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行文管理制度是企业管理中不可或缺的一环，它规范了企业内部的沟通与协作流程，确保信息传递的有效性和准确性。内容主要包括以下几个方面：
1. 文件格式与标准：规定各类文件的标题、正文、附件等格式，确保统一和专业。
2. 行文流程：定义从草拟、审批、发布到归档的全过程，明确各环节的责任人和审批权限。
3. 语言与风格：设定公文的语言规范，包括用词、语气、表达方式等，以保持企业形象一致。
4. 时间管理：设定文件处理的时间限制，提高工作效率。
5. 保密与安全：针对敏感信息，制定相应的保密措施和权限控制。
6. 反馈与修订：建立反馈机制，对文件进行定期审查和更新。
包括哪些方面
1. 制度适用范围：明确制度涵盖的部门和人员，以及特殊情况下例外的处理方式。
2. 文件分类：区分不同类型的文件，如内部通知、报告、合同等，规定对应的编写规则。
3. 电子化管理：考虑数字化存储和传输，确保信息安全和便捷检索。
4. 培训与执行：提供培训资源，确保员工理解和遵守制度，同时设立监督机制。
5. 异常处理：设定异常情况的处理流程，如文件丢失、错误传达等。
6. 法规遵从：确保行文制度符合国家法律法规及行业标准。
重要性
行文管理制度的重要性在于：
1. 提升效率：规范化的流程可以减少沟通成本，提高工作效率。
2. 维护形象：统一的格式和语言风格体现企业的专业性和一致性。
3. 防止误解：清晰的指示和反馈机制能减少误解和冲突。
4. 保障安全：严格的保密措施保护企业核心信息不被泄露。
5. 促进合规：确保所有文件活动符合法律法规，降低法律风险。
方案
1. 制定详细的行文手册：详细列出各类文件的编写指南，包括模板、格式和语言要求。
2. 建立线上平台：利用企业内部系统，实现文件的在线创建、审批和存档，便于追踪和管理。
3. 定期培训：定期举办行文规范培训，提升员工的文件处理能力。
4. 设置审核机制：设立专门的审稿人，负责文件质量的把关。
5. 激励与考核：将遵守行文制度纳入员工绩效考核，激励员工积极参与。
6. 不断优化：根据实际情况，定期评估和调整制度，确保其适应企业发展。
通过以上方案的实施，行文管理制度将在企业内部发挥重要作用，推动企业运营的规范化和高效化。
行文管理制度范文
第1篇 某后勤集团公文行文管理补充规定
后勤集团公文行文管理补充规定
为进一步加强公文管理,规范公文行文,促进集团各级单位公文行文管理的规范化和标准化,根据集团目前实际情况,现对《北京z大学后勤集团公文行文管理规定》做出如下补充规定:
一、管理职责补充规定
(一)集团各单位、机关各职能部门下发的编号文件必须抄送集团党政办公室备案。
(二)集团各单位下发的编号文件按照公文内容所属关系还须抄送集团机关各职能部门备案。
1.人力资源公文抄送集团人力资源部备案。
2.质量管理公文抄送集团质量管理部备案。
3.经营管理公文抄送集团经营管理部备案。
4.财务管理公文抄送集团财务部备案。
5.工会公文抄送集团工会。
二、发文管理补充规定
(一)根据集团职能机构的调整情况,将集团及各单位发文代字调整如下:
承办单位:集团党政办公室发文代字:集团党政办字
发文代字:集团任字
承办单位:集团党委 发文代字:集团党字
发文代字:集团团工字
承办单位:集团工会发文代字:集团工字
承办单位:集团财务部发文代字:集团财字
承办单位:集团人力资源部 发文代字:集团人字
承办单位:集团质量管理部发文代字:集团质字
承办单位:集团经营管理部发文代字:集团经字
承办单位:物业管理公司 发文代字:集团物字
承办单位:动力与工程服务公司 发文代字:集团动工字
承办单位:餐饮服务公司发文代字:集团餐字
承办单位:接待服务公司发文代字:集团接字
承办单位:商贸服务公司发文代字:集团商字
承办单位:幼儿园发文代字:集团幼字
承办单位:信息综合服务公司发文代字:集团信字
(二)集团及各单位序号规定如下:
000:存档、集团领导传阅
001:总经理
002:党委书记
003:副总经理
004:副总经理
005:总工程师
006:工会主席
……
019:信息综合服务公司
3、集团各单位序号规定如下(以信息综合服务公司为例):
019: 存档、公司领导传阅
019-1:总经理
019-2:支部书记
019-3:副总经理
……
三、各单位应根据本规定要求,参照集团党政办公室《发文审批单》样表,制定本单位的《发文审批单》。
四、本规定的拟定、修改和解释由集团党政办公室负责。
五、本规定自6月1日起执行,此前颁布的《北京z大学后勤集团公文行文管理规定》中与本补充规定不符合的条款同时废止。
第2篇 某大学后勤集团公文行文管理规定
大学后勤集团公文行文管理规定
