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物品采购管理制度是一套企业内部管理规则，旨在规范物品采购流程，确保资源有效利用，降低采购成本，提高工作效率。它涵盖了从需求识别、供应商选择、合同签订、订单处理到收货检验等多个环节。
包括哪些方面
1. 需求管理：明确物品采购的需求来源，规定需求申请的审批程序，防止无计划的采购。
2. 供应商管理：设定供应商选择标准，规定供应商评估和考核机制，保证供应商的质量和服务水平。
3. 采购流程：定义从询价、比价、谈判到签订合同的具体步骤，确保采购过程的公正透明。
4. 订单与支付管理：规范订单的制作、审核和执行，设定支付条件和流程，防止资金风险。
5. 验收与入库：规定物品的验收标准和程序，确保入库物品符合质量要求。
6. 记录与报告：要求详实的采购记录，定期进行采购活动的分析和报告，以便持续改进。
重要性
物品采购管理制度对于企业的运营至关重要。一方面，它能有效控制成本，避免因盲目采购导致的资源浪费；另一方面，通过规范流程，可以减少采购过程中的风险，保护企业的利益。此外，良好的供应商管理也有助于建立稳定的供应链，保障企业生产或服务的连续性。
方案
1. 建立采购需求审批系统：所有采购需求需经过部门经理和财务部门的审批，以确保采购的必要性和合理性。
2. 构建供应商数据库：定期评估供应商，优先选择信誉良好、价格合理、交货及时的供应商。
3. 推行电子采购：利用电子采购平台，实现采购流程的自动化，提高效率，减少人为错误。
4. 实施严格的验收制度：设立专门的质检团队，对采购物品进行质量把关，不合格产品不得入库。
5. 强化采购审计：定期对采购活动进行审计，检查制度执行情况，发现问题及时整改。
6. 培训与教育：对采购人员进行专业培训，提高他们的业务能力和道德素质，防止不当行为。
通过以上方案的实施，企业能够构建一个高效、廉洁、透明的物品采购管理体系，从而提升整体运营效率，降低成本，保障企业的长期稳定发展。
物品采购管理制度范文
第1篇 餐饮酒店物品采购管理制度
随着餐饮酒店规模的不断扩大,餐饮酒店的管理也越来越难,尤其在财务物品采购管理方面更是难上加难了,不过有一套好的物品采购管理制度管理就不再是难题了。有了制度还必须要有流程标准,同时还要做好如何减少餐饮采购中的漏洞问题。为了加强餐饮酒店物品采购的管理,防止库存积压、造成滞销、超期变质等损失,我们需要结合餐饮酒店的实际情况,制定该管理制度,具体如下:
1、采购人员须认真学习《合同法》及有关法律和餐饮酒店规定,不得因合同条款订立不当而给餐饮酒店带来损失。合同在签订前须由经办人填写合同签订申请书,报餐饮酒店总经理批准,方可签署。
2、采销合同由专人统一编写、登记、编制、发送和保存。所有合同必须保留正本两份,一份交财务部做付款凭证,另一份交由相关部门合同管理人员留档备查。
3、物品的采购:
物品的采购,按每月使用计划及合理库存的需要,经营业部门经理审核后报总经理批准,不得因提前或拖延采购而影响营业,也应避免因超计划采购带来积压或损失。
采购人员采购物品时,应根据请购单的数量、规格、质量要求、用途,审核同意后报总经理审批,方可采购。管理用物品的采购,如固定资产、仪器、工具、办公用品等,各部门应填写请购单,经所购物品的部门经理审核后,报总经理批准后统一购买。
办理购物付款时,应附付款申请单、购销合同、请购单,已经总经理审批的付款计划或购货合同执行情况表,报财务部审核后,方可付款。
财务部门在办理付款时应核实付款手续是否齐全,否则财务有权拒付,并要求补齐相关手续。
采购人员报销时,应办理入库单,入库单内容必须填写清楚齐全,如需要质检的物品,应附质检部门的审签手续。根据财务要求,发票应在开出一个月内报销,逾期未报销给公司造成损失的,由采购经办人承担,该部门经理负同等责任。
采购、库管人员按季度对库房存货情况进行分析,对库存物品的积压、变质、沉淀要列表清查、处理,对造成不必要的损失负直接责任。
4、成本部每月2日前将截止到上月末的库存物品(包括各分库)盘点情况汇总表报财务部,并对库存物品现状如短缺、毁损等列示清楚,及时处理,减少不必要的损失。如是人为因素给餐饮酒店造成损失,当事人要承担责任。
5、采购人员不得营私舞弊,吃回扣贪污,假公济私,如发现有上述行为,将严厉追究当事人经济或刑事责任。
以上五点就是物品采购管理制度的内容,可能内容比较广,具体的细化内容还需要自己根据自身的工作岗位要求进行调整,同时以上制度的内容是由财务部制定并负责解释的,财务部负主要责任。有了这份物品采购管理制度还必须要有一套餐饮业采购流程及标准还能把采购部的工作做得更好。
第2篇 第一中学大宗物品采购管理办法
区第一中学大宗物品采购管理办法
