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集团采购管理制度是企业运营中不可或缺的一部分，旨在规范采购行为，提高效率，控制成本，确保供应链的稳定。该制度涵盖了从需求分析、供应商选择、合同签订到后期的执行监控等一系列环节。
包括哪些方面
1. 需求管理：明确各部门的需求，制定采购计划，确保采购活动符合业务需求。
2. 供应商管理：建立供应商评估体系，进行资质审核、绩效考核，保证供应商的质量和信誉。
3. 采购流程：定义从询价、比价、谈判到签订合同的详细步骤，确保采购过程公正透明。
4. 合同管理：规范合同条款，明确双方权利义务，预防法律风险。
5. 质量控制：设定验收标准，确保采购物品或服务达到预期品质。
6. 价格与成本控制：设定预算，进行价格比较，控制采购成本，寻求最佳性价比。
7. 风险管理：识别潜在风险，制定应对策略，保障采购活动的顺利进行。
8. 绩效评估：定期评估采购效果，持续优化采购策略。
重要性
集团采购管理制度的重要性体现在以下几个方面：
1. 规范操作：避免因个人决策导致的不规范行为，提升采购工作的标准化程度。
2. 降低成本：通过集中采购和长期合作，降低单次采购成本，提升整体经济效益。
3. 风险防范：通过严格的供应商管理和合同管理，减少法律纠纷和质量问题。
4. 资源优化：有效配置和利用资源，提高供应链响应速度，增强企业竞争力。
5. 战略支持：为企业的长期发展提供稳定的供应保障，支持战略目标的实现。
方案
1. 建立完善的采购政策：制定详细的采购政策，明确各项操作准则，确保所有采购活动有章可循。
2. 数字化采购平台：引入先进的采购管理系统，提升采购效率，实现数据化管理。
3. 培训与教育：定期对采购人员进行培训，强化制度意识，提升业务能力。
4. 审计与监督：设立内部审计机制，定期审查采购活动，确保制度执行到位。
5. 动态调整：根据市场变化和企业需求，定期评估并调整采购制度，保持其灵活性和适应性。
集团采购管理制度的构建与执行是一项系统工程，需要管理层的重视、全体员工的参与以及持续的改进。只有这样，才能真正发挥其在企业运营中的重要作用，为企业创造更大的价值。
集团采购管理制度范文
第1篇 酒店集团采购供应工作管理制度
为了提高管理水平,加强控制,节能降耗,争取最大盈利空间,必须加强食品原材料、酒水饮料和物品的计划、信息、询价、采购、验收、存储、领发、报销等管理,现就有关问题规定如下:
一、信息联网共享
(一)、信息联网的内容、来源及要求
1、由管理部物价科每月2号、12号、22号定蔬菜类、水果类的价格;每月1号、15号定海鲜类、鱼类、肉类、鸡鸭类、冻货类的价格;每月30号定干货调料类、豆制品类、牛肉类、鸡蛋、油米的价格,在网上公布食品原材料、酒水饮料和各类物品的执行价格;
2、各个库房每月30日,负责各个库房信息的上网公布;
3、各个部门负责相关信息的公布;
(二)、共享信息的人员及部门
集团总经理、集团副总经理、财务部、财务部各库房、财务部各营收点、管理部、管理部物价科、各酒店(日月湖生态园)总经理、副总经理、总经理助理、行政部、房务部、宴会部、康体部、动力部、采购供应部。
(三)、充分利用信息,为提高管理水平服务
1、利用网络信息,每月编制采购计划;
2、在成本核算时,可以在网上查找相关资料;
3、在验收时,可以在网上查找价格信息,而且必须将当期价格,在验收单上注明清楚;
4、在报销时,可以通过网络一一核对。
(四)、信息网络的设置与管理
由集团总经理办公室信息管理科负责信息网络的设置与管理。
二、以月为周期,酒店日常运行所需物品、食品原材料、酒水饮料的申购程序。酒店宴会部、房务部经理、动力部经理和财务部库房一起,确定酒店日常运行低值消耗用品、食品原材料、酒水饮料库存的最高储量和最低储量,报总经理确认。各酒店每月10日,由仓库保管员根据物品、食品原材料、酒水饮料库存的最高储量和最低储量,列出所需要采购物品的清单,交使用部门经理,各酒店部门经理必须认真查核联网信息,确认购物清单后签字,并报分管副总经理签字后,上报集团财务部,财务部根据联网所获取各酒店的信息资料,科学平衡和调配制定采购计划,由财务部部长签字,交给采购供应部,由采购部部长再次审核后签字执行采购。各酒店宴会部可根据市场行情,提出新品种的申购,通过有关审批程序后,交采购部采购;在月采购计划中,数字预测月偏差的,由各仓库按照最高储量和最低储量及程序直接补货。
三、第二天使用的新鲜食品原材料的申购:如肉类、禽类、蛋类、蔬菜类、水果类等,在当天晚上9:00前以报表形式,由宴会部厨房申购,厨师长签字后,报采购部执行采购。
四、高档食品原材料的申购:如鱼翅、燕窝、鲍鱼等,酒店各部门经理和财务部一起,制定高档食品原材料的最高贮量和最低贮量。低于最低贮量的品种,由各酒店库房开出清单,部门经理及分管副总经理签字后,上报集团财务部,财务部根据集团各酒店联网所获取的信息资料,科学调配制定采购计划,由财务部总监或部长签字,交给采购部,由采购部总监或部长签字,并报集团总经理批准后执行采购。
(五)急购物品的报销程序
可以根据总经理签字采购的原件附发票报销。
九、采购信用政策
(一)、供货商的信用资质
1、要选择有实力的供货商。比如:海鲜,集团应该选择能做大流通的供货商,建立养殖基地,每天向下属各酒店供货,或及时送到各酒店;
2、如果不能提供,应该考核,必要时取消供货商资格;
3、如果不能提供,由集团自己联系的价格差,应该由供货商负责;
4、食品原材料和酒水饮料供货商,必须提供有效食品原材料和酒水饮料的合格证明;
5、甲乙双方应该以协议或合同形式约定。
(二)、集团对供货商的信用承诺
1、平等竞争,公正、公开;
2、每两个月结一次帐, 结清上两个月的货款;
3、可以办理个人汇款。
十、其他相关制度
1、物品、食品原材料和酒水饮料执行询价制度:网上询价;同行业询价;到市场询价;
