有哪些
档案室安全管理制度
1. 安全责任制度：明确档案室负责人及每位员工的安全职责，确保人人了解并承担起保护档案安全的责任。
2. 人员进出管理制度：实行门禁系统，非档案室工作人员需经许可后方可进入，并进行登记。
3. 消防安全制度：配备必要的消防设施，定期检查维护，确保火灾应急响应机制有效。
4. 防盗与监控制度：安装防盗门窗和视频监控系统，24小时监控档案室内外情况。
5. 环境控制制度：保持适宜的温度、湿度，防止档案受潮、褪色或虫蛀。
6. 应急处理制度：制定应急预案，定期演练，提高应对突发事件的能力。
7. 信息安全制度：对电子档案进行加密存储，设置访问权限，防止非法访问或泄露。
8. 档案借阅与复制制度：规范借阅流程，严格限制复制，防止档案丢失或损坏。
9. 培训与教育制度：定期组织安全培训，提升员工的安全意识和操作技能。
实施细则
1. 档案室负责人应定期组织安全检查，发现问题及时整改。
2. 工作人员在离开档案室时，必须确保门窗关闭，设备关闭，无遗留火源。
3. 消防器材每月检查一次，确保完好可用，消防通道保持畅通。
4. 监控录像保存至少30天，以便需要时查阅。
5. 定期调整温湿度，确保在适宜范围内，必要时使用除湿机或空调调节。
6. 遇到突发事件，如火灾、盗窃等，立即启动应急预案，同时报告上级和相关部门。
7. 电子档案的访问密码定期更换，严禁私自分享。
8. 借阅档案需填写借阅单，经负责人批准后方可带走，归还时需核对无误。
9. 新入职员工在一周内接受安全培训，全体员工每年至少参加一次复训。
上墙内容
1. “档案安全，人人有责。”
2. “未经许可，禁止入内。”
3. “消防设施，不得挪用。”
4. “保持环境整洁，预防档案损坏。”
5. “紧急出口，保持畅通。”
6. “保密为重，严禁非法传播。”
7. “安全第一，预防为主。”
8. “遵守规定，确保档案安全。”
9. “定期培训，增强安全意识。”
通过上述管理制度的实施，我们旨在营造一个安全、有序的档案管理环境，保障档案的完整性和保密性，确保公司的业务运营不受影响。每一位员工都应积极参与，共同维护档案室的安全。
档案室安全管理制度范文
第1篇 附小档案室安全管理制度(范本)
附小档案室安全管理制度
1.档案室是学校党政文书资料、人事档案保存使用的场所,列为学校安全管理要害部位,工作人员应特别做好安全工作。
2.档案室是机密部位,非工作人员未经批准,不得随便进入室内。
3.各类资料进入档案室,必须严格登记制度、借还制度,机密资料、人事档案严防丢失、严防泄密事件的发生。
4.档案室应通风、透气、干燥,做好防湿、防虫蛀的工作。
5.室内消防器材、报警设备常年完好,性能良好有效。
6.严禁将任何火种带入室内,任何人不准在档案室内吸烟。
7.门窗坚固防盗,工作人员随手关窗锁门,假期、节日要特别加强看护,确保安全。
第2篇 测绘档案室安全管理制度（3）
测绘档案室安全管理制度(三)
(一)档案工作制度
1、档案工作是测绘管理工作的一部分,须有一名领导分管。
2、档案人员应及时将上级档案部门的有关指示向分管领导汇报,以便及时了解档案工作动向,掌握房产测绘档案工作。
3、档案工作由分管领导负责,对档案员进行业务指导,在档案移交时检验案卷质量。
4、遵照“集中统一管理”的原则,测绘档案应集中存放在测绘档案室,实行统一管理。
5、根据国家有关档案管理的规定,结合单位档案工作的实际适用测绘实际的保管期限表、归档范围等。
6、建立以档案员为骨干的档案工作网络,定期检查。
