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有哪些
项目档案管理制度是企业运作中不可或缺的一部分，它涉及到项目的全生命周期管理，从立项到结束的每一个环节。一套完善的项目档案管理制度应包括以下几个核心组成部分：
1. 档案分类标准：明确各类项目文档的分类方式，确保文件有序存放，便于检索。
2. 文件收集与整理：规定文件的收集时间、格式和内容，以及整理流程。
3. 存储与保管：设定文件的存储方式、期限和备份策略，确保文件安全。
4. 访问与借阅：明确员工访问和借用项目档案的权限和流程。
5. 更新与变更：规定文件的更新规则和版本控制，防止信息混乱。
6. 销毁与归档：设定文件的销毁标准和归档期限，保持档案库的整洁。
实施细则
1. 档案分类标准：每个项目设立独立的档案目录，根据项目阶段（如规划、执行、验收等）和文件类型（如报告、合同、会议纪要等）进行细分。
2. 文件收集与整理：项目负责人负责监督文件的生成与收集，确保所有重要文件在完成后24小时内上传至指定系统。文件需注明创建日期、作者和版本号。
3. 存储与保管：电子文件存储在企业云盘，设置权限控制；纸质文件存放在防火、防潮的档案柜中，并定期检查。
4. 访问与借阅：员工需通过内部系统申请，经部门主管审批后方可查阅或借出文件。借阅期限不超过7天，逾期未归还者将受到相应处罚。
5. 更新与变更：文件更新需注明变更内容和日期，旧版本保留至少一个备份。重大变更需通知所有相关人员。
6. 销毁与归档：项目结束后，非永久性文件在经过一年的保留期后，由档案管理部门进行销毁。重要文件则按法规要求归档保存。
上墙内容
1. 项目档案管理制度简介：简明扼要地阐述制度的目的和重要性，提醒员工遵守。
2. 文件分类示意图：直观展示各类文件的分类方法，方便员工理解和操作。
3. 档案借阅流程图：清晰描绘借阅步骤，使流程一目了然。
4. 注意事项：强调保密性、及时性等关键点，提醒员工在处理项目档案时的注意事项。
通过以上措施，项目档案管理制度能有效提升工作效率，保证信息的安全和准确性，为企业的决策提供可靠依据。在执行过程中，管理层需定期检查制度执行情况，适时调整和完善，以适应企业的发展需求。鼓励员工积极参与，共同维护良好的档案管理环境。
项目档案管理制度作用范文
第1篇 房地产集团公司项目档案管理制度
房地产集团有限公司项目档案管理制度
第一章 总则
第一条 为充分发挥_ 城房地产集团有限公司(以下简称公司)项目档案在工程建设、管理、维护及综合验收中的作用,确保项目档案资料的完整、准确、安全和有效利用,根据《中华人民共和国国档案法》等有关法律、法规,结合 本公司实际,特制定本制度。
第二条 项目档案是指公司开发房地产项目整个过程中形成的项目工程技术类档案资料。主要由建设工程前期文件资料、施工技术文件资料、竣工图、竣工测量文件资料、建设(施工)监理资料、声像资料等六个部分组成。
第三条 综合管理部为公司项目档案管理的归口管理部门,负责项目档案管理及个分、子公司项目档案管理的指导工作。综合管理部、前期管理部负责工程前期文件的收集、整理、归档工作;项目工程部负责施工技术资料、竣工图、竣工测量文件资料、建设(施工)监理资料、声像资料的收集、整理、审核、组卷等具体实施工作。
第四条 本制度适用于公司本部,控股项目公司、专业公司遵照执行,参股项目公司、专业公司参照执行。
第二章 档案的分类
第五条建设工程前期文件资料
(一)可行性研究资料
1、项目建议书及批复;
2、可行性研究报告及批复;
3、项目评估意见;
4、环境影响报告书(表);
5、设计任务书、计划任务书;
6、选址意见书。
(二)基础、设计、施工前准备资料
1、基础资料
(1)工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明;
(2)地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物、测量定位及观察记录;
(3)水文、气象、地震等其他设计基础资料。
2、设计文件
(1)初步设计文件资料:总平面图、平面图、立面图、剖面图、设计说明书、工程概算、工艺设备初步设计;
(2)技术设计:建筑、结构、给排水、采暖、通风设备等图样,说明书、工程预算、计算书、材料表等;
(3)施工设计:施工图、施工说明、设计计算书、施工预算;
(4)经过批准的施工图审查报告、施工图审查批准书。
3、施工准备资料
(1)征用土地批准文件及红线图;
(2)拆迂文件、补偿安置协议书;
(3)环保、卫生、防疫、消防、人防、抗震、文保、白蚁防治、城建档案等部门审查意见书及认可文件资料;
(4)水、暖、电、有线电视、煤气供应协议书;
(5)建设工程规划(规划用地)许可证(附图、附件),施工许可证;
(6)工程项目参加单位(设计、勘察、施工、监理单位)工程项目材料的采购招标、投标、中标文件资料及合同、协议、工程质量监督委托书等。
第六条 施工技术文件资料
(一)开工报告,停工、复工报告;
(二)施工组织设计、施工方案;
(三)图纸会审纪要;
(四)工程技术、质量、安全措施交底;
(五)工程定位放线、测量记录、验线记录;
(六)土壤试验记录、试桩记录、打桩记录、桩位复核记录、桩承载试验记录、桩位竣工总平面图;
(七)地基验槽记录、地基处理记录、地基钎探记录;
(八)基础、主体中间验收记录,构件吊装记录;
(九)混凝土施工日记;
(十)技术复核记录;
(十一)隐蔽工程验收记录(包括安装工程);
(十二)工程沉降观测、变形观察记录;
(十三)主要建筑安装材料、设备出厂合格证、试验报告;
(十四)构件合格证;
(十五)砂浆、混凝土试块试验报告;
(十六)水、暖、电气等设备工程检查、试验、运行调试记录;
(十七)工程变更设计联系单;
(十八)混凝土缺陷修补记录、补强记录;
(十九)工程质量事故及处理材料;
(二十)其他特种记录(沉井、沉箱等);
(二十一)单位工程竣工验收记录;
(二十二)单位工程质量综合评定表;
(二十三)分项、分部工程质量评定表;
(二十四)竣工报告;
(二十五)交工验收材料;
(二十六)设计、勘察、施工、监理工程质量合格鉴定资料;
(二十七)施工技术总结,工程监理总结,工程试运行记录;
(二十八)工程竣工验收会议纪要、备案表;
(二十九)工程质量监督报告;
(三十)工程质量保修书;
(三十一)工程决算、决算审计。
第七条 竣工图文件
(一)建筑安装工程
l、各类建筑、结构专业图;
2、各类电气专业图;
3、电信专业图;
4、煤气专业图;
5、各类给、排水工程专业图;
6、供热、冷专业图;
7、有关消防、抗震、楼字智能、电梯、工艺等竣工图。
(二)地下管线工程
1、总平面图;
2、纵断面图、横断面图、结点详图;
3、构筑物结构图;
4、各种管线特征点图;
5、管网综合图。
第八条 竣工测量文件资料
(一)综合性资料
1、竣工测量(地形、地下管线)技术资料;
2、竣工测量施测方案;
3、竣工测量技术总结及测量精度分析;,
4、竣工测量所用仪器的各种检测资料。
(二)控制资料
1、管线控制,加密控制点的观察手簿
2、光电测距记录;
3、水准观测手簿;
4、平面、立面求算值的计算书;
5、控制点分布略图、成果表。
(三)地形测量资料
l、地形及各种地下管线绘原图、印刷原图
;
2、图根点及碎部座标的观测手簿及成果计算书。
第九条 建设(施工)监理资料
(一)由施工单位提供的施工组织设计(施工方案)报审表;
(二)监理规划、监理细则;
(三)监理通知、不合格工程项目通知;
(四)工程延期、费用索赔审批表;
(五)工程部分暂停报告;
(六)工程移交证书。
第十条 声像资料。主要记录和反映工程开工、施工及竣工各阶段中重大事件、主要环节的声像资料。如反映工程全貌的变化、方案论证、领导视察、隐蔽、基础施工局部(全貌)、重大技术和工艺施工、安装等有关照片、图像、录音材料及文字说明。
第三章 档案的收集和归档
第十一条 在项目建设过程中,综合管理部、前期管理部、项目工程部应在各自的职责范围内负责项目建设资料的形成、积累、整理和保管工作。及时将办理完毕或有关人员保存的文件资料收集齐全,加以整理,以确保资料的完整
第十二条 有关人员在收集、整理档案资料时,应按城建档案技术标准严格把好质量关。
第十三条 档案资料上所反映的图形尺寸、材质、规格等内容须图物相符,做到字迹清楚、图面整洁、规格统一、反差良好、签字手续完备。
第十四条 凡由易褪色书写材料(如复写纸、热敏纸等)形成的文件资料应附复印件。
