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进出口业务管理制度旨在规范企业在全球贸易中的操作流程，确保合规性、效率与经济效益。它涵盖了以下几个核心方面：
1. 贸易政策与法规遵守
2. 供应链管理
3. 合同与风险管理
4. 关税与税务处理
5. 清关与物流管理
6. 质量控制与检验检疫
7. 资金流动与外汇管理
包括哪些方面
1. 贸易政策与法规遵守：确保企业遵循各国的进出口法规，如wto规则、反倾销政策、知识产权保护等。
2. 供应链管理：优化供应商选择、库存控制、订单处理，以提高物流效率。
3. 合同与风险管理：制定标准合同模板，明确交易条款，识别并防范潜在商业风险。
4. 关税与税务处理：准确计算和申报关税，遵守税收法规，合理避税。
5. 清关与物流管理：协调货物的进出口清关，选择合适的运输方式，确保准时交货。
6. 质量控制与检验检疫：执行严格的质量标准，确保产品符合进口国的要求，避免因质量问题导致的退货或罚款。
7. 资金流动与外汇管理：管理国际收支，控制汇率风险，确保资金安全高效运作。
重要性
进出口业务管理制度的重要性体现在以下几个方面：
1. 合规经营：避免因违反法规导致的罚款、诉讼甚至营业执照吊销。
2. 风险防控：通过制度化管理，降低贸易风险，保障企业的经济利益。
3. 效率提升：标准化流程提高工作效率，减少因错误或延误造成的成本增加。
4. 品牌形象：遵守国际贸易规则，提升企业在国际市场的信誉，增强竞争力。
方案
1. 建立法规研究小组：定期更新和解读国内外贸易法规，确保企业政策与之同步。
2. 完善内部流程：制定详细的业务操作手册，明确每个环节的责任人和操作步骤。
3. 培训与教育：定期为员工提供进出口业务培训，提升其专业素养和风险意识。
4. 信息化建设：利用先进的erp系统，自动化处理订单、库存、物流等信息，提高透明度和准确性。
5. 合作伙伴评估：定期评估供应商和物流服务商的表现，确保供应链稳定性。
6. 风险评估机制：设立专门的风险评估团队，定期进行业务风险分析和应对策略制定。
7. 财务规划与监控：设置外汇风险预警机制，优化资金配置，确保财务稳健。
通过以上方案，企业可以构建一个完善的进出口业务管理制度，从而在复杂多变的国际贸易环境中稳健前行。
进出口业务管理制度范文
第1篇 进出口业务管理制度
1、目的
为了明确进出口业务的程序,规范进出口业务操作,促使进出口业务的顺利开展和有序进行,特制定本制度。
2、范围
适用于本公司进出口业务操作所涉及的程序。
3、一般贸易进出口业务、内销业务及日常工作流程
一、出口业务
1、根据生产部预计落货信息及客人要求货期,订舱。留意客人停靠港口不一样(纽约港/洛杉矶等)停靠港口不一样,需分卸货港订舱!
jp客有关订舱货柜柜型基本要求为:
1_20gp---22-27方
1_40gp---52-57方
1_40hq---62-67方
1_45hq---72-78方
注意事项:客号,款号,货物描述,纸箱尺寸等。有关货物描述,详情参阅revision for description"a cat&doc.request for jp。so-atth及std-so列印pdf件为订舱-1,订舱-2发船公司订舱,并抄送香港船务部同事。
2、jp客确定船期,追船公司配舱信息,etd,eta,ams cut off确定装柜日期及报关日期,并通知生产部,营业部,仓库,车间具体装柜日期及准确落货数据提供日期。注意,洋山港先报关后进港,外港先进港后报关。请务必保证至少在装柜前一天将报关资料寄报关行(节假日至少提前两天,防止快递公司业务繁忙导致报关资料不能准时送达报关行)实施无纸化报关的关区,只需要正本件扫描给报关行即可。
3、配舱信息第一时间发报关行,要求确定提柜日期装柜日期不能迟。请注意开港时间,确定装柜日期必须保证至少第二天已开港,否则会产生异常费用(落箱费或预进港费),不可导致异常费用产生。
4、制作报关资料,船务资料。
报关资料:发票,装箱单,申报要素,报关委托书,报关单。每款衣服都须亲自去车间查看并确认款式(套头/开襟/户外套装)并拍照附申报要素后面,确保申报正确。请一定注意!!
