- 目录
文件资料管理制度是企业内部管理的核心组成部分，它旨在确保信息的有效存储、检索、使用和保护。此制度涵盖了文件的生命周期，从创建、审批、归档到销毁的全过程，确保文件的安全性和合规性。
包括哪些方面
1. 文件分类与编码：建立统一的文件分类标准和编码体系，便于管理和查找。
2. 文件制作与审批流程：规定文件的起草、审核、批准和发布流程，确保文件内容的准确性和合法性。
3. 文件存储与保管：设定文件的存储位置、方式和期限，以及备份策略，防止数据丢失。
4. 文件使用与借阅：明确文件的使用权限，规范借阅、复制和传递过程，防止信息泄露。
5. 文件变更与修订：设立文件修订和版本控制机制，确保信息的及时更新。
6. 文件归档与销毁：制定文件的归档标准和销毁程序，符合法律法规要求。
7. 安全与保密：设定安全措施，包括访问控制、加密、防火墙等，保障文件安全。
8. 培训与监督：定期进行文件管理培训，强化员工的合规意识，实施内部审计。
重要性
文件资料管理制度的重要性不言而喻。一方面，它是企业知识资产的保护伞，确保关键信息的完整性和可靠性；另一方面，它有助于提高工作效率，通过标准化流程减少错误和延误；此外，它还是企业合规经营的基石，防止因文件管理不当引发的法律风险。
方案
1. 制定详细的操作手册：细化每个环节的具体操作步骤，为员工提供清晰的指引。
2. 实施电子化管理：利用文档管理系统，实现文件的数字化存储和管理，提高效率。
3. 建立定期审查机制：定期检查文件管理制度的执行情况，及时调整和完善。
4. 强化责任追究：明确各部门和个人在文件管理中的职责，违规行为应有相应的处罚措施。
5. 持续改进：定期收集反馈，根据业务发展和法规变化适时调整制度。
文件资料管理制度的建立健全，需要全员参与，形成良好的文件管理文化。只有这样，企业才能在信息海洋中游刃有余，实现高效运营和持续发展。
文件资料管理制度范文
第1篇 工程文件资料管理制度（4）
工程项目文件资料管理制度(二)
文件资料的归档应做到分类保存、编目清晰、标识明确、装订整齐。资料的填写应做到字迹工整、签字齐全、规范,内容正确。
1、收发文件管理制度
1)对外发文应由部门负责人或项目负责人审批签发,做好收发文记录,接收人签字。
2)文件包括公司外发文件、公司内发或传阅文件两部分。
3)外发文件的具体要求
公司外发文件在发放记录上注明原件存放处,办公司室统一标识发放文件编号。
4)公司内发或传阅文件的具体要求
(1)公司内发或传阅文件在收发、传阅记录上签字,注明原件存放处。
(2)建设单位、设计单位、监理单位及其他外部单位对公司的发文,由办公室统一接收,并及时上报公司经理,由公司经理签署意见。
(3)建设单位、设计单位、监理单位及其他外部单位对项目部的发文,由项目部接收,由项目负责人签署意见,项目负责人根据具体情况上报公司。
(4)项目发放施工队的文件规定:
发放施工队的文件、通知(不含技术交底),均在项目备案,同时由发放责任人保存原件和发放记录。
2、竣工资料
1)项目经理部按竣工验收条件的规定,认真整理工程竣工资料。
2)竣工资料的内容应包括:工程技术档案、工程质量保证资料、工程检验评定资料、竣工图,规定的其它应交资料。
3)竣工资料的整理应符合下列要求:
(1)工程技术档案的整理应始于工程开工,终于工程竣工,真实记录施工全过程,可按形成规律收集,采用表格方式分类组卷。
(2)工程质量保证资料的整理应按专业特点,根据工程的内在要求,进行分类组卷
(3)工程检验评定资料的整理应按单位工程、分部工程、分项工程划分顺序,进行分类组卷。
(4)竣工图的整理应区别情况按竣工验收的要求组卷。
4)交付竣工验收的施工项目必须有与竣工资料目录相符的分类组卷档案。承包人向发包人移交由分包人提供的竣工资料时,检查验证手续必须完备。
3、文件、资料保密规定
1)公司全体员工要树立爱护公司资料,保守公司秘密的观念。
2)未经公司领导同意,任何人不得私自拷备或复印资料,转借他人使用酌情给予处罚。
3)归档的公司文件未经公司经理同意不得外借;
第2篇 物业公司文件资料管理制度
1、目的
规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的控制要求,确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。
2、适用范围
适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。
3、职责3.1 各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。
3. 2 综合管理部负责业主档案的管理与控制。
3. 3 办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。
3. 4 办公室主任主管文件、资料管理工作的控制。
4、相关文件
《文件控制程序》q/ph-qp-
4.2.3
《质量记录控制程序》q/ph-qp-
4.2.4
5、工作程序和管理办法
5.1 文件的产生
5.1.1 各相关部门根据工作需求编写文件。
5.1.2总经理助理对文件进行审核。
5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放,作为非受控文件生效。
5.1.4办公室对生效的文件印制,必须使用[印制文件登记表](qr-wd01-02-01)。
5.2文件、资料的类别
5.2.1 受控文件
a)内业资料;
b)图纸资料;
c)按照质量体系的控制要求进行管理的文件;
d)在质量体系中引用的法律、法规和外来文件;
e)与服务过程有关的合同协议;
f)业主档案(如:公共合约、用户登记表等,属于业主财产,由综合管理部管理与控制,具体执行[顾客财产控制程序]q/ph-qp-7.
