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规章制度包括哪些
公司档案管理规章制度涵盖以下几个核心部分：
1. 档案分类标准：明确各类文件的分类依据，如业务性质、时间、重要性等。
2. 档案收集与整理：规定文件从产生到归档的流程，确保完整性和准确性。
3. 存储与保管：设定档案的存储方式、期限和安全措施。
4. 利用与查询：明确员工查阅档案的权限、程序和保密要求。
5. 更新与销毁：规定档案的更新机制和到期销毁流程。
作用和意义
这些规章制度旨在：
1. 提高效率：通过标准化流程，减少寻找和处理档案的时间。
2. 保障信息安全：防止信息泄露，维护公司利益。
3. 法规遵从：确保符合相关法律法规对档案管理的要求。
4. 历史追溯：为决策提供历史数据支持，便于问题追踪。
怎么制定
制定规章制度应遵循以下步骤：
1. 需求分析：了解各部门的档案需求，识别管理痛点。
2. 研究法规：参照国家和行业相关法规，确保合规性。
3. 征求意见：广泛征求员工和管理层的建议，提高制度的接受度。
4. 制定草案：整合反馈，编写初步规章制度。
5. 试行与修订：实施试行，根据实际情况调整和完善。
6. 正式发布：经高层审批后，正式发布并执行。
公司档案管理规章制度范文
第1篇 公司档案管理规章制度
公司档案管理规章制度
一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。
二、归档范围
公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。
四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
五、资料的收集与整理
1.公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。
2.在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。
3.凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。
4.各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
5.档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。
六、资料的分类与归档
1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。
2.公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。
七、档案的借阅
1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
2.因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。
3.公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。
4.档案借阅者必须做到：
①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。
②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
八、档案的销毁
1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。
3.凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。
4.经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。
5.在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。
第2篇 工贸公司档案管理制度
一、目的
安全生产管理文件使用及档案管理的失控将会给安全生产管理工作带来重大的影响。为加强对档案资料的管理,明确责任部门/人员、流程、形式、权限及各类安全生产档案及保存要求等,确保资料保存的完整性、连续性、真实性和准确性,以便后续借鉴;使档案管理工作进一步规范化、制度化、科学化。
二、 适用范围
本制度适用于本公司的安全生产管理文件使用及档案管理。
三、 机构与职责
3.1公司设立档案室,隶属于办公室,并设置档案管理员,负责档案资料的归档督促和日常管理工作。公司制定明确的档案管理员岗位职责,档案管理员必须严格履行职责,根据档案的重要性和保密程度分为公司级和部门级,公司级档案应按标准规范进行分类,有规范的档案编号和标签,并建立电子与纸张分类目录。
3.2 各部门资料管理:所属各部门必须设兼职的资料管理员,制定明确的资料管理员岗位职责,规范部门档案管理,实行部门档案与公司档案归口管理。档案的借阅和移交、销毁,必须按照公司管理规定执行。
四 、档案管理程序
4.1安全生产档案归档范围包括:
(1)安全生产管理委员会人员名单及变动记录,安全标准化体系各类文件。
(2)安全机构设置情况及专职、兼职安全员名单;
(3)特种作业人员操作资格证件及人员名单;
(4)特种设备清单及有关档案资料;
(5)危险源(点)资料及三级危险源(点)管理清单;
(6)作业环境监测资料(地压监测、岩石移动观测、粉尘浓度监测、风速、风量监测、环境监测、噪声测定等);
(7)职工健康档案及健康监护资料;
(8)职业病人档案及监护资料;
(9)安全生产检查记录及整改情况;
(10)安全例会及安全日、月活动记录。
(11)职工代表大会关于安全生产的提案及整改落实情况;
(12)安全生产事故记录和统计资料;
(13)职工伤亡事故登记表等有关伤亡事故管理的档案资料;
(14)安全生产管理制度及岗位操作规程及作业安全规程,并汇编成册;
(15)安全措施费用的提取和使用情况;
(16)安全教育培训记录;
(17)事故应急救援预案,事故应急救援演练及实施记录;
4.1.1档案质量
4.1.2档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写,字迹要工整,清晰,封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。
4.1.3档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。
4.1.4档案必须遵循文件材料形成的规律和特点,保持文件材料之间的联系,区分不同的价值,便于保管和利用。
4.1.5档案盒表面为《档案目录》,档案盒内文件没有提名的,由档案人员根据内容拟定标题。
4.1.6档案盒封面应注明立卷人,审核人,立卷时间。
4.2立档
4.2.1档案文件材料按照批复在前,请示在后,正件在前,附件在后,印件在前,定稿在后,重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。
4.2.2跨年度的请示与批复,有批复的在批复年立卷,无批复的放在请示年立卷;跨年度会议文件放在会议开幕年立卷;跨年度的规划放在第一年立卷;跨年度总结放在最后一年立卷。
4.2.3档案文件资料按时间顺序排列,收交时公文处理用纸在前,收文在后;内部制发文件,发文正稿在前,依次为公文处理用纸,发文底稿。
4.3 归档类别
4.3.1 企业安全生产档案整理应根据自身实际情况设立类目。安全生产档案类目设置要层次分明,概念明确,案卷排列应反映本企业安全生产档案的分类体系,便于科学管理与利用。
企业安全生产档案按档案的范围宜设置以下类别:
(一)安全组织
(二)安全规章制度
(三)监督执法检查
(四)安全检查
(五)教育培训
(六)安全投入
(七)工伤保险
(八)职业病防治
(九)劳动防护用品
(十)“三同时”管理
(十一)安全防护设备管理
(十二)安全用电管理
(十三)特种设备管理
(十四)事故管理
4.3.2 特殊载体安全生产档案(录像带、照片、磁盘等)可按载体形式、所反映问题或形成时间进行分类编目。
4.3.3 特殊载体安全生产档案要遵照有关照片、声像、电子档案的标准,按其载体形式分别保存,并注明与相关纸质档案的互见号。
4.4档案编号
4.4.1档案分类各级名称经确定后,应编制《档案登记目录表》,将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。
4.4.2档案分类各级名称及其代表数字一经确定,不宜任意修改,如确有修改必要,应事先审查讨论,并拟定新旧档案分类编号对照表,以免混淆。
4.4.3公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理,按照《档案登记目录表》条款“对号入座”,各部门要积极配合公司档案管理工作。
4.5归档及保存年限
4.5.1归档的文件资料,应按自然形成,保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档,在一个卷内要按问题或者文件形成的时间,系统的排列并填写《卷内目录》。
4.5.2归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订,保存期限分为定期和永久。企业档案的保管期限定为永久、定期两种,定期一般分为30年、10年。
4.5.2.1 永久
安全技术管理制度、办法、总结,自然灾害、生产安全事故抢救、调查、处理文件材料;
4.5.2.2 30年
安全技术管理规划、计划、通报、会议记录、安全体系建设文件材料等
4.5.2.3 10年
安全、消防教育、应急演练活动文件材料
4.5.3 公司可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定。
4.5.4 归档的文件资料种类,份数以及每份的页数均应齐全完整,每份文件的正件与附件,印件与定稿,请示与批复,转发文件与原件,多种文字形成的同一文件,均不得分开。
4.5.5 按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录表。全部档案组成后,要对档案做统一排列并编写档号。
4.6 档案日常管理
4.6.1借阅
4.6.1.1借阅手续:
(1)各部门经办人员因业务需要借阅档案时,应由其部门负责人出示书面借阅条向档案员借阅,经办人必须在公司借阅登记表上签字。
(2)档案员接到借阅条,经核查后,取出该项档案,并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期,以备及时催还。
(3)档案归还时,经档案员核查无异后,档案即归入档夹,填写归还日期,在记录上写明“已还”字样。
4.6.1.2借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案,不得在文件上圈点、画线和涂改,未经批准不得复印和摘抄档案。
4.6.1.3借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件,需借阅部门负责人书面请示,经办公室主任批准。
4.6.1.4借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时,应变更借阅登记,不得私自授受。
4.6.2销毁
4.6.2.1每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的《档案销毁清册》,报公司负责人审核批准,并指定其监销人后方可进行销毁。《档案销毁清册》需注明:销毁档案目录、公司负责人意见、档案人签章、监销人签章、销毁时间。
4.6.2.2销前,按照清册清点;销后,在清册上签名盖章,并将监销情况报告本单位负责人。《档案销毁清册》需永久保管。
4.6.2.3保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种:未结清的债权债务;未了事项;正在项目建设期间的建设单位、经核定仍有保存参考价值者。应单独抽出立卷,直到事项完结时为止。
4.6.3移交
4.6.3.1需要进行移交的档案,需由档案员编制《档案移交登记表》,报公司负责人审核批准并指定其监交人后,方可进行移交。《档案移交登记表》需注明:
移交档案目录、公司负责人意见、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因。
4.6.3.2移交前,按照清册清点;移交后,在清册上签字,《档案移交登记表》一式两份,移交方和接收方各一份并永久保管。
4.6.4保密
