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印鉴管理制度是企业内部管理的重要组成部分，主要涉及印章的制作、使用、保管、废弃等一系列环节，旨在确保企业印章的安全和有效运用，防止潜在的风险和损失。
包括哪些方面
1. 印章制作规定：明确印章的种类、规格、材质等要求，以及制作流程和审批权限。
2. 印章使用规定：设定印章使用的审批程序，规定何种文件可以使用印章，以及使用印章的具体要求。
3. 印章保管规定：确定印章的保管责任人，制定安全保管措施，防止丢失或滥用。
4. 印章登记制度：建立印章使用记录，以便追踪和审计。
5. 印章废弃处理：规定印章废弃的条件和程序，防止废弃印章被恶意利用。
6. 印章责任追究：明确违反印章管理制度的责任人及处理办法。
重要性
印鉴管理制度的重要性不言而喻。印章是企业法定的代表，其使用直接关系到企业的法律效力和信誉。一套健全的印鉴管理制度能防止伪造、滥用印章带来的经济纠纷，保障企业的合法权益，同时也是企业合规经营、防范风险的重要手段。
方案
1. 制定详尽的印章管理政策：根据企业实际情况，制定具体、可行的印章管理规章制度，并定期进行修订和完善。
2. 培训和教育：对员工进行印章管理知识的培训，提高他们的风险意识，确保他们了解并遵守相关规定。
3. 实施印章使用审批流程：设立严格的审批机制，所有印章使用必须经过相关部门和负责人审批。
4. 设立专门的印章保管部门：由专人负责印章的保管，确保印章的安全。
5. 定期审计：定期对印章使用情况进行审计，发现问题及时纠正。
6. 强化法律责任：对于违反印章管理制度的行为，应严肃处理，必要时追究法律责任。
通过上述方案，企业可以构建一个严谨、有效的印鉴管理制度，从而保障印章的安全使用，维护企业的正常运营和合法权益。
印鉴管理制度和表范文
第1篇 h市医院印鉴公函管理制度
市医院印鉴、公函管理制度
一、公用印章管理
(一)公用印章要专人保管,一般不得将印章携带出医院或单位以外,以防丢失、乱用。因特殊情况需要带出时,须经主管领导批准,违者要追究有关人员的责任;
(二)不得超越范围使用印章;
(三)印章管理人员要了解用印意图,根据管理规定加盖公章;
(四)凡涉及合同协议等重要内容的,用印后要在印章使用簿上进行登记,登记项目包括用印时间、用印内容、批准人、用印单位、承办人等。
二、公函管理
(一)医院开写的所有公函(包括介绍信)要按规定顺序编号,并留下存根备考;
(二)介绍信内容要填写具体明确,不准含糊笼统;
(三)介绍信要填写有效日期,不准无限期使用;
(四)严禁开空白介绍信。确因工作需要必须带空白介绍信时,须经领导批准,持空白介绍信者事后要说明使用情况,并交回剩余空白介绍信;
(五)公函或介绍信开出后,不要随意涂改,如确因情况变化需要涂改时,必须在涂改处加盖公章证实,否则由于涂改而产生的不良后果由持函(信)人负责。
第2篇 房地产销售合同印鉴顾客资料管理制度
一、购房合同签署及管理办法
为规范公司合同签署及文档管理,做好部门协同工作,特制定本办法:
领用购房合同(以下简称合同)
销售部根据需要可一次性从办公室领取空白合同(已盖章)五十份,并登记合同编号。销售部应指定专人保管空白合同,并对领用者进行登记。因误填等原因作废的空白合同须交回办公室销毁。如有丢失,应即时通知办公室,并根据合同编号登报声明。
签署过程
1、购房合同由销售部人员(法人代表委托授权)负责签署,合同正本一式两份至五份,销售部应将公司留存的原件全部交办公室档案员保管。
2、收取定金:客户定金在5000元(含)以下的,由销售部指定人员收取,并在当日交到财务部;定金在5000元以上的,由财务部收取,出纳应以最快速度到达销售现场,时间不得超过40分钟。
合同条款的依据(公司方)
1、合同面积以总工室出具的《__暂测面积》为标准。以非标准分割单位出售,须经总工室测定,总经理签字认可。
2、合同金额以总经理签发的《__价格报告书》为标准。以低于标准的价格出售,须经总经理同意。
3、付款方式、::违约责任、设计变更、质量承诺、产权登记、物业管理、保修责任等各项事宜均以总经理签发的有关文件为标准。
4、以上标准应交办公室存档,财务部备份。
合同更改
因某种原因须更改合同,经双方协商后(公司方必须经总经理同意),签定程序同上。作废合同处理办法同上。
合同查询及使用
1、办公室将合同内容录入公司局域网供有关人士查询;
2、办公室负责合同资料的准确性、及时性、保密性;
3、查询权限为公司总经理、副总经理、销售部正副经理及该合同签署人,财务部正副经理、办公室正副主任及合同保管员;
