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流程
1. 印鉴申请：各部门需使用财务印鉴时，应提前向财务部门提交书面申请，详细说明用途和预期使用时间。
2. 审批授权：财务部门负责人审核申请，符合规定用途并经公司管理层批准后，方可使用印鉴。
3. 印鉴保管：财务印鉴由专人保管，不得随意交予他人，特殊情况需交接时，需填写交接记录并由双方签字确认。
4. 印鉴使用：使用印鉴时，须由指定人员监督并在相关文件上注明日期、用途及使用者。
5. 印鉴归档：使用后的文件应存档备查，印鉴使用记录需完整保留，以供审计和内部管理需要。
6. 印鉴停用与销毁：如印鉴损坏或不再使用，需及时上报，由财务部门负责停用并销毁，同时更新相关记录。
包括哪些内容
1. 印鉴管理制度：明确印鉴的申请、审批、保管、使用、归档、停用与销毁等全流程管理规定。
2. 责任人设定：指定专人负责印鉴的日常管理和监督，明确其职责与权限。
3. 使用权限：定义各部门及员工使用印鉴的权限范围，防止滥用。
4. 内部控制：设立内部控制机制，包括定期盘点、审计检查，确保印鉴安全。
5. 法律责任：明确违反制度可能产生的法律责任，提高员工遵守规定的意识。
6. 应急处理：制定应急处理方案，如印鉴丢失或被盗，确保能迅速有效地应对。
重要性和意义
财务印鉴作为公司财务管理的重要工具，其管理和使用直接影响到公司的财务安全和业务运营。有效的印鉴管理制度能够：
1. 防范风险：通过严格的审批和监控，防止财务欺诈、伪造文件等不法行为，保障公司资产安全。
2. 提升效率：明确的流程和责任人，使得印鉴使用更加有序，提高财务工作效率。
3. 维护合规性：遵守法律法规，确保公司在财务报告和税务等方面的行为合法合规。
4. 保证透明度：完善的记录和归档，便于内部审计和外部监管，提升公司治理透明度。
5. 增强信任：对外展示公司的专业性和责任感，增强合作伙伴及投资者的信任。
财务印鉴管理制度是公司内部控制体系的关键一环，对于维护企业正常运营和声誉至关重要。各部门和员工应充分理解和遵守，共同维护公司的财务秩序。
财务印鉴管理制度范文
第1篇 物业财务财务印鉴管理专项制度
物业财务管理专项制度之财务印鉴管理制度
1、各管理处所有财务印鉴应设专人负责保管(目前财务印鉴统一由物业公司财务部保管)。
2、各管理处的财务印鉴应按照内部牵制制度分人负责保管(如适用)。
3、各管理处的财务印鉴使用应建立登记制度。
4、各管理处的财务印鉴使用情况应定期编制印鉴使用情况汇总表上报总部备查。
5、负责保管印鉴的专人休假时,所有印鉴必须由财务经理负责保管,并且必须办理交接手续。
第2篇 物业公司支票收据发票财务印鉴专用章管理标准作业规程
物业公司支票、收据、发票、财务印鉴专用章管理标准作业规程
1.0目的
规范支票、收据、发票、财务印鉴专用章的管理工作,确保公司支票、收据、发票、印鉴专用章得到安全保管和合理使用。
2.0适用范围
适用于物业管理公司的支票、收据、发票、财务印鉴专用章的管理工作。
3.0职责
3.1财务部出纳负责按本规程购买、保管、使用空白支票。
3.2财务部主管负责发票专用章、财务专用章的保管以及支票、收据、发票管理的监督工作。
4.0程序要点
4.1支票的管理程序。
4.1.1支票的购买和保管程序:
a)出纳应按银行的相关规定到开户行购买支票;
b)出纳应将新购回的空白支票安全、妥善地存放在保险箱内。
4.1.2支票的使用程序及注意事项:
a)因业务需要使用支票的人员,应按《费用报销审核标准作业规程》中的相关规定进行支付项目的审核及审批;
b)出纳根据审核、审批手续完整的支付证明按《银行存款管理标准作业规程》中的相关规定填写支票;
c)内容填写完整的支票应按《银行存款标准作业规程》中的相关规定加盖银行印鉴章;
d)出纳应将内容填写完整的支票存根联与支付证明一起在支付当天交会计审核后,按相关规定进行相关的账务处理;
e)支票交付时,出纳应编制《支票使用明细表》,并由收票人在支票存根联及《支票使用明细表》上签名。会计可据此核对相关账目资料;
f)如因填写错误或其他原因导致支票作废,出纳应将作废支票连同存根联一起妥善保存;
g)出纳或其他经办人员如遗失内容填写完整的支票,应及时到开户银行挂失;如因此造成的损失,由当事人负责全额赔偿,并视情节轻重按《行政奖罚标准作业规程》中的相关规定进行处理。
4.2收据的管理程序。