4.6.4.1 档案室的任务是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案,维护档案的完整和安全,主动做好档案的提供利用工作。任何无关人员未经许可不得入内。
4.6.4.2 档案员应忠于职守,遵守纪律,保守秘密,树立全心全意为公司各项工作服务的思想,主动,准确,迅速地为利用者提供档案资料。
4.6.4.3 爱护档案室的一切设施设备,任何人未经许可不得使用及随意翻动。
4.7档案库房管理
设置专门的档案库,对上述要求档案管理的资料进行管理,档案库要按照防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染等库房安全管理要求,配备防盗门窗、灭火器材、温湿度调控设施、遮光窗帘、防虫药品等档案安全保管设施和用品。应关注电子媒体文件和档案的管理,确认是否有规定,能否及时修改等。
4.8附则
在本制度框架下,公司各部门可根据实际状况制订更为具体的实施细则,但不得与本制度发生冲突,经报办公室备案后,与本制度具有同等效力。
第3篇 石油公司劳动者职业健康监护档案管理制度
石油销售公司劳动者职业健康监护及档案管理制度
第一章 总则
第一条为了保护职工健康和维护企业权益,根据《中华人民共和国职业病防治法》的规定,石油销售公司(以下简称hb公司或公司)为劳动者建立职业健康监护档案,并妥善保存,特制订本制度。
第二条本制度适用于hb公司各部室以及所有从事劳动的员工。
第二章 管理
第三条公司综合办公室负责为每一位职工建立职业健康监护档案,并妥善保管。
第四条职业健康监护档案包括:
(一)劳动者职业史、既往史和职业病危害接触史;
(二)相应工作场所职业病危害因素监测结果;
(三)职业健康检查结果及处理情况;
(四)职业病诊疗等健康资料。
第五条公司综合办公室档案管理人员必须维护劳动者的职业健康隐私权、保密权。相关的卫生监督检查人员、劳动者或其近亲属、劳动者委托代理人有权查阅、复印劳动者的职业健康监护档案,其他人员不得私自查阅职业健康监护档案。
第六条劳动者离开公司时,本人有权索取健康监护档案复印件,档案管理人员应如实、无偿提供,并在所提供的复印件上签章。
第七条对已离职人员的职业健康监护档案,应在离职后三个月后进行封存,并保存10年以上,以备上级部门查阅。
第八条劳资部档案管理人员应将职业健康监护档案妥善保管,保证档案安全。
第九条其他依照公司档案管理制度执行。
第三章 附则
第十条本制度自发布之日起执行。
第4篇 建筑公司档案管理制度
建筑工程公司档案管理制度
1.档案管理目的
为了完善公司现代化、规范化,系统化的管理制度,全面加强公司各部门之间的档案、文件、信息等内容的综合管理,促进档案管理工作能为公司各部门的各项工作更好的服务,公司根据《中华人民共和国档案法》和相关法律、法规,制定本公司的档案管理制度。
2.档案管理范围
2.1此管理制度适用于本公司所有档案的管理工作。
2.2本制度中所称的公司档案,是指公司在各项建筑施工;经营运行和管理活动中形成的对国家、社会和公司有保存价值的文字、数据、图样、图表、声像等不同形式的文件或记录。具体的主要分类包括:文件档案、声像档案、电子档案等。
3.档案管理机构及职责
3.1公司档案工作实行二级管理。其中:一级管理是指公司综合部的统筹管理;二级管理是指各部门对本部门档案资料的整合管理。
3.2综合部对公司各部门上交的档案进行管理。
3.2.1 公司依据《档案法》等有关法律,法规和方针政策,制定公司文件材料的归档及保管、利用、鉴定、销毁和移交等有关规章制度。
3.2.2 综合部负责监督,指导公司各部门档案的形成、积累、整理和归档工作。
3.2.3 统筹规划公司各部门的档案工作,并建立独立的档案室,负责公司档案收集、整理、保管、鉴定和收发使用工作。
3.3各部门应该指定专人负责内部的档案管理工作--收集、整理、保管本部门的档案资料,并建立档案目录,以方便入档时能够及时、有效的备案和日后查找复核工作。
3.3.1 坚持平时整理。根据本部门不同种类文件材料的形成特征,制定案卷目录,合理分类存放,便于利用和归档。
3.3.2 负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作,保证归档文件材料完整、准确、系统。
3.3.3 归档案卷做到组卷合理,页码编写准确,案卷目录清楚,案卷标题简明扼要。
3.3.4 保管好本部门应归档的案卷,保证文件材料的安全和保密。
3.3.5 接收档案员的指导规划,按规定时间向档案室移交档案。
3.4档案管理人员负责档案的日常管理工作,对文件、材料等的安全性、保密性负责,并且忠于职守,遵纪守法,具有相应的档案专业知识和业务能力。
3.5档案管理人员变动时,综合部部长要对档案交接负有监交责任,且应该在《档案案卷移交目录》上签字确认。
3.6会计类档案将由财务部统一归档保管,以方便财务核对和审批工作。
4.档案管理原则
4.1档案室必须具备防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光、防泄密等安全条件。
4.2归档资料要进行登记,编制归档目录。档案要分类、分卷装订成册,保管要有条理,主次分明,存放科学。
4.3借出档案材料的时间不得超过一周,必要时可以续借。需要长期借出的需经档案管理员上报经理批准。
4.4任何人不得拒绝归档,对不按规定归档而造成文件材料损失的,或对档案进行涂改,抽换,伪造,盗窃,隐藏和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者,按照公司相关规定进行处理。
4.5归档文件的密级,按照《保密工作管理规定》的相关条款确定,绝密类档案应单独入柜保管,严防丢失和泄密事件的发生;涉及知识产权,专利技术和商业秘密的档案重点保管。
4.6借阅归档时如发现档案资料丢失、损坏、缺页等情况,档案管理员立即向综合部部长报告,经查清责任后并视严重程度做出相应处理决定。
4.7借用存档文件资料时,档案员应视借阅文档的密级,要求借阅人填写《档案借阅登记簿》等相应记录,认真完善各种借阅手续。借阅人必须保证档案的保密工作,不得遗失、损毁或扩散阅读范围。
4.8公司档案资料不许外部人员借阅。特殊情况下,外单位来人查阅本公司档案,需持单位介绍信并经总经理签字批准,方可查阅,不得抄录或借出。
4.9企业对保管期限已满的档案进行鉴定,对确无保存价值的档案登记造册,按档案管理规定经总经理批准后,由销毁档案材料的所属部门负责人进行监销。
5.档案管理办法
5.1档案档号的编制:
5.1.1 档号编制原则:档号是存取档案的代号,排架的依据,它反映公司档案分类体系和物理位置,必须符合唯一性、合理性和稳定性要求,并能适应计算机管理。
5.1.2 档号编制方法
■档号基本结构组成是由公司标志、分类号、(一级分类、二级分类)年度号和案卷号组成。
5.2档案保存期限:
5.2.1 档案的保存期限原则划分为永久保存、长期保存、短期保存三种。
5.2.2 工程档案(土建技术、质量、安全、经营;水暖、电气、外分包等文件档案、电子档案、声像档案)列为永久保存;人事档案列为长期保存;会计类档案资料保存期应按会计制度有关规定执行。
5.3档案的归档
5.3.1 归档范围:可根据实际情况进行归档,具体应由公司各部门的负责人确定编制。
5.3.2 归档要求:
■公司各部门每年的文件档案必须第二年一月连同目录一式两份交由公司档案室归档;工程项目可以分阶段或者全部竣工验收后连同目录一式两份归档;电子档案由各部门形成、整理后,拷贝在耐久保存的介质中,连同相应的文字性说明一起于年终时向档案室移交;声像档案一般在年终由形成部门向档案室归档,对于会议形成的声像归档,会议结束后半个月归档。档案交接时,双方当面点清,并同时在《档案案卷移交目录》上签字。
■已经归档的图纸、文件材料如果需要修改,要报送给档案管理部门《文件更改申请单》,连同原文件一并存档、备案。未经许可不得私自涂改。
■归档的文件资料,必须是原件,原件出于报批不能归档或相关企业需保留的,综合部保存复印件。
5.4工程竣工档案管理:
5.4.1 工程竣工验收后十五日内,项目部将竣工工程的内业资料整理、编目,并上报各相关主管部门审核合格后,装订成册,上交综合部,办理档案移交手续。
5.4.2 项目部必须将在上交建设单位的竣工档案时所办理的档案交接单上交综合部,归档存放。
5.4.3 档案借阅时填写《档案借阅登记表》经主管领导签字,方可借阅。在借阅的过程中不允许在原始资料上作标记、涂改及拆卷、抽出材料。借阅完毕后按原样及时送回档案室。
5.4.4 年终档案归档结束后,将存档情况上报总经理。
5.4.5 定期检查档案存放情况,发现问题及时处理并上报公司领导。
5.4.6 档案一律存放在柜内,档案按工程竣工时间分区,按工程分类,按专业分号。按先后顺序整齐存放,并填写《竣工档案登记明细表》,档案号一竣工时间一工程名称一专业一顺序号。
6.档案分类管理说明
6.1文件档案的管理:
6.1.1 文件档案主要是指公司各种有价值的凭证信函,文字记录和业内资料等内容。
6.1.2 公司各部门负责本部门归档文件材料的收集,保管,整理和立卷,并定期交档案室集中管理。
6.1.3 归档的文件材料必须完整、准确、系统,文件书写和载体材料必须耐保存,文件材料整理符合规范。
6.1.4 档案资料如因特殊情况,需修改,复印,摘抄,涂改等,属绝密或机密文件的必须由总经理审批,属秘密文件的必须由公司主管领导审批,各部门保密文件由各部门部长审批。
6.1.5 归档的文件档案以打印方式或手写方式形成,手写方式必须使用钢笔或碳素笔。
6.1.6 文件档案纸张的规格以a4纸为标准,特殊类型的纸张经整理后达到210mm_297mm尺寸标准。
6.2电子文档的管理:
6.2.1 收集、积累要求:
■记录了重要文件的主要修改过程,有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时,如果保管部门已开始向计算机全文处理的转换工作,则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留,否则可根据实际条件或需要,确定是否保留。
■保存与纸质等文件内容相同的电子文件时,要与纸质等文件之间,相互保证准确、可靠的标识关系。
■在无纸化计算机办公或事物系统中产生的电子文件,应采取更严格的安全措施,保证电子文件不被非正常
改动。同时必须随时备份,存储于光盘或移动硬盘类能够脱机保存的载体上,并对有存档价值的电子文件制作纸质拷贝件保留。
■用文字处理技术形成的电子文件,收集时应注明文件存储格式和属性。
■用扫描仪等设备获得的图像电子文件,如果采用非标准压缩方法,则应将相关软件一并收集。
■用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件,收集时必须保证其对设备的依赖性,以及易修改性等问题,不可遗漏相关软件和各种数据。
■用视频设备获得的动态图象文件,收集时必须保证收集其压缩方法和软件;用音频设备获得的文件,收集时必须保证收集其属性标识和相关软件。
■由计算机多媒体技术制作的文件,其中包含前面所示的两种以上的信息形式,收集时必须保证参数准确、数据完整。
■通用软件产生的电子文件,收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件,收集时必须连同专用软件一并收集。
■计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
6.2.2 收集、积累方法:
■及时按照要求制作电子文件备份。
■每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。
■电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。
■电子文件登记表如果制成电子表格,应与备份文件一同保存,并附有纸张打印件。
6.2.3 归档要求:
■把带有归档标识的电子文件集中,制成归档数据集,拷贝至耐久性的载体上,至少一式二套,一套封存保管,一套供查阅使用。必要时,复制第三套,异地保存。对于加密电子文件,则应解密后再完成上述工作。
■本标准推荐采用的载体按优先顺序分别是:只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。
■存储电子文件的载体或包装盒上必须贴有标签,标签内填写编号、日期、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境等信息。
■将相应的电子文件机读目录、相关软件、其它说明等一同归档并附归档电子文件登记表。
■需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上,如果是自行开发的应用软件,也应将软件及相关数据存在同一载体上。
■原电子文件数据集的载体在完成电子文件归档后,保留时间至少一年。