7、编制各种检索工具、参考工具,积极为测绘管理提供便利,及时做好登记和统计工作。
8、档案人员应加强学习,不断提高思想觉悟和不断更新业务知识,使测绘档案工作更趋规范化、科学化。
(二)档案工作人员岗位责任制
1、档案工作人员必须严格遵守《中华人民共和国国档案法》和《中华人员共和国保密法》规定的各项条款,依法办事;认真贯彻执行档案工作的各项规章制度。
2、指导各部门的立卷人员和专业技术人员按时做好文件材料的收集、立卷归档工作,努力提高案卷质量。
3、做好档案的收集、整理、鉴定和登记、统计等基础工作,熟悉所保管的档案情况。
4、做好档案的利用服务工作,编制多种检索工作和参考资料
做到调卷及时迅速、准确无误。
5、做好档案的防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防光等安全
防护工作,维护国家的档案不受损失。
6、刻苦学习档案业务知识,提高业务能力和学术水平,努力实现档案管理科学化、现代化。
7、遵守保密制度。未经批准,不得利用职权擅自扩大档案的利
用范围,不得泄露档案的机密和内容,确保档案机密的安全。
(三)档案资料归档制度
1、凡是委托测绘的成果及图纸、草图等均属归档范畴。
2、各种资料的形成积累立卷和归档工作是档案员的任务之一,应列档案员的职责范围,建立岗位责任制,同时搞好档案集中和统一管理工作。
3、在工作中形成的具有保存价值的文件资料,均应整理立卷后归档,由档案室统一管理,不得分散在部门或个人手中。
4、每月底以前,档案员必须将上一年度档案材料按要求整理立卷归入处室档案,并将其档案材料存放档案室。
5、凡归档的案卷必须编制归档档号、案卷号、填写案卷目录及卷内文件目录,做好向档案室移交的准备工作。
6、部门移交案卷时应经档案室工作人员验收,移交时应履行移交手续,填写移交清册。
(四)档案库房管理制度
1、努力创造条件实现档案现代化管理,使库房管理更趋科学化。
2、库房由档案人员负责管理,并负责每天检查门窗电的开关情况。
3、库房必须具备防盗、防火、防潮、防光线、防尘等基本保护条件,并每月检查一次,发现问题及时处理。
4、明确各类档案的界限,实行分类分柜存放保管。
5、库房必须具有专用橱柜,并被有必要的安全保护设施,以确保档案的安全。
6、非档案室工作人员不得进入库房,查阅档案不得在库房内进行。
7、库房内不得堆放其他物品,以保证库房的整洁。
(五)档案保密保卫制度
1、保守档案机密是每个档案工作人员的神圣职责。
2、档案室设专用档案库房,配置专用档案橱柜存放档案。
3、档案室内应设置阅览档案室,建立监阅制度,防止失密、泄密。
4、档案库房和档案橱柜必须明确专人管理,钥匙由专管人员使用。档案人员工作调动时,必须办理交接手续。
5、档案人员不得将机密文件、档案资料带回家,或探亲访友,或出入公共场所。
6、不得擅自翻印、复印上级机密文件或资料,不得在私人通信或普通电话中涉及档案机密;不准向无关人员谈论、泄露有关档案内容。在立卷中形成的各种草稿、废纸等不得乱扔,一律按保密纸处理或销毁。
7、非档案人员不得进入库房,不得在库房中接待亲友。
(六)档案资料借阅制度
根据《档案法》和有关规定,特制定本制度。
1、外单位查阅档案,应持单位介绍信。
2、查阅各种档案必须在查阅室进行,未经同意,不准私自带走。
3、凡查阅利用本单位重要的机密档案或在一定范围内控制使用的档案,应经单位领导同意。
4、档案严格控制借出,如确因工作需要,应经本单位领导批准,借出时间一般不得超过三天。借阅期间,要确保档案的安全。
