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物业钥匙管理制度是物业管理中至关重要的部分，它涉及到业主的生活安全、财产保障以及物业管理的日常运作。主要包括钥匙的分类管理、发放与回收、使用权限设定、安全保管、异常处理及定期审计等方面。
包括哪些方面
1. 钥匙分类管理：明确区分公共区域钥匙、单元门钥匙、设施设备钥匙等，确保各类钥匙对应其特定用途。
2. 发放与回收：制定严格的钥匙发放流程，记录领取人信息，同时规定钥匙丢失或更换时的回收程序。
3. 使用权限设定：明确各类钥匙的使用权限，如保洁人员只能持有公共区域钥匙，不得擅自使用其他类型钥匙。
4. 安全保管：设立专门的钥匙保管箱，确保钥匙的安全存放，防止未经授权的接触。
5. 异常处理：建立钥匙丢失、损坏或被盗的应急处理机制，及时更换锁具，更新钥匙管理系统。
6. 定期审计：定期进行钥匙管理的审计，检查钥匙的完整性和使用情况，确保制度的有效执行。
重要性
物业钥匙管理制度的重要性不容忽视。一方面，它维护了小区的安全秩序，防止非法侵入，保护业主的财产和人身安全；另一方面，它规范了物业内部的工作流程，避免因钥匙管理不当引发的纠纷，提升物业管理的专业形象和服务质量。
方案
1. 制定详细的操作规程：编写《物业钥匙管理手册》，明确每项操作的具体步骤和责任主体。
2. 建立钥匙管理系统：使用数字化工具，如二维码或rfid技术，跟踪钥匙的使用情况，提高管理效率。
3. 培训与教育：定期对物业员工进行钥匙管理制度的培训，增强他们的安全意识和执行力度。
4. 审计与监督：由物业管理部门或第三方机构定期进行审计，确保制度的执行不打折扣。
5. 强化安全防护：加强钥匙保管箱的安全措施，如安装防盗报警系统，防止钥匙被非法获取。
6. 建立反馈机制：鼓励业主参与钥匙管理的监督，设立投诉渠道，及时处理问题，持续改进制度。
物业钥匙管理制度的建立和完善，需要全体员工的共同参与和努力，只有这样，才能构建起一道坚固的安全防线，为业主营造一个安全、舒适的居住环境。
物业钥匙管理制度范文
第1篇 物业钥匙管理规定办法
物业钥匙管理规定【1】
一、职责:
1、客服部负责房屋钥匙(住宅、商业、写字楼)、单元门钥匙、信报箱等钥匙的管理;
2、工程部负责各类管井、设备间、操作间、机房等钥匙的管理;
3、护卫部负责消防门、人防门、监控中心、值班室等钥匙的管理。
二、工作程序:
1、钥匙的接管:
由客服部统一与开发商监理部进行各类钥匙的交接,填写《钥匙交接记录表》;
2、钥匙的交接:
1)由客服部与工程部进行各类管井、设备间、操作间、机房等钥匙的交接,填写《钥匙交接记录表》在服务中心备案;
2)由客服部与工程部进行消防门、人防门、监控中心、值班室等钥匙的交接,填写《钥匙交接记表》在服务中心备案;
3、钥匙的领取:
由业户凭购房合同、身份证等有效证件原件、物业费等相关票据到客服部领取相应的钥匙,填写《钥匙领取记录表》;
4、钥匙的借用:
由使用人凭身份证等有效证明到客服部办理相关手续,填写《钥匙借用登记表》并经客服部负责人确认后方可借用,同时经办人要在当天下班前及时跟催钥匙的收回及做好相关记录。
5、业户寄存钥匙管理
1)对业主为方便维修寄存的钥匙,客服部应建立《业主寄存钥匙登记表》,认真做好记录。
2)施工单位借用钥匙必须通过开发商监理部书面证明经客服部经理同意在服务中心领取,施工单位借用人无权私自转借钥匙。
3)施工单位借用人必须确保在预计使用时限内归还所借用的钥匙。
4)施工单位维修完毕后,必须负责关闭电源、水阀、门窗,由于施工单位人员的疏忽而造成的任何损失由该施工单位全权负责。
