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本《收发文管理制度》旨在规范企业内部文件的接收、处理、归档和传递流程，确保信息的准确、及时、安全，提高工作效率，强化内部沟通与协作。
包括哪些方面
1. 文件分类与编码：明确各类文件的定义和分类标准，设定统一的文件编码规则。
2. 收文管理：规定文件的接收、登记、分发和初步处理程序。
3. 发文管理：涵盖文件起草、审批、印刷、发送及后续跟踪环节。
4. 文件存档：规定文件的保存期限、存储方式和查阅规定。
5. 安全保密：制定文件的保密措施，防止信息泄露。
6. 责任分工：明确各部门和个人在收发文工作中的职责。
7. 培训与监督：定期进行文件管理培训，确保制度执行到位。
重要性
有效的收发文管理制度对于企业的运营至关重要。它能：
1. 确保信息流转的高效，减少沟通延迟和误解。
2. 保护企业机密，防止信息泄露，维护企业利益。
3. 提供审计线索，便于追溯决策过程，降低法律风险。
4. 建立标准化工作流程，提升员工工作效率和满意度。
方案
1. 文件分类与编码：依据业务性质，将文件分为行政、财务、人事、项目等类别，每类设子类，并分配唯一的文件编号，便于检索。
2. 收文管理：设立专门的收文点，收到文件后立即登记，注明接收时间、来源、内容摘要，然后根据文件性质分送相关部门。
3. 发文管理：起草文件需明确目的、受众，经部门负责人审核后，提交至指定审批人，审批通过后方可打印和发送。
4. 文件存档：电子文件存储在安全服务器，纸质文件存放在防火、防潮设施内。定期清理过期文件，但保留重要文件的复印件。
5. 安全保密：对敏感文件设置访问权限，员工离职时回收其存取权限。严禁私自带出公司，违反者将追责。
6. 责任分工：各部门指定专人负责文件管理工作，确保文件流程的顺畅。
7. 培训与监督：每年至少进行一次文件管理培训，强化员工意识。定期检查执行情况，发现问题及时纠正。
通过以上措施，我们旨在构建一个有序、安全、高效的收发文管理体系，为企业运营提供有力保障。
收发文管理制度范文
第1篇 企业公司收发文管理制度
企业集团收发文管理制度
一、收文
1、登记:所有外来文件由行政部统一在文件上编写总流水号,按流水号、接收日期、文件标题、发文单位、附件、传阅去向等项目登记在《收发文件清单》上。
2、传阅:由行政部填写《文件阅办单》将登记后的文件按轻重缓急、保密程度在文件处理卡片上签署传阅对象分送有关负责人传阅,及时分发、及时收回归档。
二、发文
1、公司文件的拟定签发,对内外具有指令性和权威性。
2、拟稿:公司文件一般由各部门在职责范围内自行起草,要对文件内容负责。文件内容涉及跨部门事务,须经部门间协调后方可发文。如事关公司的重大内外决策业务往来的文件,由董事长指定专人负责起草。
3、核稿:公文起草后,由拟稿部门经理审核签字,如公文内容涉及其他部门事务,须由有关部门共同审核签字;会签由主管副总会签。事关公司重大内外决策、业务往来文件,由董事长签发。
4、签发:凡以公司名义行文的,须经行政部经理、董事长签发后,方可交付打印,属于部门职权范围内需以部门名义独立行文的,部门经理签发即可。
5、打印:在拟稿、核稿、签发手续齐备后,交行政部审核登记,标明文号,密级和分发范围。董事长直接签发的特殊公文,但要补办登记手续,按审核份数打印。
6、盖章:文件打印校对完毕后,按公司的《印鉴管理制度》加盖公章。
7、存档:公司所有文件均须存档一份,发文部门也须自留一份备查。
8、传递:保密文件的传递,按密级和分类范围由行政部分发。一般公文的传递由各部门自行送达。
三、传真
1、由前台统一收、发传真,并记录到《传真接收、发送记录表》上。
2、发送传真要统一用公司传真纸。
第2篇 物业公司收发文及档案管理行政工作制度
物业公司行政工作制度:收发文及档案管理
3收发文及档案管理
3.1文件定义
