- 目录
文件收发管理制度，顾名思义，是规范企业内部文件从接收、处理到发出的全过程管理规则。它涵盖了文件的分类、编号、登记、审批、传递、存储和销毁等多个环节，旨在确保信息流通的安全、高效和有序。
包括哪些方面
1. 文件分类：明确各类文件的性质和处理流程，如内部报告、合同协议、会议纪要等。
2. 编号规则：设定统一的文件编号体系，便于检索和管理。
3. 登记管理：记录文件的收发时间、来源、去向及处理状态。
4. 审批流程：规定文件的审批权限和程序，防止未经授权的文件流转。
5. 文件传递：明确电子化或纸质化的传递方式，确保信息安全。
6. 存储保管：设定文件的保存期限和存储位置，防止丢失或损坏。
7. 销毁规定：对过期或无保留价值的文件制定销毁标准和程序。
重要性
文件收发管理制度的重要性不言而喻，它：
1. 维护企业信息安全：防止敏感信息泄露，保护企业核心竞争力。
2. 提升工作效率：通过标准化流程减少无效工作，提高文件处理速度。
3. 保障合规经营：确保文件处理符合法律法规要求，避免法律风险。
4. 促进信息共享：有序的信息流通有利于团队协作和决策。
方案
1. 制定详细的操作手册：详尽说明每个环节的具体操作步骤，供员工参考。
2. 建立电子文档管理系统：利用信息技术实现文件的数字化管理和快速检索。
3. 培训与考核：定期进行文件管理培训，确保员工理解和遵守制度，并进行考核。
4. 监控与反馈：设立监督机制，定期检查执行情况，及时调整和完善制度。
5. 定期审计：通过内部审计检查文件管理的合规性，确保制度的有效执行。
通过以上措施，我们能构建起一套完善、高效的文件收发管理制度，为企业运营提供有力支撑。在实际操作中，要不断优化和调整，使之适应企业的发展变化。每位员工都应认识到，遵守文件收发管理制度不仅是个人职责，更是对企业整体利益的贡献。
文件收发管理制度口诀范文
第1篇 投资公司文件收发和轮阅管理制度
投资开发公司文件收发和轮阅管理制度
一、编制目的
为维护公司文件收发和轮阅的规范性、严肃性和安全性,维护公司的利益,特制定本制度。
二、适用范围
本制度适用于公司文件收发和轮阅的管理。
三、相关职责
1.公司员工必须严格依照本制度规定收发和轮阅文件。
2.综合办公室负责文件收发和轮阅管理制度的管理。
四、文件收发程序
1.凡上级和有关部门发、送本公司的文件,均应由综合办公室专人负责开拆、登记。
2.收到文件要及时拆封,及时分送。综合办公室文件收发每天不少于一次,对需送阅的文件应登记后及时送阅。时效性较强的会议通知和文件等,应立即交总经理阅签。
3.各类文件送阅前由综合办公室负责人拟办,并提出拟办意见。
4.经总经理批办的文件,由综合办公室专人负责及时转交有关职能部门办理。如需复印、打印的文件,则由承办部门按规定办理。
5.各职能部门需要发文件,先由各职能部门自行拟稿,经部门负责人审稿,交办公室负责人核稿,再交分管副总经理审核,最后由总经理签发。
6.收到已签发的文件后,办公室专门人员应及时编好文号,确定印制份数,并逐项将文件标题、文号、发文日期、印编份数等记入发文登记簿。同时,留二份与底稿一并归档。
7.文件材料一般由各职能部门装订封发,送综合办公室邮寄。机密和挂号文件在封发时需注明,由综合办公室按有关规定办理。
五、文件轮阅程序
1.文件轮阅由办公室专人负责。各部门轮阅文件一般不超过两天。因故不能及时轮阅的,应将文件送回,待后补阅。
2.轮阅时不得擅自将有关轮阅文件取走。确因工作需要借阅的,应经办公室负责人同意,办理有关登记手续,借阅时间一般不超过五天,复印件应妥善保管。
3.文件轮阅完毕,办公室专门人员应及时收集、整理,分类存查,并按规定立卷归档。