第十五条 档案文件资料不得用易褪色的书写材料(红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔)书写、绘制。
第十六条 照片(含底片)和声像材料,要求图像清晰,声音清楚,解说与画面同步,照片与声像材料的文字说明准确精炼;电子档案(软盘、光盘等)应符合国家有关标准。
第十七条 在整理档案资料时,遇下列情况,应要求责任部门进行重新制作:
(一)一张图纸上改动部分超过图面 35%或改绘后致使图面混乱、模糊、分辨不清的图(表);
(二)使用破损、受过光照图面不清、纸张有明显油渍、水渍和有霉变的图纸或资料;
(三)结构、工艺、平面位置(或局部)改变,无法在原图上通过修改来反映的;
(四)管线平面位置变动(长度超过总长的五分之一,线位平移超过 2m),构造形式改变,断面尺寸变化,竖向位置变动等;
(五)未按施工图位置施工的管线工程。
第十八条 所有竣工图应有竣工图章。竣工图章尺寸为70ram×50ram,内容有:编制单位名称、编制人、技术负责人和编制日期。签字要求填写清楚、齐全,不得代签。
第十九条 有关人员收集的设计、勘察、施工、监理等单位的档案资料须两套以上,原则以工程合同规定为准。
第四章 档案的组卷和移交
第二十条 组卷要遵循项目档案文件资料的自然形成规律和成套性特点,保持卷内文件的有机联系,分类科学、组卷合理。
第二十一条 项目技术文件资料要按单项工程或装置、阶段、结构、专业组卷;项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、消防、环保顺序组卷;项目管理性文件按问题、时间或依据性、基础性、竣工验收文件组卷。
第二十二条 施工技术文件资料要按管理、依据、施工安装记录、检测实验、审定证明排列;竣工图按专业、图号排列;文字在前、图样在后。文字装订、图纸不装订。
第二十三条 案卷文字材料要用线绳三孔装订;图纸统一折叠成四号图纸规格:297mm×2lomm。
第二十四条 案卷必须填写卷内目录、备考表和封面、脊背;编写案卷页号,页号位置是文件资料正面右下角,双面书写文件资料背面为左下角。
第二十五条 项目档案资料统一采用卷盒。外表尺寸为3lomm×220mm。厚度分别为20ram,30ram,40ram,50ram 等四种。
第二十六条 项目档案数量一般为两套。一套由公司留存;另一套报送城建档案馆。
第二十七条 在项目完成综合验收后6 个月内,综合管理部应主动与当地政府城建部门联系,办理项目档案移交手续。并配合城建档案馆对移交档案资料的清点、审核、整理、立卷,入库等工作。
第二十八条 移交项目档案时应如实填写《移交书》,《移交书》等相关文件资料均应归入公司文书档案。
第五章 附则
第二十九条 本制度由综合管理部负责解释和修订。
第2篇 投资项目档案管理规定制度
投资项目档案管理规定
为加强本公司系统各投资项目的档案管理,特制订本管理办法。
第一条“投资项目”是指:
(一)因本公司参与投资或合作而产生的盈利性建筑工程;
(二)因本公司参与投资或合作而设立的生产经营性企业。
第二条建筑工程的各种文件资料由房地产开发公司负责建档和保管,生产经营
性企业的文件资料由公司总部执委会投资发展室负责建档和保管。以下各条规定均指第二类
投资项目文件资料的管理。
第三条全部档案按类、目划分归纳,根据公司档案现状,设以下四类档案,并将各项
目本身作为目:
(一)全资投资项目类;
(二)合资合作投资项目类;
(三)内地投资项目类;
(四)境外投资项目类。
第四条全资投资项目档案包括的必要文件是:
(一)新上项目预报表和可行性分析报告;
(二)给政府的请求报告和政府批文;
(三)企业章程和董事会决议;
(四)总公司的法人营业执照和工商局批复;
(五)资信证明或资金来源证明;
(六)产权变更有关文件、材料;
(七)项目实际投资金额证明材料;
(八)历年经营业绩。
第五条合资合作投资项目档案包括的文件是:
(一)新上项目预报表和合资企业可行性分析报告;
(二)外商投资企业名称使用证和各方股东的政府批文;
(三)给政府的申请报告和政府批文;
(四)合资企业合同书;
(五)合资企业章程和董事会决议;
(六)合资各方企业法人营业执照和各方法定代表人证明书;
(七)合资各方资信证明或资金来源证明;
(八)各方(中方)主管单位意见;
(九)合资各方委派的董事名单;
(十)进口设备、办公用品清单;
(十一)工商行政管理局批文和工商行政管理局营业执照;
(十二)产权、股权变更有关文件、材料;
(十三)项目实际投资金额证明材料;
(十四)历年经营业绩。
第六条内地投资项目包括的必要文件是:
(一)给政府经济协作办公室的申请报告;
(二)企业去内地兴办工商企业的章程;
(三)合资、合作的联营合同或合资意向书;
(四)企业成立或变更时的政府批文;
(五)企业法人营业执照副本的复印件;
(六)派出负责人的法人授权委托证明书;
(七)会计师事务所的验资报告;
(八)当年或上一年度的财务决算表复印件;
(九)银行开具的资信证明;
(十)企业已经在内地投资的经营效益情况;
(十一)政府主管部门批文;
(十二)工商局批文;
(十三)外出兴办企业当地政府的批文;
(十四)外出兴办企业当地工商局批文;
(十五)外出兴办企业工农业执照复印件;
(十六)项目实际投资金额证明材料;
(十七)历年经营业绩。
第七条境外投资项目档案包括的必要文件是:
(一)给外汇管理局及经发局的申请报告;
(二)可行性研究报告;
(三)海外公司合同、章程;
(四)投资方的政府批文、营业执照及法定代表人证明书;
(五)投资方资信证明、创汇证明、资产负债表及历年经营业绩;
(六)外派管理局关于项目投资风险及外汇来源的书面审查材料;
(七)政府主管部门征询我驻外使领馆意见的函;
(八)政府主管部门同意成立海外公司的批文;
(九)海外公司在投资国的注册登记证明;
(十)项目实际投资金额证明材料;
第八条项目档案的收集和保管
(一)投资发展部设建档员负责项目档案的收集整理,总公司各下属公司应认真配合其
工作
,主动、及时地将项目档案整理上交投资发展部,投资发展部建档后将档案原件移交总经理
办公室,并保留二套完整复印件;
(二)各项目负责人将项目文件交给建档员时,建档员应及时登记文件交付日期、名称
、原件或复件、交付人,并由文件交付人签字认可;
(三)文件登记后由投资发展部经理或执委会主任签字,按性质进行编号、归档;
(四)项目档案保管期(原件和复印件)一般为永久保存。
第九条项目档案的查阅
(一)总公司人员因工作需要查阅或借用项目档案时,在投资发展部办理相应的查阅或
借用手续;
(二)集团内各单位因公需要查阅项目档案时,须出具本单位领导的批准证明。经执委
会主任或投资发展部经理同意后,方能由建档员接待查阅;
(三)外单位人员因公需要查阅项目档案时,应持有单位介绍信,经执委会主任同意后
,方
能由建档员接待查阅,并由建档员详细登记查阅项目档案人的工作单位、查阅档案名称及查
阅理由;
(四)项目档案一般不得带出档案室外,如有特殊情况,需带出室外或复制时,必须经
执委主任批准,由建档员详细登记,借用人签名后才可外借,并限期归还;
(五)查阅人违反借阅规定时,建档员有权对其提出批评以至停止其借阅。
第十条所有资料均应放人有锁的柜子里,钥匙由建档员专人保管,建档员因工作失职
,使文件丢失或损毁,应追究其责任。
第十一条由于建档员的变动或机构的改变等,项目档案需要移交时,须办理交接手续
,并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。
第3篇 投资项目档案管理规定范本
投资项目档案管理规定
为加强本公司系统各投资项目的档案管理,特制订本管理办法。
第一条“投资项目”是指:
(一)因本公司参与投资或合作而产生的盈利性建筑工程;
(二)因本公司参与投资或合作而设立的生产经营性企业。
第二条建筑工程的各种文件资料由房地产开发公司负责建档和保管,生产经营
性企业的文件资料由公司总部执委会投资发展室负责建档和保管。以下各条规定均指第二类
投资项目文件资料的管理。
第三条全部档案按类、目划分归纳,根据公司档案现状,设以下四类档案,并将各项
目本身作为目:
(一)全资投资项目类;
(二)合资合作投资项目类;
(三)内地投资项目类;
(四)境外投资项目类。
第四条全资投资项目档案包括的必要文件是:
(一)新上项目预报表和可行性分析报告;
(二)给政府的请求报告和政府批文;
(三)企业章程和董事会决议;
(四)总公司的法人营业执照和工商局批复;
(五)资信证明或资金来源证明;
