z公司档案管理制度范例汇编【16篇】

有哪些

z公司档案管理制度旨在规范公司内部文件的管理，确保信息的安全与有效利用。主要包括以下几个方面：

1. 档案分类与编码：根据文件性质和工作流程，制定统一的档案分类标准和编码规则。

2. 文件收集与整理：明确文件的收集范围，规定文件整理的时间节点和方法。

3. 档案存储与保管：规定档案的物理存储条件和电子存储方式，确保档案安全。

4. 档案利用与借阅：设立借阅流程，规定审批权限，保障档案合理利用。

5. 档案销毁：建立档案销毁机制，明确销毁条件和程序。

6. 档案信息化：推动档案数字化，实现档案信息的有效共享。

7. 档案安全与保密：强化档案安全意识，制定保密措施，防止信息泄露。

实施细则

1. 档案分类与编码： - 所有文件应按照业务部门、项目类型、时间顺序等进行分类。 - 编码应具有唯一性，便于检索和管理。 - 新增或修改档案分类，需由档案管理部门批准。

2. 文件收集与整理： - 各部门需定期（如每季度）提交重要文件至档案室。 - 文件整理应保持文件完整性，注明文件产生日期和主要负责人。

3. 档案存储与保管： - 纸质档案应存放在防潮、防火、防盗设施完善的档案室。 - 电子档案需备份，存储在安全的服务器上，定期检查存储设备。

4. 档案利用与借阅： - 员工需填写借阅申请表，经部门主管审批后方可借阅。 - 借阅期限一般不超过一周，特殊情况需提前申请延期。

5. 档案销毁： - 过期或无保存价值的档案，经档案管理部门审核后，报公司领导批准销毁。 - 销毁过程应有专人监督，确保档案信息安全。

6. 档案信息化： - 档案管理部门负责推进档案数字化，建立电子档案系统。 - 所有电子档案应定期备份，确保数据安全。

7. 档案安全与保密： - 员工须签署保密协议，遵守档案管理规定。 - 对敏感档案，设置访问权限，限制非授权人员查阅。

上墙内容

1. 档案管理制度概要，包括主要目标和原则。

2. 档案分类与编码示例。

3. 借阅流程图，包括申请、审批和归还步骤。

4. 明确的档案安全与保密警示语。

5. 档案销毁流程简图，展示审批和监督环节。

通过以上制度的实施，z公司将形成有序、高效、安全的档案管理体系，为公司的运营和发展提供有力的信息支持。

z公司档案管理制度范例范文

第1篇 z公司档案管理制度范例

公司档案管理制度范例

档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录,是实现今后决策科学化的重要依据。特制定本方法,各部门必须按本制度认真做好档案管理工作。

第一节 档案范围

公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。

其中,文件包括:规划、计划、技术资料、工程资料、财务资料、人事资料、会议纪要、项目方案、合同协议、内外行文等。

第二节 档案分类及编号

一、档案按其内容及关联部门可分为六大类:

1、行政类

2、财务类

3、人事类

4、业务类

5、工程类

6、拓展类

二、机要档案须在档案编号后注明:绝密、机密、秘密。具体划分规则见本制度第三节 第二条。

三、档案编号以“一案一号”为原则,遇有一案归入多类者,应先确定其主要类别进行编号。

四、归档后须填写《档案管理登记表》(附表1)。

第三节 机要档案

一、机要档案按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。其中:

二、划分标准:

绝密档案包括:

公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在100万元以上的重大合同。

机密档案包括:

1、财务资料;

2、公司重要会议纪要;

3、公司经营情况;

4、人事档案、薪资性档案、劳动合同;

5、技术资料;

6、金额在10万-100万元的合同。

秘密档案包括:

1、重要项目资料;

2、项目合同协议。

第四节 档案装订

一、以左方装订为原则,右上角标明档案号。

二、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况,应先整补,裁切折叠,使其整齐,再装订。

第五节 保存期限

档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外,一律按照下列规定办理:

一、永久保存:1、公司章程;2、股东名簿;3、股东会、董事会、监事会会议纪要;4、公司证照;5、各级批文;6、印鉴;7、公司年度经营计划;8、公司年度经营总结;9、年度财务报表;10、技术资料;11、不动产所有权状及其他债权凭证;12、人事资料;13、大型活动图片、音像资料;14、其他核定须永久保存的文书。

二、十五年保存:1、会计凭证;2、其他经核定须十五年保存的文书。(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行)

三、五年保存:1、期满或解除的合同协议;2、完结后的项目方案;3、其他经核定须保存五年的文书。

四、一年保存:1、部门工作计划及工作总结;2、完结后的部门请求报告;3、完结后无长期保存必要文书。

五、公司规章制度由总经理办公室永久保存,使用部门视其有效期限予以保存。

第六节 保管部门

一、财务专项机要档案由财务会计部负责保管。

二、人事专项机要档案由人力资源部负责保管。

三、股东会、董事会、监事会资料由董事会秘书保管。

四、其他档案均由总经办指派专人保管。

第七节 档案移交

一、公司各类证照、批文在颁发之日起移交总经办。

二、公司章程,股东会、董事会、监事会会议纪要、决议,应自签发之日起三日内移交总经办。

三、合同协议应在签订之日移交总经办。

四、财务档案、人事档案由部门自行立卷、归档、管理。

五、其余档案半年移交一次,时间为每年的1月和7月。

六、档案移交须填写《档案移交清册》(附表2)。

七、《档案移交清册》一式三份,移交双方各一份,总经办留存一份。

第八节 档案调阅

一、因工作需要需调阅档案时,须填写《档案调阅申请单》(附表3),并经相应核准人核准后方可调阅。

二、行政类档案、财务类档案、人事类档案、业务类档案、工程类档案、拓展类档案的调阅须部门经理核准,跨部门档案调阅须总经办主任核准,但仅仅限于档案的查阅、复印,使用原件或调阅机要档案资料须总经理核准。(保密性档案的范围见《机要档案管理制度》)。

三、档案管理人员必须严格按照《档案调阅申请单》的内容,将档案调出,供调档人查阅。

四、调档人必须是《档案调阅申请单》里注明的查阅人。

五、《档案调阅申请单》由档案管理人员留存备查。

六、档案借阅时间最长不超过8个工作时。

七、如调档内容更改、调档时间延长,应按调档程序重新办理。

第九节 档案销毁

一、超过保存期,且无保存价值的档案应销毁。

二、需销毁的档案由保管部门填报《档案销毁申请表》(附表4),经相应核准人核准后方可销毁。

三、部门内部档案由部门经理核准销毁;机要档案由总经理核准销毁;其余档案由主管副总经理核准销毁。

四、销毁档案须两人以上人员共同完成,总经办指定专人监督销毁,并填写《档案销毁登记表》(附表5)。

五、档案销毁每半年进行一次,即每年的1月和7月。

六、《档案销毁申请表》、《档案销毁登记表》各一式二份,申请部门一份,总经办一份。

第十节 其他

一、档案管理人员应妥善保管,防虫蛀、防霉、防丢失,保证档案安全。

二、所有档案应有专柜存放、加锁,定期清理通风,防湿。

三、所有档案不得随意查阅、复印,不得置于公共场所。

四、本制度附件包括:《机要档案管理制度》。

五、以上表格均由总经办统一编号。

六、各部门必须严格按照本制度相关规定保管档案。

第2篇 企业公司档案管理制度

企业集团档案管理制度

一、职责

各部门经理负责本部门管理范围内的档案管理工作。对本部门工作过程中产生的文件资料及与本部门工作相关的外来文件进行管理和控制,所有档案立卷、归档后由行政部实行管理。行政部应设立档案管理员。