4、调用或查看原件的权限为总经理、副总经理、销售部经理、财务部经理、办公室主任。其余人员须经以上人士同意,方能调用或查看。
合同内容审查
财务部根据合同条款为依据,及时(三个工作日内)对每份合同进行审查,如有不符合标准情况,须立即与总经理核实。
报表统计
财务部根据合同汇总销售报表,并通过邮件方式每周呈总经理,报表主要参数指标为:客户姓名、签约日期、成交面积、成交金额、已付金额、未付金额、本月应收款、本季度应收款、本年度应收款等。
二、销售部印章的使用和管理:
1.销售部的印章由内管员负责保管。印章的使用只限于公务用途。
2.员工使用印章时必须填写《印章使用登记表》,说明用途,由内管员审核后方可盖章。
3.发现有非法使用印章的员工将被立即开除。
三、顾客资料的管理:
对凡到各售楼处看房的来访客户,售楼员都必须详细、认真地记录有关资料,由项目经理负责整理和管理,各售楼处的客户资料共享。
第3篇 投资公司资金财务部支票印鉴密码器管理规定
城建投资公司资金财务部支票、印鉴、密码器管理规定
根据会计法及会计规范相关规定,为确保公司资金安全,规范支票、印鉴、密码器管理特制订本规定。
一、范围:
1、财务印鉴:财务章(____城市建设投资有限公司财务专用章)、法人章(李国华)
2、支票:现金支票、转账支票
3、密码器:__银行密码支付器
二、保管:
1、财务章由公司资金财务部负责人保管。
2、法人章、支票、密码器由公司出纳保管。
三、使用:
1、出纳根据签批手续完整的单据填写支票,填写支票支付密码,盖法人章,并在支票使用簿中逐笔进行登记。
2、财务负责人审核支票无误后盖公司财务章。
3、支票领用人在支票使用簿及支票票根上签字后方可付出支票。
4、如果财务部其中一人外出,必须将财务章或法人章交到公司综合办公室负责人处,此时原则上不支付各种款项,紧急情况需要签发支票,可以通过电话委托公司综合办公室负责人代盖章。
5、公司其他部门需要使用财务印鉴,必须填写公章使用申请单,经公司领导批准后才能使用。
6、公司财务印鉴原则上不能带出公司,特殊情况需要外带使用,必须填写公章使用申请单,经公司领导批准后才能借出,且当日必须归还。
九、本规定从20__年9月1日起执行。
第4篇 酒楼支票、发票、印鉴管理制度
酒楼支票、发票、印鉴管理制度
一、支票管理
1、酒楼必须在当地信誉较好的银行开立账户,办理存款、取款、转账业务。
2、为保证资金的安全,不得在同一银行开立几个账户,同一酒楼的两个银行账户之间不得转账结算。
3、不得出租、出借或转让银行账户给其他单位和个人使用。
4、支票由出纳员保管(放入保险柜)。支票使用时须填写空白支票签发领用登记薄,填写收款人、日期、用途、金额、支票号码,经批准后加盖印章,领用人签字备查。
5、对于填写错误的支票,必须加盖作废戳记,与存根一起装订在当月的凭证内,并在银行存款日记帐中作相应登记。
6、不得签发空白支票和远期支票。
二、发票管理
1 .建立发票领用登记表,领用发票时须由领用人签字。
2.出纳员应随时掌握发票购、用、存情况,避免发票短缺影响正常营业。
三、印鉴管理
1、各种印章必须由各责任人妥善保管,严格按照规定用途使用。
(1)财务专用章由财务会计保管。
(2)留存银行私人印鉴章由出纳保管。
2、签发支票或其他业务需盖章时,必须由保管人亲自盖章。印章不得随意借给他人,否则由此引发的问题由保管人员负连带责任。
3、印章交接必须办理书面手续;印章移交给非规定人员,须经董事长审批。
第5篇 商务酒店支票发票印鉴管理制度
商务休闲酒店支票、发票、印鉴管理制度
1、酒店必须在当地信誉较好的银行开立账户,办理存款、取款、转账业务。
2、为保证资金的安全,不得在同一银行开立几个账户,同一酒店的两个银行账户之间不得转账结算。
3、支票由出纳员保管(放入保险柜)。支票使用时须填写空白支票签发领用登记薄,填写收款人、日期、用途、金额、支票号码,经批准后加盖印章,领用人签字备查。
4、对于填写错误的支票,必须加盖作废戳记,与存根一起装订在当月的凭证内,并在银行存款日记帐中作相应登记。
5.出纳员应随时掌握发票购、用、存情况,避免发票短缺影响正常营业。
6、签发支票或其他业务需盖章时,必须由保管人亲自盖章。印章不得随意借给他人,否则由此引发的问题由保管人员负连带责任。
7、印章交接必须办理书面手续;印章移交给非规定人员,须经董事长审批。
第6篇 医院行政工作制度-印鉴管理规定
医院行政工作制度--印鉴管理规定
印章具有法律性、权威性和效用性,是单位的身份象征,受法律保护也承担相应法律责任。为了加强对印鉴的管理,特作如下规定:
1、医院所有印鉴均由医院院办公室统一刊刻,医院办公室留取印模,登记后下发。
2、公章保管使用必须指定责任人,由敢于坚持原则的专人管理。