6.3声像档案的管理:
6.3.1 声像资料的收集整理,原则上要保存声像资料原件(底片),重要资料要附文字说明。
6.3.2 文字说明的编写要求:
■基本内容应包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。
■应能准确解释档案材料的内容,概括其反映的全部信息,标注项目正确齐全。
■照片的自然张应由档案管理员按拍摄时间顺序编写文字说明。
6.3.3 声像档案存放期间定期对底片、胶片进行检查。
6.3.4 底片册、录音、录像带、软盘,应放在专用架内,严禁挤压堆放,并避开磁场源。对存放的照片要定期检查。
第5篇 公司文书档案立卷归档制度范本
公司文书档案立卷归档制度
第一章总则
第一条为加强本公司文书立卷工作,特制订本制度。
第二条归档的文件材料必须按年度立卷,本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料,都要按照本制度的规定,分别立卷归档。
第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存),结案后及时交专(兼)职文书人员归档。有关人员工作变动或因故离职时,应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。
第二章文件材料的收集管理
第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员,负责管理本部门的文件材料,并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。
第五条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。
第六条一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的文件材料,由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。
(1)公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报旅费时,必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续,经档案室签字认可后,财务部门才给予报销旅费。
(2)本公司召开会议,由会议主办部门指定专人将会议材料、音像档案等向档案室办理归档手续,经档案室签字认可后,财务部门才给予报销会议费用。
第七条各部门专(兼)职文书的职责。
(1)了解本部门的工作业务,掌握本部门文件材料的归档范围,收集管理本部门的文件材料。
(2)认真执行平时归档制度,对本部门承办的文件材料及时收集归卷,每年的3月份前应将归档文件材料归档完毕,并向档案室办好交接签收手续。
(3)经办业务有关人员借用文件材料时,应积极地提供利用,做好服务工作,并办理临时借用文件材料登记手续。
第三章归档范围
第八条重要的会议材料包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
第九条上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
第十条本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
第十一条本公司的请示与上级机关的批复。
第十二条本公司反映主要职能活动的报告总结。
第十三条本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
第十四条信访工作材料。
第十五条本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
第十六条本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
第十七条本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
第十八条本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
第四章平时归卷
第十九条各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料,由专(兼)职文书集中统一保管。
第二十条各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务,编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切,并编上条款号。
第二十一条公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料,收集齐全,加以整理,送交本部门专(兼)职文书归卷。
第二十二条专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料,按照“案卷类目”条款,放入平时保存文件卷夹内“对号入座”,并在收发文登记簿上注明。
第五章立卷案卷质量要求
第二十三条为统一立卷规范,保证案卷质量,立卷工作由相关部室兼职档案员配合,档案室文书档案员负责组卷、编目。
第二十四条案卷质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。
第二十五条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
第二十六条在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、底稿与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开,文电应合一立卷;绝密文电单独立卷,少数普通文电如果与绝密文电有密切联系,也可随同绝密文电立卷。
第二十七条不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年,其他文件的立卷按照有关规定执行。
第二十八条卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;底稿在前,定稿在后;其他文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
第二十九条卷内文件材料应按排列顺序,依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角,背面的左上角打印页号。
第三十条永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。
第三十一条有关卷内文件材料的情况说明,都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明,也应将立卷人、检查人的姓名和日期填上以示负责。备考表应置卷尾。
第三十二条案卷封面,应逐项按规定用毛笔或钢笔书写,字迹要工整、清晰。
第三十三条案卷装订。装订前,卷内文件材料要去掉金属物,对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱,字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷,案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。
第三十四条案卷各部分的排列格式。软卷封面(含卷内文件目录)―文件―封底(含备考表),以案卷号排列次序装入卷盒,置于档案柜内保存。
第三十五条本制度自印发之日起实施。
第6篇 装饰设计工程公司档案管理制度
装饰设计工程公司档案管理制度1总则
1.2 本制度所指的档案,包括文书档案、人事档案、财务档案、工程技术档案、声像档
1.3 公司的各类档案必须按年度立卷。各分公司、部门内部在工作中形成的各种有保存价值的文件资料,都要按照本制度的规定,分别立卷归档。
1.4 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统性和完整性,公文上的各种附件一律不得抽存。公文结案后,应及时交由本部门文书管理人员归档。工作变动或因故离职时,必须将文件材料向接办人员办理移交手续,不得擅自带走或销毁。2档案的收集与管理
2.1 坚持按部门收集、管理文件资料的制度。公司各部门、各分公司均应设立兼职档案管理员,负责管理本部门的文件资料,并保持相对稳定。人员变动,应及时通知公司档案主管部门。
2.2 公司档案的主管部门为公司行政人事部。
2.3 凡本公司缮印的公文(含定稿和正件与附件、批复、请示、报告、转发文件含被转发的原件)一律由公司行政人事部统一收集管理。
2.4 一项工作由几个部门参与办理,在工作中形成的文件资料,由牵头主办部门收集归档。公司召开会议形成的文件由会议主办部门收集归档。
2.5 公司工作人员外出学习、考察、调查研究或参加行业主管部门召开的会议等公务活动的人员,在核报旅差费时,必须将会议的主要文件资料交行政人事部办理归档手续,由行政人事部档案管理人员签字认可后,财务部门才能给予报销。
2.6 本公司召开全公司性的会议,由会议主办部门指定专人将会议资料、声像资料等向公司行政人事部办理归档手续,由办公室档案管理人员签字认可后,财务部门才能报销相关的会议费用。
2.7 公司专(兼)职档案管理人员的职责是:了解本公司(部门)的工作业务,掌握本公司(部门)文件资料归档的范围,收集并管理本公司(部门)的文件资料;认真执行文件资料归档制度,对本公司(部门)承办的文件资料及时收集归档。,每年的三月份以前将归档文件资料归档完毕,并向公司行政人事部移交(在公司档案室尚未建立的情况下,文书、人事档案统一由公司行政人事部管理,财务档案暂由财务部管理,工程技术档案暂由工程部管理,声像档案暂由企业发展部管理。待条件成熟后再移交公司档案室);承办人员借用档案资料时,应按照档案借用程序办理借用登记手续。3归档范围
3.1 重要的会议材料,包括会议通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、经验材料、会议纪录等。
3.2 上级机关发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例规定、通知等文件资
3.3 本公司制发的所有正式文件和与有关单位往来的文书。
3.4 本公司向上级的请示与上级机关的批复。
3.5 反映本公司生产经营活动的计划、总结、报告、请示、批复、报告、会议纪录等。
3.6 本公司与相关单位签订的合同、协议等文件资料。
3.7 本公司关于中、高层管理人员职务任免的文件资料,以及员工考核、奖惩的文件资
3.8 本公司员工劳动、薪酬、福利等方面的文件资料。
3.9 本公司的历史沿革、大事记以及反映本公司重要活动的照片、录音带、录像带和剪报等资料。4平时归档
4.1 各部门对已处理完毕或批存的文件资料要及时交由本部门兼职的档案管理员组卷、编目、归档。
4.2 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务,编制平时文件资料归档使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切,并编上条款号。
4.3 公文承办人员应及时将已处理完毕或经领导批存的文件资料收集齐全、加以整理,交给本部门兼职档案管理员立卷归档。
4.4 兼职档案管理人员应及时将立卷的文件资料,按照“案卷类目”的条款放入平时保存文件夹内对号入座,予以保存,并在收发文登记簿内予以注明。5立卷归档
5.1 为统一立卷规范、保证案卷质量,立卷工作由各部门兼职档案管理员负责,公司办公室档案管理人员负责组卷、编目。
5.2 案卷质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有关联系,区别不同的价值,便于保管和使用。
5.3 归档的文件资料种类、份数以及每份文件资料的页数均应齐全完整。
5.4 在归档的文件资料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开,文电应合一立卷。绝密文件单独立卷。少数普通文电如果与密件有密切联系,也可随同绝密文电立卷。
5.5 不同年度的文件资料不得放在一起立卷,但跨年度的请示和批复,应放在复文年立卷。没有复文的,放在请示年立卷。跨年度的规划放在针对的第一年立卷。跨年度的总结放在针对的最后一年立卷。跨年度的会议文件放在会议开幕年。其它文件的立卷按照有关规定执行。