(六)产权变更有关文件、材料;
(七)项目实际投资金额证明材料;
(八)历年经营业绩。
第五条合资合作投资项目档案包括的文件是:
(一)新上项目预报表和合资企业可行性分析报告;
(二)外商投资企业名称使用证和各方股东的政府批文;
(三)给政府的申请报告和政府批文;
(四)合资企业合同书;
(五)合资企业章程和董事会决议;
(六)合资各方企业法人营业执照和各方法定代表人证明书;
(七)合资各方资信证明或资金来源证明;
(八)各方(中方)主管单位意见;
(九)合资各方委派的董事名单;
(十)进口设备、办公用品清单;
(十一)工商行政管理局批文和工商行政管理局营业执照;
(十二)产权、股权变更有关文件、材料;
(十三)项目实际投资金额证明材料;
(十四)历年经营业绩。
第六条内地投资项目包括的必要文件是:
(一)给政府经济协作办公室的申请报告;
(二)企业去内地兴办工商企业的章程;
(三)合资、合作的联营合同或合资意向书;
(四)企业成立或变更时的政府批文;
(五)企业法人营业执照副本的复印件;
(六)派出负责人的法人授权委托证明书;
(七)会计师事务所的验资报告;
(八)当年或上一年度的财务决算表复印件;
(九)银行开具的资信证明;
(十)企业已经在内地投资的经营效益情况;
(十一)政府主管部门批文;
(十二)工商局批文;
(十三)外出兴办企业当地政府的批文;
(十四)外出兴办企业当地工商局批文;
(十五)外出兴办企业工农业执照复印件;
(十六)项目实际投资金额证明材料;
(十七)历年经营业绩。
第七条境外投资项目档案包括的必要文件是:
(一)给外汇管理局及经发局的申请报告;
(二)可行性研究报告;
(三)海外公司合同、章程;
(四)投资方的政府批文、营业执照及法定代表人证明书;
(五)投资方资信证明、创汇证明、资产负债表及历年经营业绩;
(六)外派管理局关于项目投资风险及外汇来源的书面审查材料;
(七)政府主管部门征询我驻外使领馆意见的函;
(八)政府主管部门同意成立海外公司的批文;
(九)海外公司在投资国的注册登记证明;
(十)项目实际投资金额证明材料;
第八条项目档案的收集和保管
(一)投资发展部设建档员负责项目档案的收集整理,总公司各下属公司应认真配合其
工作
,主动、及时地将项目档案整理上交投资发展部,投资发展部建档后将档案原件移交总经理
办公室,并保留二套完整复印件;
(二)各项目负责人将项目文件交给建档员时,建档员应及时登记文件交付日期、名称
、原件或复件、交付人,并由文件交付人签字认可;
(三)文件登记后由投资发展部经理或执委会主任签字,按性质进行编号、归档;
(四)项目档案保管期(原件和复印件)一般为永久保存。
第九条项目档案的查阅
(一)总公司人员因工作需要查阅或借用项目档案时,在投资发展部办理相应的查阅或
借用手续;
(二)集团内各单位因公需要查阅项目档案时,须出具本单位领导的批准证明。经执委
会主任或投资发展部经理同意后,方能由建档员接待查阅;
(三)外单位人员因公需要查阅项目档案时,应持有单位介绍信,经执委会主任同意后
,方
能由建档员接待查阅,并由建档员详细登记查阅项目档案人的工作单位、查阅档案名称及查
阅理由;
(四)项目档案一般不得带出档案室外,如有特殊情况,需带出室外或复制时,必须经
执委主任批准,由建档员详细登记,借用人签名后才可外借,并限期归还;
(五)查阅人违反借阅规定时,建档员有权对其提出批评以至停止其借阅。
第十条所有资料均应放人有锁的柜子里,钥匙由建档员专人保管,建档员因工作失职
,使文件丢失或损毁,应追究其责任。
第十一条由于建档员的变动或机构的改变等,项目档案需要移交时,须办理交接手续
,并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。
第4篇 水利工程建设项目档案管理规定办法
水利工程建设项目档案管理规定
法规名称:水利工程建设项目档案管理规定 水办[2005]480号
法规类别:规范性文件
制定机关:水利部
颁布日期:
实施日期:2005.12.10
修改日期:
法规内容:
第一章 总则
第一条 为加强水利工程建设项目(以下简称水利工程)档案管理工作,明确档案管理职责,规范档案管理行为,充分发挥档案在水利工程建设与管理中的作用,根据《中华人民共和国国档案法》、《水利档案工作规定》及有关业务建设规范,结合水利工程的特点,制定本规定。
第二条 水利工程档案是指水利工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的,具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条 水利工程档案工作是水利工程建设与管理工作的重要组成部分。有关单位应加强领导,将档案工作纳入水利工程建设与管理工作中,明确相关部门、人员的岗位职责,健全制度,统筹安排档案工作经费,确保水利工程档案工作的正常开展。
第四条 本规定适用于大中型水利工程,其他水利工程可参照执行。
第二章 档案管理
第五条 水利工程档案工作应贯穿于水利工程建设程序的各个阶段。即从水利工程建设前期就应进行文件材料的收集和整理工作;在签订有关合同、协议时,应对水利工程档案的收集、整理、移交提出明确要求;检查水利工程进度与施工质量时,要同时检查水利工程档案的收集、整理情况;在进行项目成果评审、鉴定和水利工程重要阶段验收与竣工验收时,要同时审查、验收工程档案的内容与质量,并作出相应的鉴定评语。
第六条 各级建设管理部门应积极配合档案业务主管部门,认真履行监督、检查和指导职责,共同抓好水利工程档案工作。
第七条 项目法人对水利工程档案工作负总责,须认真做好自身产生档案的收集、整理、保管工作,并应加强对各参建单位归档工作的监督、检查和指导。大中型水利工程的项目法人,应设立档案室,落实专职档案人员;其他水利工程的项目法人也应配备相应人员负责工程档案工作。项目法人的档案人员对各职能处室归档工作具有监督、检查和指导职责。
第八条 勘察设计、监理、施工等参建单位,应明确本单位相关部门和人员的归档责任,切实做好职责范围内水利工程档案的收集、整理、归档和保管工作;属于向项目法人等单位移交的应归档文件材料,在完成收集、整理、审核工作后,应及时提交项目法人。项目法人应认真做好有关档案的接收、归档和向流域机构档案馆的移交工作。
第九条 工程建设的专业技术人员和管理人员是归档工作的直接责任人,须按要求将工作中形成的应归档文件材料,进行收集、整理、归档,如遇工作变动,须先交清原岗位应归档的文件材料。
第十条 水利工程档案的质量是衡量水利工程质量的重要依据,应将其纳入工程质量管理程序。质量管理部门应认真把好质量监督检查关,凡参建单位未按规定要求提交工程档案的,不得通过验收或进行质量等级评定。工程档案达不到规定要求的,项目法人不得返还其工程质量保证金。
第十一条 大中型水利工程均应建设与工作任务相适应的、符合规范要求的专用档案库房,配备必要的档案装具和设备;其他建设项目,也应有满足档案工作需要的库房、装具和设备。所需费用可分别列入工程总概算的管理房屋建设工程项目类和生产准备费中。
第十二条 项目法人应按照国家信息化建设的有关要求,充分利用新技术,开展水利工程档案数字化工作,建立工程档案数据库,大力开发档案信息资源,提高档案管理水平,为工程建设与管理服务。
第十三条 项目法人应按时向上级主管单位报送《水利工程建设项目档案管理情况登记表》(附件1)。国家重点建设项目,还应同时向水利部报送《国家重点建设项目档案管理登记表》(附件2)。
第三章 归档与移交要求
第十四条 水利工程档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。长期档案的实际保存期限,不得短于工程的实际寿命。
第十五条 《水利工程建设项目文件材料归档范围和保管期限表》(附件3)是对项目法人等相关单位应保存档案的原则规定。项目法人可结合实际,补充制定更加具体的工程档案归档范围及符合工程建设实际的工程档案分类方案。
第十六条 水利工程档案的归档工作,一般是由产生文件材料的单位或部门负责。总包单位对各分包单位提交的归档材料负有汇总责任。各参建单位技术负责人应对其提供档案的内容及质量负责;监理工程师对施工单位提交的归档材料应履行审核签字手续,监理单位应向项目法人提交对工程档案内容与整编质量情况的专题审核报告。
