某公司档案管理制度格式怎样的汇编【16篇】

更新时间：2024-11-12 查看人数：66

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1.公司档案管理制度有哪些 2.公司档案管理制度实施细则 3.公司档案管理制度上墙内容 4.某公司档案管理制度格式怎样的【16篇】

某公司档案管理制度格式怎样的

有哪些

公司的档案管理制度主要包括以下几个核心部分：档案的分类与编码、档案的收集与整理、档案的存储与保护、档案的利用与借阅、档案的安全管理以及档案的数字化管理。这些部分构成了一个完整的档案管理体系，旨在确保公司信息资源的有效管理和长期保存。

实施细则

1. 档案分类与编码：依据公司业务性质，将档案分为财务、人事、项目、合同等类别，并为每一类分配独特的编码，以便快速定位和检索。

2. 档案收集与整理：各部门需定期提交工作文档，由档案管理部门统一整理归档，确保文档的完整性。对于重要文件，需经负责人签字确认后方可存档。

3. 存储与保护：档案应存放于干燥、通风、防火、防潮的专用档案室，定期检查环境条件，确保档案安全。纸质档案应妥善封装，电子档案需加密存储。

4. 利用与借阅：员工需填写借阅申请表，经部门主管批准后方可借阅档案。借阅期间，档案安全由借阅人负责，不得擅自复制或泄露。

5. 安全管理：设立严格的档案安全制度，包括访问权限控制、定期审计、备份策略等，防止档案丢失或被非法访问。

6. 数字化管理：逐步推进档案的电子化，利用扫描、ocr等技术将纸质档案转化为电子版，便于远程查阅和长期保存。

上墙内容

1. “档案是公司的知识财富，每一位员工都有责任保护。”

2. “未经许可，不得私自复制或传播档案内容。”

3. “档案借阅须遵守审批流程，按时归还。”

4. “保持档案室整洁，确保档案存放环境良好。”

5. “档案安全，人人有责，发现异常立即报告。”

以上就是公司档案管理制度的基本框架和具体执行细则。每个环节都体现了对公司信息资产的尊重和保护，通过严格执行，可以提升公司的信息管理水平，保障业务的高效运行。

某公司档案管理制度格式怎样的范文

第1篇某公司档案管理制度格式怎样的

微星公司档案管理制度第一章总则

第一条为加强公司文书档案、声像资料的管理工作,保证文书档案、声像资料的及时归档和妥善保管,特制定本制度。

第二条公司行政部负责档案资料的归档督促和日常管理工作。

第三条公司各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料,都要按照本制度的规定及时归档,部分资料须在行政部备份。第二章文件资料的收集管理

第四条归档范围:公司印发的公文。公司的各种规章制度、实施细则、程序文件。公司与其他单位签订的合同、协议书等文件正本。公司重要会议资料,包括会议通知、决议、总结、重要发言、会议纪要等。上级机关发来的与公司有关的决定、决议、指示、条例、规定、计划等文件资料。公司对外的正式发文及与有关单位来往的文书及传真。公司重要的技术资料、供应商档案资料、客户资料等。公司管理人员的任免文件资料以及关于员工奖励、处分的文件资料。公司所有员工的考核与培训资料。公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的简报、照片(及底片)、录音、录像等。公司及产品的获奖证书。

第五条资料承办人员应及时将办理完毕或经批准的文件资料,收集齐全,加以整理、归档。

第七条一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的重要文件资料,由此项工作的负责人收集并交行政部归档保管。

第八条公司员工外出参加培训、学习、考察、调研等公务活动,必须将重要文件资料向行政部办理归档。

第九条各部门须有一名档案管理人员,认真执行定期归档制度。第三章归档管理

第十条档案管理人员应根据公司的业务及工作现状,编制“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切,并编上明细名称。

第十一条档案管理人员应及时将文件资料按照“案卷类目”放入文件夹内,对号入座。

第十二条在归档的文件资料中,应将每份文件的正件与附件、请示与批复、转发文件与原件,归放在一起,不得分开。

第十三条对于重要的声像类资料,档案管理人员应在卷首附上文字说明,包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)。第四章附则

第十四条本制度由公司行政部负责解释。

第十五条本制度自颁布之日起施行。

第2篇某某公司安全生产档案管理制度

一、安全生产档案员职责

1、负责对本公司安全生产档案和资料进行管理。

2、负责对本公司安全资料的收集、整理及归档。

3、负责档案资料的查询、借阅、发放回收及文件的销毁或隔离存放。

4、负责安全档案的放火、防潮、防盗等。

5、保证安全档案资料的安全,不得泄密。

二、安全生产档案的内容

安全生产档案的内容包括:安全检查日志、安全会议纪要、各种设备的检修、运转记录、钢丝绳检查记录、调度简报、每月生产记录,测风记录、防坠实验记录、各级部门检查整改记录、工伤事故分析会记录、“三违”罚款单、安全生产文件等。

三、档案文档一般要求

1、字迹工整、书写清楚,各种原始记录封面做好标识记录。

2、破损文件材料要及时修复。

3、标识签署齐全。

4、按文件资料同组卷分类保存,跨年度资料按年月排列。

四、安全档案借阅办法执行—qms—c01文件。

第3篇公司企业人事档案管理制度

企业(公司)人事档案管理制度

一、总则

第一条为了规范人事档案的管理和利用,为人力资源管理工作提供有效的信息依据,特制订本制度。

第二条集团公司员工档案实行分级管理

由集团公司人力资源中心引进的员工的档案一律由集团人力资源中心统一管理。

(一)原始档案:员工入司时随转的人事档案材料,员工转正后调入公司管理。

(二)新建档案:员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整、学历、职称变化、历年考核等情况及员工基本情况复印件备查材料。

(三)电子档案:员工的姓名、年龄、婚姻状况、身份证号、家庭住址、户籍所在地、毕业学校、学历、专业、职称、工作经历、岗位、职务、合同期限等情况通过电子信息系统的形式所形成的记录。

经集团人力资源中心授权自行招聘的各分(子)公司引进的员工的档案由各分(子)公司人资科管理。

第三条人事档案由各公司、部门总经理分管或指导,该公司、部门人事负责人具体负责操作和管理,并对档案的完整性、真实性和准确性负责。集团公司人力资源中心全权负责对各公司、部门人事档案的监督考核。

二、人事档案的建立

第四条新建人事档案收集范围

由人力资源部门直接形成的材料:

(一)各种履历表、登记表、面试评价表、个人经历材料及求职原始材料。求职原始材料包括:报名登记表、照片、面试记录、身份证和毕业证复印件、肝功能、乙肝两对半和胸透检验单(要求员工在进公司之前须到公司指定的医院进行体检,且出具的体检证明须真实有效)等材料。