5.4)。
管理与控制具体执行[文件控制程序]( q/ph-qp-
4.2.3 )。
5.2.2 非受控文件
与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理,办公室应对其进行分类和编码,以便于归档,根据目前公司现有的非受控文件,可分为:
a)内行文、外行文: 1b)未被质量体系引用的外来文件: 2c)与服务过程无关的合同协议: 3d)未被质量体系引用的法律法规: 4e)行业标准性文件: 5f)照片、录像带:6g)电脑贮存:7
5.3文件、资料目录的索引号
-.-
文件盒编号
同号柜序列号
文件柜编号
文件类别编码
5.4文件、资料归档与管理
5.4.1各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档,并汇总到办公室统一管理。
5.4.2办公室负责文件、资料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的资料均属保密性文件。
5.4.3办公室负责对文件、资料的管理和保护,文件、资料应分门别类包装和存放,对于需存档的文件、资料要及时存档,并建立[存档备案资料目录](qr-wd01-02-02),注明文件类别、索引号、份数等,如用必要还应有内容说明。
并在档案柜上贴好存放文件的索引号范围。
确保调用、借阅文件、资料时易于识别和检索,便于对文件资料的保管。
5.5 文件、资料的发放
5.5.1文件应按各职能部门工作性质和范围发放,由办公室制定[文件分发登记表](qr-wd01-02-03),注明发放范围、数量、分发号等,并要求领用人在[文件分发登记表]上签领,以便对发放的文件进行统计和检查。
5.5.2办公室在文件发放的过程中不得误发、遗失,发现文件误发时应立即追回,同时作好文件的补救工作。
5.6文件资料的调用、借阅与归还
5.6.1 借阅者应在[文件、资料借阅登记表](qr-wd01-02-04)上详细注明文件、资料的编号和图号,并按时归还和办理归还手续
5.6.2 借阅的文件、资料未经允许不得复印、摘抄、外借和传播。
5.6.3 借阅的文件、资料归还时,办公室应对文件资料是否完好进行检查,若文件、资料受损的,借阅者应阐述受损原因,并在[文件、资料借阅登记表]的备注栏上注明,因人为因素造成的应追究当事人的责任。
5.6.4 机密性文件的调用与借阅规定
a)a级机密文件资料:公司年度计划、公司年终报告总结及公司章程、董事会决议,公司财务报表、法律诉讼文件等的调用与借阅需经总经理批准。
b)b级机密文件资料:业主档案,公司员工档案、公司规章制度、公司经营专项审批文件等的调用与借阅需经办公室主任批准。
c)c级机密文件资料:内业资料和技术性图纸资料、法律法规类文件的调用与借阅需经有关部门负责人批准并向办公室联系办理。
d)行业主管借阅文件、资料的仅限于b级机密和c级机密文件、资料。
e)业主(用户)因工作需要借阅文件、资料的,仅限于技术图纸和已张贴在公共场所的文件。
f)外来单位借阅、调用文件、资料的限于国家执法部门,如公安机关、检察机关、法院等单位因工作和侦破案件需要的,可以给予协助与配合,但在此之前应检验和登记来访单位和人员的证明文件和相关证件,由办公室主任向总经理请示后亲自办理。
g)以上文件资料的调用与借阅按
5.5.1 、
5.5.2和
5.5.3条款执行。
5.7 文件的复制、破损和丢失
5.7.1 未经允许,不得随意复印公司的文件资料,如因工作需要复印文件,须经办公室主任批准,并在[文件复印登记表](qr-wd01-02-05)上填写复印文件的名称,复印数量,并签名。
