物业住宅小区档案管理制度汇编【5篇】

有哪些

物业住宅小区档案管理制度主要包括以下几个核心部分：

1. 档案分类与编码：确保各类文件有明确的分类标准，便于检索和管理。

2. 档案收集与整理：规定档案的来源、收集方式及整理流程，确保档案的完整性和准确性。

3. 档案保管：设定保管期限、存储条件和安全措施，防止档案遗失或损坏。

4. 档案利用：明确档案的查阅权限、借用流程和保密规定，保障档案的合理使用。

5. 档案更新与销毁：规定档案的更新周期和销毁程序，保持档案的时效性。

6. 档案电子化：推进档案数字化进程，提高档案管理效率。

7. 档案安全与应急处理：制定应急预案，确保在突发事件中保护档案的安全。

实施细则

1. 档案分类与编码：根据物业管理内容，将档案分为业主资料、设施设备、合同协议、财务记录、维修保养等类别，采用国际通用的档案编码体系进行编码。

2. 档案收集与整理：所有文件自产生之日起应及时归档，每月进行一次全面整理，确保文件的完整无缺。对于重要文件，需进行双备份，并注明文件来源和日期。

3. 档案保管：档案应存放在干燥、通风、防火、防盗的环境中，定期检查存储设施，确保档案的安全。对于敏感或涉密档案，应实行专人专柜管理。

4. 档案利用：业主和物业工作人员均可申请查阅档案，但需填写申请表并经相关负责人审批。涉及业主隐私的档案，须经业主同意后方可查阅。

5. 档案更新与销毁：每年对档案进行一次全面审查，过期或不再需要的档案应按照相关规定进行销毁，销毁过程需有两人以上在场见证。

6. 档案电子化：建立电子档案管理系统，对纸质档案进行扫描录入，实现档案的快速检索和远程访问。

7. 档案安全与应急处理：定期进行档案安全演练，确保在火灾、水灾等紧急情况下能迅速转移档案。制定详细的灾后恢复计划，减少损失。

上墙内容

1. “档案管理制度概要”：简要列出档案管理的主要内容和目标，提醒员工遵守制度。

2. “档案分类图示”：以图表形式展示档案分类体系，便于理解和操作。

3. “档案查阅流程图”：清晰展示档案查阅的步骤，方便员工和业主参照。

4. “档案安全警示语”：强调档案安全的重要性，如“档案安全，人人有责”。

5. “档案保密规定”：突出强调敏感档案的保密要求，如“未经授权，严禁泄露业主信息”。

以上各项制度需在物业管理办公室显眼位置公示，确保所有相关人员了解并执行。定期进行培训和考核，以确保制度的有效实施。

物业住宅小区档案管理制度范文

第1篇 物业住宅小区档案管理制度

物业项目(住宅小区)档案管理制度

1整体档案管理

档案资料的建立应与今后的创优结合起来,按照《全国优秀示范小区评分标准》的分类标准建立档案资料。

第一节基础管理资料

1.按规划要求建设、住宅及配套建设设施投入使用

1)工程规划许可证

2)施工许可证

3)工程总平面图

4)建设工程规划管理竣工验收合格证

5)国有土地使用证

2.办理接管验收手续

1)委托物业管理合同

2)工程建设施工建档移交清单

⑴幢建施、结施竣工图,建材合格证、分项分部评定资料;

⑵水施、电施、讯施、地下管网竣工图,分项、分部质检平定资料(复印件);

3)商品房质量保证书

4)房屋移交验收资料

5)设施设备移交清单及档案资料

3.由一家物业管理企业实施统一专业化管理

1)物业管理有限公司企业法人营业执照(正副本)

2)物业管理有限公司组织机构代码证(正副本)

3)物管企业资质证书

4)物业管理有限公司税务登记证(正副本)

5)上级批文(文件)

4.建设单位在销售房屋前与选聘的物业管理企业签定物业管理合同,双方的责、权、利分明

1)物业委托管理合同

2)前期物业管理方案

3)物业移交及实施意见

5.购房人与物业管理企业签定物业管理合同,双方责、权、利明确总户数户,入住户,入住率为,签定的前期物业管理服务合同为份。(文件柜放置于)