二、管理内容与方法

1、立卷归档

(1)公司应立卷归档的文件资料包括:

①证照资料:包括营业执照、税务登记证、法人代码证、以及公司开办、年检、变更等有关资料;

②规章制度:包括公司制定和修改的全部制度、规定、办法、细则等。

③收发文书:包括总公司内部文件、总公司与各子公司(办事处)往来文件、总公司与政府公文及批复、总公司与其它公司业务文件、总公司发出的决定、通报、纪要、重要通知、会议记录等。

④合同资料:包括公司订立的各类合同及合同订立、履行、变更、终止及合同纠纷处理过程中产生的有关资料。

⑤工程技术资料:包括公司工程技术项目实施过程中产生的设计、施工图纸、设备资料等。

⑥照片、声音资料:包括反映公司发展历程和重大活动的有关摄影、录音、录像、光盘资料。

⑦其他需归档的文件资料。

(2)立卷归档的要求:

①各类文件应分别立卷。所有外来文件、内部文件由行政部统一分类、登记、编制目录、按年按类装订成册,外来文件、内部文件包含公文、传真、会议记录、通报、纪要等。

②文件的正文与附件、底稿等应归案在一起,保持文件、材料的完整性。

③立卷归档的文件要便于查找。

④文件有标题的,应在目录中列上标题。无标题的,应根据文件内容拟定标题,并标上方括号以示立卷人加的标题。

⑤案卷封面要用毛笔或钢笔填写清楚,对破损文件应加以裱糊。

⑥照片、声像、磁盘档案需用文字标明内容、时间、地点。

2、档案的利用

(1)各部门因工作需要借阅档案,应在借阅登记簿上登记。

(2)借阅档案,要填借阅簿,用后应按时归还。借阅人员对所借档案应妥善保管,严防遗失,泄密和污损,不得抽换、涂改、勾画、拆散和转借,不得擅自复制。

(3)借阅和查询公司档案,应经借阅和查询人的分管领导批准。

(4)外单位人员借阅和查询公司档案,应经董事长批准。

3、销毁

(1)档案保存期,由行政部提议,报董事长批准。专业性档案(如工程技术、财务等)保存期限按照国家有关制度。

(2)对超过保存期限、失去保存价值的档案,由档案室提出销毁申请,报董事长批准。

(3)销毁档案时,应认真清点,由2名以上监销人员监销。监销人员由行政部经理指定,销毁后,由销毁经办人和监销人员在销毁记录上签字。

(4)对已销毁文件,应制定目录清册存档。

4、档案室管理

(1)档案室应建立登记、统计制度。档案收进移出、销毁必须在流水帐簿上登记,对保管、利用情况定期进行统计。

(2)档案管理人员离职或调职,必须与接任人员办理移交手续。

(3)档案管理人员对保存的档案应根据需要进行全面或重点检查,平时注意档案的保存情况,发现问题,及时报告解决。

(4)档案室须特别注意防火、防霉、防盗、防虫、防鼠、防光、防潮、防尘等工作;电子存档应注意防病毒、防磁、防潮、防挤压,并注意温度适宜。

(5)立卷的档案应分类放入档案盒存放;

(6)档案移交

①由部门自定责任人保管的档案不移交,但每年要接受档案室一年一至两次的档案检查;

②按年度归档的档案,在每个自然年结束后1个月内,由各部门立卷归档,移交档案室;

③负责保管档案的职员离职或调离工作岗位时,应将有关档案资料按要求整组卷后,与档案室负责人、部门经理一同进行档案移交,移交给本部门经理或接岗人;

④档案移交时,移交人填制移交清单一式三份,交接双方按清单核对交接,并在移交清单上签字;移交清单由移交人、接交人、档案室各执一份。

三、责任

1、损坏、丢失公司档案的;

2、擅自提供、销毁公司档案的;

3、涂改、伪造档案的;

4、违反第三条制度,不按制度归档或不按期移交档案的;

5、档案管理人员玩忽职守,造成公司档案损失的。

违反档案管理制度的,公司将据《人事管理制度》,视情节轻重,给予处罚。

第3篇 某热电公司劳动者职业卫生监护及其档案管理制度

为履行对接触职业病危害的劳动者进行职业卫生监护的法定职责，规范职业卫生监护工作，加强职业卫生监护管理，保护员工健康，根据《中华人民共和国职业病防治法》、国家安全监管总局《工作场所职业卫生监督管理规定》等法律、法规的要求，结合我公司实际情况制定本制度。

一、本公司综合办公室根据的职业病危害因素的类别、接触水平等情况，严格按照《职业健康监护技术规范》（gbz188）等国家职业卫生标准的规定，组织从事接触职业病危害因素的劳动者有计划地到法定职业卫生技术服务机构进行职业卫生检查。员工接受职业卫生检查视同正常出勤。

二、组织拟从事接触职业病危害因素作业的新录用人员（包括转岗到该作业岗位的人员）、从事有特殊卫生要求作业的员工进行上岗前职业卫生检查。新进厂员工必须经职业卫生检查合格后，方可从事接触职业病危害因素作业。

三、每年组织一次从事接触职业病危害因素作业的员工进行在岗期间的定期职业卫生检查和异常人员的复查治疗。由用人单位职业卫生管理部门和人事部门负责核实人员名单，制定体检计划并组织实施。

四、对即将离岗的从事接触职业病危害因素作业的员工，人事部门报职业卫生管理部门，并共同组织其进行离岗前职业卫生检查，未进行离岗体检的，不得解除或终止与其订立的劳动合同。

五、对体检中发现有职业禁忌症或有从事与职业相关的卫生损害的员工应调离原作业岗位，并妥善安置；发现卫生损害或需要复查的，应如实告知员工本人，并按照体检机构要求的时间，进行复查或医学观察、治疗。

六、对疑似职业病病人应当按规定向所在地安全生产监督管理部门报告，并按照体检机构的要求安排其进行职业病诊断或者医学观察。

七、在设备生产、检修过程中如出现职业病危害因素严重超标，对遭受或者可能遭受急性职业病危害的劳动者，职业卫生管理部门应做好个体防护并及时组织进行卫生检查和医学观察。