5.7.2 文件使用人应对文件妥善保管,当文件破损严重影响使用或丢失时,应填写[文件补发申请表](qr-wd01-02-06),由办公室主任批准,办理更换手续。
补发新文件时应收回破损文件,并应给予新的分发号,新的分发号延续原来文件分发号。
5.8 文件、资料的更新
文件增加条款和更新时应及时更换,保证在使用处获得有效版本。
5.9 文件的作废与销毁
5.9.1 内容不适用于公司运行或超过有效期限的文件,经过总经理过期审批后给予作废或销毁处理。
5.9.2 在分发过程中发现文件遗失或在使用过程中文件破损严重和丢失的,应向上级汇报,经总经理审批后,给予作废处理。
5.9.3 作废文件盖作废章,留一至两份备案,其余销毁。
文件销毁处理时需两个人进行,一人实施,一人监督。
5.9.4 办公室对于作废和销毁的文件,应在[作废、销毁文件登记表](qr-wd01-02-07)上注明作废或销毁文件的编号、版本号和分发号作废,并向各部门书面发布作废声明,防止误用。
6、使用的记录表格
序号
名称
编号
存放地点
存放时间
1
[印制文件登记表]
qr―wd01―02―01
办公室
一年2
[存档备案资料目录]
qr―wd01―02―02
办公室
长期
3.[文件分发登记表]
qr―wd01―02―03
办公室
一年
4
[文件、资料借阅登记表]
qr―wd01―02―04
办公室
一年
5[文件复印登记表]
qr―wd01―02―05
办公室
一年
6
[文件补发申请表]
qr―wd01―02―06
办公室
一年
7
[作废、销毁文件登记表]
qr―wd01―02―07
办公室
一年
日期: 日期: 日期:
第3篇 物业公司文件资料管理制度作业指导书
物业公司作业指导书--文件、资料管理制度1目的规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的控制要求,确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。
2适用范围适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。
3职责3.1各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。
3. 2综合管理部负责业主档案的管理与控制。
3. 3办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。
3. 4办公室主任主管文件、资料管理工作的控制。
4相关文件《文件控制程序》q/ph-qp-
4.2.3 《质量记录控制程序》q/ph-qp-
4.2.4 5工作程序和管理办法
5.1文件的产生
5.1.1各相关部门根据工作需求编写文件。
5.1.2总经理助理对文件进行审核。
5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放,作为非受控文件生效。
5.1.4办公室对生效的文件印制,必须使用[印制文件登记表](qr-wd01-02-01)。
5.2文件、资料的类别
5.2.1 受控文件a)内业资料;
b)图纸资料;
c)按照质量体系的控制要求进行管理的文件;
d)在质量体系中引用的法律、法规和外来文件;
e)与服务过程有关的合同协议;
f)业主档案(如:公共合约、用户登记表等,属于业主财产,由综合管理部管理与控制,具体执行[顾客财产控制程序]q/ph-qp-7.