2、建立每月盘点制度,规定每月30日为盘点日;
3、建立过期食品原材料和酒水饮料的报告制度,规定提前一个月报告财务部,统一协调处理;
4、财务部分析集团采购运行规律后,编制物品、食品原材料和酒水饮料的库存量及资金占用定额;
5、必须建立每日成本统计汇总每周累计汇总统计成本制度,为确保毛利率的事前和事中控制;
(1)、财务部成本核算员必须统计出成本,采购部、仓库、宴会部、房务部必须配合;
(2)、与前厅部配合统计营业收入;
(3)、根据每日成本统计,每周累计汇总统计成本,编制经营情况周报表,每周一在一周工作指令会上通报。如果有问题,应该查清原因。
第2篇 建筑集团公司招标采购监督管理制度
zz集团公司招标采购监督管理制度
第一章 总 则
第一条 为了加强招标监督,规范招标管理,保障集团公司的合法权益,根据《中华人民共和国国招标投标法》、《浙江省招标投标条例》等法律法规,制订本制度。
第二条 本制度适用于集团公司及各所属(控股)公司(以下简称各公司)符合下列条件的项目招标:
(一)建设工程项目,包括项目的勘察建设、设计、施工、监理、服务以及设备、物资材料的采购等。
1、施工单项合同估算价在5万元人民币以上的;
2、设备、材料等货物的采购,单项合同估算价在5万元人民币以上的;
3、勘察、设计、监理、服务的单项合同估算价在5万元人民币以上的。
(二)生产经营过程中的大宗原辅材料、物资、设备采购金额在5万元以上的招标项目。
(三)委托社会中介组织承担的招标项目。
第三条 集团公司招标监督工作坚持“公开、公平、公正”和“分级管理、重点监控”的原则。
第二章 组织管理
第四条 建立集团公司招标采购监督领导小组,由集团公司分管领导和有关部门负责人组成,负责领导招标采购监督工作。
(一) 制定和完善集团公司招标监督制度;
(二) 提出年度招标监督工作的要求和计划;
(三) 处理和协调招标监督工作中的重大问题。
第五条 招标采购监督领导小组下设办公室,主要负责招标监督的组织、协调及实施等日常工作。
(一)建立健全招标监督的制度和办法;
(二)指导、检查各公司招标监督工作;
(三)监督检查招标监督人员履行工作职责情况;
(四)协调解决招标监督中的有关问题;
(五)协助组织查处招标中的违纪违法案件。
第六条 招标监督人员主要是对双方当事人(包括招标人、招标代理机构、投标人、评标人员和相关工作人员)在招投标中贯彻执行国家法律、法规和政策情况进行监督检查,对不符合招投标要求或违反招投标有关规定的,及时予以纠正,情节严重的可以行使否决权。
第七条 建立和完善招投标投诉处理机制。集团公司做好来访接待,设立举报电话、公开电子邮箱,受理招投标中单位和个人的投诉和举报。对反映和举报的问题,严格按照集团公司相关定认真进行核查,并将核查结果及处理意见及时向署名举报人反馈。
第三章 监督内容
第八条 准备阶段监督检查的主要内容:
(一)是否存在将应该进行整体招标的项目进行拆分肢解、规避招标的行为;
(二)招标文件制作是否合法、合规并进行备案;
(三)入围单位的资格及产生程序是否符合规定;
(四)是否按规定编制标书,并采取必要的保密措施;
(五)是否按规定确定招标方式,审批手续是否齐全;
(六)是否存在以不合理条件限制或者排斥潜在投标人,限制投标人之间的正当竞争行为;
(七)评标办法是否科学合理;
(八)其他应实施监督检查的事项。
第九条 开标阶段监督检查的主要内容:
(一)是否按要求送达标书;
(二)参与开标人员到场情况是否符合规定;
(三)是否在开标现场当众宣布招投标工作纪律,并公布投诉举报电话;
(四)投标文件的有效性;
(五)投标文件当众拆封,宣读投标文件内容等情况。
第十条 评标阶段监督检查的主要内容:
(一)评标小组成员的产生及组成是否符合有关规定;
(二)评标过程的评标纪律执行情况;
(三)评标小组成员是否独立、客观、公正地进行工作。
第十一条 定标阶段监督检查的主要内容:
(一)定标预案的确定是否符合有关规定;
(二)定标依据的合理性。
第十二条 其他行为的监督:
(一)执行“推荐、评标、定标三分离”原则的情况;
(二)回避制度的执行情况;
(三)招投标双方当事人是否存在违法违纪行为。
第四章监督方式
第十三条 监督人员可以参加招投标有关会议和活动,但不得作为评标小组成员直接参与评标。
第十四条 招标监督可采取现场监督、定期检查、不定期抽查等方式进行,必要时可组织协调相关部门、人员或聘请有关专业技术人员共同实施。实际操作中可采取以下方式:
(一)检查项目审批程序、资金拨付等文件和资料;
(二)检查招标公告、投标邀请书、招标文件、投标文件,核查投标单位的资质等级和资信等情况;
(三)监督开标、评标、并参加与招投标事项有关的重要会议;
(四)向招标人、投标人、招标代理机构、有关部门(单位)、调查了解情况,听取意见;
(五)审阅招标情况报告、合同及其有关文件;
(六)现场查验,调查、核实招投标结果执行情况。
第五章监督实施
第十五条 集团公司对重大项目招标监督实行报备制度。各公司组织重大项目招标时,应报集团公司审批。招标完成后十五天内,将招标结果上报备案。
第十六条 集团公司招标采购监督领导小组对招标文件进行审查,提出审查意见报分管领导同意后,视情况指派2名以上监督人员参加该项目招标监督。
第十七条 监督人员按本办法要求,认真履行职责,对招标主要环节实施监督,及时报告并妥善处理招标中反映和举报的问题。
第十八条 监督过程中涉及的法律事项由集团公司法律顾问负责解答。
第六章 招标纪律
第十九条 任何单位和个人不得在招标中实施下列规避行为:
(一) 将必须进行招标的项目化整为零不通过招标而发包;
(二) 将必须公开招标的项目擅自改为邀请招标;
(三) 相互串通搞虚假招标;
(四) 其他规避招标的行为。
第二十条 资格预审小组和评标小组成员有下列规定情形之一的,应当主动提出回避:
(一)投标单位主要负责人的近亲属;
(二)与投标单位有经济利益关系或其他利害关系,可能影响对投标公正评审的;
(三)曾因在招投标有关活动中有违法
违纪行为而受过纪律处分或刑事处罚的。
第二十一条 所有参加招标的工作人员要恪守职业道德,严守纪律,严禁从事下列行为:
(一)招标单位及其工作人员与投标单位或者与招标结果有利害关系的人进行私下接触;
(二)招标单位及其工作人员收受投标单位、中介人以及其他利害关系人的财物或者其他好处;
(三)招标单位及其工作人员向投标单位泄露标底、透露投标文件的评审、中标候选人的推荐以及与定标有关的其他情况;
(四)其他违反职业道德和招标纪律的行为。
第七章责任追究
第二十二条对违反招投标行为的相关责任人视情节轻重给予批评、教育或纪律处分,触犯刑律的移交司法机关追究刑事责任。
(一) 对违反本办法的招标单位负责人及其他参加招标的工作人员,根据集团公司相关规定,追究招标单位领导班子和相关责任人的违纪责任;
(二)投标单位存在违法违规行为的,按有关规定处理,直至不予准入或取消竞标资格。
第八章附 则
第二十三条本制度自下发之日起实施。
第3篇 企业集团采购管理制度
集团企业采购管理制度
一、总则
(一)、为规范本集团及下属生产企业的采购工作,特制定本制度。
(二)、本制度适用于集团公司及集团下属各生产企业的采购活动。
二、采购原则
(一)、严格执行询议价程序
凡未通过招标确定供应商价格的物品的采购,每次采购金额在2000元以上,必须有三家以上供应商提供报价,在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估,并与供应商进一步议定最终价格,临时性应急购买的物品除外。
(二)、合同会签制度
固定资产的采购合同,必须经过有关部门如生产管理部、质量部、财务部、审计部、生产企业总经办、设备维修部共同参与,调研汇总各方意见,经公司分管领导审核,总经理批准签约。属集团采购的项目,应报总裁批准。
(三)、职责分离
采购人员不得参与物资和服务的验收,采购物资质量、数量、交货等问题的解决,应由采购部根据合同要求及有关标准与供应商协商完成。
(四)、一致性原则
采购人员定购的物资或服务必须与请购单所列要求规格、型号、数量相一致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下,及时反馈信息供申请部门更改请购单作参考。如确因特定条件数量不能完全与请购单一致,经审核后,差值不得超过请购量的5%~10%。
(五)、最低价搜寻原则
采购人员随时搜集市场价格信息,建立供应商信息档案库,了解市场最新动态及各地区最低价格,实现最优化采购。
(六)、廉洁制度
所有采购人员必须做到:
1、热爱企业,自觉维护企业利益,努力提高采购材料质量,降低采购成本。
2、加强学习,提高认识,增强法治观念。
3、廉洁自律,不收礼,不受贿,不接受吃请,更不能向供应商伸手。
4、严格按采购制度和程序办事,自觉接受监督。
5、工作认真仔细,不出差错,不因自身工作失误给公司造成损失。
6、努力学习业务,广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息。
(七)、招标采购
凡大宗或经常使用的材料,如原、辅、包材料、零星且繁杂的物资、办公用品、中药材等都应通过询议价或招标的形式,由生产、质量、财务、审计、采购、总经办等相关部门共同参与,定出一段时间内(一年或半年或一季度)的供应商、价格,签订供货协议,以简化采购程序,提高工作效率。
对于价格随市场变化较快的材料,除缩短招标间隔时限外,还应随着掌握市场行情,调整采购价格。
三、采购程序
(一)、供应商的选择和审计
1、原辅材料的供应商必须证照齐全,具有生产产品的合法证件。变更原辅材料的供应商必须经过送样检验、小试、中试,征得生产、质量部门同意。必要时,报有关管理部门批准备案。
2、对于大宗和经常使用的商品或服务,采购部应较全面地了解掌握供应商的 生产管理状况、生产能力、质量控制、成本控制、运输、售后服务等方面的情况,建立供应商档案,做好业务记录,会同企业生产、质量、采购部门对供应商定期进行评估和审计。
3、固定资产及零星物资采购在选择供应商时,必须进行询议价程序和综合评估。供应商为中间商时,应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象,供应商的报价不能作为唯一决定的因素。
4、为保证原、辅、包材质量的稳定,供应商也应相对稳定。
5、为确保供应渠道的畅通,防止意外情况的发生,对于生产运营所必需的商品,应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。大宗商品应同时由两家以上供应商供货,以保证货源、质量和价格合理。
6、对于零星且规格繁杂的物资,每年度根据部门预算计划统计造表交采购部门,向三家以上供应商询价,经有关部门及采购部门综合评估后,选择合适的供应商,签订特约供货协议,定期结算。
(二)、采购程序
1、原辅包装材料的采购计划及资金预算 销售计划――→生产计划――→资金预算
2、固定资产及其他零星物品的申请,由各使用部门填写请购单,写清采购物资的数量、规格、型号、质量标准、技术指标、制作工艺、材质、要求到货日期等,由部门经理签字上报分管领导批准,交集团采购部门。
3、采购询价、综合评估、会签合同,由采购部门协调生产、财务、审计、质量、工程、维修总经办及使用部门共同完成,报主管领导审批。 生产、质量、工厂维修、使用部门负责采购材料的适用性,财务部门负责预算控制、价格调查、资信调查、合同付款条款的审核,法律部门负责合同条款的审查,审计部门负责合同的事前审计和事后财务审计。采购部门负责合同条款的谈判,付款申请、索赔、采购档案的建立,市场信息的收集。同时,与供方和生产厂联系货物接送的时间、方式、到货情况、质量反馈及联系售后服务事宜。 凡由集团采供部代各生产企业采购的物资,采购合同签订后,由集团采供部采购人员将合同传真至生产企业采购部。