六、其他
1.本制度自签发之日起执行。
2.本制度最终解释权归综合办公室。
第2篇 某物业项目文件收发管理规定
物业项目文件收发管理规定
1.0目的
规范文件收发管理工作,确保文件传递的安全性,避免文件丢失,使文件经办责任能安全及时收到文件。
2.0适用范围
__集团下属各物业公司。
3.0职责
3.1公司总部负责确定意见征询频率,一般情况下每月征询一次,特殊情况另行书面通知。
3.2服务中心、管理处或项目物业部负责人负责意见征询工作的组织与实施。
3.3品质部负责意见征询结果的审核、统计、总结与通报,并报公司领导审阅。
3.4被征询对象包括有项目负责人、负责人助理、行政部、人事部、营销部、策划部、机电部、绿化部、园建、机电、土建、财务等部门及因工作需要征询的其他单位或个人。
4.0概念
4.1征询意见设为五个等级,分别为很满意、满意、一般、不满意和很不满意,评价为很满意、满意视为满意;评价为一般、不满意及很不满意视为不满意。
4.2在《意见征询表统计结果表》内,用数字作为评标注,分别为:5-很满意;4-满意;3-一般;2-不满意;1-很不满意;0-未作评价。
4.3单项满意率=评价为满意的单位数量/被征询单位总数。
4.4项目物业负责人是指主管项目的物业公司副总监督/经理、服务中心经理/主任或项目物业部主管负责人。
4.5意见征询表编号:项目拼音第一个字母缩写+年号+两位数月份+三位数流水号,如yw,表示__银湾六月份序号为001的意见征询表,序号不能重复。
4.6综合满意率=单项满意率加权平均值。
5.0操作规程
5.1每月10号前发出《意见征询表》,在《意见征询表发放记录》表上做好发放登记工作;发放前填写好《意见征询表发放记录》表的项目、征询表编号、部门、被征询人和《意见征询表》表的编号、项目、被征询部门和被征询人和预计收回日期项;发放时填写好送达人姓名和送达日期,并请被征询部门签收及注明签收日期。
5.2公司主张发放《意见征询表》时,及时请被征询人对我司物业工作给予评价和提出具体意见,由征询人填写好后请被征询人签名确认。
5.3 如因各种原因被征询人不能及时提供意见或签收时,被征询人或部门在签收表格时要提醒具体收回日期,一般不超过3个工作日后收回。
5.4收回《意见征询表》时,收表人负责审核记录是否有项缺,无误后连同填写好《意见征询结果跟进记录》表一并递项目物业负责人审阅,一般情况下《意见征询表》发放人、收回人和《意见征询结果跟进记录》的被征询人反馈意见栏的填写人为同一人,便于跟踪和准确的填写被征询人所反馈意见。
5.5对于评价为一般或以下,但被征询人又未提出具体意见的征询表,回收人应主动联系被征询人,了解不满意的原由并在征询表上做好记录。
5.6项目物业负责人根据收回《意见征询表》填写结果,批示相关意见并组织跟进处理。
5.7项目物业行政人员负责收回《意见征询表》的统计工作,填写好《意见征询表统计结果》后递项目物业负责人审阅。
5.8 项目物业负责人确定《意见征询表》跟进责任人,由跟进责任人督促相关部门按项目物业负责人的批示和被征询人所反馈的意见跟进处理,跟进处理结束后回复跟进责任人。跟进责任人根据各部门回复情况填写《意见征询结果跟进记录》的跟进处理情况栏,并在回访时回复被征询人。
5.9 回访形式分面谈交流回访和电话回访两种形式,回访后将《意见征询结果跟进记录》递项目物业负责人批示。
5.10所有《意见征询表》收回后都应填写《意见征询结果跟进记录》跟进征询结果。
5.11 每月25日前,项目物业行政人员负责收集齐《意见征询结果跟进记录》,汇同《意见征询表》和《意见征询表统计结果》复印件递总公司品质部。