5.4)。
管理与控制具体执行[文件控制程序](q/ph-qp-
4.2.3 )。
5.2.2 非受控文件与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理,办公室应对其进行分类和编码,以便于归档,根据目前公司现有的非受控文件,可分为:a)内行文、外行文:1b)未被质量体系引用的外来文件:2c)与服务过程无关的合同协议:3d)未被质量体系引用的法律法规:4e)行业标准性文件:5f)照片、录像带:6g)电脑贮存:7
5.3文件、资料目录的索引号-.-文件盒编号同号柜序列号文件柜编号文件类别编码
5.4文件、资料归档与管理
5.4.1各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档,并汇总到办公室统一管理。
5.4.2办公室负责文件、资料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的资料均属保密性文件。
5.4.3办公室负责对文件、资料的管理和保护,文件、资料应分门别类包装和存放,对于需存档的文件、资料要及时存档,并建立[存档备案资料目录](qr-wd01-02-02),注明文件类别、索引号、份数等,如用必要还应有内容说明。
并在档案柜上贴好存放文件的索引号范围。
确保调用、借阅文件、资料时易于识别和检索,便于对文件资料的保管。
5.5文件、资料的发放
5.5.1文件应按各职能部门工作性质和范围发放,由办公室制定[文件分发登记表](qr-wd01-02-03),注明发放范围、数量、分发号等,并要求领用人在[文件分发登记表]上签领,以便对发放的文件进行统计和检查。
5.5.2办公室在文件发放的过程中不得误发、遗失,发现文件误发时应立即追回,同时作好文件的补救工作。
5.6文件资料的调用、借阅与归还
5.6.1 借阅者应在[文件、资料借阅登记表](qr-wd01-02-04)上详细注明文件、资料的编号和图号,并按时归还和办理归还手续
5.6.2 借阅的文件、资料未经允许不得复印、摘抄、外借和传播。
5.6.3 借阅的文件、资料归还时,办公室应对文件资料是否完好进行检查,若文件、资料受损的,借阅者应阐述受损原因,并在[文件、资料借阅登记表]的备注栏上注明,因人为因素造成的应追究当事人的责任。
5.6.4 机密性文件的调用与借阅规定a)a级机密文件资料:公司年度计划、公司年终报告总结及公司章程、董事会决议,公司财务报表、法律诉讼文件等的调用与借阅需经总经理批准。
b)b级机密文件资料:业主档案,公司员工档案、公司规章制度、公司经营专项审批文件等的调用与借阅需经办公室主任批准。
c)c级机密文件资料:内业资料和技术性图纸资料、法律法规类文件的调用与借阅需经有关部门负责人批准并向办公室联系办理。
d)行业主管借阅文件、资料的仅限于b级机密和c级机密文件、资料。
e)业主(用户)因工作需要借阅文件、资料的,仅限于技术图纸和已张贴在公共场所的文件。
f)外来单位借阅、调用文件、资料的限于国家执法部门,如公安机关、检察机关、法院等单位因工作和侦破案件需要的,可以给予协助与配合,但在此之前应检验和登记来访单位和人员的证明文件和相关证件,由办公室主任向总经理请示后亲自办理。
g)以上文件资料的调用与借阅按
5.5.1、
5.5.2和
5.5.3条款执行。
5.7文件的复制、破损和丢失
5.7.1 未经允许,不得随意复印公司的文件资料,如因工作需要复印文件,须经办公室主任批准,并在[文件复印登记表](qr-wd01-02-05)上填写复印文件的名称,复印数量,并签名。
5.7.2 文件使用人应对文件妥善保管,当文件破损严重影响使用或丢失时,应填写[文件补发申请表](qr-wd01-02-06),由办公室主任批准,办理更换手续。
补发新文件时应收回破损文件,并应给予新的分发号,新的分发号延续原来文件分发号。
5.8文件、资料的更新文件增加条款和更新时应及时更换,保证在使用处获得有效版本。
5.9文件的作废与销毁
5.9.1 内容不适用于公司运行或超过有效期限的文件,经过总经理过期审批后给予作废或销毁处理。
5.9.2 在分发过程中发现文件遗失或在使用过程中文件破损严重和丢失的,应向上级汇报,经总经理审批后,给予作废处理。
5.9.3 作废文件盖作废章,留一至两份备案,其余销毁。
文件销毁处理时需两个人进行,一人实施,一人监督。
5.9.4 办公室对于作废和销毁的文件,应在[作废、销毁文件登记表](qr-wd01-02-07)上注明作废或销毁文件的编号、版本号和分发号作废,并向各部门书面发布作废声明,防止误用。