为了规范大宗物品采购行为,强化采购管理,提高采购资金使用效益,促进廉政建设,维护学校利益,特制定本办法。
一、大宗物品采购管理须按照《中华人民共和国国政府采购法》要求进行。采购应当坚持公开透明原则、公平竞争原则和诚实信用原则。严格执行有关法律、法规和学校的有关规定。
二、大宗物品是指价格在1万元以上的仪器、设备、图书、教材、药品、原材料等。
三、学校大宗物品采购实行政府集中采购和分散询价采购相结合。部门根据需要提出大宗物品购买请示报告,请示报告的内容包括物品的名称、规格型号、数量、价格、具体用途等,经学校后勤处审核报分管校长同意和校长审批,一万元(含一万元)以上三万元以内(不含三万元)的严格执行政府采购;三万元以上(含三万元)要进行公开招投标。
四、采购项目经主管部门批复后,由后勤处安排采购员、教师代表等成立三人以上五人以下的采购小组,具体办理采购事宜。采购人员在办理采购事宜前,要详细查阅有关技术资料和技术要求,本着货比三家的原则,与有关厂家联系,必要时进行实地考察,了解产品的价格、质量、性能等,写出购买报告,提交学校领导研究通过后,方可组织购买。
五、凡适于招标的,由办公室和后勤处组织评委进行招投标,学校工会负责监督,程序严格按照招投标办法进行。
六、物品采购部门要按照《合同法》规定与供应方签定严密的订购合同。
七、大宗物品一经到货,采购小组应立即组织人员进行验收。验收包括实物验收和技术验收。实物验收要根据订货合同、装箱单的内容与实物逐样核对,认真填写实物验收单。技术验收要根据产品的技术要求对产品的性能和质量进行详细检查,并认真填写技术验收单。对验收不合格的产品,要及时做出退货、换货、索赔处理。
八、有关人员要恪守国家法律、法规,自觉抵制不正当的购销行为。严禁商业贿赂,违者将对其进行责任追究。
九、本办法由学校后勤处负责解释。
第3篇 第一中学物品采购管理制度
第一初级中学物品采购管理制度
一、采购人员必须坚持认真负责,勤俭节约,办事公开,廉洁自律的原则,采购500元以上物品,原则上必须2人到场,做到钱物分开。
二、学校采购必须通过大型商场进行采购,所购物品要物美价廉,保质保量。
三、学校正常的教育教学、办公服务所需物质订购,一律实行采购申报制度。小件物品集体采购,大件物品政府采购或招标采购。
四、采购人员必须充分掌握市场信息,收集市场物资情况,预测市场供应变化。
五、采购物品需事先填写申购单,然后由后勤处审核报校长签署意见。购买1000元以上的物品先请示分管校长和校长;购买5000元以上的物品由校长(行政)办公会研究决定;10000元以上一般在先计划的基础上,经校长(校务会)研究后报主管部门进行政府采购。
六、签订采购合同,必须注明供货品种、型号、质量、价格、交货时间、货款交付方式,供货方式、违约经济责任等,否则,造成的损失由采购人员负责。
第4篇 调高医院总务物品采购管理制度
医院总务物品采购管理制度
1、采购员在总务科科长的直接领导下,负责总务库房和专项物资的采购工作。
2、各科所需的办公用品,按月造计划报送总务科,全院每月所需的用品,由总务库房汇总制定计划,一式三份,经主管科长审查,报经主管院长审批,审批后按计划采购。
3、固定资产的购买由主管科长、主管院长批准后方可购买,购买后办理验收入库的同时,要登记入帐。
4、采购员须按照批准的计划进行采购,要严格把好质量、价格关,做到货比三家,择优采购。
5、对临时性计划,经主管科长、主管院长批准后及时采购,保证临床一线的供应。
第5篇 商务酒店原材料及物品采购管理办法
商务酒店原材料及其他物品采购管理办法
第一条.由厨师长、生产班度根据宴会预定单参照厨房库存及生产计划,提出采买计划。
第二条.将采购计划送交财务部审核。
第三条.由财务部填制请购单送总经理批准后交由采购员。
第四条.采购员要负责将价格真实、准确、清楚的记录于请购单上。
第五条.采购员购买后,将原材料直接拨入厨房和生产车间,由保管员协同厨师长或生产班长共同验收并签字。
第六条.验收后采购员将签字的请购单连同内部直拨单、采购发票送交总经理审批。
第七条.采购员持内部直拨单、采购发票到财务报帐。
第八条.其他物品的采购,由各部门提出申请采购计划,交财务部保管员审核,主管会计签字,交总经理批准后,交给采购员采购。
原材料采购流程图
宴会预定单或销售计划 提出申请 审核填请购单
销售部--- 厨师长(或生产班长)---财务部----
审批后 持验收凭证、发票 审批签字后
总经理--采购员---总经理------
核帐、报帐
----财务。
其他物品采购流程图
提交 审核 签字
各部门提出采购计划----保管员--主管会计----总经理
审批后 持验收凭证、发票 审批签字后 核帐、报帐
--采购员---总经理---财务部.