(二)职务任免申请表、行政职务任免材料、晋升技术职称(学位等)审批材料。

(三)工资调整审批表。

(四)鉴定书、鉴定表以及其它各种鉴定材料。

(五)考核、考勤或其它类材料。

(六)有关培训学习经历及成绩、学历情况等材料。

(七)各种处分、处罚材料和通报批评等材料。

(八)有关接收、调配、解聘等情况记录材料。

(九)各种重要的个人申请、承诺、聘用合同(协议)、保险等材料。

(十)各种岗位责任书、竞聘、施政方案等。

通过其它渠道形成的材料:

(一)各类组织成员或代表以及各种先进模范或受奖励材料。

(二)参加各级人大或各类协会代表大会材料。

(三)业务考绩材料、技术方面的贡献材料及各项论文着作篇目等。

(四)出国审批表及在外期间鉴定材料。

(五)参加公司组织的各类体检材料、工伤证明材料。

(六)在原工作单位形成的有关档案材料。

(七)在部队或学校等机关单位形成的有关档案材料。

(八)重要的社会关系、亲属关系的记录材料。

(九)对违纪、违法事件的申诉、申报以及处理情况记录等。

第五条人事档案归档材料要求

归档材料应具备的条件:

(一)必须是已经处理完毕,而不是悬而未决或没有最后审定和处理意见的文件。

(二)材料必须以个人为对象。对反映多人有关情况的材料,应当分别制成以个人为单位或反映本人情况的材料,方可归入个人档案。

(三)凡归档材料必须具有凭证性标记,如个人签字或加盖个人印章、单位公章等;对属于归档范围但手续不完备的材料,应先将手续补齐,并在办理完备后再行归档。

(四)档案内容必须实事求是,不能带有虚构、想象、夸张的成份;人物传记、写人物事迹的报告文学、个人回忆录都不得归档。

(五)档案内容应当完整,对头尾不清、来源时间不明的材料,要尽可能查清注明;涉及个人重大问题的材料,如需查清,应转交相关部门处理后,方能归档。确定材料能否归档时,应针对具体问题具体分析,不能一概而论;同时,还应对档案中应当具备而缺少的材料予以登记,并有计划地进行收集补充。

应妥善处理不应归档的材料:

(一)经过鉴别,凡应转往有关单位保存或处理的材料,应填制《人事档案转递通知单》(此指干部或重要人员档案)。

(二)接收单位清点核对后,应按程序办理接收手续。

(三)凡属退还本人的材料、证章等,应开列详细清单,证明材料(物品)名称及份(件)数,经批准后退还本人,并由本人在接收人处签字或加盖个人印章。

(四)对不直接退还本人的材料,可经批准后给予销毁,并应对其本人说明。

(五)销毁人事档案履行一定审批手续,任何个人都不得擅自销毁。

第六条人事档案的整理要求:

(一)应遵循完整、真实、精练、实用的原则。

(二)应做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。

(三)人事档案的保管范围与人员管理应相一致。

(四)材料增减时应进行重新整理。

(五)人事档案原件作为正本,对于机密性较高的人事档案,可根据工作需要和人员管理情况建立副本。

第七条人事档案的建立

(一)集团公司总部新进员工由人力资源中心按要求收集整理求职人员原始求职材料,并对于员工在岗位工作期间形成的各类档案资料须及时予以补充完善。

(二)集团公司人力资源中心授权自行招聘的各分(子)公司直接按人事档案建档要求,经该公司人事负责人审核后建立并逐步完善各员工的人事档案。分(子)公司人资科于每月的5日前将员工电子文档花名册上报集团人力资源中心。

(三)员工所在部门人事助理建立本部门员工基础档案,并对员工在职期间相关个人信息资料(身份证号、联系方式、家庭住址、户籍地、学历、职称、岗位)的变更情况的记录于每月5日前以电子文档上报集团人力资源中心。

第八条人事档案的编号

(一)人事档案编号构成:档案代码+四位数字,按顺序编号。

(二)各分(子)公司、部门人事档案代码取正式名称前三个字的汉语拼音第一个字母(大写),如采购管理中心,其人事档案编号为cgg。

(三)员工辞职后的档案编号继续保留,不重复使用。

(四)同一部门员工的档案要求放在一起,每10名员工的人事档案存放在同一个档案袋内,调动或辞职抽出后不添加新的员工档案,若档案袋中员工档案已抽完,此空档案袋继续保留。抽出档案后应该在档案袋上予以标明。

第九条人事档案建立的

具体程序

(一)集团人力资源中心以及各分(子)公司人事部门对材料进行鉴别,看其是否符合归档的要求。

(二)按照材料的属性、内容确定其归档的具体顺序。

(三))在档案袋目录上登记材料名称及其相关的内容。

(四)将新的材料存入档案。

第十条员工在职期间形成的培训、奖惩(考核)、晋升等材料的收集、整理与归档。

(一)大学生、聘用人员、科级(含)以上管理人员在职期间所形成的新档案材料,由所在公司、部门每半年整理一次,后备管理干部的材料由其所在公司、部门每月收集整理一次,统一交集团公司人力资源中心存档。

(二)其他员工在职期间所形成的培训、奖惩考核、晋升等人员在职期间所形成的新档案材料由所在公司、部门按季度定期收集、整理,并要求归档。

三、人事档案的转递

第十一条人事档案转递的具体程序

(一)人事负责人依据人力资源调配通知单或调令取出应转走的员工档案材料。

(二)在档案袋的人员编号及姓名后注明抽出的时间、原因(调动、辞职辞退和开除、自离、晋升等)及转入地点。

(三)填写《人事档案转递通知单》。

(四)将《人事档案转递通知单》放入员工档案一起,并将档案袋密封后转往相应公司、部门。

(五)收档公司、部门在收到档案,核对无误后,必须在《人事档案转递通知单》的回执单上签字盖章,且及时反馈到转出公司、部门。

第十二条人事档案材料在转递过程中要严格执行保密制度,按要求装袋密封交接,并在封口处加盖公章,且不能由员工本人带走,携带人员严禁私自拆封偷阅档案。

第十三条员工晋升科级(含)以上级别,转正后一月内由所在公司、部门按转档程序和要求将档案提交集团公司人力资源中心;科级管理干部被免职后,其档案材料由集团公司人力资源中心按照转档程序和要求转往相应公司、部门。

第十四条员工离职后由其所在公司、部门一月之内将其档案抽出,装订成册存档,并妥善保管二年。销毁时须填写《档案销毁申请单》,经集团公司人力资源中心核准后予以销毁。

四、人事档案的查询、借阅

第十五条档案查询和借阅应按程序办理

(一)档案的查询应先申请,说明查询的对象、理由和范围,所在公司、部门人事负责人批准后,方可登记查阅。不得随意让人查阅员工档案。

(二)外借员工档案须经所在公司、部门总经理批准,并办理借档登记。最长借阅期限为一星期。若需延长,需办理续借手续。

(三)各公司、部门、个人需要出具人事档案证明材料,由所在公司、部门开具介绍信,说明理由,再由集团公司人力资源中心或所在公司人事部按规定予以办理。

(四)人力资源中心或各公司、部门内部查阅、借档和出具证明也应按照程序进行。

五、人事档案的保管

第十六条人事档案保管必须严格遵守保密的原则。

第十七条人事档案管理必须由专人负责,定期检查核对,确保档案完整、准确。

第十八条人事档案存放必须配备专门设备,不得与其它档案混放一起。

第十九条人事档案存放应做到安全、保密、防火、防潮、防盗。

第二十条任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。

六、考核办法

第二十一条凡出现以下情况,将根据情节轻重分别扣除所在公司、部门人事负责人绩效奖金20-50元/次:

(一)人事档案不全的。

(二)档案交接不清致使员工档案丢失的。

(三)不遵守人事档案保密制度的。

(四)不履行正当手续将人事档案带出档案保管场所的。

第4篇建筑总公司会计档案管理制度

建筑工程总公司会计档案管理制度

第一条会计应该以会计期间分期决算帐目和编制财务会计报表。会计期间分为年度、半年度、季度和月度。年度、半年度、季度和月度均按公历起讫日期确定,半年度、季度、月度为会计中期。

第二条会计报表做到内容完整、数字真实、计算准确,不得漏报或任意取舍,会计报表之间、会计报表各项目之间,凡有对应关系的数字应当一致,会计报表中本期与上期的有关数字应当相互衔接。

第三条凡是本公司的会计凭证、会计帐簿、会计报表、会计文件和其它有保存价值的资料均应该归档。

第四条会计凭证按月、按照编号顺序每月装订成册,表明月份、季度、起止年、号数、单据张数,由会计及有关人员签名盖章(包括制单、审核、记帐、主管),年内资料由子、分公司财务科长保管,一年后交集团公司档案室,归档前应加以装订。

第五条会计报表应按照季度、年度按时归档,由财务管理部指派专人管理,并分类填制目录。

第六条对上述五条中出现一处遗漏或错误,给予责任人30元罚款,由公司财务管理部负责处罚。

第七条会计档案不得携带外出,凡查阅、复制、摘录会计档案,须经总经理或其指派人员批准,如出现泄密现象对财务负责人与直接责任人轻则罚款500元,重则罚款10000元以上,造成严重后果者开除。

第5篇纺织公司文件和档案管理制度

为加强公司安全基础档案管理，发挥好档案服务于安全工作的功能，完善安全管理过程监督，特制定本制度。

1、实行安全文件收发登记制度，上级来文和下发文件，先行登记、分类存放，按照领导签批意见督办落实。

2、文件应按照收发顺序整齐放入档案盒中，，卷首制作目录，年终装订存档。

3、严格按档案管理要求建立健全各种基础资料档案，实行从业人员一人一档，安全管理每一个过程一档，每项活动、工作一档，档案资料做到真实、有效、完整。

4、基础档案资料要分类存档保管，档案分为长期档案和短期档案，短期档案满3年之后可以进行销毁处理。

5、档案基础资料管理信息，必须实现从购臵到退出市场的全过程监督，及时进行更新，确保档案资料完整性。

6、档案资料借出必须办理相关登记手续，经公司主要领导审批同意后方可借阅。

7、档案资料由安全科安排专人负责管理，实习专柜存放，落实防护措施，防止损毁。

第6篇 g公司档案管理制度范例

一、总则

1、为加强本公司档案工作,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地保护及利用档案,为公司发展服务,特制定本制度。

2、公司档案,是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。

3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。

二、文件材料的收集管理

1、公司指定专人负责文件材料的管理。

2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交总经理审阅后归档。

3、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,交行政部备案。会议文件由行政部收集。

三、归档范围

1、重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

四、归档要求

1、档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。

2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

3、在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。

5、档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

6、案卷封面,应逐项按规定用钢笔书写,字迹要工整、清晰。

五、档案管理人员职责

1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

2、按照归档范围、要求,将文件材料按时归档。

3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护公司档案的完整与安全。

六、档案的利用

1、公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者都要填写《借阅单》,报主管人员批准后,方可借阅,其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准,受控文档的借阅要由总经理签字批准。

2、档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报总经理处理。

3、必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追求责任。

4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经领导批准才能摘抄或复制。

5、必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

6、不准转借,必须专人专用。

7、用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

七、本制度即日起开始执行。

第7篇企业公司安全生产档案管理制度

企业(公司)安全生产档案管理制度

1、为了更好的建立安全生产记录,确保安全数据的完整性和连续性,特制定此制度。

2、公司的安全生产制度根据液态奶事业部安全生产管理要求。制定了五个安全生产管理台帐,五个管理台帐主要包括:安全生产检查台帐、安全生产教育台帐、安全生产奖罚台帐、安全技术措施台帐和安全事故台帐。

3、生产检查台帐中记录了三个方面的内容:日常性安全检查记录、季节性安全检查记录和综合性安全检查记录。

4、生产教育台帐包括:事业部级安全生产教育台帐、工厂二三级安全生产教育台帐和安全活动台帐。

5、奖罚台帐包括:安全生产奖励台帐和安全生产处罚台帐。

安全生产技术台帐包括:安全技术措施改造项目及投资费用、安全隐患整改项的安全投入、安全活动支付的资金投入。

6、生产事故台帐应记载事故类别:人身伤害事故台帐、设备事故台帐和其他的事故台帐。

7、生产的档案由公司安全员根据日常的检查以及各科室安全员上报的相关数据统一管理记录。

第8篇某物业管理公司人事管理制度档案制度

物业管理公司人事管理制度--档案制度

一、人事档案是全面、准确地反映人力资源状况的历史记录,人力资源部统一负责全公司人事档案的建立、利用、保存等管理工作。

二、人事档案实行以人立卷,所有员工从进入本公司之日起,即为其建立员工档案。

三、员工档案一般包括两个部分,一是员工进入本公司前已经形成的档案材料,二是员工在进入本公司后逐渐形成的档案材料。后者为管理的重点。

四、员工进入本公司后逐渐形成的档案材料主要包括:应聘人员登记表、体检表、身份证、学历证明、特种作业操作证等证书的复印件(验原件);劳动合同,续约合同,录用、转正、晋级、任免职务的命令或通知,工伤和大病鉴定及处理手续,年度考核材料,奖励、处分审批表,入党入团志愿书及材料等。

五、应当归入员工档案的材料,在其形成一个月内要进入本人的档案案卷。

六、员工档案的案卷要装订成册,案卷封面后首页为卷内目录,卷内目录记载、介绍卷内档案材料的主要内容、形成时间、排列顺序等。

七、员工档案的存放地点和存放器具应当满足防潮、防霉、防蛀、防失密等档案安全要求。

八、除公司人力资源部工作人员外,借阅员工档案要经过人力资源部经理批准,并办理借阅手续。

九、档案关系在本公司集体户头的员工离开本公司,员工本人必须将档案关系转出方可办理离职结算。

十、失去保存价值的员工档案,经人力资源部经理批准予以销毁,销毁时做好记录。

第9篇 z公司档案管理制度范例

公司档案管理制度范例

档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录,是实现今后决策科学化的重要依据。特制定本方法,各部门必须按本制度认真做好档案管理工作。