6使用的记录表格序号名称编号存放地点存放时间1[印制文件登记表]qr-wd01-02-01办公室一年2[存档备案资料目录]qr-wd01-02-02办公室长期3[文件分发登记表]qr-wd01-02-03办公室一年4[文件、资料借阅登记表]qr-wd01-02-04办公室一年5[文件复印登记表]qr-wd01-02-05办公室一年6[文件补发申请表]qr-wd01-02-06办公室一年7[作废、销毁文件登记表]qr-wd01-02-07办公室一年起草人:审核人:审批人:日期:日期:日
第4篇 冶金安全生产文件资料管理制度
冶金公司安全生产文件资料管理制度
一、文件与资料识别
1、各单位、部门在制定安全生产文件时,必须按标准化要求制定符合标准的各种文件。(格式、纸张、文件程序、版面等)
2、对外来文件要进行识别与分析,在转发或修订下发时要进行标准性转换,下传的文件必须符合标准化文件要求。
3、各种资料的收集、整理要以标准资料格式进行装订收藏。
4、对资料的内容进行识别分析,不符合标准化要求的要修改完善。
二、文件与资料的管理规定
1、文件、资料都要按标准格式进行分类、保存、管理。
2、下发文件要建立“文件下发登记表”,登记表格式必须符合标准化要求,并将保存文件下发登记表存档。
3、建立文件、资料档案库,专人负责管理和保存。
4、借阅、查询各种资料、文件时,要建立借阅、查询登记表。
5、文件、资料要整理规范,保存有序,管理到位,查找便捷。
6、若文件、资料需更新、补充、增加,必须经过保管员进行操作,非工作人员不得随意进行修改。
7、妥善保护文件、资料,不得随意外借;查询文件时不得在文件上做任何标记,不得损坏。
8、文件、资料科室要做好防火、防潮、防盗工作,制定相应的安全措施,保证文件、资料的安全。
第5篇 安全社区创建文件资料管理档案制度
安全社区创建文件与资料管理档案制度
1、加强文书档案、图像档案资料的管理工作,保证文书档案、图像档案的及时归档和妥善保管,专人负责。
2、创建办公室负责文件与资料的归档,督促和日常管理工作。对相关资料必须按规定立卷,各工作组在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料,都要按照本制度的规定分别立卷归档。
3、坚持各工作组收集保管、创建办公室定期归档制度。
4、归档范围:重要的会议资料,包括文件、会议的通知、报告、总结、领导人讲话、会议记录、会议纪要等;反映主要工作活动的报告、总结、各种规章制度等。
5、创建办公室成员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件资料,收集齐全,加以整理。
第6篇 工程项目文件资料管理制度
工程项目文件资料的管理包括公司发文、项目对外收发文、418#文件所覆盖的技术资料、其他质量记录等四个方面的内容。
项目资料员在项目技术负责人的领导下,具体负责文件资料的管理工作。
项目各专业工程师及资料员必须具有资料员上岗证。
管理目标是技术资料真实同步,达到长城杯的资料要求;非技术资料编目清晰,便于查阅。
文件资料的日常管理制度
一、文件资料的归档应做到分类保存、编目清晰、标识明确、装订整齐。资料的填写应做到字迹工整、签字齐全,符合《北京市建筑安装施工技术资料管理规定》的要求。
二、项目技术负责人应定期检查各专业工程师内业资料的收集整理工作,检查资料员的资料归档工作,不定期进行内业工作评比、奖优罚劣。
三、418#文件涵盖的技术资料要求:
1、项目总工组织各专业工程师和资料员学习418#文件。
2、各专业技术资料由本专业工程师负责收集整理。每月月底将本月技术资料移交项目资料员。
3、项目资料员负责技术资料的整理、归档工作,资料归档时应按《北京市建筑安装施工技术资料管理规定》的标准来做。::如果技术资料不符合要求,资料员做以详细记录交给专业工程师,专业工程师应及时补齐。
四、为了加强项目管理,除了418#文件的规定之外,其它质量记录由资料员统一管理。
五、各业务口收集、整理本专业质量记录,定期报送资料员处。资料员进行分类归档。
公司发文管理制度
一、对公司发文进行分类收存,类别为党群类和行政类,行政类分为质量体系文件和非质量体系文件两类。
二、公司发文由项目资料员统一接收,留下分类收文登记。
三、项目资料员在接到文件后,根据文件归属类别是行政文件还是党群文件,附上文件和资料传阅学习单后分别送项目经理或项目书记。项目经理或项目书记学习之后,在文件就资料传阅学习单上签署意见,并决定该文件的学习或传阅的科室及人员范围,由资料员送各相关业务人员学习。各相关业务人员必须认真学习文件内容,并在文件和资料传阅学习单上签名。
四、所要求的人员进行传阅或学习后,项目的文件资料由资料员统一进行归档管理。党群类和行政类文件分别存放,资料盒内应编制文件目录,以便于查阅。
五、作废文件必须进行标识,并单独存放,同时在原收文记录上标明作废存放处或销毁日期。
