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在企业管理中，制定管理制度是一项至关重要的任务，它涵盖了企业的日常运营、员工行为规范、决策流程、绩效评估等多个层面。管理制度旨在确保企业运行的有序性和效率，同时也为员工提供明确的行为指南。
包括哪些方面
1. 组织架构与职责：明确各部门的职能分工，规定各级管理人员的权责范围。
2. 工作流程：定义业务流程，包括决策流程、审批流程等，以提高工作效率。
3. 员工行为准则：规定员工的职业道德、行为规范，确保企业文化的一致性。
4. 人力资源管理：涵盖招聘、培训、绩效考核、薪酬福利等方面，激励员工积极性。
5. 质量与安全管理：设定质量标准，确保产品和服务的质量，同时保障工作环境的安全。
6. 财务管理：规定财务管理政策，包括预算编制、成本控制、审计等。
7. 法规遵守：确保企业行为符合国家法律法规及行业规定。
重要性
1. 提高效率：清晰的管理制度能减少误解和冲突，提高团队协作效率。
2. 规避风险：通过法规遵守和风险管理，降低法律纠纷和经营风险。
3. 塑造文化：制度是企业文化的重要载体，有助于形成积极的企业精神。
4. 激励员工：公正公平的管理制度可以激发员工潜能，促进其职业发展。
5. 维护形象：良好的管理制度对外展示企业的专业性和责任感，提升企业形象。
方案
1. 制度制定：由专门的制度编写小组负责，充分调研，广泛征求意见，确保制度的全面性和适用性。
2. 审核与批准：由高层管理者审核，确保制度与企业发展战略一致，符合法律法规要求。
3. 实施与培训：制度发布后，进行全员培训，确保员工理解并遵守。
4. 反馈与修订：定期收集执行情况，根据反馈进行调整优化，保持制度的时效性。
5. 监督与执行：设立监督机制，确保制度的执行力度，对违规行为进行及时纠正。
管理制度的建立和完善是一个持续的过程，需要企业管理层的高度重视和全体员工的共同参与。只有这样，企业才能在激烈的市场竞争中保持稳定，实现长期可持续发展。
制订管理制度原则范文
第1篇 制订的食堂管理制度
为保障企业员工身体健康,防止企业食物中毒和食源性疾患事故的发生,根据《中华人民共和国国食品卫生法》等法律、法规和《企业食堂与员工集体用餐卫生管理规定》等相关文件规定,结合本校实际情况,特制定本制度。
一、硬件设施:
1、企业必须确保经费投入,不断改善企业食堂卫生设施与条件,使食堂建筑、环境与设备符合卫生标准和要求。
2、食堂应按照“生进熟出”的原则合理安排工作程序,防止生熟食品交叉污染。食堂应设有食品原料储存、原料初加工、烹饪加工、备餐、用餐、餐具工用具清洗消毒等相对独立的专用场地,其中,备餐间必须单独设立。
3、食堂应建有通畅的污水排放系统和有效的防蝇、防尘、防鼠设施,配备专用冰箱,配备足够的工具、容器,安装机械通风设备。
4、食堂各专用场地应配置以下设施:
(1)食品原料储存场地应当安装机械通风设备,配备有效的防鼠、防蝇设施。应分别布置主食、副食品和调味品置放区域,各区域应相对独立。
(2)原料初加工场地应分别设有蔬菜、水产品、禽肉类等食品清洗池、切配加工操作台,并有明显标志;设置存放废弃物的容器。
(3)烹饪加工场地的灶台和蒸饭间应当安装有效的排气罩;应当设有烹饪时放置生食品(包括配料)、熟制品的操作台或者货架。
(4)备餐间应设有二次更衣设施、空调、备餐台、能开合的食品传递窗及清洗消毒设施,并配备紫外线灭菌灯等空气消毒设施。
(5)用餐场地应设有就餐桌椅、餐具存放和洗刷、洗手等设施,并应置有存放泔脚的容器,就餐出入口应有防蝇设施。
(6) 餐具工用具清洗消毒场地应配备专用清洗池、消毒池;配备餐具工用具专用保洁柜。
5、食堂要保持内外环境整洁,10米内无厕所、垃圾堆等污染源,并采取有效措施,消除老鼠、蟑螂、苍蝇和其他有害昆虫及其孳生条件。
6、企业要为食堂全体从业人员配备两套以上的专用工作服装和帽子。
7、企业食堂要配置防盗门、窗等安全设施。
二、食堂软件:
1、企业食堂必须取得卫生行政部门发放的卫生许可证,并积极配合当地卫生行政部门的卫生监督与指导。
2、企业实行食堂卫生现场管理负责制,并配备食堂管理员、食堂卫生监督员,建立企业食堂及员工集体用餐卫生管理制度,相关的卫生管理条款应在用餐场所公示,接受用餐者的监督。
3、企业要切实加强对食堂从业人员的管理和教育,不断提高食堂从业人员队伍素质。
4、食堂从业人员及集体餐分餐人员每年必须进行健康检查,取得健康证明后方可上岗工作。
5、食堂从业人员及集体餐分餐人员在出现咳嗽、腹泻、发热、呕吐等有碍于食品卫生的病症时,应立即脱离工作岗位,待查明病因、排除有害食品卫生的病症或治愈后,方可重新上岗。
6、要加强食堂安全保卫工作,严禁食堂工作人员以外的人员,随意进入企业食堂的食品加工操作间及食品原料存放间等,以防止投毒事件的发生,确保员工用餐的卫生与安全。
7、要建立健全食物中毒事故或其他食源性疾患的报告制度和应急处理机制。
