采购及报销流程规定是企业运营中不可或缺的一环，旨在确保公司资源的有效利用，防止浪费和滥用，并维护财务透明度。这一制度通过设定明确的操作步骤和责任分配，规范了采购行为，降低了风险，同时也保障了员工的权益，提升了工作效率。
包括哪些方面
1. 采购审批：规定了采购需求的提出、审批权限和流程，以确保所有采购活动都经过合理的评估和授权。
2. 供应商管理：明确了供应商的选择标准、评价机制和合作条款，以保证供应链的稳定和质量。
3. 采购执行：详细描述了从下单到收货的整个过程，包括合同签订、付款条件等。
4. 报销程序：规定了报销单的填写、审批流程和所需凭证，以及对异常情况的处理方式。
5. 财务审计：阐述了对采购和报销活动的定期审核，以确保合规性。
重要性
采购及报销流程规定的实施对于企业的健康发展至关重要。它有助于：
1. 防范财务风险：通过设定严格的流程，避免因不规范操作导致的财务损失。
2. 提升效率：清晰的流程能减少沟通成本，提高采购和报销的效率。
3. 保证公平公正：制度化的管理避免了个人主观因素的影响，确保所有员工在同一标准下操作。
4. 保护企业形象：合规的采购和报销行为是企业信誉的重要组成部分。
方案
1. 制定详细的采购及报销手册，涵盖所有相关流程，供员工参考。
2. 建立电子审批系统，提高流程透明度，减少纸质文档的使用。
3. 定期对员工进行培训，确保他们了解并遵守规定。
4. 设立内部审计部门，定期检查采购及报销流程的执行情况，及时发现并解决问题。
5. 鼓励员工反馈流程中的问题和改进建议，持续优化制度。
在实际操作中，我们需保持灵活性，针对特殊情况作出合理调整，同时也要坚守原则，确保采购及报销流程的规定始终服务于企业的长期利益。只有这样，我们的企业才能在稳健的财务管理基础上实现持续发展。
采购及报销流程规定范文
上海___有限公司
采购及报销流程规定
生效时间：
一、目的
为了加强公司采购及报销业务工作的管理，做到有章可循，预防采购及报销过程中的各种弊端，降低采购成本，提高采购及报销业务的质量和效率，特制定本规定。
二、范围
本规定适用于公司所有物品（固定资产、劳保用品、办公用品、节日慰问品等）或劳务（技术、服务等）的采购。
三、职责
3.1各部门对办公用品或劳务需求应根据需求物品或劳务的性质和权属，定期由部门提交《采购申请单》（附件一）于行政部，行政部每月定期汇总各部门的申购内容，提交一份《_年_月采购需求申请总表》（附件二）由公司决策层进行批复；对于已批准的申购内容，财务部根据申购需求拨款或提供采购金额预算，行政部进行协调及完成采购。
3.1.1行政部在处理采购内容时应以资源最优化和成本合理化为原则，通过合适的渠道完成采购任务，如遇特殊情况或任务，需其他部门或人员参与采购，可于《_年_月采购需求申请总表》（附件二）内标注。
3.1.2各部门负责人应遵从勤俭节约的原则，妥善处理部门内提交的采购需求，对公司财产的使用和保存做好监督工作；各位员工有义务妥善保管办公用品及合理使用消耗类办公品，避免挥霍与浪费。董事长有权对生产经营采购、固定资产购置、维修等计划做最终批复和调整。
3.2采购经办人在采购过程中需负责发票的收集和办理结算，并对发票的真实性进行严格把关；所有票据齐全后于公司规定期限内向财务部提交审核和报销。
3.3行政部负责按照本制度第二条所涉及的内容对所有公司财产及物品做好登记备案，以及协调完成对各类固定资产的日常维护和定期检修。
四、采购作业操作流程
4.1物资采购的申请与审批
4.1.1各部门根据工作计划、实际需要以及库存情况于每月20日前上报次月的采购计划，填写《采购申请单》（附件一），由部门负责人签字后交由行政部汇总。
4.1.2经行政部初审后，由行政部填写《_年_月采购需求申请总表》（附件二），将月度采购计划提交公司决策层核准后执行。
