某公司档案管理制度汇编【16篇】

有哪些

某公司的档案管理制度主要包括以下几个方面：

1. 档案分类与编码：确保各类文件按其性质、内容进行科学分类，并赋予唯一的编码，便于检索和管理。

2. 档案收集与整理：规定档案的来源、收集标准和时间，以及整理和归档的流程。

3. 档案保管：规定档案的存放环境、期限和安全措施，防止损坏或丢失。

4. 档案利用：明确档案的查阅权限、流程和借阅规定，保证档案的有效利用。

5. 档案信息化：推动档案的电子化管理，实现数字化存储和检索。

6. 档案销毁：设定档案的销毁标准和程序，确保合规处理过期或无价值的档案。

实施细则

1. 档案分类与编码：由档案管理部门负责制定详细的分类标准和编码规则，各部门需按照规定执行，确保档案有序管理。

2. 档案收集与整理：各部门需指定专人负责文件的收集，每月定期向档案管理部门提交。档案管理部门负责整理，确保文件完整无误。

3. 档案保管：档案应存放在防火、防潮、防盗设施完善的库房内，定期检查环境条件。重要档案需备份，以防意外。

4. 档案利用：员工查阅档案需填写申请表，经部门负责人审批后，由档案管理员协助查阅。外单位借阅需提供正式函件，经公司领导批准。

5. 档案信息化：逐步将纸质档案扫描录入系统，建立电子档案库。员工通过内部网络平台查询，提高效率。

6. 档案销毁：对到期或无保存价值的档案，由档案管理部门提出销毁清单，报公司领导审批后，由两人以上监督销毁，并记录备查。

上墙内容

1. "档案管理，人人有责。"

2. "档案分类清晰，编码准确，便于查找。"

3. "保护档案安全，如对待公司财产。"

4. "查阅档案需授权，不得私自复制传播。"

5. "电子化管理，提高工作效率。"

6. "过期档案，合规销毁，不留隐患。"

以上各项制度旨在规范档案管理工作，提升公司运营效率，全体员工需共同遵守，确保档案的安全与有效利用。

某公司档案管理制度范文

第1篇 某公司档案管理制度

档案管理制度

一、 为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

二、 归档范围

公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、 公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

四、 档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、 资料的收集与整理

1. 公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

2. 在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

3. 凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

4. 各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

5. 档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

六、 资料的分类与归档

1. 公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

2. 公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

七、 档案的借阅

1. 总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

2. 因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

3. 公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借;秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

4. 档案借阅者必须做到：

① 爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

② 注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

八、 档案的销毁

1. 公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

2. 当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

3. 凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。

4. 经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

5. 在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。

第2篇 丽晟房地产公司档案管理制度

丽湾地产公司档案管理制度

第一章 总则

第一条 为了加强公司档案的系统管理,实现档案管理的规范化、制度化,更好地为公司各项工作服务,根据档案法和公司有关规定,结合公司实际情况,特制订本办法。

第二条 凡公司各部门、子公司在工作活动中形成的,具有查考利用价值的文件材料,必须按规定定期向总公司机要档案室移交,集中管理,任何部门、单位和个人不得据为已有。

第二章 档案管理体制

第三条 公司档案工作实行统一领导,分级保管,分级查阅的原则。其中:一级管理是指公司综合部的统筹管理,由综合部指定专职人员负责;二级管理是指各部门的档案资料管理工作,由各部门指定人员专(兼)职本部门的档案管理工作,或由综合部派驻专职人员协助管理。

第四条 公司档案管理的分散与集中。

1、与公司财务有关的资料由财务部保管。经总经理许可,综合部可视情况保存财务管理方面的文件资料复印件。

2、有关人事方面的资料,由综合部人事专员保管。

3、属工程项目方面的资料,由工程部保管,并于每季度末将档案清单交到综合部档案管理员备案留底;其中,属于政府或专业主管部门审批的图纸、批文或批件一律交由综合部归档保管,本部门可视情况保留复印件。在工程项目竣工档案备案后半个月内,把所有档案移交到综合部档案室统一保管。

4、设计部负责工程图纸资料的临时保管,并在每月初第一个工作日向综合部档案室移交上个月已办结的资料,但属机密级以上的资料应当在办结后立即移交。设计图纸的原稿制作份数根据合同约定及实际需要报请分管领导批准。

5、营销中心对外签定的广告、策划合同,应当在签署完毕时,即向综合部档案管理员移交,本部门可视情况保存复印件。并在每月初向综合部档案室移交已办结的有关上个月市场调查报告,项目策划与广告,和销售策划方案方面的资料。

6、销售合同的档案管理:销售人员在合同签署完毕后的第一时间即向综合部档案管理员移交一份售楼合同,编号永久保存。并在房管局办完手续,合同上加盖备案章 (按揭贷款需再加盖预抵押章 )后,当日即移交另一份售楼合同,和网上备案单、明码标价书各一份到综合部档案室保管,其中网上备案单和明码标价书对应原合同编号永久保存。待公司向客户交付房产后,综合部档案室再将对应的盖有备案章 的售楼合同移交给客户服务中心办理产权证,并最终将此合同移交给房管局。

7、招标中心在第一时间将签署完毕的对外经济合同移交给综合部档案管理员保管,本部门可视情况保存复印件。并在每一合同执行完毕后,将相关的签证单移交到财务部保存。

8、其它方面的重要资料由综合部档案室直接归档保管。由公司对外签订的经济合同,原则上公司应保留两份原件,财务处和综合部各保存一份。特殊情况只有一份原件时,由财务部保存原件,综合部保存复印件(售楼合同除外)。

9、各部门向综合部档案室移交档案时,应同时移交相关文件的电子文档。归档范围外的请示、报告、计划、总结及一些重要资料复印件等由各部门自行保管。

10、各子公司及事业部负责本单位的档案管理,属机密级以上档案应在事件办理完毕后2个工作日内移交到综合部档案室统一保管,本单位可视情况保留复印件。

第五条 各部门、单位形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档,综合部档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导,并且每年对二级档案管理进行一次检查验收。

第六条 各部门向综合部档案室移交档案时,要严格履行移交手续。资料管理员应保持相对稳定,人员变动应及时通知综合部档案室,因工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,才能离职。

第三章 档案的归档范围

第七条 凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的公文、图纸、合同、技术资料、簿册、图表、报表、凭证、声像、电脑盘片、荣誉实物等各种门类和各种载体档案均属归档范围。