三、食堂管理人员职责:
1、企业实行食堂卫生管理员负责制度,并建立分级责任制度,将相应职责落实到人。
2、作为企业食堂卫生第一责任人,现场管理员承担以下具体责任:
(1)修订完善涉及在厂员工集体饮食的各项规章制度与管理规范。
(2)建立分级责任制,层层签订责任书。
(3)建立学生食品卫生安全突发事件报告制度,食物中毒预防制度,责任追究制度。
(4)建立企业食堂档案,管理员对员工食堂的检查每周至少一次,加强食堂的检查和指导工作。
(5)坚决杜绝没有通过体质健康检查的相关从业人员无证上岗现象,保障员工用餐的安全。
3、作为企业食堂卫生第二责任人,企业卫生保健教师对企业食堂及员工集体用餐方面承担如下卫生监督、指导的职责:
(1)组织企业食堂从业人员进行每两月一次的培训,提高从业人员的责任意识和业务素质,每次培训有准备,有记录。
(2)执行企业食堂每日检制度,每天对食堂的食品采购、清洗加工、烹制和餐具清洗、消毒以及从业人员操作的全过程进行监督、检查和管理,发现问题应立即整改,并做好相应记录。
(3)督促、检查企业食堂长假后的清扫消毒工作,做好检查记录。
(4)食堂卫生监督员要加强自身政治和管理业务专业知识的学习,不断提高自身素质和管理水平。
第2篇 企业标准制订、修订实施管理办法
企业标准制订修订实施管理办法
第一章 总则
第一条 为了推进公司企业标准化工作,规范公司企业标准的制定工作,根据《中华人民共和国国标准化法》和《企业标准化管理办法》、《中华人民共和国国产品质量法》及有关规定,企业主导产品生产必须有依据,企业生产的产品没有国家标准和行业标准的,应当制定企业标准,作为组织生产的依据。法律对标准的制定另有规定的,依照法律的规定执行,特制订贵研铂业股份有限公司企业标准制(修)订实施管理办法。
第二条 企业标准有以下几种:
1.企业生产的产品,还没有国家、行业和地方标准的,需制定的企业产品标准;
2.为提高产品质量和市场竞争力,需制定的严于国家标准、行业标准或地方标准的企业产品标准;
3.对国家标准、行业标准的选择或补充的标准;
4.工艺、半成品和方法标准;
5.生产、经营活动中的管理标准和工作标准。
第三条 企业标准是对企业范围内需要协调、统一的技术要求、管理要求和工作要求所制定的标准,是公司组织生产、经营活动的依据。
第四条 本管理办法适用于公司制(修)订的企业标准,包括企业军用标准。
第二章 企业标准的制(修)订原则
第五条 企业标准制(修)订的原则:
1.落实科学发展观,有利于公司产业可持续发展,促进科技创新,满足循环经济发展
的要求;
2. 该项产品已有国家标准或行业标准的,制定的企业标准应严于国家标准或行业标准;
3. 制定的企业标准要以顾客关注为焦点,既要体现公司产品的技术水平,并尽可能满足顾客的需求,又要便于组织检查验收,尽可能考虑不增加生产成本或检测成本;
4. 凡属开发新产品的项目,在新产品开发立项时,项目负责人应将该项目所需配套的检测方法研究列入新产品研究内容中。新产品开发项目鉴定时,应提交该产品的技术标准和相配套的检测方法。
5. 通过鉴定的新产品技术标准和检测方法,由科技部及时转交生产质量部,生产质量部以此作为组织生产和质量控制的依据。在新产品开发项目鉴定后半年内由该项目负责人提出,生产质量部下达相应的“企业标准” 制定任务。
6. 对现有产品仿制的项目,可用国标、国军标、行标加以规范的,在项目鉴定时,可以不再制定技术标准,但必须提交对该产品的“适用标准的书面说明”及配套“检测方法”。
7. 对尚无规范的新老产品,各部门必须于每年的10月底将尚无规范的产品名细表报生产质量部,由生产质量部分批统一组织相应“企业标准的制定和审定工作。
8. 为鼓励公司员工积极提升公司技术水平参与制(修)订企业标准和提高标准评审的专业性,标准审定会采用专家评审制,一般由该行业具有副高级职称以上的五位专家组成专家组进行评审,以提高标准评审的专业性。
9. 修订的企业标准自发布实施之日起自动代替原标准。
第六条 企业标准的编写按gb/t1.1《标准化工作导则 第1部分:标准的结构和编写规则》及《有色金属工业国家、行业标准编写示例》的要求编写。企业军用标准的编写按上级归口管理部门的要求进行编写。
第三章 企业标准制(修)订程序
第七条 各部门于每年10月底之前将本部门下年度需要制(修)订的企业标准计划(包括标准名称、制定或修订、标准起草人、工作内容、进度安排),经部门负责人审核后报生产质量部。
第八条 生产质量部对各部门提出的计划进行汇总,经与科技部确认后报公司领导批准,于下一年一月底之前下达制(修)订任务书。
第九条 对于需制定产品标准、分析方法标准的科研项目,由科技部在项目立项后,书面通知生产质量部,由生产质量部负责组织制(修)订标准。
第十条 根据公司生产经营活动的需要,生产质量部可临时下达公司急需制(修)订的标准项目。
第十一条 生产质量部根据工作进度的安排,一般在六月底对各项标准的完成情况进行监督、检查。