5、利用档案者,必须注意保守机密,不得任意泻漏和向外公布。
6、查阅档案,必需注意保护档案不得在文件材料上圈点。批注、勾画、污损,更不得拆卷抽取;撕毁原件,违者将依据《档案法》规定追究责任。
7、对利用档案产生了明显经济效益和社会效益的典型事例,利用者责任向档案室提供信息反馈。
(七)档案销毁制度
1、档案销毁必须经校领导和上级主管部门负责人审核同意。
2、凡需销毁的档案必须编造清册,并撰写包括:本单位和卷宗的简短历史情况、销毁档案所属年代、保管期限及其数量和详细内容、鉴定的情况和销毁的理由等内容的书面报告。
3、销毁档案时必须有两人以上进行监销,在销毁清册上注明“已销毁”字样和日期,并需签名盖章以示负责。
(八)档案保管制度
1、档案库房和档案柜、资料架要统一编号,档案、资料要按全宗和分类顺序排列整齐,
重点档案和一般档案要分别保管并定期检查,对破损和模糊不清的档案、资料及时修复和复制。
2、认真落实档案库房的八防措施。库房内严禁吸烟和存放易
燃品,库房内外放置灭火器材,以应急需;库房门窗要装置防盗设备,及时关开、上锁,钥匙由专人专柜保管,不得随身携带;经常清扫、整理库房内外和橱架内外的清洁卫生;注意观测库房温湿度,尽量控制在规定标准;每年四月份放置一次杀虫剂,并视情况及时采取措施,防止鼠咬虫蛀。
3、对档橱、架要经常进行保养,防止锈蚀,保持美观清洁。
4、档案人员每年对档案保管情况进行一次全面检查,并作记录。
(
九)档案统计与汇报制度
档案统计,是掌握情况,分析和研究档案工作问题的一种有利工具。加强档案统计工作是提高档案科学管理水平的必要措施和重要标志。为进一步加强档案统计工作,特制度如下统计制度。
1、办公室要指定专人兼管档案统计工作;负责全校档案构成、档案利用、档案工作人员构成、档案室基本概况等情况的统计工作;负责上级档案部门需要的各种报表的填报工作。
2、抓好档案统计的原始记录工作。档案的登记是档案统计的基础,应结合实际,做好各项原始材料的登记,主要包括下述内容:卷内目录、案卷目录、档案收进、移出登记、档案利用与利用效益登记。
3、建立健全统计台帐,掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和室内各种情况数据,按上级部门的要求及时报送各种报表。到年末各类档案的增减数据应做到类别清楚、数字准确无误。
4、上级档案部门需要的各类报表,要按时间要求,准确无误地报出,所报各类数据不得弄虚作假。
5、统计人员要将统计工作穿插在档案的接收、整理、鉴定、移出、销毁、利用等各项日常工作中进行,随时保证档案与帐目相符;每年底对本年度的各类数字要进行综合统计,形成完整的统计资料。
第3篇 _小学档案室安全管理制度
长江路第一小学档案室安全管理制度
1、档案室是学校党政文书资料、从事档案保存使用的场所,列为学校安全管理要害部位,工作人员应特别做好安全工作。
2、档案室是机密部位,非工作人员未经批准,不得随便进入室内。
3、各类资料进入档案室,必须严格登记制度、借还制度,机密资料、人事档案严防丢失、严防泄密事件的发生。
4、档案室应通风、透气、干燥,做好防湿、防虫蛆的工作。
5、室内消防器材、报警设备常年完好,性能良好有效。
6、严禁将任何火种带入室内,任何人不准在档案室内吸烟。
7、门窗坚固防盗,工作人员随手关窗锁门,假期、节日要特别加强看护,确保安全。
第4篇 档案室安全管理规定办法
档案室安全管理制度就是学校为确保全校师生的档案安全而制定的档案管理制度,来看小编为大家提供的关于学校档案管理的制度,来看下面:
(一)档案工作制度
1、档案工作是行政管理工作的一部分,须有一名校领导分管。
2、档案人员应及时将上级档案部门的有关指示向分管领导汇报,以便及时了解档案工作动向,领导本校档案工作。
3、档案工作由校办公室负责,对各处室的兼职档案员进行业务指导,在档案移交时检验案卷质量。
4、遵照“集中统一管理”的原则,本校各类档案应集中存放在校综合档案室,实行统一管理。
5、根据国家有关档案管理的规定,结合学校档案工作的实际适用本校实际的保管期限表、归档范围等。
6、建立以校各处室兼职档案员为骨干的学校档案工作网络,定期活动。
7、编制各种检索工具、参考工具,积极为学校管理提供便利,及时做好登记和统计工作。
8、档案人员应加强学习,不断提高思想觉悟和不断更新业务知识,使学校档案工作更趋规范化、科学化。
(二)档案工作人员岗位责任制
1、档案工作人员必须严格遵守《中华人民共和国国档案法》和《中华人员共和国保密法》规定的各项条款,依法办事;认真贯彻执行档案工作的各项规章制度。
2、指导各部门的立卷人员和专业技术人员按时做好文件材料的收集、立卷归档工作,努力提高案卷质量。
3、做好档案的收集、整理、鉴定和登记、统计等基础工作,熟悉所保管的档案情况。
4、做好档案的利用服务工作,编制多种检索工作和参考资料
做到调卷及时迅速、准确无误。
5、 做好档案的防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防光等安全
防护工作,维护国家的档案不受损失。
6、刻苦学习档案业务知识,提高业务能力和学术水平,努力实现档案管理科学化、现代化。
7、遵守保密制度。
未经批准,不得利用职权擅自扩大档案的利
用范围,不得泄露档案的机密和内容,确保档案机密的安全。
(三)档案资料归档制度
1、凡是在学校各项活动中形成的具有查阅利用价值的各种文件资料均属归档范围。
2、各种资料的形成积累立卷和归档工作是各处室的任务之一,应列入各部门兼职档案员的职责范围,建立岗位责任制,学校档案室做好指导和监督的同时搞好档案集中和统一管理工作。
3、各处室在工作中形成的具有保存价值的文件资料,均应整理立卷后归档,由档案室统一管理,不得分散在部门或个人手中。
4、每年三月底以前,处室兼职档案员必须将上一年度档案材料按要求整理立卷归入处室档案,并将上一年度档案材料移交档案室。
5、凡归档的案卷必须编制归档档号、案卷号、填写案卷目录及卷内文件目录,做好向档案室移交的准备工作。
6、部门移交案卷时应经档案室工作人员验收,移交时应履行移交手续,填写移交清册。
(四)档案库房管理制度
1、努力创造条件实现档案现代化管理,使库房管理更趋科学化。
2、库房由档案人员负责管理,并负责每天检查门窗电的开关情况。
3、库房必须具备防盗、防火、防潮、防光线、防尘等基本保护条件,并每月检查一次,发现问题及时处理。
4、明确各类档案的界限,实行分类分柜存放保管。
5、库房必须具有专用橱柜,并被有必要的安全保护设施,以确保档案的安全。
6、非档案室工作人员不得进入库房,查阅档案不得在库房内进行。
7、库房内不得堆放其他物品,以保证库房的整洁。
(五)档案保密保卫制度
1、保守档案机密是每个档案工作人员的神圣职责。
2、档案室设专用档案库房,配置专用档案橱柜存放档案。
3、档案室内应设置阅览档案室,建立监阅制度,防止失密、泄密。
4、档案库房和档案橱柜必须明确专人管理,钥匙由专管人员使用。
档案人员工作调动时,必须办理交接手续。