1、部门(含部门)以上的各种计划、方案、规划,各种重大决议、总结、报告,和各种重要通知、通报,及各种公文、会议纪要、大事记。

2、各种工程图纸、签证单、联络函、设计变更通知书等工程资料。

3、各类工程检测、鉴定报告。

4、各种协议书、合同书,各种技术资料,和各种设备档案及说明书。

5、公司年初财务预算报告及年终财务报告,各种财会报表及原始凭证、帐册及其管理方面的文件材料。

6、公司各种审计报告、资产评估报告。

7、公司各种管理规章 制度和人事档案。

8、公司各种注册、登记证件、政府批文,各种法律证照、公证文件。

9、公司各种电子图纸、图表及有保存价值的电子文档。

10、公司的重大奠基、庆典、新闻发布会等仪式和具有重要价值的社会活动,及用于营销策划广告的照片、录音、录像、电子文件等声像信息资料。

11、公司发展大事记,和公司总经理亲自起草或修改的重要文稿。

12、国家有关行业发展的政策、法律、法规等文件;上级主管部门、单位的来文等。

13、其他需要归档的重要文件。

第四章 档案的归档与立卷

第八条 档案在形成过程中,经办人员应及时对有关文字材料和图样进行系统收集和整理,不遗漏、不丢失,确保全部资料能够真实、完整、齐全地向档案室移交归档。一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员负责收集。

第九条 归档材料的文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水书写,不得使用圆珠笔、铅笔、泡沫笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。一般不得用复印件代替原件存档。

第十条 凡属归档范围的文件,经办部门资料员应在规定时间内将原件及时归档,任何单位和个人不得私自留存;经办部门视实际需要留存复印件。如特殊案件因业务处理需要,原稿须由经办部门保管者,应经综合部负责人同意后妥为保存,综合部以复印件归档,经办部门在原稿用毕后仍应送综合部归档并换回复印件。

第十一条 各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章 、证书、牌匾、馈赠品等)归档必须有原件,并保持其完好无损。声像档案必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者,归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。

第十二条 为避免归档档案的遗漏和混乱,档案管理员要认真核对归档档案的名称、份数、原件或复印件等情况,设立档案归档签收本,列明档案的名称、份数及必要说明并办理签收手续。移交清单一式二份,双方签字后各执一份。

第十三条 立卷应以部门为主,结合其他特征的方法组卷,把有密切联系的文件组

合在一起,请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起,文件上视情况加盖密级印鉴,按保管期限和文件年限分开立卷。

第十四条 立卷时应编制好案卷目录,把文件的标题、日期、单位、部门等项目填写清楚,概括而简洁地拟好案卷标题,把案卷内容表达出来,填写备考表,注明保管期限。案卷装订整齐、牢固,无任何金属物。

第五章 档案的分类与编号

第十五条 档案管理员应根据归档范围对归档文件进行分类整理、电脑登记、编号、备份、归档和建立检索目录,提高档案利用率,保证档案管理工作的顺利进行。

第十六条 档案分类与编号规则,见附表。

第六章 档案的保管工作

第十七条 公司本部及各子公司应有存放档案的专门库房,库房须具备防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等安全条 件,门窗应结实牢固。各部门根据保存档案数量,设置存放档案的箱柜。

第十八条 归档资料要进行登记,编制归档目录,完善检索工具,以便提供利用。根据公司档案的分类规则对档案进行科学的分类编号,分卷装订成册,保管要有条 理,主次分明,存放科学。库存档案必须图物相符,帐物相符。

第十九条 档案管理员要随时检查档案、卷宗的内容,发现问题应及时上报综合部负责人,重要问题应及时上报总经理。要熟悉所负责的档案资料,了解利用者的需求,掌握利用规律。要经常清理档案柜卫生,做到不堆放、不杂乱,整洁有序,醒目易找。

第二十条 档案管理员要做好档案流失的防护工作,妥善保管,谨防丢失,不得随意转借,或替当事人涂改内容;档案柜及库房钥匙不得随身携带。严禁无关人员进入档案室,非档案管理人员无故不许在档案室逗留。要严格遵守档案安全保密制度,对档案的机密内容,要做到守口如瓶,严守职责,不得传播或泄露内容。

第二十一条 档案发生泄密、损毁或丢失时,根据给公司所造成损失的大小,按规定对有关责任人进行处罚。

第七章 档案的保管期限与密级

第二十二条 根据档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面来鉴别档案的价值,确定其保管期限和密级。

第二十三条 保管期限

文件保存期限除政府有关法令或本公司其他规章 特定者外,依下列规定办理:

1、永久保存:(1)公司章 程;(2)股东名簿;(3)组织规程及办事细则;(4)董事会及股东会纪录;(5)财务报表;(6)政府机关核准文件;(7)不动产所有权状及其他债权凭证;(8)工程设计图;(9)规章 制度;(10)其他经核定须永久保存的文书。

2、10年保存:(1)预算、决算书类;(2)会计凭证;(3)事业计划资料;(4)其他经核定须保存10年的文书。

3、5年保存:(1)期满或解除之合约;(2)其他经核定保存5年的文书。

4、1年保存:结案后无长期保存必要者。

第二十四条 档案密级

公司档案文书分绝密、机密、密、普通四个等级,按档案性质、内容不同划分不同密级,并据此界定档案调阅权限。

1、绝密文书含:相关政府批文、会计凭证、财务报表、资金合同、相关财务往来文件、与其他经济组织的合作合同及其他经核定为绝密的文书。

2、机密文书含:公司各类经济合同、人事档案、客户档案、设计方案及图纸、预决算书、公司章 程、股东会及董事会会议纪要(决议)、不动产所有权及其他债权凭证、重要工作计划、重要会议纪要。

3、密文件含:公司有效证件、各项办理资料、单位往来函件。

4、普通文件含:部门工作联系单、公司内部发文、公司宣传资料、各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料。

第八章 档案的借阅管理办法

第二十五条 凡需借阅公司档案者,均须填写档案调阅单,依据调阅权限和档案密级,经各级领导签批后方能调阅。

第二十六条 借阅的档案密级与领导签批

公司各部门因工作需要,借阅本部门的业务档案须经本部门领导批准,机密级以上档案必须经总经理批准后,方可借阅。

借阅非本部门的业务档案须经分管领导批准,机密级以上档案必须经总经理批准许可,方可借阅。

借阅公司人事、财务档案须经总经理批准,方可借阅。

第二十七条 借阅档案必须严格履行登记手续,档案管理员依据《档案调阅审批单》,为借阅人调出所需档案并记录档案借阅信息。借阅档案者应爱护档案,确保档案的完整性,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁,确因工作需要摘抄、复制,须经综合部负责人批准。归还的档案要进行检查、清点,经检查无误方可办理注销手续。如发现遗失或损坏,应及时报告主管领导。逾期不还者,档案管理员要及时催还。