第十二条 标准草案稿完成后,由标准起草人提交生产质量部,生产质量部进行初审,经初审合格后,由生产质量部反馈给起草人,起草人修改完善后,经部门负责人签署意见后,由起草人正式提交生产质量部,并由生产质量部组织专家召开审定会进行审查,标准起草人必须按照按审定会专家审查意见进行修改,在审定会召开一个月后完成报批稿上报生产质量部进行审核。经生产质量部审核合格后,由生产质量部上报公司领导批准、发布、实施,产品标准报标准化上级主管部门备案。
第四章 企业标准的使用
第十三条 企业标准贯穿于公司产品实现的全过程,作为生产、检测、验收、供货的依据,在公司内部必须严格执行。若公司以外的人员或单位需借阅或复制,须经相关部门负责人审核,生产质量部负责人批准,在生产质量部登记后方可提供。
第五章 企业标准制(修)订费用
第十四条 标准制定完成后,由公司对每项标准的起草人给予300元~400元的标准制订劳务费或视具体情况下拨一定的制(修)订经费,如果是修订标准则根据标准实际完成情况以及标准起草人工作量大小在制定发放标准基础上酌情发放。标准化评审专家的评审费由公司按评审标准50元/项计发。
第十五条 企业标准制(修)订任务必须按进度完成,如当年度确实不能按期完成的,经公司领导批准后可滚动进入下一年度继续进行,待标准制(修)订完成后再下发标准制(修)订劳务费。
第六章 企业标准制(修)订的考核
第十六条 各部门负责人应逐步建立本部门的产品标准(检测中心应积极开发或制订相应配套的分析方法标准),三年内消除产品生产无标准的情况,并以此作为岗位 目标之一。
第十七条 各部门企业标准制(修)订工作纳入公司各部门综合绩效考核体系。按《贵研铂业股份有限公司质量考核办法》执行。
第七章 附则
第十八条 本实施管理办法自发布之日起开始实施,并同时代替zg-01-2002《贵研铂业股份有限公司企业标准实施细则》及_/spm―gl―15―2001《贵研铂业股份有限公司企业标准实施办法》。
第十九条 本实施管理办法由生产质量部负责解释。
第3篇 库存合理控制订货优化管理规范
库存的合理控制与订货的优化管理
销售人员与经销商在正常情况下常规、关键的工作接口点就是:库存的销货和再次订货的问题。不识庐山真面目,只缘身在此山中不少做了多年销售的业务员对这二项司空见惯的工作却不知道其中的奥妙,当然优秀的销售人员早就因人制宜地总结出一套行之有效的方法,本文仅就这二个问题从实用性的角度做一个总结和介绍。
库存的合理控制
怎样才能进行库存的合理控制有几观念上的问题必须要解决:什么是安全库存怎么样才能做到双赢正常库存与特殊情况库存的辩证关系如何运用好行进行出的原则怎么样进行品类管理等等。
首先,作为厂家的业务员一般是客户库存的多少与自己没有多大直接的关系,关键是客户能够多进货自己的销售任务完成的好,才是最关心的;而站在客户的角度又担心库存的各积压,往往是喜欢少数多次的进货,宁可因库存不足减少一点销量也不愿意多进货而积压库存。这里就有一个合理度的控制问题。只有控制好这个合理的度,才能做到真正的双赢,不仅业务员任务完成得好,经销商没有库存积压风险,货卖的多,而且双方的合作是愉快,轻松的。那么怎么才能把握好这人度呢
合理的正常库存控制
假定每日正常出库量为120件,即日最低安全库存量为160件,如果经销商习惯是6天向公司报一次订货,而路途运输时间是七天,那么合理的正常库存控制数应该是:120_(6+7)+160=1720件[公式是:日销量平均数_ (定单间隔天数+运输途中天数)+日最低安全库存量=合理的正常库存控制数]。
根据这个合理的正常库存控制数双方就能做到心中有数,但是这仅仅是一个标准的参与数,具体情况还应考虑以下几个变数。
二批商和零售终端的库存情况
如果把经销商比喻为水库,那么二批商的仓库就是小水库,零售终端的仓库就是水箱。二批商和零售商的合理的正常库存控制数市场繁荣方法同上, 应注意减去其订货和送达周期的快捷性,加上日平均销量的不准确性等因素,所以一般应该再加上20%左右的浮动数。经销商不能只计算自己的库存数量,要按整个区域的销售总量计算包括二批商、零售商的总体库存量,根据总体库存量要求调整经销商的库存数量,要按整个区域总量计算包括二批商、零售商的总体库存量,根据总体库存来调整经销商的库存,要做到深入了解它们的动作情况,定期对它们的销售及库存数据进行分析,避免出现太少的总体库存而影响销量,同时也要避免二批商零售商太多的库存,因为二批商、零售商过多的滞留库存最终会为经销商的定时炸弹。
季节和政策压库
以饮料为例,如遇五一节、国庆节等长假,必须考虑节假日的天气情况,天气好可能是正常的日销量的2至3倍,天气不好可能是平时的1.5倍,节前二批商、零售商库存是否已经吃饱,节日长假期内厂家是否可以正常订货发运,运输途中时间一般会加长等因素都要考虑在库存数的调整幅度之中。
在某一时间段厂家若有订货政策百送几,这时一般要考虑多订一点货,虽然超过了正常的库存数,但属为所能极的范围可以多订,同时要留有余地,不能贪多,万一政策或市场有变动以免造成积压。