6. 建立维修资金的管理、使用、续筹等符合有关规定

1)物业管理有限公司代管维修资金的财务管理制度

a)代管维修资金的使用范围

b)代管维修资金的来源和筹集方法

c)代管维修资金的管理与使用办法

d)代管维修资金的移交

7.房屋使用手册、装饰装修管理规定及业主公约等各项公众制度完善

1)房屋使用说明书

2)公共管理制度

⑴治安管理制度

⑵消防管理制度

⑶门卫管理制度

⑷机动车停车场管理制度

⑸非机动车管理制度

⑹装修管理规定

3)政府有关文件

8.业主委员会按规定程序成立,并按规章制度履行职责

1)业主委员会筹备工作资料

⑴关于组建业主委员会实施方案

⑵业主委员会资料(详见业主意见调查表)

⑶业主委员会章程

9.物业管理企业制定创优规划和共体实施方案,并经业主委员会同意

1)创优规划

2)创优实施方案(附物业管理质量目标书)

3)物业管理优秀住宅小区达标申报资料资料

10.小区物业管理建立健全各项管理制度、各岗位的工作标准并指定具体的落实措施和考核标准。

1)员工手册

2)文明礼貌用语及各专业服务语言流程规范

3)部门职责

⑴公司组织机构示意图(管理处机构示意图)

⑵员工手册

⑶管理中心职责

⑷财务部职责

⑸护卫部内务条令、岗位职责

4)部门工作程序、操作程序

⑴财务部管理制度

⑵客户服务中心工作程序

⑶工程部设备运行维修工作程序

⑷消防工作管理制度

⑸各种应急处理方案

a、火警、火灾应急方案

b、停电应急方案

c、护卫部突发事件处理措施

5)管理中心综合管理制度

⑴值班制度

⑵回访制度

⑶档案管理制度

⑷原始记录、资料管理制度

6)管理人员、员工考评细则

⑴管理人员考核细则

⑵财务管理人员考核细则

⑶维修人员考核细则

⑷清洁、绿化人员考核细则

⑸护卫员考核细则

⑹护卫部岗位目标管理考核办法

7)护卫部培训日程、训练记录

8)护卫知识考试资料

9)管理中心原始记录资料

⑴门岗值班记录

⑵监控中心值班记录

⑶紧急情况记录

⑷停车场车辆进出原始记录

⑸房屋装修管理记录

⑹装饰装修申请书、责任书

⑺值班记录

⑻回访记录

⑼维修派工单

⑽住户档案

⑾维修员值班记录

⑿设施设备巡查保养等记录

11.物业企业管理人员和专业技术人员持证上岗,员工统一着工装、佩带明显标志,工作规范,作风严谨。

1)管理中心管理干部学历、职称、上岗证复印件

2)管理中心专业技术人员资格证、操作证

3)护卫员上岗证

4)员工劳动合同

12.应用计算机智能化设备等现代化管理手段,提高管理效率。

1)小区住户基本资料(备份文件夹类)

2)小区物业基本资料

3)办公文案

4)各类管理制度、文件夹

⑴护卫类

⑵财务类

⑶管理类

⑷保洁类

⑸经营类

⑹人事类

⑺业主委员会

⑻运行维修表

5)住户费用缴费统计资料

13.物业管理企业在收费、财务管理、会计核算、税收等方面执行有关规定,至少半年公开一次物业服务费用收支情况。

1)年月--财务收支报告

2)向住户公布费用收支情况,资料

照片

3)物业管理费用标准批复

4)缴费通知单存根

14.房屋及公共设施设备档案资料齐全、分类成册,管理完善,查阅方便。

1)总平面图

2)共用设施设备及配电系统

3)可视对讲、监控系统

4)消防系统

5)背景音乐系统

6)光纤电视系统

7)办公用设备

8)各种警示牌、标识卡

15.建立用户档案、房屋及配套设施权属清册,查阅方便。

1)住户档案

2)商业用房业主档案(含用户)

