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包括哪些
企业文件管理制度是企业管理的核心组成部分，它涵盖了从文件的创建、审批、存储、检索到销毁的全过程。具体来说，主要包括以下几个方面：
1. 文件分类与编码：明确各类文件的分类标准，如行政文件、财务文件、技术文件等，并设定相应的编码规则，以便于管理和检索。
2. 文件制作与审批：规定文件的起草、审查、修改、审批流程，确保文件内容的准确性和合规性。
3. 文件存档与保护：制定文件的存储方式、期限、权限管理，以及物理和电子文件的安全保护措施。
4. 文件检索与利用：建立高效便捷的检索系统，促进文件的有效利用，同时规定文件借阅、复制等操作的流程。
5. 文件更新与废弃：规定文件的修订、替换、废弃标准，防止过期或无效文件的误用。
6. 文件培训与监督：定期进行文件管理培训，强化员工对文件管理制度的理解和执行，同时设立监督机制，确保制度的执行效果。
体系框架
企业文件管理制度的体系框架应具备以下层次：
1. 总则：阐述文件管理制度的目的、适用范围、基本原则，为后续细则提供指导。
2. 文件管理职责：明确各部门和个人在文件管理中的角色和责任，确保责任到位。
3. 文件生命周期管理：详细规定文件的产生、审批、发布、存档、使用、更新、废弃等各阶段的具体操作。
4. 文件安全与保密：设定文件的安全级别，制定保密措施，防止信息泄露。
5. 法规与标准符合性：确保文件管理制度符合相关法律法规及行业标准。
6. 系统与技术支持：描述文件管理系统的技术架构，包括硬件、软件和网络设施的要求。
7. 制度执行与评估：设立监督机制，定期评估制度执行情况，及时调整和完善。
重要性
企业文件管理制度的重要性不容忽视：
1. 提高效率：规范化的文件管理流程能减少查找文件的时间，提高工作效率。
2. 保证质量：通过审批和修订机制，确保文件内容的准确性和完整性，降低错误风险。
3. 保障信息安全：严格的权限管理和保密措施，防止敏感信息泄露，维护企业利益。
4. 法规遵从：符合法规要求，避免因文件管理不当引发的法律纠纷。
5. 持续改进：通过对文件的更新和废弃管理，保持企业知识的时效性，推动组织持续改进。
企业文件管理制度是企业运营的基础，它构建了企业内部信息流通的桥梁，提升了企业的管理水平，同时也是对外展示企业专业形象的重要窗口。因此，建立健全的企业文件管理制度，是每一位管理者必须关注并付诸实践的任务。
企业文件管理制度完整范文
第1篇 华为企业文件发放管理制度
华为文件发放管理制度
一、目的
为了加强对公司各类文件的管理,使信息传递迅速、及时准确。
二、适用范围
公司及各部门发放的文件及各种管理办法、管理制度。
三、分类
a公司文件 b部门文件 c管理办法及制度
四、文件制作格式
公司文件的制作格式遵循统一原则。
详见附页。
五、文件发放流程
1、各部门欲签发的文件草稿交行政部文员打印,部门秘书校稿后,行政部秘书审核,总经理(或部门经理)签字后,按照所需发放份数复印并下发。
2、文件发放至各部门,应由部门专职人员签收。需要公告的文件同时在布告栏公布。
3、公司文件、部门文件及各种管理制度办法均由行政部统一编号下发。
4、行政部根据各拟稿部门提供的发放范围及数量发放文件。
5、各部门秘书收到文件后,应对文件进行分类、登记、保管。签发原件由行政部秘书统一存档。
流程图:
各部门拟稿行政部打印部门秘书校稿行政部秘书审核总经理签字复印发放部门秘书签收
六、本制度自发放之日起严格执行
第2篇 药业企业文件管理制度
__药业文件管理制度
1.目 的:为确保文件收发等事务正常、顺利进行,规范文件管理,特制定本规定。
2.适用范围:本制度适用于总公司,各分子公司应根据本制度制定细则并报总公司批准后执行。
3.权责说明:总经办管理公司的收发文工作,各部门负责本部门相关文件的管理。4.公司发文
4.1公司发文由公司总经理(或其授权人)签发,加盖公章有效。任何个人和部门不得随意起草以公司名义发布的文件。
4.2公司发文程序
4.2.1各部门制作以公司名义对外接洽或汇报的文件,必须经分管领导同意后起草,交总经办核稿后呈送总经理签发。
4.2.2总经理签发后由总经办制作文件,并将总经理签发原件一起送印鉴管理员盖章。
4.2.3盖章完毕后,由总经办办理发、送、呈、存档事宜。
4.2.4未签发的文件,总经办按收文分类登记;签发后的文件按发文分类登记。总经办需做好收文及发、送、呈登记,并将有总经理签字的原件存档。
4.3公司发文分类、编号:西藏药业〔2006〕××号。
4.4对外文件必须做成红头,以示严肃和正规,格式附后。
4.5无总经理或总经理授权人签字的文稿一律不得加盖公章。
5.公司部门发文
5.1公司部门在内部行文一律以部门第一负责人、部门分管领导同时签署生效,不再加盖部门印章;任何部门不得以个人签名或部门名义对外行文。
5.2公司部门发文主要分为总经办发文和其他部门发文。
5.2.1总经办发文:在管理制度内制订的实施细则,以及不必对子公司及公司外的其他单位发布的文件,原则上可由总经办制订、分管领导签发生效。
5.2.2其他部门发文。其他部门可在其部门职权范围内对公司内部部门行文,经部门经理、部门分管领导签发后,在公司内部有效。
5.3公司部门发文格式附后。
5.4部门发文超出部门职权范围,又不应由公司发文的,须由相关部门共同签发,经分管领导批准后行文。
5.5公司内部发文按以下办法分类、编号:
西藏药业(总经办、信息部、___)发〔20××〕××号
6.收文
6.1公司以外单位送、发给我公司的文件由收文单位签收,包括:政府职能部门行文、业务管理部门行文、合作、协作单位行文等,同时填写《收发文登记表》,格式附后。签收之后即存档一份并于接件当日立即填写《收文处理表》报送有关部门和有关人员,不得积压延误;属于急件的,应在接件后立即报送。