5、档案人员不得将机密文件、档案资料带回家,或探亲访友,或出入公共场所。
6、不得擅自翻印、复印上级机密文件或资料,不得在私人通信或普通电话中涉及档案机密;不准向无关人员谈论、泄露有关档案内容。
在立卷中形成的各种草稿、废纸等不得乱扔,一律按保密纸处理或销毁。
7、非档案人员不得进入库房,不得在库房中接待亲友。
(六)档案资料借阅制度
根据《档案法》和有关规定,特制定本制度。
1、外单位查阅档案,应持单位介绍信,一般应有二人。
查阅机、绝密或组织、人事方面的文件,必须是党员。
2、查阅各种档案必须在查阅室进行,未经同意,不准私自带走。
3、凡查阅利用本单位重要的机密档案或在一定范围内控制使用的档案,应经单位领导同意。
4、学校档案严格控制借出,如确因工作需要,应经本单位领导批准,借出时间一般不得超过三天。
借阅期间,要确保档案的安全。
5、凡摘抄本校档案材料,应写明年代、卷号、张号,并认真校核。
出具证明材料,要加盖公章,方能有效。
如需要复制,须经经办部门同意。
6、利用档案者,必须注意保守机密,不得任意泻漏和向外公布。
7、查阅档案,必需注意保护档案不得在文件材料上圈点。
批注、勾画、污损,更不得拆卷抽取;撕毁原件,违者将依据《档案法》规定追究责任。
8、对利用档案产生了明显经济效益和社会效益的典型事例,利用者责任向档案室提供信息反馈。
(七)档案销毁制度
1、档案销毁必须经校领导和上级主管部门负责人审核同意。
2、凡需销毁的档案必须编造清册,并撰写包括:本单位和卷宗的简短历史情况、销毁档案所属年代、保管期限及其数量和详细内容、鉴定的情况和销毁的理由等内容的书面报告。
3、销毁档案时必须有两人以上进行监销,在销毁清册上注明“已销毁”字样和日期,并需签名盖章以示负责。
4、被销毁档案如送造纸厂打浆,必须在监督下进行,打成纸浆后监销人员方可离开。
(八)档案保管制度
1、档案库房和档案柜、资料架要统一编号,档案、资料要按全宗和分类顺序排列整齐,
重点档案和一般档案要分别保管并定期检查,对破损和模糊不清的档案、资料及时修复和复制。
2、 认真落实档案库房的八防措施。
库房内严禁吸烟和存放易
燃品,库房内外放置灭火器材,以应急需;库房门窗要装置防盗设备,及时关开、上锁,钥匙由专人专柜保管,不得随身携带;经常清扫、整理库房内外和橱架内外的清洁卫生;注意观测库房温湿度,尽量控制在规定标准;每年四月份放置一次杀虫剂,并视情况及时采取措施,防止鼠咬虫蛀。
3、对档橱、架要经常进行保养,防止锈蚀,保持美观清洁。
4、档案人员每年对档案保管情况进行一次全面检查,并作记录。
(九)档案统计与汇报制度
档案统计,是掌握情况,分析和研究档案工作问题的一种有利工具。
加强档案统计工作是提高档案科学管理水平的必要措施和重要标志。
为进一步加强档案统计工作,特制度如下统计制度。
1、办公室要指定专人兼管档案统计工作;负责全校档案构成、档案利用、档案工作人员构成、档案室基本概况等情况的统计工作;负责上级档案部门需要的各种报表的填报工作。
2、抓好档案统计的原始记录工作。
档案的登记是档案统计的基础,应结合实际,做好各项原始材料的登记,主要包括下述内容:卷内目录、案卷目录、档案收进、移出登记、档案利用与利用效益登记。
3、建立健全统计台帐,掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和室内各种情况数据,按上级部门的要求及时报送各种报表。
到年末各类档案的增减数据应做到类别清楚、数字准确无误。