还可以借助计算机系统进行科学的库存管理。
严格按照先进先出原则进行库存管理,以免商品批号过期。
abc分类库存管理法
在众多的库存商品中,不是每一个商品的比重和管理方法都相同的,根据2:8管理法则,一般规律是:仅占销量的20%的商品,却占销售利润的80%,我们把这类商品分类命名为a类商品,占销量的40-60%的商品,销售利润占15%,我们把这类商品命名为b类商品;而占销量的30-40%的商品,销售利润却只占5%,我们把这类商品命名为c类商品。
虽然不同的行业,不同的市场情况不一定像上述的比例,但是我们依然可以参与这种方法将商品进行abc分类库存管理,在进货奖金的倾斜上,在库存商品的数量上,在库存商品的摆放上,a类商品应摆放在进出最方便的地方等等。
订单的优化管理
经销商的订货又称为报站,对于业务员来说订单就意味着回款,订单是这一笔生意的结束又是下一笔生意的开始,如何通过订单的优化管理,使生意形成一个良性的循环。
订单管理一般有三种情况,一是自然的随意性管理,也就是随其自然,业务由经销商,报多少算多少,而经销商主要是凭感觉下订单;二是凭经经管理,主要是根据去年同期的销量和现有库存情况凭经验判断求进行订货管理;三是是科学的优化管理,它主要是通过pdca计划循环式的动态理法。
先根据事前的销售计划和预报下阶段的订货计划,并尽量让其准确,这就是计划;第二步是执行,根据计划认真去执行、落实;第三步是检查,检查计划执行的情况,看看是否到位;第四步是调整,根据实际情况对原来的计划进行客观的调整。如此动态反复,也就使计划在动态中循环提高。具体运用在订单的优化管理上;一要学会制定要货计划,根据abc商品分类管理法和合理控制库存的各要素,力求准确;二动态管理订单,根据业务员实地市场调研了解掌握二批商、零售商的库存情况、近期商品的动销走势、竞品的政策和市场需求总量所占的比例等情况国,订单进行动态的必要的调整和管理。
结合樊扬__先生关于优质定单的经验,笔者订为订单优化管理的基本流程应该是这样的:
1、根据现在库存和以往的经验加以预测和判断制定一份初步的订单;
2、由业务员实地收集各渠道客户订单及现有库存统计数;
3、销售主管汇总二批商、零售商的实际6库存数和需求数,与经销商协商并考虑一些可变的因素,然后对初步的订单做出相应的调整;
4、若遇厂家有优惠政策或节假日,要适当多订一些货;
5、达不到厂家销售任务的基本要求时,要考虑制订兼顾厂家要要求和经销商的实际能力的促销方案,如招开二批商的订货会,对终端开展一轮辅市活动等。
6、要在通过努力能够消化的情况下或抓住某个销售机会尽可能让经销商多订一点货,市场是人做出来的,15、经销商的胃是可以撑大的;
7、货到后要及时做出分流计划,并遵守先进先出的原则,以免陈货过期,随时根据出货情况及市场的需求制定补货方案;
8、准备开始制定下一张订单。
第4篇 物管师《物业管理实务》辅导之物业管理方案制订
物管师《物业管理实务》辅导之物业管理方案的制订
一、制订物业管理方案的一般程序
物业管理企业在确定参与招标活动后,应组织相关人员在对招标物业项目基本情况进行分析和对物业管理模式进行确定的基础上,制订切实可行的物业管理方案。制订物业管理方案的一般程序为:
(1)组织经营、管理、技术、财务人员参与物业管理方案的制订。
(2)对招标物业项目的基本情况进行分析,收集相关信息及资料。
(3)根据招标文件规定的需求内容进行分工、协作。
(4)确定组织架构和人员配置。
(5)根据物业资料及设施设备技术参数、组织架构及人员配置、市场信息、管理经验等情况详细测算物业管理成本。
(6)根据招标文件规定的物业管理需求内容制订详细的操作方案。
(7)测算物业管理服务费用(合同总价和单价)。
(8)对拟订的物业管理方案进行审核、校对、调整。
(9)排版、印制、装帧。
二、制订物业管理方案的要求
(1)物业管理方案的内容、格式、投标报价必须响应并符合招标文件(包括答疑文件)中对物业管理服务需求的规定,不能有缺项或漏项。
(2)方案的各项具体实施内容必须是根据招标物业的基本情况和特点制订;整体方案必须是在调研、评估的基础上制订;方案的内容必须符合国家及地方法律、法规的规定。
(3)方案中对招标文件要求作出的实质性响应内容必须是投标企业能够履行的,包括各项服务承诺、工作目标及计划、具体项目的实施方案等。
(4)制订物业管理服务费用价格必须合理,具体实施内容应该在满足招标方(或业主)需求的基础上制订设计科学、运行经济的方案。如对于实行酬金制的物业管理项目,投标方不能为了取得稳定的利润而制订加大成本投入的方案;实行包干制的物业管理企业不能为了控制经营风险而制订影响服务质量的方案。
三、制订物业管理方案的要点及方法
(一)物业管理方案的基本内容
物业管理方案的基本内容主要包括招标物业项目的整体设想与构思、管理方式与运作程序、组织架构与人员配置、管理制度的制订、档案的建立与管理、早期介入及前期物业管理服务内容、常规物业管理服务综述、费用测算与成本控制、管理指标与管理措施、物资装备与工作计划等。
