档案建立管理制度5篇

有哪些

档案建立管理制度

一、档案分类与编码 1. 公司档案分为行政、财务、人力资源、项目、市场五类，确保各类档案清晰划分。

2. 每类档案应设立独立的编码体系，如行政档案以“ad”开头，财务档案以“cf”开头，以此类推。

二、档案收集与整理

3. 各部门需定期（每月/季度）提交相关文件至档案管理部门，确保档案及时更新。

4. 档案管理人员负责文件整理，按时间顺序排列，并进行初步审核，剔除无效或重复文件。

三、档案存储与保护

5. 档案存储应采用电子化与纸质化双备份，确保信息安全。

6. 存储设施应防潮、防火、防磁，定期检查维护，确保档案完好无损。

四、档案借阅与归还

7. 员工借阅档案需填写申请表，经部门主管审批后方可借出。

8. 归还档案时，档案管理人员需核对内容完整性，确保无损毁或丢失。

五、档案销毁与审计

9. 对过期或无保留价值的档案，每年进行一次清理，由专门小组审核决定销毁。

10. 审计过程中，需确保销毁程序合规，做好销毁记录，防止信息泄露。

实施细则

1. 建立档案管理委员会，由各部门代表组成，负责制度的监督执行。

2. 培训员工熟悉档案管理制度，提高档案管理意识。

3. 档案管理人员应具备专业素养，定期参加专业培训，提升业务能力。

4. 实行档案信息化管理，开发或选用可靠的档案管理系统，便于检索与管理。

5. 对外提供档案服务时，需遵守保密协议，确保公司利益不受损害。

上墙内容

1. “档案是公司的宝贵财富，妥善保管，人人有责。”

2. “严谨、准确、高效，打造一流档案管理体系。”

3. “借阅档案，请遵循流程，爱护每一份资料。”

4. “定期清理，确保档案的时效性和有效性。”

5. “保密原则，尊重档案，守护公司秘密。”

以上档案建立管理制度旨在规范公司档案管理工作，提高效率，保障信息安全。请全体员工共同遵守，共建有序、高效的档案管理环境。

档案建立管理制度范文

第1篇 公寓项目物业制度档案建立管理规程

公寓项目物业制度和档案的建立与管理

第一节管理规章制度

一、规章制度的建立

健全规范的管理规章制度是我们实施科学管理、提供优质服务的依据。我公司在不断总结经验的基础上,全面导入iso9001质量保证体系,已建立起了一套在许多物业得到成功应用的物业管理规章制度和一套完整科学的质量保证体系文件,结合希格玛公寓的实际情况,我们将按照本物业的运作要求和业务流程,进一步修改和完善。归纳为以下三大部分:

(一)公共制度

本部分主要是为了保证本物业得到有效的配合而制定的,也是确保物业管理水平的一个非常重要的因素,我们将与业主委员会一起拟订:

物业服务合同

业主文明守则

物业使用引导手册

(二)内部运作制度

根据本项目人员配备、岗位设置的情况,按公司要求制定规章制度,规范管理行为,并按照公司iso9001质量保证体系,结合项目实际情况,建立健全相关的作业程序和操作规程。此部分为项目内部管理的依据。