4.2.1收据的购买、保管程序:
a)空白收据由财务部主管指定财务部相关人员购买;
b)新购回的空白收据由会计保管。
4.2.2收据的换领程序:、
a)收费员应采用以旧换新的方法领用收据,会计在发出收据时应详细填写《收据领用登记表》,内容包括:领用人、领用时间、起始号码等;
b)收费员在换领收据时,应先将用完的收据交会计核对销号后再签名领用新收据;
c)收费员应将空白收据交财务部主管在收据的交对方联上加盖发票专用章后再领用。
4.2.3收据的使用程序及注意事项:
a)收费员应按《现金管理标准作业规程》及《银行存款管理标准作业规程》中的相关规定开具收据;
b)收费员应顺序填写收据,如因填写错误或其他原因导致收据作废,应将作废收据保存完整;
c)收费员应将收据的记账联编制《交款汇总表》、《收款明细》后一起交出纳、会计按相关规定进行账务处理;
d)收费员应妥善保管已加盖发票专用章的收据,如因遗失给公司造成经济损失,除要求全额赔偿外,还将按照《行政奖罚标准作业规程》相关规定予以处理。
4.3发票的管理程序。
4.3.1发票的购买和保管程序:
a)发票由会计按照税务部门的有关规定到税务局购买;
b)空白的发票由会计保管。
4.3.2发票的领用程序:
a)收费员应采用以旧换新的方法领取发票,会计在发出发票时应详细填写《发票领用登记表》,内容包括:领用人、领用时间、起始号码等;
b)收费员将新领的发票交财务部主管在发票的客户联上加盖发票专用章后开始使用。
4.3.3发票的使用程序及注意事项:
a)收费员在开具发票时,原则上应如实、序号填写发票内容,特殊情况应请示财务部主管同意后特殊处理;
b)收费员应按照《现金管理标准作业规程》及《银行存款管理标准作业规程》中的相关规定开具发票;
c)收费员应将发票的记账联编制《交款汇总表》、《收款明细》后一起交出纳、会计按相关规定进行账务处理;
d)如因填写错误或其他原因造成发票作废,收费员应将作废发票连同存根联一起妥善保管;
e)收费员应妥善保管已加盖发票专用章的发票,如有遗失,应及时到税务部门或其他相关部门挂失,如因此给公司造成经济损失,除要求收费员全额赔偿外,还将按照《行政奖罚标准作业规程》中的相关规定予以处罚。
4.4发票专用章的管理程序。
4.4.1财务部主管应妥善保管公司发票专用章。
4.4.2相关人员申请使用发票专用章时,财务部主管应严格审核项目内容,如经审核存有疑问,财务部主管应拒绝盖章;如经审核无误,财务部主管应按规定加盖发票专用章:
a)收据加盖发票专用章时,应将发票专用章清晰地盖在收款单位签章处;
b)发票加盖发票专用章时,应将发票专用章清晰地盖在填发单位签章处。
4.4.3发票专用章如有遗失,财务部主管应立即在影响较大的媒体上刊登遗失声明,同时向税务局及其他相关单位发函声明。
4.5财务专用章的管理程序。
4.5.1财务部主管应妥善保管公司财务专用章。
4.5.2相关人员申请使用财务专用章时,财务部主管应严格审核盖章项目。
4.5.3如经审核存有疑问,财务部主管在疑问未解除之前应拒绝盖章。
4.5.4如经审核无误,财务部主管应在项目单据上指定位置清晰的加盖财务专用章。
4.5.5财务专用章如有遗失,财务部主管应立即在影响较大的媒体上刊登遗失启事,同时向税务局、开户银行等其他相关单位发函声明。
4.6支票、收据、发票的资料保管。
4.6.1会计应在每月将支票的存根联及其相关资料编制记账凭证、登记账簿交财务部主管审核后加密在财务部长期保存。
4.6.2会计应在每月将收据、发票的记账联与其他相关资料一起编制记账凭证、登记账簿后交财务部主管审核加密在财务部长期保存。
4.6.3使用完毕的收据存根及发票存根联由会计在财务部长期保存。
4.7支票、收据、发票、财务印鉴章的管理,作为财务部相关人员绩效考评的依据之一。
5.0记录
5.1《支票使用明细表》。
5.2《收据领用登记表》。
5.3《发票领用登记表》。
6.0相关支持性文件
6.1《现金管理标准作业规程》。
6.2《银行存款管理标准作业规程》。
第3篇 物业公司财务印鉴专用章管理作业规程
1.0目的
1.1本规程规范支票、收据、发票、财务印鉴专用章的管理工作,确保公司支票、收据、发票、印鉴专用章得到安全保管和合理使用。
2.0适用范围
2.1本规程适用于公司的支票、收据、发票、财务印鉴专用章的管理工作。
3.0职责
3.1出纳员负责按本规程购买、保管、使用空白支票。