4、上级档案部门需要的各类报表,要按时间要求,准确无误地报出,所报各类数据不得弄虚作假。
5、统计人员要将统计工作穿插在档案的接收、整理、鉴定、移出、销毁、利用等各项日常工作中进行,随时保证档案与帐目相符;每年底对本年度的各类数字要进行综合统计,形成完整的统计资料。
6、统计
第5篇 档案室安全管理制度范本
1、档案室是学校党政文书资料,人事档案保存使用的场所,列为学校安全管理要害部位,工作人员应特别做好安全工作。
2、档案室是机密部位,非工作人员未经批准,不得随便进入室内。
3、各类资料进入档案室,必须严格登记制度、借还制度,机密资料,人事档案严防丢失,严防泄密事件的发生。
4、档案室应通风、透气、干燥,做好防湿、防虫蛀的工作。
5、室内消防器材,报警设备常年完好,性能良好有效。
6、严禁将任何火种带入室内,任何人不准在档案室内吸烟。
7、门窗坚固防盗,工作人员随手关窗锁门,假期、节日要特别加强看护,确保安全。
第6篇 学校档案室安全管理制度
1、档案室是学校资料库,属机密部位,由办公室主任负责管理。
2、非工作人员未经批准,不得随便进入室内。
3、各类资料进入档案室,严格执行登记制度、借还制度,机密资料严防丢失、严防泄密事件的发生。
4、档案室随时保持通风,做好防潮、防霉、防虫蛀工作。
5、严禁在室内抽烟、玩火。
6、定期检查电线、灭火器,发现隐患及时处理和报告,防止出现事故。
7、随时检查门窗是否完好,保管人员离开时必须关窗锁门,节假日加强看护,确保防盗安全。
第7篇 档案室安全管理制度
1 范围
本制度适用公司档案室档案存放、保管的安全管理工作。
2 目的
为加强公司档案室安全管理,确保档案存放安全,更好的为公司生产经营工作提供服务,制定本制度。
3 各级人员安全工作职责
3.1 分管档案工作领导职责
3.1.1 组织开展宣传教育活动,贯彻执行《中华人民共和国国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策。
3.1.2 加强对档案工作的领导,在档案室安全方面,从人力、财力、物力上给予支持;及时解决工作中的重大问题和困难,逐步改善工作条件,使档案工作与公司整体工作协调发展。
3.2 档案管理部门负责人职责
3.2.1 组织本部门人员学习档案法规,执行档案工作规章制度,把档案工作列入本部门的工作计划。
3.2.2 对档案室安全工作进行监督、指导、检查工作,保证档案室安全。
3.3 档案室主任工作职责
3.3.1 贯彻执行国家档案工作的法律、法规和规章制度,负责建立公司档案工作规章制度。
3.3.2 具体负责档案室安全管理,根据档案室安全管理工作需求,逐级向领导提出改进工作和改善条件的意见和建议。
3.4 专职档案管理人员职责
3.4.1 负责集中统一管理公司文书、业务、会计、基建、设备、声像、统计等档案,编制检索工具,并提供利用服务。
3.4.2 负责做好档案资料收集、整理、保管、统计、鉴定、销毁、催还和移交等工作。
3.4.3 切实加强档案的保护,做好“八防”工作,保障档案的完整与安全。
3.4.4 认真执行国家、行业、公司有关保密制度。
3.4.5 积极参加业务学习,不断提高档案工作水平。
3.5 档案鉴定工作领导小组职责
3.5.1 贯彻执行《档案法》及党和国家有关档案工作的各项方针、政策。
3.5.2 按照公司各类档案保管期限要求,根据档案管理人员提出的申请,确定档案资料的重要程度,及时组织有关人员对档案资料进行鉴定,确定是否销毁。指定2名以上人员实施档案资料销毁,并督促、检查制度履行情况。