1、岗位职责

项目部经理职责值班经理岗位职责

客服主管岗位客服人员岗位职责

工程主管岗位职责电工岗位职责

保安经理岗位职责中控值班人员岗位职责

交换站值班岗位职责保安员岗位职责

综合维修工岗位职责保洁主管岗位职责

保洁员岗位职责绿化工岗位职责

2、内部运作制度

员工守则 交接班管理制度

员工行为规范 材料采购、入库、出库管理规定

员工培训管理规定 文件档案资料管理制度

绩效考评办法 例会制度

日检、月检、周检管理规定 库房管理制度

3、部门规章制度

客服服务中心

客户接待操作规程客户服务查询程序

客户申请服务项目的操作规程客户档案管理规章制度

保修处理操作规程

工程工作标准和操作规程

《维修通知单》工作规程 水管爆裂的应急处理方法

电工维修安全操作规程生活水消毒设备操作规程

电机日常运行和维护工作规程生活水箱设备定期保养方法

故障停电的处理规程弱电专业运行保养规程

照明系统故障处理规程弱电专业紧急故障处理规程

综合布线系统的维修规程消防报警系统的维修规程

综合维修巡视规程电梯应急处理规程

综合维修操作方法天然气设备巡视保养规程

电梯运行维护操作规程天然气设备紧急事故处理规程

特约服务管理细则

工程规章制度/管理制度

共用设施设备维护管理规定 事故处理制度

交接班制度工程设备设施安全防火制度

钥匙管理制度 水泵房管理制度

值班制度 电梯机房管理制度

工程档案管理制度 综合维修专业巡视检查制度

设备设施标识的管理制度 电梯维修保养安全制度

日检、巡视制度 电动工具安全操作制度

保安工作标准和操作规程

门岗交接班操作规程物品出入小区管理规程

巡逻岗操作规程证件管理操作规程

紧急突发事件处置规定钥匙管理操作规定

客户失窃、受扰的处理规程

保安规定制度/管理制度

档案管理制度 晚间值班规定

保安器材管理制度 重点防范部位安全保卫制度

保安部巡查制度保安员着装规定

消防安全工作标准和操作规程

中控室运行规程消防设施巡检规程

监控系统操作规程 消防报警及联动系统保养规程

火灾紧急行动操作规程消火栓保养规程

楼宇消防规章管理规定

消防中控室管理制度机房防火规定

消防设备、设施、器材的管理规定 电气设备防火规定

公共场所防火规定办公室防火规定

库房防火规定

保洁工作标准和操作规程

公共区域走廊清洁操作规程 卫生间清洁操作规程

电梯轿厢清洁操作规程异常事故的处理操作规程

日常用工具使用操作规程保洁设备的使用及保养操作规程

行政管理

部门及员工考核与奖惩 员工工作考核及奖惩制度

部门工作考评办法

第二节 物业管理档案的建立

物业档案资料既是一个物业不可缺少的组成部分,也是物业信息的重要来源。在物业管理工作中,物业档案资料也是物业管理的基础,起着重要的凭证和参考作用。

(一)物业管理信息的内容

在本物业管理中,我们拟按资料性质分为原始资料、常规管理资料两大类:

1、原始资料

_土地使用证等权属证书

_规划许可证、建筑许可证等各类项目批准证书

_建筑图、施工图、施工预算、施工组织设计等图纸文件

_竣工图

_设备技术清单(名称、规格、数量、场地、主要性能、单价、随机工具及备件等)

_设备技术手册、使用说明及质量保证书

_设备安装调试记录(各设备系统的试压、试漏检查记录,电梯、电气、通风、供水、

消防等系统)

_土建施工记录(地基处理记录、结构安装校正记录、预应力构件施工记录等)

_建(构)筑监测记录构(建)筑的沉降、变形、防震、结构焊_缝探伤检查记录

_隐蔽工程的验收记录

_工程事故发生及处理记录

_图纸会审记录、设计变更洽商和技术核定单

_项目的重要技术决定和文件

_验收计划和验收会议纪要、验收记录、返修记录、验收总结报告

2、常规处理资料

_各部门工作(操作)规范,管理制度

_各部门工作记录

_大、中、小修记录

_项目分包合同等资料

_与客户方来往信函、投诉及处理资料

_物业管理委托合同

_法律法规及政府有关文件

(二)物业管理档案的建立

根据物业管理信息的内容,考虑到在实际工作中工作的连贯性和特殊性,便于各查阅、参考。拟按档案资料的类型进行对档案资料进行建立、分类、排列:

1、事务管理类

可以分成上级来文、外来文、计划总结、各班组工作记录、项目分包合同等资料、与客户方来往信函、投诉及处理资料、物业管理委托合同、内部管理制度、项目主要活动记录等。管理合同作为永久档案给予保留,其余按年度进行排列。

2、工程管理类

建立工程图纸档案、设备档案、设备保养维修记录、设备运行记录等。工程图纸档案、设备档案等物业原始资料作为永久档案给予保留。设备保养维修记录、设备运行记录等按年度排列。