第十七条 水利工程文件材料的收集、整理应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》(gb/t1182-2000)。归档文件材料的内容与形式均应满足档案整理规范要求。即内容应完整、准确、系统;形式应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、竣工图及声像材料须标注的内容清楚、签字(章)手续完备,归档图纸应按《技术制图 复制图的折叠方法》(gb/t10609.3-1989)要求统一折叠。
第十八条 竣工图是水利工程档案的重要组成部分,必须做到完整、准确、清晰、系统、修改规范、签字手续完备。项目法人应负责编制项目总平面图和综合管线竣工图。施工单位应以单位工程或专业为单位编制竣工图。竣工图须由编制单位在图标上方空白处逐张加盖竣工图章(附件4-1),有关单位和责任人应严格履行签字手续。每套竣工图应附编制说明、鉴定意见及目录。施工单位应按以下要求编制竣工图:
(一)按施工图施工没有变动的,须在施工图上加盖并签署竣工图章;
(二)一般性的图纸变更及符合杠改或划改要求的,可在原施工图上更改,在说明栏内注明变更依据,加盖并签署竣工图章;
(三)凡涉及结构形式、工艺、平面布置等重大改变,或图面变更超过1/3的,应重新绘制竣工图(可不再加盖竣工图章)。重绘图应按原图编号,并在说明栏内注明变更依据,在图标栏内注明竣工阶段和绘制竣工图的时间、单位、责任人。监理单位应在图标上方加盖并签署竣工图确认章(见附件4-2)。
第十九条 水利工程建设声像档案是纸制载体档案的必要补充。参建单位应指定专人,负责各自产生的照片、胶片、录音、录像等声像材料的收集、整理、归档工作,归档的声像材料均应标注事由、时间、地点、人物、作者等内容。工程建设重要阶段、重大事件、事故,必须要有完整的声像材料归档。
第二十条 电子文件的整理、归档,参照《电子文件归档与管理规范》(gb/t18894-2002)执行。
第二十一条 项目法人可根据实际需要,确定不同文件材料的归档份数,但应满足以下要求:
(一)项目法人与运行管理单位应各保存1套较完整的工程档案材料(当二者为一个单位时,应异地保存1套);
(二)工程涉及多家运行管理单位时,各运行管理单位则只保存与其管理范围有关的工程档案材料;
(三)当有关文件材料需由若干单位保存时,原件应由项目产权单位保存,其他单位保存复制件;
(四)流域控制性水利枢纽工程或大江、大河、大湖的重要堤防工程,项目法人应负责向流域机构档案馆移交1套完整的工程竣工图及工程竣工验收等相关文件材料(具体内容参见附件3)。
第二十二条 工程档案的归档与移交必须编制档案目录。档案目录应为案卷级,并须填写工程档案交接单(见附件5)。交接双方应认真核对目录与实物,并由经手人签字、加盖单位公章确认。
第二十三条 工程档案的归档时间,可由项目法人根据实际情况确定。可分阶段在单位工程或单项工程完工后向项目法人归档,也可在主体工程全部完工后向项目法人归档。整个项目的归档工作和项目法人向有关单位的档案移交工作,应在工程竣工验收后三个月内完成。
第四章 档案验收
第二十四条 水利工程档案验收是水利工程竣工验收的重要内容,应提前或与工程竣工验收同步进行。凡档案内容与质量达不到要求的水利工程,不得通过档案验收;未通过档案验收或档案验收不合格的,不得进行或通过工程的竣工验收。
第二十五条 各级水行政主管部门组织的水利工程竣工验收,应有档案人员作为验收委员参加。水利部组织的工程验收,由水利部办公厅档案部门派员参加;流域机构或省级水行政主管部门组织的工程验收,由相应的档案管理部门派员参加;其他单位组织的有关工程项目的验收,由组织工程验收单位的档案人员参加。
第二十六条 大中型水利工程在竣工验收前要进行档案专项验收。其他工程的档案验收应与工程竣工验收同步进行。档案专项验收可分为初步验收和正式验收。初步验收可由工程竣工验收主持单位委托相关单位组织进行;正式验收应由工程竣工验收主持单位的档案业务主管部门负责。
第二十七条 水利工程在进行档案专项验收前,项目法人应组织工程参建单位对工程档案的收集、整理、保管与归档情况进行自检,确认工程档案的内容与质量已达要求后,可向有关单位报送档案自检报告,并提出档案专项验收申请。
档案自检报告应包括:工程概况,工程档案管理情况,文件材料的收集、整理、归档与保管情况,竣工图的编制与整编质量,工程档案完整、准确、系统、安全性的自我评价等内容。
第二十八条 档案专项验收的主持单位在收到申请后,可委托有关单位对其工程档案进行验收前检查评定,对具备验收条件的项目,应成立档案专项验收组进行验收。档案专项验收组由验收主持单位、国家或地方档案行政管理部门、地方水行政管理部门及有关流域机构等单位组成。必要时,可聘请相关单位的档案专家作为验收组成员参加验收。
第二十九条 档案专项验收工作的步骤、方法与内容如下:
(一)听取项目法人有关工程建设情况和档案收集、整理、归档、移交、管理与保管情况的自检报告;
(二)听取监理单位对项目档案整理情况的审核报告;
(三)对验收前已进行档案检查评定的水利工程,还应听取被委托单位的检查评定意见;
(四)查看现场(了解工程建设实际情况);
(五)根据水利工程建设规模,抽查各单位档案整理情况。抽查比例一般不得少于项目法人应保存档案数量的8%,其中竣工图不得少于一套竣工图总张数的10%;抽查档案总量应在200卷以上;
(六)验收组成员进行综合评议;
(七)形成档案专项验收意见,并向项目法人和所有会议代表反馈;
(八)验收主持单位以文件形式正式印发档案专项验收意见。
第三十条 档案专项验收意见应包括以下内容:
(一)工程概况。
(二)工程档案管理情况:
1、工程档案工作管理体制与管理状况
2、文件材料的收集、整理、立卷质量与数量
3、竣工图的编制质量与整编情况
4、工程档案的完整、准确、系统性评价
(三)存在问题及整改要求。
(四)验收结论。
(五)验收组成员签字表。
第五章 附则
第三十一条 本规定由水利部负责解释。
第三十二条 本规定自2005年12月10日起施行,原水利部制定的《水利基本建设项目档案资料管理规定》(水办[1997]275号),同时废止。
第5篇 某项目档案信息管理制度
1项目部配置档案信息员,由工程管理部技术员兼任,负责工程档案、信息的收集和整理工作。
2档案信息员必须收集各部门需要归档的资料,按照档案管理相关文件要求审查收集的资料是否符合文件要求,对不符合者退回整改处理。
3档案信息员对收集来的资料按照档案管理相关文件要求进行整理,收集整理工程竣工资料,在项目总工领导下完成竣工资料移交工作。
4档案信息员负责做好对内信息传达工作,并将内部反馈意见及时上达。
5档案信息员负责做好对外信息发布工作,对本单位及时报送《工程简报》、《工程周报》、《质量月报》、《安全月报》等报表,对业主项目部、监理项目部及时报送《工程月报》、《日报》等报表。
6及时联系各物资供货单位,按规定要求审查各单位提供物资质量保证文件,对不合格文件及时退回,并要求提供合格文件。
第6篇 投资项目档案管理规定范例
为加强本公司系统各投资项目的档案管理,特制订本管理办法。第一条“投资项目”是指:(一)因本公司参与投资或合作而产生的盈利性建筑工程;(二)因本公司参与投资或合作而设立的生产经营性企业。第二条建筑工程的各种文件资料由房地产开发公司负责建档和保管,生产经营性企业的文件资料由公司总部执委会投资发展室负责建档和保管。以下各条规定均指第二类投资项目文件资料的管理。第三条全部档案按类、目划分归纳,根据公司档案现状,设以下四类档案,并将各项目本身作为目:(一)全资投资项目类;(二)合资合作投资项目类;(三)内地投资项目类;(四)境外投资项目类。第四条全资投资项目档案包括的必要文件是:(一)新上项目预报表和可行性分析报告;(二)给政府的请求报告和政府批文;(三)企业章程和董事会决议;(四)总公司的法人营业执照和工商局批复;(五)资信证明或资金来源证明;(六)产权变更有关文件、材料;(七)项目实际投资金额证明材料;(八)历年经营业绩。第五条合资合作投资项目档案包括的文件是:(一)新上项目预报表和合资企业可行性分析报告;(二)外商投资企业名称使用证和各方股东的政府批文;(三)给政府的申请报告和政府批文;(四)合资企业合同书;(五)合资企业章程和董事会决议;(六)合资各方企业法人营业执照和各方法定代表人证明书;(七)合资各方资信证明或资金来源证明;(八)各方(中方)主管单位意见;(九)合资各方委派的董事名单;(十)进口设备、办公用品清单;(十一)工商行政管理局批文和工商行政管理局营业执照;(十二)产权、股权变更有关文件、材料;(十三)项目实际投资金额证明材料;(十四)历年经营业绩。