部门常设会议记录员负责日常归档、保管,但用完后的记录本应作为机要档案及时转交行政部统一归档备查。
5.5.6.2 本部门会议记录由本部门常设会议记录员统一归档备查。
5.5.7 会议记录为公司的机要档案,保管人员不得擅自外泄。其调阅应严格按公司档案管理制度和保密制度的有关规定执行。
5.6 会议跟进。
5.6.1 会议决议、决策事项须会后跟进落实的,遵照“谁组织,谁跟进”的原则;会议主持人另有指定的,从主持人指定。
5.6.2 集团总经理主持的会议的会后跟进工作原则上由总经办负责落实,集团总经理另有指定的,从集团总经理指定。
5.6.3 会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为准。
5.7 奖惩。
5.7.1 奖励。按《奖惩制度》执行。
5.7.2 迟到、早退、缺席。
5.7.2.1 迟到。所有参加会议的人员在会议规定召开时间后5分钟内未到的,计为迟到。
5.7.2.2 早退。凡参加会议人员,如未经主持人同意在会议召开结束前5分钟提前离开会场的,计为早退。
5.7.2.3 缺席。凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的,计为缺席。
5.7.3 处罚。
5.7.3.1 无正当理由迟到、早退每次处10元的罚款。
5.7.3.2 无正当理由缺席每次处以20元的罚款。
5.7.3.3 凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的,以上处罚由传达人承担。
5.7.3.4 与会人未在会议前向组织部门提交发言稿及相关会议资料者处以20元的罚款。
5.7.3.5 因接打电话或手机铃声影响会议进程者处以10元/次的罚款。
5.7.3.6 会议过程中因私下交流与会议无关的话题被主持人点名者,处以10元/次的罚款。
5.7.3.7 会议结束与会人未将各自桌面资料、水杯、烟灰及桌椅等清理整洁者,处以10元的罚款。
6、 附则
6.1 本制度由集团总经办负责解释。
6.2 凡本制度未明确规定的奖惩,按有关处罚规定执行。
6.3 本制度由集团总经理批准后生效,自颁布之日起执行。
第5篇 投资集团会议管理办法
投资集团会议管理办法(试行)
第一章 总则
第一条 为规范某省某投资集团有限公司(以下简称“集团公司”)的会议安排,完善集团公司决策程序,提高集团公司各种会议的质量和效率,根据集团公司章 程有关规定,制定本办法。
第二条 本办法所述的集团公司会议包括:年度工作会议、总经理办公会、司务会议、各种专题业务会议、部务会议等;集团董事会会议、监事会会议、党委会会议的管理办法另行制定。
第三条 综合事务部负责集团公司会议的安排工作,集团公司其他部门根据会议的类别或内容负责或参与有关会议的准备工作。
第四条 集团公司会议遵循安排规范有序、内容紧凑精简、决定事项跟踪落实等原则。
第二章 会议计划与预算
第五条 集团公司综合事务部应在每年十二月中旬,将各部门提交的下年度各类型会议的计划进行汇总,制定集团公司年度会议计划,报集团公司办公会议通过后执行。
第六条 集团公司年度工作会议、各种专题业务会议需要支出费用的,有关会议费用支出纳入集团公司本部预算,集团公司会议费用预算由综合事务部负责编制,交预算财务部合并到集团公司本部预算。综合事务部负责会议费用的支出。
第三章 年度工作会议
第七条 年度工作会议是集团公司总结上一年度工作情况和部署本年度工作计划的会议。集团公司年度工作会议原则上在每年度第一季度举行,工作会议议题、具体举行时间等事项由集团公司领导班子研究决定。
第八条 在每年一月十五日前,综合事务部应拟定工作会议的预案,填好《会议预案表》,会议预案经分管领导审阅后,应提交集团公司总经理办公会议讨论,由办公会议研究决定年度工作会议议题和举行时间。
第九条 综合事务部负责集团公司年度工作会议的具体组织工作,总经理工作报告由综合事务部负责起草;党建和廉政建设方面的材料由党群工作部负责起草;集团公司各部门与所属企业应配合做好有关材料准备、会务安排等工作。会议录像、拍照及宣传工作由党群工作部负责。
第十条 集团公司年度工作会议结束后两周内,综合事务部应将会议签到表、有关会议材料、录像、照片资料等送保密室按照规定建档。需要印发的领导讲话或其它会议材料,按照发文管理规定办理。
第四章 总经理办公会议
第十一条 总经理办公会议是集团公司研究处理生产经营重大问题的会议,总经理办公会议议题的范围包括:提交董事会审议的议案;组织实施董事会决议;董事会授权范围内的有关集团公司生产经营管理的重大事项决策;提交监事会的报告;集团公司制定的各种规章 制度;涉及集团公司员工切身利益的重大问题等。
第十二条 总经理办公会议分为例会和临时会议。例会原则上在每周一上午举行。临时会议由总经理提议随时召开。
第十三条 总经理办公会议议题由总经理审定。各部门需提交总经理办公会议讨论的问题,由有关部门填报《总经理办公会议题呈批表》,经集团公司分管领导和总经理审批同意后,方可列入会议议题。总经理批示在办公会议讨论决定的事项,可直接列入会议议题。