第二十八条 公司档案只供本公司员工在调阅当天即时查阅,一般不得借出档案室,如有特殊情况,在综合部负责人批准后可以短期外借,普通档案借阅期为七天,密级档案为三天;机密级以上档案不许外借,并且必须在档案管理人员监督下查阅。如特殊情形欲延长调阅期限,应按调阅程序重新办理。因情况特殊,外部人员须出具其单位书面证明,并经总经理批准,方可查阅无密级档案。

第二十九条 借阅档案须妥善保管,若有遗失,将根据档案的价值和数量报公司领导批准后,责令其赔偿损失。借阅者必须严守公司机密,绝不能将档案资料内容外泄;由于泄漏机密而给公司造成损失者,将按规定对其进行处罚直至追究其法律责任。在职人员调离本公司时,需按档案室要求整理已形成的文件材料,退还所借档案,经档案室审查无误签字后,才能调离。

第九章 档案的销毁

第三十条 综合部档案室每年对公司档案进行一次清理,清除不必要保存的资料,对破损和褪色的资料进行修补和复制。

第三十一条 对已失去作用或已超过保管期限的档案资料,经综合部负责人和档案形成部门经理共同鉴定,报分管领导审核,总经理批准,并进行登记造册后按规定予以销毁。

第三十二条 销毁时要有二人以上监销,并在清册上签字,销毁清册永久保存。销毁档案须使用碎纸机或焚烧的方式,严禁将要销毁的文件作为它用,或作废纸出售。

第十章 罚则

第三十三条 有下列行为之一,视情节轻重,给予100元-5000元罚款处理,若构成犯罪依法追究刑事责任:

1、毁损、丢失或擅自销毁公司档案。

2、擅自向外界提供、抄摘公司档案。

3、涂改、伪造档案。

4、未及时上报归档或管理不善的档案管理者。

5、未按手续办理借阅,外带者或越级查阅者(档案管理者同罚)。

6、泄露公司档

案机密者。

第十一章 附则

第三十四条 本制度由综合部负责解释、补充,由公司总经理批准执行。

第3篇 公司会计档案管理制度

公司会计档案管理制度范本

1.目的:会计档案是档案的重要组成部分,是记录和反映经济业务的重要史料和证据。为了加强会计档案管理,统一会计档案管理制度,现根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的规定,制定本办法。

2.适用范围:本规定适用于公司及分子公司。

3.会计档案管理体系

3.1公司档案室、财务部及各独立核算单位档案室应当依照本办法管理会计档案。

3.2公司总经办、财务部共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。

3.3各单位必须加强对会计档案管理工作的领导,建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅,严防毁损、散失和泄密。

4.会计档案范围

4.1会计档案是指会计凭证、会计帐薄和会计报表等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

4.2会计凭证类:原始凭证,记帐凭证,汇总凭证,其他会计凭证。

4.3会计帐薄类:总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助帐薄,其他会计帐薄。

4.4财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明和其他财务报告。

4.5财会电算化档案:主要是存储会计数据和程序的磁盘或光盘及其它存储介质,系统开发运行中编制的各种文档以及其它会计资料。

4.6其他类:银行存款余额调节表,银行对帐单,物资盘存表,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册等。

5.各单位每年形成的会计档案,应当由会计机构按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。

5.1当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由会计机构保管一年,期满之后,应当由会计机构编制移交清册,移交本单位档案机构统一保管;未设立档案机构的,应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。

5.2移交本单位档案机构保管的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的,档案机构应当同会计机构和经办人员共同拆封整理,以分清责任。

6.会计档案不得自行借出。

6.1如有特殊需要,经本单位负责人批准,可以提供会计资料的查阅或复制,并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。涉及司法案件需查阅、复印财会资料时,应事前由公司总经办批准。

6.2各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。

7.会计档案的保管期

7.1分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类(会计档案保管期限表附后)。

7.2会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。

7.3本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限,各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。

7.4各单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的,可以比照类似的保管期限办理。

8.会计档案的销毁

8.1保管期满的会计档案,除本办法规定不得销毁的情形外,可以按照以下程序销毁:

8.1.1由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容;

8.1.2单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见;

8.1.3销毁会计档案时,应当由档案机构和会计机构共同派员监销;

8.1.4监销人在销毁会计档案前,应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告本单位负责人。

8.2保管期满但未结清的债权原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

8.3正在项目建设期间的建设单位,其保管期满的会计档案不得销毁。

9.会计档案的管理

9.1采用电子计算机进行核算的单位,应当保存打印出的纸质会计档案。

9.2单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的,在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案,应当由终止单位的业务主管公司或财产所有者代管或移交有关档案代管。法律、行政法规规定的,从其规定。

9.3单位分立后原单位存续的,其会计档案应当由分立后的存续方统一保管,其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立后原机构代管,各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证,应当单独抽出由业务相关方保存,并按规定办理交接手续。

9.4单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案,应当由原单位保管,承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案,对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证,应当单独抽出由业务承接单位保存,并按规定办理交接手续。

9.5单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的,原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管;单位合并后原各单位仍存续的,其会计档案仍应由原各单位保管。

9.6在建设项目建设期间形成的会计档案,应当在办理竣工决算后移交建设项目的接受单位,并按规定办理交接手续。

9.7单位之间交接会计档案的,交接双方应当办理会计档案交接手续。

9.7.1移交会计档案的单位,应当编制会计档案移交清册,列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容;

9.7.2交接会计档案时,交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,并由交接双方的单位负责人监交。交接完毕后,交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。

9.8预算、计划、制度等文件材料,应当执行文书档案管理规定,不适用本办法。

公司会计档案保管期限表(略)

10.附则:

10.1本制度由公司财务部负责解释。

10.2本制度施行后,凡既有的类似规章制度或与之相抵触的规定即行废止。

10.3本制度经总经理批准后自颁布之日起执行。修改时亦同。

第4篇 公司音像档案管理制度4

公司音像档案管理制度4

第一章总则

第一条为加强公司的音像档案管理,特制订本制度。

第二条公司的音像档案是指公司各部门或个人在社会实践活动中直接对公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等。音像档案一般由录音带、录像带、摄像带、影片、照片和文字说明两部分组成。

第三条音像档案是公司全部档案的重要组成部分,必须由档案室实行统一管理。

第二章音像档案资料的收集

第四条反映公司主要职能活动、工作成果和存在问题的音像资料。

第五条各级领导人和着名人物参加的与公司有关的重大活动的音像资料。

第六条公司有关人员组织或参加的重要会议、会见以及外事活动的音像资料。

第七条其他公司形成的与本公司有关的重要音像资料。

第八条其他具有保存价值的音像资料。

第九条音像档案资料应在形成后,一个月内随档案室其他载体形态的档案同时归档,如有特殊情况可以适当延长归档时间。

第十条档案室应随时收集零散的具备保存价值的音像资料。

第十一条录音带、录像带、摄像带、影片、照片(含底片)和文字说明要收集齐全,按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的,其形成费用不予报销。