第6篇 （中学学校）进一步加强物品采购验收管理规定
中学(学校)关于进一步加强物品采购验收管理的规定
为了进一步规范学校财务制度,完善学校物品采购验收管理制度,切实发挥好教代会民主监督的职能,经学校党委研究作出如下规定。
1、采购物品前首先由相关处室提出项目申请,经学校党委研究通过后方可购买,项目金额达二千元的要通过招标、议标程序采购。
2、参与招标、议标的教代会代表通过随机抽签的方式产生。
3、招标、议标前要派教代会代表进行市场调查,并将调查结果报学校主管领导。
4、采购由申购部门牵头,教代会代表参加并监督,整个招标、议标过程要公开透明,招标必须定好合同。
5、相关主管处室派人验货。验货人不得是本次采购中参与招标、议标的相同人员。验货人必须逐项核对,认真核查,并提供签字书面验收报告。
6、校纪委对招标、议标、采购、验货等整个过程全面监督,对采购验货过程中出现的问题负责调查、核实、查处。
7、验收结果与采购合同规定的物品规格、型号、厂家一致,没有数量和质量问题,校纪委监督合格,参与采购的教代会代表,验货人员方可在票据上签字,主管领导再加盖“教代会审查通过”章。
8、学校财务部门在商家所有手续完备的情况下方可与之按合同结账。
zz中学总务处
第7篇 中学物品采购管理规定
中学物品采购规定
随着学校办学规模的不断扩大,学校总务处购物工作也显越来越重要,为加强学校物品采购管理,开源节流,对我校物品采购作如下规定:
1、购物范围:除学校专项购物(规模较大,如校园网络、图书馆购买书等)外,其它学校日常运行过程中的购物工作全部纳入校总务购物体系。
2、购物申请:①各相关部门(人)根据工作需要提出书面申请,统一采用学校印制的《物品采购申请表》,注明购物名称、数量及用途,申请前须咨询学校仓库管理员确认是否有库存。如购置固定资产的,还须经相关部门资产管理员初审确认(如:电教设备须经电教室资产管理员初审确认)。②送相关部门主任审批后,再送分管校长审批,金额超过2000元的项目须由校长审批同意。③常规购物须提前5天提出申请,(最好提供有关购物信息),综合类大批物品采购(多类别多品种,如实验室学期购物申请),必须提前一个月递交申请。
3、购物过程:总务处接到《物品采购申请表》后,派人外出询价并采购后办理总务处仓库入库手续或对应室固定资产登记手续,并及时把购物情况通知购物申请部门(人),请其及时领用。特殊物品可由总务处汇同申请人(部门)一同采购。
4、购物期限:紧急物品当天购物到位,常规物品5天内到位,大宗物品一般2周内到位,特殊型号30天内到位,如不能在规定时间内到位或购齐,应及时向申请方(人)说明原因。
5、反馈信息:申请部门(人)领用所购物品后应及时把使用信息(数量、质量等)反馈到总务处购物小组,以便提高以后的购物质量。
第8篇 物品采购管理规定办法
工程物资采购管理制度
第一章总则
第一条为了加强公司(以下简称公司)的工程物资采购管理,规范工程物资采购工作的程序和标准,防范和降低工程物资采购中的风险,保障公司经营的效率和效益,根据<内部会计控制规范——-采购与付款>等法规的相关规定,特制定本制度。
第二条本制度中的工程物资是指公司开发项目所需要的、由公司采购的材料和设备,包括:工程材料、工程用设备、工程用施工设备。公司购买的管理用固定资产和低值易耗品不包含在本制度管理范围内。
第三条本制度适用于公司开发的所有项目。
第二章部门设置与职责分工
第四条需求部门
负责各工程项目开发、建设和后期管理的部门是工程物资的需求部门,负责审核确认施工单位提出的物资需求长期规划和物资需求申请、及时提交物资长期需求规划和近期需求申请、审核供应商、与供应商技术交流、物资验收和物资后续管理等工作。
第五条采购执行部门
物资部是工程物资采购的执行部门,负责按照需求部门的计划组织采购、采购合同管理、监督供应商执行状况、工程物资采购信息传递、物资验收和交接、建立采购台账、建立合格供应商档案、提出采购付款申请等工作。
第六条采购审核部门
集团供应公司是工程材料采购价格的审核部门,负责收集并依据公司采购的历史价格、外部市场价格、专业机构提供的价格等可比较信息对采购价格进行独立审核。
第七条采购审批部门
按照集团公司的采购审批程序执行。
第八条采购监督部门
签证部是工程物资采购工作的监督部门,负责对采购内部控制、采购工作执行情况进行监督。
合同部、财务部对采购付款情况进行监督。
第三章采购程序与工作标准
第九条月度采购计划
需求部门每月根据工程设计和施工进度编制<月度物资需求计划>,每月按时将计划提交给物资部。物资部根据上报的计划,进行汇总,形成<月度采购计划>,报公司计划会议审阅。审阅通过后,物资部根据<月度物资采购计划>套用计划或定额价格提出资金支付计划,提交资金管理部落实采购资金,并统筹做好人员安排、时间安排等采购准备工作。
第十条需求申请