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nbsp;4、计划、仓储主管负责计划汇总、接货、记录,接收报告的出具。仓储、质量部门负责原辅包材的验收,并出具检测报告。并于每月10日、20日将本月收货入库单、检测报告汇总连同原辅料库存数传真至集团采供部。设备由申请部门、工程技术部门验收,并出具验收报告。
(三)、中药材采购:
1、中药材一般应实行招标采购,由于其价格随市场行情波动较大,一般3月需重新组织招标一次。
2、在招标确定了供应商以后,应通过市场调研,上网公布需求信息等途径广泛收集药材价格信息,与供应商协商,不断调整价格。
四、审计监督
采购全过程进行财务监督和审计。
在采购招标、采购询议价、合同签订和采购结算过程中,除有生产、质量、使用部门、工厂维修部门及相关领导参与外,财务、审计部门要全程参与。财务部门主要负责材料价格的核查,审计部门主要负责合同条款的审核和财务支付的事前事后审计。
采购人员要自觉接受财务和审计部门对采购活动的监督和质询。
第4篇 集团企业采购商务管理制度
某集团采购商务管理制度
(接受订单-申请编码-在途监控-提货或接货-办理入库)
一、采购原则:具备条件,方能进行采购。
1、有符合流程及规定销售订单支持。
2、依据市场分析和预测,确能保障销路。
3、依据总公司任务或者月季预算。
二、采购审批规定。
1、商品购入一律实行订单管理制,凡是采购商品(无论是主营商品或外购商品或公司内部进货还是当地采购)均需要填写采购定单。
2、各分公司采购商务根据本公司库存、销售情况,以及随时收集的储运和销售人员提出采购建议,及时填写请购通知单,并上报至主管业务部门经理。
3、主管业务部门经理根据市场及经营情况审批合理采购计划,并签字认可后,报业务副总经理或总经理审批。
4、经总经理审批后采购订单由采购商务员统一执行。
(1)集团内部统一购货,由采购商务人员统一向集团内各分公司订购,确认采购订单生效。
(2)集团外部购入,由采购商务员或指定专人统一购货,并在确认采购订单生效后向商务统计岗申请外购商品编号。
5、分公司采购商务员确认采购订单生效后,应于当日将单据其他联次传送给储运、统计、财务主管。
6、财务人员根据采购订单对到货后入库金额进行复核、监控。储运商务根据采购订单对库房货物存放地点做好接货准备,对货物到货周转情况提供信息。财务主管对资金作出合理安排。
7、对未按定单方式进行管理的商务及负责人进行经济处罚。
8、定单按月分类单独归档、备查。
三、接受采购订单流程。
1、采购商务接受由销售业务部门经理所下采购订单。
2、采购商务审核销售业务部门采购订单,不合格采购订单返回销售业务部门,发出合格采购订单。
3、采购商务将采购订单发给储运商务,由储运商务做接货准备。
4、采购商务负责将采购订单替换成通用格式发给供应商。
四、进口商品付税、付汇流程。
1、销售业务部门发出付税或付汇通知。
2、资金商务填写支票借款单,到财务部审批备案。
3、资金商务传递数据,通知财务部当日用款。
4、资金商务持签字后借款单到财务部借支票。
5、资金商务将支票送到海关或销售业务部门。
6、每周由资金商务报给财务部资金计划,每季报销售业务部门作资金盘点。
五、联系供应商和货运公司、进口商品报关、在途商品监控管理。
1、目的。
(1)开展在途商品管理,监控各分公司、供货商各方面执行货物计划情况,明确各自责任和关系。
(2)监控集团公司总部至外地分公司物资流通过程和货物在各个环节中状态。
(3)在途商品管理工作侧重于对货物在途时间、在途数量、在途金额及供应商发运能力控制。
(4)跟踪集团公司和供应商及分公司之间调拨商品在途时间、数量和金额,为相关部门提供真实和准确在途信息。
2、国内在途意义。
(1)为贯彻集团公司物资管理目标,在各个物资流通环节监控到每一件货物,商务部开展了国内在途业务。
国内在途:主要指分公司之间因内部销售而产生在途商品。
(2)在途商品定义:货款已经支付或虽未付款但已取得所有权,正在运输途中或已运达企业但未验收入库商品。
3、国内在途目的。
(1)监控分公司在途商品管理,明确销售业务部门、运输公司、分公司各方面责任。
(2)对分公司在运输途中产生在途商品数量、金额以及状况进行监控,缩短运输时间,加快物资流通速度,提高资金周转速度。
(3)收集、汇总、加工、整理在途数据,掌握物流信息,根据在途数据进行分析,发现问题促使销售部尽快解决。
4、在途商品确认。
集团公司财务部传递销售给分公司发票清单及销售数据和商务部向地区分公司发送的发货信息及时传送到相应分公司商务统计岗并经对方确认生效后,即视为在途商品。
5、在途商品管理。
分公司商务统计人员每日接收发货信息后,根据实际到货数量统计本公司在途情况,并逐日向集团公司商务部传送在途数据。对超出正常期限在途商品标注、说明,便于供应商及时协调与解决。对未按规定进行监管或虽已监管但未及时准确提交在途信息而造成损失分公司,其损失由分公司分担,同时责任人应写出书面报告上报总经理。
6、国内操作流程。
(1)集团公司商务部采购商务员将到货清单递交商务统计。
(2)商务统计根据《到货登记单》和《商品入库单》及发货清单核减在途商品数量、金额和计算在途时间。
(3)商务统计将到货清单上商品与实际到达商品差异表传递财务部。
(4)财务部依据商务统计传递《到货登记单》和《商品入库单》办理付款手续。
(5)商务统计将在途商品差异信息传递相关部门。
(6)对在途时间监控:掌握商品货运周期。同时,注重发现长期未到,滞留途中货物情况,促使销售业务部门尽快解决提高物流周转速度,加快资金周转,抢占市场。