第六条内地投资项目包括的必要文件是:(一)给政府经济协作办公室的申请报告;(二)企业去内地兴办工商企业的章程;(三)合资、合作的联营合同或合资意向书;(四)企业成立或变更时的政府批文;(五)企业法人营业执照副本的复印件;(六)派出负责人的法人授权委托证明书;(七)会计师事务所的验资报告;(八)当年或上一年度的财务决算表复印件;(九)银行开具的资信证明;(十)企业已经在内地投资的经营效益情况;(十一)政府主管部门批文;(十二)工商局批文;(十三)外出兴办企业当地政府的批文;(十四)外出兴办企业当地工商局批文;(十五)外出兴办企业工农业执照复印件;(十六)项目实际投资金额证明材料;(十七)历年经营业绩。第七条境外投资项目档案包括的必要文件是:(一)给外汇管理局及经发局的申请报告;(二)可行性研究报告;(三)海外公司合同、章程;(四)投资方的政府批文、营业执照及法定代表人证明书;(五)投资方资信证明、创汇证明、资产负债表及历年经营业绩;(六)外派管理局关于项目投资风险及外汇来源的书面审查材料;(七)政府主管部门征询我驻外使领馆意见的函;(八)政府主管部门同意成立海外公司的批文;(九)海外公司在投资国的注册登记证明;(十)项目实际投资金额证明材料;第八条项目档案的收集和保管(一)投资发展部设建档员负责项目档案的收集整理,总公司各下属公司应认真配合其工作,主动、及时地将项目档案整理上交投资发展部,投资发展部建档后将档案原件移交总经理办公室,并保留二套完整复印件;(二)各项目负责人将项目文件交给建档员时,建档员应及时登记文件交付日期、名称、原件或复件、交付人,并由文件交付人签字认可;(三)文件登记后由投资发展部经理或执委会主任签字,按性质进行编号、归档;(四)项目档案保管期(原件和复印件)一般为永久保存。第九条项目档案的查阅(一)总公司人员因工作需要查阅或借用项目档案时,在投资发展部办理相应的查阅或借用手续;(二)集团内各单位因公需要查阅项目档案时,须出具本单位领导的批准证明。经执委会主任或投资发展部经理同意后,方能由建档员接待查阅;(三)外单位人员因公需要查阅项目档案时,应持有单位介绍信,经执委会主任同意后,方能由建档员接待查阅,并由建档员详细登记查阅项目档案人的工作单位、查阅档案名称及查阅理由;(四)项目档案一般不得带出档案室外,如有特殊情况,需带出室外或复制时,必须经执委主任批准,由建档员详细登记,借用人签名后才可外借,并限期归还;(五)查阅人违反借阅规定时,建档员有权对其提出批评以至停止其借阅。第十条所有资料均应放人有锁的柜子里,钥匙由建档员专人保管,建档员因工作失职,使文件丢失或损毁,应追究其责任。第十一条由于建档员的变动或机构的改变等,项目档案需要移交时,须办理交接手续,并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。
第7篇 v项目档案资料管理制度
以下是小编为大家整理收集的一份关于项目档案的制度,仅供大家参考和阅读。
项目档案资料管理制度
第一条:项目文件的形成和积累项目文件产生于项目建设全过程。其形成、积累和管理应列入项目建设计划和有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制。并有相应的检查、控制及考核措施。
第二条、项目建设各阶段文件的收集及其责任
1、项目准备阶段
建设单位各机构负责收集、积累和整理项目前期文件以及设备,工艺和涉外文件:勘查、设计单位负责收集、积累勘查、设计文件,并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计文件。
2、项目施工阶段
项目实行总承包的。由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理,并提交总承包单位汇总;由建设单位分别向几个单位发包的。由各承保单位负责收集、积累其承包项目的全部文件;项目监理单位负责收集,积累项目监理文件。建设单位委托的项目监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况、审核,签认竣工文件。并向建设单位提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件。
3、项目试运行阶段
试运行单位负责收集、积累在生产技术准备试运行中形成的文件:项目器材供应、财务管理单位或部门应负责收集、积累所承担项目的器材供应和财务管理中形成的文件。
第三条、收集范围
1、反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件,应收集齐全,规入建设项目档案。
2、项目文件归档范围和保管期限见附表1
第四条、收集时间
各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集:引进技术、设备文件应首先由建设单位或接受委托的承包单位登记、归档、再行译校、复印和分发使用。
第五条、项目文件质量要求
1、字迹清楚,图样清晰。图表整洁、签字手续完备。
2、需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书材料(红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制。
3、复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设计标定质量的要求。
4、录音、录像文件应保证载体的有效性。
5、长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。
项目文件的整理与归档标准
第一条、项目文件的整理
1、建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定,并按档案管理的要求,由文件形成单位进行整理。
2、建设单位各机构形成或收到的有关建设项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件,应根据文件的性质
、内容分别按年度、项目的单项或单位工程整理
3、勘查、设计单位形成的基础材料和项目设计文件,应按项目或专业整理。
4、施工技术文件应按单项工程的专业,阶段整理;检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理。
5、设备、技术、工艺、专利及商检索赔文件应由承办单位整理;现场使用的译文及安装调试形成的非标准图、竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件,工程事故处理文件由施工单位整理。
第二条、项目文件的组卷
1、组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点,保持卷内文件的有机联系;分类科学,组卷合理;法律性文件手续齐备,符合档案管理要求。
2、项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷:项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序组卷;设备文件按专业、台件等组卷;管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷;监理文件按文种组卷;原材料试验按单项工程、单位工程组卷。
3、案卷及卷内文件不重份;同一卷内有不同保管期限的文件。该卷保管期限从长。
第三条、案卷与卷内文件的排列
1、管理性文件按问题、时间或重要程度排列。
2、施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测试验记录、评定、验收排列。
3、设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。
4、竣工图按专业、图号排列。
5、卷内文件一般文字在前,图样在后;译文在前,原文在后;正件在前,附件在后;印件在前,定(草)稿在后。
第四条、卷内编目,装订必须符合规定要求,详见综合科档案管理制度
第五条、声像材料整理
声像材料整理时应附文字说明。对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录。
第六条、项目文件的归档