注意事项:
(1) 请务必保证单单相符,单证相符,单物相符。
(2) 有关商品编码请查阅海关税则书,亦可参考之前报关所用编码,也可咨询报关行专业报关人员(但不可完全听信,必须自己一一复核)。(商品编码归类原则:类别分男士/女士/孩童,成分含量分棉/羊毛/纤维/麻等,请一定注意归类时成分含量大取之,相同含量取编码在前者,款式分套头/开襟/背心/斗篷等)
(3) 申报要素包括:品名,制造方法(针织,钩编,是否为起绒),款式(套头衫/开襟衫/背心/斗篷等),类别(男/女),成分含量,品牌(jp/eight等,请查阅生产配料单)请务必保证申报要素齐全,正确无误。
船务资料:ctr-load paln, e_port invoice,ams
注意事项:
(1) ctr-load plan为香港集团统一系统,不可私自变更任何地方,因有宏执行,若变动会损坏系统。只在ctr,mid,bl-1里操作,其他只需聚集执行宏即可。需注意code,hs code,hts code,bl,s/o no等
(2) e_port invoice注意单价,总价,务必保证与报关资料一一对应,因最终收客货款以此份e_port invoice为准,收汇以报关单位准。
(3) ams信息包含三份(ams-1,ams-2,ams-3是由ctr,mid,bl-1衍生)请保证所提供ams所有数据准确无误,此份最终发美国海关,若数据有误会导致客人清关,请务必注意。
5、排柜。排柜原则:同款同批同尺寸排,宽度高度最大利用率,先紧后宽,尺寸放耗1cm。
6、装柜砌柜。货柜到厂,检查货柜,填写货柜七点检查法。柜内有严重刷漆,生锈,破洞,裂痕等一律不接受。检查拖车,填写拖车检查表。拖车必须具有行驶证,驾驶证。严格根据要求检查货柜是否符合客户要求。核对箱封号,填写设备交接单,每柜对应一份设备交接单,相对应一份ctr.砌柜请依据排柜所计算的排法。全程在场监督装柜,并妥善保管好封条。货柜装好后,当场封柜,并拍照。拍照须严格按照客户要求,一共拍6张照片合并一份word传香港及客人。装柜前,空柜拍一张,版开门拍一张,货装至一半拍一张,货装好后拍一张,封柜拍一张,封条拍一张。具体操作方法及流程见jp客装柜规章制度。
7、复核报关单,确认bl。复核必须一一检查核对,发现错误,立即更正。复核报关单请根据报关资料,确认bl请根据ams,请注意报关单单价,总价,注意bl货物描述一一对应,箱封号,毛重,有分柜请注意分柜相对应的数据。复核ok后,通知报关,出bl.
8、完善资料。load plan,e_port invioce,检柜确认单,检车确认单,装柜照片,托运单等资料整理发香港,完善台帐。请注意:所有资料整理按照箱号整理,一个货柜对应一文件夹,文件夹里包含:检柜单,检车单,托运单,laod plan,6张照片。再集合一批货所有资料,load plan。出口发票发香港。
9、结关,货物到港装船。若遇查验,请出查验分柜明细给海关。查验分柜明细表请根据装箱单明细来制作,同批号归类,同件数归类,不同件数单独列明,请注意尾箱。查验ok后,请根据新的箱封号更改ams信息,load plan,bl等资料,查验发票需提供船公司,以便更改ams信息产生异常费用。
10、核对对账单,报告审批。对账单请根据报价单核对,费用报告交主管审批,公司分管领导审批,交接财务。若有异常费用,请立即汇报,领导同意后方可执行,且附上相关电邮及费用明细单。
11、查验明细表。查验明细表根据集装箱号来整理,一个集装箱号对应一份查验明细表,并与ams-1一一对应。一个生产单号对应一份列单,根据装箱单明细表,整箱归类,尾箱归类,一一明细罗列。此项一定要细致认真。
以上为整柜出口,拼柜出口流程大致相同,报关单需一一填写清楚,要求wwll按照我们所填制的报关单申报即可。当月出口,当月办理入库出库手续,当月开票,不可隔月。每出口一批请及时更新出口台帐。
平时应注意收集运价变动,船期、航线等信息,为报价提供帮助。
二、进口业务(香港进口,淮安物流园区,张家港保税区)
(一) 制作进口报关资料
1、 香港进口。根据香港装箱单,制作进口报关资料:发票,合同,提单,装箱单,无木质包装声明,电放保函,报检委托书,报关委托书。
2、 淮安物流园区进口。根据百隆出货资料,审核单价及品名,制作发票,装箱单发香港确认并签章。制作进口报关资料:合同三份,两份cif,一份fob,发票,装箱单各两份,报关委托书1份,报关单1份。
3、 张家港保税区进口。根据华孚出货资料,审核单价及品名,制作发票,装箱单发香港确认并签章。制作进口报关资料:合同,发票,装箱单,报关委托书,报关单。
(二) 发电邮告知生产部,营业部,仓库,车间有关进口装箱单明细,并根据营业部采购申请单在k3系统里制作采购订单。采购订单需注意:供应商为fang brother,摘要为相对应的进口发票号码,缸号一一录入不可错,单价折算lbs。
(三) 根据进口船期,联系船公司换单