3、坚持谁盖章谁负责的原则,严禁违反原则用印。
4、坚持盖哪一级规章,由哪一级负责人批准,并承担相应的责任。
5、必须妥善管理好公章,防止丢失或被盗,一旦发生丢失必须及时上报院办,并采取相应措施。
第7篇 某党校印鉴管理使用规范
党校印鉴管理使用规范
为进一步建立健全印鉴管理制度,加强用印管理,严格审批手续,使机关工作更加规范化,制定本规定。
一、印鉴种类与管理
(一)党校印鉴种类:中国**党zz市委员会党校印章;zz行政学院印章;中国**党zz市委员会党校办公室、工作处、组织处、教务处、科研处、行政干部培训处、行政处、财务科印章;中国**党zz市委员会党校食堂财务专用章;_zz市委党校工会委员会印章;_zz市委党校工会经费审查委员会印章;_zz市委党校工会女工委员会印章;_山东省委党校干部业余教育学院zz分院印章;中央党校函授学院山东分院zz学区印章;中国**党zz市委员会党校招生办公室印章;_山东省委党校干部业余教育学院zz分院钢印;中国**党zz市委员会党校钢印;常务副校长印章。
(二)中国**党zz市委员会党校印章,zz行政学院印章,中国**党zz市委员会党校办公室、工作处印章,_zz市委党校工会委员会印章,_zz市委党校工会经费审查委员会印章,_zz市委党校工会女工委员会印章,中国**党zz市委员会党校钢印,常务副校长印章,由党校办公室副主任保管。中国**党zz市委员会党校组织处、教务处、科研处、行政干部培训处、行政处、财务科印章,由所属处(科)处(科)长或处(科)长指定专人保管。中国**党zz市委员会党校食堂财务专用章,由财务科长或科长指定专人保管。_山东省委党校干部业余教育学院zz分院印章,中央党校函授学院山东分院zz学区印章,中国**党zz市委员会党校招生办公室印章,_山东省委党校干部业余教育学院zz分院钢印,由业教处处长或处长指定专人保管。
二、印鉴使用
(一)使用_zz市委党校印章,zz行政学院印章,常务副校长印章,须经办公室主任或常务副校长批准。使用中国**党zz市委员会党校办公室、工作处印章,须经办公室主任批准。使用_zz市委党校工会委员会印章,_zz市委党校工会经费审查委员会印章,_zz市委党校工会女工委员会印章,须由工会主席批准。使用中国**党zz市委员会党校组织处、教务处、科研处、行政干部培训处、行政处、财务科印章,须经所属处(科)长同意,并由分管领导批准。使用_山东省委党校干部业余教育学院zz分院印章,中央党校函授学院山东分院zz学区印章,中国**党zz市委员会党校招生办公室印章,_山东省委党校干部业余教育学院zz分院钢印,须经业教处处长同意,并由分管领导批准。使用中国**党zz市委员会党校食堂财务专用章,须经财务科长同意,并由分管领导批准。
(二)如因工作需要使用印鉴时,印章使用人员、管理人员必须认真填写《印章使用登记表》,明确所盖印章的内容、数量、经手人及批准领导,并及时归档备查。
(三)外单位因工作需要使用党校印鉴,须凭单位介绍信,经办公室主任同意,并由校领导批准后方可使用。
三、不得办理空白介绍信、空白表格的盖章。
四、不得以任何理由将印鉴带出私自用印。确需带印鉴外出使用时,须经办公室主任同意,并由校领导批准,按职责范围由专人带印随从。
五、办公室主任、各处(科)长对印鉴的管理和使用负责。印鉴管理人员要坚持原则,严格执行本规定。
六、各处、室(科)要依照本规定,加强对本处、室(科)印鉴的管理。
第8篇 电池公司印鉴管理制度
电池有限公司印鉴管理制度
一、公司印鉴的使用一律由主管部门领导签字许可后报总经办办公室主任,总经办办公室主任同意后方可盖章,如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。
二、公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文,应统一到总经办备档。
三、公司一般不允许开具空白介绍信,证明,如因工作需要或其他特殊情况确需开具时,必须经主管部门领导签字批条方可开出,持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途,未使用的必须交回。
四、盖章后出现的意外情况由批准人负责。
五、责任:有下列情形之一的,对直接责任人予以通报批评或行政处分,并处经济处罚或调离工作岗位;构成犯罪的,移送司法机关依法追究刑事责任:
1.未经许可擅自携带公章外出者;
2.擅自使用公章的;
3.对未经审核确认使用公章,导致公司受到重大影响的;
4.恶意使用公章,致使公司造成重大经济损失的;
5.保管人因工作失误造成公章丢失的;
6.私自刻制公章;