第一节档案范围

公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。

其中,文件包括:规划、计划、技术资料、工程资料、财务资料、人事资料、会议纪要、项目方案、合同协议、内外行文等。

第二节档案分类及编号

一、档案按其内容及关联部门可分为六大类:

1、行政类

2、财务类

3、人事类

4、业务类

5、工程类

6、拓展类

二、机要档案须在档案编号后注明:绝密、机密、秘密。具体划分规则见本制度第三节第二条。

三、档案编号以“一案一号”为原则,遇有一案归入多类者,应先确定其主要类别进行编号。

四、归档后须填写《档案管理登记表》(附表1)。

第三节机要档案

一、机要档案按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。其中:

二、划分标准:

绝密档案包括:

公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在100万元以上的重大合同。

机密档案包括:

1、财务资料;

2、公司重要会议纪要;

3、公司经营情况;

4、人事档案、薪资性档案、劳动合同;

5、技术资料;

6、金额在10万-100万元的合同。

秘密档案包括:

1、重要项目资料;

2、项目合同协议。

第四节档案装订

一、以左方装订为原则,右上角标明档案号。

二、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况,应先整补,裁切折叠,使其整齐,再装订。

第五节保存期限

档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外,一律按照下列规定办理:

一、永久保存:1、公司章程;2、股东名簿;3、股东会、董事会、监事会会议纪要;4、公司证照;5、各级批文;6、印鉴;7、公司年度经营计划;8、公司年度经营总结;9、年度财务报表;10、技术资料;11、不动产所有权状及其他债权凭证;12、人事资料;13、大型活动图片、音像资料;14、其他核定须永久保存的文书。

二、十五年保存:1、会计凭证;2、其他经核定须十五年保存的文书。(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行)

三、五年保存:1、期满或解除的合同协议;2、完结后的项目方案;3、其他经核定须保存五年的文书。

四、一年保存:1、部门工作计划及工作总结;2、完结后的部门请求报告;3、完结后无长期保存必要文书。

五、公司规章制度由总经理办公室永久保存,使用部门视其有效期限予以保存。

第六节保管部门

一、财务专项机要档案由财务会计部负责保管。

二、人事专项机要档案由人力资源部负责保管。

三、股东会、董事会、监事会资料由董事会秘书保管。

四、其他档案均由总经办指派专人保管。

第七节档案移交

一、公司各类证照、批文在颁发之日起移交总经办。

二、公司章程,股东会、董事会、监事会会议纪要、决议,应自签发之日起三日内移交总经办。

三、合同协议应在签订之日移交总经办。

四、财务档案、人事档案由部门自行立卷、归档、管理。

五、其余档案半年移交一次,时间为每年的1月和7月。

六、档案移交须填写《档案移交清册》(附表2)。

七、《档案移交清册》一式三份,移交双方各一份,总经办留存一份。

第八节档案调阅

一、因工作需要需调阅档案时,须填写《档案调阅申请单》(附表3),并经相应核准人核准后方可调阅。

二、行政类档案、财务类档案、人事类档案、业务类档案、工程类档案、拓展类档案的调阅须部门经理核准,跨部门档案调阅须总经办主任核准,但仅仅限于档案的查阅、复印,使用原件或调阅机要档案资料须总经理核准。(保密性档案的范围见《机要档案管理制度》)。

三、档案管理人员必须严格按照《档案调阅申请单》的内容,将档案调出,供调档人查阅。

四、调档人必须是《档案调阅申请单》里注明的查阅人。

五、《档案调阅申请单》由档案管理人员留存备查。

六、档案借阅时间最长不超过8个工作时。

七、如调档内容更改、调档时间延长,应按调档程序重新办理。

第九节档案销毁

一、超过保存期,且无保存价值的档案应销毁。

二、需销毁的档案由保管部门填报《档案销毁申请表》(附表4),经相应核准人核准后方可销毁。

三、部门内部档案由部门经理核准销毁;机要档案由总经理核准销毁;其余档案由主管副总经理核准销毁。

四、销毁档案须两人以上人员共同完成,总经办指定专人监督销毁,并填写《档案销毁登记表》(附表5)。

五、档案销毁每半年进行一次,即每年的1月和7月。

六、《档案销毁申请表》、《档案销毁登记表》各一式二份,申请部门一份,总经办一份。

第十节其他

一、档案管理人员应妥善保管,防虫蛀、防霉、防丢失,保证档案安全。

二、所有档案应有专柜存放、加锁,定期清理通风,防湿。

三、所有档案不得随意查阅、复印,不得置于公共场所。

四、本制度附件包括:《机要档案管理制度》。

五、以上表格均由总经办统一编号。

六、各部门必须严格按照本制度相关规定保管档案。

第10篇项目物业公司档案管理制度

物业项目公司档案管理制度

第一条管理原则:

一、为保证档案的完整、规范,根据物业管理对档案管理的要求,结合公司的实际情况,制订本管理制度,各岗位员工必须严格执行操作。

二、档案包括管理文书、服务记录、小区资料等内容,反映公司的整个经营活动。

三、公司档案由行政人事部统一管理,项目服务中心档案由部门负责人负责。

第二条归集整理:

一、各部门的工作记录由各部门主管负责整理,通用文书和小区资料有综合管理部整理,其中技术资料可由相关部门指导进行。

二、检查好文件的本文及附件是否完整,处理程序是否完备,如有短少,应即追查归入,如有遗漏,应即退回经办部门补办,与本案无关的文件或不应随案归档的文件,应即退回经办部门。