(四) 进口报关,电子数据报送,海关报关单审核,审单,审价,出税单,核算税款。税款计算方法:关税:cif价_税率5%_汇率(汇率为上个月第三个星期的周三,若遇节假日顺延至下个星期周三)增值税:(cif价+关税)_17%
请注意:税款征收计量单位统一为人民币,请将美元兑换为人民币计算。
(五) 缴纳税款。通过东方电子支付平台,进入全国海关税费支付系统,查询相对应的税单列印并打印,制作税款报告及汇款申报单交领导审批,交接并联系财务缴纳税款。
有关东方电子支付税款步骤:电子口岸卡操作员卡插电脑usb接口,进入收藏夹里“东方支付”网页,点击进入“全国海关税费系统”,输入密码,最左侧栏有“税费单查询”(可查询需要交纳税款的款项),确认无误后进入“税费支付”,点击海关“税费支付”,选择“税单产生日期”(当天日期),选择需要支付税款的“税费单号”前面打勾,点击下方的“直接支付”,再次核对需要支付款项的金额,确认无误后,选择“中国银行”,确认直接支付,支付密码,点击确认ok。
(六) 结关放行,若查验配合提供相关情况说明及查验资料。
(七) 放行后,电邮通知生产部,仓库到货日期,并在k3系统里制作采购订单,收料通知。请注意单价,关税及相关报关报检等手续费需分摊成本,缸号一一对应不可错,税率,汇率请查询相对应日期的正确数据。
(八) 货物到厂后,检查货柜及货物是否完好无损,并通知仓库卸货。
(九) 一周后,联系淮安水门桥中行,取税单。
(十) 根据税单,仓库入库单,发票正本件及相关报关报检手续费发票制作采购发票,并交接财务入账。
注意事项:
1. 进口报关单的填制,报关口岸要分清上海/淮安/张家港,单价需折算kgs,进口单价审核后需交香港审批,因单价变动涉及税款,切记不可私自调整单价,若价格有变动,需得到香港同事及方小姐电邮通知。
2. k3系统制作采购订单,一定要注意缸号色号的录入准确对应不可错,单价计算需折算关税及报关报检手续费分摊成本。
3. 若仓库发现来毛短缺问题,请第一时间联系生产部处理方案(补毛,联系仓库先出入库单;不补毛接受溢短装范围内短缺,联系仓库出入库单)
4. 交接发票需注意:购销发票,入库单,税单,税款报告,报关报检等手续发票,报关报检费用报告。交接财务发票请依据财务规定,登记发票。
三、 jpa出口单,内销单操作
(一) jpa出口单操作
1. 富川江出货装箱单,货到厂后,通知仓库验货,验收ok后发货至kw。
2. kw报关部李弘乐负责报关出口。报关ok后,将报关单及装箱单发生产部,营业部,仓库通知办理入库出库手续。报关单需kw报关部李弘乐(0752-8876212-314)提供,装箱单需kw生产部王婷(0752-8876212-616)提供。
3. 制作香港进口资料:合同,出口落货发票发香港船务部报关部同事,用于香港清关,请注意一份报关单对应一份资料(香港单/澳门单/台湾单)。
注意事项:整套报关资料:发票,合同,装箱单,载货清单,报关单(联系李弘乐)请注意报关资料中的发票,合同,装箱单与出口落货发票,香港签订购销合同不一样,两个概念,两个性质,不可混淆。当月出口,当月办理入库出库手续,当月开票,不可个月。每出口一批请及时更新出口台帐。
(二) jpa内销单
1. 富川江出货装箱单,货到厂后,通知仓库验货,验收ok后发货。jpa内销单都是接香港电邮指示,走顺丰速递到货仓。
2. jpa内销单进仓资料为装箱单,箱封标示各两份,一份交货仓,一份签字盖章带回。顺丰速递面单需标明回单签收,并当面交代顺丰收件员,务必签单带回。
3. 有关速递费需当面仔细算清,长_宽_高/6000得计算单价,_10得运费+5元回单费,此为上海仓顺丰速递费计算,广州仓另算。
4. 进仓顺丰面单拍照传香港,面单上需标明件数,送货日期及价格。
5. 相关签收回单收到后,复印一份留底,正本件寄香港同事,用于结算。
6. 开具增值税发票。
(1) 根据香港船务部同事katty(00852-)电邮,经jpa客户确认进仓编号的装箱单发生产部,营业部,仓库,要求办理入库出库手续,规定入库出库时间,入库在前出库在后,当月开票当月出库,不可隔月。
(2) 根据合同单价,装箱单一一对应开具开票申请单,请务必注意一份合同对应一批号一装箱单,开票时注意合同编号要标注在备注栏,规格型号严格按照合同上所签订的规格型号(女士套装/男士套装/针织裙等),单价要区分含税单价或不含税单价,价格万不可错。出库单号需一一标注在开票申请单上。
(3) 开票申请单,合同,装箱单及仓库出库单一并交接财务,财务开具增值税发票后,发票联,退税联两联复印一份留底,正本件顺丰快递香港同事,并将顺丰快递单号,发票号码一一电邮香港同事。
注意事项:jpa客对开具增值税发票要严格要求,品名,规格型号,合同号需一一标明不可错。注意仓库出库单,购货单位为:上海睿盈贸易有限公司,一定要注意不是香港肇丰针织有限公司。签收回单,vat发票需全部寄香港同事用于结算。增值税发票财务开具后,需第一时间用顺丰速递快递给香港,不可拖延。每走一批货,及时更新台帐汇总。
(三) jpa单合同签订