16.建立24小时值班制度,设立服务电话,接受业主及使用人对物业管理服务报修、求助、建议、问询、质疑、投诉等各类信息的收集、反馈并及时处理,有回访制度和记录。

1)值班制度

2)回访制度

3)管理人员值班记录

4)维修工单存根及回单

5)设备巡查记录

6)护卫门岗值班记录

7)主动征求业主对物业管理服务的意见和建议

17.定期向住户发放物业管理服务工作征求意见,对合理的建议及时整改,满意率为%以上。

1)《客户意见征询表》

18.建立并落实便民维修服务,承诺制,零修急修及时率为98%,以上的返修率为2%,并有回访记录。

1)物管中心工作程序(见工作守则)

2)设备运行维修工作程序(见工作守则)

第2篇 小区物业规章制度建立档案管理

小区物业规章制度的建立与档案管理

第一章拟建立的规章制度

一、拟建立的公众管理制度

包括业主临时公约、业主委员会章程、客户服务指南或住户手册、精神文明公约、住宅公共设施设备维修基金管理办法、治安管理须知、车辆进出停放管理须知、消防管理须知、环境卫生管理须知、招牌广告及公共场地、墙壁、屋面管理须知、营业场所管理须知、文娱场所管理须知、装饰装修管理须知等。根据招标书要求提供的《业主临时公约》附文如下,其他详细内容此处略。

注:《**.凤凰城业主临时公约》建议稿附后。

二、拟建立的内部管理制度

包括人事管理制度、福利管理制度、考勤管理制度、财务管理制度、预算管理制度、奖惩管理制度、投诉管理制度、文件管理制度、员工基本规范、通讯设备管理制度、管理体系及重大事项决策管理制度、培训管理制度。详细内容此处略。

三、拟建立的质量手册及程序文件

包括质量手册、文件控制程序文件、质量记录程序文件、管理评审程序文件、人力资源程序文件、合同评审程序文件、物业接管程序文件、服务设计开发程序文件、采购程序文件、入住管理程序文件、内部审核程序文件、不合格程序文件、数据分析程序文件、纠正防措施程序文件等。详细内容此处略。

四、拟建立的工作手册

包括各级岗位职责工作手册、社区文化工作手册、公共场地工作手册、营业文娱场所工作手册、房屋整改工作手册、空房管理工作手册、住户入住工作手册、装修管理工作手册、投诉的接待和处理工作手册、住户意见的征求、评议以及服务的定期回访工作手册、住户档案管理工作手册、便民服务实施工作手册、费用的统计、收取和追收欠款工作手册、环卫工作手册、绿化工作手册、报修工作手册、供配电设施设备工作手册、给排水设施设备工作手册、电梯设施设备工作手册、库房工作手册、突发事件或异常情况处理工作手册、勤务工作手册、安全工作手册、门卫工作手册、巡逻工作手册、争创物业优秀规划等。详细内容此处略。

五、拟建立的质量记录文件

因数量达几百份,此处省略

第二章档案的建立与管理

一、物业档案建立的内容

档案建立的内容包括:业主入伙资料;客户家庭资料;客户联系电话:包括:正常情况下的联系电话和紧急情况下的联系电话,如家庭电话、单位电话、手机、呼机、e-mail地址等;客户室内装修管理资料包括:装修申请表、装修过程情况记录、管线变动情况等;客户日常维修资料包括:维修、维修回访等记录情况;客户反馈资料包括:服务质量回访记录、客户投诉及处理记录、客户意见征询、统计记录等。

二、物业档案管理的具体措施

客户档案资料是在客户入伙以后逐步建立起来的,其内容包括客户的姓名、家庭情况、工作单位、联系方法、管理费收缴情况、室内装修管理资料及物业独用部分使用及保养维修情况等。

1、客户档案的收集

设立档案室,建立相应规章制度,对客户档案进行严格管理。资料收集坚持内容丰富的原则。在实际工作中从需要出发,扩大资料来源,从时间上讲是在业主入伙时开始收集归档,实行客户一户一档。

2、客户权籍资料管理

从客户入伙开始,应着手权籍资料的收集工作,权籍资料的收集、整理、归档,应做到条理清晰、完整齐全,便于查阅。管理和使用好权籍资料,动态反映客户权籍状况,为客户需求提供服务。