5)施工单位超过预计使用时间尚未归还,经办人必须确保最短时间内将钥匙追回,同时该施工单位在下次借用钥匙时必须交保证金;
6)业主领取钥匙必须核对业主身份并在《业主寄存钥匙登记表》上签字以示领走。
6、空置房屋钥匙管理
1)客服部总台接待负责根据空置房钥匙留存情况做好《空置房钥匙登记表》。
2)各区域客户主任应每月定期对空置房钥匙进行盘查,并配合总台接待做好空置房钥匙的更新工作。
3)客服部经理每月25日对空置房钥匙登记情况进行抽查,尤其是钥匙的使用记录。
支持文件:
1、《钥匙交接记录表》
2、《钥匙领取记录表》
3、《钥匙借用登记表》
4、《业主寄存钥匙登记表》
5、《空置房钥匙登记表》
物业钥匙管理规定【2】
1.0目的
有效的对钥匙进行规范管理
2.0适用范围
适用于本公司内部钥匙管理
3.0相关说明
4.0职责
4.1工程主任/主任:负责与施工单位钥匙移交的确认,并与住户中心做好移交手续。
4.2住户中心主任/主管:负责与工程部钥匙移交的确认,并对钥匙的保管进行定期检查。
4.3工程人员:负责对钥匙的单位、数量、编号及适用性进行逐一确认。
4.4物业助理:负责对移交的钥匙单位、数量、编号及适用性进行逐一确认,并做好钥匙的标识与借用登记。
5.0内容
5.1移交钥匙
5.1.1分包单位施工完工后与工程部人员进行钥匙移交手续,工程人员需对分包单位移交的钥匙进行逐一核对,对移交钥匙的单位编号、数量及适用性进行确认。
5.1.2工程部“验收小组”组长/工程员在门锁验收工作完毕后,按《钥匙验收记录表》要求记录合格的单位编号和数量,并要求施工队交匙人签名确认,然后将钥匙联同对应表格移交给住户中心。
5.1.3物业助理根据《钥匙验收记录表》核对工程部“验收小组”交来的钥匙,当实际接收钥匙数目与《钥匙验收记录表》“数量”项相符时,应在“签收确认”项标“√”。否则,应将实际情况在“备注”栏注明。核对完毕,应在《钥匙验收记录表》签名确认。
5.2钥匙整理与保管
5.2.1物业助理应标清钥匙单位编码并整齐有序地放置在钥匙柜中,并在钥匙柜贴上示签,加以注明。
5.2.2业主/住户委托保管钥匙时,物业助理应在《业主托存/移交钥匙登记表》和上作相应记录,并将钥匙按单位编号整齐有序地放置在钥匙柜中,业主/住户前来领取钥匙时,物业助理凭“雅居乐花园住户证”和“业主身份证”移交钥匙给业主。同时,应在《业主托存/移交钥匙登记表》中标注移交日期,请业主签名确认。
并在《托存钥匙日期登记表》中取消该单位钥匙托存日期。在无任何证件证明索匙者为钥匙所属单位的业主或合法住户时,物业助理不得将钥匙转交。
5.2.3住户中心主任/主管应安排专人定期对钥匙柜内的标签和钥匙单位编号进行检查,如发现标签、编号脱落或模糊不清时,应及时更新改进。
5.3钥匙借用与归还
当公司员工或其他施工单位因公事要求外借钥匙时,物业助理应检查借匙人的工作证,并由借匙人签名确认。
5.3.1花园管理区、工程部、绿化部、经营部、售楼部借匙情况分别按《___部门借钥匙登记表》要求填写日期、钥匙编号、数量、借匙人;
5.3.2对于其他施工单位借钥匙情况应由工程人员代借,并在《其他部门长期借钥匙登记表》中签字确认。
5.3.3对于未入住单位的业主的借匙情况应由售楼人员代借,并在《业主借匙睇楼登记表》中签字确认。
5.3.4办理钥匙退还手续时,物业助理应在核对钥匙楼量后,在对应的登记表中标注钥匙退还日期,并在“接收人”一栏签名确认,然后,按钥匙单位编码整齐有序地放置在钥匙柜内。
5.3.5住户中心主任/主管应安排物业助理根据各类登记表的记录检查钥匙的借还情况,发现借期超过一星期不还钥匙者,应填写《钥匙催还单》发送到借钥匙部门催还。