三、中文直写文件以右方装订为原则,中文横写或外文文件则以左方装订为原则。

四、右方装订文件及其附件均应对准右上角,左方装订则对准左上角理齐钉牢。

五、文件如有皱折、破损、参差不齐等情形,应先整补,裁切折叠,使其整齐划一。

第三条分类编号

一、档案分类

(一)档案范围

1、各部门制定的管理规定。

2、工程维修保养合同。

3、小区社区文化。

4、人事调动。

5、主任级以上管理人员的调动、晋级、变动。

6、重大事故报告。

7、重大采购合同。

(二)各部门档案范围

1、行政人事部行政

(1)通知、会议纪要、请示、报告、领导讲话、讨论通过的文件、重要照片、小区社区文化。

(2)公司年度、季度、月份工作计划、总结。

(3)公司部门主管、系统工调函及任免报告。

(4)公司重大事投诉报告、处理决定。

(5)通报表扬。

(6)机构设置、改名称、印章合并和启用,扩大营业范围报告、批复。

(7)公司颁布的各种规章制度、条例、决定、规定。

(8)公司简报、信息、通讯及报刊剪辑。

(9)公司大事记。

(10)公司固定资产说明书。

2、行政人事部人事

(1)中级职称、员工技工职称资料。

(2)员工培训计划、培训实施方案、考核规定。

(3)上级机关对劳动工资、人事制度的指示、通知、计划。

(4)员工工资管理办法、方案、规定和实施细则。

(5)员工的奖励、处分的决定和通报。

(6)职工调资、转正、定级、考核等文件。

(7)员工花名册。

(8)采购合同。

3、安护部

(1)上级公司消防、治安工作,通知、批复。

(2)小区重大消防、治安报告及相关文件。

4、财务部

(1)上级、本公司关于财务管理,各种费用开支的规定、办法、通知。

(2)小区管理费调整的请示、通知。

(3)上级及本公司关于清点、财税大检查、验收等通知。

5、工程部

(1)工程维修保养承包合同及外派工程合同。

(2)工程重大技改项目、图纸。

(3)工程重大事故报告。

(4)工程重大投诉诉处理资料。

(5)重大意外造成的小区局部损失情况报告。

(6)小区维修资料。

6、客户服务

(1)合同(防蚁、绿化、清洁)。

(2)写字楼、商场等管理规定。

(3)重大投诉、重大事故处理意见。

(4)用户资料。

(5)装修指南。

(6)用户手册。

二、档案编号:

(一)按照分类大小级别按次序编号。

(二)按照年度时间按顺序编号。

(三)按照采用首字拼音、英文大小写和数字想结合的方式编号。

第四条立卷目录

一、立卷:

就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。档案管理员按以上分类方法,用档案盒(或文件夹)将档案分别立卷。

(一)根据档案(或文件夹)的规格准备相应的档案标准贴纸。

(二)在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成。

(三)制作好的档案标贴纸贴在档案盒(或文件夹)左侧立面距顶部3cm位置处,并排列在档案柜中;

(四)将需归档的资料按其所属类别及入档时间先后顺序存放于相应档案盒(或文件夹内)。

二、编制目录:

(一)档案管理员在档案盒内首页位置准备活页《档案目录》;

(二)每一份档案在归档时,均需将该份档案登记在《档案目录》(内容包括:序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目)中,以便查阅。

第五条档案保管:

一、保管期限

(一)档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。

(二)各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有关标准作业程序,对档案的保存价值进行鉴定及标注

(三)永久保存:1.公司章程;2.股东名簿;3.组织规程及办事细则;4.董事会及股东会纪录;5.财务报表;6.政府机关核准文件;7.不动产所有权状及其他债权凭证;8.工程设计图;9.其他经核定须永久保存的文书。

(四)10年保存:1.预算、决算书类;2.会计凭证;3.事业计划资料;4.其他经核定须保存10年的文书。

(五)5年保存:1.期满或解除之合约;2.其他经核定保存5年的文书。

(六)1年保存:结案后无长期保存必要者。

(七)规章由规章管理部门永久保存,使用部门视其有效期间予以保存。

二、保管要求

(一)便于查阅。

(二)保证档案的安全。

(三)防止档案的损坏。

(四)采取修复技术,延长档案寿命。

三、保管职责:

(一)财务部保管财务档案。

(二)综合管理部保管公司对内、对外文件、合同、员工人事档案、图纸、后勤资料及公司其他部门所需保管的资料;iso9000质量体系文件、资料、质量记录和员工绩效考评档案;分供方评审、物业租凭和多种经营资料。

(三)工程维修部保管服务中心工程图纸、合同、收发文、业主档案、员工档案、维修、投诉资料、回访记录、有偿服务多种经营记录及计划、总结及品质保障部各职能部门需要保管的其他档案。

(四)各职能部门除经常使用的部分资料外,原则上不保管档案。

(五)各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后,移交给档案管理员。

(六)档案管理员将该管理资料登记在《档案目录》中,归入相应案卷并统一编号。

(七)档案管理员定期将《档案目录》输入电脑,以便查询。

(八、)档案原则上保管原件。

第六条档案保密:

一、档案密级

分为三级:绝密、机密、普通;

(一)绝密档案包括:员工人事档案、合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策、形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案;

(二)机密档案包括:iso9000质量体系文件、重要的会议记录(纪要)公司收发文(通知、通告除外)工程图纸、维修、回访记录、计划总结和其他属机密的档案;

(三)普通档案包括:公司的通知、通告等普通性文件。

二、档案查阅

(一)查阅权限

1、总经理可查阅公司所有档案。

2、总经理助理可查阅分管工作的档案。

3、部门负责人可查阅该部门所有档案。

4、其他人员根据审批查阅有关档案。

(二)档案的查阅/借阅/复制

1、查阅/借阅/复制人到档案室在《文件查阅/借阅/复制登记表》中登记。

2、档案管理员审核其查(借)阅资格:

3、权限内(经授权/审批)的按正常手续办理;

4、权限外的,档案管理员开具《档案查阅/借阅/复制审批单》给查阅人办理审批手续:

5、属部门(财务类除外)的档案,由部门负责人审批;属服务中心的档案,由服务中心总经理审批;属公司的档案,由总经理审批;财务类的档案也应由总经理审批。

6、在档案归还日期前,档案管理员应督促借阅人将档案完好交还档案室。

7、须复制档案的,绝密档案报总经理审批;机密档案由人事部负责人审批;普通档案由部门负责人审批。

三、档案的销毁

(一)超过保管期限的档案,由档案管理员依据档案的保管期限,每年编制销毁计划及清单位,报综合管理部主管审核。

(二)综合管理部审核无误后报服务中心经理和总经理审批。

(三)、总经理审批同意后由行政部、人事部总经理指定3名监销人员(档案管理员、人事部文员、行政部文员)将超过保存期限的档案销毁。

(四)监销人员确认销毁文件无误签字后,选择安全地点销毁档案。

第七条库房管理:

一、库房内的档案柜要同样编号,入库的档案要按大类有系统地上架排列,做到存放有序,查找有据,实行科学管理。

二、要爱护档案,在整理、搬移、上架和提供利用过程中,要轻拿轻放,保持档案整洁,发现破损时,要即使修补。

三、要认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠等七防措施,严格控制库内的温度,保持库内清洁,每月全面清扫一次。

四、档案库要实行专人管理,无关人员未经许可不得进入库房。

五、库房工作人员要熟悉与档案库有关的供水、供电、供热系统情况,并经常检查是否完好,离开库房时要注意关闭落锁,关闭电源。

六、认真办理档案入库和查阅,借阅党纪手续、案卷借出时要以代卷卡补位,案卷归还后,要及时放回原处,每两年全面检查馆藏档案情况,档案管理人员调动时,必须办理档案交接手续。

七、阅览室内禁止吸烟,不要大声喧哗,不准靠近阅档桌喝水。

第11篇公司档案工作管理制度

一个公司,为加强档案工作管理,充分发挥档案的作用等,都会有详细的档案管理制度,以下是公司档案管理制度范本,可供参考。

一、总则

1、为加强本公司档案工作,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地保护及利用档案,为公司发展服务,特制定本制度。