根据香港同事raymond(00852-)电邮有关合同单价,与富春江浙江桐庐富霖公司/康宁公司签订合同。注意合同号自行编号,如tf-fu(富春江)tf-kang(康宁)以此类推,合同号不可重复。有关合同内容请根据生产单来完善:生产单号,款号,货号,货物描述,重量,针数,原料,销货条件,价格,交货日期。一式两份发富春江,一并抄送香港有关同事(船务部betty,raymond,katty,营业部judy,jayl,财务部anna, stephen),对方签字盖章回传寄出,收到后申请用印申请交领导审批,签字盖章复印一份留底,正本件一份交接财务,一份顺丰速递富春江/康宁,并电邮告知具体顺丰快递单号。
四、tf代kw加工开具增值税发票
1、 有关tf代kw代加工,需开具含17%增值税发票。根据生产单号,完成工序,泰丰发货数量,港惠收货数量,海关备案数量,香港集团确认生产单价,开具开票申请单。请注意单价,香港给出单价为一打含税单价,请/12折算为1件含税单价。
2、 并电邮通知将确认开票数,生产单号两栏发生产部,营业部,仓库办理入库出库手续。入库在前出库在后,当月开票当月出库,不可隔月。
3、 通知仓库出出库单,签字并带回白联,请注意出库单容易出错地方:购货单位为惠东县港惠针织有限公司,不是香港肇丰针织有限公司。请根据开票申请单按照顺序一一对应出库单,并将出库单号标注在开票申请单上。
4、 开票申请单,出库单,香港电邮有关单价一并交接财务,财务开具增值税发票,发票联,退税联复印一份留底,正本件寄港惠针织有限公司财务部黄国英(0752-8876212-318)收,并将顺丰速递单号,发票号码电邮给对方,告知对方注意查收。
注意事项:香港确认单价为每打单价,开票申请时注意折算为每件单价。电邮通知生产部,营业部,仓库办理入库出库手续只需列明生产单号及最终确认开票数,其他一并删除。出库单购货单位为:惠东县港惠针织有限公司。
五、 kw等外发厂代tf加工:
kw,新源通,南方等外发厂代tf加工,需tf签订合同,确定单价,确定加工工序。请注意代加工工序不一样,单价不一样。代加工单价由香港确定,生产单号及加工数量等信息需与我司生产部核对,生产部核对无误后,告知财务部。最终再与出口数量比对,差数标记出来。请注意:此单价为每打单价。合同签订后,第一时间发香港集团。
六、玛莎单操作流程:
1、 根据po单截仓期追生产进度,告知kw及tf生产部此单截仓期,最迟落货期。
2、 安排进仓。货物ok后,电邮通知生产部,营业部,仓库等入库出库,安排进仓。po单截仓期为死期,货物进仓日期必须在截仓期之前,故最终落货日期须至少提前两天,最晚截仓期前一天发货,不得推迟。否则客仓收到货后,签收回单上显示签收日期晚于截仓期会扣款。
3、 截仓文件包括hanging packing list, delivery note - m&s shangh .pre-alert for goods arrival及po,pn单,5份资料一式两份,一份交货仓,一份签收带回,请务必与快递公司交接清楚。
4、 货物进仓后,签收回单到厂后,扫描一份给香港集团wynnie,阿平,阿辉,raymond,自己留档原件。
5、 根据po开票申请开具增值税发票单,附上po,仓库出库单,签收回单交接财务。
6、 所有vat文件交接上海玛莎商业有限公司财务孙杰021--8002,地址:上海市静安区南京西路863号玛莎百货6楼。整套vat文件包括:po确认书一份,增值税发票正本件一份,复印件一份,packing list一份,签收回单copy件一份。
注意事项:所有玛莎单生产数量必须严格按照po确认单所签订的数量为准,不可多也不可少,否则不予出货。po确认单截仓期为死期,不可推迟。仓库出库单供货商必须为上海玛莎商业有限公司,注意不可为香港肇丰针织有限公司。
六、 kw代tf出口单操作
(一)、kw代tf出口衫片
香港电邮通知由kw代tf出口衫片,确定单价,追香港衫片合同,报关资料与jpa出口单报关资料一样:合同,发票,装箱单,载货清单。报关单ok后,将装箱单,报关单发生产部,营业部,仓库安排入库,出库。货清关ok后,准备出口落货发票及与香港正式合同发香港船务部,生产部,财务部以备留档结算。
(二)、kw代tf出口成品(jp单)
香港电邮通知由kw代tf出口jp成品,我们提供单价给kw报关部李弘乐,请注意:金额超过一定数额,必须提供财务部出口退税用的出口发票,港惠海关出口需核查。以及生产此批单所购买的原料的增值税发票,供海关查验。报关资料包括:合同,发票,装箱单。若公路运输,则有在货清单,若水路运输,则是提单。水路运输需有load plan及相关拖车公司费用发票,及报关发票,由泰丰付,具体报价单请与香港船务部betty,raymond(00852-/6406)确认,需提供相对应的对账单,收费明细,并由此打报告申请汇款。货清关后,报关单及装箱单明细(注意成品有装箱单明细)装箱单请与kw蔡志伟(0752-8876212-521)联系,发生产部,营业部,仓库安排入库出库。并准备出口落货发票发香港船务部,生产部,财务部留日后结算。
注意事项:所有单当月出口,当月开票,不可隔月。切记切记!