1、需求部门根据<月度物资需求计划>按照统一格式编制<物资需求申请表>。<物资需求申请>应分类填写,按照施工单位和类别连续编号,要求内容准确、明晰、完整,需求部门对申请的正确性和合理性负责。
2、需求部门应在以下规定时间内分别上报给物资部。
第9篇 酒店物品采购管理制度（11）
酒店物品采购管理制度(十一)
为了加强物品采购的管理,防止库存积压、造成滞销、超期变质等损失,结合酒店的实际情况,特制定本制度。
1、采购人员须认真学习《合同法》及有关法律和酒店规定,不得因合同条款订立不当而给酒店带来损失。合同在签订前须由经办人填写合同签订申请书,报酒店总经理批准,方可签署。
2、采销合同由专人统一编写、登记、编制、发送和保存。所有合同必须保留正本两份,一份交财务部做付款凭证,另一份交由相关部门合同管理人员留档备查。
3、物品的采购:
3.1物品的采购,按每月使用计划及合理库存的需要,经营业部门经理审核后报总经理批准,不得因提前或拖延采购而影响营业,也应避免因超计划采购带来积压或损失。
3.2采购人员采购物品时,应根据请购单的数量、规格、质量要求、用途,审核同意后报总经理审批,方可采购。管理用物品的采购,如固定资产、仪器、工具、办公用品等,各部门应填写请购单,经所购物品的部门经理审核后,报总经理批准后统一购买。
3.3办理购物付款时,应附付款申请单、购销合同、请购单,已经总经理审批的付款计划或购货合同执行情况表,报财务部审核后,方可付款。
3.4财务部门在办理付款时应核实付款手续是否齐全,否则财务有权拒付,并要求补齐相关手续。
3.5采购人员报销时,应办理入库单,入库单内容必须填写清楚齐全,如需要质检的物品,应附质检部门的审签手续。根据财务要求,发票应在开出一个月内报销,逾期未报销给公司造成损失的,由采购经办人承担,该部门经理负同等责任。
3.6采购、库管人员按季度对库房存货情况进行分析,对库存物品的积压、变质、沉淀要列表清查、处理,对造成不必要的损失负直接责任。
4、成本部每月2日前将截止到上月末的库存物品(包括各分库)盘点情况汇总表报财务部,并对库存物品现状如短缺、毁损等列示清楚,及时处理,减少不必要的损失。如是人为因素给酒店造成损失,当事人要承担责任。
5、采购人员不得营私舞弊,吃回扣贪污,假公济私,如发现有上述行为,将严厉追究当事人经济或刑事责任。
6、本制度由财务部制定并负责解释。
第10篇 _房地产物品采购、验收、领用管理办法
房地产公司物品采购、验收、领用管理办法(暂行)
第一章总则
第一条为规范物品管理,加强物品采购价格监督管理,降低物品采购成本,降低库存,增加企业效益,特指定本办法。
第二条本规定适用于公司各部门购买原材料、辅料、零部件、保洁用品、办公用品、劳保用品以及其他物品等采购过程中的决策、价格监督、领用监督、财务核算等行为。
第三条物品采购要树立采购经济批量观念,物品验收要坚持独立原则,物品的领用要树立需用原则。
第二章物品采购的管理
第四条各部门每月应根据部门需要,编制部门采购计划明细表(一式两份,部门一份,仓库保管员一份,见表一),经各部门主管签字确认后,报综合管理部(以下简称综合部)。综合部每月(25日前)应根据各部门提交的部门采购计划明细表及现物品库存状况编制采购计划汇总表(一式两份,综合管理部一份,仓库保管员一份,见表二),采购计划汇总表后附各部门所需物品明细。采购计划汇总表必须经仓库保管员、物业公司经理确认后,审批方可生效。对采购计划外的物质需求,必须填写用品特批单(见表三),经上述人员确认同意,财务审批后方可采购。
第五条综合管理部每月应编制采购计划,并建立采购明细台帐(保存期限为二年),接受主管领导检查,定期和财务进行核对。采购计划应以合理的库存和经济批量为前提,坚持先利库,后采购的工作程序,谁提供采购依据,谁承担经济责任。
第六条综合管理部每半年需对重要、主要物品供应商进行一次综合评定,并建立供应商档案,对于评审不合格的供应商予以淘汰,补充新的合格供应商。
第七条综合管理部负责处理公司库仓的冷、背、残、次物品。
第三章物品验收的管理
第八条所采购的货品到达公司前,采购人员应事先通知库仓人员做好验收准备。
第九条采购的物品到达公司后,必须由采购人员、负责检验人员(使用部门、工程部技术人员)和仓库人员一起根据供货方发货单(或发票)上所列物品进行逐一验收。
第十条采购物品的入库验收包括数量(直观上物品的完好度)、质量(规格、型号、产地等)、价格三个方面。数量和价格验收由仓管人员负责,质量验收由使用部门(或公司专业技术人员)或仓管人员负责。
第十一条公司所采购的物品到达后,应在当日办理完验收入库手续和财务入库手续。
第十二条公司购进物品,经验收合格后,仓管人员必须及时填制有编号的入库单,一式三联。对验收不合格的物品,仓管员不得办理入库手续,由采购员办理换货或退货;对入库后发现不合格的,仓管人员应及时通知采购人员办理换货或退货,给公司造成损失的,追究有关人员的责任。仓管人员填写入库单,应以独立保管的实体作为入库单位。