3.5.3 不断提高小组成员本岗位业务技能,了解熟悉档案工作有关要求,增强甄别能力。
3.5.4 认真贯彻执行党和国家的保密制度,确保档案的安全和保密。
4 档案管理
4.1 文件材料归档制度
4.1.1 根据《天昌公司文件材料归档范围保管期限表》要求,各部门将承办完毕的、具有查考利用价值的文件、材料(包括帐、表、凭证、基建、声像等),按时收齐整理归档。各部门兼职档案员负责具体收集、整理,部门负责人在档案资料上交公司档案室前进行把关。
4.1.2 文件材料归档范围:公司内部形成的文件、材料和上级下发的所有有关行业方针、政策、规定和反映单位主要职能活动的文件、材料、声像等。
4.1.3 归档时间:按照归档规范要求,每年3月底前,综合档案室对各部门上交的档案资料整理后及时归档。
4.1.4 综合档案室协助各部门做好专业、科技、声像等档案的归档工作,并办理接收手续,统一归档。
4.1.5 综合档案室在完成归档的同时,切实做好各种资料、书刊、报纸的收集整理装订工作。
4.2 档案收集制度
4.2.1 综合档案室对公司文件材料的形成、积累、整理、归档进行业务指导,督促检查。
4.2.2 各部门兼职档案员负责收集反映本部门业务工作情况的各种数据、报表、记录等资料,于年度结束后三个月内将全部文件材料分门类整理好并形成目录,交综合档案室归档保存。
4.2.3 具体实施部门负责公司重大活动、重要会议材料的收集工作。
4.2.4 公司内部形成的设备(仪器)材料,由档案员参加开箱时直接收集归档;本公司形成的基建档案,由档案员在参加“基建工程竣工验收会”时随时收集归档。
4.2.5 公司内部形成的各种声像材料,上级机关颁发的奖牌、奖杯及各种荣誉证书,由综合档案室随时收集归档。
4.3 档案保管制度
4.3.1 档案保管要贯彻“以防为主,防治结合”的原则。要有适宜保存档案的库房和切实可行的档案“八防”(防火、防盗、防潮、防尘、防强光、防高温、防虫蛀、防鼠咬)措施。
4.3.2 档案室内严禁吸烟和放置易燃易爆危险品以及对档案保护不利的其它物品,做到专室专用。
4.3.3 档案保管人员要提高警惕,增强保密观念,出入档案室要注意关门落锁,下班前要将门窗、照明及其它设备全部关闭。
4.3.4 保持档案室内的清洁卫生,按时记录档案室内温湿度,定期检查,补充杀虫灭菌药物。
4.3.5 对室藏档案要定期进行检查、核对、做到帐、物相符。对字迹褪变、损坏的档案,应及时进行修补和复制。
4.4 档案安全保密制度
4.4.1 档案工作人员要认真执行《中华人民共和国国保守国家秘密法》,严格遵守《保密守则》,切实保证档案的安全管理。在调换工作时,对所管的档案要办理交接手续,离职后对所了解的机密情况,不得泄露。
4.4.2 综合档案室是机要部门,非本室人员未经许可不得入内。
4.4.3 未经批准,任何人不得将档案带出档案室,档案内容不得私自摘抄、复印和随意传播。
4.4.4 档案员要经常检查库房和档案的安全,发现问题及时向领导报告,认真处理。
4.4.5 凡查阅密级的档案,应按划密规定掌握使用,严格控制保密范围。
4.4.6 到期应销毁的案卷、资料,按规定手续报经领导批准,由二人以上监销处理。
4.5 档案借阅制度
4.5.1 综合档案室应及时提供档案资料的借阅利用,为党和国家及公司生产经营工作服务。
4.5.2 借阅档案时,首先由借阅人认真填写借阅档案登记簿,根据重要程度报请不同级别领导批准后方可借阅。借阅后应按时归还,逾期者续办手续,否则予以收回。
4.5.3 借阅档案者,只能查阅指定的档案材料,不准翻阅其它文件。