5.4钥匙的损坏或丢失
5.4.1当接到丢失或损坏钥匙报告时,物业助理应按《钥匙管理备忘录》要求记录事件经过,并报告住户中心主任/主管。住户中心主任/主管与业主联系,征得业主同意后,采取补配钥匙或换锁措施,确保遗失钥匙单位的安全,住户服务中心将处理结果记录在《钥匙管理备忘录》。
5.5所有与钥匙管理有关的记录就归档保存两年。
物业钥匙管理规定【3】
为规范楼宇钥匙及其他钥匙的移交、借用和保管手续,确保钥匙的管理有章可循,特定本规定
第一章 总 则
第一条 本管理规定适用于客户服务部、物业部及__物业主管级以上员工。
第二条 本规定所指的钥匙包括新交楼宇已售单元钥匙、未售空置房单元钥匙及其他钥匙。
第二章 钥匙交接管理规定
第三条 档案管理员负责部门内部所有钥匙的管理,部门所管的钥匙必须统一存放于部门的仓库之中。
第四条 每次交楼之前,物业部负责楼宇的接管验收工作。验收完毕,设专人负责接收施工单位交来的各单元钥匙;交接时,应逐一盘点每个单元房间的钥匙条数并登记在《房屋钥匙交接本》上,交接双方均须签名,并注明时间。
第五条 相关负责人须安排物业部物业助理或工程维护部人员对上述交楼的房间钥匙进行抽查,核查房间号与钥匙是否相符,抽查比例不得低于一栋楼总户数的20%。如发现不符者,应立即联系施工单位及时处理。
第六条 钥匙应统一悬挂于钥匙板上,并与房间号的空格一一对应,以便于查找和管理。
第七条 业主来物业公司收楼,在办理完相关手续后,领取房间钥匙时,应在《业主签收钥匙一览表》上签名,并注明条数和领取时间。
第八条 业主在验收房屋过程中,发现质量问题,须留下保修钥匙一条或预约时间进行保修。如业主留下保修钥匙,应在《业主留存钥匙一览表(保修用)》上登记。与施工单位交接保修钥匙时,必须点数签收。
第九条 每天交楼结束,相关责任人必须逐一核对钥匙板上的钥匙与《业主签收钥匙一览表》上的签收情况是否相符。如有不符,须上报部门领导,并及时查找原因进行处理。
第十条 进行零散收楼过程中,同样适用于以上相关条款,做好相关人员的签收。
第三章 钥匙借用及保管
第十一条 除以下情况,楼宇空置房钥匙不得外借:
1、 检查未收楼或未售空置房;
2、 因渗漏水投诉,需要使用空置房暂时居住的;
3、其他经部门经理以上领导同意外借的。
第十二条 空置房钥匙外借时,须到档案管理员处登记外借原因,经部门负责人同意签字后方可外借。经手人应在《钥匙借用登记一览表》上登记并签名,并注明条数和预计归还时间。因维修需要使用空置房的,借用钥匙只能限借壹条且当日归还。
附则:空置房钥匙未经部门领导同意借出,扣罚责任人50元;按规定借用钥匙只能限借壹条且当日归还,否则扣罚责任人50元。
第十三条 使用空置房确需将钥匙交予相关业主的,经办物业助理应做好签收登记工作。
第十四条 钥匙借用人使用完毕后,应立即归还档案管理员处,严禁私自藏匿空置房钥匙。
附则:如借用人私自藏匿空置房钥匙,扣罚借用人50元。
第十五条 兄弟单位借用钥匙,须通知部门负责人知情,且当天借用必须当天归还。
附则:经办人借出钥匙后必须跟进,钥匙在当天归还,否则扣罚责任人50元。
第十六条 其他钥匙,如公共设施、设备房的钥匙由调度中心主管负责保管,借出和归还都须有相关记录。
第十七条 部门仓库的钥匙由档案管理员和部门领导各持壹套。一般情况下,仓库钥匙不得转借他人保管。特殊情况下,如业主预约双休日收楼需领取房间钥匙,档案管理员须登记仓库钥匙的转借情况。
第三章附 则
第十八条 本规定由__物业管理有限公司客户服务部负责解释。
第十九条 本规定从下发之日起开始施行。