第十三条物品入库后,应当按照种类分区摆放整齐,按种类设置货物标识,严禁将不同种类的货物混放。
第十四条付款时必须持合同、入库单、发票经总经理(或其授权人)审批后,方可到财务部办理付款手续,手续不全财务有权拒绝付款。
第四章物资领用管理
第十五条确需领用物品的人员、部门,必须填写公司统一印制的领料单及采购计划明细表并经部门负责人签字,领用人持领料单采购计划明细表到仓库领料,领料单的有效期限为3天。保洁用品,办公用品等日常使用频繁的物品,由各部门凭领料单、采购计划明细表按月一次领出。
第十六条仓管人员根据完备、有效、准确的领料单填写一式四联出库单,按照出库单上的项目逐一发放,并在各部门采购计划明细表上盖已领用章,定期将出库单传递给财务部门。
第十七条保洁班月领料计划应由保洁部主管按掌握的日常消耗所需量严格编制,并经主管签字后,报项目经理审批。由月领料计划分解产生的旬计划、日计划由其主管审批后连同物业经理审批过的月领料计划应于计划月上月末送至仓库管理员,仓管人员严格按第二十条和二十一条的要求发料。
第十八条每月末,由仓库管理员对保洁部领用物料汇总,与月领料计划进行核对,若有差异报其物业经理并责成其说明原因。
第十九条工程部主管根据历史数据、经验,编制维修用料月计划,对于经常使用的替换配件、物品、维修材料等,由工程部主管提出申请,经财务部审核并经物业经理审核批准后,可实行定额备用量,一般保证7天的库存量。根据批准后的申请填写领料单(见表四),一次领出备用。并指定专人负责,建立明细台帐,月末工程部应将库存量结出,报仓管人员核对,财务部定期或不定期检查领用、库存情况。
第二十条对于不经常使用的物料,凭完备、有效的手续领用。
第二十一条需要维修的客户或公司部门,工程部必须根据客服中心填制的报修单(一式三联,财务、工程、客服各一联,见表五)进行维修,所需更换的物料或所需工费必须经客户或报修部门有关人员签字确认,月末客服中心应将报修单汇总后交仓管部门、财务部进行核对、核算。对于虚假的报修,一经发现予以严肃处理,工程部主管应承担相应的责任。
第二十二条实行以旧换新领用物料的部门或人员,必须持旧物料和完备、有效的领料单,到仓库更换。仓管人员应在领料单备注栏中注明以旧换新字样,对回收废旧物料有变卖价值的,仓管人员应归类存放,无使用价值的,也应独立存放,定期按程序由综合管理部处理。
第五章附则
第二十三条采购必须按上述规定的程序办理,指定专人负责采购、验收和保管,公司将定期或不定期的进行全面检查(包括价格、合同、程序等),并将检查结果以书面形式上报公司领导;同时将此作为部门及个人的考核指标之一。
第二十四条本管理办法自下发之日起试行,原与此办法有抵触的,以本办法为准。
第二十五条本办法由财务部负责解释。
第11篇 物业公司物品采购验收领用管理办法
物业公司物品采购、验收、领用管理办法(暂行)
第一章 总则
第一条为规范物品管理,加强物品采购价格监督管理,降低物品采购成本,降低库存,增加企业效益,特指定本办法。
第二条本规定适用于公司各部门购买原材料、辅料、零部件、保洁用品、办公用品、劳保用品以及其他物品等采购过程中的决策、价格监督、领用监督、财务核算等行为。
第三条物品采购要树立采购经济批量观念,物品验收要坚持独立原则,物品的领用要树立需用原则。
第二章 物品采购的管理
第四条各部门每月应根据部门需要,编制部门采购计划明细表(一式两份,部门一份,仓库保管员一份,见表一),经各部门主管签字确认后,报综合管理部(以下简称综合部)。综合部每月(25日前)应根据各部门提交的部门采购计划明细表及现物品库存状况编制采购计划汇总表(一式两份,综合管理部一份,仓库保管员一份,见表二),采购计划汇总表后附各部门所需物品明细。采购计划汇总表必须经仓库保管员、物业公司经理确认后,审批方可生效。对采购计划外的物质需求,必须填写用品特批单(见表三),经上述人员确认同意,财务审批后方可采购。
第五条综合管理部每月应编制采购计划,并建立采购明细台帐(保存期限为二年),接受主管领导检查,定期和财务进行核对。采购计划应以合理的库存和经济批量为前提,坚持先利库,后采购的工作程序,谁提供采购依据,谁承担经济责任。
综合管理部每半年需对重要、主要物品供应商进行一次综合评定,并建
第六条立供应商档案,对于评审不合格的供应商予以淘汰,补充新的合格供应商。
第七条综合管理部负责处理公司库仓的冷、背、残、次物品。
第三章 物品验收的管理
第八条所采购的货品到达公司前,采购人员应事先通知库仓人员做好验收准备。
第九条采购的物品到达公司后,必须由采购人员、负责检验人员(使用部门、工程部技术人员)和仓库人员一起根据供货方发货单(或发票)上所列物品进行逐一验收。
第十条采购物品的入库验收包括数量(直观上物品的完好度)、质量(规格、型号、产地等)、价格三个方面。数量和价格验收由仓管人员负责,质量验收由使用部门(或公司专业技术人员)或仓管人员负责。
第十一条公司所采购的物品到达后,应在当日办理完验收入库手续和财务入库手续。