5.6 卷内文件资料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件资料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后。其它文件资料依其形式规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
5.7 卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号。装订的案卷应该统一在有文字的每页材料正面的右上角和背面的左上角打印页号。
5.8 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。
5.9 有关卷内文件材料的情况说明,都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明,也应该将立卷人、检查人的姓名和日期填上,以示负责。备考表应置于卷尾。
5.1 0案卷封面应逐项按规定用毛笔或钢笔书写,字迹要工整、清晰。
5.1 1案卷的装订:装订前,卷内文件要去掉金属物质,对破坏的文件资料应加以裱糊。字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷。案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。
5.1 2案卷各部份的排列格式:软卷封面(含卷内文件目录)―文件―封底(含备考表),以案卷号排列次序装入卷盒,置于档案柜保存。
第7篇 某物业管理公司人事管理制度档案制度
物业管理公司人事管理制度--档案制度
一、人事档案是全面、准确地反映人力资源状况的历史记录,人力资源部统一负责全公司人事档案的建立、利用、保存等管理工作。
二、 人事档案实行以人立卷,所有员工从进入本公司之日起,即为其建立员工档案。
三、 员工档案一般包括两个部分,一是员工进入本公司前已经形成的档案材料,二是员工在进入本公司后逐渐形成的档案材料。后者为管理的重点。
四、 员工进入本公司后逐渐形成的档案材料主要包括:应聘人员登记表、体检表、身份证、学历证明、特种作业操作证等证书的复印件(验原件);劳动合同,续约合同,录用、转正、晋级、任免职务的命令或通知,工伤和大病鉴定及处理手续,年度考核材料,奖励、处分审批表,入党入团志愿书及材料等。
五、 应当归入员工档案的材料,在其形成一个月内要进入本人的档案案卷。
六、 员工档案的案卷要装订成册,案卷封面后首页为卷内目录,卷内目录记载、介绍卷内档案材料的主要内容、形成时间、排列顺序等。
七、 员工档案的存放地点和存放器具应当满足防潮、防霉、防蛀、防失密等档案安全要求。
八、 除公司人力资源部工作人员外,借阅员工档案要经过人力资源部经理批准,并办理借阅手续。
九、 档案关系在本公司集体户头的员工离开本公司,员工本人必须将档案关系转出方可办理离职结算。
十、 失去保存价值的员工档案,经人力资源部经理批准予以销毁,销毁时做好记录。
第8篇 装饰公司档案保密制度
装饰工程公司档案保密制度
1、档案按类别、按级别、按时间的先后顺序进行归类管理,所有档案分为三类:
一般档案、保密档案、绝密档案。一般档案各部门经理均有权查阅;保密档案各部门经理如要查阅的,必须由行政部经理签字才能查阅;绝密档案一般不准任何人查阅(注:副总、总经理除外),如有特殊情况需要查阅的部门经理,必须要总经理签字同意,且必须在行政部所指定的地点进行查阅,公司档案不准任何人带出公司。
2、除本部门工作人员外,未经许可,任何人不得私自进入其他办公场所,未经许可,不得使用其它部门人员电脑,不得查看u盘、光盘及软盘中的文件资料,更不能翻阅、抄录其他部门资料。
3、在打印、复印文件或资料中,应树立保密意识,不得随意将文件、资料内容泄露给公司外部人员及其他无关人员,打印、复印错误的重要文件应及时销毁,不得乱丢乱放。
4、负责文件及档案的管理人员应具有高度保密意识,不得向任何人有意无意泄露公司的机密。公司员工应做到“不该说的话不说”,“不该问的事不问”。废旧文件不得随意丢弃,经公司认定作废的文件应定期销毁。
5、公司员工不得擅自更改公司各种文件或资料。
6、财务人员应妥善保管好帐务、报表、资料,不得将公司机密泄露给予任何人。
7、合同文件、财务状况及其它重要的公司内部文件应特别注意保密原则,各种资料应妥善保存,更不能泄露给其他人。
8、凡重要文件,未经上级允许,不得复制、抄录。
9、员工的薪金、奖金公司予以保密,严禁任何人互相打听、攀比。
10、不得向无关人员泄露商品进价和公司的重要数据资料,做好保密工作。
11、员工应尽忠尽职、努力工作,珍惜公司信誉,工作中不得泄露公司商业秘密或资料。
以上各条,公司员工应倍加注意,若有违犯,视情节给予警告、扣分、记过、记大过,或处以50元以上的罚款。情节严重者给予辞退或开除处理,如给公司造成直接经济损失,公司保留依法追究刑事责任之权力。
第9篇 领航房地产公司档案管理制度
绿航房地产公司档案管理制度
档案管理工作由综合部总负责,各部门协助管理。
一、文件档案的管理
1、各类公文材料收文由综合部统一处理。综合部由专人负责公文的签收、拆封、筛选、登记、拟办、呈阅、催办、收集、立卷等工作;
2、各类文件档案的整理、保护工作由综合部统一负责,以确保档案的完整及价值的发挥;
3、政府部门下发的红头文件正本必须交综合部存档;
4、各部门每月月底前将重要的、有价值的文件、合同等交综合部统一存档;
5、各部门的各类专业档案,部门应及时与综合部交接存档,以便查阅、利用;
6、各类文件档案要妥善保管,任何人不得擅自携带重要文件回家或去公共场所,避免泄露、丢失等不安全事故发生。
二、工程技术档案的管理
1、工程部经理负责全部工程的档案管理工作,组织制定归档范围、管理制度、收集整理工程前期文件,组织审查、接收各合作单位(勘察、设计、施工、监理)编制的档案文件。在检查汇总后交综合部存档;
2、勘测设计单位应做好工程项目的勘测、设计文件的收集整理工作,并按要求向建设单位工程技术部移交档案;
3、各施工单位负责收集、整理自己承包范围内的施工技术文件和竣工图,汇总后经监理单位审核合格后移交建设单位工程技术部;
4、监理单位负责工程监理文件的收集整理。在建立工作完成后移交给建设单位工程技术部,并负责审核施工单位的竣工文件。
三、档案管理规范
为规范公司档案管理,增强公司档案的实用性和有效性,特制定本规范。
(一)归档范围公司的规划、年度计划、统计资料、工程技术档案、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
(二)公司的档案管理由综合部档案管理员负责,档案管理员保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
(三)资料的收集与整理1、公司的归档资料实行“及时归档”制度,即:资料办理者应及时将原始资料交档案管理员登记归档,各部门经理应积极配合与支持;2、凡应该及时归档的资料,由档案管理员负责及时归档;3、各部门专用的收、发文件资料,按文件的性质确定是否归档。凡需归档的文件必须将原件交给档案管理员。
(四)档案的借阅
1、总经理、副总经理、总工程师、各部门经理及公司员工借阅档案可直接通过档案管理员办理借阅手续;
2、档案借阅者必须做到:①爱护档案,保持整洁,严禁涂改。②注意安全保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
(五)档案的销毁
1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料;
2、当某些档案到了销毁期时,由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交综合部经理审核经总经理批准后执行;
3、凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料,由综合部分管领导批准后方可销毁;
4、经批准销毁的公司档案,档案管理员须认真核对,将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存;
5、在销毁公司档案资料时,必须由总经理指定专人监督销毁。
第10篇 公司档案工作管理制度
一、总则
1、为加强本公司档案工作,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地保护及利用档案,为公司发展服务,特制定本制度。
2、公司档案,是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。
3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。
二、文件材料的收集管理
1、公司指定专人负责文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交总经理审阅后归档。
3、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,交行政部备案。会议文件由行政部收集。
三、归档范围
1、重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。
2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
四、归档要求
1、档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。
2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
3、在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。
5、档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
6、案卷封面,应逐项按规定用钢笔书写,字迹要工整、清晰。
五、档案管理人员职责
1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。
2、按照归档范围、要求,将文件材料按时归档。
3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护公司档案的完整与安全。
六、档案的利用
1、公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者都要填写《借阅单》,报主管人员批准后,方可借阅,其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准,受控文档的借阅要由总经理签字批准。
2、档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报总经理处理。
3、必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追求责任。
4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经领导批准才能摘抄或复制。
5、必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。
6、不准转借,必须专人专用。
7、用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。
七、本制度即日起开始执行。
第11篇 正大房地产公司档案管理制度格式怎样的
河口房地产公司档案管理制度
一、总则
第一条 根据《档案法》及其《实施办法》的有关规定,为加强公司文书立卷工作,特制定本制度。
第二条 归档的文件材料必须按年度立卷,本单位内部机构在工作活动中形成的各自有保存价值的文件材料,都要按照本制度的规定,分别立卷归档。
第三条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。
二、 文件材料的收集管理
第四条 坚持部门收集、管理文件材料制度。公司的档案管理归口综合管理部,综合管理部下设档案室,各部门均应指定兼职文书人员负责管理本部门的文件材料,并保持相对稳定。人员变动应及时通知综合管理部档案室。
第五条 凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由综合管理部统一收集管理。
第六条 一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的文件材料,由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。