二、文件材料的收集管理

1、公司指定专人负责文件材料的管理。

2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交总经理审阅后归档。

3、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,交行政部备案。会议文件由行政部收集。

三、归档范围

1、重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

四、归档要求

1、档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。

2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

3、在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。

6、案卷封面,应逐项按规定用钢笔书写,字迹要工整、清晰。

五、档案管理人员职责

1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

2、按照归档范围、要求,将文件材料按时归档。

3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护公司档案的完整与安全。

六、档案的利用

2、档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报总经理处理。

3、必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追求责任。

4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经领导批准才能摘抄或复制。

5、必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

6、不准转借,必须专人专用。

7、用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

七、本制度即日起开始执行。

第12篇装饰设计工程公司档案管理制度

装饰设计工程公司档案管理制度1总则

1.2 本制度所指的档案,包括文书档案、人事档案、财务档案、工程技术档案、声像档

1.3 公司的各类档案必须按年度立卷。各分公司、部门内部在工作中形成的各种有保存价值的文件资料,都要按照本制度的规定,分别立卷归档。

1.4 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统性和完整性,公文上的各种附件一律不得抽存。公文结案后,应及时交由本部门文书管理人员归档。工作变动或因故离职时,必须将文件材料向接办人员办理移交手续,不得擅自带走或销毁。2档案的收集与管理

2.1 坚持按部门收集、管理文件资料的制度。公司各部门、各分公司均应设立兼职档案管理员,负责管理本部门的文件资料,并保持相对稳定。人员变动,应及时通知公司档案主管部门。

2.2 公司档案的主管部门为公司行政人事部。

2.3 凡本公司缮印的公文(含定稿和正件与附件、批复、请示、报告、转发文件含被转发的原件)一律由公司行政人事部统一收集管理。

2.4 一项工作由几个部门参与办理,在工作中形成的文件资料,由牵头主办部门收集归档。公司召开会议形成的文件由会议主办部门收集归档。

2.5 公司工作人员外出学习、考察、调查研究或参加行业主管部门召开的会议等公务活动的人员,在核报旅差费时,必须将会议的主要文件资料交行政人事部办理归档手续,由行政人事部档案管理人员签字认可后,财务部门才能给予报销。

2.6 本公司召开全公司性的会议,由会议主办部门指定专人将会议资料、声像资料等向公司行政人事部办理归档手续,由办公室档案管理人员签字认可后,财务部门才能报销相关的会议费用。

2.7 公司专(兼)职档案管理人员的职责是:了解本公司(部门)的工作业务,掌握本公司(部门)文件资料归档的范围,收集并管理本公司(部门)的文件资料;认真执行文件资料归档制度,对本公司(部门)承办的文件资料及时收集归档。,每年的三月份以前将归档文件资料归档完毕,并向公司行政人事部移交(在公司档案室尚未建立的情况下,文书、人事档案统一由公司行政人事部管理,财务档案暂由财务部管理,工程技术档案暂由工程部管理,声像档案暂由企业发展部管理。待条件成熟后再移交公司档案室);承办人员借用档案资料时,应按照档案借用程序办理借用登记手续。3归档范围

3.1 重要的会议材料,包括会议通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、经验材料、会议纪录等。

3.2 上级机关发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例规定、通知等文件资

3.3 本公司制发的所有正式文件和与有关单位往来的文书。

3.4 本公司向上级的请示与上级机关的批复。

3.5 反映本公司生产经营活动的计划、总结、报告、请示、批复、报告、会议纪录等。

3.6 本公司与相关单位签订的合同、协议等文件资料。

3.7 本公司关于中、高层管理人员职务任免的文件资料,以及员工考核、奖惩的文件资

3.8 本公司员工劳动、薪酬、福利等方面的文件资料。

3.9 本公司的历史沿革、大事记以及反映本公司重要活动的照片、录音带、录像带和剪报等资料。4平时归档

4.1 各部门对已处理完毕或批存的文件资料要及时交由本部门兼职的档案管理员组卷、编目、归档。

4.2 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务,编制平时文件资料归档使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切,并编上条款号。

4.3 公文承办人员应及时将已处理完毕或经领导批存的文件资料收集齐全、加以整理,交给本部门兼职档案管理员立卷归档。

4.4 兼职档案管理人员应及时将立卷的文件资料,按照“案卷类目”的条款放入平时保存文件夹内对号入座,予以保存,并在收发文登记簿内予以注明。5立卷归档

5.1 为统一立卷规范、保证案卷质量,立卷工作由各部门兼职档案管理员负责,公司办公室档案管理人员负责组卷、编目。

5.2 案卷质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有关联系,区别不同的价值,便于保管和使用。

5.3 归档的文件资料种类、份数以及每份文件资料的页数均应齐全完整。

5.4 在归档的文件资料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开,文电应合一立卷。绝密文件单独立卷。少数普通文电如果与密件有密切联系,也可随同绝密文电立卷。

5.5 不同年度的文件资料不得放在一起立卷,但跨年度的请示和批复,应放在复文年立卷。没有复文的,放在请示年立卷。跨年度的规划放在针对的第一年立卷。跨年度的总结放在针对的最后一年立卷。跨年度的会议文件放在会议开幕年。其它文件的立卷按照有关规定执行。

5.6 卷内文件资料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件资料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后。其它文件资料依其形式规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

5.7 卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号。装订的案卷应该统一在有文字的每页材料正面的右上角和背面的左上角打印页号。

5.8 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。

5.9 有关卷内文件材料的情况说明,都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明,也应该将立卷人、检查人的姓名和日期填上,以示负责。备考表应置于卷尾。

5.1 0案卷封面应逐项按规定用毛笔或钢笔书写,字迹要工整、清晰。

5.1 1案卷的装订:装订前,卷内文件要去掉金属物质,对破坏的文件资料应加以裱糊。字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷。案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。

5.1 2案卷各部份的排列格式:软卷封面(含卷内文件目录)―文件―封底(含备考表),以案卷号排列次序装入卷盒,置于档案柜保存。

第13篇中海物业公司档案管理制度怎么写

h物业公司档案管理制度为了系统完整地保存分公司在经营管理服务活动中形成的各种资料档案的管理,特制定本制度。

一、档案资料的归档管理1.归档范围a.分公司在物业管理活动中形成的公文、电报、薄册、图表、书信、日记、会议材料等,由行政部负责归档。

b.在工作中形成的图纸、说明书等由工程部负责归档。

c.各部门在专门业务活动中形成的各种专项档案,如:会议档案、声像档案、合同档案、审计档案等,由行政部负责归档。

d.员工登记表、体检表、培训记录、考核成绩、有关证书复印件等员工档案,由行政部负责归档。

e.财务档案按《财务管理规定》的范围归档,由行政部负责。

2. 归档要求a.归档的书面文件材料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家要求,禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等书写材料。