为加强各级机关公文行文的规范化、标准化,依据《中国**党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》以及《北京z大学公文管理制度》,结合集团日常工作和公务活动等特点,制定本规定。
一、公文分类
集团公文种类分为:
基础性文件。主要是指集团制订的用于规范化管理、指导经营管理等方面的内部规章制度。
实施性文件。主要是指各单位根据本单位工作职能和集团基础性文件确定的实施办法、细则、决定等类型文件。
运行性文件。主要是指集团为保证日常工作运行而编制的请示、报告、通知、通报、批复等类型公文。
质量管理文件。主要是根据质量管理体系要求,保证工作质量目标实现的文件。
二、行文规定
行文是公文办理的重要内容,各级公文的行文必须经过主管领导审批,严禁未经审批行文下发。公文行文过程包括拟稿、审核、审批等。
1.拟稿
⑴ 集团各单位应根据集团党政联席会决定和领导指示精神,确定文稿内容及要求,并由各单位文秘人员拟稿。
⑵ 各单位文秘人员根据文稿内容及要求,按照公文格式起草公文。
2.审核
⑴ 集团各单位文秘人员拟稿后由各单位负责人进行审核。
⑵ 各单位负责人应对草拟的公文进行认真审核,审核的重点:是否符合党政联席会决议和领导指示精神,行文方式是否妥当,是否符合行文规则,是否符合拟制公文的有关要求,是否符合公文格式。
⑶ 各单位负责人审核后,应在《发文审批单》审核人栏内签名,注明审核日期;并确定下发范围和份数。
3.审批
⑴ 文秘人员将已审核后的文稿提交集团联系领导审批。党政办下发的行政文件由总经理审批,党务文件由党委书记审批。
⑵ 集团领导审阅后,应在《发文审批单》审批意见栏内签署意见,并在审批人栏内签名,注明审批日期。
4.行文要求
⑴ 符合国家的法律法规及其他有关规定。
⑵ 情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。
⑶下行文应当同时抄送直接上级机关。
⑷上行文不得抄送下级机关。
⑸结构层次序数为,第一层为“一”、第二层为“(一)”、第三层为“1”、第四层为“⑴”。
⑹成文日期、部分结构层次序数和词组惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字。
⑺公文的文种应根据行文的目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
⑻集团各单位编号文件应使用集团党政办公室统一印制的公文纸。
三、发文规定
1.所有公文由集团党政办公室负责印发。
2.集团机关各部门和各单位印发编号公文需填写《z后勤集团发文报送单》,由集团党政办公室主任审核,党政办公室排版印发,行文单位下发。
3.集团各单位发文编号方式:
发文代字按承办单位分别为:
承办单位:集团党政办公室 发文代字:集团党政办字
承办单位:集团财务管理部发文代字:集团财字
承办单位:集团人力与质量管理部 发文代字:集团人质字承办单位:集团综合管理部发文代字:集团综字
承办单位:后勤客户服务中心 发文代字:集团客字
承办单位:物业管理公司 发文代字:集团物字
承办单位:学生公寓管理服务公司 发文代字:集团学字
承办单位:动力服务公司 发文代字:集团动字
承办单位:餐饮服务公司 发文代字:集团餐字
承办单位:接待服务公司 发文代字:集团接字
承办单位:商贸服务公司 发文代字:集团商字
承办单位:幼儿园发文代字:集团幼字
沙河后勤保障服务中心和社区办发文根据学校及集团规定执行。
4.办公室文秘人员应填写《发文登记表》,在公文左上角打印单位号,盖受控状态章,发至各单位,并责成接收人在《发文登记表》上签名,注明收文日期。
四、收文规定
1.接收公文时应在《发文登记表》上签名,并注明收文日期。
2.接收公文单位应先登记填写《收文登记表》,再填写《文件传阅单》转交本单位领导传阅,传阅后及时办理,收回存档。
3.任何单位和个人不得擅自或随意扣压公文。
4.各单位收文后,除填写《收文登记表》外,同时外来文件还应填写《外来文件清单》、受控文件应填写《受控文件清单》。
凡属于集团以外单位,包括国家、政府和学校各职能部门下发或转发的有关公务活动的公文、法律法规、行业标准等均属于外来文件。
凡属于集团党政办公室、各职能部门、各单位下发的有关管理规章制度和指导工作运行并具有长期效力的公文和适用于本单位工作运行的法律法规、行业标准等均属于受控文件。
六、本规定由后勤集团党政办公室负责解释。
七、本规定自公布之日起执行。
第3篇 大厦物业管理中心行文管理工作流程
物业管理中心行文管理工作流程
1、目的
对中心行文做出规定。
2、范围
本手册规定中心上行文、平行文、下行文发放收集管理流程。
3、职责
3.1中心经理批准中心行文。
3.2综合管理部负责中心行文的拟定、发放、归集
3.3各职能部门、各管理处拟定与职责相关的行文,报中心经理批准。
4、行文管理
4.1常用公文种类
4.1.1决定