三、物业档案资料的管理

(一)档案资料的收集

档案资料的收集工作尽可能及时、完善、不遗漏。达到下列要求:

1、物业接管时全面掌握房屋建筑、附属设备、公共设施、绿地绿化等物业基本情况。

2、维修更新时将维修更新后的物业变动情况注记在案。

(二)建立标准化的图、档、卡、册、表

建立标准化的图、档、卡、册、表,分类妥善保管。

1、图包括房屋平面图、主线路图、管道走向图、排污管道图等。

2、档在管理活动中形成的各类文字材料。包括:业主档案、重要设备档案等,其中业主档案需要重点保存,绝密管理。

3、卡是指根据管理工作需要而制作的设备保养卡、维修记录卡等。

4、册是指为了提高管理效率而建立的工作手册等。

5、表是指根据管理工作的需要而设立的各类表格。包括:房屋接管验收记录、客户投诉记录、服务洽商记录,以及各类统计表格等。

(三)建立动态管理机制

第2篇 物业管理制度与档案建立管理规范

物业管理制度与档案的建立与管理

(一)管理内容:

1、工程档案:从接管开始的所有工程技术、维修、改造资料、各种竣工图及各类设施设备资料等;

2、业主档案:所有业主购、租房合同(复印件),业主基本情况登记表、装修申请表和住户健康状况登记表等;

3、文件档案:有关物业管理法规政策、公司文件等;

4、管理资料:绿化资料、日常巡查(清洁、维修、保安)记录、值班记录,车辆管理记录、监控记录、荣誉资料等。

(二)管理措施:

1、制定档案制度,并严格执行;

2、专人管理(由负责内勤的管理员担任),专室专柜,编目造册,存放有序并且尊重业主隐私,保守秘密;

3、科学管理,确保档案资料完整、齐全,确保档案完好率达100%;

4、逐步实现智能化管理,计时可靠的掌握相关信息,提高管理水平。

第3篇 某某行政中心物业管理规章制度和档案建立管理规范

某行政中心物业管理处管理规章制度和档案的建立与管理

提要:

档案管理的工作原则:符合实际、可操作、规范、严谨。

以公司企业文化理念及iso9000质量规律体系为指导,导入iso14000环境管理体系思想。以国家相关法律法规和业主需求为基础,建立科学、规范、严谨的管理制度体系。

档案的建立与管理科学化、规范化、技术化、高标准。

完善的管理制度是保证现代企业正常有序运作的必要条件;科学化、规范化的档案管理能为企业的高效运作和快速发展提供强大的信息资源支持。完善的规章制度和科学化、规范化的档案管理是提供专业化物业管理服务的重要基础,能有效的为物业及公用设施的使用、维修以及各项物业管理服务工作提供引导和服务。

本公司素以严格规范的管理而着称,在某某行政中心实施物业管理过程中,我们将依然按照iso9001质量管理体系规范和iso14000环境管理体系的管理思想和管理方法,作到治而不乱、管而不死,坚决贯彻规范管理与专业服务相结合的路线。常言道:没有规矩,不成方圆,必要的规章制度是作好物业管理服务的保证,要使该物管区域的管理与服务走上正轨,实现标准化、规范化和制度化的管理,必须从基础抓起。本公司目前有一套完善的规章制度,这些制度的建立,是以政府相关法律法规和公司的经营宗旨、经营范围和业主需求的为依据,并在多年的实践运作中反复补充修改,逐步健全完善和提高的。

概括地说,这些制度包括两大方面:一是公司操作管理制度,是公司在各物管点提供优质服务的操作准则和依据,其总体涵盖:公众制度部分,内部岗位责任制,管理运作制度和考核标准,它们整合形成一套完整的操作体系,以指导日常物业服务的方方面面,与传统的管理方式相比,其更显科学、规范。二是专门针对某某区行政中心物业服务项目所制订的系列内部岗位制度,它包含事务所各岗位/部门职责描述、各类人员职能规范、考核标准等,这一套制度的建立,为该物业服务项目完善内部机制,造就一支高素质、高绩效的员工队伍奠定了基础,以完美的物业服务夯实政府办事效率,提升政府形象。

