局文书档案管理制度3篇

有哪些

局文书档案管理制度主要包括以下几个核心部分：

1. 档案分类与编码规则：确保所有文件按其性质和重要性进行合理分类，并分配唯一的编码，便于查找和管理。

2. 文件收集与整理：规定文书的收集范围、时间点及整理方法，保证文件的完整性和准确性。

3. 存储与保管：明确档案的存储环境、期限和保护措施，防止文件损坏或丢失。

4. 利用与借阅：设定档案的使用权限，规定借阅流程和归还期限，确保档案安全。

5. 销毁与保留：建立档案销毁制度，明确哪些文件需要永久保存，哪些可以在一定期限后销毁。

6. 定期审查与更新：规定定期对档案管理制度进行审查和修订，以适应组织发展和法规变化。

实施细则

1. 档案分类：根据文书性质分为行政、财务、项目、人事等类别，每类再细分为子类，如行政类下设会议纪要、通知公告等。

2. 文件编码：采用字母-数字组合方式，如a001代表行政类第一份文件，b123代表财务类第一百二十三份文件。

3. 收集整理：各部门指定专人负责文件收集，每月进行一次集中整理，确保文件及时归档。

4. 存储保管：档案室应保持恒温恒湿，配备防火、防盗设施，电子文件备份在安全服务器上。

5. 借阅流程：员工需填写借阅申请表，经部门负责人审批后，由档案管理人员办理借阅手续。

6. 销毁保留：设立档案鉴定小组，每五年对过期文件进行审查，决定是否销毁，重要文件需永久保存。

7. 审查更新：每年至少进行一次制度审查，根据业务需求和政策变化及时调整。

上墙内容

1. 局文书档案管理制度概要，简述制度的主要目标和原则。

2. 文件分类图示，清晰展示各类别及其子类别的关系。

3. 常见问题解答，列出员工可能遇到的问题及解决办法。

4. 借阅流程图，直观展示借阅文件的步骤。

5. 档案管理人员联系方式，方便员工咨询和联系。

6. 注意事项，提醒员工关于文件保密、正确填写表格等方面的要点。

本局文书档案管理制度旨在规范文件管理工作，提高工作效率，保障信息安全，所有员工应严格遵守，共同维护良好的档案管理秩序。

局文书档案管理制度范文

第1篇 _畜牧水产局文书档案管理制度

一、认真贯彻执行党和国家的档案工作制度和保密制度,坚持集中统一管理的原则,确保文书档案完整齐全和绝对安全。

二、凡外来公函、电函、文件等,一律由办公室负责人或保密员收拆、统一登记编号、签出处理意见,分送有关领导或股站室阅办.上级机关来文,要及时报局领导阅示,并送有关股站室阅办和归档。

三、凡以局名义发出的文件,由承办者拟稿,经股站室负责人核稿后,交办公室负责人审核,再送局长或主管局长签发,由文印室统一编号、打印,办公室盖章发送.

四、文件借阅要办理登记手续,阅后迅速交档案室归档.除上级机关组织人事部门可以按规定办理手续借阅干部人事档案外,只有分管人事领导和人事股人员才能查阅干部人事档案。

五、档案管理人员和档案查阅者必须忠于职守,保守秘密,及时做好档案的材料收集、归档、整理等工作,保管、爱惜好档案。

第2篇 z县机关事务管理局文书档案制度

制度是个社会的游戏规则,更规范的讲,它们是为人们的相互关系而人为设定的一些制约。为此,我们一般要求大家共同遵守办事规程或行动准则来提高办事效率,才设定一些制度。下面是我们应届毕业生制度职责大全提供的制度文章供您参考:

(一)严格文书档案室管理制度,无关人员不得入内查阅、翻阅文件,随手关门,切忌将钥匙挂在抽屉或门上。

(二)切实做好保密工作,各种有密级的文件、资料、会议记录等保密材料阅后及时收回,随时入柜,不得放在办公桌上过夜。保密废纸统一到指定地点粉碎,不得另行处理。

(三)负责各类发文的编号、登记、印发,做到准确、无误。

(四)及时做好各种来文的登记,按规定程序分别送局领导、中层干部传阅,做到当日收文,当日传阅,及时收回。

(五)按月做好各类文件、资料的收集整理工作,做到不漏、不缺、不破损、不重复、不零乱,文件资料完整,查找方便。

(六)做好文件资料的归档工作。须在次年五月底前完成,按规定编写序号、目录、页码,装订成册,及时归档;因工作需要调阅档案,须经局领导同意,阅后及时归还。

文件收发、传阅、立卷归档管理制度

(一)发文:因工作需要应由局名义对外行文(函、通知、答复件、上报请示件等),先由有关科(室)提出要求,对于需要协调和解决的事项,事先进行协调,取得一致意见。然后有关科(室)拟定行文稿件(包括发文稿纸上的有关项目),送办公室审核认可,并在核稿上签字后,报局领导签发。再由办公室登记编定发文号,打印的稿件经有关科(室)校对无误后,交办公室司印、装订、留存、分送。

(二)收文:收文办理包括签收,登记、申核,拟办、批办、承办、催办等程序。文件收发按照收文办理的程序签收登记后,送办公室领导审核来文是否受理,对应转办的文件要及时转交,在此基础上提出拟办意见,分送领导及有关科(室)阅读或对应办的事项作出批示。

(三)传阅:根据领导的意见需传阅的文件,由办公室负责收发的同志依次送有关科(室)和有关人员传阅,传阅文件一般做到当天送达,当天阅毕,签名交回,以提高传阅时效。因需要而暂留的文件,要打好招呼。

(四)承办:需要承办的文件根据领导批示,由办公室及时转交给有关科(室)或有关同志,按照要求及时办理;超过时限的,由办公室催促办理。办理结束后,将办理结果书面交办公室,需要答复对方的,拟写成初稿,由办公室报请领导审定后行文。由县委办、县府办转给需提出拟办意见的文件,办公室应及时报送局领导,签署意见后,直接送交转给有关部门。

(五)立卷:收发的文件一般按照收发序号一月整理一次,对缺少或残缺的文件,及时追查、弥补。次年五月底前分门别类,附上目录,立成卷宗,保证文件、资料的整齐、完整。

(六)归档:按照要求严格做好一年一次的归档工作,档案要摆放整齐,便于查找,同时落实防潮、防火.防蛀、防鼠等措施,保证档案安全。调阅档案须经局领导同意,并由工作人员具体操作,档案一般不外借。

(七)保密:切实按照文件密级要求做好保密工作。

督查反馈制度

(一)为认真落实局长办公会议决定,局领导批示和上级交办的任务,及时反馈有关信息,特制定本制度。

(二)督查反馈的具体工作由办公室负责。根据局领导意见对应办未办的事项,由办公室发出督查通知单,有关科(室)根据要求,立即办理。做到急事不过日,一般不过周,一些比较复杂、工作过程较长的任务,无法按时办理的事项要及时向局领导汇报。

(三)各科(室)对督查通知单办理的情况,在规定时间内,应向办公室作出反馈,并根据需要答复对方当事单位或当事人,办公室应及时将督查事项的办理情况向局领导汇报。

(四)各科(室)书面通过办公室向局领导提出要求或请示的,由办公室在三个工作日内将领导批复或不能批复的原因及时作出反馈。

(五)督查通知单及办理结果的反馈意见,必须言简意明,内容准确。

(六)建立督查反馈登记簿,做好督查反馈登记,每月梳理,核对一次,做到件件有着落,事事有回音。

第3篇 p粮食局文书档案管理制度

粮食局文书档案管理制度

一、本局文档的收集整理、编目立档和收发管理等工作,由办公室指定专人负责。文档管理人员要热爱本职工作,刻苦学习业务知识,不断提高业务水平和工作能力。

二、凡属本局在公务活动中形成的具有保存价值的文件、材料,都必须整理、立卷、归档。文件材料归档须及时、准确、完整,以利于保管、查找和利用,并保留原件。要编制档案保管期限表,分为永久、长期、短期三种立卷保存。档案的立卷归档工作应在第二年上半年内完成。

三、查阅文档必须办理手续。本单位人员查阅档案,由办公室主任批准;外单位须凭单位介绍信,经主管局长批准后方可查阅;档案资料一般不借出,如确需借出时,须经中心主任批准,并严格办理借阅手续,按期归还。

四、文档管理人员和借阅人员都要严格遵守保密、保管纪律,严防失、泄密事故发生。要爱护档案,不准擅自摘录、涂改、拆卷和转借,严格维护档案资料的完整和安全。

五、文档管理人员要定期进行档案的清理核对和安全检查,做到防火、防盗、防潮、防虫蛀,确保档案的安全、有效。

六、档案的鉴定销毁工作,必须按照有关规定和程序组织实施。

七、文档管理人员调动时,要做好档案的交接工作。