3、客户档案的整理

各个业务范围上收集到的信息资料,统一交档案员集中整理,整理的重点根据资料内容、来源进行分类,做到条理清晰、便于查阅。

4、客户档案的归档

**.凤凰城小区管理处的业务接待将收集到的客户资料每月五日前提交档案中心。物业档案中心员按照物业管理自身的内在规律和联系,将资料分类有序地保存,并输入计算机存档,运用计算机的先进手段进行档案资料的管理。

5、档案的利用

为客户服务工作及时提供档案资料,直接或间接地为客户管理服务,从而有效地提高服务质量和服务水平。

6、客户档案的管理

客户档案的使用有严格的规定,借阅必须由具备规定条件的人员经登记后方可借出,归还时须由专人进行检查,如有破损,立即修复,严重时追究有关人员的责任。客户档案存放时要做好防火、防潮、防蛀工作,计算机使用时应防止电脑病毒侵入。

第3篇 物业住宅小区档案管理制度2

第二节房屋管理与维修养护

1.主出入口设有小区平面示意图,主要路口设有路标、组图及幢、单元、户门标号标志明显。

2.无违反规划乱搭乱建,无擅自改变房屋用途现象。

3.房屋外观完好、整洁,外墙面砖、涂料等装饰材料无脱落、无污迹。

4.户外招牌、广告牌、霓虹灯按规定设置,保持整洁、统一、美观,无安全隐患或破损。

5.封闭阳台统一有序,色调一致,不超出外墙面,除建筑设计有要求外,不得安装

户外防盗网、晾衣架、遮阳蓬等。

6.空调安装位置统一,冷凝水集中收集,支架无锈蚀。

7.房屋装饰装修符合规定,未发生危及房屋结构安全及拆改管线和损害他人利益的现象。

1)住户装修申请表、装修责任书(见业主分户档案)

2)装修现场巡查记录表(见工程巡查记录)

