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案卷管理制度是企业内部管理的重要组成部分，主要涉及对企业各类文件、档案的收集、整理、保管、利用及销毁等全过程的规范化管理。这一制度旨在确保企业信息的安全、完整，提高工作效率，同时满足法律法规的要求。
包括哪些方面
1. 文件分类与编号：明确各类文件的分类标准，设定统一的文件编号规则，便于检索和管理。
2. 收集与归档：规定文件的收集范围、时间要求，以及归档流程，确保文件的完整性和时效性。
3. 存储与保护：确定文件的存储方式、地点，制定防潮、防火、防盗等保护措施。
4. 利用与借阅：设定文件的查阅权限，规范借阅流程，防止信息泄露。
5. 更新与销毁：规定文件更新的条件和程序，以及不再需要文件的销毁流程，保证信息的时效性。
6. 监督与审计：设立定期的文件管理检查机制，确保制度的执行效果。
重要性
1. 信息保障：案卷管理制度能有效保护企业的核心信息，防止信息丢失或泄露，维护企业利益。
2. 法规遵循：符合国家关于档案管理的法律法规，避免因管理不当引发的法律风险。
3. 工作效率：规范化的管理流程，提高员工查找、使用文件的效率，提升办公效能。
4. 决策支持：完整的案卷资料为企业的决策提供准确依据，减少决策失误。
方案
1. 建立专门的档案管理部门，配备专业人员负责案卷管理工作。
2. 制定详细的案卷管理手册，明确各项操作流程，并进行全员培训，确保员工了解并遵守。
3. 引入电子化管理系统，提高文件管理的自动化水平，同时加强网络安全防护。
4. 定期进行文件清理和审计，确保文件的有效性和安全性。
5. 对外交流和合作中，建立保密协议，保护企业敏感信息。
6. 设立奖惩机制，鼓励员工积极参与案卷管理，对违规行为进行纠正和处罚。
通过上述方案的实施，案卷管理制度将在企业内部形成有效的运作机制，为企业的发展提供有力的信息支撑。
案卷管理制度范文
第1篇 烟草案卷管理制度(一)
烟草案卷管理制度,下面是小编整理的烟草专卖执法案卷档案管理制度和浅析烟草企业内部档案的管理文章,欢迎阅读!
烟草专卖执法案卷档案管理制度
第一条 为加强对烟草专卖行政执法案卷的管理,进一步规范案卷整理归档工作,根据《中华人民共和国国档案法》及有关规定,结合我省实际,特制定烟草专卖行政执法案卷归档制度。
第二条 各级烟草专卖行政主管部门对已结案的行政执法案件在执法过程中所形成的文书材料、图纸、表格、视听资料等都应列入归档的范围。
第三条 案卷归档工作实行分级管理、统一保管的原则。
任何部门、个人不得将档案材料据为己有长期存放或拒绝归档。
第四条 各级专卖管理部门要建立健全日常归卷制度。
对日常处理完毕的执法案卷材料,由本部门指定一名案卷管理人员统一保管。
案卷管理人员因工作变动时应将接收的卷宗材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。
第五条 案卷管理人员应每月定期对本单位已经结案的案卷及相关材料按照一般程序、简易程序、行政许可等类别进行整理、汇总,编制检索目录并按序排列,妥善进行保管。
第六条 卷宗的保管期限须按照档案管理的相关规定填写于卷宗目录中。
填写的字迹要工整。
第七条 凡归档的卷宗材料必须完整、准确、书写工整、字迹清晰,签署手续完备。
卷宗材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水书写。
第八条 专卖管理部门于每年三月十号前向本单位档案管理部门移交上年度已经结案的行政处罚及行政许可案卷。