(7)对商品在途数量、在途金额监控:使分公司掌握在途商品规模及占用资金量大小,促使销售业务部门加紧运输力度,加速资金周转。
(8)对供应商监控:体现在运输货物能力和返款速度,供应商发运能力高低直接影响货物周转速度,周转速度越快越有助于分公司降低货物风险系数,返款速度快慢,影响分公司资金周转及利润取得
(9)生成结果:对分公司在途商品管理,侧重于从商品在途数量、在途金额;在途时间,供货商运作能力方面提供在途信息。
7、国内在途程序所需数据:财务数量+以销未提=统计结存。
(1)销售数据:资金商务收款台销售库数据(已销数)和库房提货数据(已提数)进行核对后,生成已销已提商品数据库,包括销售单号、销售日期、发票号、商品编号、代理编号、数量、单价、金额等内容。
(2)入库数据:各分公司商品入库数据包括入库单号、入库日期、发票号、商品编号、数量、单价、金额等内容。
8、核对依据:以销售方发票号作为核对依据,依据每张发票发票号、商品编号,同分公司入库单上发票号和商品编号自动进行核减生成各地在途商品信息。
9、国外在途商品管理。
(1)定义。
〈1〉在途存货:包括运入在途存货和运出在途存货是指货款已经支付或虽未付款但已取得所有权正在运输途中或已运达公司尚未验收各种存货。
〈2〉商务部在途商品:进口商对集团公司进行销售并开制发票,货物尚未运抵各目的地商品。商务部对在途商品管理主要通过核对进口商发票和分公司入库单据,监控公司在途物资状况,多角度、多侧面反映物资流通状况。
(2)意义。
〈1〉开展进出口商在途管理,跟踪进出口商、分公司各方面执行货物计划情况,明确各自责任和关系。
〈2〉监控进出口商至集团公司或分公司物资流通过程,对货物在各环节中状态进行实时监控、过程监控,检查进、出口商运作能力,降低风险系数。对在途商品管理工作,侧重于对长期在途商品及进出口商发运能力控制。
10、具体物控工作流程。
(1)工作内容:依据进口商发货资料核对公司入库信息,获取在途数据。
(2)进口商发货,商务部采购商务接收各种发货资料流程。
〈1〉商务部采购商务每日接收进口商和销售业务部门各种发货资料。进口商涉及单据有:发货通知书、装箱单、发票、进口发货单、订单。销售业务部门单据:货物清单。
〈2〉商务部采购商务整理各种单据,并分别在登记本中详细记录。
〈3〉核对装箱单与发票中商品品名、型号、数量、金额,保证单据配套性、一致性。
〈4〉核对装箱单与销售业务部门货物清单。检验单据中发票号、发运编号、发货日期、品名规格、数量等信息是否一致,还有货物清单、销售业务部门制定分货计划,还提供货物运抵不同目的地、运输方式、预计到货时间。
〈5〉依据 进口商发货单 核查每周进口商发货规模。
〈6〉单据核对过程中,针对有问题单据向有关各方(进口商、销售业务部门)进行必要信息反馈,补充、更正单据信息,最终进行存档、备查。
〈7〉各种单据审核无误后,将进口商系统发票录入程序中。
(3)货物抵库,商务部商务统计核减在途流程。
〈1〉货物抵库,采购商务人员填写到货登记单和入库单。
实物运抵集团公司,采购商务按到货、入库流程,依据实到货数量填写相应 国外到货登记单 和 入库单 实物运抵各分公司,销售商务开制 销售小票 和内容相对应 国外到货登记单 和 入库单 办理入库。对于实物入库和小票入库,采购商务在途岗可以通过单据上库别栏信息加以区分。
〈2〉每日采购商务在途岗接收商务统计审核后到货登记单和入库单,在单据传递交接过程中要有相应交接手续,记录在册。采购商务在途岗将对国外到货登记单和入库单进行再次审核重点。国外到货登记单和入库单中有效订单号和装箱单号、发运编号等于在途统计息息相关内容,检验单据中各项填制内容是否一致。
〈3〉审核过程中注重进口商系统发票、货物清单、到货登记单、入库单之间对应关系(一张发票针对一张货物清单一张发票对应一张或多张到货登记单;一张发票对应一张入库单;一张到货登记单可对应多张入库单),将审核无误到货登记单录入在途程序中。
〈4〉录入到货登记单后,程序自动核减发票信息,通过报表显示在途变化情况。
(4)单据查询流程。
(5)报表预览、打印流程。
(6)在途数据传输流程。
(7)分析流程。
〈1〉分析主要分月中、月末两次论述在途商品情况。
〈2〉分析角度:在途时间、在途数量、金额、进出口商运作能力。
〈3〉分析重点:统计长期在途商品(在途时间超过一个月),定期向销售业务部门反馈,促使销售业务部门尽快解决。
11、损失调账:货物在运输过程中,因丢失、损坏而产生差异情况,在途岗与销售业务部门协商后,进行账面调整。
(1)属于进出口商责任,造成货物丢失调账方法。
〈1〉货物丢失,销售业务部门查清责任,落实赔偿事宜。
〈2〉销售业务部门开制销售小票,将丢失货物进行销售,即视同销售给索赔责任人。
〈3〉以销售小票、国外到货登记单、入库单入库,采购商务在途岗核减在途商品。
(2)属于运输公司责任,致使货物丢失调账方法。
〈1〉销售业务部门在确认货物丢失的同时通知商务部。
〈2〉销售业务部门落实赔偿、获得索赔款后,将填制索赔通知单,并传真给商务部(要求通知单有销售业务部门经理签章,附有赔偿款的证明资料)
〈3〉商务部商务统计依据索赔通知单,核减在途差异。
12、代运商品:索赔、赠品、配件、样机等货物。
(1)办理原则:所有权属于集团公司销售业务部门,无价格或价格为零代运商品,运抵目的地后,需办理入库手续。
(2)具体操作方式:提供该类商品在途信息,同时,定期反馈代运商品在途情况,督促销售业务部门尽快办理入库。
13、汇总分公司商品在途数量、在途金额一览表。
(1)分公司各销售业务部门在途商品一览表。
控制每批货物在途时间、在途数量、在途金额。对于长期未到货商品,应及时提请销售业务部门重视,确定货物滞留原因,加速运输,缩短货物周转时间,降低或减少货物风险。
(2)分公司销售业务部门主要商品进货概况(按商品大类)。
按销售业务部门主要商品类别汇总、加工、整理商品在途数量、在途金额,比较不同商品占用资金量大小。