7.其他因公章使用损害本企业的行为。
六、本办法由总经办负责解释,自颁布之日起正式实施。
ee电池有限公司
总经办
二o__年元月二十日
第9篇 药业企业印鉴证照管理制度
__药业印鉴证照管理制度
1.目 的
为了规范公司印鉴证照的使用,加强对印鉴证照的管理,保证印鉴证照的使用符合公司需要,特制定本制度。
2.适用范围
本制度适用于总公司,各分子公司应制定细则报总公司批准后执行。
3.权责说明
3.1公章、合同专用章、法定代表人章等由专人保管,财务专用章由分管领导指定专人保管。
3.2各部门印章由各部门指定专人负责保管。
4.印鉴保管
4.1公司印鉴及各部门印鉴必须加锁保管,不能随意放置。
4.2印鉴不准出室,原则上严禁外借,特殊情况须书面申请并经批准后,在保证安全的情况下方可带章外出。
4.3如因管理不善,造成事故,视情况追究保管人和用印人的责任。
5.印鉴使用
5.1印鉴使用由用印人填写用印申请表提出申请,经部门负责人和分管领导批准后用印。各部门印章的使用由部门负责人签字即可。否则,印鉴管理人应拒绝用印。
5.2印鉴保管人应在印鉴使用登记表上记录文件名称、页数、份数、申请盖章部门、经办人、日期等用印事项。印鉴管理人应保留1份用印文件原件,按公司规定送办公室存档。
5.3不得开具盖有印鉴的空白介绍信、证明或者在未写字的页面上加盖印鉴。如因工作需要或其他特殊情况确需开具时,必须由分管领导书面同意,领用后必须报告使用情况并将复印件返回印鉴保管人存查。未使用的必须交还印鉴保管人。
5.4公司所有需要盖印鉴的介绍信、证明及对外开出的任何公文等,须统一编号登记,以备查询、存档。
5.5公司公章、合同专用章、财务专用章等必须专章专用,严禁混合代用。
5.6在不影响公司声誉,不会给公司带来任何可能的损失的情况下,经分管领导同意,可为公司员工出具的证明、介绍信、申请等材料加盖公章。
5.7已通过审批的合同凭合同审批表盖章。
5.8总公司人员需加盖各分子公司印鉴仍按本制度执行。
6.证照使用
6.1证照使用必须符合国家及公司规定,严禁外借。
6.2证照原件原则上不得带出公司,如遇特殊情况需相关部门负责人同意并报分管领导批准,并在办好借用手续后方可借出,用后必须及时归还。
6.3证照复印件的使用:必须经相关部门负责人同意并报分管领导批准后方可复印证照,并在证照复印件上盖仅限于_____使用条章,写明用途。
7.附则
7.1 本规定由总经办负责解释。
7.2本制度施行后,凡既有的类似规章制度或与之相抵触的规定即行废止。
7.3本规定经总经理批准后自颁布之日起执行。修改时亦同。
附:
第10篇 企业公司印鉴管理制度
企业集团印鉴管理制度
第一条 范围
本制度规定了公司印鉴管理的内容和形式。
本制度适用于公司的公章(向主管机构登记的公司印章及特定业务专用的公司印章、部门章、业务专用章及董事长、董事长和财务人员名章等印章)的管理和控制。
第二条 职责
一、公司行政部是公司印鉴管理的归口管理部门,负责对本制度的执行进行监督管理。
二、监印人员负责印鉴的保管、盖用和换(补)发等工作。
第三条管理内容与方法
一、监印人员
1、各种印章均须有专人负责监印。公司公章、特定业务专用的公章、董事长名章及董事长名章的监印人员由本公司董事长指定任用;各部门印章及经理名章由各部门经理指定监印人员。
2、财务专用章的保管、监印还必须符合会计规范要求。财务章仅用于各种款项的收支,在开户银行印鉴卡上备案的印鉴不得由出纳一人管理。对加盖印鉴的文件要保留原件或复印件并与《印鉴使用登记表》一起保管。
3、监印人员不在时,应由指定代理人监印,代理人亦按上述制度任用。
二、印鉴的核定及制发
1、公司的印鉴、董事长名章均由行政部统一核定、制发。
2、各部门公章、部门经理名章、特定业务主管名章经董事长核定后,由行政部统一制发。
三、印鉴的换发、补发
1、印鉴印文磨损申请换发时,由监印人员填具《换发印鉴申请表》,并且拓具印模,标明制发日期,按《印鉴的核定及制发》制度送请主管领导(即负责核定人员,下同)核定后,由制发部门换发。
2、印鉴毁损或遗失时,监印人员除向该印鉴登记机构报备并依法公告作废外,应填具《补发印鉴申请》,标明原印鉴的种类、内容、字体、制发日期、毁损或遗失经过及失职人员的议处,并依《印鉴的核定及制发》制度送行政部核定后补发。补发印鉴的印文字体应有异于原印,以兹区别。
四、 印鉴的缴毁
1、公司或各部门废弃、撤销或遗失寻获的印鉴,应由监印人员于一周内送印鉴制发部门(行政部)呈请核定,并予以检查、登记,将其撤销。未经主管领导批准,上述印鉴不得继续使用。
2、印鉴制发部门收到的应缴销印鉴,酌情予以保存或截角注销。
五、印鉴盖用