上述各项内容按其在物业管理投标活动中所起的作用可分为以下几个方面。
1.关键性内容
(1)项目的整体设想与构思(包括项目总体模式与物业管理服务工作重点的确定);
(2)组织架构与人员的配置;
(3)费用测算与成本控制;
(4)管理方式、运作程序及管理措施。
以上是体现物业管理企业管理理念、管理优势和企业综合竞争实力的关键内容,因此,在物业管理方案的制订过程中,需要认真研究招标文件、深入调查分析招标项目的基本情况和业主的服务需求,运用科学、合理的方法编制切实可行的实施方案。
2.实质性内容
(1)管理制度的制订;
(2)档案的建立与管理;
(3)人员培训及管理;
(4)早期介入及前期物业管理服务内容;
(5)常规物业管理服务综述;
(6)管理指标;
(7)物资装备;
(8)工作计划。
以上内容一般是对招标文件中物业管理服务需求的具体响应,也是具体实施物业管理各项服务的实质性方案。在制订方案时要结合物业的实际情况,在满足招标文件的规定和招标人需求的基础上,综合反映企业的管理服务水平和管理特色,并注意不能缺失或遗漏,包括细节或单个项目的阐述。
(二)制订物业管理方案的要点及方法
1.招标物业项目的整体设想与构思
对招标物业项目的整体设想与构思必须在对项目进行分析研究的基础上实施,只有对招标物业项目的基本情况和业主的需求进行详尽深入的调查、分析,才能制订出科学、合理、可行的方案,因此,项目分析是编制物业管理方案的前提条件。
物业管理企业除了通过现场踏勘、招标方答疑会等渠道获取资料外,主要是要对物业所在区域进行详细、深入的市场调查,并借助公共媒介、网络等手段获取相关信息。在当地设置分支机构的物业管理企业,可以形成周期性的物业管理市场调查报告,为物业管理方案的制订提供便利条件。
(1)项目简介
项目简介即指运用简明扼要的语言介绍招标物业的基本概况,如物业占地面积、建筑面积,物业的性质、类型与使用功能等,篇幅不宜过长。
(2)客户服务需求分析
客户服务需求分析即指简明介绍包括客户群体的定位及服务需求特征等内容。
(3)项目的可行性研究与定位
项目的可行性研究与定位也力求用简练的语言概括招标物业的市场定位、投标企业承担该项目的管理服务优势。
如在b市某国际大厦(建筑面积79000m2)的物业管理方案中,中标企业根据该项目是以高档写字楼为主,集商业零售、金融服务、酒店、会议中心于一体的项目特征,确定了该项目“现代、高效、环保、繁荣”的整体形象定位,完整地诠释了项目展示现代化、国际化的商务办公形象,塑造进取、创新和富有效率的商务氛围,树立绿色环保的社会形象的总体服务要求。
(4)物业管理服务的重点及难点
招标物业项目物业管理服务的重点及难点,也是业主最关心的焦点,若分析准确,对策得当,就能成为彰显投标人能力与水平的投标方案。投标人要根据物业性质、类型以及业主的构成、服务需求确定物业管理服务的重点及难点,其目的是有针对性地提出相应的措施。
一般而言,商用类型的写字楼物业、综合性商业物业管理服务的重点及难点主要体现在经营和设施设备管理等方面;工业区物业在消防、污染控制及货物、人员的出入管理有特殊的服务需求;政府物业管理的特殊性主要体现在维护政府形象、内部特约服务、会议接待及庆典服务、安全及保密管理等方面;居住类型的物业的重点主要集中在基础性的物业管理服务内容层面;公用事业类型的物业管理服务的重点及难点主要在于确保公用设施无故障的正常运行,对紧急事件的预防与处理(包括恶性犯罪事件、重大事故、自然灾害等)。
(5)物业管理服务模式
确定招标物业项目的管理服务模式,是在对项目基本情况进行深入调查分析的前提下,结合招标文件的具体要求,确定最符合物业实际情况和业主需求的管理服务重点和主要措施,包括物业的功能定位、客户定位和服务需求定位三方
面的内容。
如在s市某国有商业银行项目的物业管理方案中,中标企业根据物业的定位、服务需求、客户情况的分析以及项目全方位经营、整体形象的包装和维护、楼宇设施设备管理的工作重点等因素,确定“经营型物业管理模式”作为该项目的管理服务模式,较好地适应了业主的服务需求,取得了业主的认同。再如s市某住宅区(由美式别墅群、高级公寓组成)的物业管理方案中,中标企业根据物业项目的客户定位、地理位置、居住环境条件、市场影响力、业主的需求层次等因素确定“五星级酒店物业管理”为该项目的物业管理模式,通过吸收和借鉴五星级酒店的高标准的服务理念和科学、严格、规范的管理手段和操作,借以全面提升物业管理服务质量,满足业主不断变化的服务需求。
2.管理方式与运作程序
管理方式与运作程序一般由组织架构的设置、流程与支持系统的设计和管理机制的确定等内容组成。
(1)组织架构的设置
组织架构的设置需要综合考虑物业的规模和服务内容,在确保最大限度满足业主服务需求的前提下,设计高效运作的组织架构。