案卷管理人员须编制移交目录一式两份,并认真清点核对,由执法机构负责人审核签字后,严格履行移交归档手续。
第九条 本单位档案管理部门对已接收的案卷,按照类别、保管期限、年度顺序统一编号排列。
案卷查阅实行登记制度,由档案管理人记录查阅人、查阅内容、查阅时间等事项。
本局工作人员因工作需要查阅案卷的,应严格按规定办理查阅手续;
检察院、法院等有关部门需要调阅案卷的,按有关规定办理。
第十条 对擅自复印、遗失、丢失、毁损案卷材料的,将追究相关人员责任
浅析烟草企业内部档案的管理
档案是国家机关、社会团体及个人在社会活动中直接形成的,作为原始记录保存起来以备查考的文字、图表、声像等不同形式的历史记录,档案学是一门社会科学。
社会功能和社会使命是档案存在与发展的依据,档案对社会的发展具有某种或多种积极的甚至不可缺少的作用。
烟草企业档案工作是烟草企业工作的重要组成部分,是人力资源管理的重要内容之一。
做好烟草企业档案工作是每个烟草企业必须履行的重要职责。
然而,就历史而言,不少烟草企业档案管理人员更换频繁,在管理上存在漏洞,现就如何改进烟草企业档案管理工作中的不足,提出对策。
一、烟草企业档案管理工作中存在的问题
(一)档案管理意识还较为淡薄。
一是思想认识模糊。
部分烟草企业没有把档案管理工作放到夯实基层基础的战略高度加以认识,存在“档案归档案,业务归业务”,互不联系的模糊认识,不知道为什么要开展烟草企业档案管理工作,怎样开展档案管理。
二是实际重视不够。
少数烟草企业没有认识到档案在信息化时代的实用价值,认为档案管理工作只是收集过时的文件材料,投入人力、物力、财力去管理,出不了政绩,是得不偿失的徒劳,存在“说起来重要,做起来次要,忙起来不要”的现象。
三是缺乏主观能动性。
重形式轻内容,重晋级轻效能,晋升档案管理级别大多是为了应付上级检查考评,没有真正从对历史负责、对烟草企业负责的高度去做好档案管理工作。
(二)档案管理力量还较为薄弱。
一是档案管理队伍不稳定。
在烟草企业,档案管理人员均由办公室勤杂人员兼任,且变动频繁,专业化程度不高,存在不懂不问、不会不学的个别现象,导致档案整理、管理不是很规范。
二是管理质量不够高。
其主要表现在于:首先有的档案管理员只会立卷归档的基本知识,对档案的全宗号、目录号、类别号、案卷号、保管期限混淆不清,出现编错号、盖错章的情况。
其次档案的目录索引不全,年代久远的档案难以找到索引表,致使在用时用不上,不能很好地为烟草企业工作服务。
最后对档案的重要性认识不足,使档案的利用价值显现不出来,致使档案管理质量一直上不去。
(三)档案管理观念还较为落后。
一是管理方式陈旧。
当前烟草企业档案管理工作以手工管理为主,档案的收集、整理、编目、检索和查阅大多沿袭传统的手工模式,较少运用现代化管理手段,致使档案管理质量较低,查找速度慢,使用效率低。
二是资金保障不到位。
烟草企业档案经费不到位,用于档案收集、整理和保管的资金投入不足,在很大程度上影响了档案管理工作的正常开展。
(四)管理与服务还存在脱节现象。
一是档案门类不够丰富。
有的烟草企业只注重文书、户籍档案的收集,而忽视声像、实物档案以及与烟草企业业务有关的资料的收集,影响了烟草企业档案的系统性和完整性。
二是档案资源个别流失。
由于历史的或保管不善等原因,个别档案存在断代现象;
部分档案管理人员认为自己保管档案材料能够方便工作,不愿上交集中管理,导致一些重要的档案资料损毁、丢失。
三是重保管轻利用。