5.12品质部在收到《意见征询表》、《意见征询结果跟进记录》和《意见征询表统计结果》后,对收到记录进行审核,对于未达公司要求的给出意见。
5.13品质部负责对被征询项目进行电话回访,了解对所提意见跟进处理情况是否满意,回访率不应低于25%。
5.14每月28日前,将《意见征询结果跟进记录》递公司总经理审阅,并附《意见征询表》和《意见征询表统计结果》。
5.15每月28日前,填写好《项目意见征询报告》递物业公司总经理批示。经批示后递集团总裁审阅,并附《意见征询表统计结果》。
6.0记录文件管理及存档
6.1《意见征询表发放记录》由征询单位存档。
6.2《意见征询表》经品质部审核和公司总经理审阅后返回征询单位存档。
6.3《意见征询结果统计表》原件由意见征询单位存档,并复印送品质部备案。
6.4《意见征询结果跟进记录》经品质部审核和公司总经理审阅后返回征询单位存档。
6.5《项目意见征询报告》经公司总经理批示,集团总裁审阅后由品质部存档。
7.0相关支持文件
7.1《顾客满意的监视和测量控制程序》
7.2《服务质量的监视和测量控制程序》
7.3《意见征询工作流程图》
8.0相关质量记录
8.1意见征询表发放记录wy/qr-wy-011
8.2意见征询表wy/qr-wy-012
8.3意见征询结果统计表wy/qr-wy-013
8.4意见征询结果跟进记录wy/qr-wy-014
8.5项目意见征询报告wy/qr-wy-015
第3篇 文件收发管理制度范本
作好文件报表管理工作是企业在运行的过程中非常重要的一项工作。为了令各位了解如何做好文件管理工作,以下以某单位为例,为各位提供一则文件收发管理制度范本,仅供各位参阅了解。
局办公室负责我局对外行文和公文的收发处理工作,为使行文和收文处理规范化,特规定如下:
一、行文
(一)凡以我局名义上报或下发的文件(报告、请示、纪要、通知、函件等),由承办科室拟稿,经科室负责人、分管领导初审后,送办公室核稿,经办公室核稿后送局领导签发。重要文件需由局领导审核,主管区领导签发。联合行文必须同时送有关单位领导会签,方可发出。
(二)经局领导签发的文稿交办公室统一登记、分类编号。由拟稿科室打印、校对、装订,上行文由办公室发送并催办,平行文和下行文由拟稿科室分发。
(三)行文规则参照《国家行政机关公文处理办法》(国发[2000]23号)有关规定执行,行文流程按局办公处理系统流程进行。
二、收文处理
(一)所有发至我局的公文(含传真件公文和附有领导的批示或上级部门转我局处理的公文),由局办公室统一签收、登记、编号,送局领导阅示或送有关科室办理。
(二)文件按办件、阅件进行分类。办公室负责人根据文件内容和规定的传阅范围,提出办文意见,送局领导批示或交有关科室阅办。需要办理的公文,经请示局领导后办理,办公室根据文件内容、领导批示予以催办。
(三)对急办件,办公室应立即将文件送交局领导批阅。领导不在时,办公室应根据文件内容及时限要求,交相关业务科室或人员办理。事后及时向局领导汇报并做好督办工作。
(四)一般公文通过局内网办理和传阅。保密文件一律由办公室专人传送。
(五)凡外出开会、学习带回的文件及材料原件须交办公室登记存档。
三、保密文件收发管理
(一)遵守公司统计报表管理制度,保密资料统一由本局兼职保密员收发、传递、清退和销毁,并严格把好收发关、传阅关、清退关“三关”。
(二)制发文件时,经办人要根据文件、资料的内容和定密范围,标明密级、保密期限,确定发送范围、数量,送局领导审批后印发。
(三)保密文件、保密资料必须在办公室内进行传阅,未经批准不得擅自扩大传阅范围;不准擅自复印或抄录保密文件,不得将文件带出办公室;确因工作需要携带外出的,需经局领导批准,并要妥善保管。