3.1.1本规定所提的文件是指:证照、合同、函件、图纸、传真、以部门/管理处/物管公司名义发出的电子邮件等文件。
3.1.2公司正式文件不可以电子邮件方式传递,即收到和发出的电子邮件不具有法律效力。
3.2收发文管理
3.2.1收文
3.2.1.1收到的文件(包括通过前台之外来文件,以及内部各部门/管理处文件(密件除外),由物管公司秘书或各管理处行政人员负责收文登记;另物管公司秘书必须在项目管理中心内部网页进行收文登记。无具体收文部门的文件,由资源部负责收文登记。
3.2.1.2收文登记后,及时报公司总经理/管理处主任或授权人签署意见,再转交收件人/跟进人处理。无总经理/管理处主任签署意见的文件,可不予处理。
3.2.1.3文件执行或处理完毕后,由收件物管公司秘书/管理处行政人员存档,重要的文件正文(如有)物管公司秘书须定期交到档案室归档。
3.2.1.4管理处行政人员负责每月填写《收文登记表》。
3.3发件
3.3.1起草:由需要发件的部门/管理处起草文件。
3.3.2编号:对外公文由物管公司秘书上公司网登记索取编号。管理处内部发文由管理处行政人员负责统一编号及填写《发文登记表》。
3.3.3打印:由发文部门/管理处负责。
3.3.4校对、签署
由发文部门/管理处负责,部门/管理处/物管公司归档的文件需有发件人、管理处主任及物管公司总经理的签名;以管理处名义发出的电子邮件,则打印后由管理处主任签名,留作归档。
3.3.5申请盖章
由物管公司秘书负责申请盖物管公司公章,按项目中心有关图章的管理规定执行,文件的审批件由项目中心行政及信息管理部负责归档。
3.3.6发出:由发件部门/管理处负责,并作出发文、签收登记。
3.3.7内部传阅
收件人依据传阅批示尽快传阅,不应拖延。传阅并签名后的文件,交回归档。
3.3.8归档
具有保存价值的文件物管公司秘书应及时移交给项目中心资源部档案室;其他文件由物管公司秘书和各管理处行政人员负责保管和处理,做好文件类别、保存份数、存放方式和存放地址等情况的登记。
3.3.9管理处行政人员负责每月填写管理处的《发文登记表》。
3.4文件保管及处理
3.4.1物管公司秘书及各管理处行政人员负责文件的保管工作。
3.4.2管理处秘书/各管理处行政人员将所有收、发的文件按不同的类别进行分类,具体类别根据各自的具体情况制定,做到科学、系统、方便查阅和处理。并需将各自的文件分类的类别规则,每年一次或有改变时报物管公司资源部备案。
3.4.3文件必须存放在文件柜等安全的地方,不得随意或杂乱地堆放。
3.4.4定期组织清理文件(每年的6月和12月)。由各管理处指定专人负责,根据文件的内容和重要性,界定文件的存放期限和处理方法,例如:
3.4.4.1对于保管期限已到的文件,集中销毁,并做好注销的登记手续,包括文件名称、文件日期、来文单位/收文单位、文件编号、存放期限、注销日期、注销负责人、注销批准人(管理处主任/物管公司经理)等;
3.4.4.2对于保管期限未到、但不是经常使用的文件,按类别进行钉装、打包,集中存放到另外指定的位置上;
3.5档案管理
3.5.1文件的移交
3.5.1.1对于各部门/管理处在工作中形成的、具有保存价值的文件材料应在规定期限内由物管公司秘书移交至项目管理中心档案室,具体移交期限如下:
3.5.1.2重要文件如公司/管理处证书、合同、及其他法律文件,应在办妥后一周内由物管公司秘书移交项目管理中心档案室。
3.5.1.3一般工作性文件,可按工作进度作阶段性定期移交。
3.5.1.4文件移交人将符合归档条件的文件整理后,填写申请,交到项目管理中心档案管理员处,档案管理员清点无误后,予以签名确认。
3.5.2档案的保管
公司的档案由资源部指定专人进行保管,一般雇员不得私自保留档案。资源部根据公司档案编号的规则,将文件进行编号,分类存放。
3.5.3档案信息的使用
3.5.3.1复印档案
