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信件管理制度旨在规范企业内部及对外的通信流程，确保信息传递的准确、及时和专业。本制度涵盖了信件的分类、撰写、审批、发送、存档和追踪等多个环节，旨在提升企业的沟通效率和形象。
包括哪些方面
1. 信件分类：明确公务信函、商务信函、内部通知和其他类型信件的定义和处理方式。
2. 撰写规范：设定信件格式、语言风格、内容结构的标准。
3. 审批流程：规定各级别信件的审批权限和流程。
4. 发送管理：确定信件的发送方式、时间选择及紧急情况处理。
5. 存档制度：建立信件的电子和纸质存档规则，确保信息可追溯。
6. 追踪反馈：设立信件发送后的回复跟踪和效果评估机制。
重要性
有效的信件管理制度对企业至关重要：
1. 提升沟通效率：规范化的流程减少误解和延误，提高工作效率。
2. 维护企业形象：统一的信函风格展现专业素养，增强外部信任。
3. 遵守法律法规：确保通信内容的合规性，规避法律风险。
4. 保护信息安全：合理存档和追踪防止信息泄露，保障企业利益。
方案
1. 设立信件管理部门：负责制定和执行信件管理制度，处理日常信件事务。
2. 培训与指导：定期举办信件撰写和处理培训，提升员工的沟通能力。
3. 制定详细指南：发布信件撰写和处理的详细操作指南，供员工参考。
4. 引入技术辅助：利用电子邮件系统和文档管理系统，自动化部分流程。
5. 定期审查：定期评估制度执行情况，根据需要进行调整优化。
通过上述方案，我们将构建一个高效、专业、安全的信件管理体系，促进企业内部与外部的有效沟通，为企业的稳定发展提供有力支撑。
信件管理制度范文
第1篇 报刊信件收发管理程序制度
报刊信件收发管理程序
1.目的
对邮件、报刊收发实施控制,确保客户及时收到邮件报刊。
2.适用范围
适用于邮件和报刊的收发。
3.引用文件
3.1质量手册第4.7、4.9、4.10、4.12、4.13章。
3.2iso9002标准4.7、4.9、4.10、4.12、4.13章。
4.职责
4.1保安部报刊收发员负责大厦内邮件和报刊的收发。
4.2保安部经理负责处理投诉及与邮电部门联系有关事宜。
5.工作程序
5.1客户办理信箱使用申请手续
5.1.1客户需要使用本大厦内的信箱时,到物管部办理申请,物管部通知财务室收取费用。
5.1.2物管部凭财务收费票据,填写《国企大厦室内维修委托单》,通知工程部装配信箱锁;安装完成后,物管部通知客户领取信箱锁匙。
5.1.3在使用信箱期间,信箱和锁匙由客户自行保管,锁匙损坏或遗失的,由保安部向工程部出单维修更换,客户按规定的标准到财务室交纳维修费用。
5.2客户办理报刊登记手续
5.2.1每年十月份,物管部需在告示牌内通知客户到邮电局办理下一年度的报刊预订手续。
5.2.2客户需要提供收发报刊服务时,凭《报刊订阅收据》的复印件到收发室办理登记手续,由收发员在《报刊订阅登记表》中登记报刊名称、代号、起止日期、联系电话,并且保留收据复印件,以方便今后查询。
5.3 收发过程
5.3.1对于投递员送来的邮政快件、汇款单、挂号信、电报、包裹等特殊邮件,收发员需要在邮电部门的签收单上签字或盖章,并登记在《邮件收发登记表》中,当日送于客户。
5.3.2平信、报刊由收发员当天发放到客户信箱。
5.3.3对于挂号信、包裹、汇款单、电报等有价邮件,如果超过二十天无人领取,大厦收发员通过投递员退回邮电局,投递员在《邮件收发登记表》上签字。
