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人事档案管理制度是企业管理的核心组成部分，它旨在规范员工信息的收集、整理、存储和使用，确保企业人力资源管理的高效与合规。该制度能够帮助企业准确评估员工的工作表现，为员工的招聘、选拔、培训、考核、晋升、薪酬调整等提供依据，同时也是处理劳动争议、遵守劳动法规的重要工具。
包括哪些方面
1. 档案建立：明确新入职员工的基本信息、教育背景、工作经历、专业技能等资料的收集标准和流程。
2. 档案更新：规定在职员工信息变动时，如职务调整、培训记录、绩效评价等信息的及时更新机制。
3. 档案保管：设定档案的安全存储条件，包括物理存储环境、电子文档保护措施等。
4. 档案查阅：明确查阅权限，规定只有授权人员才能访问员工档案，并需记录查阅情况。
5. 档案转移与离职：规定员工离职时档案的处理方式，包括转移至新雇主或存档的程序。
6. 保密规定：强调员工档案的机密性，防止信息泄露，对违规行为设定处罚措施。
重要性
人事档案管理制度的重要性不言而喻。一方面，它保障了企业的知情权，使企业在进行人力资源决策时有充分的信息基础；另一方面，它保护了员工的隐私权，防止个人信息被滥用。此外，严格的档案管理制度也是企业遵守劳动法律法规，规避法律风险，维护企业声誉的关键。
方案
1. 建立标准化流程：制定详细的人事档案操作手册，确保所有操作都有章可循。
2. 培训与教育：定期对人力资源部门进行档案管理培训，提高其专业素养和保密意识。
3. 技术支持：利用先进的信息系统，实现档案的数字化管理，提高效率，降低错误率。
4. 定期审查：设立年度或季度的档案管理审计，检查制度执行情况，及时调整优化。
5. 法规遵从：关注劳动法规的最新动态，确保档案管理制度符合法规要求。
通过以上方案的实施，企业可以构建一个安全、高效的人事档案管理体系，从而更好地服务于人力资源管理工作，促进企业的健康发展。
人事档案管理制度范本
目录
- 第一篇：人事档案管理制度
- 第二篇：人事档案管理制度
- 第三篇：人事档案管理制度
- 第四篇：人事档案管理制度
- 第五篇：人事档案管理制度
人事档案管理制度
一、总则
本公司人力资源部将对员工的个人档案分两类情况进行管理。
第一，凡是被聘用为百莲名仕大酒店的正式员工，其人事档案将被存放至“中国国际人才开发中心”百莲名仕大酒店集体户作统一管理，人力资源部将及时为员工办理各项档案管理服务，如：职称评定，档案工资等。
第二，在公司内部建立员工档案。以下将对这一情况做具体的规定。
二、档案的建立
1、员工入职当天，填写好《员工履历表》，连同学历证书、身份证的原件和一寸近期照片两张交到人力资源部，人力资源部核
2、核实无误后留存相关证件的复印件。新员工应于入职一周内自行去附近医院体检，向公司出具体检报告。
3、人力资源部与试用期员工签定《试用期劳动协议书》，正式员工签定《劳动合同书》，并作为员工的档案材料不可或缺的部分，以后遇相关的人事调动、薪资调整等，其相关资料一并作为员工个人档案管理。
4、对员工档案将按照部门、在职或离职分类进行管理。档案资料要人力资源部专门保管，严守员工的个人秘密。
5、档案资料要编号，以利于查询管理，定期进行审查，保证档案的真实性和连续性。
三、档案的查询
1、档案的查询要经过严格审批，个人不得查询他人档案。
2、档案的查询首先要向人事部门提出申请，批准后到档案管理人员处由档案管理人员按要求查询，并填写查询记录。
四、档案的转出
1、员工离开本单位，对于存放在公司内部的档案将不予转出，对于存放在人才中心的人事档案，必须有转入单位的调档函方可转出。
2、档案转出的不能让档案人自己持有，要经过机要部门投递档案。
3、档案转出后要及时调整花名册，并通知相关部门，以保证管理工作的正常进行。
第二篇：人事档案管理制度一、人事档案管理范围：专业技术干部、管理干部、工人等各类人员的人事档案。
二、除人事档案管理人员外，无关人员不得进入档案库。
三、档案的管理
根据气候的不同变化，经常注意档案的通风、温度、清洁、防火、防盗、防晒、防潮和防蛀。
对所管理的人事档案必须逐人登记注册。
每季度核对一次档案的分类、编目、序号，发现编错或放错位置需纠正；装卸档案要按登记册全面检查档案，发现漏缺档案需查找。
任何人不得私自保存他人的档案材料，对私自保存他人档案材料拒不交出者，应追究其责任。
要不断研究和改进档案的管理方法和技术，逐步实现档案管理的科学化。
四、人事档案是全面反应干部、工人历史和现实情况的实物材料，构成包括下列十项内容。
履历表及其他简历材料等。
自传材料；报告个人有关事项的材料。
各种鉴定；审计工作中形成的材料；