(一) 公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时,必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。
(二) 本公司召开会议,由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续,档案室签字认可后财务部门才予报销会议费用。
第七条 各部门兼职文书的职责:
(一) 了解本部门的工作业务,掌握本部门文件材料的归档范围,收集管理本部门的文件材料。
(二) 认真执行平时归档制度,对本部门承办的文件材料及时收集归卷每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕,并向档案室办好交接签收手续。
(三) 承办人员借用文件材料时,应做好服务工作,并办理临时借用文件材料登记手续。
三、 归档范围
第八条 重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
第九条 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
第十条 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
第十一条 本公司的请示与上级机关的批复。
第十二条 本公司反映主要职能活动的报告、总结。
第十三条 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
第十四条 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
第十五条 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
第十六条 本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
第十七条 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
第十八条 其它应该纳入档案管理的材料。
四、 平时归档
第十九条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料,由专(兼)职文书集中统一保管。
第二十条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务,编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”的条款必须简明确切,并编上条款号。
第二十一条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料,收休齐全,加以整理,送交本部门专(兼)职文书归卷。
第二十二条 专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料,按照“案卷类目”条款,放入平时保存文件卷夹内“对号入座”,并在收发文登记簿上注明。
五、 立卷(案卷质量要求)
第二十三条 为统一立卷规范,保证案卷质量,立卷工作由相关部门兼职档案员配合,档案室文书档案员负责组卷、编目。
第二十四条 案卷质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。
第二十五条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
第二十六条 在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开,文电应合一立卷;绝密文电单独立卷,少数普通文电如果与绝密文电有密切联系,也可随同绝密文电立卷。
第二十七条 不同度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年,其他文件的立卷按照有关规定执行。
第二十八条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,草稿在后;其它材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
第二十九条 卷内文件材料应按顺序排列,依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角打印页号。
第三十条 永久、长期的短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写字迹要工整。卷内目录放在卷首。
第三十一条 有关卷内文件材料的情况说明,都应逐项填写在备考表内。若无情况说明,也应将立卷人、检查人的姓名填上以示负责。备考表应置卷尾。
第三十二条 案卷封面,应逐项按规定用毛笔、或钢笔书写,字迹要工整、清晰。
第三十三条 案卷的装订:装订前,卷内文件材料要去掉金属物,对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱,字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷,案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。
第三十四条 案卷各部分的排列格式:软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表),以案卷号排列次序装入卷盒,置于档案柜内保存。
第三十五条 本制度经总经理办公会核准后实施,修改亦然。
第12篇 房地产公司档案管理制度-6
房地产开发公司档案管理制度6
1.0 主要内容及适用范围
规定公司办公室各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。客户档案管理执行《客户档案管理制度》。
2.0 档案的管理机构
2.1 文书结案后,原稿由公司办公室所辖档案室归档。
2.2 各经办部门或个人视实际需要,经有关领导批准后可留存影本。
2.3 档案室主要职责:
2.3.1 制定或参与制定档案工作的规章制度;
2.3.2 对企业其他部门文件材料的归档工作,进行指导和监督;
2.3.3 做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作;
2.3.4 做好永久性档案向有关档案机构的移交工作;
2.3.5 提高档案管理的水平和技术,逐步实现档案管理现代化、科学化。
3.0 档案的种类
3.1 法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的,或由企业发行的各种标准、规章制度等。
3.2 企业的重大决议。包括由企业股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。
3.3 计划性文件。包括企业总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。
3.4 总结性文件。包括企业年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。
3.5 批示性文件。包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及企业各类命令、工作指示等。
3.6 凭证性文书材料。包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证,如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。
3.7 证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。
3.8 汇报性文书资料。包括企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表,以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。
3.9 劳资人力资源资料。包括企业下属各部门的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。
3.10 声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中,以及在外学习、考察时或外部门提供的,以声像形式记录下来的各种资料,如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。
3.11 题赠性资料。包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。
3.12 技术性资料。包括各类工程图纸、竣工资料等。
4.0档案管理的基本程序
包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用,这九道工序是档案工作的整体,它们之间相对独立,但又相互制约。
5.0 档案的收集。
就是把分散的,以及散失到其他部门的各类档案资料,按有关规定,有计划地分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档,即把公司活动中产生的有保存价值的各种材料,由办公室及企业下属部门和个人定期协同档案室进行整理、立卷、归档。
5.1 立卷归档的范围:凡属本标准第3条所函盖的文件资料,均应立卷归档。
5.2 立卷归档的时间
5.2.1 凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料,均应在三日内递交办公室立卷归楼。
5.2.2 对于某些专门文件,或驻地分散在外的个别业务部门的文件,为方便日常工作,立卷归档时间可根据实际情况适当延长。
5.3 立卷归档的要求
5.3.1 各部门兼职档案员在规定的归档时间内,把整理审定完毕的档案资料,递交档案室立卷归档。
5.3.2 移交档案要填写移交清单,移交清单一式二份,双方签字后各执一份。
5.3.3 归档的文件资料必须完整、真实、准确,请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起
5.3.4 立卷时应编制好案卷目录,把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚,概括而简洁地拟写好案卷标题,把案卷内容表达出来,装订整齐、牢固,无论何金属物,填写备考表,注明保管期限。
5.3.5 填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔,禁止用圆珠笔或铅笔,字迹应清楚、准确。
5.3.6 立卷应以本部门形成的文件为主,根据文件形成的特点,保持文件间的历史联系,适当照顾文件的保存价值,使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。
5.3.7 立卷应以部门为主,结合其他特征的方法组卷,把有密切联系的文件组合在一起。
5.3.8 立卷应把上级文件与本公司文件(除请示、批复外)按保管期限和文件年限分开立卷。
5.3.9 立卷归档后,发现需立卷的文件资料,可按立卷原则进行插卷。
5.3.10 文件组成案卷后,卷内文件应按照一定规律进行排列,系统地反映问题,做到查找方便。
5.3.11 各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)归档必须有原件,并保持其完好无损。
5.3.12 声像档案摄录必须详细记录事由、时间、 地点、主要人物、背景、摄录者,归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。
6.0 档案的借阅
6.1 档案主要供本企业利用,一般不外借。如情况特殊,外单位人员须持介绍信,并经公司领导批准,可查阅无密级档案。
6.2 各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案,须经公司领导或原形成档案的部门领导批准,方可借阅。
6.3 档案的借阅者应负责档案的完整和完全,不得私自影印、复制、翻印,不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证,不得转借,如有违纪,酌情处罚。
6.4 对珍贵或易损的档案,应制成复制品提供使用。复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制件应仔细校对,与原稿无误后,注明档案编号,然后提供使用。如有必要,给复制件加盖公章,以示复制不会有误。