八、飞机单走货操作
(一)、接香港通知飞机单走货,安排订舱。订舱前,请与香港指定的船公司联系,了解订舱托书及流程。apll需要在网上订舱,一单一合同一订舱单,步骤较繁琐,需根据网站上的流程一步一步操作。订舱ok后,有订舱编号,凭借订舱编号取进仓通知书。每家船公司订舱要求不一样,丹马士船公司只需托书即可。
(二)、订舱ok后有进仓通知书,凭借进仓通知书安排货物进仓。进仓通知书上有截仓日期,请务必保证截仓日期之前货物已进货仓。进仓需找有资历的进仓公司安排进仓,进仓ok后有进仓凭证,且需支付进仓费用,进仓费用凭进仓发票另行报销。进仓地址为船公司指定货仓,必须进仓到指定货仓。
(三)、有货代可安排报关,有货代需自行报关。根据不同的要求安排报关。
后续事宜与jp单正常出口事宜一样,需开销售发票等后续手续。
九、日常工作
1、 每月5号报送海关数据至国税局。
步骤:登录“中国电子口岸系统”——进入系统——密码——出口收汇——数据报送——选择报送——截图另存为当月数据打印交财务——全部选中数据——确定向国税局报送——报送成功。
2、 每月5号统计上个月进、出口、内销所产生的费用,交接财务。费用表格需统计上个月订舱费,进口、出口报关报检拖车手续费,进口关税、增值税,内销运费。
3、 每月10号交接报关单退单给财务(即报关单退税联)。退单为出口报关单退税证明联,附上相对应的load plan装柜次序表及b/l提单,kw代出口单附上载货清单。
现需进去电子口岸——出口退税——数据查询——结关报关单查询——右边页面出口日期选择当月如——,注意时间间隔不能超过30天。查询出当月一共多少笔报关单,出口日期,报送日期等信息,截图出来一一比对。再进入出口收汇——报关单核销联打印——输入当月需打印的报关单——与退税信息比对,出口汇总信息比对。在报关单核销联出口日期用红色笔标注出口报关单退税联出口日期,交接财务。
4、 每月15号进口台帐汇总,出口台帐汇总,内销台帐汇总交接财务。每进口一批货,出口一批货,内销一批货一定要及时更新台帐汇总,完善台帐信息。
5、 每月25号将当月1-25号所有出口报关单预录入单交接财务。请注意报关单预录入单有自出及港惠代出,一定要统计准确当月出口(tffob)所有报关单预录入单交接财务,不可影响开票。报关单预录入单所对应的生产单号,件数一一标明。
6、 每月30号进口台帐汇总,出口台帐汇总,内销台帐汇总交接财务,25-30号出口报关单预录入单交接财务。30号所交报关单预录入单是指25-30号所出口的单,当月报,不可隔月,一定要及时追报关单预录入单。
7、 去淮安市水门桥中行9号窗口取税单。乘车路线:公司炎黄路口乘坐206至涟水汽车站,从涟水汽车站坐淮涟专线至淮安汽车站,出淮安汽车站后至马路对面乘坐1号公交车至水门桥站下车,马路对面即为水门桥中行,对公9号窗口找翟玲玲(/)
8、 每月月底统计当月出口,开具出口落货发票签字盖章寄至香港集团船务部betty(00852-),用于结算。
9、 每月25日,30日进入电子口岸系统,打印出当月出口(自出、港惠代出口)销售报关单收汇核销联。电子口岸操作员卡插入读卡器,链接电脑——进入中国电子口岸网页——点击进入——输入密码——出口收汇——报关单收汇核销联打印——输入需打印的报关单号——条件设定——在需要打印的报关单号后面打勾——直接打印便可。每个月汇总当月所有出口单,不可隔月。切记切记!不可隔月销售开票!当月出口当月打印交接财务。并附上相对应的load plan,bl,设备交接单,合同,海关电子放行通知书。
10、 每个月25日上报下个月的资金计划给叶敬猛。请注意,发票必须报销入账。
十、可能出现的异常情况及处理方法
1、 进口单价海关估价,海关审单有疑问。
处理方法:针对海关所提出的疑问,当场解答,若还有疑义,将大合同及情况说明盖章交海关。有关常见问题(单价,申报要求)请参考之前的情况说明。所出每份情况说明必须交领导审阅,领导批示没有问题后,方可申请用印正本件交海关。
2、 进口毛料到厂后,仓库发现短缺
处理方法:毛料到厂仓库发现短缺,第一时间联系生产部及香港同事,咨询处理方法,是否接受溢短装条款内短缺,若接受,要求仓库补打入库单;若不接受,要求对方补毛(香港电邮指示)。
3、 进口短缺毛料补毛来毛与之前短缺毛料不符
处理方法:实际补毛与之前短缺毛料不符,色号/缸号/支数/数量等不符,需将之前短缺毛料所补打入库单部分做红字退库冲账抵消,再将实际补毛录入至收料通知。多余毛料(不需付款)入虚仓,(需付款)入实仓。请注意区分对方缸号/色号与我司缸号/色号,一一对比并换至我司毛料资料入仓。
4、 出口旺季货柜紧缺
处理方法:旺季货柜紧缺,请提前五天预约车队提柜,若个堆场货柜紧缺严重,立即联系船代wwll要求指定货柜,拿到指定密码后立即交车队提柜。自己也可联系上海各堆场箱管,随时联系货柜动向。实在搞不定,请车队帮忙到堆场预留货柜,此操作会产生异常费用,不到万不得已不可操作,须向领导请示。
5、 出口来柜有漏洞,有异味,有脏迹
处理方法:货柜到厂后,请第一时间检查货柜是否干净、干燥、无异味、无污迹、无破洞,若出现以上情况,立即联系报关行要求换柜。若时间赶不及,先简单清扫下,确保不会污染我司货物的情况下,先装货柜,到场站再倒柜。倒柜后的箱号,封号要第一时间更改,并提供给船公司,报关行,所涉及的所有资料必须重新更改正确资料。