6.2各部门应指定专人办理收文事宜。
6.3各部门应将处理完后的来文、处理过程和处理结果一并交总经办存档,同时,每半年清理一次,没有及时存档的全部存档,并将填写的《收发文登记表》一起存档。
7.其他
7.1文件的发文、收文部门负责人应注明文件密级或者不得复印、不得携出字样。
7.1.1绝密:绝密档案涉及公司重大决策的核心机密,如董事会、公司经营体制度改革、财务制度改革、兼并关联企业等文件,公司项目招投标文件、财务账册、营销策划方案、项目设计方案等文件。
7.1.2机密:机密档案为公司重要证件批文、合同协议、技术资料、人事劳资体系等文件。
7.1.3 秘密:秘密档案为仅可内部公开的一般文件资料。
7.2各部门对各类文件必须严格分类、专人管理并妥善保管。
7.3单位、个人调、借阅文件或部门间借阅文件,必须按规定填写文件借阅登记表,属秘密级以上的文件需分管领导以上人员批准。
7.4文件及有关资料的打印、复印、签章,必须按规定严格办理,并做好登记,严禁未经同意私自处理。
7.5收发文处理不当或不及时造成损失的,由公司专题会讨论处理办法。失密、泄密的按专项管理制度规定处理,没有或不及时归档的,每次贡献50元爱心基金。
8.附则
8.1 本制度由总经办负责解释。
8.2本制度施行后,凡既有的类似规章制度或与之相抵触的规定即行废止。
8.3 本制度经总经理批准后自颁布之日起执行。修改时亦同。
附:
第3篇 q企业文件管理制度
(一)总则
第一条 为减少发文数量,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,根据中央关于文书处理的有关规定,结合我厂的实际情况,特制订本制度。
第二条 文件管理内容主要包括:上级函、电、来文,同级函、电、来文,本厂上报下发的各种文件、资料。
第三条 按照党政分工的原则,全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办(以下简称两办)归口管理。
(二)收文的管理
第四条 公文的签收
1.凡来厂公启文件(除厂领导订启的外)均由厂收发员登记签收(由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外)后分别交两办机要秘书拆封。在签收和拆封时,收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因,对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。
2.对上级机要部门发来的文件,要进行信封、文件、文号、机要编号的四对口核定,如果其中一项不对口,应立即报告上级机要部门,并登记差错文件的文号。
第五条 公文的编号保管
1.两办机要秘书对上级来文拆封后应及时附上文件处理传阅单,并分类登记编号、保管。须由工厂承办或归档的厂领导亲启文件,厂领导启封后,也应分别交两办办理正常手续。
2.本厂外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交两办机要秘书进行登记编号保管,不得个人保存。
第六条 公文的阅批与分转
1.凡正式文件均需分别由两办主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后,由机要秘书分送承办部门阅办,重要文件应呈送厂领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完,紧急文件要即阅即办。
2.一般函、电、单据等,分别由两办机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件,应同主办单位联系后再分转处理。
3.为加速文件运转,机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂领导和承办部门,如关系到两个以上业务部门,应按批示次序依次传阅,最迟不得超过两天(特殊情况例外)。
第七条 文件的传阅与催办。
1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所,也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
2.阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交机要室,阅批文件一般不得超过两天,阅后应签名以示负责。如有领导批示、拟办意见两办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
3.阅文时不得抄录全文,不得任意取走文件夹内任何文件及附件,如确系工作需要,要办理借阅手续,以防止丢失泄密。
4.文件阅完后,应送交两办机要秘书,切忌横传。
5.两办机要秘书对文件负有催办检查督促的责任,承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散,如需备查,应按照有关保密规定,并征得两办同意后,予以复印或摘抄,原件应及时归档周转。
6.按照阅文范围,离、退休干部,一般由有关部门定期组织学习有关文件,或由两办机要室通知到机要室阅文。
(三)发文的管理
第八条 发文的规定
1.全厂上报下发正式文件的权力分别集中党委和厂部,各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