第三节共用设施设备管理

1.共用配套设施完好,无随意改变用途。

2.共用设施设备运行、使用及维护按规定要求有记录,无事故隐患,专业技术人员和维护人员严格遵守操作规程与保养规范。

1)设备运行维修工作程序

2)设备巡查记录

3)设备保养记录

3.室外共用管线统一入地或公共管道,无架空管线,无碍观瞻。

4.排水、排污管道通畅,无堵塞、外溢现象。

5.道路通畅,路面平整,井盖无缺块,无丢失,路面井盖不影响车辆行人通行。

6.制定供电系统管理措施并严格执行,记录完整,供电设备正常,配电室管理符合规定,路灯、楼道等公共照明完好。

1)电室管理规定

2)配电系统工作内容及操作程序

3)路灯、楼道等公共照明设备完好

第四节安防、消防、车辆管理

1.小区基本实行封闭式管理

1)小区实行24小时封闭管理资料

2)治安管理规定

3)门卫管理规定

2.有专业护卫队实行24小时值班及巡逻制度,护卫熟悉小区的环境,文明值勤,训练有素、言语规范、认真负责。

1)护卫部工作、内务条令

2)护卫岗位职责

3)各种工作记录、资料照片

⑴护卫值班记录

⑵护卫训练记录

⑶夜间巡查记录

⑷来访登记表

⑸护卫培训日程、训练记录及资料

⑹护卫工作考核、巡查、评分统计资料

⑺护卫基础知识考核答卷

⑻护卫文明值勤,装修巡查等资料

3.危及人身安全处有明显标识和具体的防范措施

1)警示牌标识卡等

2)突发事件及异常情况处理措施

3)常见治安刑事案件及处理措施

4)常见的几种可疑情况及处理措施

5)紧急情况记录表

4.消防设备设施完好无损,可随时起用,消防通道畅通,制定消防应急方案

1)消防管理制度

2)火警、火灾应急方案

3)消防通道畅通

4)定期进行消防巡视,检查维护消防设施、器材等资料

5)护卫随时巡查营业房消防设施

6)义务消防队员消防演练

5.机动车停车场管理制度完善,管理责任明确,车辆进出有登记。

1)机动车停车场管理规定

2)机动车停车场登记

3)护卫巡逻记录

4)护卫工作考核标准

5)交通指挥管理规范有序

6.非机动车辆管理制度完善,按规定位置停放,管理有序。

1)非机动车管理规定

2)按规定位置停放、管理有序

3)护卫工作考核标准

第五节环境卫生管理

1.环卫设备完备,设有垃圾箱、果皮箱、垃圾中转站。

1)环卫设备台帐

2)垃圾箱、果皮箱

3)清洁工作清洁小区环境卫生资料

2.清洁卫生实行责任制,有专职的清洁人员明确的责任范围,实行标准化保洁。

1)清洁卫生工作标准及考核办法

2)清洁卫生工作考核表

3.垃圾日产日清,定期进行卫生消毒灭杀

1)消毒灭蝇工作资料

2)定期投鼠药资料

4.房屋共用部位共用设施设备无蚁害。

5.小区内道路等共用场地无纸屑、烟头等废弃物,小区内卫生照片等资料。

6.房屋共用部位保持清洁,无乱贴、乱画、无擅自占用和堆放杂物现象、楼梯扶栏、天台、公共玻璃等保持清洁。

7.商业网点管理有序,符合卫生标准,无乱设摊点、广告牌和无乱贴、乱画现象。

8.无违反规定饲养宠物、家禽、家畜。

9.排放油烟、噪音等符合国家环保标准、外墙无污染。

第六节绿化管理

1.小区内绿地布局合理,花草树木与建筑小品配置恰当。

2.绿地无改变使用用途和破坏、践踏、占用等现象。

3.花草树木长势良好,修缮整齐美观,无病虫害,无折损现象、无斑秃。

4.绿地无纸屑、烟头、石块等杂物。

第七节精神文明建设

1.意义,健康向上的社区文化活动,创造条件,积极配合,支持并参与社区文化建设。

a提高业主自治自律行为宣传教育资料

1)经常进行政府有关法律法规宣传教育资料

2)建立业主产权区域建设,爱护小区公共设施资料

b小区安全文明消防宣传栏告示档案资料

c小区住户参与文化娱乐活动资料

d培训护卫消防安全知识,培训资料

第八节管理效益

1.管理服务费收缴率为98%以上

1)20**年3月至,收费报表

2.提供便民有偿服务,开展多种经营,便民服务项目资料及照片。

1)20**年3月--20**年月的财务报告

3.本小区物业管理经营状况。向小区住户公布物管费收支报告

资料

a业主档案资料的内容

1]业主情况登记表、照片、身份证复印件

2]业主临时公约承诺件

3]前期物业管理服务协议

4]室内装修管理协议书

5]消防安全责任书

6]业主装修检查记录表

7]室内装修申报表

8]装修申报所提供的平面图、管线图等

9]装修违规的整改通知书

10]业主与物业管理处达成的书面协议

11]业主在物业使用过程中产生的重要的有影响的事件的记录

12]其它

第4篇 小区大厦业主档案管理制度-6

小区(大厦)业主档案管理制度6

1.0业主档案构成规定

1.1业主档案

1.1.1 业主个人资料

1.1.1.1业主(法人)姓名、年龄、性别、国籍、爱好、文化程度

1.1.1.2工作单位、联系电话、办公电话

1.1.1.3 业主(法人)联系电话、紧急事故联系人及联系方式

1.1.1.4 身份证件复印件

1.1.1.5营业执照、税务登记、企业法人代码证复印件(企业)

1.1.1.6业主(法人)照片

1.1.1.7其他(如委托他人办理收楼:委托书、被委托人身份证明、被委托人联系方式、被委托人照片)

1.1.2家庭成员资料(住宅物业)

1.1.2.1家庭成员姓名,各自年龄、性别、国籍、爱好、文化程度

1.1.2.2家庭成员工作或学习单位及联系方式

1.1.2.3与业主关系

1.1.2.4各自照片

1.1.2.5各自联系方式

1.1.3产籍资料

1.1.3.1购房合同复印件

1.1.3.2房地产权书复印件

1.1.3.3房屋面积测绘资料

1.1.3.4收楼通知书

1.1.3.5收楼证明书及确认书

1.1.3.6收楼验收表

1.1.3.7业主领取物品(资料)记录表

1.1.3.8钥匙托管书

1.1.3.9防火责任书

1.1.3.10精神文明公约

1.1.3.11业主(临时)公约

1.1.3.12前期物业管理服务协议(如有)