第十二条一般只接收原件,特殊情况下也可以接收复制件。

第三章音像档案的整理

音像档案的整理由摄录人员负责,档案部门协助。

第十三条照片档案按年代、主题分类,同属一类的照片按时间顺序同时填写其底片号,底片在卷宗内编流水号,其格式为卷宗号上流水号。

第十四条录音带、录像带、摄像带按年代、主题分类,按内容编号。同一内容分录盘的应视为一个案卷,编一案卷号,然后每盘再依次编排序号。

第十五条编注与其他载体档案有联系的用参照号。

第十六条保管期限。应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠度、有效性等因素,划定保管期限。

第十七条文字说明的基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。

第十八条照片编制采用横写格式。其格式为照片底片号―文字说明―参照号―摄制时间―摄制者。

第十九条录音带、录像带、摄像带的编制要在盒套上标注页码,然后按要求逐项填写。

第四章音像档案的保管

第二十条音像档案入库前要进行检查,对已被污损的要进行必要的技术处理。

第二十一条底片、胶片库温度应保持在13~15℃之间,相对湿度应在35%~45%之间;照片库温度应保持在14~24℃之间,相对湿度应保持在37.5%~67.5%之间;录音、录像带库温度应保持在18~24℃之间,相对湿度应保持在40%~60%之间。

第二十二条底片册、录音、录像带、摄像带应立放,磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场,磁带盒之间的间距不小于3毫米,存放磁带最好不用铁皮柜。

第二十三条对库存的照片档案,每半年检查一次。

第二十四条归档保存的音像档案,任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改,销毁音像档案必须经过鉴定,征得归档同意后,报主管审批并登记造册。

第二十五条建立健全音像档案统计制度,做好音像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项的统计工作。

第二十六条本办法由行政部解释、补充,由公司总经理批准后施行。

第5篇 某某集团公司档案管理制度

某集团公司档案管理制度

第一条 范围及职责

1、公司的各类规划、年度计划、统计资料、财务审计资料、员工工资资料、经营状况资料、人事档案资料、宣传策划资料及公司各类公文,有参考价值的文件,均列入档案管理范围。

2、各部门需存档的资料:

2.1 财务部:各类财务报表、记帐凭证、帐册、部门岗位职责等;

2.2 人事行政部:各类重要文件及人事、劳资、行政、物资管理资料;

2.3 策划部:各类营销活动方案、策划思路、平面设计广告、相关媒体资料;

2.4 信息部:部门管理制度、网络建设实施方案、内部信息管理系统方案、配送中心设计方案等;

2.5 商场

2.6 招商部:

2.7 学校:学校章程及各类学员、教师管理制度等。

3、各部门须设兼职档案管理员负责本部门档案管理工作,明确责任,保证原始资料及单据的齐全完整及秘密档案的安全性。

4、各部门资料建档、归档,应按资料类别、性质、档案管理要求分档归存并接受人事行政部随时抽查。

5、各部门档案管理员须定期(每月5日前)将部门资料归档情况上报人事行政部,人事行政部专人定期(每月)整理公司文档归存情况,制作报表上报主管领导,对于公司各部门重要机密资料,将由人事行政部专人复制、收集后统一管理。

第二条 借阅

1、公司各部门主管级以上干部需查阅部门档案资料,可直接由档案管理员登记、办理查阅手续。其他人员须报分管领导批准后方可办理查阅手续。

2、除决策层领导外,公司各级员工需借阅公司档案、资料,须报分管领导批准后方可办理借阅手续。

3、借阅档案,严禁随意涂改、翻抄、转借、遗失;如因工作需要摘录或复制,须报分管领导批准。

4、档案借阅人须在规定时间内归还档案。

第三条 销毁

1、任何部门、个人未经公司许可,不得销毁公司档案资料。

2、若按规定需销毁文件,凡属密级的重要资料须呈总经理批准后方可销毁;一般性文件资料,须经部门领导批准。

3、凡经批准销毁的档案资料,销毁前须由经办人、监销人共同对所销文档资料进行清理、登记,并将登记表定期(每月)交人事行政部归存;经办人、监销人应保证所要求销毁的文件、资料全部销毁、无遗失、漏销。

第四条 其它

1、本制度由人事行政部制定,经总经理批准后执行。

2、本制度的解答权归人事行政部。

第6篇 物业管理公司档案管理制度9

物业管理公司档案管理制度(九)

第一条 总则

1.为规范公司档案管理,更有效地为公司的各项工作的顺利开展服务,特制定本制度。

2.本制度的档案指公司日常工作中发生的重要书面文件、音像资料,包括:国家政府部门重要公文、工程技术档案、财务档案、法律文书、各种文书档案及其他专门档案(人事档案等)。

3.公司对档案实行集中统一管理。

第二条 档案管理架构

1.公司档案管理由办公室主管,设立综合档案室。

2.综合档案室由办公室档案管理员负责管理,各管理处设兼职档案管理人员。

3.综合档案室负责公司全部重要档案原件的管理。各管理处由兼职档案管人员负责档案的收集、整理和移交工作。

第三条 档案分类:

1.文书类档案

1)政府部门各类文件

2)公司对外、对内各类正式发文

3)法律公文

4)广告策划文案

2.工程技术类

1)设备设施档案

2)招投标档案

3.财务类档案

4.合同类档案

5.公司各类证照

6.影音类文件

第四条 归档工作流程

1.档案工作分为八个环节:收集、整理、鉴定、保管、编目、检索、统计、利用。

2.各管理处以管理项目为单位,按档案分类要求,在第一时间将文件、证照原件整理后,负责移交至公司综合档案室归档。

3.各管理处按要求建立档案,做好档案登记目录,经管理处负责人审签后,及时交送公司综合档案室备查,并依据要求将档案原件移交公司综合档案室。如管理处确需留存原件的,应与公司综合档案室办理档案借阅手续。

第五条 归档要求

1.归档文件必须完整齐全。

2.归档文件必须按规定分类、整理、编目。

3.档案编目

1)文书类档案:年度+(项目)部门或管理处+案卷号

如:2004/市场/001

2)工程类档案:年度+项目+档案分类+案卷号

如:2004/百事可乐/项目/001

3)财务类档案:会计年度设置

4)合同类档案:部门(项目)+合同类型+年份+案卷号

4.归档文件不能用铅笔、圆珠笔、彩笔和蓝色复印纸书写。热敏纸类的传真件、复印件均不能归档。

5.音像档案要求:磁带、录像带、光盘要原版;计算机软盘、光盘要可运行。音像档案采取总登记方式(登记表见附件2):