第十四条 总经理办公会议议题由综合事务部负责收集汇总。各部门应及时将集团公司领导同意列入总经理办公会议讨论的议题送综合事务部汇总。综合事务部应在每周四下班前将收集的需由总经理办公会讨论的议题列出清单,向总经理报告,由总经理确定下一次办公会议召开的时间和讨论的议题。
第十五条 总经理办公会议由总经理或总经理委托的副总经理召集和主持,其他出席人员包括:集团公司领导班子成员、各部门主要负责人、董事会秘书以及由总经理根据议题指定的其他人员。综合事务部秘书列席会议并负责会议记录。根据议题的内容,各部门可提议增加部门列席人员,具体名单在议题审批时一并确定。
第十六条 总经理办公会议组织工作由综合事务部负责,各部门提交总经理办公会议讨论的问题由相关部门负责人汇报。办公会议材料由议题主办部门负责准备。经总经理批准列入办公会议讨论的问题,主办部门应形成书面材料于会议召开前半天送综合事务部,再由综合事务部提前将材料给与会人员。
第十七条 总经理办公会议所讨论的重大事项,必须进行科学、审慎的可行性研究、论证,经办公会议集体充分讨论后,由总经理作出决定。
第十八条 总经理办公会议纪要草拟和呈批,以及会议材料的管理由综合事务部负责。综合事务部秘书应于会后三个工作日内拟出会议纪要或整理出会议决定事项,经综合事务部主要负责人审核后报会议主持人签发。
第十九条 办公会议会议纪要发出后,会议记录及有关材料送档案室按照规定建档。会议纪要发送范围为:集团领导班子成员、各部门、董事会秘书以及办公会议决定事项涉及的所属企业。
第二十条 总经理办公会决定事项的督办工作由综合事务部负责。对决定事项中需由有关部门或所属企业办理的事项,综合事务部根据情况可口头通知,或在会议纪要中明确主办部门、协办部门、办结时间及要求等。对会议纪要发出后,综合事务部应定期跟踪督办,并对公会议决定事项办理情况进行汇总。有关部门或所属企业应按要求提供办理情况。
第二十一条 承办总经理办公会决定事项的部门、所属企业及其子企业,应按照会议纪要的要求认真办理,并按照规定时间报送办理结果。在规定期限内未能办结的,应说明理由并提出加快办理的措施。
第二十二条 在总经理办公会议决定事项推进过程中,若主办部门、协办部门、有关所属企业发现需由集团公司领导进一步明确或协调的问题,主办部门应及时向总经理、分管领导报告。经集团公司领导同意作出的变动事项,主办部门应及时通知综合事务部。
第五章 司务会议
第二十三条 司务会议是集团公司各部门汇报上月工作情况、当月工作计划,并由领导班子对各部门当月工作进行布置的会议。集团公司领导班子成员认为需要向其他成员通报的事项,各部门负责人认为应该向集团领导汇报或需要向其他部门通报的事项,或者涉及集团公司日常行政事务安排的事项可作为司务会议的议题。
第二十四条 司务会议原则上在每月第一周的星期一上午举行。司务会议由总经理或总经理委托的副总经理召集和主持,其他出席人员包括:集团公司领导班子成员、各部门领导、董事会秘书及会议主持人指定的其他人员。综合事务部秘书列席会议并负责会议记录。
第二十五条 司务会议组织工作由综合事务部负责,各部门应在司务会召开前一周的星期四下班前,将本部门经分管领导审阅后的上月工作总结、当月工作计划及各部门认为需要提交的其他材料,交综合事务部,由综合事务部提前将材料给与会人员。
第二十六条 各部门上月工作总结和当月工作计划由部门主要负责人汇报,部门其他领导可以补充说明。各部门完成汇报后,由集团经营班子对有关工作安排进行审议,经
会议主持人最后确认后执行。
第二十七条 司务会议纪要的草拟和呈批,以及各部门工作总结、计划等材料的保管由综合事务部负责。综合事务部秘书应于会后三个工作日内拟出会议纪要,经综合事务部主要负责人审核后报会议主持人签发。
会议纪要应送档案室按照规定建档。会议纪要发送范围为:集团领导班子成员、各部门、董事会秘书。各部门应及时完成司务会议确定的计划事项。
第六章 专题业务会议
第二十八条 专题业务会议是集团公司组织的研究集团系统内各类专项工作的会议,或由集团公司承办的集团系统以外单位参加的研究重大专题事项的会议。集团系统内的专题业务会议主要包括:
(一)各部门定期举行的归口管理事务的总结会议,包括但不限于:经营分析会、党建工作会议、工会工作会议、安全生产工作会议、法律事务工作会议等;
(二)根据上级部门统一要求集团公司举行的各类专题会议;
(三)集团公司研究决定召开的大型会议。
第二十九条 集团公司各部门组织的归口管理事务总结会议,有关部门应在会议召开前三十天,拟定书面的专题业务会议预案,填好《会议预案表》,会议预案经分管领导审阅后,呈集团公司总经理批准。集团公司总经理批准专题业务会议预案后,有关部门负责该专题业务会议的组织工作,综合事务部配合做好后勤保障工作,党群工作部负责会议录像、拍照及宣传工作。
其他专题业务会议,由集团公司总经理指定部门填写《会议预案表》,参照上款规定制定专题业务会议预案,并负责会议的组织工作,综合事务部配合做好后勤保障工作。对于临时决定召开的专题业务会议,主办部门可在会议召开后,补充填写《会议预案表》和制定会议预案。
第三十条 专题业务会议的记录工作由会议主办部门负责。主办部门应在会议结束后两周内,将经集团公司有关领导审阅后的《会议情况报告》、会议签到表、其他会议材料、录像、照片资料等送保密室按照规定建档。
需要印发的专题业务会议领导讲话或其它会议材料,由会议主办部门按照发文管理规定办理。
第七章 附则