1、建设单位各机构、各施工承包单位、监理单位应在建设项目完成后,将经整理,编目后所形成的项目文件按合同协议规定的要求,向建设单位档案管理机构归档。
2、根据基本建设程序和项目特点,归档可按阶段分期进行,也可在单项工程或单位工程完成并通过竣工验收后于竣工验收文件一并归档。
3、归档文件应完整、成套、系统。应记述和反应建设项目的规划、设计、施工及竣工验收的全过程;真实记录和准确反应项目建设过程和竣工的实际情况,图物相符,技术数据可靠、签字手续完备;文件质量应符合项目文件质量要求的规定。
4、勘查、设计、施工及建立单位需向本矿归档的文件,应按国家有关档案管理的规定和附表1的要求单独立卷归档。
5、外文资料应将题名、卷内章节目录译成中文,经翻译人、审校人签署的译文稿与原文一起归档。
第七条、项目文件的归档审查施工单位在项目竣工文件收集,编制和整理后,应依次由竣工文件的编制方、质监部门、监理部门对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查或三方会审,经建设单位确认并办理交接手续后连同审查记录全部交建设单位档案管理机构。
第八条、项目文件的归档时间
1、除受委托进行项目档案汇总整理外,各施工承包单位应在项目实体完成后三个月内将项目文件向建设单位归档;有尾工的应在尾工完成后及时归档。即:在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档,周期长的可分阶段、单项归档。
2、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱设备验收或接收后即时登记,安装调试后归档(任务结束后一周内向上级档案室移交)。
3、电子文件的逻辑归档实时进行,物理归档应与纸质文件归档时间一致。
4、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档(一周内)。
5、下列文件材料应随时归档:
5.1、变更、修改、补充的文件材料;
5.2、矿内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料;
5.3、矿产权变动过程中形成的文件材料;
5.4、其他临时活动形成的文件材料。
项目档案的整理与移交标准
第一条、项目档案的整理
全部项目档案的汇总整理应由建设单位负责进行或组织,其内容包括:
1、根据专业主管部门的建设项目档案分类编号规则以及项目的实际情况,设计、制定统一的项目档案分类编号体系。小型项目直接按项目、结构或专业分类;大中型项目按工程或专业分类,下设属类。
2、依据项目档案分类编号体系对全部项目档案进行统一的分类和编号;生产使用单位需要按企业档案统一进行分类和编号的,建设单位(并责成设计、施工及建立单位)可用铅笔临时填写档案号。
3、对全部项目档案进行清点、编目,并编制项目档案案卷目录及档案整理情况说明。
4、负责贯彻实行国家及本行业的技术规范及各种技术文件表格
第二条、项目档案的移交
1、项目档案验收合格后,建设单位应按合同及规定的要求,在项目正式通过竣工验收后三个月内,向生产使用单位及其它有关单位办理档案移交。凡是分期或分机组的项目,应在每期或每机组正是通过竣工验收后办理档案移交。
2、建设单位与业主单位、生产使用单位及其它有关单位应办理项目档案移交手续,明确档案移交的内容、案卷数、图纸张数等,并有完备的清点、签字等交按手续:建设单位转为生产单位的,按企业档案管理要求办理。
3、竣工验收以后,在大中型城市规划区范围内的重要建设项目。建设单位应在6个月内向城市建设档案接收单位报送与城市规划、建设及其管理有关的项目档案。
第8篇 某写字楼项目档案管理规程
写字楼项目档案管理规程
一、目的:
为了进一步加强部门档案管理,促进部门规范化、标准化管理体系建设,特制订本规定。
二、规程主要内容:
(一)部门均应明确档案管理责任人,按专人管理,人人参与的原则,建立和实施档案的收集、保管、使用的规范流程(责任人变动时,必须进行清点移交手续)。
(二)明确档案分一级、二级、三级的分类管理。
1、一级范围:各类文件、制度、合同、协议、考核表格、账单、帐表、凭证、工程图纸、仓储账目、资产帐表、采购计划等等重要文件资料。
2、二级范围:公用书籍、办公用品、用具;制服;工具等。
3、三级范围:日常各项记录本;点检表;巡查表;普通函件、文字资料等。
(三)上述内容均指部门共享的档案,与个人办公用的其它资料区别分开。
(四)档案柜应在柜面标明部门科室、编号等分组别类。
(五)各柜内应附有档案目录,文件夹(盒)等应统一方法标明文件内容,与目录对应。
(六)档案管理责任人要按照档案保管一览表,每年进行二次以上的全面清理、整理。
(七)档案资料管理应注意防潮、防霉、防虫、反腐除锈等防护工作。
(八)档案的借阅、复印等必须经理(或科长)以上及批准方可办理。
三、本规程自二0一_年一月一日起实施。
第9篇 商住项目档案资料管理规范
商住项目档案资料的管理
资料管理在物业管理中的重要性越来越被重视,法律、法规的健全,业主维权意识的日益觉醒,对物业资料的管理,特别是原始资料的记录、收集、整理、存档更加重要。管理处的资料管理主要分为以下几方面。
_发商移交的原始资料的管理
楼宇交接时,开发商和物业公司需要交接楼宇的基本资料,资料是否齐全,将为物业公司做好今后管理服务奠定基础。这主要包括以下资料:1、原始规划资料;2、竣工验收资料;3、基建施工图纸资料;4、设备安装图纸、说明书、供应商资料。
_业主入住的原始登记资料的管理
业主入住的原始资料是物业管理资料里重要部分,也是物业管理中基础的资料之一。这类资料的收集主要在业主、用户办理入住手续时,一次性收集完整。主要资料如下:1、房产证、购房合同复印件;2、营业执照或身份证复印件;3、业主开户原始登记表;4、业主与物业公司签订的前期管理协议、业主公约,消防安全责任书;5、租户变更情况登记表。
_业主、用户装修资料的管理
业主、用户在办理装修时,管理处对装修资料的审批很重要,一方面为方便今后的维修,一方面为房屋的使用安全。因此,管理处在审核装修资料时,一定要细致、严格,为今后的日常管理工作奠定基础。装修资料的管理主要分为如下内容:1、消防审批报告;2、装修图纸;3、消防验收报告;4、装修施工单位资质、营业执照;5、施工中违章登记资料、整改记录;6、施工人员登记表;7、管理处验收报告;8、二次装修申报手续、消防验收报告。
_管理处日常记录文件的管理
日常记录文件的管理是物业管理的基础工作,也是物业管理工作中非常繁琐的工作,更是督促物业公司提高服务质量的必要手段。在管理处的日常管理中,日常巡查、检查记录包含了日常管理的全部内容,如:绿化、清洁、设备维护、公共设施维护、安防巡查等等。值班记录包含各责任部门的值班情况登记,如:机房值班、监控值班、门卫值班等记录情况登记等。对外包项目,尽管我们只是进行月评价,但为了监督日常的服务质量,也要求外包单位提供日常巡查记录。对业主投诉进行分类,及时处理并将处理结果整理存档。日常记录文件的管理有以下几方面内容:1、日常巡查记录;2、值班记录;3、外包项目的评价记录;4、业主投诉情况记录;5、突发事件记录及处理情况。
_财务资料管理
物业公司的核心是提供服务和赢得利润,在做好服务的同时,加强财务管理,收取应收费用,降低管理成本也是相当重要的。因此在财务资料管理上必须讲究完整、连续性。财务管理主要有如下资料:1、业主、租户物业管理费的交缴资料;2、固定资产的登记管理资料;3、外包单位按合同付费记录资料;4、有偿服务收费记录资料。
_业主、用户往来函件的管理
业主、用户往来函件资料是管理处与业主、用户的进行交往的原始记录文件,对今后会引起法律纠纷的事件是一个很好的原始记录,特别是给业主、用户的违章、整改通知,这类文件一定要有业主、用户的签收记录。1、给业主、用户的通知;2、给业主、用户的违章、整改函件;3、业主、用户给管理处的函及管理处的复函。
_业主委员会资料管理
对已经成立业主委员会的管理处,要将业主委员会的相关资料整理备案,做好每次业主委员会会议纪要,留案备查。1、历届业主委员会选举资料;2、业主委员会会议资料;3、业主委员会委员个人登记资料;4、社区文化活动记录资料及图片。
_上级主管部门、公司内部请示、汇报文件的管理
给上级主管部门、公司领导、相关部门的请示、汇报文件,做好登记、记录,对请示文件中领导的批示进行登记,安排人员落实,并做到及时检查落实情况。1、给上级主管部门的请示;2、给公司领导的请示;3、给公司相关部门的报告;4、与公司相关部门的往来函件。