如在北京某国际大厦项目中,中标企业设置了以客户服务中心为中枢(负责承担客户服务、信息管理、协调调度、物业经营等职能),综合部(负责承担行政事务、人力资源、财务管理、后勤采购等职能)、机电工程部(负责承担设备运行、工程维护、节能降耗、消防管理等职能)、管理部(负责质量控制、安防管理、停车场管理、精神文明建设、环境工程维护等职能)等相关部门密切协同运作的组织架构。
(2)运作程序与支持系统的设计
运作程序包括项目整体运作流程、内部运作流程与客户服务及需求信息反馈流程,一般采用流程图的方法进行展示,流程设计要遵循全面、高效、合理的原则,准确、真实地反映组织架构的功能和运作方式。
支持系统一般也设计为表格或流程图的形式,综合反映物业管理企业集中资源优势构建对项目的支持体系。
(3)管理机制的确定
管理机制是反映物业管理企业实现项目物业管理服务目标的基础,一般由目标管理责任制、激励机制、监督机制组成。其中目标管理机制就是将项目的管理目标、经营目标、竞争目标以量化的形式作为重要职责交给项目的管理团队,并赋予相应的权利,同时将目标的实现与管理团队的切身利益挂钩;激励机制是在目标管理机制的基础上设计相应的激励办法;监督机制是通过政府、业主、社会舆论和企业内部管理等渠道来实现对项目运作的监督。
3.人员的配备、培训与管理
(1)人员配备
人员配备包括拟为项目配置的各类人员,各部门、各岗位的人员编制与专业素质要求等。人员配备一般依据物业类型、规模、服务内容及需求标准、工作重点来确定,并可参照物业所在地区政府制订的物业管理服务收费指导标准和同类物业的管理经验。
(2)人员培训
人员培训方案要对各类管理人员的培训内容、培训计划、方式、目标进行详尽的描述,可以采取综合性阐述与相关表格、流程图相结合的方式。
(3)人员管理
人员管理包括录用与考核、竞争机制、协调关系、服务意识、量化管理及标准化运作等,一般根据招标文件的要求进行描述。
4.管理指标与措施
(1)管理指标
管理指标通常由物业管理质量指标和经济效益指标两部分组成,在招标文件中一般都有具体的要求,在物业管理方案中要对招标人提出的各项管理指标进行明确的响应。
(2)管理措施
管理措施是物业管理企业为完成招标文件规定的各项管理指标和承诺拟采取的措施,可以采用表格的形式将管理指标与主要的管理措施相对应,进行详细的阐述。
如某高层商业写字楼项目的物业管理方案中关于项目机构增收节支的有关措施为:
1)强化内部管理,坚持量入为出,在保障服务质量基础上降低成本。
2)对项目机构发生的各项费用按明细制订预算,实行对项目机构各部门的目标成本考核管理。
3)从采购、运输、仓储、使用等环节入手,控制各类物资的质量、数量以及采购价格。对节约代用、修旧利废、量材使用等方面取得效果的集体和个人给予相应的物质奖励。
4)对房屋附属设备、公共设施中相关设备以及项目机构自有设备的运行、维护严格按照内部作业指导书的要求进行作业,从设备的选型、能耗及完好率、利用率等方面分析台班定额工效和台班费用成本,提高设备效率、延长使用寿命及降低能耗。
5)对人员实行量化管理,制订出一套适合小区管理的内部定额标准,严格内部考核制度,做到各工种之间任务均衡,技术等级与工作要求匹配,杜绝人力资源的浪费。
6)通过多种形式的经济活动分析以及提倡员工和业主开展合理化建议活动,挖掘管理潜力,降低管理的内外部成本。
5.管理制度的制订
管理制度主要由公众制度和内部管理制度两大部分组成,其中公众制度主要包括精神文明建设、业主公约、装修管理、消防管理、入住管理、电梯使用管理、物业接管验收管理、公用设施维护管理、临时用水电管理、清洁卫生及垃圾处理等内容;内部管理制度包括岗位职责、员工考核、行政管理、财务管理、客户服务、工程技术管理、安防管理等内容。一般在方案中以表格的形式列出各项制度的目录即可,招标文件有具体要求的除外。
6.档案资料的建立与管理
档案资料应采取系统、科学的方法进行收集、分类、储存和利用。分类应严格按照建设部《关于修订全国物业管理示范大厦及有关考评验收工作的通知》的标准执行。档案资料的体系内容可以用表格的形式进行阐述,具体的管理可以采用流程图与文字表述相结合的方式。对于政府类型的物业,在档案资料的管理方案中应重点突出保密性的管理措施。
7.早期介入及前期物业管理服务内容
早期介入及前期物业管理服务的具体内容可参照相关章节。在制订此部分内容的方案时,需要依据物业的实际情况和工程进度、存在的隐患或问题进行编制,并对工作计划进行合理安排,使方案能够全面真实地反映物业管理在早期介入和前期物业管理中起到的重要作用。
如在物业项目的管理方案中,早期介入及前期管理方案的内容主要包括物业管理前期介人工作流程、施工期物业管理工作、设施设备调试期物业管理、项目竣工验收及接管验收期物业管理、其他前期准备工作、入驻准备预案、二次装修管理、物业接管工作进度计划、后续工程的前期介入管理等。
8.常规物业管理服务综述
在编制常规物业管理服务综述中需要把握的重点是将各项管理服务内容的工作要求、重点、运行管理及应急方案、计划等进行详细阐述,对于招标人或招标物业有特殊性服务需求的要进行突出的描述。
如某物业项