各类考核、评价材料及毕业成绩单、学历证明等。
政治历史审查材料及甄别复查材料，更改或姓名认定材料等。
党、团组织建设工作中形成的材料。
表彰奖励材料
执纪执法部门形成的涉及个人的材料。
任免呈报表，确定或晋升技术职务、学位、学衔审批表，出国人员审批表，调整工资审批表，工资级别登记表，离休、退休、退职审批表等。
健康检查和处理工伤事故工作中形成材料。
五、查阅和借用人事档案，应遵守下列规定：
不得随意查阅人事档案，如必须查阅有关人员档案情况，需办理借阅手续由档案管理人员提供。
必须查阅档案时，只限于组织、人事部门派出的中共党员干部到档案室查阅所需情况。
任何人不得查阅或借用本人及亲属的档案。
查阅档案者，必须填写对查阅问题，查阅日期等逐项进行登记。
查阅档案，必须严格遵守保密制度，严禁在档案卷内涂改，圈划及撤换档案材料，不得向无关人员泄漏被查档案内容，违者应追究责任。
查阅档案时，不得抄录档案内容，如特殊情况，须经人事部门负责人允许后方可抄录，抄录的材料应尽快送回档案室处理。
外调人员一般不得查阅档案，如特殊情况需查阅时，必须持县级以上组织、人事部门介绍信，并有两名正式党员方能查阅。
档案在特殊情况下，经批准可以借出，但借出时要及时登记，按期归还，如不按时归还，要及时催收，以免遗失。
六、转递档案应遵守下列规定：
档案要通过机要交通或派专人转递，不能公开邮寄或本人自带。
档案转出要及时追收回执，以防档案丢失。
收到外单位的档案，要及时核
对，核对无误差后，在回执上签名盖章后退回回执。七、凡归档的材料，均应经过认真的鉴别；属于归档的材料，必须手续完备，完整无缺把好"入口关"；需经组织审查盖章和本人签字的，应盖章签字后才能归档。
八、凡归入档案的材料，均应按照中央组织部《关于干部档案材料收集，归档的暂行规定》整理，不应归入干部档案的材料，不得入档；
九、保管档案工作人员守则如下：
严格遵守保密制度，不得擅自向他人提供档案材料或泄露档案内容。
严禁在档案库吸烟，保护档案安全，经常打扫和保持档案室的清洁卫生。
不得擅自转移、分散和销毁档案材料。
热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，努力提高业务水平和工作能力。
坚持党的原则，认真贯彻执行党的政策，严格按照档案工作的各项规章制度办事
第三篇：人事档案管理制度人事档案管理制度
一 、公司管理的人事档案指公司内部人事档案。公司建立的人事档案包括以下内容：
1. 履历表
2. 身份证复印件，户口本复印件
3. 学历证明复印件，职称证书复印件
4. 外地户口提供所在单位当地暂住证
5. 员工入职审批表
6. 员工转正审批表
7. 公司考核材料
8. 公司对员工本人的奖励、处罚、任免情况材料
9. 公司认为需存档的其它材料。
二、正式员工应将个人国家公职档案存入公司所立集体存档户。员工国家公职档案存入公司集体存档户时应提供以下资料：
1. 行政关系介绍信
2. 工资转移介绍信
3. 履历表须填至调出之年月
4. 鉴定材料
5. 已婚，请提供婚姻证明
6. 转正、定级审批表
7. 职称审批表
8. 干部录用表
9. 招工审批表
10. 外地户口提供单位所在地暂住证
三 、 档案管理方式
1. 公司内部人事档案由公司人事部专人保管；
2. 档案管理人员保证所建档案的完整、清洁，对所建档案及时编号，保护档案安全，不得擅自转移、分散和销毁，并不断研究和改进管理方法，逐步实现档案管理工作的科学化、规范化；
3. 档案管理人员要严守保密制度，不得向他人泄露档案内容；
4. 查阅人事档案须经公司人事部负责人批准。
四、 员工如有个人资料发生变更，包括其地址、婚姻状况、出生子女情况及银行帐户名称，应于5个工作日内以书面形式通知公司人事部进行变更。
五、 凡需要公司开具的有关人事证明（工作证明、收入证明等），员工必须到公司人事部审批，报总经理核准后方可办理。公司有权决定是否出具证明。
吉林省和远科技有限公司年月日
第四篇：人事档案管理制度新劳动法辞退员工
不签合同代价高昂
将不签订书面劳动合同的后果明确写进立法，体现了立法者落实“书面合同”的决心。新法实施后，违反这一规定的用人单位将付出高昂的代价。
利刃3：详细规定试用期长短
在很多情况下，试用期过长一直被用人单位无偿占有其劳动成果的劳动者诟病，劳动者和雇主签订劳动合同时对此争议最多。而这一现象，将在《劳动合同法》中以更为详尽和明晰的规定予以遏制。新法规定，劳动合同期限3个月以上不满1年的，试用期不得超过1个月；劳动合同期限1年以上不满3年的，试用期不得超过两个月；3年以上固定期限和无固定期限的劳动合同，试用期不得超过六个月。此外，同一用人单位与同一劳动者只能约定一次试用期。