公司规定可按暨定的权限进行复印档案,但必须填写《档案复印记录表》。如所复印的文件属公司证照类,由物管公司秘书统一向项目中心行政及信息管理部办理。
3.5.3.2档案原件的借用
1)原则上公司档案原件不外借,但因工作需要必须外借的档案原件(例如办理公司年审所需资料等),可凭政府部门的通知填写《档案原件借用申请表》,交物管公司经理签批后由物管公司秘书向项目中心行政及信息管理部借出。
2)档案原件外借期一般不得超过一个月。如因工作需要未能及时归还的,须将其原因和档案的存放地点知会项目中心档案管理员,并由档案管理员作出追踪。
3)档案借用人应有高度责任感,保持档案的整洁和完整,不得涂污及损坏。
3.5.3.3档案原件的归还
1)借用人将档案归还时,须经项目中心档案管理员检查所归还之档案是否完整,并签名确认。
2)档案管理员将《档案原件借用申请表》复印件退回借用人,证明已归还档案,完档案归还手续。
3.5.3.4档案原件的处理
由物管公司秘书统一交项目中心档案室存档。
4月报制度
4.1月报制度:每月25日前,各管理处以规定书面格式上报该管理处各部门工作情况至物管公司秘书。
4.2香港月报制度:每月28日前,各管理处以规定书面格式上报该管理处工作状况至物管公司秘书及项目。
第3篇 学校办公室收发文管理制度
学校办公室收发文管理制度
办公室是全校公文处理的管理部门，负责全校收发文的管理。
一、收文办理
收文的办理程序包括签收、登记、拟办、批办、承办、督办、回复、归档等。具体办理规范如下：
（一）办公室文秘工作人员每天负责对全部来文（纸质、电子）进行签收、登记，收文登记应将公文标题、密级、文件字号、发文机关、收文日期、办理意见等情况逐项填写清楚。登记后由办公室主任阅文并提出拟办意见后呈送校领导阅批。
（二）阅办文件由办公室文秘人员按下列程序处理：
1、校长阅示。所有来文一律先呈送校长阅批。党务来文由党委书记阅批。
2、分管校领导阅处。根据校长或党委书记的批示，按照分工送有关校领导阅处，有关校领导要当日阅处（如需传阅，应交由文秘送下一位校领导阅处）。急件即送批办，校长外出遇有急办件时可由办公室主任先送分管领导阅处并说明情况。
3、有关处室阅办。根据校领导的批示交有关处室办理，有关处室负责人应按时完成公文办理工作，并及时将办理结果反馈给办公室。
4、存档。有关处室办结后，应将文件送办公室文秘人员。文秘人员将文件交办公室主任签字确认后按规定存档。
（三）传阅件原则上按校领导的排序由前向后递送，传批件按校领导的排序由后向前递送。遇有领导出差，可先送下一位阅文领导。文秘人员应随时掌握公文的去向并做好记录，避免漏传、误传和延误。
（四）文秘人员要督促承办人公文办理工作，确保公文按时办结。
（五）文件传阅过程中不准横传，一律由文秘人员负责传递。
（六）文秘人员必须高度重视网发文件的收文工作，每个工作日不定时浏览市教育局办公平台及时收发文件，急件要做到随收随送。
二、发文办理
（一）凡以我校名义印发的公文，都要按拟稿、审稿、核稿、领导批示、签发、登记、印制、用印、分发等程序办理。
（二）拟稿审稿。由主办公文拟制的处室负责，要求符合国家有关法律、法规和政策规定，操作简便可行，文种使用恰当，内容准确全面，结构简洁完整。拟稿完成后由拟稿处室负责人审稿。
（三）核稿。审稿完成后交办公室主任核稿。办公室主任外出时由副主任负责。
（四）批示。审稿完成后由分管校领导批示或签发。
（五）签发。以本校名义印发的上行文，一律由校长签发；以本校名义印发的平行文或下行文，一般性业务工作由分管校长签发，涉及干部任免等重大事项由校长签发。
（六）发文登记。发文登记由办公室负责文秘的同志负责，包括填写发文字号、记录签发人、按经校领导审定的印发范围和存档要求确定公文印发份数等。发文登记前应进行复核，重点是检查审批、签发手续是否按规定程序办理，是否完备，附件材料是否齐全。
（七）复校。复校由办文的同志负责，办文的同志负全面校对责任，包括文字、格式、内容等。
