- 目录
印章是企业运营中的重要标志，代表着企业的法律效力和信誉。有效的印章使用与管理制度是企业内部管理的基础，旨在确保印章的安全使用，防止滥用和欺诈行为，维护企业利益。
包括哪些方面
印章使用与管理制度应涵盖以下几个关键方面：
1. 印章种类与用途：明确企业各类印章（如公章、财务专用章、合同专用章等）的用途和权限范围。
2. 印章制作与备案：规定印章制作流程，包括申请、审批、制作和公安部门的备案程序。
3. 印章保管：确定印章的保管人员，建立严格的保管制度，包括存储环境、交接手续等。
4. 印章使用：设定印章使用的审批流程，明确有权签字人，规定印章使用记录的保存方式。
5. 印章废止与销毁：规定印章废止的条件和程序，以及销毁印章的安全措施。
6. 违规处理：设立违规使用印章的处罚机制，预防和纠正不当行为。
7. 培训与教育：定期对员工进行印章使用规定的培训，提高风险意识。
重要性
印章使用与管理制度的重要性不容忽视：
1. 法律效力：印章是企业签署合同和其他法律文件的法定标识，错误使用可能导致法律责任。
2. 企业形象：规范的印章管理有助于维护企业对外的形象和信誉。
3. 资金安全：防止财务印章被滥用，保障企业资金安全。
4. 防范风险：通过制度化管理，降低内部欺诈和外部诈骗的风险。
方案
1. 制定详细的印章管理规定：企业应制定全面的印章使用与管理制度，并定期更新，以适应业务变化。
2. 建立印章审批流程：所有印章使用需经授权人员审批，确保每一使用都有明确的业务背景。
3. 实施印章保管责任制：指定专人负责印章保管，明确其职责，并定期进行盘点。
4. 强化内部监督：设立内部审计机制，定期检查印章使用情况，确保合规。
5. 加强员工培训：定期举办培训课程，提高员工对印章管理重要性的认识和操作规范的掌握。
6. 完善应急处理：预先设定丢失或被盗等情况的应急预案，以便快速应对。
印章使用与管理制度的建立和完善，是企业内部控制的重要环节，它不仅关乎企业的法律权益，也是保障企业稳定运营的关键。每个企业都应视其为日常管理的一项基础工作，不断优化和完善，以确保印章的正确、安全使用。
印章使用与管理制度范文
第1篇 房地产公司印章使用与管理规定
房地产开发公司印章使用与管理规定
一、目的为使印鉴管理制度化,保障印鉴使用的权威性及凭信作用,特制定本规定。
二、印鉴种类
(一)公司向主管机关登记的公司印章(公章)或指定业务专用的公司专用印章(主要指财务专用章、合同专用章、办公室专用章、销售专用章、工程专用章)。
(二)职章:刻有公司董事长或总经理名字的印章―即法人印鉴。
(三)介绍信:印有公司名头的介绍信。
三、印章使用规定
(一)凡对公司经营管理有重大关联或责任关系,涉及政策性问题的文件或以公司名义对外行文,需总经理批准签字后方可盖印。一般事务往来文件或证明材料需由总办负责人签字批准后方可盖印(主要使用人事行政专用章)。
一般不允许开具空白介绍信,确因工作需要或其它特殊情况需开具时,必须经部门分管总监或副总审阅后,送总办负责人签字批准后方可盖印,但需在存根上注明去向、事由。
印章使用(最终)核定审批权与流程(见下表)印章种类保管部门及责任人使用事物类别范围使用审批流程保管使用规定财务专用章、财务法人印章财务预算部(主管会计、出纳员)支票签发、票据现金收支、财务报表、申请人申请财务总监审核总经理批准会计出纳办理但两枚印鉴需分开保管使用人事专用章行政人事部(经理或指定保管人)人事工资、证明、内部考核申请人申请人事部经理核定
3、(必要时)需报总经理批准部门内部使用也需批准工程(预算)专用章、行政人事部(经理或指定保管人)工程联系单、设计变更、小型施工、预决算审核等申请人申请部门经理初审工程总监核定
4、总经理批准
5、工程总监实施预算审核还需具备财务预算部意见销售专用章(含修正章)行政人事部(经理或指定保管人)销售合同、内部文件、印刷品确认等申请人申请部门经理审核销售总监批准(在授权范围内)授权范围外需报总经理批准。公司公章法人印章行政人事部(行政人事经理或印章保管人)外事、发文、任命、合同、协议、委托书、证件、其他申请人申请部门经理初审分管总监副总审核总经理审批行政人事部办理按公司有关规定细则办理建立用印登记制度。所有印章申请使用者在申请使用印章时必须先填写“印章使用审批表”(附表_zrs2002-013-1),按上述《印章使用审批权限与流程》内容规定,报有关部门、领导签字批准后,印章保管人员方可给予盖印,同时印章保管人员须同时填写“公司印章使用登记表(附表_zrs2002-013-2)”(申请人需签字留存,同时“印章使用审批表”留作存档)。否则,因为印章使用审批过程中如给公司造成损失,将由印鉴保管人负责赔偿,损失严重者将追究其法律责任。
四、印鉴保管使用审批责任
(一)各类印鉴由总办及所在部门设印章保管人负责保管。
印鉴启用前行政人事部统一要建立印鉴保管登记册,载明印鉴名称、印模、启用时间和姓名。
印章保管人应明确责任,保证印章的正确使用和绝对安全,防止印章被滥用或盗用。如有遗失或误用,由印章保管人全权负责,经审核盖章后出现的意外情况由各级批准人负责。
确因工作需要将印章带出单位使用,需经总办负责人或印章使用批准人批准,并履行印章借用手续(载明借用时间段、用途、使用地点部门等);当日使用完毕,必须当日交还印章保管人员,并履行手续。
五、印鉴停用
(一)由于名称变更、机构撤消、式样改变,印章必须停止使用。旧印章停用后,如主管机关不予收回,要由行政人事部登记封存,并在2年后统一销毁。
(二)介绍信用完后,存根归档保存,保存期2年。
六、附则
本规定由公司总经理办公室负责解释,自发布之日起实施。