6.5 必要时,档案室应对所提供档案出具证明,证明材料写好后应仔细校对和审查,加盖档案室印章后才有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载,而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自以档案资料作解释或下结论。
6.6 档案一般不得借出档案室。如有特殊情
况,可以作短期外借,最多为十天,但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延长借阅时间,须办理续借手续。逾期不还者,档案管理员要及时催还。
6.7 借阅档案须妥善保管,若有遗失,将根据档案的价值和数量报公司领导批准后,责令其赔偿一切损失。
7.0档案保密要求
7.1 档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心,加强保密意识,双方共同做好保密工作。
7.2 档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级他为绝密、机密、秘密三级。
7.3 有密级档案只许在档案室查阅,不许带离本室。有密级档案复制时,需经公司办公室主任或副总以上领导批准。
7.4 有密级档案只限归档人使用,其他人员利用需经办公室主任或副总以上领导批准。
7.5 对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密,对解密档案作一般档案管理,及时提供利用。
7.6 外来参观人员,统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。
7.7 档案管理员丢失或擅自提供泄露机密,应根据情节轻重,给予纪律处分,直到依法追究刑事责任。
7.8 企业在职工作人员调离本企业时,需按档案室要求整理已形成的文件材料,并退还所借档案,档案室审查无误签字后,才能调离。档案管理员调离,应由办公室主任监督办理,档案交接之后,方能调离。
8.0 超期档案的销毁
8.1对超过保存期限档案,由档案管理员登记造册,经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定,报分管副总批准后,按规定销毁。
8.2 经批准销毁的档案,可单独存放半年,经验证确无保留价值时,再行销毁,以免误毁。
8.3 销毁文件必须在指定地点进行,并指派专人监销,严禁将销毁的文件作为它用,或作废纸出售。文件销毁后,监销人应在销毁注册上签字。
9.0 档案的保管
档案保管工作应做到四不:不散(不使档案分散),不乱(不使档案互相混乱),不丢(档案不丢失不泄密),不坏(不使档案遭到损坏)。同时,应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作,以提高档案的安全性,对破损档案应及时修补。
第13篇 _公司档案管理制度二
某公司档案管理制度(二)
第一章 总则
第一条 为了加强公司系统的档案管理,实现档案管理的规范化、制度化、更好地为公司各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》有关规定,结合公司实际情况,特制定本办法。
第二条 凡公司各部门在工作活动中形成的,具有查考利用价值的文件材料,必须按规定定期向公司办公室移交,集中管理,任何单位和个人不得据为已有。
第三条 各单位的领导应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作,配备专职或兼职人员负责此项工作。
第四条 公司系统的文书立卷工作和档案管理工作由公司办公室负责监督和指导。
第二章 归档范围
第五条 凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料(合同、中标通知书等)均属归档范围。
第六条 公司文件材料应归档的有:
(一)公司颁发的(包括转发的)各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿;
(二)公司的请求与上级机关的批复文件,各部门、各项目部的请求与本公司的批复;
(三)公司的工作计划、总结、报告;
(四)公司召开的各种会议的全套文件以及会议形成的声像材料;
(五)公司领导公务活动形成的重要文件,从外单位带回的与公司有关的文件材料;
(六)反映公司经营和管理的专业文件材料;
(七)公司或公司汇总的统计报表和统计分析资料(包括电子文档等);
(八)公司及各部门、项目部成立、启用印章 及其组织机构、人员编制等文件材料;
(九)公司及各部门、项目部制定的规章 制度等;
(十)公司的简介、荣誉,有纪念意义和凭证性的实物及展览照片、录音、录像等文件材料;
(十一)公司及各部门领导任免、调配、培训、专业技术职务评定、职工的录用等工作形成的文件材料;
(十二)公司领导、员工档案;
(十三)公司解决法律纠纷问题形成的文件材料;
(十四)公司或部门、项目部与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料;
(十五)公司固定资产登记,财产,物资、档案等移交凭证;
第三章 立卷归档要求
第七条 公司各单位应在每年3月底以前将上年办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷,向公司办公室移交。
第八条 各单位必须严格遵守归档制度,不得无故延期或不交应归档的文件材料,如有些材料还需使用,也应先按立卷归档后再办理借阅手续。
第九条 各单位向公司办公室移交档案时,要严格履行移交手续。
第十条 归档案卷的总要求是:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。具体应做到下述几点:
(一)归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。归档的项目档案应包括如下文件:各种协议、合同、营业执照(复印件)、章 程、项目人员任免文件,有关项目业务的各种意向书、纪要、备忘录、电话记录、请示、报告、批复及其它有关项目业务资料等。
(二)在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起,不得分开。
(三)卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;
(四)卷内文件材料应按排顺序依次编写页号或件号。装订的案卷,应统一在有文字的每页材料下面的右上角、背面的左上角填写页号;不装订的案卷,应在卷内每份文件材料的右上方编号,图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。
(五)永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录,对文件材料的题名不要随意更改和简化;没有题名应拟写题名,有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写;没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚,填入有关项内;卷内文件目录放在卷目。
(六)声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。
(七)本公司各部门立卷所需的案卷封皮、卷内文件目录表由公司办公室统一发给。
第四章 档案保管期限
第十一条 文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右,短期为十五年以下,三年以上。
第十二条 确定公司档案保管期限的原则
(一)凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的,对本公司有长远利用价值的档案,列为永久保管。
(二)凡是反映公司一般活动,在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料,列为长期保管。
(三)凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料,列为短期保管。
第五章 档案的鉴定与销毁
第十三条 公司办公室对所保存的档案定期进行鉴定,对于保存期限已满的档案材料,按规定进行销毁。
第十四条 档案鉴定工作由办公室主持,有关部门参加,组成档案鉴定小组,对被鉴定的档案进行逐件审查,提出存毁意见。
第十五条 档案材料鉴定小组审定,并经公司有关领导批准后,方可销毁。
第十六条 销毁档案材料,要由二人以上并在指定地点进行监销,监销人要在销毁清册上签字。
第六章 档案的借阅
第十七条 公司各部门因工作需要,借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准,方可借阅。
第十八条 公司各部门借阅非本部门的业务档案经档案所属部门同意或公司领导批准。
第十九条 借阅档案必须严格履行登记手续,归还的档案要进行检查、清点,并在登记薄上注销。
第二十条 借阅档案的同志,不得泄密、涂改、折散、转借复印携带档案外出,如有特殊情况需要转借或携带档案外出时,须经单位负责人批准。
第二十一条 借阅的档案用完后,应及时归还,借用时间一般不得超过十天。
第二十二条 借阅人对档案要妥善保管,不得遗失。
第二十三条 凡借阅的档案、文件一律不得私自复印,如工作需要,应按公司有关保密规定办理。
第七章 惩戒
第二十四条 公司员工凡违反制度,泄露秘密,按《公司保密工作条 例》进行处理。对涂改、拆散或未经办公室领导批准转借、复印或携带档案外出的;视具体情况,扣500-1000元奖金,并予以通报批评,情况严重者辞职、辞退。
第14篇 某某城建投资公司档案管理制度
某城建投资公司档案管理制度
为进一步明确工作规范,强化内部管理,落实岗位责任,健全文件及档案的管理工作,制定本管理制度。公司全体员工要严格按照制度要求,强化优质高效、严谨规范的意识,认真履职、团结协作,共同做好文件及档案有关工作。
一、档案管理规范
(一)要遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同保管价值,按照方便保管和利用的原则管理。
(二)需归档的文件、材料,要收集完整齐全,正件与附件、印件与定稿、请示与批复、多种文字形成的同一文件要在一起归档。
(三)各类会议所形成的文件,包括会议通知、议程、名单、会议文件及参阅材料、领导讲话、照片、记录、会议纪要等由相关人员负责收集齐全(文件一式二份),在会议结束后立卷存档。
(四)不同年度的文件不能一起立卷,跨年度的请示与批复,须放在批复年立卷,没有批复的放在请示年立卷,跨年度计划放在计划的第一年立卷,跨年度总结放在总结最后一年立卷,跨年度会议文件放在开会年立卷。
(五)卷内文件排列要根据不同情况,按照文件形成的规律和特点进行排列,密不可分的文件、材料要依序排在一起,做到批复在前、请示在后;印件在前、原稿在后。
(六)卷内文件排列顺序,要依次编写件号和页号。
(七)卷内文件要逐件填写卷内目录。
(八)案卷封皮的标题要力求简明扼要,准确概括地反映卷内文件材料的内容。
(九)文件资料查阅利用制度:1.本单位人员借阅档案、资料须登记,未履行登记手续的,档案管理人员不予提供档案、资料。对于关键性和常用部分的档案应使用复印件,尽量不用原件,一般由使用人复印。2.档案、资料的原件一般不外借给其他单位人员,特殊情况需要外借时,须经分管领导批准,办理外借手续并限期归还。借出的档案材料的原件,借用人要妥善保管,不得毁坏和遗失,按期归还,如有损坏、遗失,由借用人负责。
二、财务固定资产档案管理规范
(一)财务部门应设专人负责固定资产管理,建立健全固定资产三账一卡。定期对固定资产进行清点、核实,做到帐账、帐卡、帐物相符及固定资产折旧工作,固定资产档案管理人员变动时,应办理移交手续。
(二)固定资产的购置严格执行逐级审批制度,大型设备应根据机构的规模、任务、现状、发展规划和经费情况添置和更新。
(三)固定资产的报废、转让、变价处理严格执行有关报废的程序和规定并及时上报相关主管部门。
(四)加强国有资产管理,严防国有资产流失。
三、工程项目档案管理规范
(一)工程档案归档范围是指各类报批文件(对政府各行政部门的各类报批文件、回复的批示文件、对外发文、对外接收的文件)、各类合同、设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料、监理文件、施工日志、会议纪要、审计结论及各种验收证件、检测报告、材料设备的合格证及说明书、施工图、财产移交手续及其他需要存档的文件等。