一些烟草企业在工作中,忽视了档案资料的作用,不愿或不习惯通过档案资料为烟草企业战略发展、为烟草企业管理提供服务,以此来提高工作效率,降低工作成本,造成大量信息资源闲置。
二、加强烟草企业档案管理工作的几点思考
(一)深化认识,强化责任感。
一要提高认识。
要充分认识烟草企业档案工作的重要性,把档案管理工作作为一项经常性、基础性的工作常抓不懈,真正列入议事日程,做到定期研究、定期分析、定期检查。
二要增强责任感。
烟草企业档案管理部门要积极主动地向领导汇报档案管理工作情况及工作中遇到的困难,增加必要的投入,创造良好的环境,切实担负起承上启下、内外联系、协调各方的重任;
要经常组织档案管理人员学习档案法律法规,树立档案工作的责任感,提高做好档案工作的自觉性。
(二)强化培训,提高业务素质。
一要选准用好档案管理人员。
将那些较细心勤快、热爱档案管理工作的人员选配到档案管理员的岗位上来,烟草企业及上级部门要从政治上爱护、生活上关心他们,鼓励他们要干一行、爱一行、专一行,充分激发他们的潜能和热情。
在岗位调整时,要考虑到保持烟草企业档案管理员队伍稳定的重要性,尽量少调整档案管理员,确保该队伍的专业性。
二要强化档案业务培训。
要积极选送烟草企业档案干部参加政府档案部门组织的业务培训,鼓励他们自学档案管理知识,并从时间和经费上给予保障,提高档案干部的实际操作技能和业务指导能力。
要根据烟草企业档案工作发展的需要,又结合烟草行业的特殊性,适时举办烟草企业档案基础知识和业务技能培训,培养适应新时期档案工作发展要求的人才。
三要组织观摩学习。
采取“请进来、走出去”的办法,一方面请档案主管部门的领导和业务专家上门指导,另一方面,组织档案管理人员到一些企业参观学习档案管理先进经验和具体操作技能,以促进烟草企业档案工作健康、平衡发展。
要形成烟草专卖局档案管理部门和烟草企业人力资源部门在档案管理工作中相互协作、和谐发展的格局,定期或不定期地深入烟草企业检查指导档案工作,发现问题,要及时通报,督促整改,力促规范。
(三)规范管理,提高档案质量。
一要规范归档材料收集工作。
要制定、完善、健全收集制度,严格按照文件材料分类方案、归档范围、保管期限的规定收集;
要创新收集手段,运用事前监控收发文件、登门寻求等形式,做到广泛收集和重点收集相结合;
要把握时间要求,遵循各类档案的形成规律,适时收集;
要丰富收集范围,既要收集纸质载体,又要收集照片、录音带、录像带等磁介质载体以及各种具有保存价值的实物。
二要规范档案整理工作。
要严格按照各类档案管理要求进行整理,做到组卷合理、案卷(件)内文件排列有序、案卷标题简明、保管期限准确、案卷(件)封面、卷内文件目录、案卷(件)装订结实美观。
三要规范内部档案管理工作。
要实行各种门类、载体档案集中统一管理,方便档案的保管和利用;
要积极改善档案保管环境和物质条件,落实档案库房、办公用房和阅档室三分开,全面配置防潮、防湿、防火、防虫等安全保管和保护设备;
要严格按照《档案借阅制度》开展档案借阅工作,对逾期不还、丢失、破损或发生失窃、泄密事件的,必须严肃处理。
(四)更新观念,强化服务意识。
一要提高科技含量。
要积极应用烟草企业档案管理软件,实现档案信息输入、检索、利用等工作的现代化,为迅速、准确和全方位的档案信息服务奠定基础。
二要狠抓档案编研工作。
在努力编篡好大事记、组织机构沿革、文件汇编等常规性编研材料的同时,主动了解单位工作动态,调查档案利用需求,深层次、多角度、全方位地开发档案信息资源,变被动服务为主动服务,事后服务为超前服务。
三要改进档案服务措施。
要研究利用工作的规律和特点,不断完善检索手段,建立多途径、多形式、多载体的检索体系,突破传统单一、狭窄的案卷目录“一本账”的状况。
(五)开发利用,提高利用效率。
不管烟草企业内部哪种类型的档案,都有其不容忽视的价值,即能为现实工作提供一定的参考、借鉴和依据作用,有些情况下甚至起到关键性或决定性的作用,所以烟草企业管理人员要学会并熟练运用档案特有的功能,着力做好档案的维护工作,尽力使“死档案”变为“活资料”,从而更好地为烟草企业发展服务。
为了逐步使烟草企业档案开发利用工作摆上重要位置,不能片面强调硬件设施,应当从软件建设入手做工作,强调平时运作情况的记载,并以此作为考核本年度档案工作目标管理的一项重要措施,以推进烟草企业档案工作为现实业务服务。
同时把烟草企业档案建设列入基础设施计划,统筹解决烟草企业档案保管条件、规范化装备、现代化设备及其他实际困难,积极争取上级业务部门下拨专款,着眼于档案工作的现代化建设,逐步从手工操作转向计算机管理,大力发展烟草企业档案事业,早日适应新形势下烟草企业档案工作的迫切需要。
第2篇 质监局行政执法案卷管理制度
制度是个社会的游戏规则,更规范的讲,它们是为人们的相互关系而人为设定的一些制约。为此,我们一般要求大家共同遵守办事规程或行动准则来提高办事效率,才设定一些制度。下面是我们应届毕业生制度职责大全提供的制度文章供您参考:
为切实做好行政执法案卷的管理工作,使之规范化、系统化,特制定本制度。
一、案卷由办公室统一管理,专人负责。
二、案卷管理应确定固定的场所、设备和设施,专柜专储,要有严密的放火、防盗等防范措施。
三、办公室负责案卷的收集、登记、整理、分类、编号、装订、归档、保管。
四、各执法单法执法完毕的案件文书要齐全,并及时交办公室,办公室接受案卷时要逐卷登记并办理交接手续。
五、对五大类备案的案卷要专人登记、造册管理。
l、上报质量技术监督部门及上级行政部门交办的案件;
2、跨行政区域的案件;
3、涉外案件;
4、经人民法院判决的案件;
5、向司法部门移送的案件。
六、凡借阅、查看案卷等,必须经单位负责人批准,办理必要的手续方可借阅、查看,并限期收回。
七、管档人员要严格执行档案管理的规定,尽职尽责,无案卷管理失误。
第3篇 应急管理局安全生产行政处罚案卷立卷归档管理制度
应急管理局安全生产行政处罚案卷立卷归档管理制度
一 总 则
第一条 为加强和规范全市安全生产行政处罚案卷管理，提高执法工作质量，根据《中华人民共和国国行政处罚法》、《安全生产违法行为行政处罚办法》、《安全生产监管档案管理规定》等规定，结合我市实际，制定本制度。
第二条 本制度所称行政处罚案卷，是指将对行政程序本身的记载以及行政行为所根据的一切文献资料，按照行政执法过程的关联性，进行排列、编注页码、填写目录并装订成册的行政执法文书组合。
第三条 行政处罚案件具体承办人应当收集、核查、修补、整理案件的各种文书及证据材料，对案卷制作的真实性、完整性、规范性、科学性负责。
第四条 全市安全生产执法工作应按本制度做好行政处罚案件案卷立卷归档工作。
二 案卷材料排列原则
第五条 适用一般程序作出的行政处罚类案件，涉及国家机密、商业秘密、个人隐私的案件和一般以上事故处罚案件，原则上应当实行一案二卷（正卷、副卷）一号。依法不宜公开的案件材料和行政处罚集体讨论记录，应当装入副卷。适用简易程序作出的行政处罚案件和前款规定以外的其他事故类处罚案件实行一案一卷。
第六条 案卷文书材料编目顺序，应遵循行政执法程序，按照执法阶段，遵守如下排序原则：
1.证据及密切关联材料依时间排序。
2.实体决定在前，程序决定在后；批复件在前，请示件在后；正件在前，附件在后；转发件在前，原件在后；结论件在前，依据件在后;法律文书在前，其他证据材料及相关材料在后。
