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项目资料管理制度是企业管理的重要组成部分，它涵盖了项目从启动到结束过程中产生的所有文档、数据和信息的管理流程。这一制度旨在确保信息的准确、完整、安全和有效利用，以支持项目的顺利进行和后期的复盘分析。
包括哪些方面
1. 资料分类与编码：建立统一的资料分类标准，对各类文件进行编号，便于查找和管理。
2. 资料收集与整理：明确资料的来源，规定收集频率和方式，保证资料的及时性。
3. 资料存储与保护：规定存储设备和方式，确保资料的安全性和完整性。
4. 资料审批与更新：设立审批流程，及时更新过期或错误信息。
5. 资料访问与使用：设定权限，控制资料的访问和使用，防止未经授权的泄露。
6. 资料归档与销毁：明确归档标准和期限，规范销毁程序，避免信息冗余或遗失。
7. 资料审计与监控：定期进行资料管理的审查，确保制度的有效执行。
重要性
项目资料是项目执行的“记忆”，其管理的重要性体现在以下几个方面：
1. 决策依据：准确、完整的资料为项目决策提供可靠信息。
2. 责任追溯：资料记录有助于明确责任归属，减少纠纷。
3. 知识积累：资料积累成为企业知识库，促进项目经验的传承。
4. 合规性：符合法律法规要求，防止因资料管理不当引发的法律风险。
5. 效率提升：良好的资料管理提高工作效率，减少重复劳动。
方案
1. 制定详细流程：编写详细的资料管理流程手册，明确各环节责任人。
2. 引入it系统：利用项目管理软件，自动化处理资料的收集、存储、审批等任务。
3. 培训与教育：定期对员工进行资料管理培训，提高全员意识。
4. 设立专职岗位：配置专门的资料管理员，负责日常管理和监督。
5. 定期评估与改进：每季度进行一次资料管理评估，根据反馈持续优化制度。
通过上述方案的实施，企业将建立起一套有效的项目资料管理制度，从而提升项目管理水平，确保项目的高效运行。
项目资料管理制度范文
第1篇 工程项目资料管理细则
工程项目资料管理细则
1、要建立完善的台帐,所谓完善就是要分类别、分部位、分项,台帐全面了,才能更好的进行资料管理
2、最好要懂工程,懂工程台帐才能分细,才不会乱,我这儿的资料员就不懂工程,资料有的地方乱,我也没法说
3、现在一般每个单位都有贯标制度,要把贯标制度贯彻到日常资料管理中来
4、对于资料要分阶段进行定期整理,对于已具备中间验收条件的,整理好后,分类集中存放,对于正在施工的,整理后做到有序摆放,心中有数
5、对于日常试验、测量发放的资料要进行专人、分类、定点存放,以免在后期资料竣工整理时,此部分资料不全
6、资料管理要固定专人,不要随便调整
7、档案管理要尽量顾及到当地档案管理部门的规章制度,为最后档案交出垫定基础。
资料管理也是工程精细化管理的一个重要方面,希望我们通过互相学习,能够提高自身素质。
1、首先需要了解有关质量验收规范,操作规程及施工工艺。
2、掌握当地建设主管部门对工程资料的相关规定。
3、如果是新手,可找一份相同类型且已通过质监站验收工程的资料作为参考。
4、对于质量保证资料,则必须符合规范规定,特别是材料的见证取样检测应重视,如:砼砂浆试块的强度及送检数量;钢材的检测报告与出厂合格证须对应;水泥的送检日期应与出厂合格证日期相吻合,等等,以上这些,相关规范均有明确规定。
5、分部分项工程及检验批应在工程开工时划分好,可与现场监理沟通后予以明确。
6、此外工程资料应随工程施工进展情况及时跟上,不能拖延,否则不但延误竣工交付日期,还将造成一定的经济损失,尤其是质保资料,事后补救将相当困难。
其实做资料很简单,几年前我也是做资料的,对于资料个人观点如下:
1)对于初做的可能有点难,一旦做过、整理过竣工资料就简单了,其实倒过来就容易了,就是先进行归档目录的确定,如我们这边归档目录包括:管理文件、设计变更依据、测量资料、原材料质保单、复试资料、试验资料、施工原始记录、打桩记录、隐蔽工程、工程质量评定表、竣工文件,然后每个目录里根据档案管要求分别收集入册,我那还保存有那本目录书呢,如管理文件包括施工合同、预算、施工组织、开(竣)工报告等等。
2)如果不熟悉施工的,那就直接看一遍施组吧,熟悉的就更好了,然后对照资料表式要求(我们用市政95表式)和整工程施工内容进行:单位、分部、分项工程划分,即可知道本项目有几个单位、几个分部和多少个分项。对总的内容有个了解。做起来就会得心应手。
3)接下来就是做资料了,很简单,和监理沟通好,只要他不老是向你要你先不做就行,做起来很快只要有现场施工日记(主要是用日期,一定要与试块等日期对应起来)和施工图纸就行了。就是向表格里输字了,一样的表的话,就在电脑里稍个几个数就ok了。
4)还有外场测量资料,我以前全部一个人做的,拿一份图纸就ok了,比如放桩位吧,把图纸复个几份,就在上边填数字,不过在电脑里就更方便了,改起来方便啊。
5)其实资料难的另一部分就是试验和原材料,以前有人要我去检查资料,我去就只看他们试验资料和原材料,其它都好作,就试验和原材料易出问题,你想啊现在施工地方性材料砂、石等质保单不齐、人员机械证没有、仪器没校验证、试验没报告、钢材质保单对不起来等,这东西问题多了。呵呵,所以我觉得就这部分有点难度。
1、要建立一个完善的工程资料台帐。
2、在整理资料的时候一定要按照各个分部、分项工程进行,并且要分类保管。
3、有关于计量的资料,尤其是工程量的确认;要监理签字的一定要在每个工序完成的时候进行签认,并进行保管。
4、对于现场原始记录,要及时复印,并把原件保管好。在施工过程中要材以完成的资料时可以看复印件。
5、作资料一定要及时,不要拖拉;质检资料一定要及时找监理签认。
6、在资料盒上粘贴盒内的资料类别;每盒资料内有附有资料清单。
第2篇 建筑项目资料员管理职责
项目资料员管理职责
1、负责质量体系文件及质量记录的统一管理工作;
2、负责对各种有效(或作废)文件、图册及质量记录进行标识,并作好登记手续;
3、协助技术负责人对各业务口的质量记录进行检查;
4、负责外界对项目以及项目对外的各种文件资料的收发工作;
5、根据项目经理的指示,组织有关人员对文件进行传阅学习。负责文件资料的日常保存,掌握文件资料的去向;
6、对各种文件、资料及质量记录进行有效性标识;
7、助项目总工对各业务口的内业工作进行检查、评议,督促整改;
8、根据569#文件的要求对技术资料进行分类整理、编目、存档,参加竣工资料的编制工作;
9、参加项目工作会议,做好会议纪要;
10、负责保管项目资料标识、修改章。
第3篇 市档案馆工程项目资料管理制度
市档案馆工程项目资料管理制度
为加强本项目施工技术管理,完善工程质量技术资料的收集、存档工作,保证工程竣工结算及工程交工验收的顺利进行,根据《××市建设工程文件材料整理和档案移交工作办法》,及公司有关文件资料档案工作的有关规定,特制定本办法。望项目各有关人员密切配合,共同遵照执行。
一、工程技术资料填写的要求
1、相关文件
《建筑工程竣工验收统一用表填表说明》(××市档案馆)
《建筑工程文件归档整理规范》(gb/t50328-2001)
2、资料填写内容必须真实可靠、数据准确、资料的形成与工程形象进度同步。资料所记载的内容必须与实际图物相符,并按规定已通过了一定的审批、检查、验收程序,负有责任的各方在资料指定位置上签署意见,签名或盖章并注明时间。
3、作为工程档案,必须用黑色签字笔或碳素钢笔及单面黑色复写纸书写,要求字体端正、清晰易辨、严禁涂改。
二、主要工程技术资料填写要求及责任人