4.5.4 借阅者要珍惜、爱护档案,不准涂改、拆卷、污损、撕抽页、勾划等。
4.5.5 借阅者要自觉遵守制度,违者要追究责任。
4.6 档案库房管理制度
4.6.1 按规定将档案分类排放、排列整齐。
4.6.2 保持库房清洁、干燥和卫生,切实做好防盗、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等工作。
4.6.3 库房内禁止存放易燃、易爆、杂物、食品等危险物品。经常检查库房消防器材。
4.6.4 非经允许,外人不得随便进入库房。
4.6.5 管理人员做到人走关闭门窗,妥善保管库房钥匙,确保库房安全。
4.6.6 档案管理人员要熟悉库藏情况,对库藏档案和资料和保管情况定期进行检查核对,作到帐物相符。对已破损和字迹褪色的档案,应及时修复和复制。
4.6.7 有库房温湿度记录,掌握温湿度变化情况,进行分析,制定管理计划。档案库房的温度应控制在14度-24度,相对湿度应控制在45%-60%。
4.6.8 未经批准,任何人不准将档案带出库房,更不准私自摘抄、外传、要严格遵守保密制度。
4.6.9 切实做好平时防范工作,做到人离灯灭,消除火灾隐患,保证档案安全。
4.6.10 库房由专人管理,借阅室与库房分开。
4.7 档案鉴定销毁制度
4.7.1 档案鉴定工作,就是甄别和鉴定档案的价值,并根据它们的不同价值确定不同的保管期限,以便把需要长久保存的档案,妥善地保存起来,准确地剔除无价值的档案材料。
4.7.2 根据上级档案部门的指导性文件及公司档案归档范围和保管期限表的规定,对档案进行定期鉴定,坚持实事求是的原则,从实际出发,正确判定档案价值。
4.7.3 进行档案鉴定时,公司档案鉴定领导小组具体安排,综合档案室和有关业务部门组成鉴定小组共同进行。采取直接鉴定的方法,一件一件地审查文件,准确地进行分析,判定其价值,要以卷内最重要的文件价值来确定该卷的保管期限。
4.7.4 档案的销毁。各部门收到的各级来文,都无权自行销毁,必须按照规定送交档案室,经鉴定后,统一销毁。
4.7.5 档案经公司档案鉴定领导小组鉴定后,组成档案销毁小组,负责档案的销毁工作。
4.7.6 对超过保管期限或确无保存价值的文件经过鉴定,需要销毁的档案,必须编造销毁登记簿,经公司领导批准后,方可销毁。
4.7.7 销毁档案时,必须由二人以上在指定地点监销,监销人员必须在销毁登记簿上签名,并注明销毁方式和日期。
4.7.8 销毁档案登记簿要妥善保管,并将所销毁档案在目录中注销。
4.8电子文件 电子档案管理制度
4.8.1 凡公司业务活动中所形成能够反映公司主要职能和历史面貌,具有保存价值的电子文件、电子档案,均应收集、整理、移交综合档案室。
4.8.2 各部门兼职档案员,应及时收集平时部门产生的电子文件材料,并保持电子文件之间的历史联系,做到齐全完整。
4.8.3 各部门将已收集完整的电子文件材料按要求进行整理、分类,转成其它保管期限较长的载体(光盘、磁盘等)。
4.8.4 对已形成的电子文件必须标明载体信息的内容、运行工作环境,相关支持软件、其他说明等一同归档,并做好电子档案的登记、检索工具。
4.8.5 每年3月底以前各部门向档案室移交上年度的电子档案。
4.8.6 对已归档的电子档案有效性保证:每满一年,对电子档案读取处理有关的设备更新情况进行一次检查登记,确认库存载体与新设备的兼容性,如不兼容,应进行电子档案的载体转换工作,原载体同时保留时间不少于3年。
4.8.7 定期检验结果应填入电子档案管理登记表。