2.各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党委、厂部提出发文申请,并将文件底稿分别交两办审核。党委、厂部同意发文,则两办分别按党、政机构设置与业务分工统一归口以党×字、厂×字发文。群众团体文件由党委批转。
3.对全厂影响较大,涉及两个以上厂领导分管范围的文件,须由党委书记或厂长批准签发。其余文件均由分管厂领导批准签发。
第九条 发文的范围:
1.凡是以党委、厂部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报,均属发文范围。
2.党委、厂部下发文件主要用于:
(1)公布全厂规章制度;
(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件;
(3)公布工厂体制机构变动或干部任免事项;
(4)公布全厂性的重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定;
(5)发布有关奖惩决定和通报;
(6)其他有关全厂的重大事项;
3.党委、厂部上行文、外发文主要用于:
(1)对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定;
(2)同兄弟单位联系有关工厂重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理、党群工作等事宜。
4.在工厂日常生产、技术、经营管理、党群工作中,有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项,应按有关制度办理,经分管厂领导批准后,由主管业务科室书面或口头通知执行,一般不用厂部文件发布。
第4篇 企业文件管理制度-文本
企业文件管理制度文本
第一章总则
第一条为了减少发文数量,提高办公速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,根据中央关于文书处理的有关规定,结合我厂的实际情况,特制订本制度.
第二条文件管理内容主要包括:上级函、电、来文,同级函、电、来文,本厂上报下发的各种文件、资料.
第三条按照党政分工的原则,全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办公室(以下简称两办)归口管理.
第二章收文的管理
第四条公文的签收
1.凡来厂公启文件(除厂领导亲启的外)均由厂收发员登记签收(由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外)后分别交两办机要秘书拆封.在签收和拆封时,收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳.对开口和邮票撕毁函件庆查明原因,对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收.
2.对上级机要部门发来的文件,要进行信封、文件、文号、机要编号的四对口核定.如果其中一项不对口,庆立即报告上级机要部门,并登记差错文件的文号.
第五条公文的编号保管
1.两办机要秘书对上级来文拆封后庆及时附上文件处理传阅单,并分类登记编号,保管.须由工厂承办或归档的厂领导亲启文件,厂领导启封后,也应分别交两办办理正常手续.
2.本厂外出人员开会带回文件及资料应及时分别送交两办机要秘书进行登记编号保管,不得个人保存.
第六条公文的阅批与分转
1.凡正式文件均需分别由两办主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后,由机要秘书分送承办部门阅办,重要文件应呈送厂领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办.为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完紧急文要即阅即办.
2.一般函、电、单据等,分别由两机要秘书直接分转处理.如涉及几个单位会办的文件,应同主办单位联系后再分转处理.
3.为加速文件运转,机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂领导和承办部门,如关系到两个以上业务部门,应按批示次序依次传阅,最迟不得超过两天(特殊情况例外).
第七条文件的传阅与催办
1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,有得将有密级的文件带回家、宿和公共场所,也不得将文件转借其他人阅看.对尚未传达的文件不得向外泄露内容.
2.阅读文件庆抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交机要室,阅批文件一般不得超过两天,阅后应签名以示负责.如有领导批示、拟办意见两办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜.
3.阅文时不得抄录全文,不得任意取走文件夹内任何文件及附件,如确系工作需要,要办理借阅手续,经防止丢失泄密.
4.文件阅完后,庆送交两办机要秘书,切忌横传.
5.两办机要秘书对文件负有催办检查督促的责任,承办部门接到文件函电应立即指定专人办理.不得将文件压放分散,如需备查,应按照有关保密规定,并征得两办同意后,予以复印或摘抄,原件庆及时归档周转.
6.按照阅文范围,离、退休干部,一般由有关部门定期组织有关文件,或由两办机要室通知机要室阅文.
第三章发文的管理
第八条发文的规定
1.全厂上报下发正式文件的权力分别集中于党委和厂部,各群众团体和部门一律不得自行向上、向下放送正式文件.
2.各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党委、厂部提出发文申请,并将文件底稿分别交两办审核.党委、厂部同意发文,则由两办分别按党、政机构设置与业务分工统一归口经党_字、厂_字发文.群众团体文件由党委批转.
3.对全厂影响较大,涉及两个以上分管厂领导分管范围的文件,须由党书记或厂长批准签发.其余文年均由分管厂领导批准签发.
第九发文的范围:
1.凡以党委、厂部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报,均属发文范围.
2.党委、厂部下发文件主要用于:
a.公布全厂规章制度;
b.转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件;
c.公布工厂体制机构变动或干部任免事项;
d.公布全厂的重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等作的决定;
e.发布有关奖惩决定和通报;
f.其他有关全的重大事项.
3.党委、厂部上行文、外发文主要用于:
a.对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定;
b.对兄弟单位联系有关工厂重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理、党群工作等事宜.
4.在工厂日常生产、技术、经营管理、党群工作中,有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项,应按有关制度办理,经分管厂领导批准后,由主管业务科书面或口头通知执行一,般不用厂部文件发布.
5.凡各业务科室召开专题会议所作的决定,一般都不应发文,为备查考,可以科室名义《工作简讯》发会议纪要.
6.各业务科室与外单位发生的一般业务联系,可用各科室的名义对外发函(应各自编号备查)不用厂部名义发文.
第四章发文程序与要求
第十条发文程序规定:
1.各单位需要发文,应事先分别党委、厂部提出申请;
2.党委、厂部同意发文时,主办单位应以党的方针、政策和国法令,上级指示或工作实际需要草拟文件初稿;
3.草拟文稿必须从全厂角度出,做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整.严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写;
4.文稿拟就后,拟稿人应填附发文稿纸首页,详细写明文件标题、发送范围、印制分数、拟稿单位与拟稿人,并签名、盖章、标定日期和密级;
5.两办应根据党委、厂部的要求和上级有关指示精神,有关文件规定,对文稿进行审查和修改.对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿;
6.经两办审查修改后的文稿,送部门主管领导核稿(对文稿内容,质量负责);
7.对审核时修改较多,有碍打印和存档的文稿,应由拟稿部门重新誊写清楚;
8.需经会签的文稿,应在交付打印前送会签部门会签;
9.文稿审核会签后,按批准权限的规定分别呈送党委,厂部领导审定批准签发;
10.经领导批准签发后的文稿交两办机要秘书统一编号送打印室打印;
11.文件打印清样,应由拟稿人校对.校对人员应在发文稿上签名;
12.文件打字后,由两办派专人按数印刷,再由两办机要秘书分发并检查落实情况,对印刷质量不好的文件,机要秘书应拒绝盖印分发.
第五章文件的借阅和清退
第十一条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件,需经本部门负责人签写便条,对有密级的文件须经两办主任同意后方可借阅.
第十二条借阅文件应严格履行借阅登记手续,就地阅看,按时归还.任何人不得将文件带走或全文抄录,不允许拆卷和在文件上勾划.
第十三条两办机要秘书对承办的公文应抓紧催办,应定期对事情已妥的本厂文件和上级要求限期清退的文件,进行收缴清退工作.(一般为月底一小清,季末一中清,年终一总清.)如发现文件丢失,必须及时查明原因和责任者,并如实向领导报告.
第十四条各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作.
第六章文件的立卷与归档
第十五条文件的归档范围:
1.凡下列文件统一的分别由两办负责归档:
a.上级机关来文,包括上级对工厂报告、申请的批复;
b.党委、厂部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、年度报告等;
c.厂党委会、厂长办公会、厂务会、工厂管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录;
d.厂党代会、职代会、工会会员代表大、团代会等一级的党群组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报,会议记录等;
e.有保存价值的人民来信来访记录及处理结果;
f.参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本厂在会上汇报发言材料等;
g.上级机关领导电来厂检查视察工作的报告、指示记录,以及本厂向上级进行汇报的提纲和材料;
h.反映本厂生产、经营活动、先进人物事迹及厂领导工作等的音、像摄制品;
i.工厂日志和大事记;
j.工厂向上级批复的文件及上报的有关材料;
2.业务科室,各群众团体日常工作中形成的活动资料,由各业务科室、群众团体负责立卷归档.
第十六条产卷要求:
1.文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序,分门别类地进行整理归档.
2.立卷时,要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全,保持文件、材料的完整性.
3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则.重要工作、重要会议形成的文件材料,要及时立卷归档.
4.上年度形成的文件材料,要求在下年度五月份以前整理完.六月份正式向档案馆(室)移交,清单一式两份.(接交单位各留存一份备查).
第七章文件的销毁
第十七条对于多余、重复、过时和无保存价值的文件,两相要室应定期清理造册,并按上级有关规定,办理申请销毁手续.