而在试用期领不到工资，或者按比例领取工资的不公平待遇，新法则提出了试用期最低工资的参考标准对其予以纠正：劳动者在试用期的工资不得低于本单位相同岗位最低档工资或者劳动合同约定工资的80%，并不得低于用人单位所在地的最低工资标准。因此，在试用期方面，《劳动合同法》更加具体化和更具可操作性。
利刃4：合同自然终止也要补偿
照旧法的规定，只有在用人单位单方面解除或主动提出解除未到期的劳动合同时，无过错的劳动者才会获得补偿；如果是合同到期终止，一般情况下劳动者不会得到任何补偿。而在新法中，这一被执行了12年的规定将被颠覆。《劳动合同法》中规定，除劳动者原因不能续约的外，劳动合同终止用人单位也要支付经济补偿，其标准与解除长期劳动合同的标准完全一样，这在第四十四条和四十六条中得以体现。
新法的这一规定属国际通行做法，是对诚信履行劳动合同员工的一种鼓励，也体现了员工离职后使其生活有所保障的一种人文关怀。而对于补偿标准是否过高的问题，有专家认为，这依赖于企业内部制度和经营管理水平是否也在同步提高。只要是守法的企业，成本应该不会大增。
针对新法会增加企业成本、影响用工稳定和用工质量的诸多企业家们的焦虑，有专家认为：《劳动合同法》的出台，在短时期内对企业的管理会带来一定的影响，但也应该注意到，《劳动合同法》的制定宗旨是“完善劳动合同，构建和发展和谐稳定的劳动关系，保护劳动者的合法权益”。从本质上出发，这是一部保护劳资关系的法律，它的出现体现了共享价值
和均衡思想的胜利。对于企业来说，在企业内部营造和谐的、具有发展竞争力的劳资关系，才是巩固和维护自身利益的根本。
新劳动法将于2014年1月1日起施行，这可以说是我们的福音。目前很多用人单位还在延用旧劳动法的用工条款，许多同学对新劳动法的规定还不太清楚。为避免不必要的劳动争议，依法维护自己的合法权益，我们要认真学习新劳动法，慎重签订劳动合同。（请注意试用期的新规定）
一、用工不能再不签书面劳动合同
《劳动合同法》第10条规定，建立劳动关系，应当订立书面劳动合同。这一规定重申了《劳动法》的规定，即在我国建立劳动关系需要订立书面的劳动合同。但是，在实践中，大多数企业至今仍有一个错误的认识，认为签订劳动合同就是将自己套牢，没有合同就与职工没有劳动关系，可以规避法律的规定自由处置员工的录用与辞退，而且还可以不缴、少缴税款和社会保险，即使员工去告，也会因缺乏证据而不了了之。其实不然，劳动和社会保障部在2014年专门发布的《关于确立劳动关系有关事项的通知》中早已明确，在用人单位未与劳动者签订劳动合同，认定双方存在劳动关系时可参照的凭证，包括（1）工资支付凭证或记录（职工工资发放花名册）、缴纳各项社会保险费的记录；（2）用人单位向劳动者发放的“工作证”、“服务证”等能够证明身份的证件；（3）劳动者填写的用人单位招工招聘“登记表”、“报名表”等招用记录；（4）考勤记录；（5）其他劳动者的证言等。其中，（1）、（3）、
（4）项的有关凭证的举证责任在用人单位。而且这一《通知》还规定了用人单位终止事实劳动关系的也需要支付经济补偿金。因此，我国的劳动法律法规和政策明确杜绝了劳动者因没有劳动合同而在发生劳动争议后求助无门的情况，企业逃避责任的空间更加狭小。更为重要的是，《劳动合同法》还规定，用人单位自用工之日起不与劳动者订立书面劳动合同的，将面临许多惩罚措施。
1、用人单位自用工之日起超过1个月但不满1年未与劳动者订立书面劳动合同的，应当向劳动者每月支付2倍的工资。
2、用人单位自用工之日起1年不与劳动者订立书面劳动合同的，视为用人单位与劳动者已订立无固定期限劳动合同。一旦订立无固定期限的劳动合同，没有法律规定的可以解除劳动合同的情形，用人单位无法辞退劳动者，否则，违法辞退要支付2倍的经济补偿金。由此可见，新法实施后用人单位不签订书面劳动合同的，将面临风大的法律风险。因此，用人单位必须转变以前的观念，牢固树立起“用人就要签订书面合同”的观念。
第五篇：人事档案管理制度人事档案管理制度
1、人事档案管理范围：专业技术干部、正科及以下管理干部、工人等各类人员（包括出国不归、失踪、除名、逃亡职工和残死亡、离休、退休职工）的人事档案。
2、干部、工人退职、时必须奖其档案交给省人才交流中心管理。3、干部、工人在受刑事处分或劳动教养期间，其档案由本院人事档案室保管，刑满释放或解除劳教后，重新安置的，其档案转至有关主管单位保管或移交人才交流中心管理。4、除人事档案管理人员外，无关人员不得进入档案库。5、档案的管理根据气候的不同变化，经常注意档案的通风、温度、清洁、防火、防盗、防晒、防潮和防蛀。对所管理的人事档案必须逐人登记注册。每季度核对一次档案的分类、编目、序