3.同一案件中行政执法对象不同的，法人文书材料在前，个人文书材料在后。
4.同一案件中行政处罚对象同类的，处罚重的在前，处罚轻的在后。
5.附图或附表的文件材料排序，文字材料在前，附图或附表在后。
6.事故案卷中，负责事故调查的人民政府的批复文件（附事故调查报告）排在结论性文书之前，其余事故调查材料作为证据材料按时间顺序排列。
三 案卷材料排列顺序
第七条 适用简易程序作出的行政处罚案卷材料排列顺序为：
（一）案卷封面；
（二）卷内目录；
（三）行政（当场）处罚决定书；
（四）送达回执；
（五）立案审批表；
（六）罚款收据；
（七）结案审批表；
（八）现场检查记录、询问笔录及相关证据。
第八条 适用一般程序作出的行政处罚案卷材料排列顺序为：
（一）正卷
1.案卷封面（注明正卷）；
2.卷内目录；
3.行政处罚决定书；
4.送达回执；
5.案件处理呈批表（决定）；
6.立案审批表；
7.行政处罚集体讨论记录；
8.行政处罚告知书；
9.听证告知书；
10.案件处理呈批表（告知）；
11.罚款催缴通知书；
12.延期缴纳罚款审批表；
13.延期缴纳罚款批准书；
14.强制执行申请书；
15.罚款收据；
16.案件移送审批表；
17.案件移送书；
18.结案审批表；
19.对当事人制发的其他法律文书（按照制发日期先后排列）；
20.证据材料：
（1）现场检查记录（初次）；
（2）责令限期整改指令书；
（3）现场检查记录（复查）；
（4）整改复查意见书；
（5）现场处理措施决定书；
（6）强制措施决定书；
（7）询问通知书；
（8）询问笔录（附被调查和被询问人的身份证明、授权委托书、委托人的身份证明）；
（9）企业法人营业执照复印件、法人代表（企业负责人）及安全管理人员培训合格证书、相关人员任职文件等证明材料；
（10）当事人陈述；
（11）证人证言；
（12）鉴定结论（包括委托鉴定书、鉴定机构资质证明、鉴定报告、抽样取证记录等）；
（13）有关书证（包括帐册复印件、原始凭证及图片、合同、协议、票据复印件等）；
（14）有关物证（包括实物、现场照片、实物照片等）；
（15）视听资料、计算机数据（包括制作人、证明对象、证明内容等说明）；
（16）勘验笔录；
（17）其他证据材料。
21.查封、扣押财物处理凭证（转退还财物清单、当事人收回财物收据）；
22.没收物品的处理记录（统一入库的，附入库单；销毁的，附销毁记录及照片；拍卖或变卖的，按规定保存相应手续材料，包括没收物品变价款收据）；
23.案件处理过程中形成的应归档并可以公开的其他材料；
（二）副卷
1.案卷封面（注明副卷）；
2.卷内目录；
3.案源材料（包括检举材料、申诉材料、控告材料、监督检查报告、上级机关交办或者有关部门移送的材料）；
4.案件调查终结报告；
5.听证报告书等材料；
6.其他有关内部讨论材料。
第九条 事故行政处罚类案卷材料排列顺序为：
（一）正卷
1.案卷封面（注明正卷）；
2.卷内目录；
3.事故调查报告批复；
4.事故调查结案请示；
5.事故调查报告；
6.行政处罚决定书；
7. 送达回执；
8.案件处理呈批表（决定）；
9.立案审批表；
10.行政处罚集体讨论记录；
11.行政处罚告知书；
12.听证告知书；
13.案件处理呈批表（告知）；
14.罚款催缴通知书；
15.延期缴纳罚款审批表；
16.延期缴纳罚款批准书；
17.强制执行申请书；
18.罚款收据；
19.案件移送审批表；
20.案件移送书；
21.结案审批表；
22.对当事人制发的其他法律文书（按照制发日期先后排列）；
23.证据材料：
（1）现场检查记录（初次）；
（2）责令限期整改指令书；
（3）现场处理措施决定书；
（4）强制措施决定书；
（5）询问通知书；
（6）询问笔录（附被调查和被询问人的身份证明、授权委托书、委托人的身份证明）；
（7）企业法人营业执照复印件、法人代表（企业负责人）及安全管理人员培训合格证书、相关人员任职文件等证明材料；
（8）当事人陈述；
（9）证人证言；
（10）有关书证（包括帐册复印件、原始凭证及图片、合同、协议、票据复印件等）；
（11）有关物证（包括实物、现场照片、实物照片等）；
（12）视听资料、计算机数据（包括制作人、证明对象、证明内容等说明）；
（13）勘验笔录；
（14）其他证据材料。
24.查封、扣押财物处理凭证（转退还财物清单、当事人收回财物收据）；
25.案件处理过程中形成的应归档并可以公开的其他材料;
（二）副卷
1.案卷封面（注明副卷）；
2.卷内目录；
3.案源材料（包括检举材料、申诉材料、控告材料、监督检查报告、上级机关交办或者有关部门移送的材料；页码起始页）；
4.安全监管部门检查事故单位整改落实情况报告；
5.事故单位落实防范和整改措施的情况报告；
6.组成事故调查组通知；
7.调查组成员名单及签字；
8.技术鉴定报告（含技术专家组名单及签字）；
9.事故单位营业执照复印件等主体证明材料；
10.伤亡者基本情况及相关医学病理证明（含身份、劳动关系、收入等）；
11.调查询问笔录（被询问人的身份证明材料附后，包括被询问人的身份证复印件、授权委托书、委托人的身份证复印件）;
12.当事人陈述;
13.证人证言;
14.鉴定结论（包括鉴定委托书、鉴定机构的资质证明、鉴定报告、抽样取证记录等）;
15.有关书证（包括帐册复印件、原始凭证及图片、合同、协议、票据复印件等）;
16.有关物证（包括实物、现场照片、实物照片等）;
17.视听资料、计算机数据（包括制作人、证明对象、证明内容等说明）;
18.勘验笔录;
19.其他证据材料（与案件定性有关联、具有证明力的其他证据材料）;
20.财物处理单据（转退还财物清单、当事人收回财物收据）;
21.事故调查组内部讨论记录及签名；
22.其他事故调查组成员单位意见；
23.事故善后处理情况；
24.其他需要搜集整理入卷材料；
四 案卷材料填写要求
第十条 行政执法案卷内所有执法文书应统一使用《安全生产监管执法手册》印发的执法文书式样。
第十一条 案卷封面内容要求为：
（一）题头：注明案件办理部门。
（二）文书文号：文书文号是案卷首页的编号，由地区简称+文书简称+年份+序号组成。序号可以按照本单位统一编写，如“福应急案〔2019〕1 号”文书文号应当与其他执法文书一致。
（三）卷宗类别：正卷和副卷。
（四）案件名称：案件名称应当准确、简洁描述，直接反映案件的要素，并且在案件材料中保持前后一致。
案件名称表述主要分为以下三类：
1.事故类：事故单位+事故发生月日+事故等级+事故类别+案，如“__ 公司12.13 较大坍塌事故案”；
2.违法行为类：违法主体+违法行为+案，如“__ 公司违法转让安全生产许可证案”。
3.非法行为类：违法主体+非法行为+案，如“__ 公司未取得安全生产许可证案”。
（五）类别：案卷类别分为简易程序行政处罚案卷和一般程序行政处罚案卷，一般程序案卷又分为事故案卷和非事故案卷。
（六）案由：案由是对案件性质的初步定性，按照违法行为分类填写。具体如下：
1.安全生产行政许可类违法；
2.安全生产管理机构和管理人员类违法；