(二)资料管理人员建立《文件接收登记表》对接收的文件资料进行登记。任何人无论从何途径得到的与工程有关的文件资料,都应交到资料管理人员,由资料管理人员组织识别并登记。对接收的文件资料,资料管理人员根据审批权限送交领导审批。
(三)项目部任何部门、任何人向公司项目部以外单位发出与项目有关的文件资料,都应根据审批权限进行审批,在发出前应存档进行备案,并对反馈信息及时归档。
(四)本单位人员借阅工程档案、资料须登记,未履行登记手续的,档案管理人员不予提供档案、资料。对于关键性和常用部分的档案应使用复印件,尽量不用原件,一般由使用人复印。工程档案、资料的原件一般不外借给其他单位人员,特殊情况需要外借时,须经公司主要领导批准,办理外借手续并限期归还。
(五)工程档案工作人员必须树立高度的保密观念,遵守公司的各项保密制度;凡涉及不宜公开的公司机密等档案,应作秘密保管并严格控制查阅范围;凡作秘密和内部管理的档案,应严格履行查阅审批手续,严禁擅自拍照和复制,利用者应严格遵守保密规定,不得泄露公司秘密;对确已无保存价值的工程档案,由工程项目部负责列出销毁清册,经主管领导审批后,由销毁人、监销人销毁,并签名注销。
第15篇 物业管理公司档案管理制度七
物业管理公司档案管理制度(七)
一、档案管理总则
1、公司档案是指公司各个部门在从公司经营管理等工作中形成的具有保存价值的各种文字、图纸、照片、影片、录象、印刷品等原始记载,是公司管理工作的基本依据和有效凭证。
2、档案的管理工作是一门专业性的管理工作,是经营管理活动中的重要组成部分,各部门都要从公司整体利益出发,把档案管理工作纳入本部门日常工作程序之中,切实加强领导,部门负责人为本部门档案第一负责人。
3、各部门都必须贯彻执行集中统一人事档案的原则,采取有效措施,集中统一管理本部门的档案,以维护档案的完整、准确、系统、安全有效利用。
二、管理结构和职责
1、总办是公司档案管理的业务主管部门,根据工作需要,应组织筹建公司档案室,总办对其他部门进行业务指导。其主要职责:
①制定公司档案管理制度、办法、规范并指导、监督和检查各部门贯彻执行情况;
②对各部门的档案管理工作进行经常的检查、指导和交流,加强档案管理意识;
③组织培训各部门兼职档案管理员;
④负责公司级档案的收集、整理和集中统一管理并积极提供利用;
2、部门应根据本部门档案数量、使用频度、重要性等特点,设立部门内的档案柜或移交总办进行档案管理;各部门应按照规范设立档案管理岗位,并指定兼职档案管理员;兼职档案管理员负责本部门内的档案收集、整理和集中统一管理工作。业务上接受总办档案管理员指导。各部门的档案管理岗位是公司档案体系中最基层的业务结点,其基本职责:
①贯彻执行公司有关档案管理的系列规范,制定本部门档案工作各项实施细则;
②负责收集本部门内的档案材料,并进行系统整理、编目、科学排列,做到查找方便,为各项工作提供服务;
③在项目结束或特定时期向公司档案室移交档案。
三、公司档案归档范围和要求
1、公司档案的归档范围,按其性质划分:公司的各种证、照、卡、各种行政文件,各个项目相关的证件、手续、合同、图纸、竣工资料、验收资料、奖牌、荣誉证书等。
2、公司档案,由总办档案管理员收集公司在工作中形成的归档材料。部门档案,由部门兼职档案管理员分别收集本部门和本项目在工作中形成的归档材料,在项目结束或特定时期向总办移交;
3、会计档案由于其特殊性及重要性,会计凭证、报表、帐册等财务资料由财务部根据国家财政部的有关政策归档和保管;
4、归档的档案应齐全、完整、准确、系统;各种签证手续完备、字迹图样清晰;
5、本公司产生的和政府发文的各类归档材料都必须是原件;公司全体员工都应无条件按规定提交归档材料,任何人都不得将归档材料据为私有。
四、档案的管理
1、档案管理员对接受的档案应及时进行分类、编号并进行电脑录入;
2、档案保管必须有专用房间或柜子,房间或柜内保持适当的温、湿度,并应有防火、防虫、防盗等措施。
3、档案管理员应经常对档案进行保管状况检查。如发现问题除及时报告本部门领导外,应采取补救措施,以减少档案的损失;
4、档案管理部门应建立登记制度,对档案的接收、移交、借阅等方面进行登记;
5、各服务中心必须指定专人管理本服务中心的档案,并及时与总办档案管理员对接;
6、常用档案在使用中,档案管理员必须保持一份复印件存档,以便其他相关工作的查阅;
7、凡领用档案原件交相关部门留存者,必须复印一份由收文单位盖“与原件相符”章后返回总办存档。以保证项目资料的完整,并节省公司人力、物力,缩短办文时间;
8、部门撤消或变动,以及项目结束时,应将其档案收集齐全,妥善整理,严格按类别、目录顺序对号入座排列整装方可向公司档案室或其他接收单位办理交接手续;
9、档案分电子文档和实物存取文档两种;
10、档案的保管期限分永久、长期、短期、临时四种。
五、档案的利用
1、积极开展档案的利用,各部门因工作需要可查阅档案,充分发挥公司档案在项目开发和管理中的作用;
2、凡借阅档案的人员,必须爱护档案,不得遗失、涂改、拆散、剪裁、勾画、批注,必须保证档案的保密性,按时归还,如有损坏、涂改、丢失等,应及时追查责任。
六、档案的销毁
1、任何部门和个人非经允许无权随意销毁公司档案资料。
2、按规定需要销毁的,凡属密级档案须经总经理批准,一般内部档案须经总办主任批准。
3、经批准销毁的档案,档案管理人员应认真填写销毁清单,并由专人监督销毁。
七、附则
1、本规范的执行监督人为总办档案管理员。
2、各部门应参照本规范制定部门内实施细则,报总办备案;
3、有关档案管理的其他规范,与本规范配合执行。
4、对档案管理工作每半年进行一次检查,发现因管理不善,造成资料丢失、损坏的按照公司奖惩制度执行,并且应采取一切补救措施。
八、项目图纸移交规定
1、针对地产公司开发的新项目,在正式出施工图时给物业公司发放的图纸(包括各专业相关图纸),作为公司的绝密文件,由专人负责保管。
2、工程竣工验收后,地产公司向物业公司提交整套工程资料,物业公司专人接收并签字确认。
3、服务中心成立后,项目资料移交服务中心,由服务中心具体按档案管理制度中相关规定进行管理。
九、档案管理流程图:
1、项目资料:
相关部门分类整理
列出清单
部门经理审查签字
项目结束后移交公司档案员
档案管理员归类、编目组卷
建立电子档案
2、公司证照卡及荣誉证书、奖杯等实物:
相关部门办理
证件、证书领取
及时存入公司档案室
档案管理员分类登记
建立电子档案
3、档案借阅
填借阅申请单
总办审批
登记借阅
按时归档:
第16篇 物业管理公司人事档案管理制度
物业管理公司人事档案管理制度
1.人事档案由公司综合部指定专职人员保管。
2.凡在本公司的固定员工、合同制和聘用人员,均须建立个人人事档案。
3.人事档案要有保管目录,编号立档。档案、内部资料要有资料登记目录。档案内容必须齐全、完善。
4.借阅人事档案,必须经过综合部经理批准,要严格履行借阅手续,限期交回。
5.人事档案内装材料禁止单页借出。
第17篇 物业公司培训档案管理制度怎么写
1.目的为有效地利用和保护培训文档资料,加强培训文档管理工作,使培训文档管理工作规范化,特制定本规定。
2. 适用范围公司行政人事部及各项目部相关部室对培训文件档案的管理。
3. 职责
3.1行政人事部培训经理负责总部培训文档的保管工作。
3. 2项目部行政管理部培训负责人负责本项目部培训档案的保管工作。
3. 3其他同公司《文件档案管理规定》。
4. 术语无
5.程序
5.1培训档案归档范围
5.1.1各类培训档案存档目录
5.1.1.1 日常培训档案
5.1.1.1.1日常培训档案应包括《签到表》、《培训工作记录表》、培训讲义、《培训考核成绩单》。
5.1.1.1.2其中的培训讲义应是授课教师的授课内容。
5.1.1.1.3根据《培训考核管理制度》,无论笔试、口试及实操都应用《培训考核成绩单》记录成绩。
5.1.1.1.4在培训要求中注明了解的培训课程,不需要进行考核,则应在培训记录表中进行记录,不要求进行考核成绩记录。
5.1.1.2 7+1培训档案
5.1.1.2 .17+1培训档案应包括《7+1培训计划》、《7+1培训记录表》及培训讲义。
5.1.1.2 .2其他同5.1.1.1.3及5.1.1.1.4
5.1.1.3 外派培训档案
5.1.1.3 .1外派培训档案目录同日常培训档案存档目录。
5.1.1.3 .2根据《培训风险防范管理规定》进行《外派培训合同》的存档。
5.1.2培训教材档案存档目录培训教材档案的存档应包括《培训教材工作单》及培训教材(即授课教师讲义、文字资料、录象或光盘等),其他请详见《培训教材管理制度》。
5.1.3培训往来文件存档目录
5.1.3.1 有关于培训方面通知、请示、报告、总结等根据《文件档案管理规定》要求进行存档。
5.1.3.2 根据《培训管理制度》,项目部每月上报总部的月培训计划及培训实施表应按时存档。
5.1.3.3 有关于培训评估的档案根据《培训评估管理制度》要求进行存档。
5.2培训档案存档要求
5.2.1 归档的文件材料必须字迹清楚、工整,纸张要求为a4纸大小,文件格式需按照公司的标准文本。
5.2.2 归档的文件材料要完整、系统、准确。
5.2.3 归档的文件除特殊情况外,必须用原件。
5.3.4 归档的文件必须保持归档文件之间的历史联系。
5.3.5 对于可进行输入电脑的资料及时输入电脑。
5.3.6 各种文件资料收集、分类后,需在一个月内归档完毕。
5.3使用
5.3.1 借阅:同《文件档案管理规定》
5.5保存期限及销毁同《文件档案管理规定》
6.监督执行行政总监。
7. 相关/支持性文件《文件档案管理规定》《培训管理制度》《培训评估管理制度》《培训教材管理制度》《培训风险防范管理规定》《培训考核管理制度》
8.质量记录及表格《档案/图书/资料借阅单》《文件资料销毁登记表》《签到表》《培训工作记录表》《培训考核成绩单》《7+1培训计划》《7+1培训记录表》《外派培训合同》《培训教材工作单》
第18篇 物业管理公司档案管理制度
物业管理公司档案管理制度范本
一、物业管理公司档案管理规定:
1.公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管(包括代理主管)负责监督保管,由文员专职文件存档、注记工作。
2.有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档,文件柜要求上锁,未经主管许可,他人不得动用。
3.物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档,做到图有袋、文有夹,报告类文件编目录索引,档案类文件有存档文件清单及编号目录。
4.物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。
5.物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。
6.物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份,原件存放在档案中不得随意使用。
7.因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的,需经主管书面确认,如有违反的作泄密处理。
8.公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况,对不符要求的保管责任人将作适当处分。
9.物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的,对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的,公司将视情节轻重追究当事人责任,并保留追究其法律责任的权利。
二、物业管理公司保密规定:
1.在工作范围获有关的公司、物业管理公司内部资料,业主、用户单元和物业管理处员工个人资料及其内所载有的通信地址、联系电话、购/租合约及金额、特别条款、物业管理公司及公司内部情况、业主及用户个人情况等均属工作保密范围。
2.业主、用户及员工资料统一存放在办公室文件柜中,由专人负责注记及存档等工作,由物业管理公司主管每周审核,其他工作人员未经许可禁止查阅。
3.物业管理公司物业管理处文件柜备用钥匙由主管保管,主管及秘书因需告假时,经指定的授权人士,方可代为执行以上事务
4.应工作所需而放置于办公室、监控中心、大堂接待处的业主及业户联系电话、员工个人联系电话、地址等,必须隐藏放置,不得张贴于显眼处,不得外泄。
5.公司制定的各类物业管理公司规章制度及工作指引,由物业管理处统一保管,高级管理员以上级别人员可借阅(须办理借阅手续),每次限时一周。实行借阅目的为指引员工培训,严禁任何形式的抄袭及复印。
6.发布的各类通知通告,应限定时效,过时收回。