1、工程基线复核单、单位工程座标定位测量记录、垂直度观测记录、建筑物沉降观测记录,由测量人员按单位工程分层数填写,交项目总工核定。要求所填数字准确无误,所绘简图上各测点应编号,表中应有测量者、校核者签名。由测量员交项目资料员一式四份(含原件二份)。
2、质量、安全整改通知单由质量安全组填写,令工长限期整改,复检无误后,将结果记录在上。由质量员、安全员交项目资料员一式三份(含原件一份)。
3、隐蔽工程验收记录,由负责所办隐蔽工程内容的工长在下一道工序施工前办理。隐蔽记录上应有施工部位及隐蔽项目,重点写出施工及修改依据、质量情况,必要时绘出简图。并须报质检员验收签字、经项目自检合格后,由各相关工长向监理公司工地代表签字及盖章认可。资料填报及所有签字盖章完毕后交项目资料员一式四份(含原件二份)。
4、检验批验收记录,由各主管工长负责填写,要求填写规范,签字盖章齐全,由各主管工长向监理公司工地代表签字及盖章认可。资料填报及所有签字盖章完毕后交项目资料员一式四份(含原件二份)。
5、各分项工程施工安全质量技术交底卡,由负责施工的工长填写。主要是对施工工艺、质量标准、技术安全措施、施工规范要求、对新结构、新规范、新技术以及图纸会审提出的有关问题,解决方法等进行详细且有针对性的技术交底,填写要具体,交接手续应及时且要齐全,所有交底必须要有交底人、接受交底人(接受交底人必须是经各分包或民建队书面指定的各班组长)的签名及交接时间,以明确责任,班组所有人员必须逐一签字,不得找人代签。本交底一式四份,交项目资料员二份。
6、工程质量自检、互检、交接检记录,由工长及班组长负责填写,并有交接双方及有关检查人员签字,质量检查评语,并经质检员及工程技术负责人签字核实,由质检员交项目资料员一式三份(含原件一份)。
7、材料合格证:主要包括钢材、水泥、砂石、砌体、外墙砖、楼梯砖、防水材料、半成品(如栏杆)、涂料等材料,由负责提供材料的供应商随进场材料同时供应,由项目材料员负责收集。一般应提供一式二份原件,若提供复印件或抄件,必须注明原件存放处并加盖供应商公章,项目材料员必须在材质或检查报告上加盖材料方章,注明工程名称、材料名称、规格、进场数量、使用部位、经办人等内容,资料内容必须齐全。由材料员交项目资料员一式四份(含原件二份)。
8、钢筋原材、焊接试验报告,砼、砂浆试块强度报告(包括同条件养护试块及拆模强度试块强度报告),砂浆、砼配合比设计报告,水泥、砂石检验报告及其它材料复检报告均由试验员提供,各施工工长负责提供使用部位,设计要求,构件名称等有关数据,试件组数应符合施工验收规范的有关规定(注:实行100%有见证送检,其中另加5%的质监站监督抽检)。钢筋焊接试验报告还必须加盖方章(注明焊接人员姓名及操作证号),由试验员交项目资料员一式四份(含原件二份,如果有)。
9、钢材力学、工艺性能试验报告,钢筋进场应按直径分批检验,检验内容包括查对标志.外观并按现行国家有关标准规定抽取试件,作力学、工艺性能试验(必须见证取样),合格后才可用于工程上。钢材力学、工艺性能试验报告,要求使用部位要填写清楚,按试验结果判定钢材等级,如须降级用或改变使用部位应注明.由试验员交项目资料员一式四份(含原件二份,如果有)。
10、水泥物理性能检验报告:水泥性能指标必须符合gb75-92及其它规范标准.进场的水泥须做到检验合格后使用,杜绝使用无试验和伪劣水泥,防止发生工程质量事故.水泥物理性能检验报告,由试验员交项目资料员一式四份(含原件二份,如果有)。
11、砼质量搅拌记录,由试验员按砼申请报告单向搅拌站索取,由试验员交项目资料员一式四份(含原件二份)。
12、施工日记:必须以单位工程逐日填写,并应填写如下内容:天气情况,工程进展情况及施工部位,因设计与现场不符,由设计单位或建设单位在现场解决的设计问题和对施工图修改记录,劳动力调配.材料设备供应情况,质量安全技术管理情况及各种事故情况及原因分析,处理记录,停水停电待料等意外情况记录及所采取的措施,与本工程有关的其他情况。工程完工交项目资料员存档。项目的施工日志由项目总工填写。