1)照片、底片要求清晰完整,并附有说明文字材料,包括事件、时间、人物、背景、摄影者五要素。

2)录音带、录像带、计算机软件应在盒套贴有标签注明:题目(内容)、制作日期、制作人、盘数、序号等。

第六条 档案借阅、移交

1.公司档案室档案原则不外借其他单位,如确需外借需经公司主管副总批准。

2.借阅档案、证照一律办理借阅手续。档案需妥善保管,不得私自涂改、拆卷、复印及转借他人。

3.各管理处只能借阅本部门形成档案,若跨部门借阅,须经档案主管部门负责人批准。

4.公司档案管理人员在调离岗位、或离职时,由办公室主任负责监督办理档案的交接工作,将档案移交表填写清楚。

第七条 保管和保密制度

1.存放档案的档案柜排放整齐;采用统一的档案盒,且要求标识明确。

2.档案保管要做到防火、防光、防尘、防盗、防鼠、防潮。

3.档案的保密严格执行档案保密制度,采取相应保管措施。销毁档案要由专人监销,防止泄密。

4.节假日期间,档案库房、档案柜要加封条。

第八条 附则

工程档案、财务档案管理制度细则由部门另行制定。

第7篇 纺织公司文件和档案管理制度

为加强公司安全基础档案管理，发挥好档案服务于安全工作的功能，完善安全管理过程监督，特制定本制度。

1、实行安全文件收发登记制度，上级来文和下发文件，先行登记、分类存放，按照领导签批意见督办落实。

2、文件应按照收发顺序整齐放入档案盒中，，卷首制作目录，年终装订存档。

3、严格按档案管理要求建立健全各种基础资料档案，实行从业人员一人一档，安全管理每一个过程一档，每项活动、工作一档，档案资料做到真实、有效、完整。

4、基础档案资料要分类存档保管，档案分为长期档案和短期档案，短期档案满3年之后可以进行销毁处理。

5、档案基础资料管理信息，必须实现从购臵到退出市场的全过程监督，及时进行更新，确保档案资料完整性。

6、档案资料借出必须办理相关登记手续，经公司主要领导审批同意后方可借阅。

7、档案资料由安全科安排专人负责管理，实习专柜存放，落实防护措施，防止损毁。

第8篇 某大学生社区管理公司档案管理制度

大学生社区管理公司档案管理制度

1、目的:

规范公司各部门各种文件和资料的归档工作。

2、适用范围:

适用于各部门各种档案的管理工作。

3、职责:

3.1各部门负责人负责监督档案管理的实施工作。

3.2各部门档案管理员负责档案的日常管理工作。

4、管理制度:

4.1档案管理的内容:

4.1.1公司各部门均需保存以下档案:

a)公司各种行政文件;

b)公司与质量有关的文件;

c)部门收发文记录;

d)本部门形成的质量记录;

e)其它本部门形成的或公司下发的文件。

4.1.2各部门除要保存以上档案外,还需按部门分别保存以下档案:

a)办公室保存公司所有文件(除财务与建设修缮的资料)的原件。

b)各部门保管各部门的资料。

c)办公室保管人事档案和各种合同。

4.2档案的保管目的

a)便于查阅;

b)保证档案的安全;

c)防止档案的损坏;

d)延长档案寿命;

4.3档案的密级

档案的密级分为三级:绝密、机密、普通:

a)绝密档案包括:员工人事档案、合同、学生资料、公司重大经营、管理、决策形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案;

b)机密档案包括:质量管理体系文件及运行记录、重要的会议记录、公司收发文(通知、通告除外)、工程类图纸、计划总结和其他属机密的档案;

c)普通档案包括:公司的通知、通告等普通性文件。

4.4 档案的保管方式

4.4.1档案的装盒与标识

各部门档案管理员将不同档案分类,并按时间顺序装入档案盒内,然后根据档案的规格准备相应的档案标贴纸,在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案名称,然后将制作好的档案标贴纸贴在档案盒左侧立面距顶部3厘米位置处,并排列在档案柜中。

4.4.2编制目录:

4.2.2.1各部门档案管理员在档案盒首页位置准备《文件归档目录》;

4.2.2.2每一份档案归档时,均需将该份档案登记在《文件归档目录》中,以便查阅。

4.5档案的查阅权限

4.5.1总经理可查阅公司所有档案。

4.5.2副总经理可查阅分管工作的档案。

4.5.3部门负责人可查阅该部门所有档案。

4.5.4其他人员根据审批查阅有关档案。

4.6档案的查阅/借阅/复制

4.6.1查阅/借阅/复制人到部门《文件查阅/借阅/复制登记表》中登记。

4.6.2部门档案管理员审核其资格:

a )权限内的按正常手续办理;

b)权限外的,需得到相应授权人的许可:部门(财务除外)的档案,由部门负责人审批;公司档案,由办公室主任审批,财务档案及公司机密档案,由总经理审批。

4.7在档案归还日期前,部门档案管理员应督促借阅人将档案完好交还。

4.8须复制档案的,绝密档案报总经理审批;机密档案由办公室主任审批;普通档案由部门负责人审批。

4.9档案的销毁

4.9.1超过保管期限的档案,由部门档案管理员依据档案的保管期限编制《文件和资料销毁清单》。

4.9.2该清单报部门负责人审核,由管理者代表审批后进行销毁,财务档案的销毁由总经理审批。

4.9.3销毁时应有部门档案管理员及质量管理办公室质管员在场,销毁结束后,销毁人员在《文件和资料销毁清单》上签字。

5相关文件

6记录

6.1《文件归档目录》

6.2《文件和资料销毁清单》

6.3《文件查阅/借阅/复制登记表》

第9篇 x地产公司会计档案管理制度

地产公司会计档案管理制度

为了加强会计档案管理,特制定本公司管理办法。

第一条 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括:

一.会计凭证类:原始凭证,记账凭证,汇总凭证,其他会计凭证。

二.会计账簿类:总账,明细账,日记账,固定资产卡片,辅助账簿,其他会计账簿。

三.财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括财务报表、附表、附表及文字说明,审计报告,其他财务报告。

四.其他类:银行存款余额调节表,银行对账单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。

第二条 会计档案的保存

一.会计凭证按凭证类型、月份及编号顺序每月装订成册,标明月份、季度、年起止、号数、单据张数,由会计及有关人员签名盖章(包括制单、审核、记账主管),专人归档保存,归档前应加以装订。

二.会计报表应分月、季、年度,按时归档,指定专人保管,并分类填制目录。

三.会计档案在财务部存放期为二年,二年后由资料员整理归档交公司档案室保存。

第三条 会计档案保管期限

一.会计凭证类:

1.原始凭证15年

2.记账凭证15年

3.汇总凭证15年

二.会计账簿类:

1.总账15年

2.明细账15年

3.日记账15年(其中:现金和银行存款日记账25年)

4.固定资产卡片报废清理后5年

5.辅助账簿15年

三.财务报告类:

1.月、季度财务报告3年

2.年度财务报告永久

3.审计报告永久

四.其他类:

1、会计移交清册15年

2、会计档案保管清册永久

3、会计档案销毁清册永久

4、银行余额调节表5年

5、银行对账单5年

第四条 会计档案的借用

一.财务人员因工作需要查阅会计档案时,必须按制度顺序及时归还原处,若要查阅入库档案,必须办理有关借用手续;

二.外单位人员因公需要查阅会计档案时,应持有单位证明,经本单位领导、财务负责人同意后,方能由档案人员接待查阅;

三.会计挡案一般禁止携带外出,如有特殊情况,需带出或复制时,须经财务负责人批准,并限时归还。

第五条 由于会计人员或会计机构改变等原因而使会计档案需要转交时,须办理交接手续,并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。

第10篇 电池公司环境保护档案管理制度

电池有限公司环境保护档案管理制度

一、为加强环境保护档案管理,充分发挥环保档案在环境保护工作中的作用,根据《中华人民共和国档案法》及《环境保护档案管理暂行规定》,特制定本制度。

二、环保档案主要指公司在环境管理监测、科研、宣传、教育等环境保护活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

三、环保档案工作是环境保护工作的重要组成部分,要将其纳入本单位的环保发展规划与年度计划中。

四、为保证环保档案完整、准确、安全、有效地利用,要采用先进技术,逐步实现环保档案管理的现代化。

五、档案工作人员要忠于职守,认真执行档案管理制度,钻研业务,严格遵守党和国家的保密规定,确保环保档案的完整与安全。

六、借用环保档案者应负安全和保密责任,不得擅自转借,不得折叠、剪贴、抽取和拆散档案,严禁在环保档案上勾画、涂抹、填注、加字、改字等。

七、归档的环境保护文件、材料要做到字迹工整、图像清晰、签字手续完备。

八、科研课题、环保工程和其它任务等,承办单位应将所形成的环境保护文件、材料按本制度的要求整理归档。

九、环保档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。长期和短期的环保档案归环保组管理,永久性的归公司档案室保管,环保组保存永久档案的复印件。

十、本制度由公司环保组负责执行。

第11篇 z公司档案管理制度

公司档案管理制度:

一、 文书档案归档制度

1.各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围,交行政部统一管理。

2.各部门形成的文件、材料由兼职档案员(各部门内勤)收集、审定、整理、立卷。

3.归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠(文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复)无缺页、破损现象。

4.下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档,还应留有书面材料存档。

5.凡归档的文件必须留原件存档,书写整齐,用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写,如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写。

6.重要文件如部门需用可进行复印,但原件必须归档。

7.机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。

二、 专职档案工作人员岗位责任制

1.认真学习专业知识,贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》,热爱本职工作,忠于职守,维护党和国家利益,工作尽职尽责,自觉遵守档案工作各项规章制度。

2.负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。档案质量和工作质量符合“规范”要求。

3.负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作。

4.负责档案库房各项制度的落实。

5.积极提供档案的利用,充分发挥档案利用效果,认真总结经验,为领导决策和机关各项工作提供优质服务。

三、兼职档案工作人员岗位责任制

1. 各部门配备一名兼职档案员,负责本部门文件、材料的收集、整理、归档立卷工作。

2. 兼职档案人员要热爱档案工作,熟悉业务,工作认真负责,把好案卷质量关,按时完成兼管档案的任务。

3. 兼职档案员应于次年2月底前,将整理好的档案向档案室移交。

4. 严格执行各项档案管理制度。

5. 接受本公司专职档案员的监督指导。努力学习档案业务知识,不断提高业务水平。

四、部门立卷制度

1. 凡本部门在各项活动中形成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。

2. 各部门兼职档案员,负责对本部门的文件资料进行收集、审定、整理、立卷。

3. 兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理制度,按综合档案室提出的各项要求立卷,保证立卷质量。

五、档案保管制度

1. 各门类档案由综合档案室集中统一管理,配备档案员负责档案的保管工作。

2. 按照档案管理有关规定,对各类档案应做到存放合理,排列有序,查找方便。

3. 档案员对室藏档案材料要经常进行检查,对已到借阅期限尚未归还的档案材料,要及时跟踪追还,防止丢失。

4. 库房要保持清洁卫生,温度要经常保持在14—24℃,相对湿度要保持在45—60%,防止危害档案的现象发生。

5. 档案库房内做到“八防”即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫,定期检查。

6. 库房内严禁吸烟,严禁存放易燃、易爆危险品,停电时,一律用手电照明,不得使用易燃器具。

7、与档案库房无关人员一律不得进入,随时关好库房门窗,确保安全。

六、档案保密规则

1. 档案工作人员要提高警惕性,遵守保密纪律,坚持原则,认真执行各项制度。

2. 凡到综合档案室查阅档案者,都要认真遵守安全保密制度,严格履行档案查阅手续,档案原则上不准带出档案室,确需带出时须经主管领导批准并在指定时间内归还档案室。

3. 查阅档案时,不得翻阅与查阅内容无关的文件材料、无关人员不准进入档案室。

4. 本公司工作人员不准将文件、材料带进公共场所和其他场所,不准带回家中,要及时交给档案管理部门。

5. 对于违反保密规定,泄露国家公司机密或造成一定后果者要依据《保密法》的规定,严肃处理并追究其责任。

七、档案借阅制度

1. 借阅档案要严格遵守档案管理制度,凡借阅者,应自觉履行借阅手续。

2. 凡借阅档案,需经主管领导批准。外单位人员借阅档案,应持单位介绍信,经主管领导同意后,方可办理借阅手续,并在借阅期限内按时归还。

3. 借阅人员对档案材料妥善保管,注意保密,不得以任何理由转借他人。

4. 借阅人员未经领导批准,不得复印、抄写档案资料。

5. 档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查,确认档案材料完好无损时,方可办理归档手续。对摘抄、复制的档案材料,经认真核对,正确无误时,方能签字盖章。

6. 一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象,要及时向主管领导汇报,并追究有关人员的责任。

八、 其他

解释权归公司行政人事部。

第12篇 某公司人力档案管理制度

f公司人力档案管理制度

1、档案管理的目的:

1.1真实记录员工各方面情况,作好动态的跟踪把握,为人事运用提供参考;

1.2保证人事信息,以备查阅;

2、档案保管:人力部档案必须专人专管

3、档案范围:人力部档案包括电子版档案和书面原始档案;