3.2财务会计负责按本规程购买、保管、使用空白的收据、发票。
3.3财务部经理负责发票专用章、财务专用章的保管以及支票、收据、发票管理的监督工作。
4.0程序要点
4.1支票的管理程序
4.1.1支票的购买和保管程序:
a)出纳员应按银行的相关规定到开户行购买支票;
b)出纳员应将新购回的空白支票安全、妥善的存放在保险箱内。
4.1.2支票的使用程序及注意事项:
a)因业务需要使用支票的人员,应按(费用报销标准作业规程)中的相关规定进行支付项目的审核及审批;
b)出纳员根据审核、审批手续完整的支付证明按《银行存款管理标准作业规程》中的相关规定填写支票;
c)内容填写完整的支票应按《银行存款标准作业规程》中的相关规定交财务部经理加盖财务专用章、银行印鉴章;
d)出纳员应将内容填写完整的支票存根联与支付证明一起以10天为一期交财务会计审核后,进行相关的账务处理;
e)支票用完后,出纳员应编制《支票使用明细表》交财务会计核对相关账目资料;
f)如因填写错误或其他原因导致支票作废,出纳员应将作废支票连同存根联一起妥善保存;
g)出纳员或其他经办人员如遗失内容填写完整的支票,应及时到开户银行挂失;如因此造成的损失由当事人负责全额赔偿,并视情节轻重按公司奖罚制度中的相关规定进行处理。
4.2收据的管理程序
4.2.1收据的购买、保管程序:
a)空白收据由财务部经理指定有关人员购买;
b)新购回的空白收据由财务会计保管。
4.2.2收据的换领程序:
a)出纳员应采用以旧换新的方法领用收据,财务会计在发出收据的应详细填写《收据领用登记表》,内容包括:领用人、领用时间、起始号码等;
b)出纳员在换领收据时,应先将用完的收据交财务会计核对销号后再签名领用新收据;
c)出纳员应将空白收据交财务部经理在收据的“收款联上加盖财务专用章后再领用。
4.2.3收据的使用程序及注意事项:
a)出纳员应按《现金管理标准作业规程》及《银行存款管理标准作业规程》中的相关规定开具收据,并在收据或收款凭据上加盖“现金收讫”章;
b)出纳员应按顺序填写收据,如因填写错误或其他原因导致收据作废,应将作废收据保存完整;
c)出纳员应妥善保管已加盖财务专用章的收据,如因遗失给公司达成经济损失,
除要求全额赔偿外,还将按照公司奖罚制度中的相关规定予以处理。
4.3发票的管理程序
4.3.1发票的购买和保管程序:
a)发票由财务会计按照税务部门的有关规定到税务局购买;
b)空白的发票由财务会计保管。
4.3.2发票的领用程序;
a)出纳员应采用以旧换新的方法领取发票,财务会计在发放发票时,应做好发
票的发放登记,内容包括:发票领用人、领用时间、起始号码等;
b)出纳员将新领的发票交财务部经理在发票的客户联上加盖发票专用章后开始使用。
4.3.3发票的使用程序及注意事项:
a)出纳员在开具发票时,原则上应如实、序号填写发票内容,特殊情况应请示财务部经理同意后特殊处理:
b)出纳员应按照《现金管理标准作业规程》及《银行存款管理标准作业规程》中的相关规定在发票上加盖“现金收讫”或“银行收讫”章;
c)如因填写错误或其他原因造成发票作废,出纳员应将作废发票连同存根联一起妥善保管;
d)出纳员应妥善保管已加盖发票专用章的发票,如有遗失,应及时到税务部门或其他相关部门挂失,如因此给公司造成经济损失,除要求出纳员全额赔偿外,还将按照公司奖罚制度中的规定予以处罚。
4.4财务专用章的管理程序
4.4.1财务部经理应妥善保管公司财务专用章。
4.4.2相关人员申请使用财务专用章时,财务部经理应严格审核盖章项目。
4.4.3如经审核存有疑问,财务部经理在疑问未解除之前应拒绝盖章。
4.4.4如经审核无误,财务部经理应在项目单据上指定位置清晰地加盖财务专用章。
4.4.5财务专用章如有遗失,财务部经理应立即在影响较大的媒体上刊登遗失启事,同时何税务局、开户银行等其他相关单位发函声明。
4.5 支票、收据、发票的资料保管
4.5.1财务会计应在每月末将支票的存根联及其相关资料编制记账凭证,交财务部经理审核后加密在财务部长期保存。
4.5.2财务会计应在每月末将收据、发票的记账联与其他相关资料一起编制记账凭证,交财务部经理审核无误后,加密在财务部长期保存。
4.5.3使用完毕的收据存根及发票存根联由财务会计在财务部长期保存。
4.6支票、收据、发票、财务印鉴章的管理,作为财务部相关人员考评的依据之一。
5.0引用文件和记录表格
5.1《收据领用登记表》
5.2《支票使用明细表》