六、质量体系投入运行后设立的项目经理部,要及时到企管部申请领用《质量手册》、《质量体系文件汇编》和《现行有效的受控的质量体系文件和资料目录清单》,并按该目录清单中所列出的文件和资料找有关部室补发。
七、项目经理部调出人员不允许带走文件和资料,到新的岗位后,需要时再要求配发。《质量手册》、《质量体系文件汇编》的持有人变更后,继任人应及时安排到企管部办理文件执有变更手续。
项目对外收发文管理制度
一、项目对外发文应由室主任审核,项目经理审批签发。对业主发文应该用微机打印,发文格式执行《北京中铁建筑工程公司ci手册vi分册工程项目部分(试行)》的要求。
二、建设单位、设计单位、监理单位及其他外部单位对项目的发文,属于技术文件的,由项目技术负责人统一保存。属于合同类文件的,由成本经理统一保存,并根据文件内容组织责任人员进行学习。
公司发文管理制度
一、对公司发文进行分类收存。类别为党群类和行政类,行政类分为质量体系文件和非质量体系文件两类。
二、公司发文由项目资料员统一接收,留下分类收文登记。
三、项目资料员在接到文件后,根据文件归属类别是行政文件还是党群文件,附上文件和资料传阅学习单后分别送项目经理或项目书记。项目经理或项目书记学习之后,在文件就资料传阅学习单上签署意见,并决定该文件的学习或传阅的科室及人员范围,由资料员送各相关业务人员学习。各相关业务人员必须认真学习文件内容,并在文件和资料传阅学习单上签名。
四、所要求的人员进行传阅或学习后,项目的文件资料由资料员统一进行归档管理。党群类和行政类文件分别存放,资料盒内应编制文件目录,以便于查阅。
五、作废文件必须进行标识,并单独存放,同时在原收文记录上标明作废存放处或销毁日期。
六、质量体系投::入运行后设立的项目经理部,要及时到企管部申请领用《质量手册》、《质量体系文件汇编》和《现行有效的受控的质量体系文件和资料目录清单》,并按该目录清单中所列出的文件和资料找有关部室补发。
七、项目经理部调出人员不允许带走文件和资料,到新的岗位后,需要时再要求配发。《质量手册》、《质量体系文件汇编》的持有人变更后,继任人应及时安排到企管部办理文件执有变更手续。
项目对外收发文管理制度
一、项目对外发文应由室主任审核,项目经理审批签发。对业主发文应该用微机打印,发文格式执行《北京中铁建筑工程公司ci手册vi分册工程项目部分(试行)》的要求。
第7篇 z物业公司文件资料管理制度
1、目的
规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的控制要求,确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。
2、适用范围
适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。
3、职责
3.1 各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。
3.2 综合管理部负责业主档案的管理与控制。
3.3 办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。
3.4 办公室主任主管文件、资料管理工作的控制。
4、相关文件
《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3
《质量记录控制程序》q/ph-qp-4.2.4
5、工作程序和管理办法
5.1 文件的产生
5.1.1 各相关部门根据工作需求编写文件。
5.1.2总经理助理对文件进行审核。
5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放,作为非受控文件生效。
5.1.4办公室对生效的文件印制,必须使用[印制文件登记表](qr-wd01-02-01)。
5.2文件、资料的类别
5.2.1 受控文件
a)内业资料;
b)图纸资料;
c)按照质量体系的控制要求进行管理的文件;
d)在质量体系中引用的法律、法规和外来文件;
e)与服务过程有关的合同协议;
f)业主档案(如:公共合约、用户登记表等,属于业主财产,由综合管理部管理与控制,具体执行[顾客财产控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。
管理与控制具体执行[文件控制程序]( q/ph-qp-4.2.3)。
5.2.2非受控文件
与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理,办公室应对其进行分类和编码,以便于归档,根据目前公司现有的非受控文件,可分为:
a)内行文、外行文: 1
b)未被质量体系引用的外来文件: 2
c)与服务过程无关的合同协议: 3
d)未被质量体系引用的法律法规: 4
e)行业标准性文件: 5