1、公司和各部门行文盖印,在经主管领导签发后,送请监印人员按本公司的公文管理办法,在函件、文稿及底本上盖印,并予以登记。
2、其他文件需盖印者,经办人员应填具《印鉴使用申请表》,经公司领导批准后凭此表盖印。
3、特别使用频繁的业务专用章,如财务专用章等,经公司董事长同意可以不必填写《印鉴使用申请表》,但应加强监督、专人保管、专人负责。
4、监印人员不得在空白纸或空白介绍信、空白支票等未填制完备的文件上加盖有关印鉴,如遇特殊情况需盖印,要经印鉴主管领导签批,并承担相应责任。
六、印鉴的管理
1、监印人员(或监印代理人员)负责印鉴保管,如有印鉴遗失或误用之事监印人员负完全责任。
2、非主管领导无权批准使用非权限内印章。
3、未经主管领导批准,任何人不得私自将公章带离公司办公区域。确因办理业务须携带印章外出者,应填写《印鉴使用登记表》,经行政部经理审查、主管领导批准后,方可借用。使用完毕应及时归还,印章管理人员应注明归还时间。
4、印鉴制发部门应指定专人负责印鉴的制发、换发、补发、检查等管理工作,并建立《印鉴启用登记表》,拓具印样,装订成册,加强管理。
5、主管领导,监印人员或印鉴管理人员交接时,应拓具印模样本列册专案移交,并报送印鉴制发部门。
第11篇 物业财务财务印鉴管理专项制度
物业财务管理专项制度之财务印鉴管理制度
1、各管理处所有财务印鉴应设专人负责保管(目前财务印鉴统一由物业公司财务部保管)。
2、各管理处的财务印鉴应按照内部牵制制度分人负责保管(如适用)。
3、各管理处的财务印鉴使用应建立登记制度。
4、各管理处的财务印鉴使用情况应定期编制印鉴使用情况汇总表上报总部备查。
5、负责保管印鉴的专人休假时,所有印鉴必须由财务经理负责保管,并且必须办理交接手续。
第12篇 物业公司支票收据发票财务印鉴专用章管理标准作业规程
物业公司支票、收据、发票、财务印鉴专用章管理标准作业规程
1.0目的
规范支票、收据、发票、财务印鉴专用章的管理工作,确保公司支票、收据、发票、印鉴专用章得到安全保管和合理使用。
2.0适用范围
适用于物业管理公司的支票、收据、发票、财务印鉴专用章的管理工作。
3.0职责
3.1财务部出纳负责按本规程购买、保管、使用空白支票。
3.2财务部主管负责发票专用章、财务专用章的保管以及支票、收据、发票管理的监督工作。
4.0程序要点
4.1支票的管理程序。
4.1.1支票的购买和保管程序:
a)出纳应按银行的相关规定到开户行购买支票;
b)出纳应将新购回的空白支票安全、妥善地存放在保险箱内。
4.1.2支票的使用程序及注意事项:
a)因业务需要使用支票的人员,应按《费用报销审核标准作业规程》中的相关规定进行支付项目的审核及审批;
b)出纳根据审核、审批手续完整的支付证明按《银行存款管理标准作业规程》中的相关规定填写支票;
c)内容填写完整的支票应按《银行存款标准作业规程》中的相关规定加盖银行印鉴章;
d)出纳应将内容填写完整的支票存根联与支付证明一起在支付当天交会计审核后,按相关规定进行相关的账务处理;
e)支票交付时,出纳应编制《支票使用明细表》,并由收票人在支票存根联及《支票使用明细表》上签名。会计可据此核对相关账目资料;
f)如因填写错误或其他原因导致支票作废,出纳应将作废支票连同存根联一起妥善保存;
g)出纳或其他经办人员如遗失内容填写完整的支票,应及时到开户银行挂失;如因此造成的损失,由当事人负责全额赔偿,并视情节轻重按《行政奖罚标准作业规程》中的相关规定进行处理。
4.2收据的管理程序。
4.2.1收据的购买、保管程序:
a)空白收据由财务部主管指定财务部相关人员购买;
b)新购回的空白收据由会计保管。
4.2.2收据的换领程序:、
a)收费员应采用以旧换新的方法领用收据,会计在发出收据时应详细填写《收据领用登记表》,内容包括:领用人、领用时间、起始号码等;
b)收费员在换领收据时,应先将用完的收据交会计核对销号后再签名领用新收据;
c)收费员应将空白收据交财务部主管在收据的交对方联上加盖发票专用章后再领用。
4.2.3收据的使用程序及注意事项:
a)收费员应按《现金管理标准作业规程》及《银行存款管理标准作业规程》中的相关规定开具收据;
b)收费员应顺序填写收据,如因填写错误或其他原因导致收据作废,应将作废收据保存完整;
c)收费员应将收据的记账联编制《交款汇总表》、《收款明细》后一起交出纳、会计按相关规定进行账务处理;
d)收费员应妥善保管已加盖发票专用章的收据,如因遗失给公司造成经济损失,除要求全额赔偿外,还将按照《行政奖罚标准作业规程》相关规定予以处理。
4.3发票的管理程序。
4.3.1发票的购买和保管程序:
a)发票由会计按照税务部门的有关规定到税务局购买;