13、各分项工程、分部工程验收记录由项目总工根据检验批如实填写,向监理公司工地代表签字盖章齐全后交项目资料员一式四份原件。
14、图纸、设计变更发放由项目资料员统一进行发放,并作好记录,所有图纸、设计变更、来函必须发放项目副经理以便指导施工,项目相关管理人员领取图纸、设计变更后要对图纸及时进行标注并妥善保管,不得遗失,要确保图纸、变更的完整性。
15、资料的交接必须办理好交接签字手续,以备查验。
; 三、外部文件的处理
1、原则上,外部文件的收发工作由项目资料员统一负责。
2、对外来所有文件均需办理收文卡,并报项目领导审批后进行处理。资料员对外来文件进行处理时,需严格保证及时,避免在工程施工中造成不必要的损失。
3、对材料报验及实验报告向监理公司的报验工作,由项目实验员依据监理公司要求进行报验工作。项目质检组负责报验前的检查工作。若材料的报验过程中出现问题,需及时上报项目领导进行处理。
4、对于进场设备、机械的报验,由项目机电工长根据监理公司要求填写报验手续后,交项目资料员统一向监理公司进行报送。
5、对分包文件的处理由项目资料员统一负责。
四、分包资料的管理
1、分包资料的管理由项目资料员在分包进场时,对各分包分别进行交底,明确资料填写要求及资料填写执行标准及统一用语等。
2、项目总包管理人员(暂为项目经理及项目副经理)应协助项目资料员进行分包资料的管理,做到及时准确的收集资料。
3、分包资料的收集整理由分包单位负责,完工时交总包单位汇总后上报。
4、分包单位施工过程中的报审资料,由分包单位进行填写,并加盖红章后报总包单位,总包单位负责向监理公司上报。
5、分包单位完工时,应保证上交总包单位一式五套完整工程资料原件。其原件的要求同前。
五、工程技术资料填写统一用语
1、工程名称:××××××××××
2、设计单位:×××××××建筑设计研究院
3、建设单位:×××××房地产有限公司
4、监理单位:×××××建设监理有限公司
5、施工单位:×××××建设工程有限责任公司
6、工程队别(或施工班组) :填写一线作业班组.如:___班
7、施工部位:必须填写栋号、轴线、标高。
8、单位填写采用国际单位,书写采用英文缩写,如: m2,m3,t,kg等。
9、资料原则上均采用手写,所有签名必须由本人用黑色签字笔签字。
10、施工部位层段位置的填写与设计图纸一致,填写时需按轴线+层数+标高。结构施工中填写的层数是指本自然层底板结构,其余与自然层一致。
11、当同一层结构需分几个检验批验收时,几个验收部位务必闭合。
六、对内资料发放部门
(一)、项目生产会议纪要:
劳务队、会议相关分包单位、项目部内部传阅
(二)、分包协调会议纪要
劳务队、会议相关分包单位、项目部内部传阅
(三)、技术交底会议纪要
劳务队、会议相关分包单位、项目部内部传阅
(四)、设计图纸、变更
劳务队、钢筋翻样、相关工长、预算、测量组、质检组、内业组、经理室、总工室
(五)、项目管理办法
劳务队、相关分包单位、施工组、质检组、内业组、各相关部门、经理室、总工室
(六)、总阶计划、月计划、周计划
劳务队、相关分包单位、施工组、质检组、内业组、各相关部门、经理室、总工室
(七)、发分包商函件
相关分包商、抄送监理、业主、项目留底、施工组、经理室、总工室
(八)、发甲方文件
业主、华西监理、项目留底
七、其它注意事项
1、凡提供资料的部门及责任人,必须按施工工序及时向项目质检员或资料员提供工程上的一切资料,质检人员及时按分工检查资料,收集整理齐全后,移交项目资料员,并向项目总工汇报。
2、凡所提供资料未按要求填写或手续不齐、模糊不清、有缺漏项等,资料员有权拒绝接收,并限期整改。