用于对重要事项做出决策和安排,奖惩有关单位和个人,变更或撤消下级单位不适当的决定事项。
4.1.2指示
用于对下级单位布置工作,阐明指导原则。
4.1.3通告
用于在一定范围内公布各单位及员工应当遵守的或需要周知的事项。
4.1.4会议纪要
用于记载、传达会议情况及议定事项。
4.1.5通知
用于传达上级批示和要求下级办理或周知的事项;批转下级公文或转发上级以及不相隶属单位的公文;发布规章;任免和聘用管理人员。
4.1.6通报
用于对人和事的表扬或批评;传达重要精神或情况。
4.1.7请示
用于向上级请求指示,批准。
4.1.8报告
用于向上级汇报工作,反映情况,提出意见和建议,答复上级询问。
4.1.9批复
用于答复下级请示事项。
4.1.10总结
用于向上级做综合性的全面工作汇报。
4.1.11计划
用于对今后工作做出全面安排。
4.1.12签报
用于各部门向公司领导请示,汇报工作。
4.1.13函
用于不相隶属关系单位或部门之间商洽工作,询问和答复问题,向有关主管部门请求批准等。
4.1.14内部信息
用于向上级单位和公司内部披露公司重要事件、主要工作、经营管理情况、最新动态以及所涉行业的最新前沿理论和消息等,一般每月定期发布一次。
4.2行文关系和规则
4.2.1各管理处应根据各自的隶属关系和职责范围确定行文关系,非紧急情况不得越级行文。
4.2.2各管理处不得直接向公司及以上单位行文,如确要行文,应由各管理处拟稿,经中心综合管理部审核,报中心经理批准后呈报。
4.2.3公文原则上不得直接呈报领导个人;各管理处不得以单位负责人个人名义向公司或公司领导呈报需公司审批的文件。
4.2.4所有公文原则上由中心综合管理部统一处理。
4.2.5凡需两个以上部门会签处理的公文,由主办部门牵头,组织有关部门会签办理。
4.2.6向上级请示的公文,一般只写一个呈报单位,如果需同时报告另一上级单位,可用抄报的形式。
4.3公文处理程序
4.3.1公文处理程序分为收文程序、发文程序、内部签报和文件传阅程序。收文程序包括签收、录入(登记)、分办、催办、反馈、归档等;发文程序包括拟稿、审稿、会签、核稿、签发、编号、打印、校对、登记、发送和存档等;内部签报程序包括拟文、审核、批转、附议、批阅、经办、归档等;文件传阅程序包括拟文、审核、流转、批办、归档等。
4.3.2中心综合管理部收到外单位或各管理处送来的文件,在《收(发)文登记簿》中及时记录,同时填写《文件会签单》,对其来源、去向、时间、编号、内容和处理情况等进行登记。公司来文由中心经理或综合管理部部门负责人根据需要决定是否转发,一般属于公司规章制度、品质管理及明确须下发的文件,则下发各管理处并由管理处存档,其它文件不再正式下文转发,而是通过例会向各管理处传达。
4.3.3根据办理事项的需要,由经办人员撰稿、文员按规定格式排版、由相关部门负责人对公文内容、格式等进行核稿,由中心领导审核签发。
4.3.4核稿重点为:是否需要行文,是否与有关部门、单位协商、会签,文字表述、文种使用、公文格式等是否符合公文管理办法。核稿过程中,如属一般性问题,核稿人可直接修改;如改动较大,可附上意见,退相关部门或管理处修改。
4.3.5综合管理部按发送范围分发,在《收(发)文登记簿》中及时记录;对以易发系统、传真方式发送的文件,必须要求收文单位予以确认。
4.3.6对下发的重要公文,主办部门要及时了解和反馈执行情况。
4.3.7公文办理完毕后,具体承办人应根据文书立卷要求,整理公文原稿及有关资料交中心综合管理部分类存档,个人未经许可,不得私自保存应存档的的公文。
4.3.8对于没有存档价值的公文,经过鉴别和主管领导批准后可销毁。
5、相关质量记录
1.《文件会签单》 zc-01/b04
2.《收(发)文登记簿》gg-jr-02/b06
第4篇 a物业管理公司行文规定
物业管理公司行文规定
1.以公司名义发文时,由主办部门起草,填写发文稿,由公司综合部核稿,呈公司领导签发。公司综合部负责登记编号,组织打印外发。以部门名义发文时,公司综合部不负责打印工作。
2.公文必须一文一事,主送单位只能一个,不得越级行文,行文简明扼要,文字清晰。
3.一切以公司名义上报外发的文件、信函、电文,公司综合部都要存留底稿备查。上报和外发文件有上级来文的要将上级来文一并附后装订归档。
4.各部门之间文件往来、资料供给等由部门互相递送。
第5篇 l景区营管部行文管理制度
景区营管部行文管理制度
(一)营管部各部门负责人要负责收取、备案各种营管部和办公室上送和下发的相关文件。
(二)各部门因工作需要以公司名义上送或下发文件,由各职能部门拟稿,经办公室主任审核后,再由部门经理签发。
(三)所有上送或下发的文件,要统一编排文号。打印后加盖公司印章方为有效文件。
(四)文件涉及内容需相关部门具体实施和落实的由办公室根据领导审阅意见给予复印或摘录,送有关部门。办公室对落实情况进行督办。