归档的电子文件需排版整齐;

字体一般是宋体,标题三号字,正文四号字;

语言通顺,文字输入正确无误。

b.归档的文件材料要完整齐全。

c.归档的书面文件必须是原件,电子文件为最终使用件。

d.案卷题名应确切反映卷内文件内容。

3. 归档时间a.文书档案在第二年上半年内归档。

b.员工档案及时归档。

c.财务档案按季度归档。

4. 归档份数a.各类书面文件材料一般归档一式一份;

电子文件一般归档一式三份(其中包括软盘上一份)。

b.重要的和利用频繁的文件材料可归档一式两份或适当增加其归档份数。

5.不归档文件材料的范围a.重份和无查考利用价值的事务性、临时性文件。

b.上级单位发来供参考的抄件和征求意见未定稿的文件。

c.未经会议讨论和领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿,一般性文件的历次修改稿(重要法规性文件、草稿除外)、铅印文件的各次校对稿(主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)。

d.从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。

e.参加非主管单位召开的会议,不需贯彻执行或无查考价值的文件材料。

f.非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料。

g.下级单位送来参阅的简报、情况反映和不应抄报不必备案的文件材料。

6. 各部门主任要对本部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督和检查。

二、档案资料的保管1.分公司档案资料由行政部统一管理,其他各部门档案资料均由各部门自行管理。

2. 存放文书档案要有专用柜架,在排放上应按照类别和时间的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

存放电子文件应有专用硬盘分区或专用文件夹;

在保存电子文件时,按照类别和部门的不同分别存入不同名称的下级文件夹中。

文件夹名称应能简洁、清晰地反映所存文件的类别或所属部门。

存放文件的软盘或光盘上必须贴有标签,以方便查询。

3. 底图除修改、送晒外,不得外借。

修改后的底图入库,要认真检查其修改、补充情况。

底图存放以平放为宜。

4. 存入胶片、照片、录像带、磁带要用特制的密封盒和专门的卷盒,按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。

必要时采取复制、拷贝。

5.每半年定期进行库藏档案的清理核对和保管质量检查工作,做到账册相符,对破损或载体变质的文书档案,要及时进行修补和复制,文书档案发霉或虫害要及时消杀;

对于出现损坏的电子档案也要及时拷贝、另存。

6. 行政部需做好档案资料室的防盗、防火、防虫等安全设施。

三、档案资料借阅管理1.分公司所有工作人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。

2. 员工查阅档案,须办理登记手续,并报所在部门主任批准。

查阅分公司档案须报行政部主任批准。

3. 在借阅档案时应做到以下几点:a.办理登记手续,定期归还。

b.要爱护档案,不得丢失。

c.所借档案不得随意折叠和拆散,不得对档案随意更改、涂写。

4. 借出和归还档案时,应办理清点手续,由档案员和借阅者当面核对清楚。

5.档案如有丢失、损坏或泄密,要立即追究当事者责任。

6. 借阅者在归还档案时必须填写档案利用效果记录。

7. 调离分公司的工作人员,必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。

四、档案鉴定和销毁1.档案鉴定工作由各部门领导自行组织进行;

日常档案的鉴定工作由行政部负责。

2. 鉴定的主要项目有:a.档案保管期限表。

b.对到期档案提出存、毁意见。

3. 确定保管期限原则:a.对本部门有长远利用价值并能反映部门职能活动和历史面貌的档案应永久保存。

b.凡是在一定时间有利用的档案分别为长期或短期保存。

4. 鉴定工作应该定期进行。

5.档案通过鉴定,要求达到划定保管期限准确,保管质量达到标准规定。

鉴定中发现档案不准确、不完整,部门主任应及时责成有关人员负责修改、补充。

6. 销毁档案的程序:a.经鉴定列出需销毁的各种档案清单和销毁的报告,经部门领导审批后由各部门实施。

销毁清单及报告应归档。

分公司的档案销毁必须经分公司经理批准。

b.档案销毁时,由部门派二人以上进行监销并在销毁清单上签名。

c.销毁档案时,要严格执行保密规定,对在销毁档案过程中出现失密或对部门造成损失的,将根据国家有关规定进行处理。

第14篇公司人事档案工作管理制度

各个类型的公司,都有人事部门,人事部门对于员工的档案如何来管理,就要以规范的档案管理制度来执行。以下整理了公司人事档案管理制度的范本,可供参考。

第一章基本原则

第一条为了提高档案管理水平,有效地保护和利用档案,更好地为我公司各项工作服务,根据*中央组织部、国家档案局发布的《干部档案工作条例》(组通字〔1991〕13号),特制定本办法。

第二条人事档案工作是企业组织人事工作的重要组成部分,也是企业档案工作的重要组成部分。它是为贯彻执行党的干部路线、方针、政策是为先贤举能,知人善任,历史地全面地考察了解和正确选拔使用干部服务的。

第三条人事档案是企业人事管理等有关部门按照党的政策,在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料,是人力资源管理与开发的重要依据,是反映个人成长历史的凭证和依据,应由公司人力资源处人事档案室集中统一管理。

第四条在人事档案管理工作中,必须严格贯彻执行党和国家的有关档案保密的法规和制度,严密保管,确保档案的完整与安全。

第二章体制、任务和人事档案干部

第五条人事档案是企业档案的一个组成部分,集中纳入人力资源处统一管理,业务工作接受公司党委领导和上级有关业务部门的检查指导。

第六条人事档案室的任务是贯彻落实党和国家关于人事档案工作的方针政策、制定企业人事档案工作规章制度,负责接收、鉴别、整理、保管、转递、提供利用公司各级员工的人事档案。

第七条人事档案工作人员要认真学习马列主义、*思想,坚持四项基本原则,作风正派,责任心强,刻苦钻研业务,不断提高政治、业务素质,努力做好本职工作。

第三章人事档案材料的收集范围与归档要求

第八条为了使人事档案能够真实地全面地反映个人全貌,人事档案室要经常通过有关部门收集全公司员工的工作调配、干部任免、职称职务评聘、考察、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩的文件材料,充实档案内容。具体收集归档范围见附件。

第九条公司各级党委(总支)、各厂、各处室(科室)要建立主动送交人事档案材料的工作制度,并由各单位党委(总支)的人事干事、组织干事负责收集各单位的归档材料,属于归档范围的人事档案材料,在材料形成后,经有关部门审查签章后送交人事档案室归档,员工在公司工作期间形成的各类材料必须在离公司前全部移交档案馆。

第十条收集的人事档案材料,必须经过认真的鉴别,属于归档的材料应真实准确,完整齐全,文字清楚,对象明确,手续完备、具有保存价值。需经组织审查盖章或本人签字的,应在盖章签字后方能归入人事档案。

第十一条不属于档案范围的材料,不得擅自归档,经过鉴别,可分别情况予以处理。凡销毁材料必须详细登记,并报请人力资源处负责人审查批准,由专人负责监销。

第十二条人事档案材料,须统一使用十六开规格的办公用纸,不得使用圆珠笔、铅笔、或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。