第二十条 附《钥匙借用登记一览表》、《业主留存钥匙一览表(保修用)》、《房屋钥匙交接表》、《业主签收钥匙一览表》。
第2篇 美居物业钥匙管理方案
美居中心钥匙管理方案
管理方案制作目的:对商场各类钥匙统一管理,落实责任,避免出现乱领滥用情况,避免安全隐患,保障营业运行和紧急情况下钥匙的使用,。
管理方案执行时间:批准后执行。
管理方案执行部门:楼层安管部、行政人事部。
管理方案概要说明:
1、商场钥匙的分类:办公管理类(各办公室、库房、办公桌、文件柜等);通道管理类(公共大门及卷帘、消防通道、观光电梯、货梯、扶梯等);设备管理类(各类机房、泵房、配电室等);消防管理类(消防卷帘、监控室、消防电梯等);公共管理类(卫生间、开水房等);商户店铺门。
2、商场钥匙管理原则:归口管理、统一分配、定期审查。
办公管理类钥匙归口行政人事部管理;通道管理类、设备管理类、消防管理类、公共管理类等归口楼层安管部管理。
管理方案组成:
1、管理部门的主要职责。
2、钥匙管理工作流程。
3、钥匙管理规定。
4、相关工作表格。
一、管理部门的主要职责
1、行政人事部
1)负责办公管理类钥匙的统一编号、登记、分配、回收和使用检查。
2)定期与楼层安管部联合对各类钥匙管理及使用情况进行审查。
3)负责所有办公管理类钥匙的备份保管和特殊情况下的使用(特殊情况包括:突发事件、紧急需求、人员离职未交还钥匙等)。
4)负责所有钥匙的丢失审查、锁具更换和钥匙配置工作。
2、楼层部
1)负责通道管理类、设备管理类、消防管理类、公共管理类钥匙的统一编号、登记、分配、回收和使用检查。
2)定期与行政人事部联合对各类钥匙管理及使用情况进行审查。
3)负责所有通道管理类、设备管理类、消防管理类、公共管理类钥匙的备份保管和特殊情况下的使用(特殊情况包括:突发事件、紧急需求等)。
4)与行政人事部配合回收因人员离职未交还的钥匙。
二、钥匙管理工作流程
1、钥匙领用/借用流程(不含办公管理类钥匙)
钥匙分配授权批准人:楼层总监
钥匙使用授权批准人:通道管理类(安管部经理)、设备管理类(工程部经理)、消防管理类(安管部经理)、公共管理类(楼层部经理)。
2、钥匙封存与启用流程(不含办公管理类钥匙)
一般针对商户钥匙管理(商户店铺内若发生紧急情况或能够产生损失的情况,而商户不在现场,时间紧迫时,可以启用封存钥匙)。
3、更换锁具和配置钥匙申请流程(不含办公管理类钥匙)
三、钥匙使用管理规定
1、所有使用公司钥匙人员必须保证钥匙的对应性和唯一性,不得转借、代领或代用、或代为保管。
凡因此而造成不必要损失,皆有钥匙领用人承担。
2、归口管理部门要对接受到的钥匙进行分类、编号、存档管理。
3、对于每套钥匙,领用人只能领取一把,其余由归口部门统一保管。
4、对于每套钥匙,归口管理部门都要保留钥匙坯子做备份。
5、领用钥匙人员不得私自配制任何钥匙,若发生钥匙丢失,必须报由归口管理部门统一配置。
6、需要在岗位上移交的钥匙,应由部门制定严格的交接制度,每次都要作好移交记录。
7、任何钥匙的领用、借用都必须取得授权批准人书面同意;遇有紧急情况可以在授权人口头同意后临时使用钥匙。
8、任何人员不得以工作之便因私使用钥匙。
9、钥匙管理人、使用人发现钥匙损坏后,要将残品上交做统一销毁,并做出书面报告。
10、归口管理部门要配合建立每月钥匙使用情况检查制度,对钥匙的领用记录、借用记录和实际使用情况进行详细检查,形成书面报告上报公司总经理。
四、相关工作表格
钥匙领用登记表
临时钥匙借用登记表
商户钥匙封存承诺书
更换锁具或配置钥匙申请
(见附件)
第3篇 物业钥匙管理控制程序
1.0 程序目的
加强钥匙有序管理,有效控制钥匙登记、领用、借用、配换手续,增强管理处员工、业主和住户安全意识。
2.0 适应范围
适用于管理处管辖楼宇、公共设施、设备房以及办公场所的钥匙管理。
3.0工作职责
3.1管理处客服中心负责所辖区域内楼宇公共部分和未入伙的钥匙管理。
3.2运行主管负责所管辖区域水、电、电梯、空调、消防设施钥匙的管理。
4.0 程序内容
5.1 钥匙放置在带锁的钥匙柜内,钥匙柜钥匙由专人控制使用。
5.2 开发建设单位移交钥匙,均需在《钥匙管理登记表》中记录。
5.3 因工作需要增配或更换钥匙,由部门负责人书面申请,经管理处审批同意方可配制或更换,并在《钥匙管理登记表》::上记录。
5.4 借用钥匙
5.4.1管理处其它部门人员因工作需要借用钥匙,均需管理处经理批准,借用水、电、消防等与设备相关的钥匙需维修部领班同意,并认真填写《钥匙借用登记表》后方可借用。
5.4.2业主借用天台、未入伙单元的钥匙,需管理处经理同意后,派员陪同使用并在《钥匙借用登记表》上登记。
5.4.3 有线电视台、电话公司等小区外的单位工作人员因工作需要借用钥匙均需提供工作证或其它有效证件的复印件,由维修领班同意,派员陪同使用并在《钥匙借用登记表》上登记。
5.5 钥匙不慎遗失,责任人立即向部门负责人口头陈述遗失经过,并通知保安部采取防范措施,部门负责人根据遗失钥匙性质决定是否配制或更换门锁,其费用由遗失责任人承担,并在两天内写一份书面遗失经过交管理处签阅存档。
5.6 在使用中锁匙被损坏,当事人应立即告知借出钥匙部门负责人、经批准予以维修或更换。
5.7 管理处交接班人员,要在交接班本上登记签收钥匙种类、数量的交接记录。
6.0 支持性文件
6.1《钥匙管理登记表》
6.2《钥匙借用登记表》
第4篇 大厦物业钥匙管理工作程序流程图
大厦物业钥匙管理工作程序及流程图
1.1程序
1.1.1目的
规范物业公司内部对已交接物业钥匙(包括公共钥匙与各分户钥匙)的管理。
1.1.2范围
适用于所属物业钥匙管理。
1.1.3 职责
1.1.3.1 物业经理指派专人作为钥匙保管员。
1.1.3.2 钥匙保管员负责钥匙的分类、保管、发放及进行相关记录。
1.1.3.3 钥匙管理严格强调时效性,所借钥匙均需当天借用,当天归还。
1.1.4 工作程序
1.1.4.1 各户钥匙全部由客服部进行保管;公共区域钥匙分为两套,一套由工程部自行保管,另一套备份钥匙由客服部保管;
1.1.4.2公共钥匙按照设备类别→系统进行分类;分户钥匙按照楼层→各户进行分类;
1.1.4.3将分类的钥匙贴上标签,标签纸上应写明楼别、房号或设备房名称;
1.1.4.4 接管钥匙后,无工作需要任何人不得以私人名义借出钥匙;
1.1.4.5 任何钥匙借出均需严格办理登记手续,填写《钥匙领用登记表》;
1.1.4.6 钥匙均由客服部保管,未经公司经理同意,任何人均不得私配钥匙,如需外借按4.3办理;
1.1.4.7 钥匙使用人有调岗、离职等变动时,需将钥匙上交由钥匙保管员签收后方可办理人事变动手续;
1.1.4.8 钥匙分发给相关使用部门,使用人须签收《钥匙发放表》。
1.1.5 相关记录表格
《钥匙借用登记表》
1.2 流程图
第5篇 承接物业钥匙管理规程
承接物业的钥匙管理规程
1目的
做好钥匙的分类管理,明确钥匙的保管与发放工作流程。
2适用范围
适用于分公司所承接物业的钥匙的分类、保管和发放的管理。
3职责
3.1管理中心负责对钥匙的分类、保管和发放管理。
4工作流程
4.1钥匙分类
4.1.1用户钥匙
4.1.2公用门窗钥匙
4.1.3设备房钥匙
4.2钥匙保管
4.2.1管理中心接管楼宇房屋钥匙后,安排专职人员管理钥匙:
4.2.1.1非工作需要任何人不得以私人名义借出;
4.2.1.2借出时必须严格办理登记手续。
4.2.2标识:
4.2.2.1将钥匙分类:先将钥匙按住户套房,公用门窗按楼层,设施设备房按设备分门别类,然后用钥匙扣或细绳分别放置在一起;
4.2.2.2将分类的钥匙贴上标签,在标签纸上写明栋号-单元、楼层房号或设施设备房名称;
4.2.2.3用户的钥匙一般分为防盗铁门、单元防火门、室内门、电子对讲门和信报箱等五类钥匙,均应贴标签标识。
4.2.3制作用户钥匙挂放牌:
4.2.3.1一般采用5cm以上夹板制作钥匙挂放牌;
在夹板上划出若干相等的方格,在方格内标明栋号-单元、楼层房号,栋号用醒目的颜色(红色)笔直接标在每栋栋首,并将栋与栋之间也用不同于
4.2.3.2划方格的颜色笔划分开;
4.2.3.3每一方格代表一户,在每方格内钉一铁钉,将该户的钥匙挂在此方格内;
4.2.3.4挂放顺序按栋号-单元、楼层房号,要求一目了然。
4.2.4制作公用门窗、设施设备房钥匙牌:
4.2.4.1采用断面为三角形或l型的铝合金型材;
4.2.4.2将同类钥匙挂在同一铝牌上;
4.2.4.3制作钥匙挂入箱,将公用门窗、设备房钥匙分类挂放,在钥匙箱上相应贴上(写上)标识。
4.3钥匙发放
4.3.1用户钥匙发放:钥匙管理员验证用户的入住缴费发票后,由用户签领钥匙,并分类登记。
4.3.2公用门窗、设施设备房钥匙:
4.3.2.1设施设备房钥匙由技术部和事务部各保留一套钥匙;
4.3.2.2公用门窗、设施设备房钥匙未经管理中心主任或事务助理、技术助理同意,任何人不得私配钥匙;
4.3.2.3因工作需要时,应在钥匙借还登记表上登记,并在备注一栏中注明管理人员或××岗位。
5相关文件和质量记录表格
5.1《钥匙领(借)用登记表》
第6篇 物业钥匙（ic卡）管理规程
1.0目的
1.1本指导书规范了管理处对业主钥匙(ic卡)、公共门窗钥匙、设备钥匙(包括水泵房、电梯房、电梯、电表间、井盖等)的管理。
2.0适用范围
2.1本指导书适用于管理处对业主钥匙(ic卡)、公共门窗钥匙、设备钥匙(包括水泵房、电梯房、电梯、电表间、井盖等)的管理。
3.0职责
3.1服务中心负责业主钥匙(ic卡)的管理和发放。
3. 2 工程组负责公共门窗钥匙、设备钥匙(包括水泵房、电梯房、电梯、电表间、井盖等)的管理。
3. 3 监控中心工程系统维护员负责ic卡的制作。
4.0工作程序
4.1工作流程图
4.2 钥匙分类
a)业主钥匙(包括门匙、信箱钥匙);
b)公共门窗钥匙、设备用房钥匙(包括水泵房、电梯房、电梯、电表间、井盖等);
c)ic卡。
4.3管理处接管楼宇钥匙(ic卡)后的管理规定
4.3.1 业主钥匙(包括门匙、信箱钥匙)管理
4. 3. 1. 1分类、标识
a)将钥匙分类:先将钥匙按每座、每套房、每扇门钥匙分别栓在一起,每座一大串、每户一中串、每扇门一小串。
b)将分类的钥匙贴上标签,在标签纸上写明“-苑-座-房”号。
c)业主的钥匙一般分为房的户门钥匙、室内门钥匙、信箱钥匙三种,均应贴上标签标识。
4. 3. 1. 2业主(住户)钥匙发放
在业主验楼之前,服务中心验证业主入住资料符合规定要求的,业主在《钥匙(ic)发放登记表》上签字登记后,发放钥匙。
4. 3. 2公共门窗、设备房钥匙管理
4. 3. 2. 1分类、标识
a)将钥匙分类:先将公共门窗钥匙按楼层分类,将设备用房按设备分类,然后将钥匙分别栓在一起。
b)将分类的钥匙贴上标签,在标签纸上写明设施设备房名称或公共门窗座、层数。
4. 3. 2. 2公共门窗、设备房钥匙管理规定
a)公共门窗、设备设施房钥匙由管理处工程组统一保管,无工作需要任何人不得以私人名义借出。
b)如工作需要,应在《钥匙(ic卡)借还登记表》上登记。
c)公共门窗、设备房钥匙未经管理处主任同意,不得私配钥匙。
4. 3. 3 ic卡管理
4. 3. 3. 1 业主的ic卡发放
a)业主如需办理ic卡,由业主向服务中心前台管理员提出申请,同时要缴彩色照片,服务中心前台管理员验证业主(住户)身份无误,业主向出纳员缴纳有关费用后,统一由监控中心系统维护员制作。由服务中心前台管理员发放给业主,填写《钥匙(ic)发放登记表》,由业主签名。
b)如果业主租赁怡翠花园车位的,ic卡制作时上要用电脑写上有效期。
c)没有租赁或买车位的业主ic卡不能从机动车道通过,只能从人行通道
通过。
d)业主租赁车位到期的要到服务中心办理续租手续,同时ic卡也延期。
4. 3. 3. 1 系统卡、管理卡发放管理
a)系统卡由监控中心系统维护员保存、管理。
b)管理卡须经管理处主任审批后发放,并登记。
c)管理卡使用人不得将其借给其他人使用。
5.0引用文件和记录表格
5.1《钥匙(ic)发放登记表》
5.2《钥匙(ic)借还登记表》
第7篇 物业钥匙委托管理标准作业规程（5）
物业钥匙委托管理标准作业规程(五)
1.0目的
规范钥匙委托管理工作,确保妥善保管好托管的钥匙。
2.0适用范围
适用于特定情况下业主委托保管的钥匙及未入住单位钥匙的管理。
3.0职责
3.1客户服务中心主任/主管负责组织、安排钥匙的管理工作。
3.2客户助理负责依照本规程实施托管钥匙的日常管理工作。
4.0程序要点
4.1管理处可以进行钥匙保管的范围
4.1.1发展商交接后,业主未入住时由发展商托管的钥匙。
4.1.2特定情况下业主托管的钥匙。特定情况是指:业主确有实际的生活、工作困难确需托管钥匙,又不至于给管理处工作带来额外事端的情况。
4.1.3由于工程遗留问题,暂时留在客户服务中心用于工程整改的托管钥匙。
4.2发展商托管的钥匙
4.2.1物业接管验收工作结束后,管理处可以根据发展商的托管要求接管未入住单位的钥匙,。
4.2.2接管过来的钥匙由客户助理清楚标明钥匙单位编码并整齐有序的放置在钥匙柜中。
4.2.3钥匙的发放工作详见《入住管理标准作业规程》。
4.3业主在特定情况下托管的钥匙
4.3.1客户助理应特别向业主说明本管理处不承担为业主保管家庭财产的责任,业主同意后,请业主在《委托书》上委托钥匙栏中注明托管的数量并签字。
4.3.2管理员将《委托书》其中的一份交业主保管。
4.3.3管理员在托管的钥匙上贴上标有业主房号的标识,然后将钥匙整齐有序的放置在钥匙柜中保存。
4.4托管钥匙的管理
4.4.1管理处有维修、工程整改或空置房管理需要使用托管的钥匙时,由客户助理在借用人办理钥匙借用手续后,将钥匙交给借用人。但需进入的是已入住业主而暂未使用的房屋,必须事先与业主联系,征得同意后,才能办理钥匙借用手续,(如遇紧急情况,经管理处主任同意后,可先行进入,事后必须通知业主,争取业主的谅解)钥匙借用手续的办理程序为:借用人在《钥匙借用登记表》中如实填写借用日期、钥匙编号、数量、预借期、借钥匙原因、借用人、借出人等内容,然后签名确认。
4.4.2办理钥匙退还手续时,管理员应在核对钥匙数量后,在《钥匙借用登记表》中标注钥匙退还日期,并在接收人一栏签名确认。
4.4.3客户服务中心主任/主管应安排管理员根据各类登记表的记录检查钥匙的借还情况,发现借期超过三天不还钥匙者,应致电借钥匙部门或个人催还。
4.4.4当接到丢失或损坏钥匙报告时,管理员应按《业主托管钥匙登记表》中备忘录栏要求记录事件经过并报告客户服务中心主任/主管;客户服务中心主任/主管与房地产开发商/业主联系,征得同意后,采取补配钥匙或换锁措施确保遗失钥匙单位的安全,管理员将处理结果记录在备忘录栏中。
4.4.5业主或业主指定的领钥匙人前来领取钥匙时,管理员凭领钥匙人的身份证移交钥匙给领钥匙人。同时应请业主/领钥匙人签名确认,并标注移交日期。在无任何证件证明索匙者为钥匙所属单位的业主/业主指定的领钥匙人时,管理员不得将钥匙转交。
4.5所有与钥匙管理有关的记录应由客户服务中心归档保存两年。
4.6本规程执行情况作为相关人员的绩效考评的依据之一。
5.0记录
5.1《业主托管钥匙登记表》
5.2《钥匙借用登记表》
6.0相关支持文件
6.1《入住管理标准作业规程》
第8篇 物业钥匙委托管理作业手册
物业钥匙委托管理标准作业手册
为了规范项目内特定情况下业主委托保管的钥匙及空置房钥匙的管理工作,确保妥善保管好托管的钥匙
01、物业管理处钥匙保管的范围
发展商交楼后,业主未入住时由发展商托管的钥匙
特定情况下业主托管的钥匙。特定情况是指:业主确有委托要求或实际的生活、工作困难确需托管钥匙,又不至于给物业管理处工作带来额外事端的情况
未售出房屋
02、客服中心接管过来的钥匙由档案资料员清楚标明钥匙单位编码并整齐有序的放置在钥匙柜中
03、钥匙的发放工作按照入住流程操作
04、业主在特定情况下的钥匙管理
业主委托保管钥匙时,管理员应按《业主留钥匙登记表》的要求填写相关项目
管理员应特别向业主说明本物业管理处不承担为业主保管家庭财产的责任,业主同意后,请业主在《业主留钥匙登记表》的业主签名栏签名确认
05、托管钥匙的管理
物业管理处有维修或空置房管理需要使用托管的钥匙时,由物业管理处管理员在借用人办理钥匙借用手续后,将钥匙交给借用人。钥匙借用手续的办理程序为:借用人在《钥匙借用登记表》中如实填写借用日期、数量、借钥匙原因、借用人联系电话等内容,然后签名确认
办理钥匙退还手续时,管理员应在核对钥匙数量后,在《钥匙借用登记表》中标注钥匙退还日期,并在接收人一栏签名确认
客服主管应安排管理员根据各类登记表的记录检查钥匙的借还情况,发现借期超过三天不还钥匙者,应致电借钥匙部门或个人催还
当接到丢失或损坏钥匙报告时,管理员应征求业主同意后,要求损坏或丢失方重新换锁,保证房屋安全。并将处理结果记录在《业主留钥匙登记表》上形成备忘录,入业主档案袋中
06、所有与钥匙管理有关的记录应由客服中心归档、保存。
第9篇 三级文件：物业钥匙管理作业指导书
物业三级文件:钥匙管理作业指导书
1、目的
规范房屋钥匙的管理,做到收、发钥匙准确、快速、无误。
2、范围
适用于各管理处钥匙的保管工作。
3、职责
3.1钥匙保管人员做好保管和定期检查工作。
3.2客户服务部主管负责对钥匙保管工作的监察。
4、方法和过程控制
4.1所有接管房屋的钥匙要由专人保管,存放于指定区域,钥匙上标识应标注清楚,以便查找。
4.2钥匙保管人就经常对钥匙保管情况进行检查,如发现标签破损或模糊不清者应及时更新。
4.4业主领取/借用钥匙,钥匙保管人必须确认身份,业主须在《钥匙发放登记表》/《钥匙借用申请表上》上签字。
4.5其他人员如借用钥匙,要认真盘问钥匙用途及归还日期,并在《钥匙借用登记表》上做好登记,施工维修人员的钥匙借用应该做到当天借用当天归还,营销部人员的钥匙借用应有营销部部门主管的签字。
4.6所有借出的钥匙由钥匙保管人员负责追回并及时在《钥匙借用登记表》上讲相关记录填写完善。
4.7钥匙存放地点无关人员不得进入。
5、相关文件
无
6、相关质量记录表单
__wy7.5.4-k01-02 《钥匙发放登记表》
__wy7.5.4-k01-02 《钥匙借用登记表》