八、职业卫生管理部门应当建立劳动者职业卫生监护档案和用人单位职业卫生监护管理档案，并按规定妥善保存，接受安监部门的监督检查。

劳动者职业卫生监护档案应包括以下内容：

（一）劳动者姓名、性别、年龄、籍贯、婚姻、文化程度、嗜好等情况；

（二）劳动者职业史、既往病史和职业病危害接触史；

（三）历次职业健康检查结果及处理情况；

（四）职业病诊疗资料；

（五）需要存入职业健康监护档案的其他有关资料。

本单位职业卫生监护管理档案

1、用人单位申报检测、组织员工体检、委托医疗机构服务等活动的委托书；

2、职业卫生检查结果报告和评价报告；

3、职业病诊断报告；

4、对职业病危害患者、患有职业禁忌证者和已出现职业相关卫生损害从业人员的处理和安置记录；

5、用人单位在职业卫生监护中提供其他资料和职业卫生检查机构记录整理的相关资料。

6、设备，设施的改进，隐患整改情况等。

九、本单位不得安排未经上岗前职业卫生检查劳动者从事接触职业病危害作业；不得安排未成年工从事接触职业病危害的作业；不得安排孕期、哺乳期女员工从事对本人和胎儿、婴儿有危害作业；不得安排有职业禁忌证的劳动者从事所禁忌的作业。

十、职业卫生检查、复查、医学观察、职业病诊疗费用由本用人单位负担。

十一、建立参加职业病危害事故应急救援人员体检制度。

第4篇 a物业管理公司日常档案资料管理制度

物业管理公司日常档案资料管理制度

1文档管理人员专职负责管理处所有文件(通知、命令、公函、总结报告、通报、会议纪要)及资料(技术图纸、说明书、手册、个人简历、员工档案市府法规、车辆档案、住户档案等)的存档、收集和保管。

2任何人员借阅上述文件资料,须登记日期、用途、经手人及归还日期。

3属秘密文件的要妥善保管,不准散播其内容,不准给未经领导批准的人员翻阅,不准复印,不准带离办公室。

4职员、员工个人档案材料属秘密材料,他人无权翻阅,文档管理人员也不准将这些资料擅自给他人过目。

5文件资料等要朝廷合归档,归档要注意整齐,归档前要先把资料分类,无论是按字母顺序还是内容、按时间等形式分类,其目的都是为了查找迅速方便,因此都必须在档案夹里清楚的标明。

6要经常进行清理归档,以免资料堆积混乱,对过期的文件资料,要及时清理,无保存必要的材料,经领导批准可做销毁处理。

第5篇 中海物业公司档案管理制度

zh物业公司档案管理制度

为了系统完整地保存分公司在经营管理服务活动中形成的各种资料档案的管理,特制定本制度。

一、档案资料的归档管理

1.归档范围

a.分公司在物业管理活动中形成的公文、电报、薄册、图表、书信、日记、会议材料等,由行政部负责归档。

b.在工作中形成的图纸、说明书等由工程部负责归档。

c.各部门在专门业务活动中形成的各种专项档案,如:会议档案、声像档案、合同档案、审计档案等,由行政部负责归档。

d.员工登记表、体检表、培训记录、考核成绩、有关证书复印件等员工档案,由行政部负责归档。

e.财务档案按《财务管理规定》的范围归档,由行政部负责。

2.归档要求

a.归档的书面文件材料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家要求,禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等书写材料。归档的电子文件需排版整齐;字体一般是宋体,标题三号字,正文四号字;语言通顺,文字输入正确无误。

b.归档的文件材料要完整齐全。

c.归档的书面文件必须是原件,电子文件为最终使用件。

d.案卷题名应确切反映卷内文件内容。

3.归档时间

a.文书档案在第二年上半年内归档。

b.员工档案及时归档。

c.财务档案按季度归档。

4.归档份数

a.各类书面文件材料一般归档一式一份;电子文件一般归档一式三份(其中包括软盘上一份)。

b.重要的和利用频繁的文件材料可归档一式两份或适当增加其归档份数。

5.不归档文件材料的范围

a.重份和无查考利用价值的事务性、临时性文件。

b.上级单位发来供参考的抄件和征求意见未定稿的文件。

c.未经会议讨论和领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿,一般性文件的历次修改稿(重要法规性文件、草稿除外)、铅印文件的各次校对稿(主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)。

d.从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。

e.参加非主管单位召开的会议,不需贯彻执行或无查考价值的文件材料。

f.非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料。

g.下级单位送来参阅的简报、情况反映和不应抄报不必备案的文件材料。

6.各部门主任要对本部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督和检查。

二、档案资料的保管

1.分公司档案资料由行政部统一管理,其他各部门档案资料均由各部门自行管理。

2.存放文书档案要有专用柜架,在排放上应按照类别和时间的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

存放电子文件应有专用硬盘分区或专用文件夹;在保存电子文件时,按照类别和部门的不同分别存入不同名称的下级文件夹中。文件夹名称应能简洁、清晰地反映所存文件的类别或所属部门。存放文件的软盘或光盘上必须贴有标签,以方便查询。

3.底图除修改、送晒外,不得外借。修改后的底图入库,要认真检查其修改、补充情况。底图存放以平放为宜。

4.存入胶片、照片、录像带、磁带要用特制的密封盒和专门的卷盒,按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。必要时采取复制、拷贝。

5.每半年定期进行库藏档案的清理核对和保管质量检查工作,做到账册相符,对破损或载体变质的文书档案,要及时进行修补和复制,文书档案发霉或虫害要及时消杀;对于出现损坏的电子档案也要及时拷贝、另存。

6.行政部需做好档案资料室的防盗、防火、防虫等安全设施。

三、档案资料借阅管理

1.分公司所有工作人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。

2.员工查阅档案,须办理登记手续,并报所在部门主任批准。查阅分公司档案须报行政部主任批准。

3.在借阅档案时应做到以下几点:

a.办理登记手续,定期归还。

b.要爱护档案,不得丢失。

c.所借档案不得随意折叠和拆散,不得对档案随意更改、涂写。

4.借出和归还档案时,应办理清点手续,由档案员和借阅者当面核对清楚。

5.档案如有丢失、损坏或泄密,要立即追究当事者责任。

6.借阅者在归还档案时必须填写档案利用效果记录。

7.调离分公司的工作人员,必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。

四、档案鉴定和销毁

1.档案鉴定工作由各部门领导自行组织进行;日常档案的鉴定工作由行政部负责。

2.鉴定的主要项目有:

a.档案保管期限表。

b.对到期档案提出存、毁意见。

3.确定保管期限原则:

a.对本部门有长远利用价值并能反映部门职能活动和历史面貌的档案应永久保存。

b.凡是在一定时间有利用的档案分别为长期或短期保存。

4.鉴定工作应该定期进行。

5.档案通过鉴定,要求达到划定保管期限准确,保管质量达到标准规定。鉴定中发现档案不准确、不完整,部门主任应及时责成有关人员负责修改、补充。

6.销毁档案的程序:

a.经鉴定列出需销毁的各种档案清单和销毁的报告,经部门领导审批后由各部门实施。销毁清单及报告应归档。分公司的档案销毁必须经分公司经理批准。

b.档案销毁时,由部门派二人以上进行监销并在销毁清单上签名。

c.销毁档案时,要严格执行保密规定,对在销毁档案过程中出现失密或对部门造成损失的,将根据国家有关规定进行处理。

第6篇 石油公司劳动者职业健康监护档案管理制度

石油销售公司劳动者职业健康监护及档案管理制度

第一章 总则

第一条为了保护职工健康和维护企业权益,根据《中华人民共和国职业病防治法》的规定,石油销售公司(以下简称hb公司或公司)为劳动者建立职业健康监护档案,并妥善保存,特制订本制度。