6、 出口报关出错
处理方法:若发现报关行没有严格按照我司所出报关单报关,导致报关资料有误,影响我司收汇,请要求报关行删单重报。若船期赶不及,要求报关行承担一切损失。联系香港此次先按照此笔已报关价格结算,所损失的部分留置下次增减。
请注意:所有进口付汇必须按照报关单上面金额付汇,出口收汇必须按照报关单上面金额收汇。
第2篇 进出口业务单证档案管理制度
1、目的
为了规范进出口业务单证的存档管理,符合《中华人民共和国国海关法》、《中华人民共和国国海关稽查条例》等有关法律法规的规定。
2范围
适用于本公司进出口业务单证档案管理
3存档项目
3.1一般贸易项下进出口业务单证的管理
3.1.1存档内容:进出口报关资料(包括进出口合同、进出口发票、进出口装箱单、进出口报关单、海关放行通知书);进出口船务资料(包括订舱单、装柜单、提单、设备交接单、落货明细单、排柜单)。
3.1.2按合同号顺序制作进出口合同台帐以及进出口明细
4、工作制度
4.1每一项业务操作完毕,操作员必须一周内整理留档资料进行存档;
4.2月末由部门内档案管理人员进行检查,检查留档是否按规定操作;
4.3进出口业务操作以季度为时间段。由部门主管进行抽查留档资料是否合格;
4.4每一年度一次将当年产生的全部留档资料整理好并有序存放;
4.5留档工作作为业务操作部门业绩考核一项内容;
4.6保管人员因工作调动,需作好书面工作交接;
4.7根据《中华人民共和国国海关稽查条例》规定,进出口业务及与之直接关系产生的资料,一般贸易应自办结海关手续后保存三年,加工贸易应自办结海关核销手续后保存三年,减免税设备应自办结海关解除监管(监管期:生产设备为五年)手续后保存三年。
4.8查阅档案,必须经档案管理负责人批准。
4.9档案销毁,必须经档案管理负责人上一级领导批准。
5本制度未尽事宜,在工作中不断补充完善。
第3篇 公司财务管理制度“进出口业务财务管理规定”
某公司财务管理制度之“进出口业务财务管理规定”
第一章总则
第一条为适应中国11发展总公司高速发展的要求,加强进出口业务管理,明确责权,确保贸易项目质量,建立规范化、科学化的管理模式,根据国家有关规定并结合11总公司实际经营情况,特制定本规定。
第二条本规定的重点是从财务管理与资源控制的角度出发,涉及法规的问题,请参照(中国11发展总公司合同管理规定)执行。
第三条本规定适用于11系统所有从事进出口业务的商品流通企业。
第二章出口业务
第四条出口项目报审时,业务人员需向财务部门提供下列资料。
1、《合同审批表)(见附表一);
2、出口合同及国内购销合同或委托代理出口协议样本:
3、《自营出口商品换汇成本预算单》(见附表二);
4、如出口商品属于国家计划配额内商品,还需提供出口商品许可证正本,招标项目需提供出口中标书。
第五条财务主管人员根据上述资料有权审核以下内容:
1、复核《自营出口商品换汇成本预算单》,对项目预期的总体盈利情况进行审核;
2、项目在运行过程中是否有违反国家财经纪律(如海关、税务、外管局等部门的有关规定)和公司有关财务制度的可能;
3、对于代理出口业务是否存在承担销售盈亏,垫付商品资金及担负基本费用的情况;
4、对收付款方式的选择是否合理、安全,经营资金是否有保障。
在上述审核过程中,财务主管人员对项目的某些具体情况持有异议时,项目执行人须详细说明情况,对有严重违反国家财经纪律或公司财务制度,以致于项目不具备操作的条件时,财务主管人员可在《合同审批表)中签署否定意见。
第六条对于自营出口项目,业务人员应在支付国内商品采购货款前5一10天与财务人员联系,以便财务人员及时安排资金。办理付款手续时,业务人员应填制(进出口贸《进出口贸易项目付款申请表》(见附表三),并报请本部门负责人、财务负责人。公司负责人签审,并附加盖“法规审核专用章”的有关合同或协议书副本,财务人员依此办理忖款手续。付款后业务人员应在10个工作日内将发票交财务部门。对于增值税发票,财务人员应逐项认真审核。对不符合要求的发票,业务人员有责任重新向客户索取。
第七条在做农副产品收购业务时,不准直接向农民收购。所购货物装上运输工具取得运输部门凭证后,方可支付不超过货款20%的预付款,货物运至出口装运港经商检部门检验合格后,方可支付余款。如发现不符合出口商品规格和质量等问题,应拒绝收购和付款,并及时向对方提出有效异议,如已凭托收方式付款的,应及时予以追回。
第八条关于127特户的使用方法的规定:在商品采购业务中,原则上不采用汇票自带(即127特户)方式,如确因业务需要,经总公司分管领导批准,可由业务人员和财员共同携带外出,相互监督使用。业务人员负责货物采购及订立合同,财务人员负责掌握汇标及讨款,货物余额超过10万(含)元人民币的,合同签订步须上报购批准,派出的财务人员须见到公司分管领导签字同意付款的书面传真后方可付款,特殊地区无法使用传真的,由公司领导口头通知派出的财务人员,回京后补办书面手续。
第九条在买方开出信用证后,业务人员应立即通知财务人员到通知银行查收,财务人员视资金状况采取相应融资措施,需要信用证打包贷款的项目,财务人员应及时与银行联系,争取贷款早日到位。