4.1.3未列入当月采购计划或超出计划的临时采购申请需先向行政部确认库存为零，且对实际工作产生即时影响的情况下，可根据实际情况填写《特殊情况采购申请单》（附件三），由部门负责人签字并与行政部沟通后，提交公司决策层审批，批复后告知行政部执行采买。除不可预计的特殊用途外，原则上不受理普通办公用品的临时申请。
4.2采购比价
4.2.1行政部在采购前须对所需采购物品的渠道进行了解和多方选择，根据《_年_月采购需求申请总表》（附件二）中注明预算，对预采购物品提供至少2家或以上的供应商报价和联系方式，如有需要可联系供应商进行实地考察。
4.2.2所有采购及报销业务应经财务部物价审查后方可报公司决策层签批，后方可进行采购和报销。
4.3采购实施及物资验收
4.3.1公司的采购及报销业务统一由行政部负责办理，其他部门或人员不得在未经批准的情况下自行采购。
4.3.2采购物资运到本公司时，先由行政部对照核对采购计划，经确认无误后进行质量检验，检验合格的物资由行政部登记入库，检验不合格的物资不得办理入库。
4.4 物资分配
4.4.1采购物资分配以收到当月各部门申请的先后顺序，并根据实际采购物资数量进行合理分配。由各部门申请人签字领取。领取记录由行政部门负责留存备查。
4.4.2对库存物资应及时更新清点，不出现重复购买或因分配不均而导致的重复支出。
4.4.3对分配的固定资产需由部门负责人签字验收，行政部门应及时完成公司固定资产的登记备案。
五、报销
5.1采购发票按规定能够取得增值税发票的，必须索取增值税发票；不能取得的，应向供应商索取普通发票。行政部应避免向不能提供发票的供应商进行采购，如遇特殊情况，应向供应商索要收据并附带有供应商名称的付款凭证截图。
5.2在报销时需由行政部提交《_年_月采购入库单》（附件四），连同有关凭证报经财务部审核，并经公司决策层批准后，出纳人员方可予以报销。
5.3财务部在对采购物品报销时，应当认真审核采购清单及相关票据，对账目结算不清、不符合本制度规定以及不符合税务制度规定的报销凭证财务部不得办理相关报销手续。
六、责任
6.1不按规定程序及未经审批采购的，由行政部或请购部门人员自行负责处理；已经与供方签订购销合同，导致公司因不能履约而发生的损失由相关人员承担全部责任及赔偿。
6.2经审批的采购计划和申请，行政部应在采购期限内采购到位，因非人为原因未能采购到位的部分应及时与需求部门沟通解决方案。
6.3经查实为未经比价导致采购价格明显高于正常采购渠道价格的情况（除有正当理由解释外），价格高出部分由采购人员自行承担。提交供应商报价时，与供应商串通抬高价格，从中谋取私利；经查实后由采购人员承担相应损失并接受公司处分。
6.4物品使用部门必须依据实际需要，填写《采购申请单》（附件一）。因填写不规范，导致无法确认请购物资必要信息的，行政部有权拒绝采购。采购计划及申请必须由请购部门指定专人提交行政部审批。对贪图省事、乱报采购计划，造成本公司流动资金使用浪费的，依照采购物品实际价值的两倍标准对有关责任人处以罚款。
6.5财务部必须认真履行审核监督责任，对审核把关工作不严、不及时向公司决策层汇报采购有关事实，并造成公司经济损失的，给予相应的经济和行政处分。
6.6行政部必须对所有运抵本公司的采购物品，依照采购合同规定的质量要求进行质量检验。若发现品质不符时，必须及时报告公司决策层进行处理。严禁品质不符的外购物品入库。因验收人员玩忽职守造成经济损失的，给予相应的经济和行政处分。
6.7行政部对验收合格的外购物品办理入库手续，并对入库采购物品的数量负责。若发现数量不符时，应当及时向公司决策层报告，同时妥善保管该批采购物品等待处理。对库存管理工作马虎，未按本办法规定操作，造成入库数量短缺、超计划采购或不合格物资入库的应负经济赔偿责任。
七、本规定自生效之日起执行，原制度（“办公用品采购及发放管理制度”）即行废止。
八、本规定经公司股东会议通过并经董事长签批之日起生效。