第二条本制度适用于hb公司各部室以及所有从事劳动的员工。

第二章 管理

第三条公司综合办公室负责为每一位职工建立职业健康监护档案,并妥善保管。

第四条职业健康监护档案包括:

(一)劳动者职业史、既往史和职业病危害接触史;

(二)相应工作场所职业病危害因素监测结果;

(三)职业健康检查结果及处理情况;

(四)职业病诊疗等健康资料。

第五条公司综合办公室档案管理人员必须维护劳动者的职业健康隐私权、保密权。相关的卫生监督检查人员、劳动者或其近亲属、劳动者委托代理人有权查阅、复印劳动者的职业健康监护档案,其他人员不得私自查阅职业健康监护档案。

第六条劳动者离开公司时,本人有权索取健康监护档案复印件,档案管理人员应如实、无偿提供,并在所提供的复印件上签章。

第七条对已离职人员的职业健康监护档案,应在离职后三个月后进行封存,并保存10年以上,以备上级部门查阅。

第八条劳资部档案管理人员应将职业健康监护档案妥善保管,保证档案安全。

第九条其他依照公司档案管理制度执行。

第三章 附则

第十条本制度自发布之日起执行。

第7篇 正大房地产公司档案管理制度格式怎样的

河口房地产公司档案管理制度

一、总则

第一条 根据《档案法》及其《实施办法》的有关规定,为加强公司文书立卷工作,特制定本制度。

第二条 归档的文件材料必须按年度立卷,本单位内部机构在工作活动中形成的各自有保存价值的文件材料,都要按照本制度的规定,分别立卷归档。

第三条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。

二、 文件材料的收集管理

第四条 坚持部门收集、管理文件材料制度。公司的档案管理归口综合管理部,综合管理部下设档案室,各部门均应指定兼职文书人员负责管理本部门的文件材料,并保持相对稳定。人员变动应及时通知综合管理部档案室。

第五条 凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由综合管理部统一收集管理。

第六条 一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的文件材料,由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。

(一) 公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时,必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。

(二) 本公司召开会议,由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续,档案室签字认可后财务部门才予报销会议费用。

第七条 各部门兼职文书的职责:

(一) 了解本部门的工作业务,掌握本部门文件材料的归档范围,收集管理本部门的文件材料。

(二) 认真执行平时归档制度,对本部门承办的文件材料及时收集归卷每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕,并向档案室办好交接签收手续。

(三) 承办人员借用文件材料时,应做好服务工作,并办理临时借用文件材料登记手续。

三、 归档范围

第八条 重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

第九条 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

第十条 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

第十一条 本公司的请示与上级机关的批复。

第十二条 本公司反映主要职能活动的报告、总结。

第十三条 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

第十四条 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

第十五条 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

第十六条 本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

第十七条 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

第十八条 其它应该纳入档案管理的材料。

四、 平时归档

第十九条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料,由专(兼)职文书集中统一保管。

第二十条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务,编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”的条款必须简明确切,并编上条款号。

第二十一条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料,收休齐全,加以整理,送交本部门专(兼)职文书归卷。

第二十二条 专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料,按照“案卷类目”条款,放入平时保存文件卷夹内“对号入座”,并在收发文登记簿上注明。

五、 立卷(案卷质量要求)

第二十三条 为统一立卷规范,保证案卷质量,立卷工作由相关部门兼职档案员配合,档案室文书档案员负责组卷、编目。

第二十四条 案卷质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。

第二十五条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

第二十六条 在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开,文电应合一立卷;绝密文电单独立卷,少数普通文电如果与绝密文电有密切联系,也可随同绝密文电立卷。

第二十七条 不同度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年,其他文件的立卷按照有关规定执行。

第二十八条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,草稿在后;其它材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

第二十九条 卷内文件材料应按顺序排列,依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角打印页号。

第三十条 永久、长期的短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写字迹要工整。卷内目录放在卷首。

第三十一条 有关卷内文件材料的情况说明,都应逐项填写在备考表内。若无情况说明,也应将立卷人、检查人的姓名填上以示负责。备考表应置卷尾。

第三十二条 案卷封面,应逐项按规定用毛笔、或钢笔书写,字迹要工整、清晰。

第三十三条 案卷的装订:装订前,卷内文件材料要去掉金属物,对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱,字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷,案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。

第三十四条 案卷各部分的排列格式:软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表),以案卷号排列次序装入卷盒,置于档案柜内保存。

第三十五条 本制度经总经理办公会核准后实施,修改亦然。

第8篇 x公司档案管理制度二

某公司档案管理制度(二)

第一章 总则

第一条 为了加强公司系统的档案管理,实现档案管理的规范化、制度化、更好地为公司各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》有关规定,结合公司实际情况,特制定本办法。

第二条 凡公司各部门在工作活动中形成的,具有查考利用价值的文件材料,必须按规定定期向公司办公室移交,集中管理,任何单位和个人不得据为已有。

第三条 各单位的领导应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作,配备专职或兼职人员负责此项工作。

第四条 公司系统的文书立卷工作和档案管理工作由公司办公室负责监督和指导。

第二章 归档范围

第五条 凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料(合同、中标通知书等)均属归档范围。

第六条 公司文件材料应归档的有:

(一)公司颁发的(包括转发的)各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿;

(二)公司的请求与上级机关的批复文件,各部门、各项目部的请求与本公司的批复;

(三)公司的工作计划、总结、报告;

(四)公司召开的各种会议的全套文件以及会议形成的声像材料;

(五)公司领导公务活动形成的重要文件,从外单位带回的与公司有关的文件材料;

(六)反映公司经营和管理的专业文件材料;

(七)公司或公司汇总的统计报表和统计分析资料(包括电子文档等);

(八)公司及各部门、项目部成立、启用印章 及其组织机构、人员编制等文件材料;

(九)公司及各部门、项目部制定的规章 制度等;

(十)公司的简介、荣誉,有纪念意义和凭证性的实物及展览照片、录音、录像等文件材料;

(十一)公司及各部门领导任免、调配、培训、专业技术职务评定、职工的录用等工作形成的文件材料;

(十二)公司领导、员工档案;

(十三)公司解决法律纠纷问题形成的文件材料;

(十四)公司或部门、项目部与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料;

(十五)公司固定资产登记,财产,物资、档案等移交凭证;

第三章 立卷归档要求

第七条 公司各单位应在每年3月底以前将上年办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷,向公司办公室移交。