3.安全生产建设项目类违法；
4.安全生产规章制度类违法；
5.安全生产教育培训类违法；
6.安全生产资金投入类违法；
7.安全生产隐患管理类违法；
8.生产安全事故应急救援类违法；
9.安全生产承包租赁类违法；
10.安全生产警示标志类违法；
11.重大危险源管理类违法；
12.安全生产中介机构类违法；
13.安全设备使用维护类违法；
14.生产经营单位作业现场管理类违法；
15.生产安全事故报告类违法；
16.生产安全事故责任类违法；
17.其他类违法案件，对违法行为定性后填写。
（七）立案日期：同立案审批表的审批时间。
（八）结案日期：同结案审批表的审批时间。
（九）办理结果：处理结果应当写明当事人违反的法律规定、处罚依据和处罚内容，引用法律条文应具体到条、款、项、目，并且与行政处罚决定书相一致。
（十）承办人员：填写该案件具体承办人姓名。
（十一）归档日期：具体存档的时间。
（十二）归档号数：按照本单位统一的顺序排列编号。
（十三）保存期限：按档案管理要求填写。
第十二条 卷内目录内容包括序号、文件名称及编号、日期、页号、备注五项。
序号即卷内文件的编号，以整份文件材料为单位，一文一号，使用阿拉伯数字排列填写。
文件名称及编号应当填写文件材料全称及文件编号，无编号的文件应填写制发或者提供该文件的法人组织和个人名称。
日期应当填写文件材料制成或印发的日期。
页号即卷内文件所在之页的页码，填写每份文件的起止页码。
备注根据需要填写文件说明事项,如复印件。
卷内目录应当填写真实、全面、客观，与卷内材料相符；
无签字以及行文日期等材料，应考证补充清楚再填写。
第十三条 卷内备考表是填写该卷有需要加以说明与解释的情况，包括：盒内文件情况说明（如卷内材料件数、页数；卷内文件是否完整，有无破损；是否有重要价值或特别意义的文件等）；整理人（由档案整理者签名）；检查人（由案卷质量审核者签名）；日期（由检查人填写）。 卷内备考表放置于案卷末页。
第十四条 案卷封面、目录、备考表一律采取打印制作。
五 案卷材料的整理
第十五条 整理完毕的案卷，质量应符合下列标准：
文件材料齐全完整；排列分类系统条理；书写标记整齐规范；装订折叠美观简洁。
第十六条 按照“谁办案、谁立卷”的原则，从调查或者立案之日起，承办人员就应当开始系统收集有关文书，做好立卷的前期准备。承办人员应当自案件办结之日起15 日内立卷完毕。
第十七条 在行政处罚决定发生法律效力后，当事人提起行政复议或者行政诉讼形成的档案，可以合并入原案卷保管，或者另立附卷保管。
第十八条 案卷文书材料一般应使用打印的文书原件，尺寸规格为a4 型纸；不能使用文书原件的，可使用与原件核对无误的a4 型纸张复印件，并注明出处及加盖文书原件保管单位公章。
第十九条 案卷材料确需手工填写的，不得使用不耐久字迹材料书写，应使用碳素墨水、蓝黑墨水或墨汁书写，字体工整、清晰。文书材料有涂改的应更换修正后的文书原件，不能更换的，应由相关人员在涂改处按指印确认。
第二十条 案卷文书材料整理应注意下列事项：
（一）照片与破损、字迹模糊或容易褪色的铅笔、圆珠笔等文书材料以及纸张较小、轻薄的文书应复印或托裱，复印件应置于原件前面；
（二）大于a4 型标准规格的纸张应折叠，小于a4 型标准规格的纸张应托裱；
（三）案卷装订不得覆盖住字迹或图表画面；
（四）需要附卷保存的信封，要打开展平加贴衬纸,并保留邮票、邮戳；
（五）文书材料上的金属物必须剔除，以防锈蚀；
（六）案卷装订应当采取线装，加盖档号章。
