外来文件管理制度(2篇)

外来文件管理制度旨在规范企业对外来信息资源的接收、处理、存储和销毁流程，确保信息安全，提高工作效率，并防止潜在风险。

包括哪些方面

1. 文件分类与标识：明确外来文件的类别，如合同、报告、邮件、函件等，并设定统一的标识系统。

2. 接收与登记：规定接收外来文件的渠道和程序，确保文件的完整性和有效性，同时进行详细记录。

3. 审核与审批：设立审核机制，对涉及企业利益的重要文件进行专业审查和高级管理层审批。

4. 存储与管理：制定文件存储的物理和电子空间标准，确保文件的安全性和可访问性。

5. 使用与分享：规定文件的使用权限，控制敏感信息的传播范围，鼓励合理的信息共享。

6. 更新与修订：对外来文件进行定期更新和修订，保持信息的时效性。

7. 销毁与归档：设定文件的保存期限，过期文件应按照规定程序安全销毁，重要文件则归档长期保存。

8. 培训与监督：定期培训员工，提升其对外来文件管理的意识和能力，同时实施有效的监督机制。

重要性

外来文件管理制度对企业运营至关重要：

1. 保护信息安全：防止机密泄露，降低商业风险。

2. 提升效率：有序管理，快速定位所需信息，减少工作延误。

3. 遵守法规：符合数据保护和隐私法规，避免法律纠纷。

4. 保障决策质量：确保决策基于准确、完整的信息，降低错误决策的可能性。

方案

1. 制定详细的外来文件管理政策，明确职责分工，确保每个环节都有专人负责。

2. 引入电子文档管理系统，自动化处理文件接收、存储、检索和销毁，提高效率。

3. 加强内部审计，定期检查文件管理执行情况，及时调整和完善制度。

4. 对接收到的敏感文件，实行严格的访问权限控制，确保信息安全。

5. 提供持续的员工培训，强调外来文件管理的重要性，培养良好的文件处理习惯。

6. 定期评估制度效果，根据业务变化和员工反馈适时调整制度，确保其适应性和有效性。

通过以上措施，我们能够构建一个高效、安全的外来文件管理体系，为企业的稳定运行提供有力保障。

外来文件管理制度范文

第1篇 物业公司外来文件管理控制程序

公 司 程 序 文 件版号: a

修改号: 0

ej-qp6.3物业公司外来文件的管理控制程序 页码: 1/2

1.目的:

对外来文件的接收、处理、归档管理实施控制,确保文件的正常管理和能及时处理、遵守和执行。

2.适用范围:

适用于政府主管部门及上级公司、上级物业主管部门及其它管理关系单位发给公司的文件。

3.引用文件:

3.1质量手册第4.5章

3.2 iso9002标准第4.5章

4.职责:

4.1总经理或副总经理负责审批各类外来文件、责成有关部门处理。

4.2综合办公室负责处理除工程维修部工程技术文件、分承包合同、工程移交文件、经营管理部的经营合同、协议书以外的外来文件,包括上级公司、政府主管部门传来的文件及有关物业管理的法令、法规、各类规章制度的接收、登记、整理并保存原始件,将各部门传来的文件整理呈交总经理或副总经理审批,工程维修部及经营管理部的文件由综合办公室登记后保存一份原件。

4.3各部门负责本部门业务往来中的外来文件及有关物业管理合同的法令、法规的接收,经公司副总经理批准后,负责根据领导的批示处理有关文件。

5.工作程序:

5.1外来文件的接收:

5.1.1上级公司文件由综合办公室派专人领取,政府主管部门下发的文件由收发员送综合办公室,综合办公室应填写《外来文件接收登记表》。

5.1.2公司各部门的业务往来文件接收后,统一送交综合办公室进行分类,登记在《外来文件接收登记表》上。

5.2外来文件的处理:

5.2.1上级公司、政府主管部门的文件由综合办公室填写《外来文件处理表》,综合办公室主任填写呈办意见并由总经理或副总经理批阅,综合办公室根据批示转相关部门,并督促确保文件按总经理或副总经理批示执行。

5.2.2外来的有关物业管理的法令、法规,经总经理批示后,由经营管理部送交综合办公室并存档,有关部门需要时,综合办公室将复印件盖上受控文件专用章,并做好《文件/资料发放登记表》。

5.2.3传真由综合办公室在《外来文件接收登记表》上登记后,转相关部门,并由综合办公室存档。

5.3外来文件的档案管理:

5.3.1上级公司和政府主管部门的文件由综合办公室在年底或次年初提出销毁、立卷、归档意见,报公司领导批准后,对不需要使用查阅的文件填写《外来文件销毁登记表》后进行销毁,对有价值的文件进行装订成册,并保存。

5.3.2日常业务文件由综合办公室征求相关部门意见后,提出具体处理措施报有关领导进行相应处理,建立文件处理档案。

5.3.3归档文件借阅时受综合办公室监督,并做好借阅登记。

6.支持性文件与质量记录:

6.1《外来文件接收登记表》ej-qr-qp6.3-01

6.2《外来文件处理表》ej-qr-qp6.3-02

6.3《外来文件销毁登记表》ej-qr-qp6.3-03

6.4《文件/资料借阅登记表》 ej-qr-qp6.1-01

6.5《文件/资料发放登记表》 ej-qr-qp6.1-04

第2篇 某物业公司外来文件管理规程

物业公司外来文件管理规程

1目的

通过对外来文件的有效管理,以保证分公司现场使用的外来文件都是最新版本的有效文件。

2适用范围

分公司收到的上级公司或政府部门颁发的各类法律、法规、条例,须引用或参考的标准、合同、用户提供的图样和技术要求、详细的工作文件等。

3职责

3.1行政部负责收集、整理国家政策、法律、法规等行政性文件。

3.2工程部负责收集、整理国家标准、行业规范、操作规程等技术性文件。

3.3物业部负责收集、整理服务收费、城建管理等行业性文件。

3.4保安部负责收集、整理消防、治安管理等法律法规文件。

3.5分公司总经理负责批准外来文件在分公司的执行。

4实施程序

4.1文件的识别

4.1.1根据文件的种类,分为国家法律法规文件、国家标准和行业规范、规程、标准等。

4.1.2相关部门分别负责将与分公司业务范围有关的文件整理出行政性/技术性/行业性/法律法规外来文件目录。目录应列明文件编号、名称、发布日期。

4.2文件的转换

行政性/技术性/行业性/法律法规文件目录,分别由行政部、工程部、物业部和保安部经理签署审核,由分公司总经理批准。

行政部负责把批准转换的外来文件原件收集归档,并编制《外来文件清单》。

4.3控制发放

行政部对所需要使用的文件加盖受控章,并负责发放、借阅和保管,做好发放和借阅登记。当外来文件发生版本更替时,行政部负责更新《外来文件清单》。及时发放新版文件,收回旧版文件,并加盖作废章后销毁或处置。

5相关文件和质量记录表格

5.1《外来文件清单》

5.2《公文处理办法》

5.3《文稿签发单》

5.4《文件阅办单》

5.5《发放文件登记表》

5.6《文件借阅登记表》