第四章人事档案的管理和利用

第十三条人事档案室对收集的人事档案材料按规定进行整理,并按在职人员档案、离退休人员档案、死亡档案进行分类、编号、排架。人事档案室对不属于上述范围人员的人事档案应进行代管,并按有关部门的规定收取管理费。

第十四条对人事档案应建立登记和统计制度,建立各类档案名册。每半年检查核对一次档案,做到档号与档案名册编号一致,发现问题及时解决。严格执行保密制度,确保档案的绝对安全和准确无误。

第十五条根据安全保密,便于查找的原则,人事档案应严密科学地保管。档案库房应是坚固的,具有八防等安全设施和措施的专用档案库房,配置铁质档案柜。库房内应保持清洁,整齐和适宜的温湿度。

第十六条档案卷皮,目录和档案袋的样式、规格按标准制作,干部档案的整理严格按照中央组织部下发的《干部档案整理工作细则》和有关规定执行。

第十七条严禁任何人私自保管他人档案,人事档案干部不得保管本人和亲属的档案。不得在电话里泄露档案内容。

第十八条做好档案管理的各项基础工作,编制检索工具,逐步实现人事档案的现代化管理,便于提供利用。

第十九条凡需从人事档案中取证或办理公证,必须由人事档案室办理。有关材料应认真核实签署意见并加盖“济南啤酒集团总公司人力资源处”公章,方能有效。

第二十条对人事档案的接收、传递必须严格手续,有案可查。查借阅人事档案应严格按档案室制定的《人事档案查(借)阅制度》办理。

第五章档案的转递

第二十一条人事档案应通过机要交通渠道转递或派专人传送,不准邮寄或交本人自带。如外单位派专人来提取,必须持人事或组织部门出具的介绍信,一般介绍不予办理。

第二十二条如《调档通知》调出人员要求转递档案,必须经人力资源处负责人同意签署意见方可转出。有关部门同时把本人的现实表现、体检表或技术档案转入人事档案室,由人事档案室统一转递。档案转出后,逾期一个月未见对方退回回执应写信催回,以防丢失。

第二十三条为使人事档案能够随着公司的人事变动,干部职务变动而及时调整,公司人力资源处应将人事变动情况、干部调动单位和任免通知及时通知人事档案室。因商调而转出档案后,人力资源处应及时通知人事档案室此人是否商调成功,如未商调成功有关部门应在一个月以内追回档案,最多不超过三个月。

第二十四条公司员工因辞职、退职、自动离职或被学校解除合同、终止合同、除名、开除等,在没收到人力资源处转来的转递档案通知单前,其档案仍由人事档案室保管;但要从处理决定下达之日算起,按有关部门的收费规定收取档案保管费。

第二十五条公司各单位、部门应积极配合档案室做好员工档案的转递工作,学生分配单位有变化时应及时通知档案室,以使档案能正确投递。

附件

人事档案材料收集归档范围

1、员工调配、任免、考察考核等工作中形成的各种登记表(如职工履历表、登记表),任免呈报表(包括上报的考察材料),鉴定、民主评议和组织考核形成的综合材料,离退休审批表,军队转业部门审批表等。

2、录用和聘用工作中形成的录用和聘用审批表,政审材料,续聘审批表,退职材料。

3、出国出镜人员审批表、登记表及在外表现情况的鉴定材料。

4、党代会、人代会、政协会议的工、青、妇等群众团体代表会以及民主党派代表会的代表登记表和委员的简历表、政绩材料。

5、办理工资、待遇工作中形成的审批表和解决待遇问题和审批材料。

6、评聘专业技术职务(职称)工作中形成的专业技术人员任职资格申报表,专业技术职务考绩材料以及聘任专业技术职务的审批表。

7、员工更改姓名、民族、年龄、入党入团时参加革命工作时间等过程中形成的个人申请表,组织审查报告,上级批复以及所依据的证明材料。

8、党团组织建设中形成的入党志愿书(1-2份系统的)和转正申请书、自传、政审材料、党员登记表、不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料,民主评议党员工作中形成的组织意见。民主评议党员登记表,优秀党员事迹及审批材料。认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和审批材料,*材料,取消预备党员资格的组织意见;入团志愿书、申请书、团员登记表、退团材料;加入民主党派的材料。

9、干部审查工作中形成的调查报告、结论、上级批复、个人结论的意见、检查交待、旁证材料;甄别复查结论、调查报告、批复及有关的主要依据材料。

10、表彰奖励活动中形成的各种先进人物登记表、审批表、先进模范事迹。

11、各种处分决定、调查报告、上级批复、本人交待及旁证材料、刑事判决书。

12、员工的创造发明、科研成果、著作、译著和有重大影响的论文等目录。

13、体格检查中确诊有残疾的体检表及工伤致残确定残废等级的材料。

14、办理丧事活动中形成的悼词、讣告;非正常死亡的调查报告。

15、高等教育、国民教育、成人教育和干部进修、培训工作中形成的学生(学员)登记表、学习成绩登记表、毕业登记表,授于学位的材料,学历证明书,学习鉴定材料。

16、学生学籍变动记录材料。

17、学生在校期间每学年的思想品德评定表。

18、毕业学生体检表。

19、其他可供组织参考有保存价值的材料。

第15篇公司档案管理制度范本

公司档案管理制度范本

一、总则1、为加强本公司档案工作,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地保护及利用档案,为公司发展服务,特制定本制度。2、公司档案,是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。二、文件材料的收集管理1、公司指定专人负责文件材料的管理。2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交总经理审阅后归档。3、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,交行政部备案。会议文件由行政部收集。三、归档范围1、重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。四、归档要求1、档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。3、在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。5、档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。6、案卷封面,应逐项按规定用钢笔书写,字迹要工整、清晰。五、档案管理人员职责1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。2、按照归档范围、要求,将文件材料按时归档。3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护公司档案的完整与安全。六、档案的利用1、公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者都要填写《借阅单》,报主管人员批准后,方可借阅,其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准,受控文档的借阅要由总经理签字批准。2、档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报总经理处理。3、必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追求责任。4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经领导批准才能摘抄或复制。5、必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。6、不准转借,必须专人专用。7、用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。七、本制度即日起开始执行。相关的管理制度推荐:食品安全管理制度办公室计算机使用制度食堂管理制度

第16篇财富公司档案管理制度

财富管理公司档案管理制度

1.在切实遵循《中国档案分类法》前提下,根据公司实际情况,将所涉及的档案划分为十大类:(a)行政管理、(b)人事管理、(c)财会档案、(d)生产经营管理、(e)技术质量安全管理、(f)基建档案、(g)外来文件、(h)声像档案、(i)实物档案、(j)其他档案。

归档范围:

1.重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

2.本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

3.本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

4.本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

5.本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

6.本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

归档要求:

1.归档的文件材料要完整、系统、准确。