第十条在出口货物装船发运后,业务人员应在1一2个工作日内按照信用证或有关出口合同的要求制妥全套结汇单据,并填制汇票(见附表团),业务人员应配合财务人员做好审单工作,尽早向银行交单收汇、结汇。
第十一条对核销单的管理
报关之前,业务人员需从财务部门领取(出口收汇核销单),同时在(核销单领用登记薄)上签字。注明申领份数。合同号、商品名称、申报金额。报关后业务人员应立即将核销单退还财务部门。对不及时退还累计达5份以上核销单的业务人员,在下一次领取核销单时,财务人员有权拒发,同时,财务部门有权视情节轻重提请人事部门扣发相应工资。
第十二条财务人员到外汇管理局办理核销手续时,应备好下述资料正本。
1、盖有海关验讫章的核销单;
2、报关单:
3、银行结汇水单(盖有“供核销专用”字样的已在外管局备案的结汇水单);
4、外贸发票。
上述单据之间要求单位数量一致,金额相符。
第十三条财务人员在办理出口退税时,应及时备好全套资料如下。
1、出口退税申请表:
2、增值税发票并附税收(出口货物专用)缴款书;
3、在外管局已核销的核销单;
4、报关单;
5、外贸发票;
6、收入成本作销帐复印件。
上报税务局后,财务人员还应积极配合税务局做好函证调查工作,尽早收回退税款。
第十四条代理出口业务中,在完成银行结汇,外管局核销工作之后,财务人员应持上述资料到税务局办理出口退税转移单,并交委托方在当地退税。对于委托方坚持在我公司办理退税的,我公司本着不垫付税款的原则执行。
第三章进口业务
第十五条进口项目报审时,业务执行人需向财务部门提供下列资料:
1、《合同审批表》;
2、进口合同及国内购销合同或委托代理进口协议样本;
3、《自营进口商品盈亏预算单》(见附表五);
4、如进口商品属于国家控制性商品,还需提供进口商品许可证正本或机电设备进口证明或进口商品登记证明。
第十六条财务主管人员根据上述资料有权审核以下内容:
1、复核《自营进口商品盈亏预算单》,对项目预期的总体盈利情况进行审核;
2、项目在运行过程中是否有违反国家财经纪律(如海关、税务、外管局等部门的有关规定)和公司有关财务制度的可能;
3、对于代理进口业务是否存在承担销售盈亏,垫付商品资金及担负基本费用的情况;
4、对收付款方式的选择是否合理、安全,项目资金是否有保障。
5、如对内为远期收款方式的,除有长期业务关系的客户经特批外,一般不宜采用。
第十七条对于需开立信用证的进口业务,业务人员须提前三天向财务部门提交公司内部的(信用证开立申请书调见附表六),并报请业务部门负责人。财务负责人以及公司负责人签审后,再向财务人员提供下列资料:
1、盖有《法规审核专用章》的进口合同,国内购销合同或委托代理进口协议正本一套。
2、银行开证申请书;
3、如属国家控制性商品、还需提供进口商品许可证或机电设备进口证明或进口商品登记证明等文件正本。
第十八条财务人员在备齐上述开证所需资料审核无误后,尽快提交银行,并按与银行事先约定的保证金比例将款转入银行保证金帐户。信用证开出后,财务人员应及时取回信用证副本并交业务人员共同核对。
第十九条开出的信用证需修改时,业务人员应及时向财务部门提出书面改证申请并附详细内容,重要内容的修改还需业务部门负责人的签字。财务人员审核无误后加盖财务章送交银行通知改证,并及时查收改证回单。
第二十条财务人员应根据信用证条款或进口合同中规定的议付单据仔细核查单证是否相符,以及各个单据之间是否相符,如若发现单单之间、单证之间有不一致之处,应及时通知付款银行,停止对出口商付款。
第二十一条在对外议付时,业务人员应提前5一10天与财务人员联系,以便财务人员合理安排资金;经审核无误可以对外付款的合同,业务人员填制《进出口贸易项目付款申请表》,并报请业务部门负责人、财务部门负责人、公司负责人(l/c方式除外)签审后交财务人员办理付款手续,并配合财务人员备齐向银行购汇所需的资料。
第二十二条财务人员在见到《进出口贸易项目付款申请表》后,填制忖款单据,向银行提交下述资料:
1、购汇申请书;
2、贸易进口付汇核销单;
3、报关单;
4、进口合同,国内购销合同或委托代理进口协议正本;
5、如属国家控制性商品,还需提供进口商品许可证或机电产品进口证明或进口商品登记证明等文件。
议付后,财务人员应及时取回购汇单据及核销单并通知业务人员购汇成本。
第二十三条代理进口业务对外议付时,如果公司尚未收到委托方应付的货款,在l/c付款方式下,业务人员负有责任将公司所垫货款及加收的利息在限期内向委托方追回,在其他付款方式下,财务人员有权延迟或拒绝忖款。
第二十四条未经财务人员审核过的合同,或不能提供加盖“法规审核专用章”的合同,或无法提供银行购汇所需单据的项目,财务人员有权拒绝付款。
第二十五条进口商品在国内销售时,财务人员根据《购销合同)中的规定及时与业务人员联系催收货款,货款收回后方可开具增值税发票。
第四章附 则
第二十六条本规定由总公司财务本部门负责解释。
附表一:
经贸合同审批表
送审单位:
送审日期:
合同名称:
合同编号:
合同对方名称:
资信等级:
□是□否需要政府准许性文件
□是□否利用总公司信用