第八条 各单位必须严格遵守归档制度,不得无故延期或不交应归档的文件材料,如有些材料还需使用,也应先按立卷归档后再办理借阅手续。

第九条 各单位向公司办公室移交档案时,要严格履行移交手续。

第十条 归档案卷的总要求是:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。具体应做到下述几点:

(一)归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。归档的项目档案应包括如下文件:各种协议、合同、营业执照(复印件)、章 程、项目人员任免文件,有关项目业务的各种意向书、纪要、备忘录、电话记录、请示、报告、批复及其它有关项目业务资料等。

(二)在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起,不得分开。

(三)卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;

(四)卷内文件材料应按排顺序依次编写页号或件号。装订的案卷,应统一在有文字的每页材料下面的右上角、背面的左上角填写页号;不装订的案卷,应在卷内每份文件材料的右上方编号,图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。

(五)永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录,对文件材料的题名不要随意更改和简化;没有题名应拟写题名,有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写;没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚,填入有关项内;卷内文件目录放在卷目。

(六)声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

(七)本公司各部门立卷所需的案卷封皮、卷内文件目录表由公司办公室统一发给。

第四章 档案保管期限

第十一条 文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右,短期为十五年以下,三年以上。

第十二条 确定公司档案保管期限的原则

(一)凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的,对本公司有长远利用价值的档案,列为永久保管。

(二)凡是反映公司一般活动,在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料,列为长期保管。

(三)凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料,列为短期保管。

第五章 档案的鉴定与销毁

第十三条 公司办公室对所保存的档案定期进行鉴定,对于保存期限已满的档案材料,按规定进行销毁。

第十四条 档案鉴定工作由办公室主持,有关部门参加,组成档案鉴定小组,对被鉴定的档案进行逐件审查,提出存毁意见。

第十五条 档案材料鉴定小组审定,并经公司有关领导批准后,方可销毁。

第十六条 销毁档案材料,要由二人以上并在指定地点进行监销,监销人要在销毁清册上签字。

第六章 档案的借阅

第十七条 公司各部门因工作需要,借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准,方可借阅。

第十八条 公司各部门借阅非本部门的业务档案经档案所属部门同意或公司领导批准。

第十九条 借阅档案必须严格履行登记手续,归还的档案要进行检查、清点,并在登记薄上注销。

第二十条 借阅档案的同志,不得泄密、涂改、折散、转借复印携带档案外出,如有特殊情况需要转借或携带档案外出时,须经单位负责人批准。

第二十一条 借阅的档案用完后,应及时归还,借用时间一般不得超过十天。

第二十二条 借阅人对档案要妥善保管,不得遗失。

第二十三条 凡借阅的档案、文件一律不得私自复印,如工作需要,应按公司有关保密规定办理。

第七章 惩戒

第二十四条 公司员工凡违反制度,泄露秘密,按《公司保密工作条 例》进行处理。对涂改、拆散或未经办公室领导批准转借、复印或携带档案外出的;视具体情况,扣500-1000元奖金,并予以通报批评,情况严重者辞职、辞退。

第9篇 某公司档案管理制度格式怎样的

微星公司档案管理制度第一章 总则

第一条 为加强公司文书档案、声像资料的管理工作,保证文书档案、声像资料的及时归档和妥善保管,特制定本制度。

第二条 公司行政部负责档案资料的归档督促和日常管理工作。

第三条 公司各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料,都要按照本制度的规定及时归档,部分资料须在行政部备份。第二章 文件资料的收集管理

第四条 归档范围:公司印发的公文。公司的各种规章 制度、实施细则、程序文件。公司与其他单位签订的合同、协议书等文件正本。公司重要会议资料,包括会议通知、决议、总结、重要发言、会议纪要等。上级机关发来的与公司有关的决定、决议、指示、条 例、规定、计划等文件资料。公司对外的正式发文及与有关单位来往的文书及传真。公司重要的技术资料、供应商档案资料、客户资料等。公司管理人员的任免文件资料以及关于员工奖励、处分的文件资料。公司所有员工的考核与培训资料。公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的简报、照片(及底片)、录音、录像等。公司及产品的获奖证书。

第五条 资料承办人员应及时将办理完毕或经批准的文件资料,收集齐全,加以整理、归档。

第七条 一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的重要文件资料,由此项工作的负责人收集并交行政部归档保管。

第八条 公司员工外出参加培训、学习、考察、调研等公务活动,必须将重要文件资料向行政部办理归档。

第九条 各部门须有一名档案管理人员,认真执行定期归档制度。第三章 归档管理

第十条 档案管理人员应根据公司的业务及工作现状,编制“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切,并编上明细名称。

第十一条 档案管理人员应及时将文件资料按照“案卷类目”放入文件夹内,对号入座。

第十二条 在归档的文件资料中,应将每份文件的正件与附件、请示与批复、转发文件与原件,归放在一起,不得分开。

第十三条 对于重要的声像类资料,档案管理人员应在卷首附上文字说明,包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)。第四章 附则

第十四条 本制度由公司行政部负责解释。

第十五条 本制度自颁布之日起施行。

第10篇 工贸油品调运分公司会计档案管理制度

工贸油品调运分公司会计档案管理制度

第一章 总则

第一条 为加强zz石油(集团)工贸有限公司油品调运分公司(以下简称“油品调运分公司”或“公司”)会计资料档案的科学管理,保证会计资料的完整安全,更好地服务于公司的各项经营活动,根据《会计法》、《中华人民共和国档案法》和《zz石油(集团)工贸有限公司会计档案管理办法》,并结合公司实际,特制定本制度。

第二条 本制度所指的会计档案包括会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四部分。

第三条 本制度适用于公司财务资产部、lng站、永平站、榆炼站。

第二章 组织机构及职责

第四条 公司财务资产部门负责会计档案的日常管理及保管工作。

第五条 公司机关综合办公室为公司所有会计档案的最终归档部门。

第三章 会计档案管理范围

第六条 会计档案一般包括会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四部分。

(一)会计凭证包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证(收款凭证、付款凭证、转账凭证三种)、记账凭证汇总表、银行存款(借款)对账单、银行存款余额调节表等。

(二)会计账簿包括按会计科目设置的总分类账、明细分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助登记备查簿等。

(三)会计报表主要有财务指标快报及月、季、年度会计报表(包括资产负债表、损益表、财务情况说明书等)。

(四)经济合同、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等、实行会计电算化单位存贮在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料等由财务资产部门进行保管。

第四章 会计档案的整理立卷

第七条 每月的会计资料,在次月15日前整理立卷或装订成册。

第八条 会计年度终了后,应采用“三统一”的办法对会计资料进行整理立卷。

(一)分类标准统一:一般将财务会计资料分成一类账簿,二类凭证,三类报表,四类文字资料及其他;

(二)档案形成统一:案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一;

(三)管理要求统一:建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录;会计凭证装订成册,报表和文字资料分类立卷,其他零星资料按年度排序汇编装订成册。

第九条 会计凭证的立卷

(一)按月立卷:次月将装订成册的凭证,统一登记至会计档案保管清册。

(二)凭证装订

1. 会计凭证装订前的准备工作:

(1)分类整理,按顺序排列,检查日数、编号是否齐全;

(2)摘除凭证内的金属物(如订书针、大头针、回形针),对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小,且要避开装订线,以便翻阅保持数字完整;

(3)整理检查凭证顺序号,如有颠倒要重新排列,发现缺号要查明原因,再检查附件有否漏缺,领料单、入库单、工资和奖金发放单是否随附齐全;

(4)记账凭证上有关人员(如复核、记账、制单等)的签字和印章是否齐全;

(5)按凭证号码的顺序归集(如按上、中、下旬汇总归集),根据集团装订标准确定装订成册的本数。

2. 会计凭证装订时的要求:

(1)用“三针引线法”装订,装订凭证应使用棉线,在左上角部位打上三个针眼,实行三眼一线打结,结扣应是活的,并放在凭证封皮的里面,装订时尽可能缩小所占部位,使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面,以便于事后查阅;

(2)凭证外面要加封面,封面纸用牛皮纸印制,封面规格略大于所附记账凭证;

(3)装订凭证厚度一般1.5厘米,以保证装订牢固,美观大方。

3. 会计凭证装订后的注意事项:

(1)每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章;

(2)在封面上编好卷号,按编号顺序入柜,并要在显露处标明凭证种类编号,以便于调阅;一般每月装订一次,装订好的凭证按年度分月妥善保管归档;

(3)装订封面的所有内容要填写齐全,包括:单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。

第十条 会计账簿的立卷

各种会计账簿办理完年度结账后,除跨年使用的账簿外,其它账簿应按年整理立卷。基本要求是:

(一)会计账簿在办理完年度结账后,只在下一行的摘要栏填写“结转下年”字样,不填其它内容;

(二)账簿装订前,首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符,账页数是否齐全,序号排列是否连续;

(三)会计账簿的装订顺序:会计账簿装订封面→账簿启用表→账户目录→按本账簿页数顺序装订账页→会计账簿装订封底;

(四)保留已使用过的账页,将账页数填写齐全,去除空白页和撤掉账夹,用牛皮纸做封面、封底,装订成册;

(五)多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装,应按同类业务、同类账页装订在一起;

(六)会计账簿应牢固、平整,不得有折角、缺角、错页、掉页、加空白纸的现象;

(七)账簿装订的封口处,应加盖装订人印章;

(八)装订后,会计账簿的脊背应平整,并注明所属年度及账簿名称和编号。

第十一条 会计报表的装订

会计报表编制完成并按时报送后,留存报表均应按月装订成册,年度终了统一立卷保管。

会计报表装订要求:

(一)会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全,整理报表页数,上边和左边对齐压平,防止折角;如有损坏部位,应对其修补后,完整无缺地装订;

(二)会计报表装订顺序为:会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底。

第十二条 其他会计核算资料的立卷

会计核算其他会计核算资料应按时整理立卷,要求如下:

(一)分类整理,按顺序排列,检查资料是否齐全;

(二)整理检查资料顺序号,如有颠倒要重新排列,发现缺失要查明原因。

第五章 会计档案的归档

第十三条 当年的会计档案在会计年度终了后,由财务资产部门保管一年,期满后于次年1月10号前移交公司综合办公室统一归档。移交过程中,需财务资产部门会计档案管理人员与综合办公室档案管理人员进行移

交,由财务资产部门负责人、综合办公室主任负责监督移交。移交过程中需填写《会计档案移交单》(一式两份),一份交予财务资产部门会计档案管理人员保管,、一份交予综合办公室档案管理人员保管。

第十四条 会计档案的保管

会计档案必须进行科学管理,要做好防潮、防霉、防虫蛀、防盗、防火、防磁等工作,确保会计档案的安全。

第十五条 机构变动或档案管理人员调动时,应办理交接手续,由原档案管理人员编制会计档案移交清单,将全部案卷逐一移交,接管人员逐一接收。

第六章 会计档案的借阅使用

第十六条 财务资产部门应建立会计档案清单和借阅登记册。

第十七条 档案在财务资产部门保管期间,凡需借阅会计档案人员,须经总会计师批准后,方可办理借阅手续;借阅人员不得在案卷中标画,不得拆散原卷册,不得抽换,不得将会计档案携带外出,如遇特殊情况,须经总会计师批准。

第十八条 会计档案移交办公室后,凡需借阅会计档案人员需办理档案借阅手续,具体参见档案管理相关规定。

第七章 会计档案的保管期限

第十九条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、15年、25年、永久5类,具体见附件一。

第二十条 会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。

第二十一条 会计档案的具体名称如有同本制度附表一所列档案名称不相符的,可以比照类似的保管期限办理。

第八章 会计档案的销毁

第二十二条 保管期满的会计档案,除本制度规定不得销毁的情形外,可以按照以下程序销毁:

(一)由综合办公室会同财务资产部门提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

(二)会计档案销毁清册需经总会计师、经理审批。

(三)销毁会计档案时,综合办公室和财务资产部门共同派专人监销。

(四)监销人在销毁会计档案前,应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告总会计师、经理。

第二十三条 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第九章 附则

第二十四条 本制度由财务资产部负责解释。

第二十五条 本制度未尽事宜,按国家相关法律法规和工贸公司相关规定执行。

第二十六条 本制度自颁发之日起施行

附件一:

工贸有限公司油品调运分公司会计档案保管期限表

序号档案名称保管期限备注

一、会计凭证类

1原始凭证、记账凭证和汇总凭证15年

二、会计账簿类

2日记账15年

其中:现金和银行存款日记账25年

3明细账15年

4总账15年包括日记总账

5固定资产卡片固定资产报废清理后保持5年

6辅助账簿15年

三、财务报告类包括各级主管部门的汇总会计报表

7主要财务指标快报3年包括文字分析

8月、季度财务报告3年包括文字分析

9年度财务报告永久包括文字分析

四、其他类

10会计移交清册15年

11会计档案保管清册永久

12会计档案销毁清册永久

13银行余额调节表5年

14银行对账单5年

15月度现金盘点表5年

第11篇 某快递公司档案管理制度

快递公司档案管理制度

1、目的 为了加强公司档案管理工作,有效地保护和利用档案,加强公司信息安全措施,维护公司合法权益,特制订本制度。

2、适用范围及职责

2.1档案管理责任人为财务部

2.2公司各部门、员工应遵守档案管理要求,有保护档案的义务。

3、档案分类

3.1本制度所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录;

4、档案管理

4.1整理:根据分类和成立时间整理;

4.2分类:根据经济业务进行分类;

4.3立卷:区分不同价值确定保管期限:永久、长期、短期;

4.4作好档案的“三防”管理,即:防火、防潮、防遗失;

4.5档案室管理:公司档案存放钥匙由专人负责保管、部门档案存放钥匙由指定人员负责保管,不得转借;无关人员不得随意进入或翻阅;

5、档案备份对存入电脑的重要资料、档案等必须备份。

6、本制度自颁布之日起实施。

第12篇 物业管理公司人事档案管理制度8

物业管理公司人事档案管理制度(八)