(四)复印保密文件、保密资料必须严格履行审批登记手续。严禁将保密文件、保密资料拿到社会上营业性场所复印。
(五)借阅保密文件、保密资料须按阅读范围借用,并办理登记、签字手续。用完后,要及时归还。
(六)对保密文件、保密资料要定期清查,一般每季度清查一次。年终进行全面清查、核对,发现欠缺要及时追查,防止丢失。
(七)销毁保密文件、保密资料时,必须登记造册,经主管局领导批准,送区保密局指定的地点处理,严禁将文件出卖给废品收购站。
第4篇 _房地产公司文件收发管理制度
房地产公司文件收发管理制度
1.目的:为完善公司文件收发管理,提高行政管理水平和工作效率,使公司各项行政工作有章可循、照章办事,特制订本制度。
2.适用范围:适用本公司所有文件。
3.职责:文件收发管理由行政办公室统一负责。
工作内容
公司文件共分绝密、机密、秘密、普通四种,文件密级由公司总经理确定。
公司文件由行政办公室拟稿,文件形成后由总经理签发。
业务文件由有关部门拟稿,分管副总经理或总工程师审核、签发。
属于秘密以上的文件,核稿人应注明文件密级,并确定报送范围。秘密以上文件须按保密规定,由专人印制、报送。
已签发的文件由核稿人登记,并按不同类别编号后,按文印规定处理。
文件由拟稿人校对,审核后方能复印、盖章。
公司的文件由行政办公室负责报送。送件人应把文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚,并报告报送结果。秘密以上文件由专人按核定的范围报送。
经签发的文件原稿送办公室存档。
外来文件由行政办公室行政主管负责签收,并于接件当日填写阅办单,按领导批示的要求送达有关部门,办好文件阅办;属急件的,应在接件后即时报送。
文件阅办部门或个人,对有阅办要求的文件,应在三日内办理完毕,并将办理情况反馈至行政办公室。三日内不能办理完毕的,应向行政办公室说明原因。
附件10.文件借阅登记表
第5篇 文件收发管理制度
一、总经办设专人负责文件的管理工作,对收到的公文做到及时拆封、分类、编号登记和传阅。一般文件收到后应在当日内或次日中午前送批,紧急文件或会议通知收到后立即拆封送阅。
二、一般通知、便函等可由总经办直接送至有关部门办理;其余文件均应交公司领导批示后,再由总经办专人按批示范围进行送阅,严禁个人、部门之间自行横传。部门阅办后的公文(包括按文件要求报出的详细资料、附件等)应及时主动地退给总经办,以做好文件归档工作。
三、凡本公司外发的文件,应严格按照上级有关公文处理的办法及公文格式进行草拟、批发、打印、盖章、报出;要求做到一文一事,按级上报,用词及格式规范,严禁多头主送,并由总经办统一进行登记编号。
四、部门或个人借阅文件,应办理借阅手续,总经办定期做好文件的清退工作,做到每月小清退一次,年终大清退一次,清退的文件按文书档案管理有关规定分类整理,装订成册,归档。
五、严格遵守保密制度,对有密级的文件应严加管理,办理完毕后应立即退回,并核点份数,随时存档。绝密文件,仅限于直接有关人员经领导批准后在文件保管处阅读。
六、如文件丢失或违反保密制度,发生泄密的,除及时报告组织人事部外,还须向有关领导报告,情况严重的应提交领导给予责任人必要的处理。
第6篇 物业公司文件收发管理程序（5）
物业公司文件收发管理程序(五)
1.目的
为了保证政府、公司及公司的文件精神得到有效的贯彻落实,规范公司内部的文件收发、存档管理。
2.适用范围
本程序适用于公司内部文件的收发,上级或外来文件的收文及公司对外文件的发送工作。
3.职责