_管理处员工人事资料的管理
对员工人事资料的管理,可以为管理处日常考评、年终评比提供依据,同时也可以使管理处合理使用人力资源,用人所长。1、员工人事档案资料登记;2、员工日常考评记录;3、员工奖惩记录;4、员工专业资格证书的登记;5、员工日常培训的记录。
_公司文件、管理制度的收集管理
为使管理处每一位员工能更好掌握公司动态,贯彻公司的经营方针、目标,对公司下发的文件要求相关人员要传阅、学习,并进行登记。1、公司编号公文分类存档;2、公司管理制度汇总;3、各相关专业管理规定、制度汇总。
_业管理相关资料的收集管理
为及时掌握、了解物业管理行业最新动态、法律法规,注意收集相关资料,存档备用。1、物业管理法律、法规、条例的资料收集;2、报纸、杂志相关案例的剪贴资料;3、与管理处、公司相关报道的剪贴资料;4、管理区域内业主、租户的相关报道资料。
第10篇 办公住宅项目档案建立和管理规范
办公+住宅项目档案的建立和管理
一、档案的建立
设立资料室、负责档案建立和管理,配备专门的档案专业管理人员,从接管开始,建立各类档案,采取电脑化管理。
1、系统化、科学化、标准化、制度化、电脑化管理,制订一系列管理制度。
2、建档流程:收集-整理-归类-编号-登记-输入电脑-入柜-利用-检查。
3、各部门广泛收集,资料室集中管理。
4、分类明确,针对不同的档案性质,采用有不同的建档和管档方法,本公司将档案分成五类由专职人员进行管理,并将档案管理列为我公司质量体系的一个重要部分。
二、档案管理
本公司档案管理体系按照iso9000质量认证体系标准,把它浓缩为:
(一)办公室、人事档案管理;
1、办公室档案由资料员进行分类编号、整理、保管。
2、有关行政机关,公司上层有关文件及会议纪要均属办公室档案文件。
3、经领导批示传阅的重要文件入档必须与领导批示和传阅人员签字表格一并归档。
4、所有人事档案按照编号由资料员管理,并将个人所有资料输入电脑保存软盘,人离开企业其档案销毁。
(二)质量体系文件档案管理;
1、公司本部iso9000质量体系文件的管理由管理处专人负责进行管理。
2、所有质量体系文件的编号、审批、发放、更改、作废均应有日期和负责人,批准人及文件现状态的记录。
3、所有质量体系文件均有规定的编号、易懂、易查、易察。
4、《文件清单》、《发放记录》、《更改申请表》、《更改领取表》均应填写标准、明了。
(三)工程档案管理;
1、从接管开始的所有工程技术、维修、改造资料和各种竣工图及供电、发电、消防、排风排水、煤气管理、电梯、照明系统的有关资料均进行编号,档案由专人储存于专柜中保管。
2、所有工程类国家标准均匀进行统一编号并附上受控负责人由专人保管于专柜中。
3、所有工程资料均应规定保存期限,并建立销毁档案制度。
(四)财务档案管理;
1、每年形成的会计档案,都由财务会计按照归档的要求,负责整理立卷装订成册。
2、保存的会计档案向外单位提供利用时,须报有关领导批准,但不得拆散原卷册,并应限期归还。
3、会计档案的保管期限,根据特点分永久、定期二类。
4、会计档案保管期满需销毁时,应经有关领导同意,审查并编造会计档案,销毁设册。
(五)住户档案管理;
1、所有业主资料如购房合同(含产权证)复印件、租户合同复印件、房屋验收清单及业主、业主有关资料(身份证、户口所在地、工作单位地址、常住地址、联系电话)均应按单元由资料员编号妥善保存并输入电脑。
2、业主变更资料均匀由资料员妥善保存并输入电脑。
3、业主资料根据一定期限销毁,保存软盘。
(六)所有档案必须进行科学管理,做到妥善保管、存放有序、查找方便、同时严格执行安全和保安制度,不得随意堆放、严防毁损、散失和泄露。
(七)所有可输入电脑的档案均应输入电脑,保存软盘。
(八)所有档案的借阅均应通过资料保管员(有必要时应有负责人许可同意)并进行登记签字。
(九)所有档案保管环境要求干燥、通风、如有遗失,应通知有关人员负责。
第11篇 物业公司项目档案管理制度
物业公司及项目档案管理制度
●档案管理规定
1、档案资料由经理负责监督保管,内务管理员专职文件存档、注记工作。
2、有关物业的验收档案、图纸、业主及住户资料、管理制度、合约及附件、设施和设备档案及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档,文件柜上锁,未经经理许可,任何人不得动用。
3、物业档案资料必须做到图有袋、文有夹,报告类文件编目录索引,档案类文件有存档清单和编号目录。
4、公司档案目录及存档文件清单每季度清查一次。
5、物业档案在历任经理离职或调职时,应向接任者办理移交手续,经认可后方可离开。
6、物业档案日常需经常使用部分应复印备份,原件存放在档案中不得随意使用。
7、因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的,需经经理书面认可,如有违反的,作泄密处理。
8、公司将定期巡查上述规定所提及的要求落实情况,对不符合要求的保管人将作适当处分。
9、小区档案资料因保管不当而造成遗失、泄密的,对小区管理有重大影响及损害小区和公司利益的,公司将视情节追究当事人责任,并保留追究其法律责任的权利。
●小区管理保密规定
1、公司、物业内部资料,业主、住户单元和公司员工个人资料及其所载有的通讯地址、联系电话、购/租合约及金额、小区及公司内部情况、业主/住户个人情况等均属保密范围。
2、业主/住户及员工资料统一存放在办公室文件柜内,由内务管理员专人管理。
3、公司文件柜备用钥匙由经理保管,内务管理员休假时,由经理指定者方可代为执行以上事务。
4、因工作所需而放置在办公室、监控室的业主/住户的联系电话、地址等,必须隐蔽放置,不得张贴于显眼处,不得外泄。
5、公司制定的各类规章制度及工作指引,严禁任何形式的抄袭和复印,严禁外泄。
6、公司发布的各类通知通告,应限定时效,过时收回。
7、员工应具有维护他人隐私的法律意识,主动为公司和小区住户保守秘密,对任何人的不正当打探行为,应坚决拒绝并向公司报告。
8、员工因执行保密规定不当,致使公司、业主/住户或公司其他员工利益受不良侵害的,公司将从重处罚,并由当事人个人承担导致的全部法律责任。
●小区档案资料
1、小区验收档案:
1)小区土建、设备安装竣工资料(图纸、设备资料)。
2)小区各类设备的质检、消防、劳动局等部门验收合格文件。
3)小区机电设备保养合约。
4)小区公共区域设施设备验收记录。
5)小区公共区域设施设备移交记录。
6)单元验收及移交记录。
2、小区二次装修档案:
1)住户二次装修图纸及审批手续。
2)二次装修期间管理处监督检查资料。
3、住户资料:
1)小区住户入伙资料。
2)小区住户情况登记(包括姓名、房号、联系人、建筑面积、交接单、入伙时间等)。
4、小区管理文本汇编:
1)管理合同、业主公约、用户手册。
2)小区各类管理规章制度及装修管理规定。
3)小区各项管理分包合约。
5、小区设备维修保养资料:
1)各类设施设备专门的维修保养制度和应急措施。
2)各类设施设备独立的维修档案及日常巡检维修记录。
3)主要部位如配变电间、监控中心等应有工作日记、交接班记录、巡视记录和人员进出记录。
4)住户维修报修单及维修后的回访记录。
6、小区设施设备检测:
1)电梯有劳动部门合格证书及年检报告。
2)消防泵、管道等有定期试机及换水记录。
3)小区避雷系统有定期检测报告。
4)小区其他设施设备检测记录资料。
7、日常文档:
1)日常通知、文件的存档。
2)小区管理费收缴情况。
3)公司管理费财务报告。
4)会议记录。
5)值班记录。
6)安保值班记录。
7)其他管理记录。
●档案资料的管理要求
1、采用多种形式的文档储存方式,如电脑磁盘、录象带、录音带、相片、图表等,并采用适当的保管、储存方法。
2、尽可能地把其他形式的档案资料转化为电脑储存,便于查找和利用。
3、电脑文件必须由专人按照规定设置子目录进行分类管理,并定期清除过期无效文件。
4、原始文件按照文件的使用性质及重要性进行分类,并编制相应的文件目录,文件状况有所变动时,应及时调整目录的有关数据,以保证查阅者及时找到有效的文件。
5、档案的鉴定必须由经理或其他指定人员负责,对档案是否有效、作废、复印份数、保存期限、保存数量等作出决定,其他未经授权者无权决定。
6、档案按不同业务性质分块,以内容分类,逐一编号,登记造册,编辑目录,最好按不同业务部分分柜保存。