7.员工应具有维护他人阴私权利的法律意识,主动为公司及业主保守秘密,对于任何人士不正常的打探行为,应坚决拒绝并向公司报告。
8.员工因执行保密规定不当,致使公司、业主、业户或管理员工利益受不良侵害的,公司将按员工守则有关规定从重处罚,并由当事人个人承担导致的全部法律责任。
三.物业管理公司档案资料:
1、物业管理公司验收档案:
1)土建、设备安装竣工资料(图纸、设备资料);
2)设施设备之质检、消防、劳动局、公安及音像管理等部门验收合格文件;
3)机电设备保养合约;
4)公共区域设施设备验收记录(管理公司);
5)公共区域设施设备移交记录(发展商、承包商与管理公司);
6)单元验收及移交记录(承包商、业主与管理公司);
2、物业管理公司二次装修档案:
1)用户单元二次装修图则及审批手续;
2)二次装修期间管理处监督检查资料;
3、业户资料:
1)入伙情况记录;
2)业主(租户)情况登记(包括名称、单元号、联系人、建筑面积、交接单、入伙时间或租用期限等);
4、物业管理公司管理文本汇编:
1)管理合同、管理公约、用户手册等统一装订成册;
2)物业管理公司各类管理规章制度及装修规定等;
3)物业管理公司各项管理分包合约;
5、物业管理公司设备维修保养类:
1)各类设施设备要有专门的维修保养制度及应急措施;
2)各类设施设备有独立的维修档案,及日常巡检维修记录;
3)主要部位如变配电间、监控中心、电梯机房等应有工作日记、交接班记录、巡视记录及人员进出记录;
4)物业管理处有用户维修保修单,维修后应有回访记录;
6、物业管理公司设施设备检测类:
1)变配电间要有供电部门定期电气测试报告记录;
2)电梯要有劳动部门合格证书及年检报告;
3)生活水箱要定期清洗并存记录,清洗后要有卫生部门水质检测报告,清洗工作应有有效体检证明;
4)避雷系统要有定期检测报告;
5)应有定期沉降检测报告;
6)消防泵、管道应有定期试机及换水记录,烟感及温感探头应有定期测试工作记录;
7)其它设施设备检测记录资料;
7、物业管理公司物业管理处运作类:
1)正式文件应用电脑打印操作,并有规定的电脑档号及存档目录记录;
2)物业管理公司管理费收缴情况
3)物业管理公司管理费财务报告
4)物业管理公司物业管理处运作报告;
物业管理公司物业管理处会议记录(包括内部会议及与发展商或业主委 员会的会议)
_物业管理公司物业管理处值班记录
_保安值班记录
_设备值班与巡检记录
_管理工作计划与报告
_工程设备管理计划与报告
_物业管理公司物业管理处往来信函
_用户报修与投诉处理记录
_承包商维修或保养工作情况记录
第19篇 正大房地产公司档案管理制度
河口房地产公司档案管理制度
一、总则
第一条根据《档案法》及其《实施办法》的有关规定,为加强公司文书立卷工作,特制定本制度。
第二条归档的文件材料必须按年度立卷,本单位内部机构在工作活动中形成的各自有保存价值的文件材料,都要按照本制度的规定,分别立卷归档。
第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。
二、文件材料的收集管理
第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。公司的档案管理归口综合管理部,综合管理部下设档案室,各部门均应指定兼职文书人员负责管理本部门的文件材料,并保持相对稳定。人员变动应及时通知综合管理部档案室。
第五条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由综合管理部统一收集管理。
第六条一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的文件材料,由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。
(一)公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时,必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。
(二)本公司召开会议,由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续,档案室签字认可后财务部门才予报销会议费用。
第七条各部门兼职文书的职责:
(一)了解本部门的工作业务,掌握本部门文件材料的归档范围,收集管理本部门的文件材料。
(二)认真执行平时归档制度,对本部门承办的文件材料及时收集归卷每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕,并向档案室办好交接签收手续。
(三)承办人员借用文件材料时,应做好服务工作,并办理临时借用文件材料登记手续。
三、归档范围
第八条重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
第九条上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
第十条本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
第十一条本公司的请示与上级机关的批复。
第十二条本公司反映主要职能活动的报告、总结。
第十三条本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
第十四条本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
第十五条本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
第十六条本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
第十七条本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
第十八条 其它应该纳入档案管理的材料。
四、平时归档
第十九条各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料,由专(兼)职文书集中统一保管。
第二十条各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务,编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”的条款必须简明确切,并编上条款号。
第二十一条公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料,收休齐全,加以整理,送交本部门专(兼)职文书归卷。
第二十二条专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料,按照“案卷类目”条款,放入平时保存文件卷夹内“对号入座”,并在收发文登记簿上注明。
五、立卷(案卷质量要求)
第二十三条为统一立卷规范,保证案卷质量,立卷工作由相关部门兼职档案员配合,档案室文书档案员负责组卷、编目。
第二十四条案卷质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。
第二十五条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
第二十六条在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开,文电应合一立卷;绝密文电单独立卷,少数普通文电如果与绝密文电有密切联系,也可随同绝密文电立卷。
第二十七条不同度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年,其他文件的立卷按照有关规定执行。
第二十八条卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,草稿在后;其它材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
第二十九条卷内文件材料应按顺序排列,依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角打印页号。
第三十条永久、长期的短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写字迹要工整。卷内目录放在卷首。
第三十一条有关卷内文件材料的情况说明,都应逐项填写在备考表内。若无情况说明,也应将立卷人、检查人的姓名填上以示负责。备考表应置卷尾。
第三十二条案卷封面,应逐项按规定用毛笔、或钢笔书写,字迹要工整、清晰。
第三十三条案卷的装订:装订前,卷内文件材料要去掉金属物,对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱,字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷,案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。
第三十四条案卷各部分的排列格式:软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表),以案卷号排列次序装入卷盒,置于档案柜内保存。
第三十五
第20篇 企业公司档案管理制度
企业(公司)档案管理制度5
一、总则
1、为加强本公司档案工作,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地保护及利用档案,为公司发展服务,特制定本制度。
2、公司档案,是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。
3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。
二、文件材料的收集管理
1、公司指定专人负责文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交总经理审阅后归档。
3、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,交行政部备案。会议文件由行政部收集。
三、归档范围
1、重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。
2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
四、归档要求
1、档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。
2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
3、在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。
5、档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
6、案卷封面,应逐项按规定用钢笔书写,字迹要工整、清晰。
五、档案管理人员职责
1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。
2、按照归档范围、要求,将文件材料按时归档。
3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护公司档案的完整与安全。
六、档案的利用
1、公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者都要填写《借阅单》,报主管人员批准后,方可借阅,其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准,受控文档的借阅要由总经理签字批准。
2、档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报总经理处理。
3、必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追求责任。
4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经领导批准才能摘抄或复制。
5、必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。
6、不准转借,必须专人专用。
7、用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。
七、本制度即日起开始执行。