f)照片、录像带:6
g)电脑贮存:7
5.3文件、资料目录的索引号
_-_._-__
文件盒编号
同号柜序列号
文件柜编号
文件类别编码
5.4文件、资料归档与管理
5.4.1各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档,并汇总到办公室统一管理。
5.4.2办公室负责文件、资料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的资料均属保密性文件。
5.4.3办公室负责对文件、资料的管理和保护,文件、资料应分门别类包装和存放,对于需存档的文件、资料要及时存档,并建立[存档备案资料目录](qr-wd01-02-02),注明文件类别、索引号、份数等,如用必要还应有内容说明。并在档案柜上贴好存放文件的索引号范围。确保调用、借阅文件、资料时易于识别和检索,便于对文件资料的保管。
5.5 文件、资料的发放
5.5.1文件应按各职能部门工作性质和范围发放,由办公室制定[文件分发登记表](qr-wd01-02-03),注明发放范围、数量、分发号等,并要求领用人在[文件分发登记表]上签领,以便对发放的文件进行统计和检查。
5.5.2办公室在文件发放的过程中不得误发、遗失,发现文件误发时应立即追回,同时作好文件的补救工作。
5.6文件资料的调用、借阅与归还
5.6.1借阅者应在[文件、资料借阅登记表](qr-wd01-02-04)上详细注明文件、资料的编号和图号,并按时归还和办理归还手续
5.6.2借阅的文件、资料未经允许不得复印、摘抄、外借和传播。
5.6.3借阅的文件、资料归还时,办公室应对文件资料是否完好进行检查,若文件、资料受损的,借阅者应阐述受损原因,并在[文件、资料借阅登记表]的备注栏上注明,因人为因素造成的应追究当事人的责任。
5.6.4机密性文件的调用与借阅规定
a)a级机密文件资料:公司年度计划、公司年终报告总结及公司章程、董事会决议,公司财务报表、法律诉讼文件等的调用与借阅需经总经理批准。
b)b级机密文件资料:业主档案,公司员工档案、公司规章制度、公司经营专项审批文件等的调用与借阅需经办公室主任批准。
c)c级机密文件资料:内业资料和技术性图纸资料、法律法规类文件的调用与借阅需经有关部门负责人批准并向办公室联系办理。
d)行业主管借阅文件、资料的仅限于b级机密和c级机密文件、资料。
e)业主(用户)因工作需要借阅文件、资料的,仅限于技术图纸和已张贴在公共场所的文件。
f)外来单位借阅、调用文件、资料的限于国家执法部门,如公安机关、检察机关、法院等单位因工作和侦破案件需要的,可以给予协助与配合,但在此之前应检验和登记来访单位和人员的证明文件和相关证件,由办公室主任向总经理请示后亲自办理。
g)以上文件资料的调用与借阅按5.5.1 、5.5.2和5.5.3条款执行。
5.7 文件的复制、破损和丢失
5.7.1未经允许,不得随意复印公司的文件资料,如因工作需要复印文件,须经办公室主任批准,并在[文件复印登记表](qr-wd01-02-05)上填写复印文件的名称,复印数量,并签名。
5.7.2文件使用人应对文件妥善保管,当文件破损严重影响使用或丢失时,应填写[文件补发申请表](qr-wd01-02-06),由办公室主任批准,办理更换手续。补发新文件时应收回破损文件,并应给予新的分发号,新的分发号延续原来文件分发号。
5.8 文件、资料的更新
文件增加条款和更新时应及时更换,保证在使用处获得有效版本。
5.9 文件的作废与销毁
5.9.1内容不适用于公司运行或超过有效期限的文件,经过总经理过期审批后给予作废或销毁处理。
5.9.2在分发过程中发现文件遗失或在使用过程中文件破损严重和丢失的,应向上级汇报,经总经理审批后,给予作废处理。
5.9.3 作废文件盖作废章,留一至两份备案,其余销毁。文件销毁处理时需两个人进行,一人实施,一人监督。
5.9.4办公室对于作废和销毁的文件,应在[作废、销毁文件登记表](qr-wd01-02-07)上注明作废或销毁文件的编号、版本号和分发号作废,并向各部门书面发布作废声明,防止误用。
6、使用的记录表格
序号
名称
编号
存放地点
存放时间
1
[印制文件登记表]
qr―wd01―02―01
办公室
一年
2
[存档备案资料目录]
qr―wd01―02―02
办公室
长期
3
[文件分发登记表]
qr―wd01―02―03
办公室
一年
4
[文件、资料借阅登记表]
qr―wd01―02―04
办公室
一年
5
[文件复印登记表]
qr―wd01―02―05
办公室
一年
6
[文件补发申请表]
qr―wd01―02―06
办公室
一年
7
[作废、销毁文件登记表]
qr―wd01―02―07
办公室
一年
起草人: 审核人: 审批人:
日期: 日期: 日期:
