供应商档案管理制度

有哪些

供应商档案管理制度

一、档案分类与编码 1. 基本信息档案：包括供应商名称、注册地、法人代表、联系方式、营业执照复印件等。

2. 资质证明档案：如iso认证、行业许可证、产品检验报告等。

3. 业务合作档案：合同协议、订单记录、付款凭证、质量反馈等。

4. 绩效评价档案：供应商评分、服务满意度调查、问题处理记录等。

5. 其他相关档案：供应商动态、市场调研报告、法律文件等。

实施细则

1. 档案收集： - 新增供应商时，需全面收集基本信息及资质证明，确保合规性。 - 合作期间，定期更新业务合作档案，确保信息时效性。 - 定期进行绩效评价，将结果整理入档。

2. 档案管理： - 档案应妥善保管，防止丢失、损坏，采用电子化存储为主，纸质备份为辅。 - 设立权限管理，只有授权人员可访问，确保信息安全。 - 每年进行一次档案清理，剔除过期或无用信息。

3. 档案更新： - 发现供应商信息变动，应及时更新档案，确保数据准确。 - 对于绩效评价结果，应及时录入系统，作为后续决策依据。

4. 档案利用： - 在供应商选择、评估、谈判等环节，参考档案信息。 - 在处理供应商纠纷时，查阅相关档案以了解历史情况。

5. 档案保密： - 签订保密协议，明确供应商档案的保密责任。 - 对外交流涉及供应商信息时，需遵守保密规定。

上墙内容

1. 供应商档案管理制度概览：简要列出档案类别和管理流程。

2. 档案管理责任人：公示负责档案管理的部门及联系人。

3. 档案操作指南：包括档案收集、更新、利用和保密的基本要求。

4. 保密承诺：强调对供应商信息的保密义务，提醒员工遵守。

5. 制度执行监督机制：说明制度执行的检查、考核与奖惩办法。

请注意，此制度旨在规范供应商档案管理，提高供应链效率，确保公司利益。各部门需严格执行，共同维护良好的供应商关系。

供应商档案管理制度范文

第1篇 g供应商档案管理制度

供应商档案管理制度

供应商档案管理是公司采购管理的重要内容,而不能把它仅仅理解为是供应商资料的收集、整理、

存档。建立完善的供应商档案管理系统和供应商管理制度,有利于更好的了解供应商之制程能力、品管

功能,更清楚地确认其是否有提供符合成本、交期、品质之产品的能力,是建立长期供需合作关系决策

的重要依据。

第一条 供应商档案管理对象:

1、从时间序列来划分:老供应商、新供应商、未来供应商。新供应商和未来供应商为重点管理对象。

2、从交易过程来划分:包括曾经有过交易业务的供应商、正在进行交易的供应商和即将进行交易的供应商。对于第一类供应商,不能因为交易中断而放弃对其的档案管理;对于第二类的供应商,需逐步充实和完善其档案管理内容;对于第三类供应商,档案管理的重点是全面搜集和整理资料,为即将展开的交易业务准备资料。

3. 从供应商性质来划分:特殊公司(与本公司有特殊业务等)、普通公司等。这类供应商因其性质、供应特点、供应方式、供应量等不同, 对其实施的档案管理的特点也不尽相同。

4. 从供应数量和市场地位来划分:包括主力供应商(供货时间长、供应量大等),一般供应商。不言而喻,供应商档案管理的重点应放在主力供应商上。

第二条 供应商管理内容

1. 供应商基础资料,即公司所掌握的供应商最基本的原始资料,是档案管理应最先获取的第一手资料。这些资料,是供应商档案管理的起点和基础。供应商基础资料主要包括公司名称、地址、电话、传真、e-mail、网址、负责人、联系人;公司概况、设备状况、人力资源状况、主要产品及原材料等。

2. 供应商特征:供应能力、发展潜力、企业规模和知名度等。

3. 业务状况:主要包括目前及以往的销售实绩、经营管理者和业务人员的素质、与其他竞争公司的关系、与本公司的业务联系及合作态度等。

4、交易活动现状:主要包括供应商的交货状况、存在的问题、保持的优势、未来的对策;企业信誉与形象、信用状况、财务状况等。

第三条 供应商档案管理方法

1、建立供应商档案卡。作为供应商档案管理的基础工作,是建立供应商档案卡(又称供应商管理卡、供应商资料卡等)。采用卡的 形式,主要是为了填写、保管和 查阅方便。

供应商档案卡主要记载各供应商的基础资料,这种资料的取得,主要有三种形式:

① 提供供应商资料卡,由供应商填写。

② 由采购员通过平常的业务活动或其他各种渠道了解、收集供应商的相关资料。

③ 通过本公司和供应商已发生的采购情况(包括产品性能、产品质量、售后服务等实际情况)。

然后根据这三种渠道反馈的信息,对供应商的相关资料进行整理、核实汇总,填入供应商档案卡。

2、通过采购员与供应商沟通建立供应商档案卡的主要做法是:编制供应商信息周报,由

汇总整理,周会时上报总经理,据此建立综合的供应商档案。

第四条供应商档案管理应注意问题

1. 供应商档案管理应保持动态性。供应商档案管理不同于一般的档案管理。如果一经建立,即置之不顾,就失去了其意义。需要根据供应商情况的变化,不断地加以调整,消除过旧资料;及时补充新资料,不断地供应商的变化,进行跟踪记录。

2. 供应商档案管理的重点不仅应放在现有供应商上,而且还应更多地关注意向供应商,为公司选择新

应商,开拓新市场提供资料。

3. 供应商档案管理应“用重于管”,提高档案的质量和效率。不能将供应商档案束之高阁,应以灵活的方式及时全面地提供给业务人员和有关人员。同时,应利用供应商档案,作更多的分析,使死档案变成活资料。

4、借阅供应商档案时,必须办理借阅手续。请借阅人员注明借阅期限。