第一章总 则

第一条为加强公司员工的人事档案管理,使公司人事档案得到有效保护和利用,根据《中华人民共和国档案法》、《浙江zz物业管理有限公司人事管理制度》等有关规定,特制定《浙江zz物业管理有限公司人事档案管理制度》。

第二条员工人事档案是记载员工个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料,是历史地、全面地考察、了解和正确任用员工的重要依据,是本公司档案的重要组成部分。

第三条本公司的人事档案工作任务:

1、保管员工人事档案;

2、收集、鉴别和整理员工人事档案材料;

3、办理员工人事档案的查阅、借用和转递;

4、通过人事档案了解熟悉员工,为人事工作提供情况;

5、逐步实现员工人事档案管理手段的科学化和现代化。

第四条本公司的员工人事档案管理由公司综合服务部负责。

第二章 人事档案的收集和归档

第五条员工人事档案材料的收集、归档,是公司综合服务部与其他各部门的共同任务,必须按照有关规定,互相配合,认真做好。

第六条员工人事档案材料的收集归档范围,严格按照公司的人事档案管理要求执行。员工人事档案材料内容:

1、员工登记表(含照片)。

2、个人简历。

3、考核材料(如试用期满考核鉴定、见习期满考核鉴定以及近三年的年度考核记录、素质测试记录等)。

4、各类证书复印件、原件:(包括:①学历证书复印件;②各类资格证书复印件;③身份证复印件;④职务聘免复印件;⑤体检表、干部身份表;⑥其它等)。

5、奖惩材料。

6、兼职情况(包括出任董监事情况<原件或复印件>、担任社会职务情况<原件或复印件>等)。

7、承诺书、劳动合同(应做到文本齐全完整,时间连续及时)、各类因公出国协议或培训协议、担保书等。

8、各类审批材料(复印件,包括⑴应聘材料;⑵面试材料;⑶录用审批材料;⑷职务聘免审批材料;⑸调整工资审批表;⑹因公出国审批材料;⑺用工性质晋升审批表;⑻离职审批表<原件>,辞职批复;⑼离退休审批表;⑽调令单、分配单;⑾其它)。

9、其它可供参考材料(如近三年内的员工个人年度工作总结或述职报告、各类培训总结、培训成绩、出国培训总结等)。

第七条收集归档的人事档案材料必须是文字、内容清楚完整,印章手续完备,且办理完毕的正式审核、审批、签署、落款文字材料。

第八条员工人事档案材料必须用毛笔或钢笔书写,字迹要工整、清晰,不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水和复写纸书写。

第九条形成员工人事档案材料的部门,在形成正式材料后的一个月内,负责按要求把应归档的材料送交综合服务部归档。

第十条 公司综合服务部发现送交的人事档案材料不符合归档要求时,要及时通知形成档案材料的部门,补送材料或补办手续。形成材料的部门要按规定认真办理。

第十一条 员工人事档案管理人员要经常了解和掌握干部人事档案材料来源的信息、沟通渠道、及时收集应归档的材料。同时,要熟悉收集归档工作的各项规定,对收集到的材料,认真鉴别,严格把关,及时入卷归档。

第十二条 形成员工人事档案材料的部门,向公司综合服务部送递材料时,如其他档案管理部门也需要收集归档,则材料形成部门要事先考虑制作材料的数量,必要时协商联系,以防造成员工人事档案材料的短缺。

第三章 人事档案的保管

第十二条 员工人事档案由公司综合服务部设专人妥善保管,不得泄密。

第十三条 员工人事档案应存入保险柜,有防盗、防火、防潮等安全措施。

第十四条 档案管理人员应对保管的档案逐一登记编号,并每年进行一次检查、核对,防止错放或丢失。发现丢失或问题,应及时查找并采取措施,以保证档案的完整和安全。

第十五条 档案移交要填写清单,交接双方应共同清点并签字留据。

第十六条 严格防止任何人私自保存他人的档案材料,对造成泄密或其它后果的,视情节轻重,给予严肃处理。

第十七条 档案管理人员调动时,必须严格履行交接制度,未交接清楚,不得离去。

第十八条 建立坚固、安全的库房,配置符合要求的档案柜。防火、防盗、防潮、防蛀、防光、防高温六项措施落实到位。

第十九条 档案库房是机要重地,无关人员不得随意出入;查阅人员须在档案管理人员陪同下方可进入。

第二十条 逐步实现员工档案管理工作的科学化、现代化。

第四章 人事档案的查阅和借用

第二十一条 公司员工查阅或借阅人事档案,经公司综合服务部总经理同意,办理登记手续后方可查阅或借阅本人人事档案。

第二十二条 外单位人员凭介绍信等证件经公司综合服务部总经理批准后方可查阅员工档案;档案原则上不外借,确因特殊情况必须外借时,应写明原因并经执行总裁批准同意方可。

第二十三条 查阅或借用员工档案,必须严格遵守保密制度和阅档规定。员工阅档后摘录的材料应由档案工作人员与原文核对无误后,写明材料出处和时间,并加盖公司公章。严禁对档案进行圈划、涂改、拆换员工档案材料,不得向无关人员谈论或泄露员工档案内容,违犯者将视情节轻重,给予批评教育甚至纪律处分。

第五章 人事档案的转递

第二十四条 员工人事档案的转递是一项严谨、细致的工作。档案管理人员应具有高度的责任感。在办理档案转递过程上,要认真细致,有条有理,切不可匆忙、马虎,防止出现丝毫的差错。

第二十五条 人员内部调动,档案转递要做到档随人走,公司综合服务部应将其档案密封转到新的归口单位。

第二十六条 档案转递必须填写《员工人事档案转递通知单》,并通过机要转递或由档案管理员专程送取,严禁个人携带。对个人携带档案的,公司综合服务部应拒绝接收。

第二十七条 转递的档案必须是经过鉴别、清理、整理的档案。转递档案必须一次转出,不能分批转出。

第二十八条 对转进的档案在核对无误后,及时将《员工人事档案转递通知单》回执退回。

第二十九条 对违反转递规定,造成档案丢失或发生抽取,更换材料等问题的要追究、当事人和有关管理人员的责任。

第六章

附 则

第三十条本制度由综合服务部负责解释。

第13篇 某某公司安全生产档案管理制度

一、安全生产档案员职责

1、负责对本公司安全生产档案和资料进行管理。

2、负责对本公司安全资料的收集、整理及归档。

3、负责档案资料的查询、借阅、发放回收及文件的销毁或隔离存放。

4、负责安全档案的放火、防潮、防盗等。

5、保证安全档案资料的安全,不得泄密。

二、安全生产档案的内容

安全生产档案的内容包括:安全检查日志、安全会议纪要、各种设备的检修、运转记录、钢丝绳检查记录、调度简报、每月生产记录,测风记录、防坠实验记录、各级部门检查整改记录、工伤事故分析会记录、“三违”罚款单、安全生产文件等。

三、档案文档一般要求

1、字迹工整、书写清楚,各种原始记录封面做好标识记录。

2、破损文件材料要及时修复。

3、标识签署齐全。

4、按文件资料同组卷分类保存,跨年度资料按年月排列。

四、安全档案借阅办法执行—qms—c01文件。

第14篇 房地产公司档案管理目录制度

房地产开发公司档案管理目录制度

一、公司档案共分十一类,分别是:人力资源、政策法规、公司文件、文件(含设备、生产技术、仓储、营销、工程等)、工程、广告、采购、培训、信息、综合等类。有特殊要求的所有文件资料归为一类。不单独区分公文与档案的管理。

二、档案管理执行的依据是公司的《档案管理制度》。

三、档案编号:档案二字拼音的第一个大写字母 + 类别 + 序号 + 附件

类别直接以汉字表示。

序号即各类别中排序,以三位数表示,从001开始顺序编号。

附件以数量表示,有几份附件就用数字几表示。

在此没有将合同单独分类,相关合同归相关类别建档。

没有按档案密级分类,确属重要的、唯一的资料,将单独保管。

四、查阅档案时以档案目录与档案编号对照一致即可。

五、综合类如图片、录像(影)带、磁盘、移动盘、光盘等以及无法归入上述十一类的。

本制度由行政部制定,并监督执行。

档案目录 类

项目序号日期编号名称份数备注

1

制表日期:

第15篇 投资公司档案管理制度格式怎样的

投资管理公司档案管理制度

第一条 根据企业管理和改善档案工作的要求,为进一步加强公司档案工作,更好地为公司提高经济效益服务,特制定本规定。

第二条 公司行政部部为档案管理的职能部门,负责公司各类档案的管理工作。对公司各类档案进行收集、整理和归档。各部门根据工作需要配备专(兼)职档案管理人员,负责档案进室前的收集、整理和保管工作。各部门的档案管理人员应按照明确的归档时间和归档范围,定期向档案管理部门移交档案,确因工作需要继续使用的文件资料,原件移交档案室,使用部门留存复印件。

第三条 文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交常务副总经理审阅后归档。

第四条 一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,交行政部备案。会议文件由行政部收集。

第五条 在切实遵循《中国档案分类法》前提下,根据公司实际情况,将所涉及的档案划分为十大类:(a)行政管理、(b)人事管理、(c)财会档案、(d)生产经营管理、(e)技术质量安全管理、(f)基建档案、(g)外来文件、(h)声像档案、(i)实物档案、(j)其他档案。

第六条 归档范围:

(一) 重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

(二) 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

(三) 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

(四) 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

(五) 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

(六) 本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

第七条 归档要求:

(一) 归档的文件材料要完整、系统、准确。

(二) 归档的文件材料必须是原件。如是传真件等不易保存的文件材料,应留复印件,并将复印件与原件一起存档,并加以说明。

(三) 档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。

(四) 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

(五) 在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与 、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。

(六) 不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。

(七) 档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前, 在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

(八) 案卷封面,应逐项按规定一律使用用黑色中性笔填写,字迹要工整、清晰。

第八条 档案管理人员职责

(一) 按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

(二) 按照归档范围、要求,将文件材料按时归档。

(三) 工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护公司档案的完整与安全。

第九条 档案的查阅和借阅

(一) 公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者都要填写《借阅单》,报主管人员批准后,方可借阅,其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准,受控文档的借阅要由总经理或常务副总签字批准。

(二) 档案借阅的最长期限为一周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报常务副总经理处理。

(三) 必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追求责任。

(四) 不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经领导批准才能摘抄或复制。

(五) 必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

(六) 不准转借,必须专人专用。

(七) 用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

第十条 档案的保管

(一) 要做好档案的防火、防虫、防盗、防尘、防阳光直射五防工作。档案柜所在办公室严禁吸烟。档案管理人员要定期对档案进行安全检查,发现问题要及时向领导报告,并采取补救措施。对于不易继续保存的档案资料,应及时予以复制;对于已破损的档案资料应及时予以修复。

(二) 为做好档案的提供和利用工作,所有文件资料均应按照其分类组卷,并按照其性质分为短期、长期、永久三类分别保管。

(三) 档案管理人员要做好档案资料的保密工作,档案管理部门除外,其他各部门人员不得查阅与自己工作内容无关的档案资料。

第十一条 档案的销毁公司对各类档案每二年进行一次鉴定。对超过保管期并经鉴定无保留价值的档案做出销毁处理意见,报总经理批准后予以销毁。

第十二条 奖惩

(一) 公司档案管理部门及专职负责人须严格执行上述管理规定,如出现违规操作,给予负责人点名批评,并视情节轻重处以50-200元的罚款。

(二) 经批准借出的档案资料,无正当理由在借阅限期内不归还的,给予责任人罚款100-200元的处罚;档案管理人员未及时催还的,每次给予罚款10-50元的处罚。

(三) 故意毁损档案资料的,应当视损毁资料的价值给予相应的处罚;情节严重的,予以辞退处理。

第十三条 本制度解释权、修改权归公司,自公布之日起生效。

第16篇 x地产公司会计档案管理制度

地产公司会计档案管理制度

为了加强会计档案管理,特制定本公司管理办法。

第一条 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括:

一.会计凭证类:原始凭证,记账凭证,汇总凭证,其他会计凭证。

二.会计账簿类:总账,明细账,日记账,固定资产卡片,辅助账簿,其他会计账簿。

三.财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括财务报表、附表、附表及文字说明,审计报告,其他财务报告。

四.其他类:银行存款余额调节表,银行对账单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。

第二条 会计档案的保存

一.会计凭证按凭证类型、月份及编号顺序每月装订成册,标明月份、季度、年起止、号数、单据张数,由会计及有关人员签名盖章(包括制单、审核、记账主管),专人归档保存,归档前应加以装订。

二.会计报表应分月、季、年度,按时归档,指定专人保管,并分类填制目录。

三.会计档案在财务部存放期为二年,二年后由资料员整理归档交公司档案室保存。

第三条 会计档案保管期限

一.会计凭证类:

1.原始凭证15年

2.记账凭证15年

3.汇总凭证15年

二.会计账簿类:

1.总账15年

2.明细账15年

3.日记账15年(其中:现金和银行存款日记账25年)

4.固定资产卡片报废清理后5年

5.辅助账簿15年

三.财务报告类:

1.月、季度财务报告3年

2.年度财务报告永久

3.审计报告永久

四.其他类:

1、会计移交清册15年

2、会计档案保管清册永久

3、会计档案销毁清册永久

4、银行余额调节表5年

5、银行对账单5年

第四条 会计档案的借用

一.财务人员因工作需要查阅会计档案时,必须按制度顺序及时归还原处,若要查阅入库档案,必须办理有关借用手续;

二.外单位人员因公需要查阅会计档案时,应持有单位证明,经本单位领导、财务负责人同意后,方能由档案人员接待查阅;

三.会计挡案一般禁止携带外出,如有特殊情况,需带出或复制时,须经财务负责人批准,并限时归还。

第五条 由于会计人员或会计机构改变等原因而使会计档案需要转交时,须办理交接手续,并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。