5.4接到客户投诉后,保安部经理立即调查清楚投诉的原因并在当日给客户答复解决问题的办法。由于收发员的责任以致客户这些邮件丢失或给人冒领,造成收件人损失的,责令收发员及时向客户道歉或赔偿,并协助客户追查遗失邮件。由于邮电局投递方面的责任,由保安部经理与邮电局联系协商解决,记录在《客户投诉登记表》中。
6.质量记录及支持文件
6.1 《邮件收发登记表》
6.2《报刊订阅登记表》
6.3《客户投诉登记表》
6.4《国企大厦室内维修委托单》
邮件收发登记表
序号 日期 楼层
房号 姓名 邮件
名称 编号 签收 备 注
第2篇 办公大厦信件收发管理管理手册
办公大厦管理手册:信件收发管理
1普通信件投送规定
a.规定适用于工作在__国际中心内客户信件的日常投送;
b.由政府邮政部门投送到__国际中心的信件一律由前台人员接收;
c.任何投递给客户的信件,任何人不得私自拆看、私藏或销毁;
d.收到的信件由每日信件发送人员负责信件的分拣及投送;
e.分拣人员应先仔细核对收件人的公司名称及单元号,再检查该名客户是否对邮件有特殊的要求(如放前台等);在信件上用铅笔标注清楚单元号;应再检查一遍信封上的公司名称及单元号与当前在该单元的名称相符,之后再按客户的单元进行投送;
f.如有单元号,但公司名称标注不清楚,可通过检查客户档案来确认,如仍不能确认,可以通过电话方式与客户联系,或通过其他相关部门进行确认,如市场租赁部人员等;
g.如已确认不是投送到__国际中心内客户的信件,可在信件上贴上退信条并标注退字,加盖__国际中心邮件收发章后,在第二天交还邮局送信人员;
h.能够确认为已退租客户的信件,如果原客户留有联系方式,可以通过电话通知原客户到__国际中心取信,如无任何联系方式,可按本规定第g条做退信处理;
i.长期在__国际中心的客户要退租时,应主动询问客户离开后的信件该如何投递,通常情况下,可请客户留下联系电话,当有客户信件时,以电话方式通知客户或客户的委托人来前台取信。
2邮件、报刊管理规定
为规范邮件管理,确保大厦用户邮件数正常派发,制定如下规定:
a.客户要求订购报刊时,需到邮电部门办理预订报刊手续。
b.客户凭《订阅收据》的复印件到物业管理处客户服务部办理备案手续,由客服员在《报刊订阅登记表》中登记报刊名称、公司名称、份数等。
c.管理处设挂号邮件签收登记簿及挂号邮件退件登记簿。
d.投递员每天把邮件、报刊送到大厦收发台(保安部前台),对投递员送来的挂号信、汇票、包裹单、电报等特殊邮件,投递员会在邮电部门的签收单上加盖有东玖大厦收发章。邮件交接各环节中,交接双方必须办理交接手续,派发邮件时应要求用户签章,以便日后有据可查。
e.对平信和国内报刊的发放,客服人员必须根据用户提供的资料,及时准确地发放到客户办公处。
f.凡有业户投诉丢失挂号邮件,经查核挂号邮件收发登记薄追究邮件下落,由最后签名的管理人员负责。
g.对挂号信、汇票、邮包、电报等特殊邮件,客服员须先把这些邮件收件日期、邮件号码、邮件性质、收件公司等填写到《挂号信/包裹单等记录表》上,然后携单及记录表及时准确送达致接收人同时由该接收人在《挂号信/包裹单等记录表》上签收。
h.对已迁出本大厦的业户,管理处提供1个月的平邮转投服务,迁离后的邮件由客服部单独管理,每周通知业户回大厦领取。凡属无业户认收的挂号邮件做为盲信退回邮局,客服员登记确认后,粘贴改退批条,交给保安部,由保安部于次日退还邮递员签收。