3、对项目发放的图纸.设计变更.图纸会审等有关工程技术资料,以及项目内部形成的会议纪要.生产计划等资料,各有关人员必须严格按照iso9001要求,装订成册,妥善保管,直至工程完工。
4、施工人员因工作调离本项目,须将其签收的有关工程资料以书面形式移交接收人,并将移交清单交项目资料核实后,方可离场。
5、所有资料的提供者与接收者必须履行交接签字工作,并将收发文登记表装钉成册妥善保管。若因交接不清发生资料遗失,由各相关责任人负责补齐资料并追究相关责任。
6、项目总工将定期或不定期对工程资料进行检查。
第4篇 工程项目资料管理措施目标设计
工程项目资料管理措施及目标设计
[1资料管理措施
1设专职资料员负责收发图纸、技术文件等,并建立相应台帐。工程所有技术、试验、材料、生产管理人员必须相互配合,按要求进行资料的收集整理。在收集整理过程中,要及时发现资料中的问题,做交圈检查,发现问题及时解决。
2收集、整理的资料要妥善保存,防止丢失和损坏,并随时整理,做到和施工进度同步到位。
3技术资料收集整理与工资、奖金挂钩,奖优罚劣。
4技术人员要在使用砂浆、混凝土的前十天书面申请砂浆及混凝土配合比,申请单上要填写清楚施工部位、名称、工程量、强度等级,以免影响资料填写不清,造成不合格资料。
5资料收集、整理由技术部负责,每月分两次进行资料检查。
[2资料目标设计
1目的:为了加强施工技术资料的管理,推行技术资料的管理,推行技术资料标准化、规范化,实现技术资料目标管理。
2意义:技术资料目标设计是技术资料的编制计划,是组织指导施工过程中技术资料收集、整理以及编制工作的重要文件。
[3技术资料目标设计编制依据
1本工程的施工图纸。
2安徽省及合肥市的有关规定。
3国家有关规范、规程进行。
[4编制数量及标准
1数量:城建档案馆:一套建设单位:两套施工单位:一套
2标准:
内容齐全、真实、字迹清楚;表格使用正确,填写格式符合要求;签字手续齐全,横向竖向交圈;及时收集整理,分门别类装订组册。
第5篇 工程项目资料管理制度图书
文件和资料的管理
1、由项目部办公室负责管理性文件的收发、传阅、编制清单归类保存。
由项目技术负责人负责施工图、技术核定单、变更通知单的收发,负责编制目录,分发清单,所有施工图的持有人应对图纸的修改,变更及时标识。
2、所有文件资料由文件批准人决定发放范围和份数,文件发放人应填写《文件和资料发放登记表》,按发放范围和数量发放文件,并做好编号及登记。
3、文件领用人在收到文件和资料时,应在文件发放的表格上登记签字。
4、在发放过程中,文件使用部门应及时撤出作废/失效文件。
5、当文件使用人的文件破损严重,影响使用时,应向文件发放部门办理更换手续,交回破损文件,补发新文件、编号不变,文件发放部门应将原破损文件收回处理。
6、文件使用人文件丢失后,应向文件发放部门办理补领手续,在补领申请时必须作出书面说明,文件发放部门在补发文件时应重新进行分发编号,并注明作废。
7、在用有效文件控制清单
项目部办公室负责编制管理性《有效文件控制清单》,项目工程部负责编制技术性《有效文件控制清单》,以识别和管理在用有效文件及现行修订状态。
8、文件和资料的更改
a.当文件和资料需要更改时,应由文件更改人或更改部门填写《文件和资料更改申请表》,说明更改的理由依据和更改内容,如更改涉及其它部门时,应重新会审。
b.文件更改原则上应由原审批人审批,当原审批人不在或需指定其它人员审批时,则该人应得到相应的授权书和文件审批所需的有关背景资料。
c.经更改审批的文件,由审批人填写《文件和资料更改通知单》,并发至有关部门。
d.文件持有人根据《文件和资料更改通知单》的指令,直接在文件的相应处进行更改,但应确保内容的正确、清晰,并将《文件更改通知单》附于文件后或收回原文件,并做好发放登记。
e.文件更改后,文件更改部门应将更改内容审批件存档备查。