14、汇总分公司在途时间一览表。
(1)分公司入库商品货运周期一览表。
(2)分公司在途商品在途时间一览表。
〈1〉控制入库商品运输周期,加快运输力度。
〈2〉明确在途商品在途时间,及在途商品占压资金量大小。
〈3〉监控供货商发运能力,加速货物周转,降低风险系数。
六、商品到货、验收、入库管理。
(一)商品到货、接货和验收管理。
商品到货是库房管理工作开始,是商品验收前期准备工作,其工作好坏直接影响到商品验收工作质量。为保证商品到货和验收工作及时准确完成,提高验收效率,要求对商品数量和规格及外包装质量和运输情况进行检查和确认。采购商务认真按照要求填写单据,保证商品在途管理工作顺利开展,为商品保管保养奠定良好的基础。
1、接货规定:分公司采购商务每天根据总公司发送到货信息,以到货通知单形式于当日通知储运商务,以便其及时组织人力、物力,调剂存货场地。
2、操作流程。
(1)采购商务必须提前三天将需入库商品详细清单交给储运商务,确定商品编号、数量、到货日期。
(2)商品抵达指定库房后,采购商务和储运商务依据到达货物清单共同清点商品种类、拆包、分包点验。按商品的品种、规格、型号核对实物质量和实际到货数量及检查外包装质量,是否破损,把好入库前数量、质量关。
(3)商品验收后,采购商务立即填写《到货登记单》要求做到字迹清楚、数据准确、内容完整、及时迅速。要填写部门、库别、到货日期,在装箱单号处填写供应商全称。详细填写商品的品名及规格、单位、数量,备注栏处填写商品编码和发票号或货单号。如果发票未到达,待采购商务拿到发票后,填写 入库单 备注栏 。单独注明有外包装破损或质量问题商品及数量。双方在《到货登记单》签字确认,各分公司内部调拨商品也要填写《到货登记单》。
(4)《到货登记单》填写后,必须由采购商务、储运商务共同签字确认后方可有效。
(5)商品到库当日(如晚上到货,可在次日)必须办理正式入库手续,填写《商品入库单》。如未能在规定时间内办理入库手续,储运商务有权拒绝发货并责成当事人写出书面报告报总经理或授权人对其进行处理解决。
(6)采购商务和储运商务应妥善保管好到货登记单,以便查询,商务统计根据到货登记单审核入库单正确性,同时便于核减在途数量。
3、《到货登记单》出现错误情况时,储运商务要求采购商务重新办理。
(1)有涂改痕迹,内容和项目不清楚和不完全。
(2)商品编码和规格名称与集团公司不一致。
(3)数量不正确。
(4)《到货登记单》格式、使用说明、单据办理和各联次留存及传递过程。
第一联、采购商务,第二联、储运商务,第三联、商务统计,第四联、财务会计。
(二)商品验收入库管理。
1、入库目的。
(1)为加速商品流通速度,保证工作正常开展和商品入库环节准确性、及时性、完整性。
(2)为商品在途管理和在途控制岗提供基础数据,保证在途控制环节畅通,更好地为销售业务部门服务。
(3)把好审核关,为财务成本核算准确及时提供必要条件。
2、入库操作办法。
(1)商品验收完毕,填写《到货登记单》后,采购商务依据《到货登记单》内容在当日(特殊情况,如晚间到货可在次日)按商品批次和发票内容填写入库单(注意不要将相同商品累加),办理入库手续。采购商务在办理入库手续时,根据《到货登记单》到商务统计处核对商品编号,无误后及时填写《商品入库单》。
(2)入库单由采购商务填写,储运商务签字。
〈1〉按单据规定项数填写商品种类数。
〈2〉填写商品归属部门、库别、入库日期。
〈3〉按照《商品入库单》规定内容填写商品编号、数量、名称、金额。
〈4〉填写《到货登记单》号和供应商名称。
〈5〉《入库单》备注栏处注明到货时间,按照商品顺序填写发票号和金额。
〈6〉相关人员填写姓名及人员编号。
〈7〉特别注意商品编号、名称及规格必须与公司保持一致,要求商务员字迹清楚、内容完整、数据准确和及时迅速。
(3)批量到货如果到货数量不全,采购商务应根据实际到货数量,随时办理入库手续,做好该批商品收欠登记手续。
(4)储运商务先统计到货前数量、后统计到货后数量,再倒挤出到货数量。
(5)填写好入库单应由储运商务签字审核,传真fa_件与原件核对,到货登记单与入库单核对后,并确认后盖章 货收讫 后,方能生效。入库单不得涂改。
(6)消耗品和不必逐个检验商品,由采购商务和储运商务共同清点数量后,当时办理入库手续,填写《商品入库单》。
(7)储运商务依据库房情况整齐码放,及时建立、增加垛卡,登账。
3、出现错误情况,储运商务拒绝办理。
(1)有涂改痕迹,项目内容不清楚,不完全。
(2)缺少采购商务和总经理或授权人签字。
(3)商品项数超过单据规定要求。
(4)商品编码和规格名称与集团公司不一致。
(5)《商品入库单》格式与使用办法。
第一联、储运商务记账,第二联、财务会计存档,第三联、商务统计记账,第四联、采购商务存查。
5、入库核算:商品、材料入库后,经办人应持入库单第二联(即财务联)增值税发票的发票联和抵扣联,及时到财务部办理付款或报销手续。财务根据入库资料及发票、定单信息经复核无误后及时做商品增加账务处理。
(三)外购商品管理。
1、外购商品规定:由于经营需要而到集团外部采购货物行为属于外购管理范围。
2、操作流程。
(1)采购商务或销售人员进行采购前,应填写 请购通知单 由总经理或授权人签字确认后方能到财务借款外购。
(2)借款后必须在一周内办理完验收、报销手续。
(3)采购商务或销售人员在进行赊销采购前,应由总经理或授权人签字同意,并填写赊销采购专用 欠款登记单 ,同时单据上加盖本公司公章方能进行欠款采购。
(4)一次性外购必须办理直接入库、出库手续,办理时必须持入库单、与之对应销售单,并持实物进行验收。
(5)特殊情况不能持实物验收,应经过总经理或其授权人审批同意,并持用户收货证明,方可办理入库手续。
(6)凡外购商品一律办理入库手续,办理时到储运商务处验收后加盖 货收讫 章,方能到财务报销。