一、规章制度的建立与管理

1、行政中心物业管理处管理制度的建立应符合相关的法律法规,所有管理制度的建立,均以法律法规及物业管理委托合同为基础,物业管理活动中各法律主体的合法权益,特别对行政中心我们的责任和义务进行细化,并使之制度化、规范化,以保证如实履行物业管理委托合同规定的义务。

2、在建立某某区行政中心物业管理内部管理制度时,以我公司现有的管理运作制度和iso9000质量体系为基础,结合行政中心物业管理的具体特点和要求,并导入iso14000环境管理体系和ohsas18000职业安全健康管理体系,对整个规章制度体系作适当的修订和整合,使整套规章制度体系更切合实际,操作性更强。

3、规章制度注重服务、管理和责任的统一。每一项制度责任者对所承担的管理、服务各项责任明确具体并相互关联。

4、在定性的基础上强调定量的要求极其重要性,使绩效考核评估具有标准尺度和依据,又能激发员工工作热情。

5、注重物业管理活动中各部门人员职责范围和工作接口关系,梳理各个环节,用制度使其环环相扣,做到有序规范的运作,协调一致。

6、制度文字条款简明扼要,便于员工理解、记忆、接受、执行。

(规章制度的内容见物业管理服务方案附件《管理制度汇编》)。

二、档案的建立与管理

规章制度的执行,需要通过档案管理手段来实现。某某区行政中心物业管理档案的建立与管理就是围绕规章制度的执行而进行的,对相关记录进行规范、整理、归档,做到每一项管理工作都有计划、有标准、有规范、有记录。因此,我们将在行政中心配备专职档案管理人员,对所有档案资料进行严格的、科学的、系统的管理,为整个管理工作的分析和改进提供可靠的依据和信息支撑。

三、物业管理档案的分类

1、物业管理档案的分类以公司的档案员岗位责任制度、档案管理规定以及质量体系中的质量记录控制程序等为工作依据,做到有章可循、有据可查、可量化、可考核。

2、物业管理档案按三个层面进行分类管理:

(1)第一层面:以建设部颁发的《全国物业管理示范大厦标准》建立管理档案框架,对档案资料采用统一格式。

(2)第二层面:融合了行政中心的实际情况、iso14000、ohsas18000管理体系思想的iso9000质量管理体系文件及管理运作制度、公众管理制度等,通过适应性修改,形成复合型行政中心物业管理档案资料。

(3)第三层面:将执行复合型管理体系文件、相关规章制度的各种现场记录补充到管理档案架构中,形成档案管理的终端。

3、__区行政中心是某某区政府的首脑机关,保密范围涉及到原始文件资料,其保密方式和保密要求都不同于其他物业。因此,我们将对日常管理档案采用定期归档、密级保管等的方式严格进行。

第4篇 物业管理规章制度档案建立管理规范

物业管理规章制度和档案建立与管理

一、管理规章制度

科学管理、合理量化、健全制度是我们取得成功的重要保障,为了达到高标准的管理目的,我公司已成功导入iso9000质量管理标准模式。在接管物业以后,将严格按照质量管理体系的标准,实行专业化、规范化管理。制定出管理规章制度共计74条,其中公众制度12条,内部岗位制度20条,运作管理制度32条,员工培训考核制度10条。