目,招标人在招标文件中要求投标企业将常规物业管理服务需求内容中房屋及共用设施管理、机电设施设备管理、安全管理、绿化管理、清洁管理进行分项阐述,并对重大活动等项目列出详细的实施方案。在此项目的物业管理方案中,房屋及公用设施的管理包括管理重点和维护养护范围、标准、计划、实施细则等内容;机电设施设备管理包括前期介入管理、日常运行维护管理措施及运作程序、紧急故障的处理等内容;安全管理包括交通及车辆的管理、消防管理、保密管理、安全维护管理、紧急事件的处理等内容;重大活动的实施方案等内容。
9.工作计划
在物业管理方案中,整体工作计划的制订应该紧扣物业管理项目总体策划中的指导思想、工作重点,并结合招标文件的具体要求综合考虑。工作计划的制订大体可以分成三个阶段,即筹备期、交接期和正常运作期。制订计划过程中,要考虑物业管理方案实施不同阶段的工作重点、项目、内容、时间要求等因素,可采用表格法、图表法等表现方式。
筹备期的工作计划内容,主要包括拟订物业管理方案、拟订财务预算、签订前期物业管理协议、筹建项目机构、招聘培训员工、完善办公住宿条件、前期介入参与设备安装调试及建筑质量把关,提供专业意见、制订交接验收计划及作好相关准备、物业管理供应商的评审和确定等。
交接期的工作计划内容,主要包括签订《前期物业管理协议》或《物业管理委托合同》、制订《业主临时公约》、完善物业管理方案、建筑物本体和设备资料的接收建档、楼宇设施设备的交接验收试运行、用户入住搬迁服务,档案建立分类管理等。
正常运作期的工作计划内容,主要包括员工常规培训、物业管理方案的实施、设施设备管理的全面实施、社区文化活动的实施、便民服务的开展、用户意见调查评估、财务收支情况分析报告、质量管理体系的导入、配套服务项目启动、国家省市物业管理优秀小区、大厦等的创建基础工作等。
10.物资装备
物资装备必须以满足项目管理需要为目的,在制订物资装备计划时,应该围绕物业管理的开展为核心,从作业工具、项目机构的交通工具、员工办公生活用品等方面进行合理配置、综合考虑,同时还应根据工作进度和需要分轻重缓急,根据不同阶段的需求合理安排物资装备的到位。工作计划的内容一般采用表格的方式进行表述。
11.费用测算
(1)费用测算的依据
在测算费用的过程中,物业管理企业要依据所接管的物业类型、性质、市场定位、配套设施设备的具体情况及管理要求和服务项目,并参考招标物业所在区域物业管理市场同类同质物业的收费标准及企业现有日常综合管理的经验数据进行全面、具体的测算。
(2)费用测算的内容
测算的主要内容包括项目所需的人力资源成本和日常管理成本的预测;物业收入项目的预测;管理风险、经营风险和未来通货膨胀率的评估、预测。
1)物业管理成本,主要包括人工费用、行政办公费用、公共设施日常运行维护费用、机电设备日常运行维护费用,环境物业服务费用、安防系统运行维护费用、公用水电费用、固定资产折旧费、不可预见费、保险费、法定税费、管理佣金(合理利润)等。
2)物业管理收入,主要包括主营物业服务费收入、停车场收入、物业租赁及经营收入、有偿特约服务收入等。
(3)费用测算的方法
1)根据管理成本推算物业管理服务费单价。首先依据招标物业的基本资料、招标方的物业管理服务需求、组织架构和人员配置方案估算项目的各项管理成本,然后测算房屋保险、设备保险、公众责任险等费用,并对管理期间可能出现的各种风险进行预测,估算不可预见费用(一般按其他各项管理成本之和的2%~5%的比例进行估算),最后根据上述各项推算出项目的盈亏平衡点,估算出在盈亏平衡点区间的物业管理服务费标准,在此标准的基础上根据投标策略进行相应调整,测算出最接近标底的投标报价。
如由四栋高层建筑组成的某住宅区,占地6万m2左右,建筑面积为22万m2,可计收物业管理服务费的面积为18.5万m2,当地同类同质高层住宅的物业管理服务费用市场参考价格在3.2~3.6元/m2之间。该项目招标方式为邀请招标,收费方式为酬金制,招标文件明确规定低于成本价10%的报价将作为无效标处理。投标企业依据各项成本及费用测算出该项目的盈亏平衡点为3.10元/m2,由于招标文件关于报价的要求和项目的高标准定位等因素,投标企业根据投标策略将投标报价确定为3.30元/m2。
2)根据预定的物业管理服务费用标准测算物业管理成本。采用这种费用测算方式一般有两种情况,一种是在实行政府指导价的物业管理项目进行招标时,通常需要在预定的物业管理服务费用标准下制订相应的成本、费用测算方案,如城市居民经济适用房、政府公用基础设施等;另一种是在单一业主的招标项目或小范围的邀请招标与协议招标的项目中出现的,由招标方根据市场价格预定一个物业管理服务费用(或预定某一区间的价格),要求投标方在此价格的基础上制订方案,再根据方案进行评比、筛选。这种方式要求投标企业不仅要准确合理测算出每一项的成本及费用的支出,还要根据测算结果对其他相关项目的方案内容进行科学设计或调整,以期符合招标方的要求。
在实行包干制收费方式的项目中,费用测算有时需要将上述两种测算方式有机结合,以确保成本控制和风险预测的全面和准确。