承办人员对该业务的说明,(包括:1、国内外市场对同样货物的报价情况2、业务难点及风险3、风险防范措施)
承办人:
送审单位负责人对承办人员所作说明的确认意见:
签 字:
财务人员审核意见:
签 字:
计划部审核意见:
签 字:
法规人员审核意见:
审核人签字并盖法规审核章:
主管副总经理意见:
签 字:
特 批 程 序
经贸业务论证小组意见:
组织人签字:
总公司领导特批意见:
主管副总经理签字: 总经理签字:
附表二:
自营出口商品换汇成本预算单
申请部门:年月日
合同号
交货日期
交货地点
商品名称
价格条件
支付方式
规格数量
出口销售收入原币金额
折合美元金额
预计换汇成本核算
出口销售净收入(美元)
出口采购总成本(人民币)
换汇成本及盈亏情况
出口销售收入
进货成本
外汇调剂价:
换汇成本
盈亏点
总盈亏:
减:国外费用
预计有关费用
其中:佣金
其中:利息
运费
保险费
减:退税
出口销售净收入
出口销售总成本
说明:
项目执行人: 部门经理:财务主管:
附表三:
进出口贸易项目付款申请书
申请部门: 年月 日
经办人
付款日期
付款金额
合同号
商品名称
业务方式
出口
进口
自营
代理
自营
代理
付款方式
信用证(no:)
托收
汇况
转帐
收款单位
收款银行
帐号
付款用途说明
附注:外贸合同购销合同代理协议许可证机电证明进口证明外贸发票
报关单代理协议核销单
部门经理
财务部经理签署
副总经理批示
总经理批示
附表四―1
bill of e_change
no:-------------------------date & place--------------------
e_change for-------------------------------------------------
at------------------------------------sight at this second of
e_change(first of e_change being unpd)
pay to the order of ------------------------------------------
the sum of----------------------------------------------------
drawn under l/c no.-----------------dated---------------------
issued by:----------------------------------------------------
to-------------------------------
---------------------------------
--------------------------------- ---------------------------
(盖章)
附表四―2
bill of e_change
no:-------------------------date & place--------------------
e_change for-------------------------------------------------
at------------------------------------sight at this second of
e_change(first of e_change being unpd)
pay to the order of ------------------------------------------
the sum of----------------------------------------------------
drawn under --------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------
to-------------------------------
---------------------------------
--------------------------------- ---------------------------
(盖章)
附表五:
自营进口商品收入成本预算单
申请部门:年 月日
合同号
到货日期
到货地点
商品名称
价格条件
支付方式
规格数量
进口商品成本原币金额
折合美元金额
项目营业利润预算
商品销售净收入(rmb)
进口商品采购成本(rmb)
调剂外汇及盈亏情况
销售净收入
到岸价格
外汇调剂价:
盈亏点
总盈亏:
增值税
增值税
关税及消费税
预计其它费用
其中:利息
商品销售收入
商品销售总成本
说明:
项目执行人: 部门经理:财务主管:
附表六:
信用证开立申请书
申请部门:年月 日
经办人
信用证金额
期限
合同号
商品各称
开证行
开证申请人
通知行
受益人名称
所附单据
进口合同
购销合同
代理协议
许可证
机电证明
进口证明
财务审核
法规审核
申请转入保证金帐户金额
部门经理签字
财务部经理签字
副总经理批示
总经理批示