号，发现编错或放错位置纠正；每装卸要按登记册全面检查一次档案，发现漏缺档案朣查找。
任何人不得私自保存他人的档案材料，对私自保存他人档案材料拒不交出者，应追究其责任。要不断研究和改进档案的管理方法和技术，逐步实现档案管理的科学化。6、管理干部、工人必须建立档案正本。1、档案正本是全面反应干部、工人历史和现实情况的实物材料，构成包括下列十项内容。履历表及其他简历材料等。自传及属于自传性质的材料。各种鉴定。各类考核、评价材料及毕业成绩单、学历证明等。政治历史审查材料及甄别复查材料，工龄更改材料等。参加中国**党和共青团的材料。各种奖励及县团
级以上机关批准的英雄模范先进事迹材料。处分、撤销处分和甄别复查材料。
任免呈报表，确定或晋升技术职务、学位、学衔审批表，出国人员审批表，调整工资审批表，工资级别登记表，离休、退休、退职审批表等。其他可供组织参考材料，如本人的思想、工作、学习总结检查，死者生平介绍，更改民族材料等。2、查阅和借用人事档案，应遵守下列规定：一般不得查阅人事档案，如必须有关人员的情况，由档案管理人员提供。必须查阅档案时，只限于组织、人事部门派出的赏干部到档案室查阅所需情况；各党支部发展党员必须查阅档案时，支部书记和组织委员查阅。任何人不得查阅或借用本人及亲属的档案。查阅档案者，必须填写查阅什么问题，查阅日期逐项进行登记。查阅档案，必须严格遵守保密制度，严禁在档案卷内涂改，圈划及撤换档案材料，不得向无关人员泄漏被查档案内容，违者应追究责任。查阅档案时，不得抄录档案内容，如特殊情况，须经人事办主任允许后方可抄录，抄录的材料应近期送回档案室处理。外调人员一般不得查阅档案，如特殊情况需查阅时，必须持县级以上组织、人事部门介绍信，并有两名正式党员方能查阅。档案一般不是，在特殊情况下，经批准可以借出，但借出时要及时登记，按期归还，如不按时归还，要及时催收，以免遗失。3、转递档案应遵守下列规定：档案要通过机要交通仁慈，不能公开邮寄或本人自带。档案转出要及时追收回执，以防档案丢失。收到外单位的档案，要及时核对，核对无误差后，在回执上签名盖章后退回回执。4、凡归档的材料，均应 经过认真的鉴别；属于归档的材料，必须手续完备，完整无缺；需经组织审查盖章和本人签字的，应盖章签字后才能归档。5、凡归入档案的材料，均应按照中央组织部《关于干部档案材料收集，归档的暂行规定》整理，不应归入干部档案的材料，不得入档；凡归入工人档案的材料，要参照省劳动局（1981）63号文件的准则归档；归档材料应做到分类准确，编目清楚，目录排列合理，标题完整，装订整齐，字迹清楚。6、保管档案工作人员守则如下：认真学习马列主义、毛泽东思想和邓小理论，严格执行党的方针政策，初中“三个代表”，努力提高政治思想觉悟和政策水平。严格遵守保密制度，不得擅自向他人提供档案材料或泄露档案内容。严禁在档案库吸烟，保护档案安全，经常打扫和保持档案室的清洁卫生。不得擅自转移、分散和销毁档案材料。热爱本
职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，努力提高业务水平和工作能力。坚持党的原则，认真贯彻执行党的政策，严格按照档案工作的各项规章制度办事。
会计档案管理制度
第一条 会计档案是会计核算的专业材料，包括会计凭证、会计帐薄和财务报告等。它是记录经济业务的重要史料和证据，是国家档案的重要组成部分，也是各企业的主要档案之一。
第二条 按照《会计档案管理办法》会计档案管理工作必须做到制度完备、资料完整、安全保密、入档及时、存入有序、专人保管。
第三条 会计档案的范围
1、会计凭证：包括原始凭证、记账凭证、其他会计凭证。
原始凭证是在经济业务发生时，由业务经办人员直接取得或者填制，用以表明某项经济业务已经发生或其完成情况并明确有关经济责任的一种凭证。原始凭证是填制记账凭证或登记账薄的原始依据，是重要的会计核算资料。原始凭证包括从外单位取得的原始凭证和自制原始凭证两种。
记账凭证是对经济业务按其性质加以归类，确定会计分录，并据以登记会计账薄的凭证。其他会计凭证是指以上凭证之外的凭证。
2、会计账簿是指以会计凭证为依据，全面、连续地记录一个单位的经济业务，对大量分散的数据或资料进行归类整理，逐步加工成有用会计信息的簿籍。它是编制会计报表的重要依据。会计帐簿：包括日记帐、明细帐、总帐、各种辅助帐。
3、财务报告指用来反映会计实体的财务状况和经营成果的总结性书面文件，包括会计报表、附表以及财务情况说明书等。会计报表包括月、季、年度会计报表及附注。
4、其他类会计档案包括银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册等。其他应当保存的会计核算专业资料是指与会计核算有关的重要资料。
第四条 会计档案的立卷和保管
1、会计档案的分类和编号。会计档案可分为四类：会计凭证类、会计帐簿类、会计报表类和其它类，根据四类档案进行分级编号管理。
2、财务部门按照上述归类和编号负责整理立卷。会计档案均应采用硬纸卷盒（或卷皮）进行包装。
3、会计档案的移交。会计档案在会计年度终了后由财务部门保管一年，以备随时查阅，满一年后，有单独档案部门的，同财务部门编造清册移交档案部门保管。
4、档案部门对所保管的会计档案应建立“会计档案保管清册”由会计档案经管人负责登记。
5、会计档案的存放。应按照上述分类和卷盒编号分类顺序存放。存放地点应注意防火、防潮、防污、防窃、防蛀、防鼠。
6、会计档案的清点和检查要每年进行一次，检查档案完整、借阅情况及安排情况，以及保管期满应处理的档案，发现问题应及时采取措施进行处理。
7、各种会计档案的保管期限要按规定执行。
第五条 会计档案的调阅
1、本公司人员调阅会计档案，要经主管会计同意；外单位人员调阅会计档案要有正式介绍信，并经会计主管或企业领导人批准；会计档案原件不得外借。
2、调阅会计档案须填写会计档案调阅登记簿，需要复印的要经本企业领导同意并进行登记，查阅过程中档案管理人员不得离开现场。调阅人员不得在案卷中勾、划、涂、抹，不得抄录与调阅无关的内容。
第六条 会计档案的销毁
1、对保管期满的会计档案，要按照规定由档案部门提出销毁意见会同财会部门共同鉴
定，严格审查，对其中未了结的债权、债务的原始凭证应抽出另立卷，保管到确无保存价值时再进行销毁。
2、对按规定可以销毁的档案，应编造“会计档案销毁清册”，经领导审查，报上级主管单位批准后销毁，档案销毁时应由财会部门和档案部门共同派员监销，监销人员在销毁档案之前应认真进行清点核对，并在销毁清册上签名盖章，销毁清册一式三份，分别由档案、财会、上级主管单位保留。
公司档案管理制度
档案管理制度
一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。
二、归档范围
公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。
四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
五、资料的收集与整理
1.公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。
2.在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。
3.凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。
4.各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
5.档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。
六、资料的分类与归档
1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。
2.公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。
七、档案的借阅
1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
2.因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。
3.公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。
4.档案借阅者必须做到：
①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。
②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
八、档案的销毁
1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。
3.凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。
4.经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。
5.在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。
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