第十二条公司购进物品,经验收合格后,仓管人员必须及时填制有编号的入库单,一式三联。对验收不合格的物品,仓管员不得办理入库手续,由采购员办理换货或退货;对入库后发现不合格的,仓管人员应及时通知采购人员办理换货或退货,给公司造成损失的,追究有关人员的责任。仓管人员填写入库单,应以独立保管的实体作为入库单位。
第十三条物品入库后,应当按照种类分区摆放整齐,按种类设置货物标识,严禁将不同种类的货物混放。
第十四条付款时必须持合同、入库单、发票经总经理(或其授权人)审批后,方可到财务部办理付款手续,手续不全财务有权拒绝付款。
第四章 物资领用管理
第十五条确需领用物品的人员、部门,必须填写公司统一印制的领料单及采购计划明细表并经部门负责人签字,领用人持领料单采购计划明细表到仓库领料,领料单的有效期限为3天。保洁用品,办公用品等日常使用频繁的物品,由各部门凭领料单、采购计划明细表按月一次领出。
第十六条仓管人员根据完备、有效、准确的领料单填写一式四联出库单,按照出库单上的项目逐一发放,并在各部门采购计划明细表上盖已领用章,定期将出库单传递给财务部门。
第十七条保洁班月领料计划应由保洁部主管按掌握的日常消耗所需量严格编制,并经主管签字后,报项目经理审批。由月领料计划分解产生的旬计划、日计划由其主管审批后连同物业经理审批过的月领料计划应于计划月上月末送至仓库管理员,仓管人员严格按第二十条和二十一条的要求发料。
第十八条每月末,由仓库管理员对保洁部领用物料汇总,与月领料计划进行核对,若有差异报其物业经理并责成其说明原因。
第十九条工程部主管根据历史数据、经验,编制维修用料月计划,对于经常使用的替换配件、物品、维修材料等,由工程部主管提出申请,经财务部审核并经物业经理审核批准后,可实行定额备用量,一般保证7天的库存量。根据批准后的申请填写领料单(见表四),一次领出备用。并指定专人负责,建立明细台帐,月末工程部应将库存量结出,报仓管人员核对,财务部定期或不定期检查领用、库存情况。
第二十条对于不经常使用的物料,凭完备、有效的手续领用。
第二十一条需要维修的客户或公司部门,工程部必须根据客服中心填制的报修单(一式三联,财务、工程、客服各一联,见表五)进行维修,所需更换的物料或所需工费必须经客户或报修部门有关人员签字确认,月末客服中心应将报修单汇总后交仓管部门、财务部进行核对、核算。对于虚假的报修,一经发现予以严肃处理,工程部主管应承担相应的责任。
第二十二条实行以旧换新领用物料的部门或人员,必须持旧物料和完备、有效的领料单,到仓库更换。仓管人员应在领料单备注栏中注明以旧换新字样,对回收废旧物料有变卖价值的,仓管人员应归类存放,无使用价值的,也应独立存放,定期按程序由综合管理部处理。
第五章 附则
第二十三条采购必须按上述规定的程序办理,指定专人负责采购、验收和保管,公司将定期或不定期的进行全面检查(包括价格、合同、程序等),并将检查结果以书面形式上报公司领导;同时将此作为部门及个人的考核指标之一。
第二十四条本管理办法自下发之日起试行,原与此办法有抵触的,以本办法为准。
第二十五条本办法由财务部负责解释。
第12篇 z物业管理物品采购控制程序
公司程序文件版号: a
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ej-qp5.1物业管理物品采购控制程序页码: 1/3
1.目的:
确保采购的物品符合质量要求。
2.适用范围:
适用于公司各部门对物业管理服务相关物品的采购。
3.引用文件:
3.1质量手册第4.6、4.10、4.13章
3.2 is09002标准第4.6、4.10、4.13章
4.职责:
4.1公司各部门职责:
4.1.1各部门应设专人负责编制本部门相关物业管理项目所需物品的购置计划。
4.1.2各部门主任负责本部门物品购置计划的核定。
4.1.3管理者副代表负责物品购置计划的审核,公司副总经理负责物品购置计划的审批。
4.1.4经副总经理审批后的物品购置计划由综合办公室主任负责实施。
4.1.5综合办公室主任负责购置物品检查、验收、入库登记。
4.2工程维修部的职责:
4.2.1工程维修部负责物业分承包商施工材料及日常维修材料采购计划的审核。
4.2.2当住户发现分承包商提供的日常维修材料存在质量问题或材料不足时,工程维修部应对分承包商所购物品和库存进行验证,并对其发出《整改通知书》。
5.工作程序:
5.1物品的购置计划由各部门根据本部门相关物业管理项目实际需要,编写《物品采购计划报批表》。
5.2购置计划要明确产品的名称、规格、型号、数量、购置用途与时间要求,有特释要求的应注明。
5.3购置计划编写完成后交部门领导进行核定,经部门领导核定后,
交管理者副代表审核,并由副总经理审批。
5.4经副总经理审批后的购置计划,由综合办公室主任负责实施。
5.5综合办公室主任对审批后的购置计划应委托办事员负责实施。