f.文件更改应做好记录和标识。
9、作废的文件应加盖“作盖”印章,已作废、失效的文件应在文件的使用场合中撤出。
10、文件和资料的保管
a.文件和资料持有人应妥善保管好所用的文件资料,防止丢失、损坏,若损坏丢失应向主管领导报告,批准后按二.5和二.6办理。
b.文件资料的存档按公司档案管理办法规定办理。
c.文件管理人在调离岗位或存档时,必须移交全部文件,并作好文件移交记录。
11、文件和资料的使用控制
a.文件和资料需要时,由需要人填写《文件和资料复印审批表》,应经主管部门或部门负责人批准,规定复印的份数、编号,发放应做好记录和登记。
b.需要临时借阅文件的人员应填写《文件和资料借阅申请单》,经文件管理部门负责人批准后方可借阅,借阅后必须及时归还,文件一般情况下不外借,如确需外借,需经主管领导批准。
12、记录
文件和资料发放登记表
文件和资料收到登记表
文件和资料更改申请表
文件和资料更改通知单
文件和资料复印审批表
文件和资料存档(移交)记录
文件和资料补领审批表
有效文件控制清单
文件和资料借阅申请单
(摘录)
第6篇 g工程项目资料管理制度
1、由项目部办公室负责管理性文件的收发、传阅、编制清单归类保存。
由项目技术负责人负责施工图、技术核定单、变更通知单的收发,负责编制目录,分发清单,所有施工图的持有人应对图纸的修改,变更及时标识。
2、所有文件资料由文件批准人决定发放范围和份数,文件发放人应填写《文件和资料发放登记表》,按发放范围和数量发放文件,并做好编号及登记。
3、文件领用人在收到文件和资料时,应在文件发放的表格上登记签字。
4、在发放过程中,文件使用部门应及时撤出作废/失效文件。
5、当文件使用人的文件破损严重,影响使用时,应向文件发放部门办理更换手续,交回破损文件,补发新文件、编号不变,文件发放部门应将原破损文件收回处理。
6、文件使用人文件丢失后,应向文件发放部门办理补领手续,在补领申请时必须作出书面说明,文件发放部门在补发文件时应重新进行分发编号,并注明作废。
7、在用有效文件控制清单
项目部办公室负责编制管理性《有效文件控制清单》,项目工程部负责编制技术性《有效文件控制清单》,以识别和管理在用有效文件及现行修订状态。
8、文件和资料的更改
a.当文件和资料需要更改时,应由文件更改人或更改部门填写《文件和资料更改申请表》,说明更改的理由依据和更改内容,如更改涉及其它部门时,应重新会审。
b.文件更改原则上应由原审批人审批,当原审批人不在或需指定其它人员审批时,则该人应得到相应的授权书和文件审批所需的有关背景资料。
c.经更改审批的文件,由审批人填写《文件和资料更改通知单》,并发至有关部门。
d.文件持有人根据《文件和资料更改通知单》的指令,直接在文件的相应处进行更改,但应确保内容的正确、清晰,并将《文件更改通知单》附于文件后或收回原文件,并做好发放登记。
e.文件更改后,文件更改部门应将更改内容审批件存档备查。
f.文件更改应做好记录和标识。
9、作废的文件应加盖“作盖”印章,已作废、失效的文件应在文件的使用场合中撤出。
10、文件和资料的保管
a.文件和资料持有人应妥善保管好所用的文件资料,防止丢失、损坏,若损坏丢失应向主管领导报告,批准后按二.5和二.6办理。
b.文件资料的存档按公司档案管理办法规定办理。
c.文件管理人在调离岗位或存档时,必须移交全部文件,并作好文件移交记录。
11、文件和资料的使用控制
a.文件和资料需要时,由需要人填写《文件和资料复印审批表》,应经主管部门或部门负责人批准,规定复印的份数、编号,发放应做好记录和登记。
b.需要临时借阅文件的人员应填写《文件和资料借阅申请单》,经文件管理部门负责人批准后方可借阅,借阅后必须及时归还,文件一般情况下不外借,如确需外借,需经主管领导批准。