3.1书面原始档案包括:各种审批的人事手续、员工劳动合同、担保书、体检表、证件复印件、各种经总经理签名的文件,与员工个人相关的文件要存一份在员工个人的档案中;

3.2电子版档案包括;

3.2.1每月五日前,分公司人力人员向总部人力部报如下表单:

表一:人力资源月报,详见招聘录用管理制度

表二:岗位图

表三:培训时间汇总表(要求三日前报总部)(培训其他表详见培训管理制度)

表四:考勤记录表和考勤汇总表,详见考勤管理制度

表五:社会保险缴费明细表

表六:劳动合同签署明细表

表七:工资表,详见薪资管理制度

表八:员工奖惩记录

表九:员工异动记录表

3.2.2分公司人力部人员保管好如下电子版资料:

资料一:公司操作手册电子版

资料二:个人操作手册电子版

资料三:各期**文化

资料四:总部下发通知按下发部门、编号归档

资料五:总部下发的会议纪要、培训资料

资料六:各月员工绩效考核分

以上内容为包括但不限于

5、档案的查询权限:

总经理,副总经理,总部人力部负责人能查询所有员工的档案,各分公司负责人和分公司人力部能查询该分公司员工的档案,其人员要查询员工档案必须经人力部批准;

6、离职员工档案处理:员工离职,档案不得拿回,一般人员档案,人力资源部保存半年以上,部门经理级以上员工,保存一年以上。

7、员工个人档案的管理

7.1如员工的工作进行了跨公司的异动,编制发生了改变,在接到有关通知文件后三个工作日内,由编制所在公司人力部,将该员工的原始档案复印一份在公司存档,将原始档案原件装入文件袋,贴好封条,盖好章,以邮寄的方式给将要调动的公司人力部;

7.2公司人力人员收到其它公司寄来的档案后,必须检查封条是否完好无损,再存档;

第13篇 装饰公司文书档案管理制度

装饰工程公司文书档案管理制度

一、建档依据

根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》,结合本公司实际制定本制度。

二、建档原则

1、公文承办部门或承办人员应保证所经办文件的系统性、完整性,结案后须及时交专(兼)职文书人员归档。

2、经办人员工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。

三、归档范围

1、重要的会议材料,包括:会议通知、决议、领导人的讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请求、批复、统计报表及简报。

4、本公司与有关单位签定的合同、协议等文件材料。

5、本公司干部任免的文件以及关于职工奖励、处分的文件材料。

6、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

7、本公司历史大记事以及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

四、档案的装订

1、由文档员或经办人负责组卷、编目,卷内文件材料应按排列顺序,依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页码。

2、永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。

3、案卷封面、应逐项按规定用毛笔或钢笔书写,字迹工整、清晰。

4、案卷装订:装订前卷内文件材料要去掉金属物,案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。

5、案卷排列格式:软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表),以案卷号排列次序装入卷盒,置于档案柜内保存。

第14篇 房地产公司档案管理制度4

房地产公司档案管理制度(四)

(一)主要内容及适用范围

规定公司办公室各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。客户档案管理执行《客户档案管理制度》。

(二)档案的管理机构

1、文书结案后,原稿由公司办公室所辖档案室归档。

2、各经办部门或个人视实际需要,经有关领导批准后可留存影本。

3、档案室主要职责:

■制定或参与制定档案工作的规章制度;

■对企业其他部门文件材料的归档工作,进行指导和监督;

■做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作;

■做好永久性档案向有关档案机构的移交工作;

■提高档案管理的水平和技术,逐步实现档案管理现代化、科学化。

4、档案的种类

■法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的,或由企业发行的各种标准、规章制度等。

■企业的重大决议。包括由企业股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。

■计划性文件。包括企业总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。

■总结性文件。包括企业年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。

■批示性文件。包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及企业各类命令、工作指示等。

■凭证性文书材料。包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证,如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。

■证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。

■汇报性文书资料。包括企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表,以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。

■声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中,以及在外学习、考察时或外部门提供的,以声像形式记录下来的各种资料,如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。

■技术性资料。包括各类工程图纸、竣工资料等。

5、档案管理的基本程序

包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用,这九道工序是档案工作的整体,它们之间相对独立,但又相互制约。

6、档案的收集。

就是把分散的,以及散失到其他部门的各类档案资料,按有关规定,有计划地分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档,即把公司活动中产生的有保存价值的各种材料,由办公室及企业下属部门和个人定期协同档案室进行整理、立卷、归档。

■立卷归档的范围:凡属本标准第3条所函盖的文件资料,均应立卷归档。

■立卷归档的时间

■凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料,均应在三日内递交办公室立卷归楼。

■对于某些专门文件,或驻地分散在外的个别业务部门的文件,为方便日常工作,立卷归档时间可根据实际情况适当延长。

7、立卷归档的要求

■各部门兼职档案员在规定的归档时间内,把整理审定完毕的档案资料,递交档案室立卷归档。

■移交档案要填写移交清单,移交清单一式二份,双方签字后各执一份。

■归档的文件资料必须完整、真实、准确,请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起

■立卷时应编制好案卷目录,把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚,概括而简洁地拟写好案卷标题,把案卷内容表达出来,装订整齐、牢固,无论何金属物,填写备考表,注明保管期限。

■填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔,禁止用圆珠笔或铅笔,字迹应清楚、准确。

■立卷应以本部门形成的文件为主,根据文件形成的特点,保持文件间的历史联系,适当照顾文件的保存价值,使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。

■立卷应以部门为主,结合其他特征的方法组卷,把有密切联系的文件组合在一起。

■立卷应把上级文件与本公司文件(除请示、批复外)按保管期限和文件年限分开立卷。

■立卷归档后,发现需立卷的文件资料,可按立卷原则进行插卷。

■文件组成案卷后,卷内文件应按照一定规律进行排列,系统地反映问题,做到查找方便。

■各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)归档必须有原件,并保持其完好无损。

■声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者,归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。

8、档案的借阅

■档案主要供本企业利用,一般不外借。如情况特殊,外单位人员须持介绍信,并经公司领导批准,可查阅无密级档案。

■各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案,须经公司领导或原形成档案的部门领导批准,方可借阅。

■档案的借阅者应负责档案的完整和完全,不得私自影印、复制、翻印,不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证,不得转借,如有违纪,酌情处罚。

■对珍贵或易损的档案,应制成复制品提供使用。复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制件应仔细校对,与原稿无误后,注明档案编号,然后提供使用。如有必要,给复制件加盖公章,以示复制不会有误。

■必要时,档案室应对所提供档案出具证明,证明材料写好后应仔细校对和审查,加盖档案室印章后才有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载,而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自以档案资料作解释或下结论。

■档案一般不得借出档案室。如有特殊情况,可以作短期外借,最多为十天,但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延长借阅时间,须办理续借手续。逾期不还者,档案管理员要及时催还。