第二十一条 案卷材料除空白页外，凡载有文字、图表的正反面均一页编一号，依次用阿拉伯数字逐页编写页码。编码可用页码机戳盖。正页在右上角、反页在左上角编写，案卷封面、卷内目录、备考表不编页码。
第二十二条 归档的录音带、录像带、视频等声像档案，应转换成格式统一的数字信息进行存储，并在载体上注明当事人的姓名、案由、案号、承办单位、录制人、录制时间、录制内容，并按形成顺序逐盘登记造册归档。归档的证物，凡是能够附卷保存的，应装订入卷；不能装订入卷的，应拍照入卷，证物放入证据袋内，并贴上标签，注明证据名称、数量、种类、制作的时间、地点和所在案件案卷号等事项。
六 案卷的移交
第二十三条 案件承办人应在每年3 月底前，将上一年度已办结的案件档案移交本单位档案室集中统一保管。移交前应由档案管理人员对案卷和附卷证物进行当场清点接收，编制移交清册，办理移交手续。电子文件应当随纸质案卷一并移交。不符合规定要求的，退回办案人员重新整理后归档。
第二十四条 案件承办人调动或者工作岗位调整的，应当在调动手续办理完毕前或者岗位调整后一个月内办理完档案移交手续。
第二十五条 受委托的乡镇（街道）安全生产监管部门实施行政处罚形成的案卷材料，应当依据本标准的规定，将有关案卷材料整理完毕后，及时移送委托机关归档管理。
第二十六条 已经归档的案卷，一般不得从中抽取或者增添材料。确需抽取或者增添材料的应征求档案管理员的同意后，应当经执法监察负责人审核后，报安全监管部门分管执法工作的负责人审批同意后，按立卷要求办理。
第二十七条 案卷的借阅必须严格执行审批制度，履行审批手续。安全监管系统内因工作需要查阅和摘录案卷材料的，应当填写档案借阅登记表，经执法监察负责人审核、分管执法工作负责人审批同意后，方可查阅和摘录。查阅和摘录原则上在档案室进行，不划道、涂改、拆卷、裁剪、拍照、撕毁等。确需复制案卷材料的，应经主要负责人审批同意。
安全监管系统外的单位和个人需要查阅、摘录和复制案卷材料的，应当出示公函、工作证（居民身份证）等有效证明，经执法监察负责人审核、分管执法工作负责人审批同意后，按国家有关规定进行查阅、摘录和复制。外借案卷的，应经主要负责人审批同意。借出单位禁止转借其他单位和个人使用。
接收借出的案卷时，要认真验收和清点核对。对存在的短缺、涂改、增删、污损等情况，应报告分管执法工作负责人及时追查处理。珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶片等档案一律不得借出。
七 案卷的保管和销毁
第二十八条 案件档案保存期限分为永久和定期两种，定期采用标时制，根据归档材料的价值定为30 年或者10 年。保存期限自立卷之日起开始计算。简易程序案卷的保存期限为10 年。一般程序案卷中，未经部门负责人集体讨论决定的非事故案件的保存期限为30 年；经部门负责人集体讨论决定的非事故案件、所有事故案件、具有典型意义的案件、有本级人民政府领导或者上级领导批示的案件、涉及国家秘密、商业秘密或者个人隐私的案件的保存期限为永久。
第二十九条 按照国家规定的档案销毁标准，经执法监察负责人鉴定后，书面报主要负责人审批，填写案卷销毁登记表，由两人以上（一名销毁人、一名监督人）负责销毁，并在销毁登记表上签名，严禁把销毁的档案出售给任何单位和个人。销毁档案的请示报告和销毁登记表应立卷存档。
八 附则
第三十条 本制度属于福泉市安全生产行政执法工作规范，用于指导和规范全市安全生产行政处罚工作，涉及相关法律问题处理上以上位法为准。国家、省对实施行政处罚及法律文书制作另有明确规定的，从其规定。
第三十一条 本制度由福泉市应急管理局负责解释。
第三十二条 本制度自发布之日起实施。