1.1.3.13物业使用及管理服务公约(细则)

1.1.3.14房屋使用说明书及质量保证书

1.1.3.15房屋租任凭或转让协议

1.1.4物业使用资料

1.1.4.1装修管理资料(申请表、设计图、审图意见书、装饰单位营业执照、资质证书、装修管理服务协议、整改通知、违规处罚通知、装修巡逻检查记录、装修巡逻签到表、装修完工记录、竣工单、装修退款申请表、工程变更核定单)

1.1.4.2单元物业使用记录

1.1.4.3单元物业维修保养记录

1.1.4.4单元物业维修派工单

1.1.4.5单元物业投诉记录

1.1.4.6各种业主委托书、授权书、申请书、保证书

1.1.4.7各种整改通知、费用单据、函件

1.1.4.8物业出租资料(物业租赁协议、承租人身份证明或营业执照(企业)、税务登记证(企业)、法人代码证(企业)、联系方式、紧急联系人及电话、承诺书、管理公约)

2.0业主档案管理规定

2.1业主档案由客户服务部设专人统一负责管理,客户主管负管理责任

2.2业主档案必须保持文本资料与电子文档同步共存

2.3业主档案应按照《业主档案构成规定》逐步安善内容

2.4业主档案应保持完整、准确并及明更新

2.5客理人员其管理的业主档案文本资料应存入档案保险柜,且做好防盗、防火、防潮、防蛀、防鼠、防灰、防腐蚀等安全措施

2.6 对业主档案的保管要按照栋号、楼层号、房号先后顺序进行编号、分类、集中存放

2.7业主档案的顺序登记在与内容有关和〈业主楼案目录〉中,按照〈目录〉依次排列存放管理

2.8 对保管的业主档案进行登记造册、编号,每月检查一次,发现缺少应立即查找,并确介档案的完整性

2.9建立业主档案移交制度,交接双方应共同清点并签字留据

2.10业主档案通讯电话联系方式发生变化及业主发生更替或物业使用发生变化时,应将变化情况及时记录在业主档案中

2.11业主档案属绝密档案,任何人不得外泄。特殊情况如需查阅须报管理处经理批准,经客户主管办理手续生方可查阅

2.12业主档案应永久保存,并注意适时更新

2.13业产档案应包括的内容(包括但不限于):业主个人资料、家庭资料、购房资料、收楼资料、产籍资料、装修资料、物业使用资料等

2.14违反本规定,视情节处以10-100元处罚,造成不良后果给公司利益造成损害的予以加重处罚

第5篇 小区业主档案管理制度9

小区业主档案管理制度(九)

管理处的服务过程是小区运营的最基本的组成部分。负责公共区域各地点的各项服务场地管理,也是面对业主各类服务关系。管理处的工作质量的优劣还会影响到日后业主对管理公司的形象。

1.管理处的主要业主管理任务:

管理处的主要任务就是“服务”。只有健全业主档案及服务内容,才可能更好的服务业主。

2.管理处业主管理的日常工作包括:

及时上行下达业主与管理之间的知识、报告、通知、通报,传送文件应及时、准确,认真地登记并制作各种表格。

协调与业主之间的关系,加强横向沟通;

做好与业主有关各类文件的档案工作,并定期整理,以备随时查询及跟进;

接听业主投诉,解决业主投诉;

接听业主工程报修电话,及时联系修复;

3.业主档案管理

业主档案资料的管理主要是收集、整理、归档及使用四个环节。一般

业主档案包括以下的资料:

收集业主单位资料

业主缴费记录包括各样应付之押金

业主装修工程文件

业主迁入时填具之资料

业主资料补充

业主联络资料

紧急事故联络人的资料

管理人员在日常职务常与业主人事变迁资料

业主与管理处往来文件

业主违规事项与欠费记录

业主请修记录

业主投诉记录

10)业主单位有关的工程档案(与二次装修工程有关资料)