b)空白的发票由会计保管。
4.3.2发票的领用程序:
a)收费员应采用以旧换新的方法领取发票,会计在发出发票时应详细填写《发票领用登记表》,内容包括:领用人、领用时间、起始号码等;
b)收费员将新领的发票交财务部主管在发票的客户联上加盖发票专用章后开始使用。
4.3.3发票的使用程序及注意事项:
a)收费员在开具发票时,原则上应如实、序号填写发票内容,特殊情况应请示财务部主管同意后特殊处理;
b)收费员应按照《现金管理标准作业规程》及《银行存款管理标准作业规程》中的相关规定开具发票;
c)收费员应将发票的记账联编制《交款汇总表》、《收款明细》后一起交出纳、会计按相关规定进行账务处理;
d)如因填写错误或其他原因造成发票作废,收费员应将作废发票连同存根联一起妥善保管;
e)收费员应妥善保管已加盖发票专用章的发票,如有遗失,应及时到税务部门或其他相关部门挂失,如因此给公司造成经济损失,除要求收费员全额赔偿外,还将按照《行政奖罚标准作业规程》中的相关规定予以处罚。
4.4发票专用章的管理程序。
4.4.1财务部主管应妥善保管公司发票专用章。
4.4.2相关人员申请使用发票专用章时,财务部主管应严格审核项目内容,如经审核存有疑问,财务部主管应拒绝盖章;如经审核无误,财务部主管应按规定加盖发票专用章:
a)收据加盖发票专用章时,应将发票专用章清晰地盖在收款单位签章处;
b)发票加盖发票专用章时,应将发票专用章清晰地盖在填发单位签章处。
4.4.3发票专用章如有遗失,财务部主管应立即在影响较大的媒体上刊登遗失声明,同时向税务局及其他相关单位发函声明。
4.5财务专用章的管理程序。
4.5.1财务部主管应妥善保管公司财务专用章。
4.5.2相关人员申请使用财务专用章时,财务部主管应严格审核盖章项目。
4.5.3如经审核存有疑问,财务部主管在疑问未解除之前应拒绝盖章。
4.5.4如经审核无误,财务部主管应在项目单据上指定位置清晰的加盖财务专用章。
4.5.5财务专用章如有遗失,财务部主管应立即在影响较大的媒体上刊登遗失启事,同时向税务局、开户银行等其他相关单位发函声明。
4.6支票、收据、发票的资料保管。
4.6.1会计应在每月将支票的存根联及其相关资料编制记账凭证、登记账簿交财务部主管审核后加密在财务部长期保存。
4.6.2会计应在每月将收据、发票的记账联与其他相关资料一起编制记账凭证、登记账簿后交财务部主管审核加密在财务部长期保存。
4.6.3使用完毕的收据存根及发票存根联由会计在财务部长期保存。
4.7支票、收据、发票、财务印鉴章的管理,作为财务部相关人员绩效考评的依据之一。
5.0记录
5.1《支票使用明细表》。
5.2《收据领用登记表》。
5.3《发票领用登记表》。
6.0相关支持性文件
6.1《现金管理标准作业规程》。
6.2《银行存款管理标准作业规程》。
第13篇 物业公司财务印鉴专用章管理作业规程
1.0目的
1.1本规程规范支票、收据、发票、财务印鉴专用章的管理工作,确保公司支票、收据、发票、印鉴专用章得到安全保管和合理使用。
2.0适用范围
2.1本规程适用于公司的支票、收据、发票、财务印鉴专用章的管理工作。
3.0职责
3.1出纳员负责按本规程购买、保管、使用空白支票。
3.2财务会计负责按本规程购买、保管、使用空白的收据、发票。
3.3财务部经理负责发票专用章、财务专用章的保管以及支票、收据、发票管理的监督工作。
4.0程序要点
4.1支票的管理程序
4.1.1支票的购买和保管程序:
a)出纳员应按银行的相关规定到开户行购买支票;
b)出纳员应将新购回的空白支票安全、妥善的存放在保险箱内。
4.1.2支票的使用程序及注意事项:
a)因业务需要使用支票的人员,应按(费用报销标准作业规程)中的相关规定进行支付项目的审核及审批;
b)出纳员根据审核、审批手续完整的支付证明按《银行存款管理标准作业规程》中的相关规定填写支票;
c)内容填写完整的支票应按《银行存款标准作业规程》中的相关规定交财务部经理加盖财务专用章、银行印鉴章;
d)出纳员应将内容填写完整的支票存根联与支付证明一起以10天为一期交财务会计审核后,进行相关的账务处理;
e)支票用完后,出纳员应编制《支票使用明细表》交财务会计核对相关账目资料;
f)如因填写错误或其他原因导致支票作废,出纳员应将作废支票连同存根联一起妥善保存;
g)出纳员或其他经办人员如遗失内容填写完整的支票,应及时到开户银行挂失;如因此造成的损失由当事人负责全额赔偿,并视情节轻重按公司奖罚制度中的相关规定进行处理。
4.2收据的管理程序
4.2.1收据的购买、保管程序:
a)空白收据由财务部经理指定有关人员购买;
b)新购回的空白收据由财务会计保管。