i.缺失或迟到的报刊处理:发现报刊未按时送到或不是订阅的报刊时,客服部负责与邮局联系,敦促尽快补送。
j.发现邮局送来的邮件有破损时,应在登记薄上做好记录,并有当值主管签字确认,客服部将此邮件受到时已破损封条粘贴在破损部位后,再派发到业户手中。
3邮件快件、挂号信、包裹及包裹单的投送规定
a.程序适用于工作在__国际中心内公司邮政快件、挂号信、包裹及包裹单、汇款单的日常投送;
b.接收到的快件由前台人员负责,通常情况下,该人员负责日常信件的分拣及投送;
c.挂号信、快件、包裹及包裹单、汇款单均为紧急物件,要在联系到客户的第一时间内送出;并请客户签收。
d.快件到达后,应由信件收发员迅速确认该快件的收件人是否为__国际中心内的客户,当确认为__国际中心内的客户后,方可接收,否则由送件人员收回;
e.所有由政府邮政部门投送到__国际中心的邮政快件(仅限于ems)、汇款单、包裹单一律由前台
f.接收,接收时应加盖__国际中心邮件收发章(在暂时没有邮件收发章时,可由前台收件人员签收);
g.对于dhl、fd_、ups等非国家邮政部门的速递邮件,应由前台人员协助送信人员联系客户后,由
h.邮政人员送至客户手中;
i.任何投递给客户邮政的快件、挂号信、包裹及包裹单、汇款单,任何人不得私自拆看、私藏或销毁;
j.所有要客户领取的转交物均要求在客户领取时进行签收;
k.对于不能当日送出的快件,应注明原因,并于次日继续联系客户,直至送出为止。
l.客服主管随时监督信件收发人员递送物件情况,保证所有物件递交的安全及准确性。
第3篇 物业信件收发管理程序
公司程序文件 版号: a
修改号: 0
ej -qp4.15物业公司信件收发管理程序 页码: 1/2
1.目的:
为了及时、准确地把住户的信件、报刊送到住户手中,特制定本程序。
2.适用范围:
适用于本小区住户来往的信件传递和代住户订阅报刊服务。
3.引用文件:
3.1 质量手册第4.9、4.13章
3.2 iso9002标准第4.9、4.13章
4.职责:
收发员负责每日信件、报刊的收发,确保不丢失。
5.工作程序
5.1邮递员送来的信件,要检查有无开封信件,如有开封信件,由收发员填写《报刊、信件缺损登记表》,让邮递员签字证明。
5.2送到的报刊要检查有无损坏,如有缺损,由收发员填写《报刊、信件缺损登记表》让邮递员签字证明。事后打电话告之邮局报刊缺损情况,请求补给。
5.3快件、专递件及重要的邮件要填写《住户信件、报刊发放登记表》亲自送到住户手中,由住户签收。
5.4普通信件、报刊分发后将信件、报刊放入报刊存放柜中或根据住户要求送到其楼门信箱。
5.4.1未订报纸住户的信件,工作人员负责通知住户领取。
5.4.2如遇地址不详、地址不清(含外文地址)或收件人不清楚的信件。收发员应及时送到经营管理部,由物业管理员确认后再传递;若物业管理员也无法确认,应及时转交经营管理部主任确认后传送给住户。
5.4.3若属地址错写非本小区住户的信件,经营管理部主任确认后,收发员应及时退还邮局。
5.4.4若住户的信件、报刊一日内无人来取,收发员应及时与住户取得联系,让住户或其联络人知晓;二日内必须取走。
5.4.5若住户出差,已与收发员打招呼,住户的信件、报刊收发员应妥善收存,待住户回来后,一并交于住户。
5.5报刊、信件发放过程中,发生丢失情况时,收发员应主动向收件人赔礼道歉,积极寻找,由于失职造成的经济损失,由副总经理决定赔偿事宜。
5.6住户订阅报刊时,由住户填写《代住户订阅单》,并交纳费用,收
发员将第二联交给住户,收发员及时到邮局为住户订阅。
5.7收发员订阅报刊后,要及时填写《代住户订阅登记表》对邮局开回的票据、找钱,必须由住户在《代住户订阅单》存根上签收。
5.8在收发服务过程中执行《物业管理服务规范用语》和《物业管理服务规范行为》。
6.支持性文件与质量记录:
6.1《代住户订阅登记表》 ej-qr-qp4.15-01
6.2《代住户订阅单》二联 ej-qr-qp4.15-02
6.3《住户信件、报刊发放登记表》 ej-qr-qp4.15-03
6.4《报刊信件缺损登记表》 ej-qr-qp4.15-04
6.5《物业管理服务规范用语》 ej-wi-qp8.1-02
6.6《物业管理服务规范行为》 ej-wi-qp8.1-01
第4篇 物业iso9000信件收发管理程序
公 司 程 序 文 件版号: a
修改号: 0
ej -qp4.15信件收发管理 页码: 1/2
1.目的:
为了及时、准确地把住户的信件、报刊送到住户手中,特制定本程序。
2.适用范围:
适用于本小区住户来往的信件传递和代住户订阅报刊服务。
3.引用文件:
3.1 质量手册第4.9、4.13章
3.2 iso9002标准第4.9、4.13章
4.职责:
收发员负责每日信件、报刊的收发,确保不丢失。
5.工作程序
5.1邮递员送来的信件,要检查有无开封信件,如有开封信件,由收发员填写《报刊、信件缺损登记表》,让邮递员签字证明。
5.2送到的报刊要检查有无损坏,如有缺损,由收发员填写《报刊、信件缺损登记表》让邮递员签字证明。事后打电话告之邮局报刊缺损情况,请求补给。
5.3快件、专递件及重要的邮件要填写《住户信件、报刊发放登记表》亲自送到住户手中,由住户签收。
5.4普通信件、报刊分发后将信件、报刊放入报刊存放柜中或根据住户要求送到其楼门信箱。
5.4.1未订报纸住户的信件,工作人员负责通知住户领取。
5.4.2如遇地址不详、地址不清(含外文地址)或收件人不清楚的信件。收发员应及时送到经营管理部,由物业管理员确认后再传递;若物业管理员也无法确认,应及时转交经营管理部主任确认后传送给住户。
5.4.3若属地址错写非本小区住户的信件,经营管理部主任确认后,收发员应及时退还邮局。
5.4.4若住户的信件、报刊一日内无人来取,收发员应及时与住户取得联系,让住户或其联络人知晓;二日内必须取走。
5.4.5若住户出差,已与收发员打招呼,住户的信件、报刊收发员应妥善收存,待住户回来后,一并交于住户。
5.5报刊、信件发放过程中,发生丢失情况时,收发员应主动向收件人赔礼道歉,积极寻找,由于失职造成的经济损失,由副总经理决定赔偿事宜。
5.6住户订阅报刊时,由住户填写《代住户订阅单》,并交纳费用,收
发员将第二联交给住户,收发员及时到邮局为住户订阅。
5.7收发员订阅报刊后,要及时填写《代住户订阅登记表》对邮局开回的票据、找钱,必须由住户在《代住户订阅单》存根上签收。
5.8在收发服务过程中执行《物业管理服务规范用语》和《物业管理服务规范行为》。
6.支持性文件与质量记录:
6.1《代住户订阅登记表》 ej-qr-qp4.15-01
6.2《代住户订阅单》二联 ej-qr-qp4.15-02
6.3《住户信件、报刊发放登记表》 ej-qr-qp4.15-03
6.4《报刊信件缺损登记表》 ej-qr-qp4.15-04
6.5《物业管理服务规范用语》 ej-wi-qp8.1-02
6.6《物业管理服务规范行为》 ej-wi-qp8.1-01