（八）分发。分发由文件主办处室负责文件的装封、分发。办理完毕后，由主办处室将文件一式二份连同拟稿单交办公室存档。
（九）严格以下发文程序：
1、处室草拟公文未经处室负责人核稿的，办公室退回拟文处室核稿。
2、公文签发后未经发文登记和复校的，办公室不予印制，送由办文处室复校。
3、未完善手续的公文，办公室不予用印，退回办文处室完善手续。
4、严格控制校内发文数量，一般性日常通知、活动方案等以__中学函的形式下发。
三、监督管理与责任追究
办公室负责行政文件落实的监督管理，组织科负责党委文件落实的监督管理，收发文不及时或领导审批、阅处延误，造成工作被动的，报请学校办公会研究，视情节给予扣除相关责任人当月10%―30%绩效工资处分，造成严重后果的扣除相关责任人当月绩效工资。处分情况向全校公示。
四、本制度解释权归学校办公室。
第4篇 会馆收发文管理制度
休闲会馆收发文管理制度
1.公文办理一般包括登记、分办、批办、承办、拟办、核稿、签发、印刷、用印、传递、归档、销毁等程序;
2.收文,由文秘签收登记,总经理的收文由总经理签收,属领导亲收件,一律交收件人亲自拆封;
3.公文登记后,由总经理室根据总经理的指示,转交各位领导传阅,如需转变有关部门阅办,应由人事员送交,并经登记,签收后才可送交;
4.阅读文件应按规定范围,秘密级以上文件须到人力资源部阅读,因工作需要借阅文件应办理手续,用完后及时退还,秘密级以上文件,各级领导及有关人员均不得携离办公室;
5.各部门或个人对承办的公文,必须认真负责,按规定期限迅速办理,不得拖延积压;
6.各部门均应实行公文催办制度。负责办理公文的人员,对自己经手处理的公文,应件件有落实,事事有下文,转办要及时,催办有结果,防止积压误事;
7.公文办完后,应根据文书立卷、归档的有关规定及时将公文定稿,正本和有关材料整理立卷,当年文件应于第二年第三季度移交完成;
8.各级管理人员调动时,应将文件(含保密记录本)清理移交,凡参加会议带回的文件,应及时送文秘登记保管;
9.没有存查必要的公文,经过鉴别和主管领导批准,由总经理室定期销毁,销毁秘密公文,要进行登记,有专人监督,保证不丢失,不漏销,秘密级以上文件,不准作废品处理,一律集中按有关规定处理。
10.会馆内部任何部门、任何人员规章制度、培训教程、岗位职责等项目的下发,必须上报总经办文员,以统一格式统一编号下发,不得私自下发各种规章制度等。
第5篇 乡党委政府收发文管理制度
乡党委、政府收发文管理制度
收文、发文是机关日常管理的基本要求,是为各级领导科学决策、正确指导工作提供服务的重要途径。为规范管理、提高效率,特制定本制度。
一、乡党委、乡政府收文、发文由办公室内勤负责。
二、收文、发文按类别进行登记,急件要注明签收的具体时间,转交领导的收文必须经领导签收,无领导签收文件必须按类归档,年终交档案室存档。
三、领导阅完文件归还办公室必须登记归还日期。
四、领导有批示文件列入督办项目,单独归档保存。
五、发文分别按党委、政府发文标号登记,发文内容必须经主管领导审核签字。
六、做好日常保密工作,密级文件、报表等随时由办公室报主管领导审阅保存。
七、妥善保存带有密级的文件,未经主管领导批准,不准将涉密文件带出机关或复印保存。工作中需查阅各种文书、专业档案材料,须经主管领导批准。
八、未经批准,不得擅自复印、超范围传阅带有密级的文件。要按程序传阅审批,并及时将文件交档案员保存。
九、上行文由主管领导审阅后,报书记或乡长审阅,办公室安排报送。
十、下发文件由主管领导审批,办公室负责印发。
十一、反映全乡工作的信息、简报等稿件,报主管领导审阅后上报。
十二、所发的各种公文,要按正规的格式拟稿,并进行全面校对检查,以确保正确无误。
十三、办公室对所接受的文件要及时签收、登记、分类,并提出拟办意见,交领导和有关部门传阅,对领导批示的传阅件要及时送承办人或部门,传阅件要适时收回,进行立卷归档等工作。