4.2.2收据的换领程序:
a)出纳员应采用以旧换新的方法领用收据,财务会计在发出收据的应详细填写《收据领用登记表》,内容包括:领用人、领用时间、起始号码等;
b)出纳员在换领收据时,应先将用完的收据交财务会计核对销号后再签名领用新收据;
c)出纳员应将空白收据交财务部经理在收据的“收款联上加盖财务专用章后再领用。
4.2.3收据的使用程序及注意事项:
a)出纳员应按《现金管理标准作业规程》及《银行存款管理标准作业规程》中的相关规定开具收据,并在收据或收款凭据上加盖“现金收讫”章;
b)出纳员应按顺序填写收据,如因填写错误或其他原因导致收据作废,应将作废收据保存完整;
c)出纳员应妥善保管已加盖财务专用章的收据,如因遗失给公司达成经济损失,
除要求全额赔偿外,还将按照公司奖罚制度中的相关规定予以处理。
4.3发票的管理程序
4.3.1发票的购买和保管程序:
a)发票由财务会计按照税务部门的有关规定到税务局购买;
b)空白的发票由财务会计保管。
4.3.2发票的领用程序;
a)出纳员应采用以旧换新的方法领取发票,财务会计在发放发票时,应做好发
票的发放登记,内容包括:发票领用人、领用时间、起始号码等;
b)出纳员将新领的发票交财务部经理在发票的客户联上加盖发票专用章后开始使用。
4.3.3发票的使用程序及注意事项:
a)出纳员在开具发票时,原则上应如实、序号填写发票内容,特殊情况应请示财务部经理同意后特殊处理:
b)出纳员应按照《现金管理标准作业规程》及《银行存款管理标准作业规程》中的相关规定在发票上加盖“现金收讫”或“银行收讫”章;
c)如因填写错误或其他原因造成发票作废,出纳员应将作废发票连同存根联一起妥善保管;
d)出纳员应妥善保管已加盖发票专用章的发票,如有遗失,应及时到税务部门或其他相关部门挂失,如因此给公司造成经济损失,除要求出纳员全额赔偿外,还将按照公司奖罚制度中的规定予以处罚。
4.4财务专用章的管理程序
4.4.1财务部经理应妥善保管公司财务专用章。
4.4.2相关人员申请使用财务专用章时,财务部经理应严格审核盖章项目。
4.4.3如经审核存有疑问,财务部经理在疑问未解除之前应拒绝盖章。
4.4.4如经审核无误,财务部经理应在项目单据上指定位置清晰地加盖财务专用章。
4.4.5财务专用章如有遗失,财务部经理应立即在影响较大的媒体上刊登遗失启事,同时何税务局、开户银行等其他相关单位发函声明。
4.5 支票、收据、发票的资料保管
4.5.1财务会计应在每月末将支票的存根联及其相关资料编制记账凭证,交财务部经理审核后加密在财务部长期保存。
4.5.2财务会计应在每月末将收据、发票的记账联与其他相关资料一起编制记账凭证,交财务部经理审核无误后,加密在财务部长期保存。
4.5.3使用完毕的收据存根及发票存根联由财务会计在财务部长期保存。
4.6支票、收据、发票、财务印鉴章的管理,作为财务部相关人员考评的依据之一。
5.0引用文件和记录表格
5.1《收据领用登记表》
5.2《支票使用明细表》
第14篇 物业作业：印鉴及证照管理规定
物业作业指导书:印鉴及证照管理规定
1.目的
确保公司各类印鉴、证照的统一规范管理及正常、合理使用。
2.范围
适用于公司及各部门。
3.职责
3.1总经理办公室主任负责各类公司级公章和证照的保管和使用,并对最终结果负责。
3.2各部门经理负责本部门各类公章和证照的保管或授权其他人保管,并对最终结果负责。
4.方法和过程控制
4.1印鉴的管理
4.1.1管理原则
a.印鉴保管须指定专人负责,并填写《印鉴、证照登记表》。
b.需加盖公章的部门或个人向本部门领导请示,说明盖章的目的、用途、范围等,填写《印鉴使用申请表》,经本部门领导批准后,方可盖章。但管理处各类票据及体系文件各类格式化协议可免于登记。
c.各部门新刻或改制印鉴,须报总经理办公室批准后方可办理,并由总经理办公室负责登记备案。
d.印鉴必须严格保管,如遇丢失、损坏或被盗时,应及时向部门经理和总经理办公室主任汇报,予以备案,及时办理补刻手续,并追究部门及相关人员的责任。
4.1.2公司公章
a.因工作需要开具公司《法人代表证明书》、《法人授权委托证明书》的部门或个人,必须报总经理办公室主任批准后加盖公司公章。
b.因工作需要开具公司《介绍信》的部门或个人,需说明用途、范围,经部门经理同意后由总经理办公室主任审批并加盖公章。
c.以公司名义对外发文须由总经理办公室主任审核文件后,加盖公司公章。
d.各部门有关资料、文件如需加盖公司公章,经手人应将需盖章文件及经部门经理签字确认的《印鉴使用申请表》提交总经理办公室主任审核,办理登记手续后,方可加盖公司公章。
4.1.3公司合同章
