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有哪些
档案综合管理制度主要包括以下几个核心部分：档案分类与编码规则、档案收集与整理程序、档案保管与利用规定、档案安全与保密措施、电子档案管理规范、档案鉴定与销毁制度以及档案工作责任体系。
实施细则
1. 档案分类与编码规则： - 根据档案性质和内容，将档案分为行政、财务、人事、项目、法律等类别。 - 设立统一的编码系统，每类档案采用字母代表类别，数字代表顺序，如“a001”表示行政类第一份档案。 - 新增档案应及时编码，并录入档案管理系统，确保信息准确无误。
2. 档案收集与整理程序： - 所有部门应定期提交业务活动产生的文件资料，由档案管理部门统一接收。 - 接收后，档案管理人员需进行初步审核，确认内容完整、无误后进行分类、编号。 - 整理后的档案应按照时间序列存档，便于日后查阅。
3. 档案保管与利用规定： - 档案应妥善存放于防火、防潮、防盗设施完善的档案室。 - 员工查阅档案需填写申请表，经部门负责人审批后，由档案管理人员陪同查阅。 - 对外借阅档案，需签订保密协议，并限定使用期限。
4. 档案安全与保密措施： - 定期进行安全检查，确保档案设施完好，防止档案遗失或损坏。 - 对敏感或机密档案，实行分级管理，限制访问权限。 - 员工离职时，必须交还所有借阅的档案，如有遗失，将追究其责任。
5. 电子档案管理规范： - 采用先进的电子档案管理系统，确保数据安全，便于检索。 - 电子档案与纸质档案同步更新，保持一致性。 - 定期备份电子档案，防止数据丢失。
6. 档案鉴定与销毁制度： - 对超过保存期限的档案进行鉴定，确认无保留价值后，报上级批准销毁。 - 销毁过程应有专人监督，确保档案信息安全。
7. 档案工作责任体系： - 设立专门的档案管理部门，明确负责人，负责全公司档案管理工作。 - 各部门指定兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和上报。 - 实行年度考核，对档案管理工作的执行情况进行评估。
上墙内容
1. “档案管理，人人有责。”
2. “分类清晰，编码准确，确保档案信息快速定位。”
3. “档案安全，保密为先，未经授权，不得私自查阅。”
4. “电子化管理，提高效率，保护信息安全。”
5. “定期鉴定，合理销毁，优化档案资源。”
6. “严格执行档案管理制度，确保档案的完整与合规。”
以上各项细则旨在建立高效、安全的档案管理体系，提高公司的信息管理水平，保障企业运营的顺利进行。全体员工需共同遵守，确保档案工作的规范性与有效性。
档案综合管理制度范文
第1篇 档案综合管理办法范本
档案综合管理办法
档案综合管理办法
第一章 总则
第一条 为加强档案管理,保护和利用档案信息资源,为本所各项事业发展服务,根据《档案法》以及国家档案管理部门有关规定,结合本所实际,制定本办法。
第二条 本办法所称档案,是指本所从事政治、经济、科学、技术、文化等活动直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条 本所的各种档案是本所开展各项工作中形成的历史记录,也是国家的宝贵财富,必须集中统一管理,任何人都不得损毁、篡改、私存或据为己有。
第四条 本办法适用于本所各部门档案管理工作,各部门及个人均应遵守本办法。
第二章 管理体制
第五条 本所档案管理采用档案室、立卷部门、档案管理员三级管理体制。
档案室隶属所办公室,档案室负责对全所档案工作实行统筹规划,组织协调,监督指导。
本所各部门均为档案立卷部门,其中所办公室、机关党委、科技与产业发展处、计划基建财务处为基本立卷部门。
档案管理员由专、兼职档案员组成。档案室配备专职档案员1名,各部门设兼职档案员1名。
第六条 档案室工作列入年度工作计划和总结,由行政副所长分管。
第七条 档案室集中统一管理本所形成的全部档案,包括文书档案、科技档案、会计档案、基建档案、仪器设备档案、声像档案、照片档案、书稿档案(含出版物)等。
第八条 专职档案员必须具备中专以上文化,受过档案专业培训,并获得助理馆员及其相应职务以上专业技术职务。全所档案管理员应当忠于职守,遵守纪律,具备专业知识,并接受档案管理培训。
第三章 档案管理
第九条 各部门应遵守本所档案管理制度,按照本所档案管理办法、保管期限表和分类方案开展档案立卷工作,并保证档案的安全。
第十条 各部门及职工在工作中形成的文件材料,按照文书处理部门、业务部门和课题组立卷归档的规定应当立卷归档的,必须收集齐全和立卷,并移交本所档案室集中管理,不得据为己有或者拒绝归档,更不得伪造或者擅自销毁档案。
第十一条 档案立卷工作应列入各部门职责范围和职工岗位职责,各部门档案管理员负责对本部门的档案工作进行检查和业务指导。
第十二条 各部门应按下列标准组卷,保证案卷质量。
(一)归档的文件材料齐全完整。
(二)按照本所档案分类要求,对立卷归档材料进行分类。
(三)组卷合理,排列有序,保持文件材料的自然形成规律和有机联系,便于查找和利用,确保管理期限准确。备考表应有立卷人、签字人签字。
(四)案卷标题简明扼要,准确概括和揭示出卷内文件主要内容和成份,并具备责任者、内容、文件名称“三要素”。案卷封面用毛笔或钢笔填写,字迹工整清晰。
(五)卷内文件排列有序,按文件形成的时间或重要程度排列,卷内目录填写正确,编写页号无误。
(六)案卷装订牢固,整齐美观,案卷中无金属物,装订线不压盖字迹。
(七)编制案卷目录、全引目录,并交档案室统一编制目录。
第十三条 按照规定要求和时间,将档案编录入库。
(一)各部门应在每年六月底前完成档案归档、编目和入库工作。
(二)保证归档手续完备。档案移交前各立卷部门应将各类档案收集齐全,并编制案卷目录、全引目录,经检查无误后,一次性向档案室移交,并认真填写移交清册。
第四章 档案保护
第十四条 档案室对接收的档案应进行科学的分类、加工、整理、排列上架,并进行妥善保管。
第十五条 所办公室负责对档案室进行维护,设置专用库房,并保证有充足的档案柜。
第十六条 维护档案安全,保证档案库房坚固,安装防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温等设施。档案管理人员应经常检查档案保管情况,对破损或变质的档案要及时修补、复制或进行其它技术处理。
第十七条 保证档案库房内清洁,无非档案用品;档案排列科学,整齐美观,便于查找。
第五章 档案的统计和利用
第十八条 档案室应根据管理工作需要,编制必要的目录、专题卡片等检索工具,编纂档案文件汇编等参考资料,积极主动地提供利用,为各项工作服务,为档案管理手段现代化创造条件。
第十九条 档案室应建立档案登记、统计制度,设置登记本、统计薄册,对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。应认真完成档案统计表填报任务,向农业部档案部门报送《农业系统档案工作情况统计表》。
第二十条 档案的借阅,应严格执行档案借阅制度。
本所各部门和职工个人借阅档案应认真填写借阅申请表经所办公室主任同意,基建财务档案借阅应先经计划基建财务处处长同意,科技档案应先经档案立卷部门、科技与产业发展处处长同意。
外单位借阅本所档案须先出示单位介绍信、借阅人身份证后,再按上述借阅程序办理。
借出的档案,不得私自转借、拆散、涂改,借阅人要负责保密和保管,不准携带档案离开档案室,复制档案须经所办公室主任同意。
第二十一条 职工调动工作,必须在归还所借档案后,方可调离;档案管理人员调动工作时,应在离职前办好交接手续。人事管理部门应健全和严格执行此项制度。
第六章 档案的鉴定、销毁和移交
第二十二条 档案室要定期对已超过保管期限的档案进行鉴定、销毁。鉴定工作由档案室负责,组织有关人员成立鉴定小组对到期档案进行审查、鉴定。鉴定工作结束后,应写出鉴定报告,对确无保存价值的档案进行登记造册,经分管所领导批准后方可销毁。
第二十三条 销毁档案应指定专门的监销人,以防止档案遗失和泄密。监销人要在销毁档案清册上签字。
第二十四条 机构变动时,应对档案做出妥善处理。
(一)机构撤销或合并时,其档案应向档案室移交。没有办理完毕的文件材料,应移交相应部门继续处理。
(二)批准恢复或新成立的机构,应从正式行文批准之日起单独立卷、归档。
(三)各种临时工作机构撤销时,其档案材料应向有关部门或档案室移交。
第七章 奖励与处罚
第二十五条 档案室每年组织档案考核工作,对本所各部门档案工作进行考核,并实行奖惩。
(一)对遵守本办法,认真完成档案收集、整理、立卷工作,或在编研和业务指导方面成绩突出,或在开发利用档案信息资源取得重大社会效益和经济效益的部门或个人,给予表彰。
(二)对违反本办法,损毁、丢失档案,或涂改、伪造、擅自抄录、复印档案资料、泄露档案秘密,或未按规定归档,不按期移交档案的部门或个人,视情节给予处罚。
(三)违反本办法的部门,年度不能评为先进集体;违反本办法的个人不能评为先进个人,年度考核不能评为优秀或甲等。
第八章 附则
第二十六条 本办法由所办公室负责解释。
第二十七条 本办法自公布之日起施行,原有办法同时废止。
第2篇 档案综合管理办法
档案综合管理办法
第一章 总则
第一条 为加强档案管理,保护和利用档案信息资源,为本所各项事业发展服务,根据《档案法》以及国家档案管理部门有关规定,结合本所实际,制定本办法。
第二条 本办法所称档案,是指本所从事_、经济、科学、技术、文化等活动直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条 本所的各种档案是本所开展各项工作中形成的历史记录,也是国家的宝贵财富,必须集中统一管理,任何人都不得损毁、篡改、私存或据为己有。
第四条 本办法适用于本所各部门档案管理工作,各部门及个人均应遵守本办法。
第二章 管理体制
第五条 本所档案管理采用档案室、立卷部门、档案管理员_管理体制。
档案室隶属所办公室,档案室负责对全所档案工作实行统筹规划,组织协调,监督指导。
本所各部门均为档案立卷部门,其中所办公室、机关党委、科技与产业发展处、计划基建财务处为基本立卷部门。
档案管理员由专、兼职档案员组成。档案室配备专职档案员1名,各部门设兼职档案员1名。
第六条 档案室工作列入年度工作计划和总结,由行政副所长分管。
第七条 档案室集中统一管理本所形成的全部档案,包括文书档案、科技档案、会计档案、基建档案、仪器设备档案、声像档案、照片档案、书稿档案(含出版物)等。
第八条 专职档案员必须具备中专以上文化,受过档案专业培训,并获得助理馆员及其相应职务以上专业技术职务。全所档案管理员应当忠于职守,遵守纪律,具备专业知识,并接受档案管理培训。
第三章 档案管理
第九条 各部门应遵守本所档案管理制度,按照本所档案管理办法、保管期限表和分类方案开展档案立卷工作,并保证档案的安全。
第十条 各部门及职工在工作中形成的文件材料,按照文书处理部门、业务部门和课题组立卷归档的规定应当立卷归档的,必须收集齐全和立卷,并移交本所档案室集中管理,不得据为己有或者拒绝归档,更不得伪造或者擅自销毁档案。
第十一条 档案立卷工作应列入各部门职责范围和职工岗位职责,各部门档案管理员负责对本部门的档案工作进行检查和业务指导。
第十二条 各部门应按下列标准组卷,保证案卷质量。
(一)归档的文件材料齐全完整。
(二)按照本所档案分类要求,对立卷归档材料进行分类。
(三)组卷合理,排列有序,保持文件材料的自然形成规律和有机联系,便于查找和利用,确保管理期限准确。备考表应有立卷人、签字人签字。
(四)案卷标题简明扼要,准确概括和揭示出卷内文件主要内容和成份,并具备责任者、内容、文件名称“三要素”。案卷封面用毛笔或钢笔填写,字迹工整清晰。
(五)卷内文件排列有序,按文件形成的时间或重要程度排列,卷内目录填写正确,编写页号无误。
(六)案卷装订牢固,整齐美观,案卷中无金属物,装订线不压盖字迹。
(七)编制案卷目录、全引目录,并交档案室统一编制目录。
第十三条 按照规定要求和时间,将档案编录入库。
(一)各部门应在每年六月底前完成档案归档、编目和入库工作。
(二)保证归档手续完备。档案移交前各立卷部门应将各类档案收集齐全,并编制案卷目录、全引目录,经检查无误后,一次性向档案室移交,并认真填写移交清册。
第四章 档案保护
第十四条 档案室对接收的档案应进行科学的分类、加工、整理、排列上架,并进行妥善保管。
第十五条 所办公室负责对档案室进行维护,设置专用库房,并保证有充足的档案柜。
第十六条 维护档案安全,保证档案库房坚固,安装防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温等设施。档案管理人员应经常检查档案保管情况,对破损或变质的档案要及时修补、复制或进行其它技术处理。
第十七条 保证档案库房内清洁,无非档案用品;档案排列科学,整齐美观,便于查找。
第五章 档案的统计和利用
第十八条 档案室应根据管理工作需要,编制必要的目录、专题卡片等检索工具,编纂档案文件汇编等参考资料,积极主动地提供利用,为各项工作服务,为档案管理手段现代化创造条件。
第十九条 档案室应建立档案登记、统计制度,设置登记本、统计薄册,对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。应认真完成档案统计表填报任务,向农业部档案部门报送《农业系统档案工作情况统计表》。
第二十条 档案的借阅,应严格执行档案借阅制度。
本所各部门和职工个人借阅档案应认真填写借阅申请表经所办公室主任同意,基建财务档案借阅应先经计划基建财务处处长同意,科技档案应先经档案立卷部门、科技与产业发展处处长同意。
外单位借阅本所档案须先出示单位介绍信、借阅人_后,再按上述借阅程序办理。
借出的档案,不得私自转借、拆散、涂改,借阅人要负责保密和保管,不准携带档案离开档案室,复制档案须经所办公室主任同意。
第二十一条 职工调动工作,必须在归还所借档案后,方可调离;档案管理人员调动工作时,应在离职前办好交接手续。人事管理部门应健全和严格执行此项制度。
第六章 档案的鉴定、销毁和移交
第二十二条 档案室要定期对已超过保管期限的档案进行鉴定、销毁。鉴定工作由档案室负责,组织有关人员成立鉴定小组对到期档案进行审查、鉴定。鉴定工作结束后,应写出鉴定报告,对确无保存价值的档案进行登记造册,经分管所领导批准后方可销毁。
第二十三条 销毁档案应指定专门的监销人,以防止档案遗失和泄密。监销人要在销毁档案清册上签字。
第二十四条 机构变动时,应对档案做出妥善处理。
(一)机构撤销或合并时,其档案应向档案室移交。没有办理完毕的文件材料,应移交相应部门继续处理。
(二)批准恢复或新成立的机构,应从正式行文批准之日起单独立卷、归档。
(三)各种临时工作机构撤销时,其档案材料应向有关部门或档案室移交。
第七章 奖励与处罚
第二十五条 档案室每年组织档案考核工作,对本所各部门档案工作进行考核,并实行奖惩。
(一)对遵守本办法,认真完成档案收集、整理、立卷工作,或在编研和业务指导方面成绩突出,或在开发利用档案信息资源取得重大社会效益和经济效益的部门或个人,给予表彰。
(二)对违反本办法,损毁、丢失档案,或涂改、伪造、擅自抄录、复印档案资料、泄露档案秘密,或未按规定归档,不按期移交档案的部门或个人,视情节给予处罚。
(三)违反本办法的部门,年度不能评为先进集体;违反本办法的个人不能评为先进个人,年度考核不能评为优秀或甲等。
第八章 附则
第二十六条 本办法由所办公室负责解释。
第二十七条 本办法自公布之日起施行,原有办法同时废止。