3.1 公司行政部是本程序的扎口管理部门。
3.2 公司其他职能部门或所属各管理项目负责配合本程序的实施。
4.程序
4.1公司内部文件的收发
4.1.1由公司总经理室下发各部门(项目)的文件(通知),由公司行政部负责依据总经理室的指示精神和工作要求起草(打印)初稿,经总经理室审阅定稿后下发各部门(项目)执行。
4.1.2由公司各职能部门下发各项目的文件(通知),由发文部门负责起草,交行政部打印,打印稿由发文部门负责校对定稿,下发有关项目执行,并将文件(贰份)交公司行政部备案、归档。
4.1.3所有公司总经理室或职能部门下发的文件(通知),必须实行签收制度,公司职能部门(项目)在收到文件(通知)后,必须在《文件签收记录》上签字确认,以便有效地落实文件(通知)精神。
4.1.4公司总经理室的文件(通知)精神落实情况,由行政部负责督办,公司职能部门的文件督办由发文部门负责。
4.2上级文件的签收和阅办
4.2.1所有政府机关和公司公司及兄弟公司通过邮寄、送达或会议发放(由参会人员带回公司)的上级文件资料,均由公司行政部负责签收或参会人员直接送达公司行政部。
4.2.2公司行政部收到文件资料后,必须做好收文登记记录,应根据文件资料内容的轻重缓急,认真填写《公司文件传阅单》,粘贴于文件封页之左上角,呈总经理室阅示。由总经理室在《公司文件传阅单》上作出批示。
4.2.3公司行政部根据总经理室的批示及指定的阅办范围、对象逐一送交相关部门(人员)传阅,并保证主要牵头(扎口)的部门(人员)优先传阅。文件所有的传阅人员应于阅后在《公司文件传阅单》上签明传阅人和传阅日期。
4.2.4所有传阅文件在传阅结束后,行政部应负责将文件及时地收回,并协助总经理室做好文件精神落实的督办工作。
4.3公司对外发送的文件
4.3.1所有以公司名义对外发送的报告、请示、信函等文件均应加盖公司公章,所有以公司部门(项目)名义对外发送的文件应加盖部门(项目)印章。
4.3.2以公司名义对外的文件,原则上由公司行政部(也可由文件内容的主要职能部门)负责起草。行政部将文件草稿打印校对后由行政部(或相应的职能部门)呈公司总经理室审阅定稿,并加盖公章。
4.3.3以部门名义对外发送的文件,打印校对后,应交总经理室修改认可后方可加盖部门印章。
4.3.4以受托管理项目名义对外发送的文件,打印校对后,应交公司管业部修改认可后方可加盖项目印章(如有)。
4.3.5所有对外文件均应视文件主送和抄送抄报单位情况再增加份数公司留档,来确定文件的原件份数,以免发生少送或浪费。
4.4项目甲方(或住宅小区业主)的来信
4.4.1公司各部门(项目)收到项目甲方(或住宅小区业主)的信函,收件部门(项目)应负责及时地予以登记。
4.4.2根据信函内容,收件部门(项目)应该或可以解决(答复)的,部门(项目)负责人应负责协调解决或回复。回复操作参照本程序4.3条要求执行。
4.4.3如收到投诉函件,则应参照公司《丽景花园投诉处理程序》执行。
4.4.4项目甲方(或住宅小区业主)的信函处理完毕后,负责处理的部门(项目)应将信函原件及处理意见、结果及相应的资料原件(或复印件)装订后存入项目甲方(或住宅小区业主)的档案中备查。
4.5本程序所述的文件资料,由公司行政部负责按照文书档案的登记、立卷、归档的要求进行管理。
4.6本程序所述的文件资料,行政部及其他职能部门(项目)负责人必须按照文件的内容及公司的要求做好文件资料的保密工作。
4.7公司行政部应按照公司档案管理要求,做好收发文件的登记和备查。
5.记录
5.1《公司文件传阅单》;
5.2《发文记录》;
5.3《收文记录》;
5.4《文件签收记录》。