以公司名义签订的各类合同,需按《合同管理程序》相关规定,履行有关审批手续后方可加盖公司合同章。
4.1.4部门公章
a.以部门名义张贴、外发(公司以外)的各类文件需加盖部门公章。
b.体系文件规定使用的各类文件/协议,须加盖部门公章后方有效。
c.向顾客发放的管理费收费通知单和催缴单需加盖部门公章。以管理处名义下发的各类违规通知单需经部门经理同意后,加盖部门公章。
d.管理处开具的各类证明需经部门经理同意后加盖部门公章。
4.1.5特殊原因需借公司公章外出公干,须填写《印鉴、证照领(用)申请表》,说明用途和特殊原因,经总经理办公室主任签批同意后方可借出;归还公章时,须将借用公章所盖文件的复印件一并交付备查;凡发现借用公章加盖其他文件或空白纸张或因此而发生问题,将严肃追究借用人的责任;
4.1.6凡需使用空白介绍信或证明,须书面申请说明用途,并经总经理办公室主任批准后,方可加盖公章;空白介绍信和证明若没用完,应如数退回,不得挪作他用;
4.1.7总经理办公室主任外出时,应将公章交给总经理办公室指定的临时代管人保管,不得擅自交给他人代管代用;代管人在此期间受本管理规定的约束,并对代管结果负责。
4.2各类证照的管理
4.2.1各类证照包括各类营业执照、各类税务登记证(包括国税、地税)、各类收费许可证、停车场收费价目表、机动车停车场许可证、企业代码证及有关荣誉证明。
4.2.2各部门应指定专人对各类证照进行管理,并登记在《印鉴、证照登记表》上。现场摆放或悬挂的证照需保证安全和整洁。
4.2.3如因工作需要使用各类证照,使用人需填写《印鉴、证照领(借)用申请表》,经部门经理同意后,方可使用。
4.2.4总经理办公室要确保公司各类证照的有效性,各部门经理须确保本部门各类证照的有效性,并指定专人办理各类证照年审等相关手续或委托公司总经理办公室代为办理。
4.2.5各部门在取得各类证照时,须报送复印件一份至公司资料室,由资料室进行登记备案。在每次修改体系文件时,品质管理部须与资料室对接,以备更改质量手册中公司简介。
4.3公章使用审批规定
用章事项用章审批人
1、以公司名义发出的各类文件和信函总经理或分管总经理助理或总经理办公室负责人
2、财务报表
开设帐户总经理或财务管理部经理 总经理
3、人事调动 职员入户人事管理部经理 人事管理部经理
4、各种行政事务部门负责人或总经理办公室主任
6、重大业务
一般业务总经理或分管总经理助理 部门经理
7、法律文书总经理或分管总经理助理
5.质量记录表格
__wy6.3-z01-01-f1《印鉴、证照登记表》
__wy6.3-z01-01-f2《印鉴使用申请表》
__wy6.3-z01-01-f3《印鉴、证照领(借)用申请表》
第15篇 物业行政管印鉴管理规定作业指导书
物业行政管理作业指导书:印鉴管理规定
1、目的
加强对印鉴的管理,确保印鉴使用的规范性。
2、适用范围
适用于对本公司印鉴的保管和使用的管理。
3、职责
3.1 各部门经理负责该部门印签的保管,并对该部门印鉴的使用进行审批;
3.2办公室主任具体负责公司印鉴的保管、审批;
3.3总经理主管印签的控制。
4、相关文件
《文件控制程序》 q/ph-qp-4.2.3
《质量记录控制程序》 q/ph-qp-4.2.4
5、工作程序与管理办法
5.1印签的保管
5.1.1各部门的印签由该部门经理进行妥善保管。
5.1.2公司的印签由办公室主任进行妥善保管。
5.1.3在保管期间出现丢失或损坏,由掌印人负责。
5.2印签的使用
5.2.1各部门员工因对外联系工作业务或因个人原因需其部门开具证明的,由该部门经理审批,盖该部门印章。
5.2.2各部门员工因对外联系工作业务,需用公司介绍信,由该部门经理审核,办公室主任审批,盖公司印章。
5.2.3凡对外行文及一切行政往来文件需使用公司印章的,由办公室主任审批。
5.2.4凡涉及到经济问题,需使用公司印签者(含合同专用章)的,由办公室主任审核,总经理审批。
5.2.5凡办公室内发文,应加盖办公室印章。
5.2.6未经允许不得擅自使用公章。
5.2.7严禁使用盖有公司印签的空白介绍信,特殊情况应报办公室主任审批。
已盖有公司印章的文件、介绍信、支票、证件等如有遗失,必须立即报告总经理,以便及时处理。
5.2.8
5.3印签的登记
5.3.1各部门和办公室应建立[印签使用登记表](q/ph-wd01-04-01)。
5.3.2 使用各部门或公司印签者,均应严格履行登记手续,注明使用事由,并由使用人签字,以备领导审查。
6 使用的记录表格
序号名称编号存放地点存放时间
1[印签使用登记表]q/ph-wd01-04-01各职能部门一年
起草人:审核人: 审批人:
日期: 日期: 日期:
