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有哪些
物业管理档案管理制度涵盖了以下几个核心部分：
1. 档案分类与编码：对各类档案进行科学分类，如物业合同、业主资料、设施设备记录、维修保养报告等，并制定统一的编码体系，便于查找和管理。
2. 档案收集与整理：明确档案的来源和收集方式，确保档案完整无缺；定期进行整理，保证档案的时效性和准确性。
3. 档案存储与保管：规定档案的物理存储条件，如温度、湿度、防火防盗措施等，同时制定电子档案的备份策略。
4. 档案借阅与使用：设定借阅流程，确保档案的安全；规定档案的使用权限，防止信息泄露。
5. 档案更新与销毁：明确档案更新的时间节点，过期或不再需要的档案应按照程序进行销毁。
6. 档案安全与保密：强调档案的安全性，对敏感信息实施保密措施，确保业主隐私不受侵犯。
实施细则
1. 档案分类与编码：依据物业管理行业的标准，将档案分为业主档案、设施设备档案、财务档案等类别，每类档案再细分小类，如业主档案包括业主信息表、租赁合同等，编码采用字母 数字的方式，如“a01-业主信息表”。
2. 档案收集与整理：物业管理人员需在业务发生后一周内收集相关档案，每月进行一次全面整理，确保档案的及时录入和更新。
3. 档案存储与保管：纸质档案存放在防潮、防火的专用档案柜中，电子档案存储在公司内部服务器，并定期备份至外部硬盘。所有档案应保持清洁，避免破损。
4. 档案借阅与使用：员工需填写借阅申请表，经部门负责人审批后方可借阅，借阅期限不超过一周，归还时需检查档案完整性。对外借阅需经总经理批准。
5. 档案更新与销毁：每年进行一次档案清理，过期或无保存价值的档案按照公司规定的销毁程序处理，确保合法合规。
6. 档案安全与保密：敏感档案加密存储，访问需输入特定密码；对离职员工的档案权限进行及时调整，防止信息泄露。
上墙内容
1. “物业管理档案管理制度”挂图，清晰列出各项规章制度，方便员工随时查阅。
2. “档案分类与编码指南”，详细说明各类档案的分类及编码规则，便于档案管理工作。
3. “档案借阅流程图”，直观展示从申请到归还的步骤，提高工作效率。
4. “档案安全警示标语”，提醒员工重视档案安全，遵守保密规定。
以上管理制度旨在规范物业管理档案的管理工作，提升服务质量和效率，同时保护业主权益，确保公司的运营顺畅。各相关部门务必严格执行，共同维护良好的档案管理体系。
物业管理档案管理制度范文
第1篇 物业管理师物业管理实务试题-第十二章物业管理档案管理
物业管理师物业管理实务试题汇编之第十二章物业管理档案管理
一、单项选择题(备选项中有1个符合题意)
1.以下关于档案的说法,不正确的是()。
a档案是历史的原始记录
b档案是该原始记录的信息内容
c档案是经过归档保存的原始记录及其载体
d施工图纸在工程竣工验收之前,是正在使用的文件,它既是原始记录,也是档案
【答案】d
【解析】本题考查的是考生对档案定义的理解。有关内容可参见教材第178页。
2.能够较好地保持文件在内容方面的联系,使内容相同或相近的文件集中在一起的档案分类方法是()。
a月度分类法b年度分类法c事件分类法d组织机构分类法
【答案】c
【解析】本题考查的是考生对档案分类方法的理解和掌握。有关内容可参见教材第178页。
3.物业承接查验期的基础资料档案不包括以下哪项内容()
a物业及其附属设施设备的权属文件
b物业及其附属设施设备的技术文件
c物业及其附属设施设备的验收文件
d日常物业管理文件
【答案】d
【解析】本题考查的是考生对物业承接查验期档案的收集与整理的理解和掌握。有关内容可参见教材第180页。
4.关于物业管理档案的保存与安全,说法不正确的是()。
a某个单份档案文件的价值是不能孤立鉴定的,应当从相互关联的一组档案文件来综合考虑档案的保存价值和保存期限
b房屋共用部分和共用设施设备的检测、检修与运行记录档案,保存期限为设备的使用年限
c档案损坏有人为的原因和自然的因素
d档案的安全包括:档案本身不受到损坏与丢失;档案信息不被非法复制、查阅和传播
【答案】b
【解析】本题考查的是考生对档案管理要求的理解和掌握。有关内容可参见教材第184―186页。
5.关于物业管理企业信用档案,说法不正确的是()。
a物业管理企业信用档案的建立范围是所有物业管理企业和物业管理师等执(从)业人员
b建设部负责全国一级和二级资质物业管理企业及执(从)业人员信用档案系统的建立和监督管理
c地方物业管理行政主管部门负责二级资质以下物业管理企业及执(从)业人员信用档案系统的建立和监督管理
d建设部信息中心负责物业管理企业信用档案系统建设的技术支持和系统运行与维护管理工作
【答案】b
【解析】本题考查的是考生对物业管理企业信用档案的理解和掌握。有关内容可参见教材第186~187页。
6.不属于物业管理企业信用档案记录内容采集途径的是()。
a通过政府部门、协会采集
b通过物业管理企业、执(从)业人员采集
c通过中介机构及社会公众采集
d通过口头方式采集
【答案】d
【解析】本题考查的是考生对物业管理企业信用档案记录内容的采集途径的理解和掌握。d选项是采集方式,因此,是错误的。有关内容可参见教材第192页。
7.物业承接查验期档案的索取对象是()。
a建设单位b施工单位c监理单位d早期介入的物业管理企业
【答案】a
【解析】本题考查的是考生对物业承接查验期档案的收集与整理中物业承接查验期物业管理档案收集的范围的理解和掌握。此阶段档案收集的索取对象较单一,主要是建设单位。有关内容可参见教材第180页。
8.日常物业管理企业档案的收集范围不包括的是()。
a设备设施运行记录
b设备设施维修养护记录
c工程竣工验收记录
d物业服务记录
【答案】c
【解析】本题考查的是考生对日常物业管理期档案的收集与整理的理解和掌握。“工程竣工验收记录”是在“物业承接查验期”收集的档案。有关内容可参见教材第182页。
9.关于物业档案保存注意事项说法不正确的是()。
a物业承接查验期和人住收集的档案资料保存管理和安全十分重要
b房屋共用部分和共用设施设备的监测、检修与运行档案的真实性和保存期限应明确规定
c设备检修与运行记录档案保存期限一般不低于该设备使用年限的2倍
d所有设备运行和维护档案应有一个销毁的管理方案和程序
【答案】d
【解析】本题考查的是考生对物业管理档案的保存和安全的理解和掌握。d选项是错误的,教材讲的是“小型设备的运行和维护记录档案’’应有销毁的管理方案和程序。有关内容可参见教材第184~185页。
10.下列档案损坏属于自然因素是()。
a遗失
b榻坏
c被盗
d墨迹的自然消失
【答案】d
【解析】本题考查的是考生对物业管理档案的损毁的理解。有关内容可参见教材第185~186页。
11.关于物业管理企业信用档案的投诉处理,说法不正确的是()。
a物业管理企业信用档案应当接受社会公众的网上投诉
b投诉信息转给被投诉企业后,被投诉企业应在20天内将处理意见反馈给信用档案管理部门
c反馈意见应由当地物业管理行政主管部门签章
d无正当理由不按期反馈的,可作为不良记录计人企业或执(从)业人
员的信用档案并进行公示
【答案】b
【解析】本题考查的是考生对物业管理企业信用档案的投诉处理的理解和掌握。b选项是错误的,教材讲的是15天。有关内容可参见教材第184~185页。
二、多项选择题(备选项中有2个或2个以上符合题意)
1.物业管理档案包括以下哪些内容()。
a物业权属资料、技术资料和验收文件
b业主(或物业使用人)的权属档案资料、个人资料
c物业运行记录资料、物业维修记录、物业服务记录
d物业管理公司行政管理及物业管理相关合同资料
e国家及地方行政管理部门的相关规定
【答案】a b c d
【解析】本题考查的是考生对物业管理答档案内容的理解和掌握。有关内容可参见教材第178页。
2.物业管理常用的档案分类方法有哪些()。
a月度分类法b季度分类法c年度分类法d事件分类法
e组织机构分类法
【答案】c d e
【解析】本题考查的是考生对物业管理档案的分类方法的理解和掌握。有关内容可参见教材第178~179页。
3.物业承接查验期物业管理档案收集范围包括以下哪些内容()。
a权属资料档案
b技术资料档案
c物业运行记录档案
d验收文件档案
e业主(或物业使用人)的权属档案
【答案】a b d
【解析】本题考查的是考生对物业承接查验期物业管理档案的收集范围的理解和掌握。有关内容可参见教材第180~181页。
4.关于物业入住期物业管理档案收集的方式和程序说法正确的是()。
a物业人住期的资料档案收集与入住期物业管理工作密切相关,须同步进行
b应设立档案资料收集整理工作小组,由该小组专责进行档案资料的收集和整理
c专责工作小组应按照业主权属资料、业主(或物业使用人)个人资料档案分组,并确定各自档案资料的收集范围、相关表格和收集程
d将相关的权属资料和个人资料的复印件作为档案资料保管
e在档案资料收集后,应及时整理并归档
【答案】a b c e
【解析】本题考查的是考生对物业入住期物业管理档案收集的方式和程序的掌握。只有d选项是不准确的,应为“与原件核对后的复印件”作为档案资料保存。有关内容可参见教材第182页。
5.关于el常物业管理期档案的收集与整理,说法正确的是()。
a日常物业管理期档案主要是权属资料档案、技术资料档案和验收文件档案
b物业运行记录档案的收集范围包括:建筑物运行记录档案和设施设备运行记录档案
c物业维修维护记录档案的收集范围包括:建筑物维修维护记录档案和设施设备维修维护记录档案
d手续办理完毕的文件,应由承办单位或个人保存,一年后向档案部门移交
e日常物业管理期档案主要包括物业运行记录档案、物业维修记录档案、物业服务记录档案和物业管理公司行政管理档案
【答案】b c e
【解析】本题考查的是考生对日常物业管理期档案的收集与整理的理解和掌握。有关内容可参见教材第182~183页。
6.物业管理档案管理中,纸介质档案常用的检索工具有()。
a目录式检索工具
b簿式索引检索工具
c电子目录检索工具
d卡片式检索工具
e指南式检索工具
【答案】a b d e
【解析】本题考查的是考生对物业管理档案的检索的理解和掌握。c选项是错误的,纸介质档案常用的检索工具没有这一项。有关内容可参见教材第183页。
7.以下属于物业管理纸介质档案提供利用的方式的有()。
a档案室阅读
b外借光盘
c制作副本
d向查阅者提供档案的专业知识
e向查阅者提供档案索引的方法
【答案】a c d e
【解析】本题考查的是考生对物业管理档案中纸介质档案的检索的理解和掌握。b选项是错误的,纸介质档案中不含有光盘。有关内容可参见教材第183―184页。
8.关于物业管理档案的保存与安全,说法正确的是()。
a某个单份档案文件的价值是不能孤立鉴定的,应当从相互关联的一组档案文件来综合考虑档案的保存价值和保存期限
b房屋共用部分和共用设施设备的检测、检修与运行记录档案,保存期限为设备的使用年限
c档案损坏有人为的原因和自然的因素
d档案的安全包括:档案本身不受到损坏与丢失;档案信息不被非法复制、查阅和传播
e小型设备的运行和维修记录档案应长期保存
【答案】a c d
【解析】本题考查的是考生对物业管理档案的保存和安全的理解和掌握。有关内容可参见教材第184~185页。
9.物业承接查验期其物业管理档案收集主要包括()。
a权属资料档案
b建设单位的资料档案
c验收文件档案
d业主使用人档案资料
e技术资料档案
【答案】a c e
【解析】本题考查的是考生对物业承接查验期档案的收集与整理的理解和掌握。有关内容可参见教材第180页。
三、案例题
1.张先生于2002年购买了一套某花园式住宅的配套底商。人住时,小区尚未全部竣工。急于用底商开餐厅的张先生没有追究工程的不完善,草草接收了房屋,餐厅也随即开业。由于在其后对房屋
的使用中,张先生对房屋以及物业管理存在诸多不满,除人住时交了一年物业费外,3年内没有向物业公司交过任何费用。截止到2004年底,张先生已经拖欠物业费、水电费、取暖费20多万元。在多次催缴无效的情况下,物业公司将张先生告上了法庭。经过调查审理和法院调节,张先生对物业费和取暖费没有异议,但对水电费不能认同。原因是:物业公司不能提供由张先生签字确认的水电费的起始数字依据。最终,物业公司损失了水电费总额的20%。请问法院这样判决是否恰当在此案例中,物业公司的错误在哪里
【答案】(1)法院对此进行的判决比较合理,因为物业公司不能提供水电费的起始表数,按照正常的惯例推理,物业公司交付给业主的水电表均不可能为“零起始”。同时张先生也不能提供已交费的证据。根据公平的原则及法官的自由裁量权,法院支持物业公司收取张先生80%的水电费较为合理。
(2)物业公司为代收取水电费的主体,应做好相关的准备工作。此案中物业公司没有及时对张先生所购买房屋的原始水电表数与张先生进行书面确认。为以后的收取工作留下隐患。
2.如果你是某物业公司的档案管理员,负责档案的保存工作,请说明档案保存应注意的事项有哪些
【答案】(1)物业承接查验期和人住期收集整理的档案资料属于物业基础资料档案,是物业管理档案中最重要和基础性的档案,它的保存管理和安全十分重要。
(2)房屋共用部位和共用设施设备的检测、检修和运行记录档案,在分析房屋主体安全、设备运行状况和事故分析中有时起着十分关键性的作用,因此这类档案的真实性和保存期限应有明确规定,一般不能低于设备的使用年限的2倍。
(3)各类小型设备的运行和维护记录档案、环境与安全管理记录档案的数量较大,这部分档案的保存期较短。这类档案应有一个销毁的管理方案和程序,以腾出空间,避免档案室空间被无谓占用。
3.如果你是某物业公司的管理人员,分管档案管理工作,请说明物业管理企业信用档案管理工作的目标和要求。
【答案】目标:以物业管理电子政务系统、物业管理行业协会自律管理系统和企业经营管理系统为基础,形成覆盖物业管理行业所有企业及执(从)业人员的信用档案系统,并通过中国住宅与房
地产信息网实现各级物业管理行政主管部门、行业协会网站的互联互通。
要求:(1)各级物业管理部门要提高认识,加强领导,积极组织、指导和推动物业管理企业信用档案系统的建设工作。
(2)扩大物业管理企业信用档案的覆盖面。
(3)保证物业管理信用档案系统信息的全面、准确。
(4)及时做好信用档案记录信息的更新工作。
(5)统一系统数据平台,保证信息传递畅通、资源共享。
(6)物业管理企业信用档案记录信息的报送、传递及有关事宜的联系,主要采用电子邮件方式。
4.如果你是某物业公司的管理人员,分管档案管理工作,请说明物业管理企业信用档案的记录内容有哪些。
第2篇 物业管理档案建立管理试题
第二章 物业管理档案的建立与管理
一、单选题
228、物业中的公共设施和房屋公共部位是多个产权人共有财产,其维修养护费用应由( )
a、共有人按产权比例分担 b、共有人按人口数量分
229、物业档案资料是指人们在物业的开发和管理活动中形成的,作为( )保存起来以备查考的各种文件。
a、原始记录 b、业主档案 c、管理制度 d、用户信息
230、客户投诉记录应每年更新,旧的记录一般( )后可以销毁。
a、半年 b、1年 c、2年 d、3年
231、制作房地产分幅平面图应按照( )的比例
a、1:200 b、1:500 c、1:1000 d、1:5000
232、物业管理档案中的( )是指在物业管理活动过程中形成的各种文字资料
a、图 b、表 c、档 d、册
233、物业管理档案中( )的特点是内容浓缩,检索方便。
a、图 b、表 c、卡 d、册
234、一个有序的物业管理资料库是一个完整的( )。
a、树形图 b、菱形图 c、矩形图 d、环形图
235、在管理档案的各个环节中,( )的重点是去伪存真,留下物业管理有用的资料。
a、收集 b、整理 c、归档 d、利用
236、归档就是按照资料本身的( )进行科学地分类与保存。
a、大小顺序 b、字母排列 c、内在规律 d、图表卡册
237、物业资料归档要做到( )。
a、去伪存真 b、尽可能完整 c、尽可能准确 d、十清
二、多选题
238、在物业管理工作中,用户档案的建立与管理是通过( )完成的。
a、收集档案资料 b、分类存档 c、建立管理制度 d、建立使用制度
239、档是物业管理档案资料的主要成分,包括( )。
a、房屋接管验收记录 b、房屋分户平面图 c、管理合同副本 d、房屋产权证副本
240、物业档案资料的作用有( )。
a、制约作用 b、凭证作用 c、参考作用 d、协调作用
241、物业档案资料是( )
a、销售、出租物业时的凭证 b、前期建设开发成果的记录 c、实施物业管理时工程维修和配套发行的依据 d、更换物业管理企业是必须移交的内容之一
242、计算机在物业管理中的应用包括( )。
a、编辑、处理、打印、保管各种文书和资料 b、制作规划设计图纸,存储各项基础资料 c、确保物业具备正常的使用功能 d、建立网络,沟通信息,实现资料、设备共享
243、有物业管理系统中的计算机技术主要用于( )等方面。
a、电子数据处理 b、管理信息系统 c、决策系统 d、消防系统
三、判断题
244、( )房地产的权属登记和产权备案是物业管理中的重要环节。
245、( )在对物业管理档案进行分类时,通常是采用一种方法比较好。
246、( )档案资料的建立主要抓住收集、整理、归档、利用四个环节。
247、( )使用电子数据处理技术不仅可以节省人力、物力,而且使管理工作更加科学化、规范化和现代化,从而提高服务水平。
第3篇 住宅项目物业管理档案建立方案
住宅项目物业管理档案建立方案
1、物业档案建立的内容
业主入伙资料
业户家庭资料
业户联系电话
包括:正常情况下的联系电话和紧急情况下的联系电话,如家庭电话、单位电话、手机、呼机、e-mail地址等。
业户室内装修管理资料
包括:装修申请表、装修过程情况记录、管线变动情况等。
业户日常维修资料
包括:维修、维修回访等记录情况。
业户反馈资料
包括:服务质量回访记录、业户投诉及处理记录、业户意见征询、统计记录等。
2、物业档案管理的具体措施
业户档案资料是在业户入伙以后逐步建立起来的,其内容包括业户的姓名、家庭情况、工作单位、联系方法、管理费收缴情况、室内装修管理资料及物业独用部分使用及保养维修情况等。
(1)业户档案的收集
物业设立档案室,建立相应规章制度,对业户档案进行严格管理。资料收集坚持内容丰富的原则。在实际工作中从需要出发,扩大资料来源,从时间上讲是在业主入伙时开始收集归档,实行业户一户一档。
(2)业户权籍资料管理
从业户入伙开始,应着手权籍资料的收集工作,权籍资料的收集、整理、归档,应做到条理清晰、完整齐全,便于查阅。管理和使用好权籍资料,动态反映业户权籍状况,为业户需求提供服务。
(3)业户档案的整理
各个业务范围上收集到的信息资料,统一交档案员集中整理,整理的重点根据资料内容、来源进行分类,做到条理清晰、便于查阅。
(4)业户档案的归档
___华庭住宅小区管理处的业务接待将收集到的业户资料每月五日前提交档案中心。物业档案中心员按照物业管理自身的内在规律和联系,将资料分类有序地保存,并输入计算机存档,运用计算机的先进手段进行档案资料的管理。
(5)档案的利用
为业户服务工作及时提供档案资料,直接或间接地为业户管理服务,从而有效地提高服务质量和服务水平。
(6)业户档案的管理
业户档案的使用应有严格的规定,借阅必须由具备规定条件的人员经登记后方可借出,归还时须由专人进行检查,如有破损,立即修复,严重时追究有关人员的责任。业户档案存放时要做好防火、防潮、防蛀工作,计算机使用时应防止电脑病毒侵入。
第4篇 物业管理档案建立与管理
物业管理档案的建立与管理
1.资料收集
资料的收集坚持内容丰富的原则,根据实体资料和信息资料的内容,在实际工作中从需要和服务的角度出发,扩大信息的收集来源,从时间上来讲是指从规划设计到工程竣工的全部工程技术维修资料,从空间上讲是指物业构成的全部,大到房屋本体公共设施,小到花草苗木都应有详细的资料。
2.资料分类整理
(1)分辨真伪。
(2)分类排序。
(3)组编档号。
(4)装订精美。
3.档案资料管理
(1)采用原始档案和电脑档案双轨管理制。
(2)采用多种形式的文档储存方法,便于原始档案的管理(如:采用录像、刻盘、胶卷、照片、图景等方法)。
(3)建议尽可能的采用电脑储存,便于查找调用,以便更好地保护原始档案的资料免受翻动的磨损和损坏。
(4)建立健全的档案外借管理规定,档案管理必须专人负责,应做到保管、保密,工作细致;如有破损,应及时修补。
(5)档案管理室必须达到防火、防潮、防变质的“三防”标准。
第5篇 项目物业管理档案管理制度（7）
项目物业管理档案管理制度(七)
一.物业管理档案建立与管理规定:
1.项目的档案资料规定由管理处总物业经理负责监督保管,由管理处行政人事助理专职文件存档、注记工作。
2.有关物业验收档案、图则、业主及用户资料、管理制度、合约及附件设备设施档案及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档,文件柜要求上锁,未经总物业经理许可,他人不得动用。
3.物业档案资料必须按公司规定要求存档,做到图有袋、文有夹,报告类文件编目录索引,档案类文件有存档文件清单及编号目录。
4.物业档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。
5.物业档案在历任总物业经理调职、离任时应向公司或接任者办理移交手续,经确认后方可离任。
6.物业档案日常需经常使用部分应复印备份,原件存放在档案中不得随意使用。
7.因工作需要传阅、复印专管部分档案资料的,需经物业总物业经理书面确认,如有违反的做泄密处理。
8.公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况,对不符合要求的保管责任人将做适当处分。
9.物业档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的,对物业管理有重大影响及损害物业和公司利益的,管理处将视情节轻重追究当事人责任,并保留追究其法律责任的权利。