■借阅档案须妥善保管,若有遗失,将根据档案的价值和数量报公司领导批准后,责令其赔偿一切损失。

9、档案保密要求

■档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心,加强保密意识,双方共同做好保密工作。

■档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级他为绝密、机密、秘密三级。

■有密级档案只许在档案室查阅,不许带离本室。有密级档案复制时,需经公司办公室主任或副总以上领

导批准。

■有密级档案只限归档人使用,其他人员利用需经办公室主任或副总以上领导批准。

■对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密,对解密档案作一般档案管理,及时提供利用。

■外来参观人员,统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。

■档案管理员丢失或擅自提供泄露机密,应根据情节轻重,给予纪律处分,直到依法追究刑事责任。

■企业在职工作人员调离本企业时,需按档案室要求整理已形成的文件材料,并退还所借档案,档案室审查无误签字后,才能调离。档案管理员调离,应由办公室主任监督办理,档案交接之后,方能调离。

10、超期档案的销毁

■对超过保存期限档案,由档案管理员登记造册,经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定,报分管副总批准后,按规定销毁。

■经批准销毁的档案,可单独存放半年,经验证确无保留价值时,再行销毁,以免误毁。

■销毁文件必须在指定地点进行,并指派专人监销,严禁将销毁的文件作为它用,或作废纸出售。文件销毁后,监销人应在销毁注册上签字。

11、档案的保管

第15篇 某某城建投资公司档案管理制度

某城建投资公司档案管理制度

为进一步明确工作规范,强化内部管理,落实岗位责任,健全文件及档案的管理工作,制定本管理制度。公司全体员工要严格按照制度要求,强化优质高效、严谨规范的意识,认真履职、团结协作,共同做好文件及档案有关工作。

一、档案管理规范

(一)要遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同保管价值,按照方便保管和利用的原则管理。

(二)需归档的文件、材料,要收集完整齐全,正件与附件、印件与定稿、请示与批复、多种文字形成的同一文件要在一起归档。

(三)各类会议所形成的文件,包括会议通知、议程、名单、会议文件及参阅材料、领导讲话、照片、记录、会议纪要等由相关人员负责收集齐全(文件一式二份),在会议结束后立卷存档。

(四)不同年度的文件不能一起立卷,跨年度的请示与批复,须放在批复年立卷,没有批复的放在请示年立卷,跨年度计划放在计划的第一年立卷,跨年度总结放在总结最后一年立卷,跨年度会议文件放在开会年立卷。

(五)卷内文件排列要根据不同情况,按照文件形成的规律和特点进行排列,密不可分的文件、材料要依序排在一起,做到批复在前、请示在后;印件在前、原稿在后。

(六)卷内文件排列顺序,要依次编写件号和页号。

(七)卷内文件要逐件填写卷内目录。

(八)案卷封皮的标题要力求简明扼要,准确概括地反映卷内文件材料的内容。

(九)文件资料查阅利用制度:1.本单位人员借阅档案、资料须登记,未履行登记手续的,档案管理人员不予提供档案、资料。对于关键性和常用部分的档案应使用复印件,尽量不用原件,一般由使用人复印。2.档案、资料的原件一般不外借给其他单位人员,特殊情况需要外借时,须经分管领导批准,办理外借手续并限期归还。借出的档案材料的原件,借用人要妥善保管,不得毁坏和遗失,按期归还,如有损坏、遗失,由借用人负责。

二、财务固定资产档案管理规范

(一)财务部门应设专人负责固定资产管理,建立健全固定资产三账一卡。定期对固定资产进行清点、核实,做到帐账、帐卡、帐物相符及固定资产折旧工作,固定资产档案管理人员变动时,应办理移交手续。

(二)固定资产的购置严格执行逐级审批制度,大型设备应根据机构的规模、任务、现状、发展规划和经费情况添置和更新。

(三)固定资产的报废、转让、变价处理严格执行有关报废的程序和规定并及时上报相关主管部门。

(四)加强国有资产管理,严防国有资产流失。

三、工程项目档案管理规范

(一)工程档案归档范围是指各类报批文件(对政府各行政部门的各类报批文件、回复的批示文件、对外发文、对外接收的文件)、各类合同、设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料、监理文件、施工日志、会议纪要、审计结论及各种验收证件、检测报告、材料设备的合格证及说明书、施工图、财产移交手续及其他需要存档的文件等。

(二)资料管理人员建立《文件接收登记表》对接收的文件资料进行登记。任何人无论从何途径得到的与工程有关的文件资料,都应交到资料管理人员,由资料管理人员组织识别并登记。对接收的文件资料,资料管理人员根据审批权限送交领导审批。

(三)项目部任何部门、任何人向公司项目部以外单位发出与项目有关的文件资料,都应根据审批权限进行审批,在发出前应存档进行备案,并对反馈信息及时归档。

(四)本单位人员借阅工程档案、资料须登记,未履行登记手续的,档案管理人员不予提供档案、资料。对于关键性和常用部分的档案应使用复印件,尽量不用原件,一般由使用人复印。工程档案、资料的原件一般不外借给其他单位人员,特殊情况需要外借时,须经公司主要领导批准,办理外借手续并限期归还。

(五)工程档案工作人员必须树立高度的保密观念,遵守公司的各项保密制度;凡涉及不宜公开的公司机密等档案,应作秘密保管并严格控制查阅范围;凡作秘密和内部管理的档案,应严格履行查阅审批手续,严禁擅自拍照和复制,利用者应严格遵守保密规定,不得泄露公司秘密;对确已无保存价值的工程档案,由工程项目部负责列出销毁清册,经主管领导审批后,由销毁人、监销人销毁,并签名注销。

第16篇 某某公司安全生产档案管理制度

一、安全生产档案员职责

1、负责对本公司安全生产档案和资料进行管理。

2、负责对本公司安全资料的收集、整理及归档。

3、负责档案资料的查询、借阅、发放回收及文件的销毁或隔离存放。

4、负责安全档案的放火、防潮、防盗等。

5、保证安全档案资料的安全,不得泄密。

二、安全生产档案的内容

安全生产档案的内容包括:安全检查日志、安全会议纪要、各种设备的检修、运转记录、钢丝绳检查记录、调度简报、每月生产记录,测风记录、防坠实验记录、各级部门检查整改记录、工伤事故分析会记录、“三违”罚款单、安全生产文件等。

三、档案文档一般要求

1、字迹工整、书写清楚,各种原始记录封面做好标识记录。

2、破损文件材料要及时修复。

3、标识签署齐全。

4、按文件资料同组卷分类保存,跨年度资料按年月排列。

四、安全档案借阅办法执行—qms—c01文件。