如建筑面积为4.5万m2的某政府公益设施项目,其中可进行商铺租赁经营的面积为600m2,计收物业管理服务费用的面积为4.2万m2。招标方要求投标企业按不超过3元/m2的物业管理服务费用单价标准进行报价,租赁收入弥补物业管理服务费用的不足,收费方式为包干制,投标方自主经营、自负盈亏。投标企业预测物业管理服务费用为126万元/年,物业租赁收入为18~21万元/年,合计收入约为144~147万元,而通过对该项目成本、费用的测算和各种经营、管理风险的预测,测算出该项目的盈亏平衡点为3.05元/m2,管理成本为128.1万元/年,即投标企业在3元/m2的标准下有一定赢利的空间,根据投标策略确定该项目的报价为2.9元/m2。
12.成本控制
(1)成本费用控制在充分调动全体职工控制成本费用的积极性的基础上,将成本费用控制贯穿于成本费用形成的全过程,而不仅仅是对于部分费用支出的控制。
(2)成本费用控制应与提供优质的物业管理服务相结合,不能为控制而控制,即不能为降低耗费而不提供或少提供服务。
(3)在成本控制方案中,应明确规定各部门和有关人员应承担的责任,赋予其相应的权限,并通过考核其责任履行情况,予以相应的奖罚,使成本费用控制的目标及相应的管理措施真正落到实处。
(4)在成本全面控制的基础上,对一些重要的、不正常的、不符合常规的关键性成本费用差异(例外情况)进行重点控制。其中,例外情况的常用判断标准为金额的大小、持续时间的长短以及是否可控
第5篇 物业管理方案制订程序
物业管理方案的制订程序
1目的
本程序规定了制定物业管理方案实施质量控制的职责、方法和要求,以保证制定的物业管理方案符合法律法规的要求和满足业主/委托方的服务需求。
2使用范围
适用写字楼管理、工业厂房管理、停车场管理、商场管理、住宅管理等方案的制定。
3相关标准要素
gb/t19002-iso90024.24.5
4相关文件
4.1质量手册第4.2章质量体系
4.2《深圳市经济特区住宅区物业管理条例》
4.3《深圳市建设安全文明小区五条标准》
5职责
5.1物业管理项目小组负责物业管理方案的编制。
5.2物业管理部、沙河管理部、机电工程部、消防治安部、电梯维修中心负责提供物业管理方案的输入,参与物业管理方案的制定。
5.3总经理审核并批准实施物业管理方案。
6实施程序
6.1物业管理方案的提出
公司在新接收物业管理项目时,将制订物业管理方案以保证满足业主(客户)的要求。物业管理方案的制订由总经理指定物业管理项目小组负责。
6.2物业管理方案的编制
6.2.1物业管理项目小组在编制方案时应考虑:
a.物业发展商的要求;
b.业主委员会的要求(必要时);
c.国家/政府的法规要求。
6.2.2物业管理项目小组在组织编制物业管理方案时,将要求物业管理部、沙河管理部、机电工程部、消防治安部、电梯维修中心提出与管理方案相关部分的内容。即:
a.物业管理部/沙河管理部将提供物业维护、清洁、绿化管理的要求;
b.机电工程部将提供有关物业机电设备的控制管理要求;
c.消防治安部将提供有关物业消防治安的管理要求;
d.电梯维修中心将提供电梯维护保养的管理要求。
6.2.3物业管理项目小组在接收到各部门提出的要求后将进行汇总,编制成公司规范的物业管理方案。物业管理方案文件的格式参见运作程序文件格式。物业管理方案的内容将包括:
1)物业管理范围;
2)物业管理的财务预算;
3)本区物业管理的质量目标;
4)本区物业管理的组织结构和职责描述;
5)本区物业管理主要业务过程的描述:
a.物业的验收和入伙;物业的日常管理(供电、供水、供冷、清洁、绿化、保安、消防、高层电梯、物业收费管理、车辆管理、装修管理、对住户的管理);物业管理的应急处理(自然灾害、匪警、火灾);物业管理中部分分包项目的管理。
a.6)本区物业的支持性业务过程描述:采购管理;标识和可追溯性管理;人员培训管理;文件和记录的管理。
a.7)本区物业管理的质量评价和改进:内部评价(日常检查、定期大检查、内部质量审核);外部检查(业主、客户评价、国家/政府检查评定);质量改进。
物业管理方案的审批和发放。物业管理项目小组完成物业管理方案的编制后,将提供相关部门进行必要的审查,并根据审查意见进行必要的修改定稿。定稿的物业管理方案提交总经理进行审批。经审批的物业管理方案由物业管理项目小组控制发放。物业管理方案为公司受控文件,应在发放的文件上加盖红色受控标识,发放前有物业管理项目小组确定发放范围,发放时有接收人签字,发放的记录方式参考程序文件cpm-op-028《运作程序文件的控制》。
物业管理方案的修改物业管理方案编制完毕后,由原物业管理项目小组形成的物业管理处进行实施。在实施过程需修改时,由修改提出人员提出书面申请,交物业管理处主管批准后,由物业管理处进行修改。修改后的物业管理方案应提交总经理批准。修改后的物业管理方案按6.3.3发放,并收回作废章节,统一销毁,作废的原件加盖作废章后保存一份。记录物业管理方案