(7)销售单与入库单编号、名称、数量必须一致,销售金额必须大于入库金额,确保有合理毛利。
(8)一次性外购商品不允许有库存积压。
(9)必须由采购商务或指定专人办理采购、报销、验收手续。
(10)外购商品不允许做欠款销售。
(11)如不符合规定,应报分公司总经理审批后方能办理验收手续。
(12)一次性外购为便于统计与管理,应把入库单与销售单捏对粘贴,进行入账和留存。
(13)所有外购商品实行比率控制,一般不得超出当期进货额(除税)7%,特殊情况需报分公司管理部门批准。
(14)商务员或销售人员因违反规定而带来一切后果,均视同个人行为,并不代表公司名义,公司不承担任何责任。
3、有关一次性外购特殊规定:非本公司主营产品,为满足用户特殊要求或为销售合同执行,而一次性采购商品。
(四)暂存商品管理。
1、范围:符合条件,可以办理暂存手续。
(1)接货时由于发现包装破损或严重质量问题暂不能办理入库商品。
(2)由采购商务负责与供应商交涉联系解决某些问题,而暂不能及时办理入库手续。
(3)公司已经处理后积压及报废商品。
(4)由于其他原因经总经理批准暂时放置库房里商品。
(5)待点验商品:商品已到,尚待验收入库商品,当月份终结,仍应包括在 商品采购 账户余额内。
2、规定。
(1)暂存商品应单独设置库区,与正式商品区别码放。
(2)进入暂存库货物应填写《暂存入库单》,领取暂存库货物应填写《暂存出库单》。
(3)对于暂存库货物,应设立备查账,随时登记入库、出库情况。
(4)对未按规定手续办理而而造成损失,上报总经理或授权人对当事人进行处理解决。
(5)单据格式及使用说明:第一联、经办人存查,第二联、商务统计记账,第三联、储运商务记账。
(五)购入商品计价:按实际价值入账:买价+买方负担外埠运费、装卸费、保险费+途中合理损耗+关税估价。
1、集团公司内购入存货:其估价入库依据应是集团公司提供 发票清单及销售记录 。
2、集团公司外购入存货,其估价入库依据应以采购订单注明价格扣除税后估价入库。
3、凡是按估价成本入账,在收到发票等结算凭证后均需调整为实际成本。
(1)如估价金额与实际金额一致,只做账务分录调整,可用原入库单复印件。说明内容:原入库单号、估价账务时间、凭证号。
(2)当估价金额与实际金额不一致时,必须冲销原入库单,重新办理入库手续,财务据此处理账务。
4、公司用现金采购进货要有供应商已收款证明,收取供应商进货发票,没有发票则不能入账。
5、如果供应商不开进项发票,则公司采购进货费用不能通过银行结算,支付现金或通过内部账户。
6、进货发票在同一个月内入账,可不受开票日期限制,否则要用暂估价入账。
7、暂估价入账需要有上一批次进货发票复印件或暂估价抵扣凭证。
8、供应商销货清单即本公司进货清单,需要有发票专用章和财务专用章,填写不含税价。
第5篇 集团公司集中采购管理制度
《__ __ 集团集中采购管理制度》
第一章总则
第一条 目的
为加强整体采购计划管理、提高采购效率、降低采购成本，保障集团各单位经营活动所需物品的正常供应，特制订本制度。
第报表》
附表8：《单位销售工作月报表》
附表9：《单位销售工作季报表》
附表10：《单位销售工作年报表》
附表11：《集团各单位销售统计工作日报表》
附表12：《集团各单位销售统计工作月报表》
附表13：《集团各单位销售统计工作季报表》
附表14：《集团各单位销售统计工作年报表》
附表15：《单位租房及装修工作日报表》
附表16：《单位租房及装修工作日报表》
附表17：《单位租房及装修工作日报表》
附表18：《单位租房及装修工作日报表》
附表19：《集团各单位销售统计工作日报表》
附表20：《集团各单位销售统计工作月报表》
附表21：《集团各单位销售统计工作季报表》
附表22：《集团各单位销售统计工作年报表》
集团财务管理中心 年6月
第6篇 某物业集团采购管理制度
为规范物业集团的采购工作,提高采购效率,特制定本制度。
第一章 总则
第一条 物业集团所属各物业公司/管理处的行政管理部是采购工作的主要责任部门。行政管理部设专职采购员具体负责采购工作。
第二条 各物业公司/管理处必须选择人品良好、诚实正直的员工担任采购员职务,采购员必须由具有广州市户籍的人员进行担保。
第三条 采购物品的种类分为工程耗材类、保洁用品类(含园林、绿化设备)、保安装备类、消防器材类、经营物料类以及办公用品类。
第四条 物业集团全面质量管理办公室(以下简称全质办)负责对物业集团本部、各物业公司/管理处的采购活动进行监督和检查。
第二章 采购程序及管理
第五条 一般采购活动必须严格按照申报、审批、采购的程序进行。
第六条 各物业公司/管理处各部(室)必须于每月25日前申报下月的采购计划,填写《采购物品月计划审批表》,经楼盘负责人审批签字后交行政管理部采购员。
第七条 物业集团各部(::室)的采购计划参照以上的程序进行申报,经物业集团负责人审批后,交物业管理总部行政管理部采购员进行采购。
第八条 非计划内的临时采购必须填写《采购物品审批表》,经物业集团负责人或楼盘负责人审批后交采购员进行采购。
第九条 各物业公司/管理处根据采购物品的分类和实际需要,分别选择至少三家供货商作为待选对象。供货商的选择以便捷、高效为原则。
第十条 各楼盘负责人、行政管理部负责人、申购部门负责人和采购员组成供货商评估小组,负责对待选供货商的资质、产品质量、产品价格、企业业绩、服务态度、企业信誉等方面进行评估,并填写《供方评价表》。供货商评估小组的所有人员必须在《供方评价表》上签字。
第十一条 楼盘负责人根据《供方评价表》最终确定1-2家固定供货商,并在《合格供方名录》上签字批准。《供方评价表》和《合格供方名录》必须上报物业集团全质办备案。
第十二条 确定固定供货商后一周内,各物业公司/管理处与其签订供货合同,合同有效期一般为三个月。供货合同中必须(但不限于)注明以下内容:
1、供货产品的质量要求(必须是品质优良的合格产品);
2、送货的时间和地点要求(必须在指定的时间内送货上门);
3、物品的价格要求(::确保是市场上同类同质量产品的最低价格);
4、货款的结算时间与方式(一般为月结);
供货合同必须报物业集团全质办备案。
第十三条 采购员必须在接单次日起的三天内,与固定供货商联系送货事宜,并完成送货。有具体时间要求的,按照规定时间完成采购工作。
第十四条 如遇紧急情况需要采购一般物料的,由使用部门的负责人在征得楼盘负责人的口头同意后,由采购员和使用部门的有关人员一起进行现场采购。事后使用部门再以专题报告的形式上报楼盘负责人审批,凭楼盘负责人的签字办理报销手续。
第十五条 涉及采购某些专利技术产品和市场垄断产品的,由使用部门说明相关情况,并以专题报告的形式上报楼盘负责人或物业集团负责人审批后进行采购。
第十六条 物品送达楼盘后,仓管员和所属部门的相关人员必须一同对物品进行验收和检查。对于合格的物品,必须及时办理入库手续。
第十七条 供货合同到期前15天,供货商评估小组必须召开专题会议,总结前期供货商的综合表现,确定是否续约。如确定不予续约,则按照第十条至第十二条的程序重新确定新的固定供货商。
第三章 固定资产采购程序
第十八条 物业集团各部(::室)、所属物业公司/管理处各部(室)需要申购固定资产(系统产品附属的设施设备除外)的,必须以专题报告的形式上报。
第十九条 固定资产申购的审批必须严格按照相关的权限进行。
第二十条 申购报告经审批的最高领导审批后,由各物业公司/管理处采购员、使用部门以及第三方分别寻找三家供货商进行比价,最后由楼盘负责人根据产品价格、产品质量等组织进行开标。采购员根据开标结果进行采购。
第四章附则
第二十一条 各物业公司/管理处可根据本制度和楼盘的实际情况,制定相关的实施细则和考核办法。
第二十二条 本制度由物业集团业务总部负责解释。
第二十三条 本制度自发布之日起实施。
第7篇 某某房地产集团全国性材料物资采购供应管理制度
某地产集团全国性材料物资采购供应管理制度
第一章总则
一、全国性材料物资定义:由集团统一招标、签订年度合同,广州zz材料设备有限公司(以下简称材料设备公司)或地区公司负责采购供应的材料物资。
二、材料设备公司及地区公司主要负责全国性材料物资采购供应工作。
三、地区公司工程技术部负责该地区全国性材料物资计划审核、申报工作。
四、集团管理中心负责全国性材料物资配送监督管理及地区公司材料计划审批工作。
五、地区公司预决算部负责施工单位所用全国性材料物资款核算工作。
六、集团财务中心、地区公司财务部负责全国性材料物资财务核算及款项代付代扣工作。
第二章全国性材料物资采购供应方式
一、由材料设备公司统一采购供应给施工单位的材料:
人造砂岩、外墙砖、仿石砖、仿古砖、涂料、水泥瓦(含西瓦)、卫浴五金、洁具(含陶瓷、龙头)、抛光砖、瓷片、开关面板插座、墙纸、吸顶灯(含筒灯)、园林灯具、水晶灯、橱柜、入户门、户内门、门锁五金、木地板、阳台栏杆、铁艺门及围墙栏杆、室内铝合金飘窗台栏杆、电线电缆、pvc及ppr等管材管件、防水材料、地弹簧、排气扇。
二、由材料设备公司统一采购供应给地区公司的材料物资:
厨房电器、对讲机、楼盘电瓶车、酒店会所物资(含乒乓球桌及挡板、钢琴、桌球台、健身器材、休闲沙发按摩床及技师凳、浴室防水电视、客房冰箱、保险箱、落地灯、台灯、电话机、清洁设备)、安全帽、保安装备、广告伞、制服。
三、由集团签订年度框架协议、地区公司负责签订合同并采购供应的材料设备:
淋浴间隔、智能化产品(含停车收费系统、监控系统、可视对讲系统、数字硬盘录像机)、户内配电箱、弱电箱、给水阀门、钢塑复合管及管件、小型中央空调、空调机组、风机盘管、发电机组、电梯、变频供水设备、铝合金门窗、公共区配电柜、垃圾桶及园林休闲椅、变压器、高低压开关柜、低压母线槽、高压电缆。
四、全国性材料物资增减的管理:材料类别的增减由管理中心负责报董事局主席审批;具体型号的增减由设计院或园林集团负责报董事局主席审批。
第三章全国性材料物资样板管理
一、归档原始样板:须由供货单位、材料设备公司、设计院或园林集团、招投标中心四方签名或盖章确认,仅封存一套于材料设备公司。
二、验收原始样板:须由供货单位、材料设备公司、设计院或园林集团三方签名或盖章确认,由材料设备公司负责发放。原则上验收原始样板于封存后3天内下发、新项目材料进场20天前下发,地区公司每个项目各1套(由工程部签收),总工室1套,材料设备公司驻地配送质检部各1套,设计院或园林集团1套,供货单位1套。
三、验收原始样板可采用实物、实物小样、图片资料等形式。
四、所有材料物资样板须登记造册,由使用部门自行管理。
第四章全国性材料物资采购供应合同的管理
一、全国性材料物资年度购销合同的签订
(一)全国性材料物资由集团常务招投标小组招标定标,材料设备公司负责签订年度合同。
(二)年度材料物资的定标、合同须报董事局主席审批。
(三)年度合同需签订补充协议的须报集团总裁审批。
二、三方协议及供货合同的签订
(一)地区公司在签订施工合同时,须列出该项目所需的全国性材料物资明细。
(二)材料设备公司在签订供货合同时,须列明产品代码和类别。
(三)地区公司在签订施工合同时,须同时签订三方协议及供货合同。材料设备公司于每月10日前将未签订“三方协议和供货合同”施工单位的名单提交集团财务中心,财务中心必须停止该单位的工程进度款,直至其签订为止。
(四)三方协议及供货合同由材料设备公司自行审批。
三、合同文本的管理:档案中心、财务部存档合同原件各壹份。
第五章全国性材料物资计划管理
一、材料计划种类:年度材料计划、三月材料计划、月度实际用料计划。
二、计划模板的编制:
(一)设计院、园林集团和材料设备公司共同下发《全国性材料物资使用手册》及《全国性材料物资统一标准表》,并注明材料编码、品名、规格型号、使用位