5.6办事员根据各部门的购置计划,要进行分类汇总,制定采购计划,采购计划应结合实际,以免造成资金的浪费。
5.7对物品采购的要求:
5.7.1办事员在进行采购时,应从《合格供应商名单》中选择供应商,并根据各部门提供购置计划的时间要求,分轻重缓急,有计划地进行,以确保物品的及时供应。
5.7.2工程维修部应建议物业分承包商对用量较大、数量较多且长年经常使用物品(如灯泡、水暖管件等)要采用国家定点生产厂家或专业生产厂家生产的产品,以确保产品的使用寿命和使用安全。
5.7.3对各专业有特殊要求的物品,办事员要会同专业技术人员共同去选购,以避免使用的困难。
5.8对物品的验收:
5.8.1物品到货后,综合办公室主任根据采购计划逐一进行清点检查、验收入库,并登记《入库登记表》中。
5.8.2物业分承包商购置的与物业管理相关的所需品,应与工程维修部共同验收,并将验收结果报工程维修部归档。
5.8.3对各专业有特释要求的物品,综合办公室主任应会同专业技术人员共同验收,并在《入库登记表》中注明验收结果。
5.9对不合格产品的处理:
5.9.1经办事员采购的物品,在进行检查验收时,发现产品质量或规格型号不符合要求,或产品质量有问题,放到指定区域并在《入库登记表》中加以记录,立即通知供货方进行更换,已更换仍不符合要求或质量的产品,要提出退货,以避免造成经济损失。
5.9.2物业分承包商采购的物品,工程维修部主任负责审查材料月计
划和每月材料库存情况,确保分承包商所购材料符合质量要求。
5.9.3对提供不合格产品的生产厂家或物品供应商,要进行调整,好中选优,以确定长期合作供应商。
6.支持性文件与质量记录:
6.1《合格供应商名单》 ej-qr-qp5.2-01
6.2《物品采购计划报批表》 ej-qr-qp5.1-01
6.3《入库登记表》&n
第13篇 某某物业公司物品采购验收领用管理办法
某物业公司物品采购、验收、领用管理办法
第一章 总则
第一条 为规范物品管理,加强物品采购价格监督管理,降低物品采购成本,降低库存,增加企业效益,特指定本办法。
第二条 本规定适用于公司各部门购买原材料、辅料、零部件、保洁用品、办公用品、劳保用品以及其他物品等采购过程中的决策、价格监督、领用监督、财务核算等行为。
第三条 物品采购要树立采购经济批量观念,物品验收要坚持独立原则,物品的领用要树立需用原则。
第二章 物品采购的管理
第四条 各部门每月应根据部门需要,编制部门采购计划明细表(一式两份,部门一份,仓库保管员一份,见表一),经各部门主管签字确认后,报综合管理部(以下简称综合部)。综合部每月(25日前)应根据各部门提交的部门采购计划明细表及现物品库存状况编制采购计划汇总表(一式两份,综合管理部一份,仓库保管员一份,见表二),采购计划汇总表后附各部门所需物品明细。采购计划汇总表必须经仓库保管员、物业公司经理确认后,审批方可生效。对采购计划外的物质需求,必须填写用品特批单(见表三),经上述人员确认同意,财务审批后方可采购。
第五条 综合管理部每月应编制采购计划,并建立采购明细台帐(保存期限为二年),接受主管领导检查,定期和财务进行核对。采购计划应以合理的库存和经济批量为前提,坚持先利库,后采购的工作程序,谁提供采购依据,谁承担经济责任。
第六条 综合管理部每半年需对重要、主要物品供应商进行一次综合评定,并建立供应商档案,对于评审不合格的供应商予以淘汰,补充新的合格供应商。
第七条 综合管理部负责处理公司库仓的冷、背、残、次物品。
第三章 物品验收的管理
第八条 所采购的货品到达公司前,采购人员应事先通知库仓人员做好验收准备。
第九条 采购的物品到达公司后,必须由采购人员、负责检验人员(使用部门、工程部技术人员)和仓库人员一起根据供货方发货单(或发票)上所列物品进行逐一验收。
第十条 采购物品的入库验收包括数量(直观上物品的完好度)、质量(规格、型号、产地等)、价格三个方面。数量和价格验收由仓管人员负责,质量验收由使用部门(或公司专业技术人员)或仓管人员负责。
第十一条 公司所采购的物品到达后,应在当日办理完验收入库手续和财务入库手续。
第十二条 公司购进物品,经验收合格后,仓管人员必须及时填制有编号的入库单,一式三联。对验收不合格的物品,仓管员不得办理入库手续,由采购员办理换货或退货;对入库后发现不合格的,仓管人员应及时通知采购人员办理换货或退货,给公司造成损失的,追究有关人员的责任。仓管人员填写入库单,应以独立保管的实体作为入库单位。
第十三条 物品入库后,应当按照种类分区摆放整齐,按种类设置货物标识,严禁将不同种类的货物混放。
第十四条 付款时必须持合同、入库单、发票经总经理(或其授权人)审批后,方可到财务部办理付款手续,手续不全财务有权拒绝付款。
第四章 物资领用管理
第十五条 确需领用物品的人员、部门,必须填写公司统一印制的领料单及采购计划明细表并经部门负责人签字,领用人持领料单采购计划明细表到仓库领料,领料单的有效期限为3天。保洁用品,办公用品等日常使用频繁的物品,由各部门凭领料单、采购计划明细表按月一次领出。
第十六条 仓管人员根据完备、有效、准确的领料单填写一式四联出库单,按照出库单上的项目逐一发放,并在各部门采购计划明细表上盖已领用章,定期将出库单传递给财务部门。
第十七条 保洁班月领料计划应由保洁部主管按掌握的日常消耗所需量严格编制,并经主管签字后,报项目经理审批。由月领料计划分解产生的旬计划、日计划由其主管审批后连同物业经理审批过的月领料计划应于计划月上月末送至仓库管理员,仓管人员严格按第二十条 和二十一条 的要求发料。
第十八条 每月末,由仓库管理员对保洁部领用物料汇总,与月领料计划进行核对,若有差异报其物业经理并责成其说明原因。
第十九条 工程部主管根据历史数据、经验,编制维修用料月计划,对于经常使用的替换配件、物品、维修材料等,由工程部主管提出申请,经财务部审核并经物业经理审核批准后,可实行定额备用量,一般保证7天的库存量。根据批准后的申请填写领料单(见表四),一次领出备用。并指定专人负责,建立明细台帐,月末工程部应将库存量结出,报仓管人员核对,财务部定期或不定期检查领用、库存情况。
第二十条 对于不经常使用的物料,凭完备、有效的手续领用。
第二十一条 需要维修的客户或公司部门,工程部必须根据客服中心填制的报修单(一式三联,财务、工程、客服各一联,见表五)进行维修,所需更换的物料或所需工费必须经客户或报修部门有关人员签字确认,月末客服中心应将报修单汇总后交仓管部门、财务部进行核对、核算。对于虚假的报修,一经发现予以严肃处理,工程部主管应承担相应的责任。
第二十二条 实行以旧换新领用物料的部门或人员,必须持旧物料和完备、有效的领料单,到仓库更换。仓管人员应在领料单备注栏中注明以旧换新字样,对回收废旧物料有变卖价值的,仓管人员应归类存放,无使用价值的,也应独立存放,定期按程序由综合管理部处理。
第五章 附则
第二十三条 采购必须按上述规定的程序办理,指定专人负责采购、验收和保管,公司将定期或不定期的进行全面检查(包括价格、合同、程序等),并将检查结果以书面形式上报公司领导;同时将此作为部门及个人的考核指标之一。
第二十四条 本管理办法自下发之日起试行,原与此办法有抵触的,以本办法为准。
第二十五条 本办法由财务部负责解释。
第14篇 某物业部物品采购管理规定
物业部物品采购管理规定
对物品采购的计划申请、审批等过程制定相应程序,确保采购物品满足服务及质量要求并进行成本控制,特制定本规定:
1、各部门应根据本部门工作计划,结合仓库库存情况,作出下月补充物资,并填写《请购单》;
2、每月月底制定下月的采购计划,采购计划应标明物品名称、规格、数量、需要日期、质量技术要求(必要时)、单价等;
3、各部门需采购的物质须报物质供应处,经物业部经理审核并报总经理批准后方可购买;
4、各部门需采购计划外或应急物质,价格在五百元以内的,仍需填写《请购单》并经物业部经理审核批准后,由采购员统一购买;
5、采购员负责选择合格供应商,并负责对购进物品的采购记录;
6、所需物品部门负责对采购员购进物品进行质量验证,仓库管理员负责对采购物品进行数量验收;
7、采购后采购员负责编制《物品采购记录、验证单》,记录包括价格、质量规格、购买日期、合格供应商名称等相关内容。
8、采购员负责选择合格供应商,并负责对合格供应商进行评审,凡发现不合格的应立即取消资格。
第15篇 某物业项目物品采购及管理措施
物业项目物品采购及管理措施
为确保采购产品质量满足服务要求,以恰当的方式评价供方,特将采购产品分两大类。第一类为重要产品,由采购部门制定采购计划,经综合管理部审核并报公司有关领导批准后实施采购;第二类为一般产品,由使用部门负责人批准后实施采购。
一、重要产品,指价值量大,对服务质量有重大影响的产品,包括:电梯维保、外墙清洗等服务;电动机、水泵等机电设备;健身器、大型娱乐设施;灭火器、消防水带等消防器材;报警设施、检测器具、对讲机及其它重要物品。
二、一般产品指低值易耗、对服务质量影响不太大的产品。包括:维修用工具、维修用材料及零配件、一般保洁、绿化用工具、材料等。
(1)要求标准
1)重要产品制定《采购计划》,一般产品填写《申购单》。
2)控制成本。
3)进行合格供方评价。
4)仓管员对采购的物品进行验证并入库。
5)仓管员应做好对仓库进行管理,做到物品有序堆放、分类存放,每月定期盘存,填写《存放物品月检表》。
6)物品领用须填写《领用单》,偶尔或临时性服务用物品及不宜设库存的其他物品可不设库存,即买即领;对有有效期规定的物品、且领用后一次性消耗不完的(如农药),应贴上醒目标签,注明有效期。
7)二级财务兼固定资产管理员。
8)每年年中、年末对固定资产进行清点、核账,并及时报送综合管理部。
(2)管理内容
1)各类物品的申购。
2)管理中心所有资产的管理。
3)各类物品的入存和领用管理。
4)仓库的管理。