7、档案保管有专人负责,以达到文件管理要求,必须做到档案标识清晰、分类明确,易查找;档案必须由具备资格人员经过登记后方可借出,文件借阅者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毁等,否则追究相关责任。档案归还必须经过检查,如有轻微破损应立即修补,损坏严重须追究借阅人员的责任。档案管理人员需按时检查档案借阅情况,以便及时收回在外文件,防止因管理疏忽所导致的文件流失和泄密。
8、档案保管环境要求达到防火、防潮、防变质的要求,配置有效的灭火器材,潮湿天气需放置生石灰等物质,档案管理人员需及时进行检查和清理,保证文档保管条件符合公司文件管理的要求。
第12篇 物业项目档案管理制度（3）
物业项目档案管理制度(三)
档案管理作为物业管理的重要组成部分,应严格重视。切勿丢失、泄密,以确保工作的有序正常进行。
1.所有文档实行统一管理,并指派专人负责;
2.所有收、发文件由专人统一登记,文件传阅后应及时归档,其他人员不得擅自处理;
3.对性质不同的文件,实行分类立卷保管,以便日后查找;
4.对于客人档案应建立详细档案,未经上级领导同意,不得擅自将客人资料告知他人;
5.所有文件作到不泄密、不失密,定期检查所有文件;
6.对欲销毁文件必须经过部门经理批准后进行销毁工作,严禁向废品回收站出售。
第13篇 项目档案管理岗位工作职责范本
项目档案管理岗位工作职责(本岗位可由物业服务值班室兼任)
直接上级:项目经理
监督上级:项目副经理
公司办公室、综合管理部
1、在项目经理领导下,负责项目部所有档案分类、管理工作,负责对本项目工程备用档案的定期检查、核对工作。
2、负责对客户服务部建立业主档案的监督检查工作,负责配合保安部完成本项目安保档案的建立及定期检查管理工作。
3、负责对借阅档案申请的审核、登记工作;负责对归还档案的清点、核对工作。
4、严格遵守公司档案保密规定,未经本项目经理批准,不得向任何人和单位泄露任何档案管理信息。
5、完成本项目部(副)经理下达的其他工作。
第14篇 s物业公司项目档案管理制度
物业公司项目档案管理制度
一、档案的建立。
1.1档案的建立按下列流程建立:
收集--整理--分类--编号--登记--输入电脑--入柜--利用--检查
1.2明确建档内容,实行系统收集、集中管理。
1.2.1房屋档案:包括本物业的设计、施工文件、资料、图纸、工程竣工验收资料等;
1.2.2设备设施档案:包括各种设施设备的线路图纸、使用说明书、购入使用时间、使用许可证、年检合格证、 维修保养合同及维修保养记录等;
1.2.3业主档案:包括业主入住时所填写的业主概况表、业主公约、入住契约、前期服务协议、接房登记表等。
1.2.4 文秘档案:包括业主公约、商家公约、业委会决议、物管政策法规、市区房管局的文件以及对本物业进行管理的各项规章制度等;
1.2.5 员工档案:包括员工供职申请表、简历、身份证复印件、上岗证、学历证复印件、职称证复印件、工作变动记录、奖惩记录等;
1.2.6财务档案:包括各种帐簿、会计记帐凭证、财务报表、纳税报表、维修基金使用的预算、计划、业委会批准使用的文件等。
1.3建档要求:制度化、标准化、电脑化。
二、档案管理
2.1为避免档案的损坏、遗失,使重要档案能永久保存,而又方便经常使用,对使用频率较高的档案实办公室对原始档案进行严密管理,并保存复印件。
2.2档案管理要求:
2.2.1进行标准化的档案管理。
2.2.2采用多种形式的信息储存方式,如电脑磁盘、胶卷、照片、图表等,并采用适当的保存方法。
2.2.3加强保密意识培养,确保档案在使用过程中的安全、不丢失、不泄密。
2.2.4实行档案管理手段的现代化,运用计算机检索手段,开发多媒体信息查询系统。
2.2.5坚持档案资料收集的系统化。
2.2.6作到档案分类科学化。档案按内容分类,逐一编号,登记造册,编辑目录,按工作部门分柜保存。
2.2.7实行档案管理工作检查经常化。每季度对档案文件的形成、积累、整理、归类要进行一次全面的检查。
第15篇 投资项目档案管理规定制度
为加强本公司系统各投资项目的档案管理,特制订本管理办法。
第一条“投资项目”是指:(一)因本公司参与投资或合作而产生的盈利性建筑工程; (二)因本公司参与投资或合作而设立的生产经营性企业。第二条建筑工程的各种文件资料由房地产开发公司负责建档和保管,生产经营性企业的文件资料由公司总部执委会投资发展室负责建档和保管。以下各条规定均指第二类投资项目文件资料的管理。第三条全部档案按类、目划分归纳,根据公司档案现状,设以下四类档案,并将各项目本身作为目: (一)全资投资项目类; (二)合资合作投资项目类; (三)内地投资项目类; (四)境外投资项目类。第四条全资投资项目档案包括的必要文件是: (一)新上项目预报表和可行性分析报告; (二)给政府的请求报告和政府批文; (三)企业章程和董事会决议; (四)总公司的法人营业执照和工商局批复; (五)资信证明或资金来源证明; (六)产权变更有关文件、材料; (七)项目实际投资金额证明材料; (八)历年经营业绩。第五条合资合作投资项目档案包括的文件是: (一)新上项目预报表和合资企业可行性分析报告; (二)外商投资企业名称使用证和各方股东的政府批文; (三)给政府的申请报告和政府批文; (四)合资企业合同书; (五)合资企业章程和董事会决议; (六)合资各方企业法人营业执照和各方法定代表人证明书; (七)合资各方资信证明或资金来源证明; (八)各方(中方)主管单位意见; (九)合资各方委派的董事名单; (十)进口设备、办公用品清单; (十一)工商行政管理局批文和工商行政管理局营业执照; (十二)产权、股权变更有关文件、材料; (十三)项目实际投资金额证明材料; (十四)历年经营业绩。第六条内地投资项目包括的必要文件是: (一)给政府经济协作办公室的申请报告; (二)企业去内地兴办工商企业的章程; (三)合资、合作的联营合同或合资意向书; (四)企业成立或变更时的政府批文; (五)企业法人营业执照副本的复印件; (六)派出负责人的法人授权委托证明书; (七)会计师事务所的验资报告; (八)当年或上一年度的财务决算表复印件; (九)银行开具的资信证明; (十)企业已经在内地投资的经营效益情况; (十一)政府主管部门批文; (十二)工商局批文; (十三)外出兴办企业当地政府的批文; (十四)外出兴办企业当地工商局批文; (十五)外出兴办企业工农业执照复印件; (十六)项目实际投资金额证明材料; (十七)历年经营业绩。第七条境外投资项目档案包括的必要文件是: (一)给外汇管理局及经发局的申请报告; (二)可行性研究报告; (三)海外公司合同、章程; (四)投资方的政府批文、营业执照及法定代表人证明书; (五)投资方资信证明、创汇证明、资产负债表及历年经营业绩; (六)外派管理局关于项目投资风险及外汇来源的书面审查材料; (七)政府主管部门征询我驻外使领馆意见的函; (八)政府主管部门同意成立海外公司的批文; (九)海外公司在投资国的注册登记证明; (十)项目实际投资金额证明材料;第八条项目档案的收集和保管 (一)投资发展部设建档员负责项目档案的收集整理,总公司各下属公司应认真配合其工作,主动、及时地将项目档案整理上交投资发展部,投资发展部建档后将档案原件移交总经理办公室,并保留二套完整复印件; (二)各项目负责人将项目文件交给建档员时,建档员应及时登记文件交付日期、名称、原件或复件、交付人,并由文件交付人签字认可; (三)文件登记后由投资发展部经理或执委会主任签字,按性质进行编号、归档; (四)项目档案保管期(原件和复印件)一般为永久保存。第九条项目档案的查阅 (一)总公司人员因工作需要查阅或借用项目档案时,在投资发展部办理相应的查阅或借用手续; (二)集团内各单位因公需要查阅项目档案时,须出具本单位领导的批准证明。经执委会主任或投资发展部经理同意后,方能由建档员接待查阅;(三)外单位人员因公需要查阅项目档案时,应持有单位介绍信,经执委会主任同意后,方能由建档员接待查阅,并由建档员详细登记查阅项目档案人的工作单位、查阅档案名称及查阅理由; (四)项目档案一般不得带出档案室外,如有特殊情况,需带出室外或复制时,必须经执委主任批准,由建档员详细登记,借用人签名后才可外借,并限期归还; (五)查阅人违反借阅规定时,建档员有权对其提出批评以至停止其借阅。第十条所有资料均应放人有锁的柜子里,钥匙由建档员专人保管,建档员因工作失职,使文件丢失或损毁,应追究其责任。第十一条由于建档员的变动或机构的改变等,项目档案需要移交时,须办理交接手续,并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。