1.公众制度

(1)《业户手册》。

(2)《业主公约》。

(3)《精神文明公约》。

(4)《楼宇使用维护管理规定》。

(5)《二次装修管理规定》。

(6)《二次装修管理协议》。

(7)《装修人员管理规定》。

(8)《出入物品管理规定》。

(9)《安全管理规定》。

(10)《消防管理规定》。

(11)《清洁卫生管理规定》。

(12)《园林绿化管理规定》。

2.岗位职责

(1)物业经理岗位职责。

(2)经理助理岗位职责。

(3)物业管理部经理岗位职责。

(4)物业管理文员岗位职责。

(5)物业管理员岗位职责。

(6)物业商务管理员岗位职责。

(7)物业清洁员岗位职责。

(8)工程管理部经理岗位职责。

(9)工程技术员岗位职责。

(10)强电技工岗位职责。

(11)弱电技工岗位职责。

(12)暖通工岗位职责。

(13)维修工岗位职责。

(14)工程文员、资料员、仓管员岗位职责。

(15)安全经理岗位职责。

(16)安全管理员岗位职责。

(17)财务经理岗位职责。

(18)财务会计岗位职责。

(19)财务出纳岗位职责。

(20)财务收费员岗位职责。

3.运作管理制度

(1)《员工手册》。

(2)《管理人员文明服务准则》。

(3)《员工办公制度》。

(4)《各部门月工作计划及总结制度》。

(5)《物业管理工作廉洁制度》。

(6)《员工培训制度》。

(7)《内部财务管理制度》。

(8)《档案资料管理制度》。

(9)《值班管理制度》。

(10)《公用品申请、购买、领用制度》。

(11)《员工宿舍管理评比制度》。

(12)《接待投诉处理及回访制度》。

(13)《维修回访制度》。

(14)《机电设备的编号方法》。

(15)《机电设备的统计制度》。

(16)《配电房管理制度》。

(17)《物业防火安全检查制度》。

(18)《大厦应急灭火抢救方案》。

(19)《物业管理运作流程》。

(20)《业户投诉处理程序》。

(21)《业户入住工作程序》。

(22)《业户入住装修管理工作程序》。

(23)《物业管理档案建立工作程序》。

(24)《物业管理档案监督工作程序》。

(25)《物业资料控制工作程序》。

(26)《公共设施维修、养护工作程序》。

(27)《机电设备维修工作程序》。

(28)《安全管理工作程序》。

(29)《消防应急处理工作程序》。

(30)《园林绿化管理工作程序》。

(31)《清洁管理工作程序》。

(32)《社区文化开展工作程序》。

4.员工培训考核制度

(1)《新员工入职培训制度》。

(2)《在岗员工循环培训制度》。

(3)《员工工作考核及奖罚制度》。

(4)《员工岗位责任月考核成绩汇总表》。

(5)《经理助理岗位月工作考核表》。

(6)《部门经理岗位月工作考核表》。

(7)《部门员工岗位月工作考核表》。

(8)《业户意见月_统计表》。

(9)《员工违章违纪处理意见申报表》。

(10)《物业管理工作情况一览表》。

二、物业档案建立与管理

1.资料收集

资料的收集坚持内容丰富的原则,根据实体资料和信息资料的内容,在实际工作中从需要和服务的角度出发,扩大信息的收集来源,从时间上来讲是指从规划设计到工程竣工的全部工程技术维修资料,从空间上讲是指物业构成的全部,大到房屋本体公共设施,小到花草苗木都应有详细的资料。

2.资料分类整理

(1)分辨真伪。

(2)分类排序。

(3)组编档号。

(4)装订精美。

3.档案资料管理

(1)采用原始档案和电脑档案双轨管理制。

(2)采用多种形式的文档储存方法,便于原始档案的管理(如:采用录像、刻盘、胶卷、照片、图景等方法)。

(3)建议尽可能的采用电脑储存,便于查找调用,以便更好地保护原始档案的资料免受翻动的磨损和损坏。

(4)建立健全的档案外借管理规定,档案管理必须专人负责,应做到保管、保密,工作细致;如有破损,应及时修补。

(5)档案管理室必须达到防火、防潮、防变质的三防标准。

第5篇 美术馆物业管理制度档案建立管理

美术馆物业管理制度和档案的建立与管理

档案资料的管理是物业管理工作的一个重要组成部分,科学的、规范化的档案管理能有效地为住宅区楼宇及共用设施的使用、维修、改建和各项管理工作提供指导和服务。针对美术馆的物业管理形式,做到每一项管理工作有理论、有制度规范、有工作详实记录,计算机系统对原始文件资料进行管理,完善档案管理工作,从物业管理的角度记录每一个住宅单元的生活档案,配备专职档案管理人员,建章立制,对所有档案资料进行严格的、科学的、集中的管理。

(一)档案制度建立与管理

1、主要思路

档案资料分类:依据美术馆的具体情况,管理特点略有增减、各有侧重。在管理过程中,注重对原有资料的整理,找到过往管理中存在的缺陷和不足,并进行重新的分类和补充,使其符合对美术馆细致管理的需求。

档案建立抓住重新接管这一契机,整理住户全面的原始资料,并对陈旧部分进行及时的修正,最大限度的明确现有物业状况和业主的自然状况,作为分户管理的档案基础,以方便接管后日常管理。

档案管理实行原始资料与电脑管理资料综合管理。原始资料包括:纸张、文字、卷宗、录像带、胶卷、照片、图表等形式;电脑资料包括:电脑软、硬盘储存系统;做到各种档案资料并重,互相补充,形成美术馆管理的无盲点网络。

区内各项管理工作必须建立档案资料,依照采取的管理方式中制定的规范程序,逐一建档,形成标准化、制度化的档案管理体系。

2、建立档案、资料的分类检索

1)业主提供的资料

a、项目批准文件

b、用地批准文件

c、建筑执照

d、拆迁安置资料

2)技术资料

a.总平面图

b.单体建筑、结构、设备竣工图

c.消防、附属工程及地下管网竣工图

d.地质勘测报告

e.工程合同开

f.竣工报告

g.工程预决算

h.图纸会审记录

i.工程设计变更通知及技术核定单(包括质量事故处理记录)

j.隐蔽工程验收签证

k.沉降观察记录

l.竣工验收证明书

m.钢材、水泥等主要材料的质量保证书

n/新材料、构配件的鉴定合格证书

o.水电、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书

p.砂浆、混凝土试块试压报告

q.供水的试压报告

r.绿化工程竣工图纸及相关资料

s.其他技术资料

3)管理处建立的资料

a.住宅区基本资料

b.住宅区分区资料

c.商业网点资料

d.娱乐设施资料

4)住户资料

a.住户入住资料

入住通知书

入住协议书

b.家庭人员档案

住户情况登记表

(二)管理处各项管理制度目录

序号文件名称文件编码

1管理处内部岗位设置、标准__.00.01

2职业安全健康职责__.00.02

3物料管理办法__.00.03

4停电停水应急预案__.00.04

5水浸应急预案__.00.05

6治安应急预案__.00.06

7文件质量记录管理办法__.00.07

8犬类管理办法__.00.08

9保安岗位架构图__.01.01

10保安运作规程__.01.02

11人员出入管理办法__.01.03

12监控中心管理办法__.01.04

13车辆管理办法__.01.05

14保安岗位操作规程__.01.06

15安保岗位标准__.01.07

16燃放烟花爆竹管理规定__.01.08

17保洁岗位监管规程__.02.01

18绿化(地)养护监管规程__.03.01

19消防安全管理办法__.04.01

20火警应急预案__.04.02

21消防设备(设施)运行管理办法__.04.03

22消防设备(设施)操作规程__.04.04

23消防管理制度__.04.05

24消防设备(设施)维修保养规程__.04.06

25弱电设备(设施)运行管理规定__.04.07

26弱电设备(设施)操作规程__.04.08

27弱电设备(设施)维修保养规程__.04.09

28弱电设备(设施)安全管理制度__.04.10

29电梯设备监管办法__.05.01

30电梯故障紧急预案__.05.02

31供配电设备(设施)安全管理制度__.06.01

32供配电设备(设施)运行管理规程__.06.02

33供配电设备(设施)操作规程__.06.03

34供配电设备(设施)维修保养规程__.06.04

35电工安全操作守则__.06.05

36给排水设备(设施)安全管理制度__.07.01

37给排水设备(设施)运行管理规程__.07.02

38给排水设备(设施)操作规程__.07.03

39给排水设备(设施)维修保养规程__.07.04

40管道维修工作规程__.07.05

41房屋设备(设施)安全管理制度__.09.01

42房屋设备(设施)运行管理规程__.09.02

43房屋设备(设施)操作规程__.09.03

44房屋设备(设施)维修保养规程__.09.04

45房屋、设备设施巡视内容与要求__.09.05

46设备完好率标准__.09.06

47房屋、设施维修保养规程__.09.07

48服务供方质量监管规程__.10.01

49雨

天防滑管理办法__.10.02

50业户管理办法__.11.01